Att arbeta systematiskt med förbättringsarbete; - varför ska man göra det?

Transkript

1 Att arbeta systematiskt med förbättringsarbete; - varför ska man göra det? Anna Orbe OD Partner OD Partner 1

2 Resultat, som organisationer önskar/önskat nå.. Minskad stress Attraktivare arbetsplats där alla medarbetare är sedda och delaktiga Höjt medarbetarindex Minskad sjukfrånvaro Förbättrade processer och ökad effektivitet i flödet Ökad kvalité till kund Ökad samverkan med andra enheter Utvecklad kultur och ökad mognad att agera företagets värderingar Ökad känsla och förståelse för affären OD Partner 2

3 Förbättringsinitiativ OD Partner 3

4 Förbättringsinitiativ Omorganisationer OD Partner 4

5 Förbättringsinitiativ Processorientering Omorganisationer OD Partner 5

6 Förbättringsinitiativ Leanprojekt Processorientering Omorganisationer OD Partner 6

7 Förbättringsinitiativ ISO-certifiering Leanprojekt Processorientering Omorganisationer OD Partner 7

8 Kostnadsbesparingsprogram Förbättringsinitiativ Strategiska initiativ Affärsplaner ISO-certifiering Leanprojekt Processorientering Omorganisationer Attityder & värderingar OD Partner 8

9 Dom stora möjligheterna till resultatförbättring syns inte! Objektivt (Hårt) Individuellt Prestationsnivå och verkningsgrad på individens insatser Kollektivt Organisation, strukturer, system,människor,byggnader, maskiner, produkter och pengar Subjektivt (Mjukt) Individuellt Ledares och medarbetares personliga mognadsnivå Kollektivt Styrande värderingar, hindrande attityder och grad av strategisk samsyn OD Partner 9

10 Vi måste använda samtliga möjliga sätt att ta oss mot önskat läge Förbättringshastighet Önskat läge Förbättringskultur Kontinuerligt, uthålligt, långsiktigt förbättringsarbete som utvecklar nya arbetssätt och förhållningssätt i hela organisationen Förbättringsprojekt Omorganisationer Nuläge Daglig verksamhet med spontana förbättringar Tid OD Partner 10

11 Var kan vi hitta onödigt arbete som stör vårt flöde? Kassationer Justeringar Onödig produktion Onödig väntan ONÖDIGT ARBETE Onödig noggrannhet Onödiga kontroller Onödiga lager Onödiga transporter Onödiga förflyttningar Onödiga rörelser OD Partner & Karolinska/SoL

12 Vilka flödesstörningar orsakas av nödvändigheter som saknas? Guidelines Underlag Material och komponenter Fel återföring Samarbete i flödet NÖDVÄNDIGHETER SOM SAKNAS Verktyg och stödsystem Underhåll och reparationer Personal Befogenheter Ansvarstagande Engagemang Utbildning Kompetens OD Partner & Karolinska/SoL

13 Vad vi vill åstadkomma Ledningen Vertikal integration - samsyn kring viktiga mål, fokuseringar och värderingar. Interna leverantörer Interna kunder Externa leverantörer Horisontell integration - samverkan och samspel i arbetsflödet. Samsyn för samverkan Externa kunder OD Partner & Karolinska/SoL

14 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 14

15 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 15

16 Alla jobbar med förbättringsarbete? Vart rör sig det här företaget? OD Partner 16

17 Att fokusera allas energi Fokus Fokusering är att koncentrera alla krafter inom företaget på de, just nu, viktigaste förbättringsområdena för att förtaget ska nå sina mål OD Partner & Karolinska/SoL

18 Alla jobbar med förbättringsarbete mot valt fokus Vart rör sig det här företaget? OD Partner 18

19 Varför behövs allas engagemang inom förbättringsarbetet? Medarbetare Processer Kunder Ekonomi Vi har en förbättringskultur som få kan matcha Krav på högre effektivitet och kvalitet i arbetsflöden Förändrade och ökade behov av servicetjänster 2010 är valår Vi är ännu inte en serviceorganisation med helhetsansvar Större krav på snabb omställning och flexibilitet Vi vet för lite om vad kunderna vill ha Med balans i vår ekonomi får vi ökad handlingsfrihet Vi har börjat mäta och tänka i produktivitet och flöden Vi vet för lite om hur det ser ut hos andra aktörer Insourcing/ outsourcing - möjlighet eller hot? Ekonomistyrningen utmanar vår produktivitet Fortsatt behov av att utveckla vår kompetens Fortfarande stor förbättringspotential inom flera flöden Vad är viktigast att fokusera på 2010? Kompetens, Flödesorientering, & Produktivitet OD Partner 19

20 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 20

21 Arbetsstruktur och uthållig stödstruktur Strategiskt resonemang & fokus Formulerade ledarseminarier Medarbetarseminarier Jan Feb Mar April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec Förbättringsmötenzmöten var fjortonde dag Chef leder gruppen. Coach stödjer chefen. Drivningsmotor och stödstruktur OD Partner 21

22 Agenda: 1. Varför sitter vi här? 2. Är vi på rätt väg? 3. Vem gör vad? 4. Hur var mötet? Affärsplan - hytyffjh mnfbkuy sd duy d,u uy duyd - n jkhfd iuy, dkjh.kfj ijkf u Kunder - gm,nd kjdh dkiur,cvciu dk,uf kxcj Konkurrenter - mndfju dsmu rkur,fc,kud x.kue jfh - mjz kjhewlkwisej ciudriiu kh Förbättringsmötet Vad är problemet? Handlingsplan Åtgärd/ delsteg? Vem är ansvarig? Färdigtid? OK Lever gruppens fokus? Tycker gruppen att de jobbar med rätt saker? Finns engagemang för att nå egna mål? Hur är är samarbetet med org? Tillvaratas allas kunskap och erfarenhet? Vad behöver förstärkas hos ledaren? Är mötestekniken bra? Utvecklas gruppen? Hur mår medarbetarna och ledaren? Mål och mätetal Förbättringsgrupp Coachen OD Partner 22

23 Datum: Team:. Nästa möte:.. Handlingsplan Gruppens fokus:.. Förbättringsområde:. Mätetal:. Mål:. Vad? Vad vill vi åstadkomma/förbättra? Hur? Aktivitet som skall utföras Vem är ansvarig? När, färdig? Frigjord tid? OK OD Partner & Karolinska/SoL 23

24 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 24

25 Har vi verkligen tid med förbättringsarbetet? Operativt Vi måste ju jobba också! Kunden skriker och här sitter jag När ska jag göra mitt riktiga jobb? Så här blir ju ingenting gjort Taktiskt Vi kan inte göra samma misstag år ut och in! Om vi inte ser över hur vi jobbar så halkar vi efter konkurrenterna! Vi måste sätta av tid nu för att få det lättare sen! Utvecklas eller försvinna Akustisk planering Min tid styrs av det som syns och hörs mest Det som syns och hörs mest är högljudda kunder och chefer Det akuta och operativa kommer alltid i första hand Taktisk planering Jag styr min tid utifrån ett helikopterperspektiv Mina prioriteringar styrs av både långsiktiga och kortsiktiga hänsyn Ibland måste taktiska steg få gå före det operativa och ibland inte OD Partner & Karolinska/SoL

26 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 26

27 Levande möten Energi - Är förbättringsarbetet viktigt för dig? - Är förbättringsarbetet viktigt för gruppen? - Är det viktigt för kunden? Inflöde - Finns det vilja? - Finns det mål? - Finns det en strategi? - Förutsättningar? Inre livet - Samarbetar vi bra? - Har vi många idéer? - Lyssnar vi på varandra? Utflöde - Når vi resultat? - Får vi fram handlingsplaner? - Når vi mätetalens mål? Återmatning - Lär vi oss något? - Växer gruppen till i erfarenhet, samsyn & självförtroende? OD Partner & Karolinska/SoL

28 Eldvakt Ledarroller i en levande process Energi - Viktigt för individen? - Viktigt för gruppen? - Viktigt för företaget? Journalist Inflöde - Vilja - Mål - Srategi - Förutsättning Strateg Inre livet - Vi tänker bra ihop - Många idéer - Lyssna och fråga Lots Utflöde - Resultat - Beslut - Handlingsplan Revisor Återmatning - Vi lär oss - Teamet utvecklas Lärare OD Partner & Karolinska/SoL

29 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 29

30 OD Partner 30

31 OD Partner 31

32 Kommunikation är en process som tar tid! Grad av förståelse Samsyn Utväxla kvitto Börja stämma av Tror att jag (den andre) har förstått Kan repetera Hört Inte hört Min värld Din värld OD Partner & Karolinska/SoL

33 Var finns normalt fallgroparna? Avsaknad av fokus Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer Arbetsstruktur Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur Tid och resurser Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa Brister i det levande systemet Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare Systemfel Kommunikation För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen Samarbete i flödet Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete OD Partner 33

34 Individen i gruppen? När vi lärt oss uppskatta, respektera och använda varandras olikheter ökar kreativiteten och kvaliteten i besluten OD Partner 34

35 Djurens egenskaper Giraff Buffel Igelkott Räv Höna Struts Åsna Kameleont Uggla Snigel Positiva egenskaper Bra med någon som har överblick och ser helheter. Drivkraftig och vill se resultat. Observant på attityder och värderingar. Klipsk och slug i sakfrågor. En taktiker. Att tänka högt ihop med andra stimulerar till kreativitet och uppsluppen atmosfär. Ser till att diskussionerna är sakligt grundade. Ifrågasätter om vi håller på med rätt saker. Återför dialogen till ämnet. Viktigt med personer som kan kompromissa. Att sammanfatta och göra konklusioner under resans gång. Skapar tid för eftertänksamhet och lugnar ner för att undvika förhastade beslut/åtgärder. Negativa egenskaper Befattar sig inte med diskussioner på denna låga nivå. Det gäller att ta kommandot för att jag skall få som jag vill. Allt som görs och sägs tar jag som kritik mot mig och min personlighet. Säger inte så mycket på mötena, men i korridorer och i kafferummet berättar räven gärna sanningarna. Tycks inte ha någon kontakt mellan mun och hjärna. Talar först och tänker sen. När det hettar till så sticker den huvudet i sanden. Sopar konflikter under mattan. Jag fattar ingenting. Varför är jag här? Vänder kappan efter vinden. Jag tycker som du, vad tycker du? Klok som en uggla. Vet alltid bäst. Besserwisser! Är alltid sist. Alla får vänta. Har gott om andras tid. OD Partner 35

36 Fokus på värdeskapande i arbetsflödet Interna leverantörer Interna kunder Externa leverantörer Externa kunder Horisontellt värdeskapande genomsyrar förbättringsarbetet! Träning i förhållningssättet att allt arbete är samarbete Tvärfunktionellt förbättringsarbete ökar insyn, helhetssyn och motivation Förbättringsgruppernas mål baseras på kundernas krav Förbättringsmål som mäter resultatet från horisontell samverkan Den som är drabbad tar ansvar för att åtgärda problemet Lokal expertis som dammsuger efter onödigt arbete, eller nödvändigheter som saknas OD Partner & Karolinska/SoL

37 Vi måste använda samtliga möjliga sätt att ta oss mot önskat läge Förbättringshastighet Önskat läge Förbättringskultur Kontinuerligt, uthålligt, långsiktigt förbättringsarbete som utvecklar nya arbetssätt och förhållningssätt i hela organisationen Förbättringsprojekt Omorganisationer Nuläge Daglig verksamhet med spontana förbättringar Tid OD Partner 37

38 Hur förbättrad arbetsmiljö påverkar sjukfrånvaron dagar/ medarbetare och år Sjukfrånvaro Antal anställda OD Partner 38

39 Hur effektivare processer påverkar produktiviteten Patienttransporter Antal anställda OD Partner 39

40 Min närmaste chef följer upp uppsatta mål på min enhet/avdelning K SoL OD Partner 40

41 Min närmaste chef följer upp uppsatta mål på min enhet/avdelning K SoL OD Partner 41

42 Resultat hos St Jude Medical - världsledande på pacemakers 2002 började St Jude sin resa med att etablera systematiskt ständigt förbättringsarbete. Dessförinnan infördes lean production, som visar delar av reduktionen i cykeltid per pacemaker. OD Partner & Karolinska/SoL

43 Pacemaker - cykeltid Cycle time (Days) ,2 63, , , ,4 19, ,3 6,7 3,4 2, OD Partner & Karolinska/SoL

44 Pacemaker - produktivitet Productivity (Minutes per pacer) Minutes/pace ,8 154,9 158,5 135,7 131,4 135,8 118,0 98,8 72,8 57, Year OD Partner & Karolinska/SoL

45 Pacemaker - skrotkostnad Scrap ($ per pacer) $43,00 $/pace $29,00 $28,00 $32,00 $33,00 20 $21, $10,00 $9,00 5 $4,70 $3, Year OD Partner & Karolinska/SoL

46 Pace process yield Process yield Average all models ,5 91, ,0 % ,0 71,0 74,0 73,0 74,0 70,5 72, OD Partner & Karolinska/SoL

47 Förbättringskultur som involverar alla Kontinuerligt, uthålligt, långsiktigt systematiskt förbättringsarbete som utvecklar nya arbetssätt och förhållningssätt i hela organisationen Vilket ledarskap krävs? OD Partner 47