Plats och tid: Sammanträdesrum Röd, , klockan 13:15. Enligt föredragningslistan nedan. Sekreterare

Transkript

1 KALLELSE Kommunstyrelsens personalutskott Plats och tid: Sammanträdesrum Röd, , klockan 13:15 Ärenden: Enligt föredragningslistan nedan Ragnar Steen Ordförande Peter Scharff Sekreterare Beslutsärenden 1 Föredragningslistan 2 Val av justerare. Förslag Bengt Sävström 3 Information från ekonomichef Stefan Marthinsson 4 Mångfaldsplan åtgärdsplan för verksamhetsåret /60 5 Policy om alkohol och droger 2011/365 6 Regler för medverkan på sociala medier 2011/11 7 Sveriges Kommuner och Landstings cirkulär om personalpolitik 8 Avgångssamtal

2 KALLELSE Kommunstyrelsens personalutskott Informationsärenden Aktuella förhandlingar Aktuell personalstatistik Aktuella rekryteringar Överenskommelse om avgång från anställning Program för lönekonferens 13 februari

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE (1) Diarienummer 2010/60 EU- och mångfaldssamordnare Dragan Kostic Dragan.kostic@engelholm.se Kommunstyrelsen Ängelholms kommuns mångfaldsplan åtgärdsplan för verksamhetsåret 2012 Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige antog den 18 april 2011 mångfaldsplan Mångfaldsplanen utgår från de sju diskrimineringsgrunderna i lagen: kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, sexuell läggning, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder och ålder. Planen består av tre inriktningar: medvetenhet, tillgänglighet och arbetsliv. Inom varje inriktning finns fokusområden samt tre uppföljningspunkter som årligen ska utvärderas av respektive nämnd. I enlighet med kommunstyrelsens beslut har centrala handikappgruppen och jämställdhetsoch mångfaldsgruppen ersatts av en mångfaldsgrupp som består av 1-2 representanter från kommunens samtliga förvaltningar. En referensgrupp med representanter från fackliga organisationer, olika intresseföreningar och två förtroendevalda från personalutskottet fungerar som kunskapsstöd, informationsspridare och pådrivare i mångfaldsarbetet. Mångfaldsgruppen har arbetat fram mångfaldsplan och åtgärdsplan för Beslutsunderlag Åtgärdsplan för verksamhetsåret Förslag till beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta upprättat förslag till åtgärdsplan för verksamhetsåret 2012 inom ramen för mångfaldsplanen Jan-Inge Hansson Kommundirektör Diana Olsson Kommunstrateg Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

4 Ängelholms kommuns mångfaldsplan åtgärdsplan för verksamhetsåret 2012 Under verksamhetsåret 2012 kommer mångfaldsarbetet i första hand att ha inriktning på implementering av kommunens mångfaldsplan. Hela kommunala organisationen ska ha kunskap om hur man kan arbeta med mångfaldsfrågorna i det dagliga arbetet. För att uppnå målet kommer åtgärdsplanen 2012 ha fokus på vidare utveckling av strukturer för kommunens mångfaldsarbete såsom utbildning och stöd till chefer, medarbetare och förtroendevalda. Inom åtgärdsplanen för 2012 planeras även projekt som har fokus på spridning av mångfaldsrelaterade information utanför den kommunala organisationen föreläsningar för allmänheten utifrån de sju diskriminerings grunder. Kartläggningen Skånes kreativa kapacitet, vilken gjordes av internationella handelshögskolan i Jönköping, visar att det finns en relativt hög andel intoleranta ungdomar bland Ängelholms gymnasieungdomar. Under 2012 ska den fråga uppmärksammas och, tillsammans med skolorna, ska planeras lämpliga satsningar. Under verksamhetsåren fördjupas mångfaldsarbetet ytterligare. Utifrån de resultat som framkommit under 2011 och 2012 planeras satsningar och insatser för utvalda utvecklingsområden, grupper och enheter. Metoder för att arbeta med mångfaldsintegrering i planering, genomförande och uppföljning på förvaltningsövergripande nivå vidareutvecklas också. Inriktning Konkret åtgärd Tidplan för genomförande Medvetenhet Årlig kompetensutveckling för mångfalds- och referensgruppens medlemmar. Målet är att gruppernas medlemmar är insatta och uppdaterade inom sakområdet. Medvetenhet Föreläsningar/utbildningar om mångfaldsfrågor för kommunens personal Målet är att 30 % av de berörda deltar i satsningen. Ansvarig Kostnad Uppföljning Kommunens mångfaldssamordnare tillsammans med grupperna 2012 Två tillfällen april-juni och två tillfällen septembernovember Mångfaldsgruppen kr/år Årlig förteckning över genomförda kompetensutvecklingsinsatser upprättas senast den 1 februari kr Antal deltagare på utbildningarna/föreläsningarna samt enkät efter genomförd satsning. Uppgifterna lämnas till kommunens mångfalds-samordnare senast den 1 december 2012.

5 Inriktning Konkret åtgärd Tidplan för genomförande Medvetenhet Föreläsning/utbildning om Hösten 2012 mångfaldsfrågor för förtroendevalda och representanter från de kommunala råden. Målet är att alla förtroendevalda upplever sig ha grundläggande kunskap om mångfaldsfrågor och kommunens arbete inom sakområdet. Medvetenhet Föreläsning/utbildning för kommunens Hösten 2012 chefer Att arrangera två utbildningstillfällen med tema: "mångfald och rekrytering". Syftet är att öka kvalitén och minska risken för diskriminering i en rekryteringsprocess. Samt att erbjuda fördjupad utbildning om kravprofilsrekrytering till de som rekryterar via annons så att de upplever sig ha fått kunskap och förståelse för hur metoden praktiskt kan användas vid rekrytering. Målet är att alla kommunens chefer ska gå på utbildningen. Medvetenhet Öppna föreläsningar för allmänheten 2012 Sju föreläsningar för allmänheten kommer Mars-oktober att arrangeras utifrån de sju diskrimineringsgrunder. Föreläsningarna kommer att hållas i allmänna lokaler, t.ex. biblioteket. Medvetenhet Temadag om funktionsnedsättning och idrott för elever i årskurs sju. Målet är att 90 % av eleverna i årskurs sju ska delta i satsningen. Ansvarig Kostnad Uppföljning Kommunens mångfaldssamordnare Mångfaldsgruppen Mångfaldsgruppen Barn- och utbildningsförvaltningen kr Antal deltagare på utbildning/föreläsning samt enkät efter genomförd satsning. Uppgifterna färdigställs av kommunens mångfaldssamordnare senast den 1 december kr Antal deltagare på utbildningen samt enkät efter genomförd satsning. Uppgifterna lämnas till kommunens mångfaldssamordnare senast den 1 februari kr Antal deltagare på föreläsningarna. Kort utvärdering av deltagarna (nyttig intressant) kr/år Antal deltagare på utbildningen samt enkät efter genomförd satsning. Uppgifterna lämnas årligen till kommunens mångfaldssamordnare senast den 1 september.

6 Inriktning Konkret åtgärd Tidplan för genomförande Medvetenhet Ungdoms mångfaldgrupp 2012 Mångfaldssamordnare Att bilda en grupp med ungdomar som ska träffas kontinuerligt för att planera Ungdomssamordnare aktiviteter med syfte att påverka unga människor i frågor som gäller tolerans. Ansvarig Kostnad Uppföljning kr/år Antal genomförda aktiviteter Medvetenhet Fritidsgårdssatsning Att arrangera en föreläsning/utbildning för fritidsgårdspersonal om mångfaldsfrågor och tolerans och välja en gård som erbjuds extra stöd och analys av sin verksamhet. Målet är att öka personalens kunskap om mångfaldsfrågor och diskutera hur de praktiskt kan arbeta med dessa teman i den dagliga verksamheten Kultur- och fritidsförvaltningen med stöd av kommunens mångfaldssamordnare kr Enkät till berörda. Uppgifterna lämnas till kommunens mångfalds-samordnare senast den 1 februari Medvetenhet Sjukgymnasttjänst 75 % Att finansiera en sjukgymnasttjänst inom barn- och utbildningsförvaltningen Under 2012 ska åtgärden arbetas bort från åtgärdsplanen genom implementerin g i ordinarie verksamhet. Barn- och utbildningsförvaltningen kr/år Årlig verksamhetsbeskrivning lämnas till kommunens mångfalds-samordnare senast den 1 september.

7 Inriktning Konkret åtgärd Tidplan för genomförande Tillgänglighet Lokal Torgträffen Kommunens Att finansiera lokalhyran för Torgträffen. mångfalds- Lokalen används av föreningar som arbetar samordnare med mångfaldsfrågor. Målet är att användningsgraden av Torgträffens samtliga lokaler är 80 %. Ansvarig Kostnad Uppföljning kr/år Nyttjandegrad. Uppgifterna lämnas kvartalsvis från föreningarna som nyttjar träffpunkten till kommunens mångfalds-samordnare. Tillgänglighet Fördjupning i tillgänglighetsarbetet Att tillsätta en projektgrupp som utifrån ett mångfaldsperspektiv undersöker och sammanställer vad kommunen gör och i framtiden kan satsa på inom tillgänglighetsområdet vad gäller information, bemötande och fysisk tillgänglighet. Målet är att utifrån kartläggningen ytterligare utveckla arbetet med tillgänglighet i kommunen marsseptember Förvaltningschefsgruppen utser en projektgrupp. - Rapport lämnas till mångfaldssamordnaren senast den 1 oktober Tillgänglighet Tillgänglig information Att stödja arbetet med tillgänglig information i kommunen. Arbetet innebär bland annat kompetensutveckling om tillgänglig information, licenskostnad för uppläsningsfunktion på hemsidan, informations-cd och broschyr på lättläst svenska och andra språk än svenska med statisk information om Ängelholms kommun. Målet är att ytterligare förbättra kommunens arbete med tillgänglig information Kanslienheten på kommunlednings-kontoret kr Redovisning av genomförda åtgärder ska lämnas till kommunens mångfaldssamordnare senast den 1 februari 2013.

8 Inriktning Konkret åtgärd Tidplan för genomförande Arbetsliv Framtagande av förvaltningsövergripande 2012 Mångfalds- mall gruppen Att ta fram en mall för hur man kan inkludera arbetet mot diskriminering och sexuella trakasserier i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Målet är att mallen är framtagen och kommunicerad till samtliga chefer senast den 1 september Ansvarig Kostnad Uppföljning - Utkast till mall lämnas till kommunens mångfalds-samordnare senast den 1 september Arbetslivet Utformade av material och struktur för att diskutera mångfaldsfrågor på arbetsplatsträffar Att skapa en struktur som gör att hela den kommunala organisationen arbetar med och diskutera mångfaldsfrågor. Färdigutvecklat material med handledning, så kallade mångfaldsverktygslådor, köps in av konsult och fungerar som underlag för arbetet med mångfaldsfrågor på arbetsplatsträffar. Kommunens mångfaldsgrupp är strateggrupp och medlemmarna i den är kontaktpersoner för arbetet på respektive förvaltning. Gruppen utbildas i hur man arbetar och stödjer förvaltningarna i arbete med mångfaldsmaterialet. På de större förvaltningarna utses dessutom ombud som kan arbeta med mångfaldsverktygslådan inom sin förvaltning. Mångfaldsgruppen utbildar ombuden i hur man använder materialet och ger dem grundläggande kunskap om mångfaldsfrågor Mångfaldsgruppen kr Mångfaldsgruppen utvärderar materialet, metoden och processen och lämnar senast den 1 februari 2012 en rapport om arbetet 2011 till kommunens mångfalds-samordnare. Senast den 1 september 2011 lämnas en halvårsrapport till kommunens mångfaldssamordnare.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 403 Dnr 2011/365 Antagande av policy om alkohol och droger Ärendebeskrivning Ängelholms kommun vill vara en attraktiv arbetsgivare som kännetecknas av bra arbetsmiljö, hög kvalitet och engagerade medarbetare. Anställda som är påverkade av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid försämrar arbetsmiljön samt medför risker i arbetet både för sig själv och för människorna i omgivningen. Syftet med denna policy är att visa omtanke om våra medarbetare samt förebygga ohälsa, tillbud, skador och olycksfall i arbetet som riskbruk eller missbruk kan medföra. Dokumentet ska dessutom fungera som ett stöd till alla medarbetare, chefer, fackliga företrädare med flera i det dagliga arbetet på arbetsplatserna. Alkohol- och drogfria arbetsplatser är ett absolut krav och denna policy omfattar samtliga anställda. Att nyttja narkotika är dessutom olagligt, vilket gör att vi tar helt avstånd från detta. Mot denna bakgrund har personalenheten utarbetat ett förslag till policy om alkohol och droger som ska vara en vägledning hur dessa frågor ska hanteras på kommunens arbetsplatser och verksamheter Förslaget har behandlats i centrala samverkansgruppen och kommunledningsgruppen. Beslutsunderlag Protokollsutdrag KSPU 11 oktober 2011, 78 Personalchefens tjänsteutlåtande 12 september 2011 samt förslag till policy om alkohol och droger. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelsen personalutskott. Beslutet expedieras till: KSP Just. sign. Utdragsbestyrkande

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens personalutskott KSPU 78 Dnr 2011/365 Policy om alkohol och droger Ärendebeskrivning Ängelholms kommun vill vara en attraktiv arbetsgivare som kännetecknas av bra arbetsmiljö, hög kvalitet och engagerade medarbetare. Anställda som är påverkade av alkohol eller droger på arbetsplatsen eller under arbetstid försämrar arbetsmiljön samt medför risker i arbetet både för sig själv och för människorna i omgivningen. Syftet med denna policy är att visa omtanke om våra medarbetare samt förebygga ohälsa, tillbud, skador och olycksfall i arbetet som riskbruk eller missbruk kan medföra. Dokumentet ska dessutom fungera som ett stöd till alla medarbetare, chefer, fackliga företrädare med flera i det dagliga arbetet på arbetsplatserna. Alkohol- och drogfria arbetsplatser är ett absolut krav och denna policy omfattar samtliga anställda. Att nyttja narkotika är dessutom olagligt, vilket gör att vi tar helt avstånd från detta. Mot denna bakgrund har personalenheten utarbetat ett förslag till policy om alkohol och droger som ska vara en vägledning hur dessa frågor ska hanteras på kommunens arbetsplatser och verksamheter Förslaget har behandlats i centrala samverkansgruppen och kommunledningsgruppen. Beslutsunderlag Personalchefens tjänsteutlåtande 12 september 2011 samt förslag till policy om alkohol och droger. Beslut Kommunstyrelsens personalutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att policydokumentet även ska gälla för förtroendevalda när de representerar Ängelholms kommun samt att i övrigt anta förslaget till Policy om alkohol och droger för Ängelholms kommun. Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Just. sign. Utdragsbestyrkande

11 1 (3) 2011/11 Informatör Anders Clark Utvärdering av Riktlinjer för Ängelholms kommuns Facebook-sida Bakgrund Vid beslut i Kommunstyrelsen godkändes regler för medverkan på sociala medier i Ängelholms kommun. Därtill togs beslut om att utvärdering av hur riktlinjerna efterlevs, samt hur mycket tid som läggs ned skulle göras. Kort sammanfattning Under 2011 har Ängelholms kommun befäst sin närvaro på sociala medier. Facebook sidan har utvecklats och drivs i dagsläget av fem av kommunens anställda på framförallt Kommunledningskontorets kommunikationsfunktion. Arbetet är fördelat så att en person har ansvar för sidan varje vecka, enligt ett löpande schema. Därtill finns fasta publiceringspunkter för varje veckodag, detta för att sidan ska leva även under hög arbetsbelastning. I dagsläget är det cirka 370 personer som aktivt följer våra publiceringar. Detta innebär att vi har en potentiell målgrupp på personer via våra följares vänner. Tidsåtgång Varje dag kontrolleras sidan minst en gång vilket tar någon minut, inlägg besvaras vilket tar någon minut, ibland mer om någon av våra tjänstemän behöver tillfrågas om fakta innan vi besvarar frågan. Därtill görs en publicering om dagen, något som tar fem till tio minuter. Totalt läggs ett minimum av 15 minuter om dagen på kommunens övergripande Facebooksida. Så följer vi riktlinjerna I riktlinjerna specificeras syftet med vår medverkan på sociala medier (för att underlätta uppföljning har punkterna numrerats nedan, detta ska inte ses som prioritering): Kommunledningskontoret Telefon Internet

12 2 (3) Syftet är: 1. Uppmuntra till dialog med allmänheten 2. Öka antalet medborgarkontakter 3. Sprida kunskap om kommunen 4. Ge lättillgänglig information 5. Öka allmänhetens möjligheter till kommunikation med kommunen 6. Att använda fler kommunikationskanaler för att nå fler målgrupper Uppföljning: 1. Majoriteten av våra statusuppdateringar med information är formulerade som frågor, just för att skapa dialog. Därtill har vi svarat på samtliga frågor som ställts direkt till kommunen, även när det krävt kontakt med andra anställda inom organisationen. 2. Se ovan. 3. I veckans fasta publiceringspunkter uppmärksammas olika aktiviteter: Måndag: Tekniska kontoret informerar om sina arbeten under veckan. Tisdag: HR-avdelningen informerar om utannonserade tjänster. Onsdag: Vi berättar om något av kommunens projekt. Torsdag: Vi tar upp några saker som händer till helgen. Fredag: Vi ordnar någon form av tävling, ofta lottas Röglebiljetter ut. Därtill publiceras nyheter i realtid, det kan vara videofilm på när Klitterna repareras, mobilbilder direkt från paret som viger sig :11, eller bilder på årets Lucia-kröning. 4. Facebook är i sig lättillgänglig för dess användare. Skillnaden mot t.ex. vår webbsida, är att informationen söker upp användare istället för tvärtom. Har man gillat vår sida dyker våra uppdateringar upp i ens nyhetslista utan vidare ansträngning från användaren/medborgaren. Därtill växer möjligheterna för tillgänglighet på Facebook konstant. Nu senast har alla statusuppdateringar blivit automatiskt översättningsbara. 5. Facebooksidan är öppen för alla att kommentera på, ställa frågor och diskutera sinsemellan. Samtliga frågor besvaras och om så behövs uppmärksammas ansvariga inom vår organisation på synpunkterna, i andra fall hänvisas personerna till Åsikten för att få synpunkterna hanterade mer formellt. Ansvar Signering: När någon form av ansvar tagits av redaktören, såsom att meddela andra delar av organisationen, eller återkomma senare, har vi signerat med namn. Annars används enbart Ängelholms kommun. Förtroendevalda: Har inte medverkat som representanter för organisationen på Facebook. Synpunkter: Har många gånger hänvisats till Åsikten, men då klagomålen varit grundlösa har de besvarats med information som många gånger fått personen att dra tillbaka synpunkterna och många gånger även tacka för informationen. Kartläggnings av närvaro: Ett försök till kartläggning har gjorts där en förfrågan skickats till samtliga förvaltningar som uppmanats att rapportera in personer som tar ansvar för deras närvaro på sociala medier. Enbart tre förvaltningar har svarat, de har därefter ombetts att rapportera in Facebooksidor de förfogar över och ge administratörsbehörighet till Kommunledningskontorets kommunikationsfunktion, varpå två förvaltningar rapporterat.

13 3 (3) Därtill har ett antal sidor skapats under Dessa är kartlagda och Kommunledningskontorets Facebook-ansvariga har varit involverade från början. Avpublicering/censurering: Ett par inlägg under året har avpublicerats. Detta har varit andra aktörer som försökt använda vår sida som annonsutrymme för deras produkt. Inläggen har då tagits bort och dess upphovsman meddelats. Därefter har detta dokumenterats. En frågeställning kring att spara ned upphovsmännens användarnamn/namn återstår. Detta utreds just nu. Legala aspekter Att handlingsoffentlighet gäller konstateras i inforutan på alla Facebooksidor som rapporterats in som tillhörande kommunen. I de fall vi sparar ned användaruppgifter från personer som blockerats eller vars inlägg censurerats meddelas den personen att användaruppgifter sparas i upp till ett år för att vi ska kunna visa varför censurering genomförts.

14 TJÄNSTEUTLÅTANDE /11 1 (1) Diarienummer Hans-Börje Andersson hans-borje.andersson@engelholm.se Kommunstyrelsens personalutskott Utvärdering av regler för medverkan på sociala medier Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade 170/2011 att anta särskilda regler för medverkan på sociala medier. I beslutet ingick uppdrag att genomföra en återrapportering av hur reglerna efterlevts. Med hjälp av informationsenheten har en sådan uppföljning genomförts. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande från personalchefen, samt skrivelse från informatör Anders Clark. Förslag till beslut KSPU föreslås besluta att godkänna rapporten och med beaktande lägga den till handlingarna. Hans-Börje Andersson Personalchef Kommunstyrelsen Postadress Ängelholms kommun, Ängelholm Besöksadress Östra vägen 2 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@engelholm.se Internet

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 170 Dnr 2011/11 Regler för medverkan på sociala medier Ärendebeskrivning Ängelholms kommun är aktiv på olika sociala medier, och användandet av sociala medier kommer troligtvis att öka. Som myndighet har kommunen andra krav på sig än privatpersoner som använder sociala medier. Det slår bland andra Sveriges kommuner och landsting (SKL) och E-delegationen fast. Syftet med Ängelholms kommuns regler för medverkan på sociala medier är att undvika att göra juridiska fel, öka medvetenheten om sociala medier som kommunikationskanal och förbättra vår användning av sociala medier. Ängelholms kommuns kommunikationsstrategi reglerar hur kommunen kommunicerar internt och externt. Reglerna för medverkan på sociala medier har sin utgångspunkt i, och är underordnad, kommunikationsstrategin. Beslutsunderlag Regler för medverkan på sociala medier, daterad 28 februari 2011, reviderad 2 mars 2011 Protokollsutdrag KSAU 26 januari 2011, 22 Tjänsteutlåtande från informationsansvarige, daterat 11 januari 2011 Kommunstyrelsens personalarbetsutskott behandlade ärendet den 15 mars 2011, 16 och lämnade nedanstående förslag till beslut. Yrkanden Eva Kullenberg (FP) yrkar bifall till personalutskottets förslag med tillägget att det ska genomföras en återrapportering om hur reglerna efterlevs samt att detta skall återrapporteras till personalutskottet under Karl-Otto Rosenqvist (MP) yrkar bifall till personalutskottets förslag med tillägget att nämnda återrapport skall kompletteras med nedlagd tidsåtgång. Beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna det upprättade förslaget till regler för medverkan på sociala medier i Ängelholms kommun samt fortsättning Just. sign. Utdragsbestyrkande

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen KS 170, forts. att föreslå att en strategi utarbetas för hur kommunen ska utnyttja och exponeras på sociala medier, samt att uppdra åt personalutskottet att under 2011 genomföra en uppföljning av hur reglerna efterlevs samt hur mycket tid som läggs ned. Beslutet expedieras till: Kommunledningskontoret, personalenheten Kommunledningskontoret, kanslienheten Personalutskottet Just. sign. Utdragsbestyrkande