Program för IT-utveckling

Transkript

1 Program för IT-utveckling Program Ingår i Kungälvs kommuns författningssamling enligt beslut KF 315/2015 KS2015/1382 Diarienummer: Dokumentansvarig: Beredande politiskt organ: Beslutad av: Ersätter tidigare beslut Datum för beslut: KS2013/2093 Magnus Gyllestad Framtid och utvecklingsberedningen Kommunfullmäktige Giltighetstid: Handläggare: Pia Christoffersson

2 Innehållsförteckning 1 Om dokumentet Inledning Nulägesbeskrivning Övergripande Punkter till förbättring Sektor Skola Sektorerna Vård- och äldreomsorg och Arbetsliv- och stöd Sektor Samhällsbyggnad Sektor Kultur- och samhällsservice Kommunledningssektorn Servicesektorn Drift och support IT-förändringar inom området Vision Mål Krav på IT-stödet Krav på den tekniska plattformen Organisation och ansvarsområden Ledning och styrning Strategisk kompetens Forum för IT-frågor Beställarkompetens Beställare-utförare Verksamhetsutveckling och IT Samverkan Tjänsteutbud Ekonomi Inriktning för IT-verksamheten IT-effektivitet Styrdokument Informationssäkerhet IT-bokslut... 20

3 14.3 Systemförvaltningsmodell Kravspecifikation teknik och arkitektur Lokala IT-planer för sektor skola IT-infrastrukturplan... 22

4 1 Om dokumentet Dokumentet fastställer Kungälvs kommuns IT-strategi. Strategin har antagits genom beslut i kommunfullmäktige och gäller för hela förvaltningen. IT-strategin uppdateras kontinuerligt som en naturlig del i kommunens strategiska arbete och revideras i början av varje mandatperiod. Ansvarig för dokumentet är kommunchefen. 2 Inledning IT-strategin fokuserar på hur Kungälvs kommun på bästa sätt kan nyttja IT för att uppnå kommunens strategiska mål. Strategin syftar till att säkerställa en utveckling där kommunen kan möta upp mot såväl interna som externa användare och intressenters behov och krav på effektiva IT-tjänster och ITstöd. Strategin ska även fungera som ett stöd för uppdragsgivare, utvecklingsansvariga och medarbetare samt ge svar och vägledning i frågor kopplade till verksamhetsutveckling och IT. Genom strategin fastställs regler och principer som utgör grund för en gemensam hållning i ITfrågan. Dessutom tydliggörs roller, ansvarsområden och gränsdragningar för kärnverksamheten 4

5 och medarbetare inom IT-verksamheten. 1 IT-strategin tillsammans med angivna styrdokument anger den inriktning och de riktlinjer som förvaltningen har att förhålla sig till. 2 I bilaga 1 lämnas en nulägesbeskrivning och analys av IT i kommunen. 3 Nulägesbeskrivning 3.1 Övergripande Kungälvs kommun är en serviceinriktad organisation som verkar för kommuninvånarna och näringslivets bästa. Kommunens myndighetsansvar spänner över ett stort antal verksamhetsområden. Kommunen påverkas av omvärlden på flera sätt. Lagkrav 3 förändras och olika former av reformer påverkar myndighetsutövningen. Kraven ökar från medborgarna och näringsliv i fråga om ytterligare och bättre service till lägre kostnad. Den ökade inflyttningen utgör en stor utmaning för kommunen. Inflyttningen påverkar kärnverksamheterna på ett mycket konkret vis, först inom samhällsbyggnadsområdet 4, inom skolan, inom arbetsliv och stöd och i nästa steg även inom området för vård och äldreomsorg. Konkurrensen från olika former av externa utförare 5 har ökat de senaste åren vilket ökar pressen på kommunen att erbjuda bättre service och tjänster. Detta innebär också att kommunen måste bli bättre på att marknadsföra sig. Införandet och förverkligandet av nationell strategi för e-hälsa utgör ytterligare ett exempel på krav från omvärlden som berör såväl kärnverksamheten som IT-verksamheten. Likväl utgör det som kan betecknas som utmaningar samtidigt möjligheter för kommunen. För att möta upp mot utmaningar och samtidigt ta tillvara på möjligheter krävs en tydlig ledning och styrning där strategi, planering, uppföljning och analys utgör viktiga framgångsfaktorer. Här utgör de värderingar som kommunen arbetar med en viktig grund: Kvalité och hushållning Helhetssyn Medborgarfokus Lärande Värderingarna sätter också sin prägel på arbetet med verksamhetsutveckling där utvecklingen av moderna arbetssätt utgör en viktig drivkraft. I nuläget samverkar och samarbetar kommunen i olika forum bl.a. inom GR och inom SOLTAK. Kommunens samarbetar även med enskilda kommuner exempelvis med Ale kommun när det 1 Med IT-verksamheten avses de som har som uppdrag och yrke att hantera IT ex IT-enheten, IT-pedagoger, systemförvaltare 2 Se styrdokument sid 11 3 Exempelvis ökade krav om dokumentation och uppföljning. 4 Krav om ökad exploatering, ökat tryck på myndighetsutövningen och på servicen. 5 Exempelvis friskolor. 5

6 gäller räddningstjänsten i det nybildade Bohus Räddningstjänstförbund. Det finns en vilja från ledningens sida att i framtiden utöka och utveckla samarbeten med andra kommuner, myndigheter och intressenter. Här är utgångspunkten att samverkan ska bidra till fler och bättre tjänster eller till besparingar. En viktig utmaning inför framtiden är att lyckas attrahera nya medarbetare till kommunen. Stora pensionsavgångar parallellt med ökade krav på service och på besparingar är en svår ekvation att få ihop. Kommunen har planer på att utveckla turist- och besöksnäringen exempelvis genom satsningar på Bohus fästning. Det pågår ett långsiktigt arbete för att förbättra servicen för medborgare och med att skapa en naturlig mötesplats. Här finns också förhoppningar om att få in andra myndigheter 6 under ett och samma tak för att på så vis kunna erbjuda medborgarna en bättre och mer heltäckande service. 6 Exempelvis Försäkringskassan och Skatteverket. 6

7 3.2 Punkter till förbättring I nuläget finns det stora behov av att göra investeringar i IT-plattformen. Operativsystem har inte uppgraderats på många år vilket medför begränsningar i IT-användningen. Effektiviteten och säkerhetsnivån på operativsystemen bör förbättras. Det krävs investeringar i kommunikation och trådlös infrastruktur för att kunna möta nya behov och en ökad användning av IT. Möjligheten att komma åt IT-stödet mobilt och hemifrån behöver förenklas och förbättras. Identitets- och behörighetshanteringen behöver förbättras för att kunna samverka med andra kommuner och intressenter och för att minimera kostnader för administration. Informationen om användare och organisationsuppgifter behöver kvalitetssäkras och struktureras. För att arbetssätten i det nya Stadshuset ska fungera ställs det höga krav på IT-stödet. Ett projekt är startat IT i Stadshuset där arbete pågår med förbättringar inom en stor del av beskrivna områden. 3.3 Sektor Skola Efter flera års målmedvetet arbete kan vi konstatera att Kungälv ligger väl framme när det gäller varsin dator eller plattor till elever samt IT-klassrum. Tekniken måste dock fortsätta att utvecklas och anpassas så att den blir än mer användbar i det pedagogiska arbetet. Vår största utmaning och vårt främsta konkurrensmedel är att utveckla pedagogiken från förskola till vuxenutbildningen. Vårt viktigaste uppdrag handlar om att stödja alla pedagoger och ledare att hitta nya och effektiva metoder, att använda just det som behövs, för att alla barn skall få en likvärdig utbildning efter sina förutsättningar och behov. Forskning har visat att barn och elever som i ett tidigt skede, redan i förskolan och i tidiga åldrar, får stöd och tillgång till anpassade lärverktyg, når en bättre måluppfyllelse. Elevdokumentationen med omdömen och frånvaro sköts digitalt via vår plattform för lärande, Fronter och i gymnasiets motsvarighet, Skola 24. Enheten för IT-pedagogik arbetar centralt med utveckling och för att stötta arbetet ute på skolor och förskolor. 7

8 3.4 Sektorerna Vård- och äldreomsorg och Arbetsliv- och stöd Inom området för vård och äldreomsorg och till viss del även inom arbetsliv och stöd finns stora utmaningar kopplade till den demografiska utvecklingen där allt fler äldre har ökade behov av vård och omsorg. Detta medför att befintlig personal inte räcker till för att möta framtida behov. För att möta utmaningen krävs nya och förbättrade arbetssätt där smarta och tekniska lösningar 7 utnyttjas samtidigt som ny personal kan attraheras och anställas inom vårdområdet. När det gäller utnyttjande av ny teknik inom bägge sektorerna så finns goda förhoppningar om att kunna förenkla för personalen och på samma gång öka tryggheten och kvalitén för vårdtagarna. Tekniken måste göras tillgänglig samtidigt som det gäller att finna lösningar som uppfyller olika former av lagkrav som exempelvis ställs genom sekretesslagstiftningen. Under 2010 presenterades en ny nationell strategi för vård- och omsorgsområdet; Nationell ehälsa - strategin för tillgänglig och säker information inom vård och omsorg. Strategin fokuserar på nyttoperspektiven, för vårdtagaren och för verksamheten. Ledorden för det fortsatta arbetet är införande, användning och nytta. Med den nya strategin har arbetet bland landets kommuner och landsting intensifierats. Likaså har arbetet med övriga nationella initiativ och tjänster tagit fart. Arbeten kopplade till Nationell ehälsa har inletts inom VästKom 8. Följande fokusområden är prioriterade och är projekt som kommunen kan delta i på olika sätt: - Mobilitet - e-tjänster inom socialtjänsten - Roll och behörighetsidentifikation - Digitala trygghetslarm - Nationell patientöversikt 7 SMS-stöd till funktionshindrade, webbkameror, rörelsedetektorer, handdatorer för personal och olika former av bostadsanpassningar. 8 VästKom är en ideell förening som ägs av de fyra delregionala kommunalförbunden i Västra Götalands län. 8

9 Vård- och äldreomsorg finns med i olika nationella kvalitetsregister. De olika kvalitetssystemen bidrar bl.a. till ett tvärprofessionellt systematiskt arbetssätt vilket ytterst gagnar brukarna positivt. Exempel på kvalitetsregister är: - Svenska palliativregistret livskvalitet i livets slut - SveDem Svenska demensregistret - Svevac informationssystem för vaccinationer - Senior alert (SA) fall, tryck och nutrition - BPSD Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens Arbetsliv och stöd omfattas inte på samma sätt av nationella kvalitetsregister ännu, förutom de delar inom funktionshindersverksamhetens delar som har beröring inom vård och omsorg. Samordnad vårdplanering mellan länssjukvård, primärvård och kommun (gäller bägge sektorerna) kan effektiviseras då säkra kort, SITHS-kort, för inloggning i gemensamma system infördes Införande av nyckelfria låsvred med nya smartphones planeras för samtliga hemtjänstområde med start under 2013 När det gäller kommunens ca 1000 trygghetslarm står vi inför ett teknikskifte till mobil/datanät. Detta gäller på sikt även larmen på våra vård- och omsorgsboenden. 9

10 Sammantaget ökar kraven för kommunens myndighetsutövning. Lagstiftningen har skärpts inom flera områden med bland annat ökade krav på dokumentation, kontroller och möjlighet till uppföljning. Detta medför att kommunens ledning nu i ännu högre grad än tidigare är beroende av välgrundade och precisa beslutsunderlag och ett väl fungerande kvalitetsarbete. Socialstyrelsen har lämnat föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). I detta arbete är uppföljningssystem en viktig hörnpelare 3.5 Sektor Samhällsbyggnad Framtidens samhälle ställer större krav på möjlighet till delaktighet, e-tjänster, visualisering av framtida planer, alternativa sätt till medborgardialog - dygnet runt och tillgängligt för alla. Data behöver därför lagras strukturerat i en öppen miljö och vara tillgängligt. Statistik, analys och uppföljning efterfrågas och detta ställer krav på t ex verksamhetssystem och dess möjlighet att lagra data samt att ta ut rapporter Ett modernt och effektivt GIS-stöd är en av förutsättningarna. Just nu genomförs en omvärldsbevakning och utvärdering av det GIS-stöd vi har idag, som valdes i slutet på 1990-talet. Förberedelser pågår för att gå med i Geodatasamverkan. Det innebär att flera avtal idag med flera olika parter kan ersättas med ett enda avtal, samtidigt som det underlättar tillgången till Geodata. Ett nytt modernt ärendehanteringssystem har införskaffats på Miljöenheten. 3.6 Sektor Kultur- och samhällsservice Biblioteken gör ny teknik tillgänglig för alla och hjälper medborgarna att hitta och värdera information. På biblioteken i kommunen sköter besökarna numera sin låneadministration själva, via digitala system för lån och återlämning, vilket är en positiv synergieffekt av digitaliseringen. Biblioteken har dessutom många digitala funktioner och aktiviteter som t ex anpassade media, digitala veckodagar med olika teman, boka IT-stöd som är en individuell handledning inom ITområdet, Internet för seniorer, Läs- och skrivstugan med anpassade program för personer med funktionsnedsättningar. Bibliotek i väst (BIV) är resultatet av ett mångårigt samarbete mellan SOLTAKS-kommunerna (exkl L Edet). BIV gör besökarna interaktiva, de kan uträtta mycket själva på hemsidan. Man kan t ex söka efter litteratur och andra media i alla bibliotek som ingår i BIV, reservera böcker, låna om, recensera och ta del av andras recensioner samt få information om olika evenemang på biblioteken. Digidel 2013 (digital delaktighet) är en nationell kampanj där mottot är Alla ska vilja, våga och kunna använda internet där biblioteket har en viktig roll i att bistå allmänheten med information och utbildning i internetanvändning. 3.7 Kommunledningssektorn En av kommunledningssektorns utmaningar är att förbättra och effektivisera processer, för hela förvaltningen, med hjälp av IT-stöd. Exempel på områden där arbete har skett och även pågår är inom ärendehantering, upphandling/inköp och uppföljning av sjukfrånvaro och rehabilitering. Förslag om införande av digitala möteshandlingar för politiken finns. 10

11 3.8 Servicesektorn Drift och support Förvaltningens IT-enhet sköter idag merparten av drift och support av kommunens IT-miljö vilket innefattar kommunens gemensamma system, verksamhetssystem samt konton och datorer. I det gemensamma systemen ingår bl.a. e-post, delade kalendrar, rumsbokning, delade mappar, katalogtjänst för konto och behörighetshantering samt konto till Självservice. Sektor skolas support av elev- och lärardatorer (1 till 1) hanterar sektorn själv. IT-enhet är organisatoriskt placerad i servicesektorn och har 16 anställda inkl. enhetschef och tar hand om ca ärenden per år. IT-enheten har inga system för automatiserad hantering av datorer eller system. IT-enheten har i dag hand om en gammal dator-plattform som kommer att sluta supporteras den 1 april (Ny plattform är på ingång våren 2014). IT-enheten ansvar är i dag något diffust och otydligt och gränsdragningen mellan skol IT och ITenheten har varit svårt för användarna att förstå vilket lett till felaktiga supportärenden och dubbelarbete. I dag finns ingen koppling mellan verksamhetsmål och IT vilket gör att alla IT-lösningar där IT-enheten bistår med kompetens är add-hock. Även all support och drift sköts lite add-hock vilket förhindrar ett proaktivt arbetssätt och kostnadskontroll. Avsaknad av styrning centralt har både skapat en förvirring kring IT-enhetens ansvar och uppdrag men även lett till en obefintligt strategisk och omvärldbevakande insats. IT-enhetens drift av system och servrar sköts i en toppmodern och miljöriktig hall och Kungälvs kommun har i och med detta minskat miljöpåverkan radikalt. Även den ekonomiska besparingen är nämnvärd och beräknas till ca 300 tkr per år i minskad elkostnader. 3.9 IT-förändringar inom området IT-området kännetecknas av en ständig teknisk utveckling och utgör en allt viktigare del i kommunens verksamhetsutveckling och förmåga att kunna erbjuda den service och de tjänster som medborgare, näringsliv och andra intressenter förväntar. Den snabba utvecklingen och de senaste årens ändrade fokusering från teknik till fokus på funktion, nytta, värde och effektiva tjänsteleveranser ställer nya krav på IT-verksamheten som förutsätts kund- och tjänsteorientera sig. Den tekniska utvecklingen möjliggör och driver fram nya affärsmodeller för både köp och användning av IT. Här utgör molnbaserade 9 IT-tjänster ett tydligt exempel. Program och system, tjänster och funktioner kan idag köpas eller hyras som tjänster i molnet. En fördel i det här sammanhanget är att man som kund kommer från resurskrävande underhåll av system vilket kan vara ekonomiskt fördelaktigt. Idag är det kostsamt att säkerställa att rätt kompetenser finns att tillgå för alla delar i en IT-miljö. Den ökade och förändrade IT-användningen ställer samtidigt krav på en tydlig inriktning och strategi för IT-verksamheten. Detta för att inte kostnaderna för IT ska öka på ett omotiverat vis och för att säkerställa att IT-verksamheten kan leverera rätt tjänster till rätt pris. 9 Tjänster, program och funktioner som tillhandahålls av leverantörer via Internet. 11

12 IT och IS 10 växer samman allt mer då traditionella webbplatser och intranät utvecklas och ersätts med mer interaktiva portaler för medborgare och medarbetare. Likaså innebär realiseringen av e- tjänster krav på transparent infrastruktur och gemensamma processer och arbetssätt mellan ITverksamheten och Informationsenheten och mellan kärnverksamheterna och IT-verksamheten. Utveckling av nya tjänster kräver allt oftare att identiteten för olika personer och roller kan säkerställas på ett säkert och effektivt vis. Utifrån ett IS- och kommunikationsperspektiv eftersträvas i allt högre grad tjänster och lösningar som ger transparens och som erbjuder tillgänglighet och delaktighet för medarbetare och medborgare. Medarbetare erbjuds åtkomst till kommunens IT-stöd oberoende var medarbetaren befinner sig. Dessutom går utvecklingen mot att låta användare själva bestämma vilken information som användaren önskar ta del av eller prenumerera på. När det gäller publicering av information så går utvecklingen mot att låta medarbetare själva skriva och publicera information både på intranät och på webben. Kommuner och myndigheter erbjuder allt fler tjänster via webben. Utvecklingen har gått från enkla tjänster, exempelvis att kunna ladda ner dokument för ansökningar, till interaktiva e-tjänster som stödjer hela processen, hämtar upp information från olika underliggande verksamhetssystem och presenterar dessa på ett anpassat, enkelt och säkert sätt. Genom att erbjuda medborgare möjlighet att följa sina ärenden via webben skapas ett tydligt incitament för intern effektivisering. Generellt går utvecklingen mot en större öppenhet, exempelvis när medborgare medges möjlighet att kommunicera med beslutsfattare genom olika former av demokratiforum. De senaste åren har användningen av olika sociala medier 11 fått ett brett genomslag i samhället. Med hjälp av sociala medier kan i stort sett vem som helst publicera sina åsikter och bedriva opinion. De sociala nätverken möjliggör gränslösa kontakter, utbyte och dialog mellan människor. Enkelheten och möjligheten att snabbt sprida information har förändrat nyhetsflödet och nyhetsrapporteringen på ett mycket påtagligt vis. Det blir allt vanligare att företag och organisationer använder sig av sociala medier som en del och ett medel i sin kommunikationseller marknadsföringsstrategi. 10 IT-stödd informationshantering. 11 Samlingsbegrepp för olika former av Internetbaserade medier, mötesplatser och tjänster men också sättet att kommunicera, skapa dialog och dela kunskap via exempelvis bloggar, wiki: s och forum. 12

13 4 Vision IT är en stödjande, naturlig och integrerad del i verksamheten. Med moderna lösningar bidrar IT till effektivitet och kvalitet i förvaltningen och ökar nyttan för medborgaren. 5 Mål Målen är kopplade till de ledord som kännetecknar kommunen värderingar; kvalité och hushållning, helhetssyn, medborgarfokus och lärande. IT ska: Stödja utvecklingen av demokratin Bidra till att nå kommunens övergripande mål Bidra till optimal resursanvändning Bidra till det hållbara samhället, miljömässigt, socialt och ekonomiskt Bidra till att erbjuda effektiva tjänster till kommunens medborgare Bidra till att kommunen kan arbeta med en strategisk inriktning där analys, uppföljning och planering utgör viktiga framgångsfaktorer Bidra till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare Stödja verksamheten att följa lagar och regler Betona samarbete med andra kommuner, Västra Götalandsregionen, Göteborgsregionen, SOLTAK och andra intressenter beträffande: - Gemensam IT-drift - Upphandling av IT-infrastruktur och licenshantering - Utbyggnad av bredband Kommunens mål uppnås genom att IT: Utgår från ett helhets- och kommunperspektiv Stödjer och bidrar till verksamheternas utveckling o Utgör en naturlig del i kommunens verksamhetsutveckling o Bidrar till att utveckla moderna arbetssätt o Möjliggör smartare och effektivare arbetssätt o Bidrar till att förverkliga framtidens arbetsplats o Bidrar till framåtanda och nytänkande Möjliggör förenklande, smarta och interaktiva e-tjänster o Gör det enkelt för medborgarna att kommunicera med kommunen o Möjliggör e-demokrati o Bidrar till intern effektivisering Erbjuder attraktiva tjänster och paketeringar som o Moderna, mobila och flexibla IT-lösningar, IT-stöd, infrastruktur och datorer 13

14 o Sammanhållet IT-stöd som stödjer verksamheternas arbetssätt och processer Erbjuder säkra och tillförlitliga lösningar som o Motsvarar verksamheternas krav och behov kring service, tillgänglighet och prestanda Erbjuder Helpdesk och Support som arbetar med uttalat kundfokus o Professionellt bemötande o Kommunicerar driftstörningar IT-stödet ska vara: 6 Krav på IT-stödet Användarvänligt o Lättanvänt och stödjande o Flexibelt o Tillgängligt oberoende av plats och tid 12 o Enhetligt gränssnitt 13 o En inloggning 14 o Kostnadseffektivt Väl sammanhållet och integrerat o Kommunperspektiv o En förvaltning o Korrekt, uppdaterad, transparent och tillgänglig information Verksamhetsstödjande o Stödjer processer och arbetssätt o Förenklar i arbetet med dokumentation o Möjliggör att ersätta papper och utskrifter 7 Krav på den tekniska plattformen Den tekniska plattformen ska vara: Driftsäker och tillförlitlig IT-effektiv 15, rätt tjänster till rätt pris Uppdaterad och modern Den tekniska plattformen möjliggör: 12 Som anställd ska man kunna logga in från valfri plats och på ett enkelt vis få tillgång till IT-stödet. 13 Användare ska inte behöva bläddra och hoppa mellan olika gränssnitt. 14 Användare ska inte behöva logga in på flera ställen. 15 Mätbart effektiv i fråga om pris, kvalitet och tillgänglighet. 14

15 Samverkan o Stödjer öppna standarder o Förenklar integrationer och utbyte av information Realisering av e-tjänster 8 Organisation och ansvarsområden 8.1 Ledning och styrning Det är kommunfullmäktige som ytterst ansvarar för IT utifrån den styrprocess som tillämpas inom kommunen. På tjänstemannasidan utgör kommunchef och förvaltningsledningen den högsta instans som beslutar om IT. I vissa fall bereder förvaltningsledningen IT-relaterade frågor för politiska beslut Strategisk kompetens Den strategiska IT-kompetensen ska vara hög i förvaltningen. Med detta säkerställs en utveckling av IT som stödjer kommunfullmäktiges övergripande mål. Verksamheterna ska få stöd i utvecklingsfrågor och erhålla rätt tjänster och IT-stöd till rätt kostnader Forum för IT-frågor Samarbetet mellan verksamheterna och IT-verksamheten ska vara gott. Ett centralt IT-råd ska finnas vars huvudsakliga funktion och uppgift är att säkerställa kommande behov inom den kommungemensamma IT-miljön och administrativa tjänster. Utformningen av det centrala IT-rådet och dess stöd i den strategiska planeringsprocessen skall följa kommunens generella processer kring serviceråd och beslutsprocesser Beställarkompetens Beställarkompetensen när det gäller IT ska vara hög. Detta gäller från strategisk till operativ nivå. Roll- och ansvarsfördelningen inom sektorerna ska vara tydlig Beställare-utförare IT-tjänster i kommunen ska levereras utifrån ett beställare-utförare perspektiv. Tydliga och dokumenterade processer för leveransen ska finnas. Bilden nedan illustrerar roller och ansvar för beställare och utförare. 15

16 Kund Beställare Utförarorganisation Utvecklingsledare IT-strateg SLA förvaltning Koncernperspektiv Samordning Kundkontakt Omvärldsbevakning Beställarkompetens Debitering/finansierings - modell Beställarkompetens Support Drift Konsultation Avtal Tjänstekatalog IT Tekniska arkitekturmässiga krav Licenshantering Externa utförare 16

17 Verksamhetsutveckling och IT Sektorerna under ledning av sektorchef: Äger frågan om verksamhetsutveckling Är ytterst ansvariga för arbetet med, och utvecklingen av, e-tjänster Är systemägare för sektors- eller verksamhetsspecifika system Är processägare Arbetet med verksamhetsutveckling sker med utgångspunkt från ett projektorienterat och strukturerat arbetssätt i enlighet med kommunens projektmodell. Verksamhetsplan Varje sektor upprättar årligen en verksamhetsplan som en del av årsplanen. Verksamhetsplanen förväntas behandla och innefatta: Prioriterade utvecklingsområden med kopplingar till IT Beskrivning av planerade eller pågående satsningar med koppling till IT Omvärldsbevakning Omvärldsbevakning utgör en central del i arbetet med verksamhetsutveckling och ska ske kontinuerligt. Arbetet med omvärldsbevakning sker i samarbete mellan verksamheterna och ITverksamheten. Verksamheterna utgår från ett verksamhetsperspektiv och IT-verksamheten utgår från ett IT-perspektiv. 9 Samverkan Strategisk inriktning och prioriteringar samordnas av IT-strateg i centrala IT-rådet och övriga lämpliga forum. Mellan beställarfunktionen och utföraren (interna eller externa utförarorganisation) ska en strikt reglerad samverkan finnas på strategisk, taktisk och operativ nivå. 17

18 Beslutsvägar Strategisk nivå Taktisk nivå Operativ nivå Styrande nivå (IT-strateg) Omvärlds- och framtidsbevakning IT-strategisk planering Prioriteringar mellan system och tjänster Budgetering av nya system och tjänster Ledningsnivå (sektorsamordnare) Säkrar att IT är en del av verksamhetsutvecklingen Beslutar om IT-stöd till verksamheten Omvärlds- och framtidbevaka inom sitt område. Versamhetsnivå (systemägare) Hantera förändringar i system och tjänster Omvärlds- och framtidbevaka inom sitt område. Service ägare (Utförare) Hanterar förändringar Lyfter ärenden till reps. systemägare Föreslår förvaltningsplan och budget för drift och support Plnerar för att säkerställa SLA och prestanda 10 Tjänsteutbud Verksamheterna erbjuds användarvänliga, attraktiva, och prisvärda tjänster och funktioner, där nytta, funktion och kvalité utgör viktiga nyckelord. Tjänsteutbudet är standardiserat med möjlighet för verksamheterna att köpa till olika former av utökningar eller optioner. Tjänsteutbudet presenteras i en tjänstekatalog. Tjänstekatalogen förvaltas av utförarorganisationen men förändringsarbetet styrs av IT-strateg. 11 Ekonomi Fördelningen av kostnader för IT och prissättningen av IT-tjänster sker i enlighet med de principer som finns fastställda i Styrdokumentet för gemensamma resurser i Kungälvs kommuns förvaltning. Ett IT-bokslut ska tas fram där viktiga nyckeltal avseende kommunens IT-användning redovisas. 18

19 En förvaltning 12 Inriktning för IT-verksamheten Koncernperspektiv och standardisering utgör en viktig grund och inriktning för kommunens ITverksamhet. Kungälvs kommun ska: Standardisera IT-plattformen och införa enhetliga lösningar och system Nyttja system och lösningar som utgör standard eller som stödjer öppna standarder Verka aktivt för att komma bort från tekniska beroenden som medför onödiga kostnader eller begränsar möjligheterna till verksamhetsutveckling Prioritera ett väl sammanhållet IT-stöd med helhetsperspektiv framför att införa enstaka häftiga system eller lösningar Aktivt utvärdera och pröva olika driftformer där molnbaserade tjänster utgör ett alternativ Aktivt utvärdera och pröva om open source 16 lösningar utgör ett alternativ. Genom att eftersträva en hög grad av standardiseringen kan investeringar utnyttjas maximalt. Som en naturlig del i standardiseringsarbetet ingår att arbeta med applikationskonsolidering. Arbetet sker i nära samarbete med verksamheten. Genom konsolideringen kan licenser och programvara utnyttjas optimalt. Färre eller bättre utnyttjade applikationer innebär enklare och mer kostnadseffektiv drift och förvaltning. Kungälvs kommun ska inte: Utveckla egna tekniska lösningar. 13 IT-effektivitet Kungälvs kommun eftersträvar att uppnå en god IT-effektivitet. Detta innebär att IT-leveransen ska vara mätbart effektiv i fråga om kvalité, kostnad och när det gäller tillgänglighet. Uppföljning ska ske regelbundet genom "nöjd-kund undersökningar" samt genom jämförelser med andra kommuner. Resultaten presenteras i det IT-bokslut som genomförs årligen. 14 Styrdokument Som en del i det fortsatta strategiska arbetet ingår att ta fram och kontinuerligt uppdatera ett antal styrdokument. Styrdokumenten kan vara en policy, plan eller riktlinje. 16 Öppen källkod/öppen programvara 19

20 14.1 Informationssäkerhet I dokumentet fastställs kommunens informationssäkerhetspolicy. I policyn beskrivs hur arbetet med informationssäkerhet bedrivs inom kommunen kopplat till roller och ansvar. Här finns också en viktig koppling till arbetet med kommunens kontinuitetsplan. Som en del i arbetet med informationssäkerhetspolicyn ingår att genomföra en säkerhetsklassning av information, tjänster och system för verksamhetskritiska tjänster och system. Resultatet kan användas som underlag inför tecknande av avtal mellan verksamheten och enheten för utveckling, planering och uppföljning. Arbetet med policyn sker i nära samarbete med sektorerna. För policyn ansvarar IT-strategen IT-bokslut Ett IT-bokslut genomförs årligen där viktiga nyckeltal avseende kommunens IT-användning redovisas. Som del i arbetet med IT-bokslutet ingår att jämföra resultat och utfall med andra kommuner, bland annat med kommuner inom SOLTAK. Dessutom ingår att genomföra och presenterar resultatet av de nöjd-kund-undersökningar" som ska ske kontinuerligt. Ansvarig för dokumentet är IT-strategen Systemförvaltningsmodell I dokumentet beskrivs kommunens systemförvaltningsmodell. Systemförvaltningsmodellen omfattar och tillämpas för samtliga verksamhetssystem, administrativa tjänster och lösningar inom kommunen. Systemförvaltarmodellen rekommenderas följa ITIL 17 och kan därigenom förenkla för kommunen i arbetet med att uppnå en basnivå enligt BITS 18. I systemförvaltningsmodellen ingår en övergripande beskrivning av hur hanteringen sker från det att ett behov identifierats i en verksamhet till dess att en tjänst eller funktion erbjuds till verksamheten. I beskrivningen framgår tydligt hur: Samordning sker Kravarbete bedrivs Inköp och upphandling hanteras Lösningar etableras System införs i IT-miljön Utbildning hanteras Licenshantering sker Lösningar och system förvaltas Effektivitetsmål i verksamheten nås Löpande kvalitetsuppföljning och rapportering sker 17 Information Technology Infrastructure Library, principer och metoder för hantering av IT-infrastruktur. 18 BITS, basnivå för informationssäkerhet, BITS är rekommendationer från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. 20

21 Kopplat till detta beskrivs roller och ansvar samt riktlinjer och beskrivningar för den projektmodell som skall tillämpas inom kommunen. För systemförvaltningsmodellen ansvarar IT-strategen Kravspecifikation teknik och arkitektur I dokumentet anges kommunens tekniska och arkitekturmässiga förutsättningar. Dokumentet med beskrivningar ska kunna ligga till grund för de tekniska krav som anges vid exempelvis upphandling eller införande av nya IT-system eller IT-lösningar. Följande områden kan behandlas i dokumentet: Nätverksarkitektur LAN (Lokalt nätverk) WAN (Landsomfattande, globalt nätverk) WiFi (Teknik för trådlösa nätverk) Accesslösningar (ex. VPN, teknik för att skapa säkra förbindelser) Telefoni E-tjänstplattform Integrationer och federation Identitetshantering/katalogtjänst Programvara för dokumentframställning Plattformar för dokument och ärendehantering Databaser Klientplattform Operativsystem Meddelandehantering (Unified Communication)- e-post, text meddelanden, VoIP 19 Plattform för geografisk information (GIS) och ritningar (CAD) Lagring och arkivering Backup Säkerhetsprodukter Dokumentet upprättas i samarbete mellan IT-driftchef och IT-strateg. IT-strategen är ytterst ansvarig för dokumentet Lokala IT-planer för sektor skola Inom Sektor Skola pågår ett kontinuerligt arbete med att utveckla pedagogiken avseende tillgången på modern teknik. Enheten för IT-pedagogik leder ett självvärderingsarbete, EVA, som resulterat i lokala planer på varje skola/förskola. Detta arbete sker också på central ledningsnivå inom sektorn. Ansvarig för arbetet på enheterna är respektive rektor/förskolechef. Ansvarig för arbetet på sektorn är chefen för Enheten för IT-pedagogik. 19 Överföring av röstsamtal via datornätverk baserade på internetprotokollet 21

22 14.6 IT-infrastrukturplan IT-infrastrukturplanen ska visa kommunernas behov av fortsatt utbyggnad av infrastruktur för bredbandskommunikation. Strategier som ska beaktas vid inventeringen av bredbandsbehoven är den nationella bredbandstrategin och IT-infrastrukturstrategin för Västra Götaland. 20 För framställandet av den lokala IT-infrastrukturplanen ansvarar IT-strategen