Förslag på pressbemanning vid polismyndighetens ledningscentraler

Transkript

1 PM 1 (7) Datum Diarienr (åberopas) Polismyndigheten Sara Kvarnström Nilsson Presschef Förslag på pressbemanning vid polismyndighetens ledningscentraler Bakgrund Detta PM beskriver hur pressfrågor vid ledningscentralerna regionalt och nationellt ska hanteras gällande bemanning, öppettider, kompetens, ansvarsområden och jourhantering. Vi behöver en resurseffektiv struktur som säkerställer hög service och kvalitet till journalister och som säkerställer att arbetet är integrerat med KA, med den operativa verksamheten och med polismyndighetens ståndpunkter som helhet. Sammanfattning Operativ verksamhet vid RLC ska kunna genomföras utan att påverkas av tryck från media. Polismyndigheten ska därför ha utbildade talespersoner från KA i tjänst dygnet runt. För att säkerställa enlighet och sammanhållning ska presstalespersonerna ha samma mandat, arbetsuppgifter, kompetenskrav och titlar. En miniminivå gällande öppettider och bemanning sätts nationellt, bemanning utöver det beslutas regionalt ska minst en presstalesperson finnas fysiskt på plats vid alla RLC. Efter det hanteras mediesamtal av presstalespersoner vid den nationella ledningscentralen som, i enlighet med Noa:s uppdrag, ska täcka upp för andra regioner och hantera samtliga pressfrågor nattetid då RLC inte är bemannat eller då extra stöd till RLC krävs. Samtal omdirigeras till KA:s presstalespersoner på NLC genom ett särskilt nattnummer och automatisk omkoppling av nummer. Ledningscentralernas mediearbete är begränsat till en minutoperativ oh händelsestyrd karaktär. Övriga operativa frågor och strategiska mediefrågor ska skötas av andra delar av mediecentret och verksamheten. Ledningscentralernas presstalespersoner tillhör de regionala/nationella mediecentren för att säkerställa ett enhetligt arbetssätt och nationell sammanhållning. Sara Kvarnström (002).docx

2 2 Presstalespersoner vid RLC kan vara ingången för att bemanna P7 i en särskild händelse men arbetet ska oftast lämnas över till andra delar av mediecenter/ka. Nationellt mediecenter Polisens presschef och Nationellt mediecenter (NMC) leder och utvecklar myndighetens mediearbete, har processansvar för myndighetens mediecenter och för KA:s arbete med kriskommunikation. NMC ansvarar också för uppföljningen av polisens mediearbete och KA:s egna förtroendemätningar och medieanalyser. NMC hanterar främst frågor som rör rikspolischefen, polismyndighetens ledning, styrning och resultat, övergripande policyfrågor och inriktningar, utveckling och metoder, internationella frågor, samt Polismyndighetens åtta nationella avdelningar. Vid NMC finns idag följande funktioner: Polismyndighetens presschef Två pressekreterare med ansvar för nationell policy, nationella ledningsgruppen, särskilda utredningar En pressekreterare och en halv mediestrateg på Noa Funktioner som bör tillkomma: Ställföreträdande presschef och tillika nationell polisiär talesperson med särskilt ansvar för implementering av KA:s bemanning vid NLC/RLC Två 24/7 talespersoner från KA i tjänst samtidigt vid Nationella ledningscentralen året runt. I NLC skall den samlade lägesbilden för svensk polis finnas, den består av många delar; regionernas bilder, UND bilden, den internationella bilden, bilden från andra myndigheter men också mediabilden. Representanter från KA kan bidra såväl till den samlade bilden som att man kan konsumera övrigas bidrag till lägesbilden och på så sätt ha ett bättre underlag för kommunikation. Arbetsuppgifter är att: o leda samverkan med RLC och arbeta i nära samverkan med övriga RLC o hantera Noa:s dagliga operativa frågor, tex frågor om helikoptrar, NI, efterlysta personer mm (dvs inte förundersöknings-, policy- eller förtroendefrågor). o ge stöd till presstalespersonerna vid de regionala ledningscentralerna (RLC) vid tex högt tryck o bevaka nyhetsflödet och pressloggen för att kunna alertera KA:s ledning vid större händelser och löpande kunna bidra till Noa:s lägesbild mm). Kommenterad [SK1]: Vi behöver hjälp av HR at räkna ut exakt hur många tjänster som behövs för att klara av en konstant bemanning av två personer. Kommenterad [SK2]: Här måste vi fundera hur samverkansformerna ska se ut när vi beslutat organisationen. Tror att presstalespersonerna vid ledningscentralerna behöver sitt eget forum för briefing och överlämningar men det måste sitta ihop med övriga KA. Tex kan ledningscentralerna ha en morgonkonferens per telefon där en person från NLC medverkar i den nationella morgonkonferensen för att återge de viktigaste operativa ärendena från landet. Så kan övriga kommschefer och presschef foka på det strategiska och framåtblickande i mötet. Finns fler alternativ, får fundera så det inte blir dubbelarbete och otydlighet gentemot KA och operativ verksamhet. Kom med förslag!

3 3 o bevaka och hantera nyhetsförmedling och regionala sociala medier-sidor (etta ersätter det arbete som VB på Noa tidigare haft nationellt) o hantera Polismyndighetens mediefrågor utanför RLC:s ordinarie öppettider (främst telefonintervjuer och kortare kommentarer) o skriva händelsenotiser samt interna och externa nyhetstexter nattetid (detta ersätter den nationella beredskapen på Produktionsavdelningen) o starta upp P7 i särskild händelse Kommenterad [SK3]: Finns det en tanke om en annan lösning att ha i åtankehär? Finns definitivt fördelar med att lägga det på NLC så att sociala medier blir del av den enade bilden som både mediecenter och Noa behöver. Kommenterad [SK4]: Ger detta så mycket att det är värt resurserna eller ska vi tänka nytt? Vill vi fortsätta med händelsenotiser och isf i vilket format? Regionala mediecenter (RMC) Regionala mediecenter hanterar främst frågor som rör regionpolischefen och regionens ledning, styrning och resultat, regional mediestrategi och inriktningar, kommunikationsstöd till utvecklingsavdelningens regionala utvecklingscenter pågående ärenden, prioriteringar, resurser mm. Arbetar i nära samarbete med regional kommunikationschef, polismyndighetens presschef och nationellt mediecenter samt samverkar med PO-kommunikatörer som inte är en del av mediecentret men som har ansvar för pressfrågor i polisområden, tex pågående förundersökningar mm. Vid alla RMC bör följande funktioner finnas: Kommenterad [SK5]: Det här är den svåraste av våra nationella avdelningar. Vem ska egentligen ha ansvaret för deras mediehantering? Just nu är det blandat med ansvar både nationellt och regionalt. Talespersoner bör vara deras egen personal, inte KA:s. En chef för varje regionalt mediecenter (som idag i Stockholm och Öst) som leder det regionala mediecentret och blir presschefens motpart Minst en presstalesperson som bemannar RLC mellan och sju dagar i veckan och beredskap övrig tid för att klara regionalt uppkomna händelser som kräver fysisk närvaro. Ytterligare resurser och utökade tider beslutar regionala kommunikationschefen om efter regionala behov). Arbetsuppgifter: o pressinformation om minutoperativa och pågående händelser (dvs inte förundersöknings-, policy- eller förtroendefrågor). o bevaka och hantera nyhetsförmedling och regionala sociala medier-sidor o skriva händelsenotiser och interna/externa nyhetstexter om minutoperativa och pågående frågor o starta upp P7 i särskild händelse o främst telefonintervjuer och kortare kommentarer o Samverkan med övriga i RMC, presstalespersoner vid NLC och övriga RLC Polisiär presstalesperson vid större operativa ärenden eller brottsplatser Kommenterad [SK6]: Polisen har en presschef precis som vi har en kommunikationsdirektör så en annan titel behövs på regional nivå. Pressansvarig är inte en titel som reflekterar chefsrollen. Här är ett förslag, finns det något bättre för pressansvariga på regional nivå? Kommenterad [SK7]: Är beredskapsvägen rätt väg att gå eller är det bättre att utöka tid fredag/lördag till tex 02-03? Kommenterad [SK8]: Här menar vi som tex Lars Byström i Stockholm. Så inte en person som sitter vid ledningscentralen men som finns tillgänglig att åka ut (och som alltid är polis till skillnad från talespersoner vid RLC). I en större region måste detta finnas 24/7 men utanför kontorstid på beredskap. Hur ser det ut i mindre regioner?

4 4 Mediestrateg att hantera icke-operativa frågor så som förtroendefrågor, medieanalys, samordning och stöd till polisområden gällande mediefrågor, träda in i rollen som P7 (kan vara samma som ovan beroende på resurser) Av KA särskilt utbildade och utpekade poliser att vara generella talespersoner på uppdrag av KA men utan att höra till oss för att öka vår räckvidd inte minst i LPO (en modell som tex används av Köpenhamnspolisen). Kräver regelbunden kontakt med KA och årlig uppdatering av utbildning. Kompetens presstalespersoner vid nationella och regionala ledningscentralerna - Presstalespersoner kan vara poliser eller civila. Där civila medverkar i media ska det synas tydligt att de representerar polisen (logga, civil uniform mm?) - förståelse för polisiär verksamhet - erfarenhet och kvalificerad mediekunskap för att identifiera bubblande frågor och drivkraft att börja hantera dem - kompetent talesperson som kan prata om händelsen och sätta det i ett relevant sammanhang från myndighetens perspektiv - bra på samverkan, både mot KA regionalt och nationellt samt operativ verksamhet på region Särskild händelse och P7 Polisens planering, organisation och ledning vid särskilda händelser FAP innehåller regler om polisens hantering av händelser som är så omfattande eller av så allvarlig natur att polisen, för att kunna lösa sina uppgifter, måste planera, organisera och leda verksamheten enligt särskilda rutiner utanför linjearbetet. För att kommenderingschefen ska klara sitt uppdrag, inrättar han eller hon en polisiär stab med olika stabsfunktioner anpassade efter situationen krav. Staben leds av en stabschef. Stabsfunktionerna är ett stöd o bidrar till helheten men har i sig inget beslutsmandat utan allt beslutas av kommenderingschefen som har alla resurser, inklusive kommunikationsresurser, till sitt förfogande. Uppstart En naturlig ingång för uppstart av P7 i en särskild händelse är presstalespersonerna vid NLC/RLC. Deras roll bör vara att få en snabb lägesbild, informera ledningen och säkerställa den initiala bemanningen. Den initiala bemanningen kan komma att ändras beroende på kompetenskrav i den särskilda händelsen vilket kräver en kommunikationsberedskapsorganisation i alla regioner för att kunna ta över hanteringen av större särskilda händelser, hantering av förtroendefrågor mm. P7-funktionen ska generellt fredas från operativt mediearbete, så som tex mediekontakter. Kommenterad [SK9]: Hur ska den se ut så att den inte blir övermäktig men samtidigt säkerställer att det inte blir sårbart eller personberoende?

5 5 Bemanning P7 är en strategisk funktion och måste därför bemannas med den kompetens som den särskilda händelsen kräver. P7 leds av chefen för NMC, dennes ersättare eller chef RMC eller dennes ersättare. Vid en allvarlig händelse i fler regioner eller av nationellt intresse är det särskilt viktigt att kommunikationen samordnas, säkerställs, kvalitetssäkras och att input från olika delar av KA inhämtas. Genom att bemanna P7-funktionen med utbildad personal och rätt kompetens säkerställer vi en kommunikationsinriktning med tydligt ledarskap, kvaliteten i arbetet och ser till att övrigt dagligt arbete på KA kan fortgå trots en pågående särskild händelse. Vid behov ska stöd kunna ges både från nationellt och regionalt håll. Mandat För att inte skapa otydlighet ska KA precis som den övriga verksamheten följa den stabsorganisation som finns inom polisen. P7 ansvarar för att ge råd om kommunikationen till stabs- och kommenderingschef samt att informera ledning och/eller medarbetare utanför stabsstrukturen och inom den egna avdelningen/enheten. Det ska inte finnas parallella staber men P7-funktionen kan ha stöd från en arbetsgrupp för att säkerställa tillgång till alla kommunikationsresurser och förmågor som behövs. Arbetsgruppen är en stödfunktion till P7 som formas med den särskilda händelsen som grund och kan bestå av bla representanter ur ledningsgruppen, presstalespersoner, skribent, omvärldsbevakare, strateg osv, dock ska inte alla alltid fysiskt sitta i staben och bemanningen ser inte lika ut vid alla händelser. Denna grupp bör inte benämnas stab då det skapar oklara ledningsförhållanden. Utbildning För att säkerställa den strategiska nivån i P7 och ett enhetligt arbete i P7 över landet (vilket gynnar oss både i en händelse som drabbar flera regioner och vid behov att stötta varandra) ser vi att en nationell P7-utbildning bör genomföras för alla som ska bemanna våra staber. Personal som inte genomgått den bör inte arbetsleda P7. Börje Öhman bör, inom ramen för det kriskommunikationsuppdrag han redan har fått, ta fram en projektplan, innehåll, plan för genomförande mm. Till sitt förfogande bör han ha en projektgrupp med representanter från KA nationellt och regionalt. Övrigt Förutom kommentarer till och kontakter med enskilda medarbetare så saknas det ett underlag som beskriver behovet/efterfrågan om vår bemanning från media vilket så klart vore önskvärt. Antingen gör man detta innan med risk att försena vår bemanning och påverka eller så bestämmer vi oss själva för vilken grundbemanning vi vill ha, tex möjlighet att nå oss 24/7 genom NLC som oavsett oss har ett krav på lägesbild och gör en utvärdering med journalister och operativ verksamhet senare. Presschef, eller om stf presschef finns på plats ansvarar för att göra en implementeringsplan för arbetet ovan med lyhördhet för att arbetet kan behöva ske i olika takt.

6 6 Resurser Mer resurser kommer att krävas på flera delar av KA och i det arbetet behöver vi ta hjälp av HR. Att ytterligare förstärka KA när kärnverksamheten är i behov av mer resurser kan bli kontroversiellt men hela syftet är att KA:s reform på mediesidan ska gynna den polisiära verksamheten genom att: frigöra operativ verksamhet vid RLC från mediehantering så att de kan fokusera på ledningen och genomförandet säkerställa att KA bättre kan bidra till den samlade bilden säkerställa att KA omhändertar den operativa lägesbilden och på så sätt har ett bättre underlag för kommunikation.

7 7 Bilaga Varför ska NLC stödja och inte en annan region? - NLC ska hantera två simultana kriser samtidigt, behöver bemanna för att möta det - NLC hanterar alla biträdesbegäran från regioner - NLC ska kunna upprätthålla aktuell övergripande lägesbild både nationellt och internationellt och till den behöver KA kunna bidra till och ta del av 24/7 - har ett löpande samarbete med de sju regionledningscentralerna - stödja regionerna i deras arbete att leda särskilda händelser och kriser - med kort responstid ta emot och sprida information till RLC - har regelbunden kontakt med ett stort antal myndigheter och organisationer - Ansvar för nationella krisberedskapen och insatsförmågan innebär att NLC tar fram dagligen en aktuell nationell och internationell lägesbild, bla genom uppföljning av sådan information som framkommit av att omvärldsbevaka medierapporteringen. - Noa:s NLC kommer att leda akuta händelser över två eller flera regionsgränser, internationella händelser med svens anknytning, nationella direktiv vid olika händelser, tex pulverbrev, terrorhändelser, frågor gällande enhetlighet - Noa:s NLC kommer att samordna kommunikation internt och mot samhället i stort