Flyttmanual. Manual: SMF. Dokumentnamn: Flyttmanual Författare: Emma Benson Giltigt från: Version: A. Godkänd av: Sidan 1 av 18

Transkript

1 Flyttmanual Sidan 1 av 18

2 Innehållsförteckning Kontakt och avtalsförfarande med kund... 3 Instruktioner för flyttpersonal... 4 Genomförande av flyttuppdrag... 5 Om kunden vill packa upp själv.6 Efter arbetets slut... 7 Rapportering... 7 Skador... 7 Tunghantering... 8 Kontakt med kontoret... 8 Checklista för förare 10 Checklista för arbetsledare.10 Checklista för Expressarbetare 11 Checklista för Last/Lossningshjälp.11 Rutin för underhåll av utrustning Magasin ut eller öppning av magasin Avvikelserapportering Avfallslag/Avfallshantering Förarinstruktioner trafiksäkerhet Fordonets driftkostnader Fordonsunderhåll Utrustningslista Sidan 2 av 18

3 Kontakt och avtalsförfarande med kund samt genomförande av uppdrag. Vid kontakt med kund, avtalsförfarande och senare genomförande av uppdraget, är det viktigt att rutiner följs och de korrekta blanketterna och dokumenten används. Dokument som upprättas för flyttuppdraget skall vara med från början till slut, dessa dokument kan ex vara: offert, orderbekräftelse, arbetsorder och packlistor. Kunden informeras vilket avtal om allmänna bestämmelser som gäller, ex. Bohag 2010, Kontor 2003 etc. I de fall hela eller delar av uppdraget utgörs av tredje part, skall kunden informeras om namn på den underentreprenören snarast. Vi som är uppdragstagare är dock ensamt ansvarig mot kund, därav vikten att all dokumentation är fullständig, upprättade i flera exemplar (för kund, för oss samt för ev. underentreprenör). Kund skall när det är möjligt signera och bekräfta slutfört uppdrag och därav bekräfta att jobbet är utfört som avtalat. Eventuella skador eller klagomål skall när möjligt noteras vid kvittens. Sidan 3 av 18

4 Generella instruktioner för flyttpersonal Efter att du fått dina arbetsuppgifter och order av transportledning skall du bege dig direkt till kunden. Du skall alltid bära de arbetskläder du fått samt tillse att de vid arbetets början är hela och rena. Ditt behörighetskort skall bäras synlig när du presenterar dig för kunden och om möjligt bäras hela tiden. Kan du av arbetsskäl ej bära det synligt på dig skall det förvaras i plånboken eller i försluten ficka. Du skall ha god ordning i såväl hytt som lastutrymme. Du ska alltid vara vänlig och hjälpsam mot kunden, detta tillsammans med ett väl utfört arbete ger en nöjd kund. Nöjda kunder är en förutsättning för framtida uppdrag. Sidan 4 av 18

5 Genomförande av flyttuppdrag Förberedelse Var alltid väl förberedd och se till att Ni får all tillgänglig information om den aktuella flytten, detta skall framgå ur arbetsordern, arbetsledare har ansvaret. Mappen innehållande arbetsorder och nödvändiga blanketter skall alltid medföras. Det är chaufförens/arbetsledarens ansvar att flyttbilen innehåller allt som behövs för aktuellt uppdrag. Grundutrustning i skåpet är som minst följande: Filt, pirra, spännband, stöttor, fyrhjulsvagn, bärsele, verktygslåda, kartonger, märklappar, makulatur, tejp och sträckfilm. Blir du försenad på väg till kund så ring kunden och kontoret för att meddela när du kommer. Vid ankomst till kund, presentera Er med namn, ha behörighetskort väl synlig fäst på klädsel och tala om hur ni planerat genomföra transporten. Fråga om det är något kunden vill berätta kring uppdraget. Börja inte dagen med att klaga på kundens dåliga ordning eller stora bohag. Gör en genomgång av hur mycket gods det är och planera hur det bör lastas. Kontrollera att godset är rätt packat/emballerat. Notera befintliga skador på gods som Ni skall hantera och påpeka dessa för kunden samt gör en notering på arbetsordern Om kunden inte fullföljt sitt åtagande helt till exempel genom att någon kartong är kvar att packa eller någon möbel återstår att demontera så utför detta utan kommentar. Är försummelsen av sådan art att större tidsförskjutning blir följden så, kontakta kontoret för eventuella ändrade order. Håll fordonet och bohag under uppsikt vid lastning och lossning. Notera med märkpenna, väl synligt på kartongerna, innehåll och vilket rum det kommer från. Dina medarbetare vid lossningen, kan då ta vederbörlig hänsyn till ömtåligt gods och ställa kartongerna på rätt plats utan att först öppna dem och kontrollera innehållet. Stryk först gamla märkningar för undvikande av missförstånd. Ska godset tas in på magasin alternativt exporteras, glöm ej att upprätta detaljerad packlista. Sidan 5 av 18

6 Lossning hos kund: Försök om möjligt se till att uppackningen sker medan du är kvar. Då ser du i vilket skick godset har kommit fram och du får alla kartonger med hem. Det kompenserar den tidsvinst du får genom att inte packa upp. Kontrollera noga garderober, skåp, källare och vind, så att allt kommer med. Var observant på vilka saker som bärs in i källare och upp på vinden. Många så kallade försvunna saker ligger troligen i dylika utrymmen. Se även till vid lossningen att inget glöms kvar i fordonet. Hantera allt gods med största omsorg. Tänk på att den som stuvar bilen bör vara med när den lossas, med tanke på speglar, lampor mm. Om byte av chaufför sker så ska speglar lampor m.m märkas upp tydligt så andra har möjlighet att lossa bilen. Filta möblerna väl i lastbilen Rådgör med den som stuvar vilken typ av gods han vill ha Finns det avfall, kontrollera typ av avfall och hur det är sorterat, detta skall efter slutförd flytt transporteras till avfallsanläggning. När Ni lämnar lastningsplatsen meddela kunden om ni tanker passa på att ta paus samtidigt och vilken tid Ni planerar anlända till lossningsplatsen. Skall godset i på magasin så skall packlistor upprättas. Rådgör med kunden om placeringen av möblemanget. Glas och speglar får ej ställas på stengolv eller annat hårt underlag, använd filt under. När chauffören backar med bilen är det medhjälparnas uppgift att underlätta denna manöver genom att stå bakom och kontrollera att det är fritt. När allt är på plats, och eventuellt uppackat, be kunden signera arbetsordern och om så avtalats ta kontant betalt samt lämna den eventuella kundenkäten. Hur trötta Ni än är tag ett artigt farväl av kunden. Skriv dagrapport, löneunderlag och redovisa eventuella kontanta medel till kontoret. Det är chaufförens uppgift att räkna in och notera hur många kartonger som finns kvar hos kund efter utförd flytt. Sidan 6 av 18

7 Eventuellt avfall körs till avfallsanläggning. Se till att grundutrustningen återställs i skåpet. Naturligtvis har Du ett personligt ansvar för att utrustning inte försvinner eller lämnas kvar hos kund. Om Du vid något tillfälle tjänstgör på flytt/avhysning/magasin eller i övrigt kommer i kontakt med ett uppdrag där det finns gods som kan vara mer eller mindre attraktiva så är regeln att ingen anställd får ta någonting även om Du erbjuds utan att först fått detta förankrat av arbetsledning. Om någon bryter mot detta kan det betraktas som stöld och handläggs därefter. Efter arbetets slut Då du ställer upp bilen för dagen, se till att: Lastutrymme och hytt är städade. Ta vara eventuella fanèrbitar, delar till beslag eller dylikt som kan ligga kvar. Lämna in det på kontoret för märkning och datering för att underlätta vid reklamationer. Filtar och övrigt material ligger i ordning. Hårt smutsade filtar tas bort. Hjälpmedel såsom bärselar, kärror, landgångar med infästningar är i gott skick. Bilen är tankad och klar för omedelbar användning nästa dag. Rapportering Chaufför/arbetsledare rapporterar till kontoret efter varje avslutat uppdrag. Utöver detta skall påskriven transportorder och eventuell händelserapport sändas till kontoret samma dag som uppdragets utförts. Skador Befintliga skador som du före flyttningen ser, påvisas för kunden före lastning. Om en möbel är skadad dokumentera detta med foto och påtala detta för kunden innan Du rör den, detta för att undvika att Du/vi senare lastas för att vara vållande till skadan. Sidan 7 av 18

8 Till exempel skador på porslin och prydnadsföremål, kristallkronor där prismor är skadade eller borta, märken på skinnmöbler, flagnade lack, faner eller förgyllning (som ibland lossnar vid minsta beröring) repor på polerade ytor, sprickor i möbler mm. Bohag som inte flyttats på länge kan ha fått skavanker som kunden inte är medveten om, t ex gammal limning ansvarar vi inte för. Om skador uppstår under flyttningen: Visa skadan för kunden, försök inte dölja den. Gör inga utfästelser angående ersättning eller reparation. Ta inte hem det skadade godset utan först rådgöra med kontoret. Informera kontoret om skadan, hur den uppkommit och din åsikt om åtgärd. Såväl skador före flyttens början samt eventuella skador som tillkommit under flytt ska noteras på arbetsorden och eventuell packlista. Notera kunden nya telefonnummer och fyll i en avvikelse rapport. Tunghantering Hantering av tunga arbeten får aldrig utföras av oerfaren personal. Personal som utför tunga arbeten skall vara auktoriserade av företagsledning Personalens säkerhet kommer i första hand, inga onödiga risker får tas i samband med tunga lyft. De redskap som finns tillgängliga ska också användas för att minska risken för belastningsskador Kontakten med kontoret För att tider och planerade dagsprogram ska hålla är det viktigt att kontakten med kontoret är god. Vid varje enskilt avslutat uppdrag ta kontakt med kontoret. Om du befarar att programmet spricker på grund av att: Kunden inte packat som överenskommet Bohaget är större än vad om uppgivits Framkomligheten är dålig, långt att gå osv Ring kontoret snarast, så att omdisponeringar kan göras eller väntande kunder meddelas om förseningen. Notera avvikelse på transportsedeln. Sidan 8 av 18

9 När du är klar med ett uppdrag, meddela kontoret. Detta är speciellt viktigt om uppdraget utförs på annan ort. Om förseningar och andra problem uppstår på grund av dålig information från kontoret så påpeka detta. Tio minuters extra planeringsarbete på kontoret kan spara timmar ute på fältet. Avvakta med eventuella påpekanden tills du kommit hem och gör inga negativa uttalanden om ditt företag eller dina medarbetare i kundens närvaro, uppträd alltid proffsigt! Sidan 9 av 18

10 Checklista för förare Hålla ordning på bil, kolla olja, däck, kylning, lampor och dyl. Hålla snyggt på flak, vika filt, sopa flak efter flytt, kolla att allt är levererat. Inget får glömmas i skåpet. Kontrollera att det finns tillräckligt med filt och kartonger, samt annan utrustning för att kunna utföra uppdragen Följa gällande kör och vilotidsregler, samt att framföra fordonet på ett trafiksäkert sätt. Stuvar som regel bilen så inget går skadas, ev. emballerar ömtåligt gods, och ser till att godset blir väl förankrat enligt gällande regler. Ansvarar för att övernattning, parkering eller uppställning av fordon sker på väl upplysta, trygga och helst övervakade inhägnade platser. Är arbetsledare om ingen annan i laget är utsedd. Ansvarar för att färdskrivarblad fylls i på rätt sätt (vilotider och ställa in på rätt knapp) när man står stilla. Sen lämna in till ansvarig på firman. Bär Id-kort och profilkläde. Checklista för Arbetsledare Håller kontakt med kunden Ser till att alla papper fylls i på ett korrekt sätt såsom packningslistor, följesedlar skaderapporter m.m. Finns underleverantörer med på uppdraget ska arbetsledaren attestera deras följesedlar. Arbetsledaren går igenom med kunden om vad som skall flyttas, kasseras eller magasineras. Arbetsledaren ser till att allt emballeras och paketeras väl, samt att sängkläder, porslin, köksutrustning etc. packas under hygieniska former. Ej smutsiga händer och packas i rena kartonger eller plastsäckar. Sidan 10 av 18

11 Arbetsledaren går runt när jobb skall avslutas för att se efter att inget glömts på platsen. Arbetsledaren ser till att män som ej behövs, skrivs av så fort som möjligt utan att det inverkar på jobbet. Arbetsledaren skall se till att all flyttpersonal bär id brickor och profilkläder från sin arbetsgivare. Arbetsledaren fungerar även som packmästare. Arbetsledaren ska hålla kontinuerlig kontakt med transportledningen under arbetets gång och informera om eventuella avvikelser. Arbetsledaren ser till att arbetsorder, följesedel skrivs på av kund, kopia lämnas och original tas med tillbaka till kontor. Kontaktar transportledningen efter varje avslutat uppdrag. Checklista för Expressarbetare Arbetar under ledning av ansvarig arbetsledare på plats. Flyttar gods och bohag till anvisad plats på att sådant sätt att inga skador uppstår. Paketerar porslin, köksutrustning etc. under hygieniska former. Ej smutsiga händer, och packas i rena kartonger eller plastsäckar. Bär även ID-kort och profilkläder som han tilldelats av sin arbetsgivare. Kontaktar transportledningen efter varje avslutat uppdrag. Checklista för Last/Lossningshjälp Kom ihåg att Du är lossningshjälp, ta inte kommandot (om inte detta särskilt avtalats). Du skall ej på eget initiativ börja riva inne i lastbilen, Du har ingen aning om hur det är stuvat. Arbetsredskap håller chauffören Dig med om inte annat är överenskommet. Sidan 11 av 18

12 För övrigt gäller samma regler som vid bohagstransport i egen regi. Uppför Dig väl, kom ihåg att Du representerar två företag. Notera tid inklusive resor fram och tillbaka på arbetsorden har Du använt egen bil noterar du detta samt antal kilometer både på arbetsorden och löneunderlaget. Låt chauffören signera orden och lämna denna sedan till kontoret Sidan 12 av 18

13 Rutin för underhåll och ersättning av uttjänt utrustning En av det viktigaste delarna för att kunna utföra ett bra jobb för kund och samtidigt vara en säker arbetsplats, gör man genom att säkerhetsställa att utrustningen är av god kvalité. Vid kvartalsinventeringen kollas all utrustning igenom för att se begynnande eller påtagliga skador, skador som sker eller upptäcks under transport vidarebefordras snarast till flyttansvarig på kontor. Utrustning så som pirror och pianovagnar lagas eller skrotas då dessa går sönder. Vilket avgörs av Flyttansvarig på kontoret. Eventuella möbelhissar eller annan utrustning som kräver kontrollbesiktning via auktoriserad kontrollant skall göras årligen, eller om annan skada eller olycka sker och därav påvisar ytterligare kontroller. Vår utrustning som kräver extern kontrollbesiktning är: Och detta kontrolleras av: Uttjänta eller trasiga filtar, möbelskydd, kartonger eller makulatur kastas. Dock måste nytt material som går sönder (ex. fuktskadade kartonger) rapporteras till Flyttansvarig så att kund ej debiteras för kastat material samt att lagret redigeras på antal mängd. Magasin och lagerutrymmen Lager/Magasinsutrymmena är försedda med larm och är väl ändamålsenliga så att godset ej kommer till skada med hänsyn till temperatur och luftfuktighet. Avtal finns med för regelbunden besiktning i syfte att förebygga skadedjursangrepp och i förekommande fall även skadedjursbekämpning. För gods som skall in på magasinet skall packlistor upprättas, tar Du emot en magasinering som kunden transporterar själv och stuvar in själv, ska packlista/förteckning ändock upprättas pga Sidan 13 av 18

14 försäkringsskäl. Eventuella skador på bohaget/godset skall dokumenteras och packlistan skall vid behov kvitteras vid intaget. Depositionsavtal med angivande av allmänna bestämmelser alternativt avtal mellan näringsidkare skall alltid upprättas vid magasinering. Det magasinerade godset märks med namn, datum för intag, container nr, antal pallar/lådor och/eller lösa föremål som bohaget eventuellt omfattar, samt namn på de som lossat godset. Intaget förs sedan in i register eller liknande med hänvisning om lagerplats. Möbler som magasineras skall stuvas med omsorg, lika ordentligt som när man lastar på bilen. Behövs det filtas eller läggas underlag på bilen, så gäller samma på lagret. Man kan inte ställa tunga saker på gods som är ömtåliga och instabila, man kan inte heller ställa ömtåliga soffor på högkant en längre tid, det blir fula bestående märken. Tänk också på att inte ställa tunga kartonger i mjuka soffor. Tänk på att försöka fördela vikten någorlunda jämnt i boxen när du stuvar. Medan man stuvar (eller efter om kunden är med) så hänvisar man kunden till kontoret när kontrakt skrives. Lagerrapport (kundens namn, datum, box/lagerplats) lämnas tillsammans med dagrapport. Detta får ej magasineras: Explosiva, lättantändliga. frätande, eller illaluktande eller andra varor av beskaffenhet att kunna skada annat hos lagerhållaren förvarat gods. Livsmedel, spritdrycker, brandfarliga ämnen, växter, vapen som omfattas av kraven på licens. Magasin ut eller öppning av magasin Kund skall vid hämtning av hela eller del av magasinering kvittera uthämtning av godset på sitt kontrakt/kundkort. Om endast del av magasinering hämtas noteras ändringen på både kundens och företagets exemplar av kontraktet/kundkort. Utkörning av magasinering skiljer sig mycket lite från en vanlig bohagstransport, från ett lager till kund. Sidan 14 av 18

15 Kontrollera med kontoret hur betalning av öppning/transporten skall ske. Arbetsorder med vilka boxar som avslutats skall lämnas till kontoret tillsammans med inventarielista påskriven. Arbetsorder till kontoret så att magasinering raderas ur affärssystemet Avvikelserapportering Samtliga anställda och övriga som är engagerade i företagets verksamhet har därför skyldighet att rapportera avvikelser och att uppmärksamma eventuella risker. Anmälan om inträffade incidenter och risker skall göras på blankett Avvikelserapport och lämnas/sändas till kvalitetsansvarig senast dag efter. Exempel på en avvikelse/händelser som skall rapporteras är bland annat: Olyckor Trafiköverträdelser Andra nödlägen Förseningar i samband med lastning och lossning Att nödvändig utrustning är i dålig kondition, trasig eller saknas. Skada eller förlust som företaget åsamkat kund eller annan. Skador eller annat på företagets fastighet eller egendom, utöver fordon. Att nödvändig skötsel/service av fordonet ej är utfört i enlighet med de föreskrifter som finns angivna i manualen. Rapportera förebyggande åtgärder för alla typer av händelser som du befarar kan leda till skador eller andra störningar Blanketten kan även användas till förslag av förändring eller förbättringar av rutiner. Avfall och Källsortering Avfall kan i många fall betraktas som en resurs fast på fel ställe, härav samhällets ökade intresse för återvinning. Vi skall sortera ut det som är av betydande mängd, farlighet eller reglerat genom lag. De olika delarna av företagets verksamhet ger upphov till olika typer av avfall. Sidan 15 av 18

16 FÖRARINSTRUKTIONER TRAFIKSÄKERHET Håll hastighetsgränserna ta hänsyn till väglaget. Håll ordentligt avstånd till framförvarande. Använd säkerhetsbälte. Följ kör- och vilotidsreglerna. Överlasta inte. Lastsäkra ordentligt. Inga droger eller starka mediciner. Kolla dagligen att fordonet tekniskt är ok och trafiksäkert Som anställd påtala problem att följa ovanstående (säg och skriv förbättringsrapport) DU HAR SOM FÖRARE ANSVARET Använd ditt omdöme och acceptera inte olagligheter och missförhållanden! Fordonets driftkostnader De faktorer som du i stor utsträckning kan påverka är: Dieselförbrukningen Däckslitage Behovet av framtida reparationer Du kan spara diesel, däck och skjuta upp reparationsbehovet genom att: Planera din körning Undvika snabba accelerationer Sakta ner i god tid Följ hastighetsbestämmelserna Se till att ha rätt ringtryck Undvik tomgångskörning Sidan 16 av 18

17 Innan avfärd, daglig kontroll: Fordonsunderhåll Kolla att färdskrivardiagram är bytt Kontroll av olja och vatten Kontroll av hjulbultar och däck Kontroll av lampor och speglar. Kontroll av bromsar. Kontroll av bränslenivå. Att behövlig utrustning finns för ditt uppdrags utförande VID ÅTERKOMST! Återställande av utrustning på sin plats ej inslängd vart som helst. Tanka upp bilen Kontrollera av bilens körbarhet för nästa dag. Parkera bilen på sin plats, sätt i motorvärmaren (vintertid) Mer övergripande kontroll: Kolla lufttryck i däcken Dränering av tryckluftsbromsar Tvättning av fordon Allmänna reparationsbehov av bil, skåp eller släp. Sidan 17 av 18

18 Utrustningslista Sidan 18 av 18