1.Uppföljning av åtgärder beslutade vid föregående Ledningens genomgång

Transkript

1 Dnr M 2011/5 Ledningens genomgång av miljöledningssystemet kl i Vasaparken Minnesanteckningar förda av miljöcontroller Ullika Lundgren Närvarande: Pam Fredman, rektor P O Rehnquist, förvaltningschef Eddi Omrcen, miljöchef Ullika Lundgren, miljöcontroller 1.Uppföljning av åtgärder beslutade vid föregående Ledningens genomgång Tidigare beslut genomförda. GUs miljöarbete topprankades hösten 2010 och detta har spridits genom alla tillgängliga kanaler. GU är värd för den internationella ISCN konferensen 8 10 juni Genomgång 2010 års resultat 2.1 I vilken grad miljömål uppnåtts och handlingsplaner genomförts Miljöchef visar sammanställning över måluppfyllnad i 2010 års miljöarbete. Miljöcontroller beskriver att GU redovisar miljöarbetet 2010 till sju olika instanser. Samtliga rapporter finns tillgängliga på på svenska och på engelska. Hållbarhetsredovisningen distribueras brett och distributionsplanen följer den lista över intressenter som redovisas i hållbarhetsredovisningen. 2.2 Rektors uppdrag till fakultetsnämnderna inom miljö och HU 2010 Miljöcontroller rapporterar att samtliga fakulteter återrapporterar sitt miljöarbete vid årets slut och samtliga fakulteter uppfyller rektors uppdrag. 2.3 Eventuella behov av förändringar i policy, mål och handlingsplan Miljöchef beskriver ett förslag från en miljörepresentant vid Sahlgrenska Akademin. Föreslås att miljöpolicyn revideras och byter namn till hållbarhetspolicy. Rektor uttrycker viss tvekan över

2 eventuell förändring. Rektor anser att vi avvaktar med eventuell ändring. Miljöchef berättar att en ny handlingsplan för arbetet med miljö och hållbar utveckling för perioden fastställdes Nya aspekter är Studentmedverkan och Miljörisker. En kort genomgång av nuläget visar att: Studentmedverkan: Första omgångens Klimatambassadörer mynnade ut i två projekt; GO:refill och Park istället för parkering. GO:refill gruppen försöker att införa plastmuggen på närbelägna fik och universitetscampus restauranter runt campusområdet. Park istället för parkering ska göra aktionsdagar där de ersätter en parkering med en plastgräsmatta och informerar om grönt, styr och ställ och västtrafik. Till nästa termin planeras att göra ett Klimatsmartforum med ekologiska och kravmärkta produkter i form av mat och kläder. Miljörisker: I september 2010 genomfördes en miljöriskbedömning med representanter från våra hyresvärdar, GUs fastighetsavdelning, och fakulteterna som hanterar kemikalier. Sedan hösten 2010 har miljöenheten tillsammans med avdelningarna för säkerhet, arbetsmiljö och likabehandling påbörjat ett samarbete kring risk och incidenthantering. Avdelningarna vill få ett gemensamt riskoch incidenthanteringssystem och i nuläget håller en projektansökan på att tas fram. Miljöcontroller meddelar att halvårsuppföljning av Handlingsplan för miljö och hållbar utveckling kommer att ske 30 augusti. Miljöenheten ansvarar för planering och genomförande. 3. Resurser miljöarbete 3.1 Resurser för miljöledningsarbetet i stort Miljöchef berättar att inga resurser för nya miljöaspekter finns budgeterade för Miljöenheten kommer att söka utökade resurser för dessa för år 2012, processen pågår med ekonomiavdelningen. Förvaltningschef tydliggör att Miljöenhetens äskande samordnas med de generella krav på besparingar och effektiviseringar som hela gemensamma förvaltningen omfattas av. Rektor menar att miljöenheten får räkna med att minska satsningar på andra områden istället. 3.2 Resurser för specifika satsningar Miljöchef utgår från att miljöenheten fortsatt har sedan tidigare anslagna medel för att genomföra GU klimatstrategi Rektor klargör att satsningen ska fullföljas som planerat. Inkluderar det nyligen fattade beslutet att klimatkompensera för universitetets flygresor 4.Revisioner och avvikelser 4.1 Genomgång av revisionsrapporter och avvikelser från interna och externa revisioner Miljöcontroller gjorde genomgång av resultat från miljörevisioner (enligt Bilaga 1), vilken visar antalet avvikelser så långt dessa finns rapporterade för hösten 2010 och våren Samtliga avvikelser är 2

3 åtgärdade. På Rektors begär gjordes genomgång av vilka de stora avvikelserna varit. Diskuterades att Handelshögskolan på senaste externa miljörevisionen fick 10 mindre avvikelser och har fortsatta problem med ett miljöledningssystem som inte beskriver den verkliga situationen och det faktiska arbetet. Miljöchefen planerar ett möte och genomgång med Handelshögskolans ledning och miljösamordnare för en avstämning. 4.2 Status för korrigerande och förebyggande åtgärder Miljöcontroller beskriver arbetet med hantering och uppföljning av avvikelser och förbättringsförslag som inte härrör från miljörevisionerna. Det har tidigare diskuterats vid ledningens genomgång huruvida Miljöenheten ska köpa in ett avvikelsehanteringssystem. Miljöcontroller deltar i en arbetsgrupp tillsamman med skyddsingenjör och säkerhetschef som planerar att försöka använda diariehanteringssystemet W3D3 som ett incident och avvikelsehanteringssystem. 5. Efterlevnad av lagar och andra krav Miljöcontroller redovisar sammanställning av efterlevnad av miljölagstiftning för 2011 (Bilaga 2). Vissa möjligheter till förbättringar finns avseende bland annat brandberedskap och förvaring av transportkvitton för farligt avfall. Inga lagöverträdelser dock. Utvärderingen av lagefterlevnaden har skett enligt rutin och samtliga fakulteter har bidragit till resultatet. Beslutas att: Rektor fastställer dokumentet (se Beslutsunderlag till Bilaga 2) 6.Frågor som väckts av externa intressenter Miljöchef berättar att fortsatt flera positiva förfrågningar om stöd eller samarbeten kommer till universitetet avseende miljöledningsarbete såsom att: Universitetet samarbetar med Naturvårdsverket genom att genomföra utbildningar inom miljörevision och miljöledningssystem. Universitetet uppdaterar Miljöledningsguide för statliga myndigheter, ett uppdrag från Naturvårdsverket. Lokalt samarbetar Miljöenheten bl a med Trafikkontoret kring frågor som rör lokalt resande. Universitetet samarbetar med Chalmers som är mitt uppe i sitt certifieringsarbete. Miljöchefen har hållit presentationer om miljöledningsarbetet för VG regionen och Jönköpings läns landsting. Miljöenheten samarbetar med VG regionen med byte av interna miljörevisioner. Miljöcontrollern reviderade Göteborgs Operan i april. Operans miljösamordnare ska revidera IT fakulteten. 3

4 7. Miljöchefen informerar 7.1 Topprankat GU i Naturvårdsverkets rapportering I Naturvårdsverkets ranking av myndigheternas miljöledningsarbete ( Miljöledning i staten 2010 rapport 6422) placerar sig GU i topp. Miljöchef visar på några jämförelser mellan olika universitet, avseende resor, energi och upphandling. 7.2 Samverkan med internationella nätverk Miljöenheten arrangerar International Sustainability Campus Network (ISCN) konferensen 8 10 juni (se info conference 2011/. Rektor kommer att öppna konferensen tillsammans med Katarina Gårdfeldt, GMV. Vidare medverkar Jan Eliasson och Jan Erik Sundgren som key note speakers. Diskuterades möjligheter och intresse till medlemskap i Global University Leaders Forum (GULF) då GU undertecknat ISCN/GULF charter (se sustainable campusnetwork.org/index.php?id=93 ). Miljöchef berättar att han ställt frågan tidigare och fått ett negativt svar. Frågan väcks på vilka grunder GU inte kan accepteras som medlem i GULF? Beslutas att: Miljöchef undersöker kriterier för medlemskap i GULF. Under ISCN konferensen i juni arrangerar miljöchefen ett möte mellan ISCN/GULF Advisory Board, Jan Eliasson och Rektor. 7.3 Fastigheter Miljöchef berättar att Miljöenheten och Externa relationer/informationsenheten gjort skrivning, utifrån image och hållbarhet, avseende ny Förvaltningsbyggnad på Schillerska tomten. Förvaltningschefen var mycket nöjd med dokumentet. Fastighetschefen ska presentera denna för GBG fastighetskontor. Identifierades ett behov av ett strategiskt dokument och beslut över hur kommande nybyggnationer skall ske och vilken profil GU vill visa i samband med nya projekteringar, byggnader och campus. Beslutas att: Miljöchef, tillsammans med fastighetschef och chef för externa relationer arbetar fram ett utkast till strategiskt dokument för GU byggnader utifrån bl a profil/image och hållbarhet. 7.4 Energisparprojekt Miljöchef presenterar nuläge. Projektet drivs efter årsskiftet som en del inom klimatstrategin. Under hösten 2010 genomfördes en energikampanj vid Humanistiska fakulteten, en elspartävling mellan institutionerna anordnades och vinnaren, institutionen för litteratur idéhistoria och religion, minskade sin elanvändning med 23,8% nattetid under projektettiden. Under våren har en kampanj genomförts på Gemensamma förvaltningen med utdelning av grenkontakter samt kvällsvandringar i lokalerna tillsammans med miljörepresentanter och fastighetsägare. På Vasagatan 33 har helgförbrukningen minskat med drygt 10 % sedan projektstarten och den totala förbrukningen har minska med ca 3 %. 7.5 Klimatstrategi Miljöchef presenterar nuläge, där planering och aktiviteter görs inom alla åtta utvalda områden. 4

5 Miljöenheten driver bl a en klimatseminarieserie om tre delar. Rektor har idag tagit beslut om klimatkompensation för tjänsteresor med flyg. Energisparprojektet fortsätter. Till hösten tillkommer områdena mat och klimat samt Grön IT. 7.6 Bilpool Miljöchef informerar om att bilpoolen vid gemensamma förvaltningen nu är tillgänglig för alla GUs medarbetare. Rektor menar att detta är mycket bra. Rektor anser vidare att vi bör uppmuntra våra medarbetare att använda bilarna privat på kvällar och helger. 7.7 CSR Väst: Hållbara inköp Miljöchef berättar att GU tillsammans med Chalmers fortsätter att vara med i projektet Hållbara inköp inom CSR Västsverige (se vi gor/program och projekt/hallbarainkop/ ). Tillsammans med organisationer och företag försöker vi samverka och lära av varandra avseende hur miljö, etiska, sociala och ekonomiska krav ställs och följs upp vid inköp. Miljöchef och Upphandlingschef representerar GU. 7.8 CSR Väst: Hållbart ledarskap Miljöchef berättar att GU tillsammans med Chalmers drivit detta projekt som under våren lanserat ett kompetensutvecklingsprogram i Hållbart ledarskap. Se info på vigor/kunskap och kompetensutveckling/utbildning/forstudie/ Miljöchef, chefen för universitetsledningens kansli samt kanslichef för Sahlgrenska akademin går kompetensutvecklingsprogrammet. De kommer att bedöma om detta är något som kan bli aktuellt för GU ledare/chefer. 7.9 Nya medarbetare på Miljöenheten Jonna Bjuhr Männer återkommer 2 maj från föräldraledighet. Anna Gadde slutar 10 maj. Ellen Lagrell arbetar med miljöledningsguiden, Ida Lindberg arbetar med klimatstrategin, Jenny Friman arbetar med ISCN konferensen. Marianne Dalbro är föräldraledig året ut. 8. Nästa ledningens genomgång 3 oktober 2011 kl 15 5