Manual för gällande ledningssystem SMFs branschstandard.

Transkript

1 Manual för gällande ledningssystem SMFs branschstandard. Sidan 1 av 9

2 Branschstandardsystem/Ledningens ansvar har genom sitt medlemskap i Sveriges Möbeltransportörers Förbund förbundit sig till att arbeta efter och upprätta ett eget branschstandardsystem. Ledningssystemet enligt SMFs branschstandard skall implementeras i hela verksamheten, underhållas och ständigt förbättras. Ett arbete som kräver insatser från ledning för att utveckla sin organisation och sitt arbetssätt. För att detta arbete skall fungera på ett naturligt och för företaget positivt sätt måste det utgå ifrån oss själva och bedrivas av alla inblandade. Denna manual är AB:s egendom och får endast användas för internt bruk. Manualen får inte lämnas ut eller kopieras, vare sig helt eller delvis, till andra företag eller personer utan tillstånd från för företagets VD. Sidan 2 av 9

3 AB:s ledning har förbundit att tillämpa följande verksamhetspolicy. Policyn skall hållas aktuell och vara dokumenterad, införd, underhållen och kommunicerad till alla anställda. Verksamhetspolicy, omfattande såväl kvalitet, miljö, arbetsmiljö som trafiksäkerhet. Vi skall vid varje tillfälle och med utgångspunkt från kundens krav och företagets egna resurser och förutsättningar arbeta för att: utföra tjänster som motsvarar kunders krav på leveranskapacitet, tidspassning samt övriga kvalitets-, miljö- samt trafiksäkerhetskrav eftersträva att nyttja moderna, trafiksäkra och miljöanpassade fordon med optimal lastförmåga som underhålls på ett ändamålsenligt sätt arbeta för att förebygga och minska föroreningar, utsläpp och buller samt annan negativ miljöpåverkan. skapa en trygg arbetsmiljö som inte utsätter arbetstagare för ohälsa eller onödiga risker och där ett positivt och respektfullt uppträdande bidrar till ett gott arbetsplatsklimat där alla trivs och kan utvecklas som yrkesförare ska vi vara ett föredöme i trafiken och alltid ta hänsyn till övriga trafikanter och rådande trafik- och vägsituation. följa lagar och andra krav ständigt förbättrar vår verksamhet Datum och Ort Namnunderskrift på ansvarig Sidan 3 av 9

4 Dokumentnamn: Manual SMF Branschstandard Organisation/ Ansvar o Befogenheter AB harr en organisationsmodell som innebär att alla har sin givna plats i organisationen och alla nödvändigaa befattningar och uppgifter finns med. VD Flytt Magasin Fordon VD är ytterst ansvarig för att formulerade policyn och ledningssystem tillämpas. Har ett övergripande ansvar för hela kvalitets- trafiksäkerhets-, arbetsmiljö- och miljöledningssystemet. Flyttansvarig (ersätter VD vid dennes frånvaro) ansvarar för attt organisera trafikupplägg och transportuppdrag Svararr för att företagets chaufförer har fastställd kompetenk ns och får instruktioner för sitt arbete och att hon/hon följer instruktionerna i Flyttmanualen. Genomför introduktionssamtal och introduktionsutbildning samt utvecklingssamtal med chaufföre er Kontrollerar och attesterar tidrapporter och andra rapporterr från chaufförerna Magasinsansvarig Tillser att samtliga magasineringskunder får den service somm avtalats och att kunderna varje faktureringsperiod för rätt fakturor för de tjänster vi utfört Upprättar och arkiverar avtal ochh kontrakt avseende magasinering Godsmottagning, lossning av ankommande gods, sortering, s, ankomstkontroll, lokalisering av lagerplats och inläggning i lager, inrapportering till datasystem, terminalhantering mm. Ansvarar för att gällande säkerhets-och låsningsrutiner följss Tillser att det egna företagets chaufförers arbete på terminalen följer uppgjorda rutiner Tillser att gällande skyddsföreskrifter efterlevs i lagerlokalerna Godkändd av: Emma Benson Sidan 4 av 9

5 Fordonsansvarig Svarar för fordonsparkens övergripande ekonomi, fordonens underhåll och drift, besiktningar, reparationer etc enligt utarbetat serviceprogram, och att kontrollera veckovis att tillsyn och service sköts på fordon samt rapportera eventuella avvikelser Gör inköp enligt bästa miljöval inom sitt område Åtgärdar uppkomna brister på fordon på bästa ekonomiska sätt. Sköter kontakten med försäkringsbolaget i skadeärenden Inköp Vid inköp av både produkter och tjänster, tar vi som företag ta hänsyn till såväl kvalitet som miljö, förutom kraven på funktion och pris, innan produkt eller tjänst köps eller avtals sluts. När det gäller inhyrning av underleverantörer i flyttsammanhang anlitar vi i första hand företag som är medlemmar i SMF, detta för att kunna säkerhetsställa att uppdraget utförs i enlighet med de riktlinjer som finns i företagets ledningssystem och därmed kunna kvalitetssäkra vår tjänst mot kund. I de fall att SMF-företag ej är en möjlig partner görs en kvalitetsbedömning vid varje enskilt fall. Leverantörsregister Rekrytering och utbildning AB:s personal skall ha, eller erhåller genom utbildning sådan kunskap och kompetens att vi väl uppfyller såväl egna förväntningar samt kundens krav. Denna kunskap kan inhämtas såväl externt som internt. För att säkerhetsställa att personalen har erforderlig yrkesskicklighet har företaget infört ett introduktionsprogram som genomförs vid anställningens början. Introduktionen anpassas till vederbörandes tidigare kunskap och erfarenhet samt kommande arbetsuppgifter. Programmet ger även en grundläggande information om vår branschstandard. Vi har ett register för genomförda utbildningar för samtlig personal, för att lätt se vilken kompetens som innehas och vilket behov av vidareutbildning som finns. Sidan 5 av 9

6 Introduktion av nyanställda Utbildningsplan Kontakt och avtalsförfarande med kund samt genomförande av uppdrag. Vid kontakt med kund, avtalsförfarande och senare genomförande av uppdrag, är det viktigt att rutiner följs och de korrekta blanketterna och dokumenten används. Dokument som upprättas för flyttuppdraget skall vara med från början till slut, dessa dokument kan ex vara: offert, orderbekräftelse, arbetsorder och packlistor. Kunden informeras vilket avtal om allmänna bestämmelser som gäller, ex. Bohag 2010, Kontor 2003 etc. I de fall hela eller delar av uppdraget utgörs av tredje part, skall kunden informeras om namn på den underentreprenören snarast. Vi som är uppdragstagare är dock ensamt ansvarig mot kund, därav vikten att all dokumentation är fullständig, upprättade i flera exemplar (för kund, för oss samt för ev. underentreprenör). Kund skall när det är möjligt signera och bekräfta slutfört uppdrag och därefter bekräfta att jobbet är utfört som avtalat. Eventuella skador eller klagomål skall när möjligt noteras vid kvittens. Mallar och blanketter Flyttdokument (Ex. Offert, Arbetsorder) Reklamationshantering I det fall en tvist, skada eller klagomål uppstår, är det viktigt att problemet tas tag i snabbt för att kunna nå en så korrekt uppgörelse med kund som möjligt. Vi skall inom trettio dagar, när kund ställer ersättningsanspråk, bidra till en skadereglering genom att berörda parter får lämna så komplett information om uppdraget som möjligt. Kan inte tvist/skadereglering lösas mellan företaget och kunden, lämnas ärendet till försäkringsbolaget för reglering. I övrigt finns flertalet dokumenterade rutiner gällande övergripande och specifika tillvägagångs sätt vid själva flyttuppdraget. Se Flyttmanual. Sidan 6 av 9

7 Nödlägesberedskap/Riskanalys Nödlägesberedskap beskriver och redogör för de nödlägen som kan uppstå inom företaget. Dokumentet redogör även för hur dessa hot kan minimeras, och vilka åtgärder som skall vidtas i samband med detta. Nya potentiella hot och/eller risker kan identifieras av ledningen vid förändrad verksamhet för en ny eller befintlig kund men också vid exempelvis riskanalys/skyddsrond eller vid inkomna avvikelserapporter. Vid riskanalys/skyddsrond ses verksamheten över och identifierade risker dokumenteras. Riskanalyser på verksamhetens alla olika delar genomförs årligen, de åtgärder som inte kan göras omedelbart, skall handlingsplaner uppföras på. Där framgår tydligt vem som är ansvarig för att åtgärden görs, när den senast skall göras och på vilket sätt risken skall åtgärdas. Nödlägesberedskap Riskanalys/Checklista/Protokoll Avvikelsehantering, korrigerande och förebyggande åtgärder En avvikelserapport ska skrivas när något har hänt, kunde ha hänt eller kan hända som är av onormal karaktär utifrån gällande rutiner eller som direkt kan ge en negativ påverkan. Exempel på det kan vara skadat gods, förseningar, trafiköverträdelser, orderfel, kunders klagomål, bränsle/kemikalieläckage, personskada, bristande vägunderhåll eller annat tillbud etc. En avvikelse kan alltså röra såväl miljö som kvalitet, trafiksäkerhet och arbetsmiljö. Avvikelsen ska rapporteras oavsett om problemets ursprung härstammar från kund, leverantör, ledningen, personal eller kanske till och med vädret. Avvikelsen skall lämnas till som ger den till ansvarig för handläggning, rapportören skall få ett svar inom dagar, även om åtgärd ej är vidtagen. Även arbetsmiljöhändelser så som tillbud och olyckor skall rapporteras, även risker som kan finnas på arbetsplatsen. Dessa kan rapporteras på avvikelserapporterna alternativt på arbetsmiljöverkets egna tillbudsrapport. Allvarligare tillbud eller olyckor anmäls av arbetsgivaren direkt till Arbetsmiljöverket på: Sidan 7 av 9

8 Syftet med korrigerande åtgärder är framförallt att förebygga avvikelsens orsak och förhindra en upprepning, ej att leta syndabockar eller peka ut en enskild individ. Ledningen följer årligen upp avvikelserna och granskar effekten av korrigerande och förebyggande åtgärder. Anställda uppmanas att aktivt, söka och föreslå företagsledningen effektivare och enklare rutiner än vad som vid varje tillfälle gällande instruktion och arbetssätt medger. Avvikelserapport Tillbudsblankett Kundtillfredsställelse Kundtillfredsställelsen följs årligen upp genom dokumenterat samtal med kund och/eller utskick av frågeformulär. Dessa analyseras sedan vid den årliga genomgången av ledningssystemet. Kundenkät Uppföljning Regelbunden uppföljning och dokumentation sker av följande: drivmedelsförbrukning kunders klagomål förseningar skador handläggningstid reklamationer Bränsleförbrukning Internkontroll Årligen genomför vi en uppföljning av ledningssystemet, detta sker i varje år. Kontrollen av ledningssystemets funktion dokumenteras i ett protokoll. Vid denna uppföljning skall det framgå om policy och övrig dokumentation är aktuell och efterlevs. Sidan 8 av 9

9 Ur protokollet ska som minst följande framgå: Sammanställning/analys av kundtillfredsställelsen Sammanställning/analys av avvikelserapportering Uppföljningen av pågående och avslutade handlingsplaner samt genomförda riskanalyser Uppföljning av utfästelser i verksamhetspolicyn, t ex på vilket sätt man förbättrat verksamhetssystemet. Protokoll från Branschstandardsystemets genomgång. Sidan 9 av 9