SMF:s Branschstandard

Transkript

1 SMF:s Branschstandard Sveriges Möbeltransportörers Förbunds Branschstandard baseras på 64 skall-krav enligt nedan: Ledningssystem 1. Företaget skall upprätta och underhålla en kvalitetsmanual som minst innehåller dokumenterade rutiner som rör: a) Inköp (46), b) Rekrytering och utbildning (7, 9), c) Underhåll och ersättning av utrustning (22), d) Avvikelsehantering, korrigerande och förebyggande åtgärder (59, 60, 61), e) Kvalitetsstyrning (45, 55). 2. Det ska finnas rutiner för styrning av kvalitetsrelaterade dokument. Ledningens ansvar 3. Transportören ska ha en kvalitetspolicy som är undertecknad av vd. Policyn skall granskas med regelbundna intervaller och vara dokumenterad, införd, underhållen och kommunicerad till alla anställda. 4. Ansvar och befogenheter skall vara specificerade för de olika funktionerna/befattningarna inom företaget. 5. SMF-medlemskapets förpliktelser. Medlem som beviljas inträde, och därmed auktorisation som godkänd transportör skall förbinda sig att uppfylla följande krav: Varje år, senast sju månader efter bokslut, insända reviderat årsbokslut till kansliet. Om rörelsen bedrivs i annan bolagsform än AB skall ändock redovisning ske enligt ABL. Varje år, vid samma tillfälle som enligt punkt ovan, insända uppgifter om fordon, personal och lagerkapacitet. Anmäla till förbundet viktiga förändringar i medlemsföretagets ägarstruktur och/eller företagets verkställande ledning. Varje år lämna uppgifter om medlemsföretagets ägare och intressenter inklusive uppgifter om deras eventuella engagemang i liknande verksamhet. Varje år, vid samma tillfälle som punkt ovan, inlämna uppgifter om andel av omsättningen som avser andel av omsättningen som köpts in från underleverantör. SMF skallkrav.doc Utgåva /7

2 Varje år bekräfta att transportören innehar giltigt F-skatttebevis, momsregistreringsbevis, registreringsbevis, trafiktillstånd och försäkringsbevis. Varje år lämna uppgift om omsättningen på flyttar, magasinering och annat. Teckna kollektivavtal eller hängavtal med relevanta fackliga organisationer. Motsvarande gäller även då underentreprenör utför arbetet. Ikläda sig de av förbundets fastlagda ansvarsbestämmelserna mot kund. Inneha ansvarförsäkring motsvarande minst det mot kund kontrakterade ansvaret. Ha ett eget kapital om minst kr eller motsvarande lagstiftning om minsta aktiekapital. Erlägga vite till förbundet om ett basbelopp för vart och ett tillfälle medlemmen direkt eller indirekt sysselsatt personal för vilka skatter och avgifter till det allmänna inte har redovisats. Acceptera av förbundet utsedd auktoriserad revisors utredning av anmälda frågor. Handha behörighetskorten i enlighet med särkilt upprättat avtal mellan förbundet och medlemmen. Uppträda lojalt mot förbundet, dess stadgar och mot andra medlemmar. Erlägga gällande avgifter till förbundet på gällande förfallodag. Bedriva sin verksamhet enligt gällande lagstiftning och enligt god affärssed. Följa utslag från Allmänna Reklamationsnämnden vid eventuell tvist med konsument. Medlem skall även vara medlem i Svenska åkeriförbundet. Hantering av resurser 6. Transportören skall tillse att personalen är yrkeskunniga, punktliga, ärliga och har ett gott uppförande. 7. Transportören skall fastställa och dokumentera kompetenskrav samt utvärderingsmetoder för dessa. 8. Transportören skall införa program för introduktion av nyanställd personal för att säkerställa att de har erforderlig yrkesskicklighet. 9. Transportören skall upprätta dokumenterad rutin för rekrytering av såväl fast som tillfällig personal. SMF skallkrav.doc Utgåva /7

3 10. Transportören skall upprätta utbildningsprogram samt upprätthålla ett register för genomgångna utbildningar för var anställd, som inkluderar övning i de risksituationer som definierats inom företaget. 11. Arbetsledare skall vara fullt insatt i de allmänna och speciella villkoren som gäller för uppdraget (kontraktet). 12. Arbetsledaren skall se till att uppdraget blir vad som överenskommits och att flyttarbetet genomförs under säker ledning. 13. Arbetsledare skall erhålla kontinuerlig vidareutbildning. 14. Samtliga personalkategorier inom företaget som har kvalitetspåverkan skall vara utbildad för sin uppgift samt besitta kunskap om standarden och dess krav. 15. För de fast anställda i medlemsföretagen skall personliga behörighetskort med fotografi finnas och medföras när arbete utföres hos kunder. Övriga skall förses med numrerade entreprenörskort. 16. Korten skall vara tryckta med SMF:s logotyp där det framgår att det är en yrkesbehörighet utfärdad av förbundet. Kopia på kortbeställningen tillsändes kansliet. 17. Fordon skall vara representativa, lämpliga och anpassade till uppdraget. 18. Fordonet ska vara försett med ett kraftigt skåp som står emot dålig väderlek. Invändigt ska det vara försett med förankringsmöjligheter på olika nivåer. Fordonets skåp skall vara låsbart. 19. Varje fordon skall vara utrustat med en verktygslåda, vagn, tejp, etiketter och tillräckligt med skyddsfilt och annat packmaterial för att med god marginal klara aktuellt uppdrag. 20. Packmaterialet skall vara ändamålsenligt och av god kvalitet. 21. Packmaterialet på bilen skall vara beräknat och avpassat för varje enskilt uppdrag. 22. Transportören skall upprätta dokumenterade rutiner för underhåll och ersättning av uttjänt utrustning, inklusive packmaterial samt hantering och rutiner/system för auktoriserad kontrollbesiktning av ex hissar/lyftanordningar. 23. Lagerutrymmen skall vara försedda med larm. 24. Lagerutrymmen skall vara ändamålsenliga vilket innebär att det lagrade godset inte kommer till skada med hänsyn tagen till temperatur och luftfuktighet. 25. Avtal som innebär regelbunden besiktning i syfte att förebygga skadedjursangrepp och i förekommande fall även skadedjurbekämpning skall träffas med Anticimex eller motsvarande. SMF skallkrav.doc Utgåva /7

4 Verksamhetsstyrning 26. Avtal som slutes med kund skall följa flyttbranschens allmänna bestämmelser. Dessa kan exempelvis vara; Bohag 2000, Kontor 2000, Avtal om förvaring av lösa saker anpassat till konsumenttjänstlagen SFS 1985:716, Avtal mellan näringsidkare om förvaring av lösa saker, Allmänna villkor för internationell möbelflyttning, NSAB Dokument som upprättas för flyttuppdraget skall vara med vid såväl uppdragets början som vid uppdragets slut. Med dokument avses bl. a. offert, orderbekräftelse, flyttningsavtal, arbetsorder, packlistor. 28. Kunden ska, om det är rimligt genomförbart, med sin signatur bekräfta att uppdraget slutförts som överenskommet. (anm. Dokumenten har tre funktioner. 1) kundens kvittens ger bevis för leverans av egendom och att avtalet slutförts. 2) möjliggör för kund att påtala eventuella skador eller förluster och för transportören att notera kundens kommentarer. 3) inkluderar all relevant information som behövs för att göra anspråk på krav eller för att lämna klagomål.) 29. Nedanstående uppgifter ska finnas med på ovan nämnda dokument. a) Transportörens namn och adress, b) Kundens namn och adress, c) Transportmedel, d) Godsets volym, e) Upphämtningsställe och leveransställe, f) Tidsschema för hämtning och leverans, g) Information om bestämmelser kring reklamation. 30. Dokumenten ska upprättas i flera exemplar varav ett distribueras till kund och ett behålls av transportören. Utförs uppdraget av tredje part skall även den förses med ett exemplar. (Bohag 2000, punkt 2) 31. Uppdraget består minst av följande delar: a) Inledande kontakt, b) Preliminär information, c) Kontraktsenliga och juridiska handlingar (som tidigare i kravspecifikationen refererats till såsom dokument ), d) Hantering av möblerna, e) Transport, f) Ansvar, g) Formaliteter vid leverans, h) Uppföljning och eventuell korrigering efter genomfört uppdrag. 32. Transportören bör kunna rekommendera några valfria tilläggstjänster som bestämmer graden av yrkesengagemang, beroende på uppdragets omfattning och komplexitet. Det kan exempelvis utgöras av: besiktning före flytt, demontering och montering, förstärkt skydd av golv, ur- och inkoppling av elektronisk utrustning, borttagning av fasta tillbehör och inredning, specialtransporter av t ex blommor och vin eller städning. SMF skallkrav.doc Utgåva /7

5 33. Kunden ska informeras om transportuppdragets komplexitet (och möjligheten till eventuella tilläggstjänster) och vikten av att all information rörande uppdraget kommer fram och dokumenteras redan på ett inledande stadium för att ge förutsättningar till ett korrekt anbud. Det åligger transportören skall försöka få all information av kunden som rör omständigheter kring platserna för last- och lossning av bohaget. Kunden skall göras observant på nödvändigheten av att avtalet innehåller korrekt information och informeras om de extra utgifter som kan uppstå om omständigheterna kring last- och lossningsadresserna inte överensstämmer med lämnad information. (Bohag 2000, punkt 3 och 4, Kontor 2003, punkt 4) 34. Transportör ska tillhandahålla en skriftlig offert eller orderbekräftelse som ska omfatta: a) Transportörens namn och adress, b) Kundens namn och adress, c) Datum eller period för transport, om det är känt, d) Hämtnings- och leveransadress, e) Offertdatum, f) Typ av transport (samlastning eller individuell), g) Godsets volym, h) De allmänna bestämmelser som tjänsten utföres under skall bifogas (se krav 26), i) Detaljerad beskrivning av tjänsten, j) Hur, på vilket sätt och till vem kunden vänder sig till beträffande information och synpunkter, k) Tillvägagångssätt för klagomål, l) Värdedeklaration som ev. upprättas i samband med besiktning av flytten och de allmänna villkor som det hänvisas till, m) Kostnaden för den offererade tjänsten inklusive och exklusive skatt, n) Vilket specifikt betalningsvillkor som gäller, o) Om kunden eller transportören är ansvarigt för ordnande och betalning av parkeringsavgifter, färje- och tullkostnader. 35. Kunden skall informeras om och avtal skall slutas enligt de i krav 26 åberopade bestämmelserna. 36. Transportörens ansvar, enligt de allmänna bestämmelser som tjänsten utföres under, skall täckas av en eller flera försäkringar. 37. Transportören skall i händelse av förlust eller skada informera kunden om formaliteter kring reklamation. 38. Kunden skall skriftligen informeras om kostnaden för tilläggsförsäkring samt täckningens omfattning samt risken för underförsäkring eller att inte ha ett fullgott försäkringsskydd. 39. I de fall hela eller delar av uppdraget utförs av tredje part skall ändå transportör förbli ensamt ansvarig gentemot kund. 40. Transportören skall informera kund om namn på underentreprenör snarast möjligt. 41. Om särskilda villkor för betalning har förhandlats fram skall dessa framgå i dokumenten. SMF skallkrav.doc Utgåva /7

6 42. Specificerad packlista skall finnas över gods som tas in på magasin. Packlistan skall upprättas och kvitteras av arbetsledare och kund. Packlistan skall vid behov kvitteras vid intag på magasin samt föras in i magasinsbok eller liknande med hänvisning om lagerplats. 43. Upprättande av depositionsavtal med angivande av allmänna bestämmelser och hänvisning till konsumenttjänstlagen, alt avtal mellan näringsidkare skall alltid upprättas vid magasinering. 44. Dokument som upprättas kring ett uppdrag och kommunikationen med kund, såväl skriftlig som muntlig skall dokumenteras och bevaras. 45. Dokumenterade rutiner skall finnas för hur uppdragen planeras, hur resurser såväl tekniska som personella avdelas till respektive uppdrag (med hänsyn taget till arbetslagens sammansättning och kompetens) och administration, inklusive planering av resrutt. 46. Dokumenterade rutiner skall finnas upprättade för inköp av förbrukningsvaror och redskap samt för kontraktering och bedömning av underentreprenörer i de fall sådana används för att utföra tjänst eller del av tjänst. 47. Den första kontakten med kunden skall genomföras av en representant utsedd av transportör. 48. Volymberäkning bör ske med en beprövad metod för att minska risken för felberäkningar. 49. Arbetslaget skall ledas av en arbetsledare. 50. Uppdraget skall utföras av chaufförer och andra anställda som har yrkeskompetens till att packa, hantera och lasta. 51. Sängkläder, kläder, porslin och övriga köksredskap skall packas under hygieniska former. 52. Gods som skall magasineras skall stuvas väl, wellpapp och/eller filt skall användas för emballering och kartonger som mellanlägg. Kläder hängs i för ändamålet avsett emballagematerial. Eventuella skador dokumenteras. 53. Det magasinerade godset skall märkas med namn, datum för intag, antalet pallar/lådor och/eller lösa föremål som bohaget eventuellt omfattar samt vilka som lossat godset. 54. Gods skall placeras i lådor eller avskiljas och märkas på ett sådant sätt att sammanblandning av kunders gods inte kan ske. SMF skallkrav.doc Utgåva /7

7 55. Dokumenterade rutiner skall finnas för att styra moment som ingår i uppdraget, framförallt gäller det: a) Beskrivning av de handlingar som skall medtagas på uppdrag och hur dessa skall hanteras, b) Skrivna förfarande angående t ex resrutter och rastplatser/lastbilsparkeringar, c) Hantering av tunga föremål (särskilt ur säkerhetsperspektiv), d) Förfarande vid lastning och lossning, e) Hur diverse hjälpmedel och redskap skall hanteras, f) Administrativt bemyndigande (delegering av ansvar vid uppdrag, m a o vilka rättigheter och skyldigheter t ex arbetsledare/chaufför/packmästare e a har att fatta beslut och hantera uppkomna situationer under uppdrag (t. ex. inköp, betalning). Mätning, analys och förbättringar 56. Kundtillfredsställelsen skall följas upp t ex genom ifyllande av ett frågeformulär. 57. Uppföljningen skall utföras av väl insatt personal. 58. Transportören skall kontinuerligt försäkra sig om att uppdraget äger överensstämmelse med de upprättade rutinerna. 59. Dokumenterade rutiner för hantering av avvikelser skall upprättas. Särskild omsorg skall ägnas åt rapportering av olyckor, trafiköverträdelser och av kunders klagomål, samt i vilken mån man inte håller överenskomna tider för lastning och lossning av gods. 60. Dokumenterade rutiner skall upprättas för rapporteringar av incidenter (förluster, såväl verkliga som påstådda, skador som nödlägen). 61. Dokumenterade rutiner skall upprättas för eventuella nödlägen, baserade på genomförda riskanalyser. 62. Transportören skall inom 30 dagar, när kund ställer ersättningsanspråk gällande saknat eller skadat gods, bidra till en korrekt skadereglering genom att till berörda parter lämna så komplett information om uppdraget och dess genomförande som möjligt. 63. Korrigerande och förbättrande åtgärder skall genomföras inom rimlig tid för att förebygga återupprepning. 64. Metoder skall finnas för att angripa problem för att nå korrekta uppgörelser av tvist med kund. SMF skallkrav.doc Utgåva /7