Offertförfrågan Förstärkt InfoPoint Förfrågningsunderlag

Transkript

1 Motala Offertförfrågan Förstärkt InfoPoint Förfrågningsunderlag 1. ALLMÄNT 1.1 Upphandlande företag Tillväxt Motala AB är Motalas näringslivsbolag sedan Vi ägs av den ekonomiska föreningen Tillväxt Motala som i sin tur ägs av ca 400 medlemsföretag. På uppdrag av Motala kommun driver Tillväxt Motala AB delar av den näringslivs- och turismutveckling som sker inom kommunen. Vi ansvarar också för platsmarknadsföringen av Motala, Östergötlands sjöstad. Våra kunder är företag, konsument, Motala kommun och andra organisationer. 1.2 Upphandlingsförfarande Denna upphandling genomförs utifrån det anbud som är det affärsmässigt mest fördelaktiga. Tillväxt Motala AB lyder inte under lagen om offentlig upphandling utan har en egen upphandlingspolicy som säger att bolaget alltid ska upphandla varor/tjänster av föreningens medlemsföretag i första hand. Finner bolaget att medlemsföretagen inte uppfyller kravspecifikationen som ställs äger bolaget rätt att ställa förfrågan till andra företag utanför den ekonomiska föreningen. Förutsättningen för att kunna lämna offert på denna förfrågan är att man är en InfoPoint. Läs under särskilda villkor. 1.3 Uppdragets bakgrund Besöksnäringens Branschorganisation, VISITA, jobbar tillsammans med näringen och har under flera år följt utvecklingen av besökarnas mönster på lokal, regional och nationell nivå. Man har sett att arbetet på den traditionella turistbyrån förändrats och personalen blivit mer marknadsförare och strateger än informatörer och grunduppdraget försvunnit genom att man bedrev biljettförsäljning och butik. Ett tydligt behov man såg var att besökaren vill ha tillgång till information där man befinner sig, antingen via det personliga mötet som man kan få av InfoPoint, broschyrmaterial eller information på en webbplats. Man ser också att besökarna bokar och letar information digitalt, både innan besöket för att planera och när man kommit till platsen. För att följa den pågående utvecklingen inom besöksnäringen uppkom Motalas Besöksservice våren 2017 och den dåvarande turistbyrån avvecklades. Motalas Besöksservice är en auktoriserad turistinformation, vilket är en viktig certifiering då det är auktorisationen som gör det möjligt för oss att vara huvudman för InfoPoints. Vi söker en partner som arbetar med hög kvalité samt är flexibel och förstår vikten av ett gott värdskap Avtalstid Vi söker en leverantör för tecknande av avtal för perioden 1 juni till och med 31 augusti Avtalet tecknas från och med 1 juni Uppdragets innehåll

2 Att tillhandahålla besöksinformatör motsvarande en tjänst dagligen kl under perioden 1 juni till 31 augusti, utöver ordinarie personal. I uppdraget för besöksinformatören ingår också att svara i besöksservicetelefonen under perioden och öppettiderna. Telefon tillhandahålls av beställaren. Att besöksinformatören har profilerad klädsel som tillhandahålls av beställaren. Att verksamheten bedrivs i en lokal med god tillgänglighet med utrymme för besöksinformatören där det tydligt framgår att det finns besöksinformation och i samråd med besöksservice profileras som förstärkt InfoPoint. Att det finns utrymme för anslagstavla, besöksdator och större broschyrhylla, vilket tillhandahålls av Tillväxt Motala AB. Att agera neutralt i förhållande till den egna affärsverksamheten och förmedla den information som tillhandahålls av lokala och regionala besöksföretag. Besökarens önskemål/behov styr de förslag man ger och går alltid före eventuellt egna försäljningsmål. Att företräda Tillväxt Motalas besöksservice och vara god ambassadör för besöksservicekonceptet. Att hålla löpande kontakt med beställaren för att tillsammans stärka Motalas besöksservice tex genom att förmedla aktuell besöksinformation som kommer till den förstärkta InfoPointens kännedom från andra besöksaktörer och arrangörer. Att marknadsföra Motala, Östergötlands sjöstad och även viss information från Östergötland. Att bidra med en utförlig besöksundersökning efter underlag från Tillväxt Motala AB på minst personer. Bidra med utförlig statistik och för utvärdering av uppdraget. Att det finns möjlighet att förvara en större mängd kartonger och broschyrer. 2. UPPHANDLINGSVILLKOR 2.1 Allmänt Underlaget skickas pia.axelsson@tillvaxtmotala.se senast 28 februari 2019, adress: Tillväxt Motala AB, Pia Axelsson, Drottninggatan 50, Motala. 2.2 Upplysningar Upplysningar avseende upphandlingen kan lämnas av Pia Axelsson, pia.axelsson@tillvaxtmotala.se, Uppgifter om anbudsgivaren Leverantören ska vara registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Leverantören ska inneha F- skattsedel. 2

3 Tillväxt Motala AB kan utesluta en anbudsgivare om anbudsgivaren: - Är i konkurs eller i likvidation, eller är under tvångsförvaltning. - Är föremål för ackord eller tills vidare har inställt betalningarna eller är underkastad näringsförbud. - Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, ackord eller liknande förfarande. - Är dömd för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. - Har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte har fullgjort sina åligganden avseende skatter eller socialförsäkringsavgifter. - Underlåtit i något väsentligt hänseende lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts enligt ovan. Anbudsgivaren skall intyga att denne inte brister i något av ovanstående hänseenden genom: - Sanningsförsäkran genom undertecknande av behörig firmatecknare. - Intyg från behörig myndighet som utvisar att leverantören har betalat föreskrivna skatter, andra avgifter samt sociala avgifter. Anbudsgivaren ska vara ett välskött företag med sund och stabil ekonomi. Anbudsgivaren ska ha stor erfarenhet och relevant kompetens inom det specificerade anbudsområdet. Angivande av priser - Alla priser ska anges i svenska kronor. - Priserna ska anges som månadskostnad exklusive moms. - Priserna ska vara totalpriser, dvs. eventuella avgifter eller övriga kostnader ska ingå. - Samtliga priser ska gälla till och med ALLMÄNNA VILLKOR 3.1 Fakturarutiner/betalningsvillkor Tillväxt Motala AB betalar 30 dagar efter att faktura inkommit. Leverantören har rätt att fakturera för utfört arbete och per månad. På fakturan skall anges kontraktets datum och rubrik. Slutfaktura skall vara Tillväxt Motala AB tillhanda senast en månad efter det att uppdraget slutförts. 3.2 Kontroll Tillväxt Motala AB har rätt att genom erforderlig kontroll förvissa sig om att det arbete som anges i faktura motsvaras av utfört arbete. Beställaren utgår ifrån att uppdragstagarens personal har marknadsmässiga löner och att rådande arbetsmiljöregler gäller. Observera att om uppdragstagaren handlar upp underleverantörer skall i mesta möjliga fall dessa vara Motalabaserade företag samt godkännas av Tillväxt Motala AB. Uppdragstagaren ansvarar för att eventuell underleverantör följer gällande lagstiftning. 3.3 Upphovsrätt m.m. 3

4 Tillväxt Motala AB har upphovsrätt till uppdragstagarens arbetsresultat, vilket bl.a. innebär att Tillväxt Motala AB fritt får nyttja arbetsresultatet och i det sammanhanget överlåta upphovsrätten till annan. Uppdragstagaren får inte publicera eller på annat sätt nyttja underlag eller arbetsresultatet utan Tillväxt Motala AB s skriftliga medgivande. Underlag överlämnas till Tillväxt Motala AB som Tillväxt Motala AB s egendom när uppdraget har slutförts. Uppdragstagaren skall gentemot varje medarbetare och underkonsult göra för denne bindande förbehåll om Tillväxt Motala AB s upphovsrätt enligt det föregående. 3.4 Sekretess Uppdragstagaren har tystnadsplikt om arbetsresultat inklusive underliggande underlag. Även om förhållanden i övrigt som sammanhänger med uppdraget gäller att leverantören har tystnadsplikt. Samma regler gäller för underleverantör som sysselsätts med uppdraget. Uppdragstagaren förbinder sig också att följa bolagets policy mot mutor och bestickning. 3.5 Uppsägning av avtalet eller begränsning av uppdraget 1. Tillväxt Motala AB kan säga upp avtalet eller begränsa uppdragets omfattning före utgången av den avtalade tiden. Om uppdragstagaren finner att han inte kan fullgöra uppdraget skall denne snarast skriftligen underrätta Tillväxt Motala AB. Tillväxt Motala AB avgör därefter på vilket sätt uppdraget skall slutföras och lämnar uppdragstagaren skriftligt besked om detta. 4. SÄRSKILDA VILLKOR InfoPoint En InfoPoint är en bemannad turistserviceplats. Som InfoPoint tecknas ett särskilt auktorisationsavtal med Tillväxt Motala AB varje år. Som InfoPoint ingår det att gå på ett utbildningstillfälle och en studieresa per år. Broschyrställ och dekaler tillhandahålls av Tillväxt Motala AB. Som förstärkt InfoPoint juni, juli och augusti, ingår det att övrig tid på året vara InfoPoint. Information Tillväxt Motalas kontaktperson ansvarar för att den förstärkta InfoPointen får Motalamagasinet och Motalakarta i större mängd som räcker för sommaren. Det åligger uppdragstagaren att aktivt förse sig med nödvändig information för att leverera enligt uppdraget. Besöksservice och uppdragstagaren har kontakt med jämna mellanrum så att informationen till besökarna är på bästa tillfredställande sätt. Marknadsföring Tillväxt Motala AB hänvisar till och marknadsför uppdragstagaren som en extra resurs och leverantör av personlig service och också som en del av besöksservicekonceptet tillsammans med övriga InfoPoints. Utvärdering 4

5 Inför, under och efter avslutad säsong utvärderar parterna leveransen av uppdraget för att gemensamt utveckla Motalas besöksservice. Motala 14 februari 2019 Tillväxt Motala AB 5