Beslutsattestanter och firmatecknare för kommunledningskontoret

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Åsa Bejvall KS 2014/ Kommunstyrelsen er och firmatecknare för kommunledningskontoret 2015 Förslag till beslut Kommunstyrelsen fastställer kommunledningskontorets förslag till beslutsattestanter och firmatecknare för 2015 enligt bifogat förslag. Bakgrund Kommunledningskontoret har tagit fram bifogade förslag till beslutsattestanter och firmatecknare för år Kommunstyrelsen ska fastställa dessa årligen. Förslagen följer huvudsakligen 2014 års beslut men har kompletterats med beloppsgränser. Enheterna har själva möjlighet att beslutsattestera upp till kronor. Fakturor som överskrider denna beloppsgräns ska eskalera till överordnad nivå. Kommundirektören eller dess har möjlighet att beslutsattestera fakturor upp till kronor, belopp däröver beslutas av kommunstyrelsens ordförande. Övriga förändringar härrör från personal- eller organisationsförändringar. Åsa Bejvall Controller Annette Andersson tf Kommundirektör Bilagor Firmatecknare 2015 er 2015 Kommunledningskontoret Ekonomienheten Adress Box 611, Kalmar Besök Östra Sjögatan 18 Tel vx Fax

2 KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Ekonom Åsa Bejvall (4) er kommunledningskontoret 2015 Driftredovisning Ansvar Namn Beloppsgräns 001 Finansiering utom pensionsutbetalningar och förvaltningsavgifter Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall Finansiering pensionskostnader Pensionsutbetalningar & förvaltningsavgift Anne Elgmark Ulrika Petersson, Thomas Hodin, Mats Gustafsson Koncernledning Annette Andersson Ola Johansson, Urban Sparre x Kansli- och omvärldsenheten Enhetschef KoO Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén Ärendehantering Jonas Sverkén Ann-Mari Nilsson Kvalitet och service Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén Hållbarhet och strategi Ann-Mari Nilsson Jonas Sverkén Överförmyndarnämndens kansli Ann Wribe Peter Lindqvist, Ann-Mari Nilsson Ekonomienheten Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall

3 2 (4) Ansvar Namn Beloppsgräns Personalenheten Anne Elgmark Mats Gustafsson Löneadministration Mats Gustafsson Anne Elgmark Kommunhälsan Carina Hertzberg Sinisa Vukovac, Magnus Appert 13006x Näringslivs- och arbetsmarknadsenhet Näringslivsverksamhet Thomas Davidsson Niklas Andersson Arbetsmarknadsvht. Jimmy Johansson Thomas Davidsson Kunskapsnavet Birgitta Agnesson Thomas Davidsson Invandrarservice Lars-Ove Angré Thomas Davidsson 13007x Projekt- och Exploateringsenheten Administration Pär Svanfeldt Eva Danielsson, Susanne Karlsson, Klara Persson Mark och tomträtter Patrik Ihrman Pär Svanfeldt, Maria Jakobsson, Susanne Karlsson Miljö och deponier Maria Jakobsson Pär Svanfeldt, Patrik Ihrman, Susanne Karlsson Huvudprojektledare Mattias Andersson Annika Fonseca, Pär Svanfeldt, Susanne Karlsson Exploateringsverksamhet Pär Svanfeldt Susanne Karlsson, Johanna Kindqvist, Klara Persson, Peder Hägg, Patrik Ihrman, Maria Jakobsson Kommunikationsenhet Henrik Nilsson Christine Bergqvist Björklund Kontaktcenter Kenth Gustafsson Henrik Nilsson Stiftelseadministration Urban Sparre Åsa Bejvall, Jonas Agerhed, Anna Johansson

4 3 (4) Ansvar Namn Beloppsgräns 13030x Brandkåren Gert Friberg Annette Andersson Administration Gert Friberg Annette Andersson Skydd och säkerhet Peo Carlsson Gert Friberg Tillsyn Karl-Johan Daléen Gert Friberg Operativ enhet heltid Kenneth Emricsson Daniel Åström Operativ enhet deltid Daniel Åström Kenneth Emricsson Utbildning Ulf Petersson Gert Friberg Krisledning Stabschefer krisledning Ekonomer krisledning 133 Gymnasieskola Urban Sparre Anna Johansson, Jonas Agerhed Investeringsredovisning Ansvar Beloppsgräns 130 Inventarier KL-kontoret Annette Andersson Åsa Bejvall, Urban Sparre Hamnverksamhet Urban Sparre Ola Johansson, Annette Andersson Exploateringsverksamhet Pär Svanfeldt Johanna Kindqvist, Maria Jakobsson, Klara Persson, Peder Hägg, Patrik Ihrman x Brandkåren Gert Friberg Annette Andersson

5 4 (4) Balansräkning Ansvar Konto Samtliga 1-2, utom; Anna Johansson Ann-Marie Ekblad, Urban Sparre, Viveca Polteg, Jörgen Svensson, Britt-Marie Mikkelsen, Jonas Agerhed, Åsa Bejvall, Susanne Karlsson Arbetsgivaravg, särskild löneskatt Eva Sjöstedt Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Maj-Greth Åckerström 271 Personalens källskatt Eva Sjöstedt Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Maj-Greth Åckerström Löneavdrag för samtliga nämnder/förvaltningar Eva Sjöstedt Urban Sparre, Anna Johansson, Ulrika Petersson, Maj-Greth Åckerström Löneutbetalningar Eva Sjöstedt Ulrika Petersson, Maj-Greth Åckerström Utmätning Eva Sjöstedt Ulrika Petersson, Maj-Greth Åckerström Bokföringsorder (rättelser) drift, investering och balansräkning Ansvar Konto Samtliga Samtliga Urban Sparre, Anna Johansson, Åsa Bejvall, Susanne Karlsson, Jonas Agerhed, Viveca Polteg, Ann-Marie Ekblad, Britt-Marie Mikkelsen och Jörgen Svensson får attestera bokföringsorder med rättelser av fel eller andra omföringar som kan uppstå vid inrapportering från de olika delsystemen till Aditro Redovisning och Reskontror och andra uppenbara konteringsfel oavsett belopp. Samma personalgrupp får också kontera och attestera de inbetalningar som kommer till kommunen. Samtliga Samtliga Anne Elgmark, Ulrika Petersson, Eva Sjöstedt, Maj-Greth Åckerström, Håkan Stenberg, Ann Johansson och Thomas Hodin får attestera bokföringsorder med rättelser av fel som kan uppstå vid inrapportering av uppgifter till systemet Personec P och andra uppenbara konteringsfel som avser löne- och pensionsadministration. Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna på samma befattning följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Fakturor som överskrider beslutad beloppsgräns ska eskalera till överordnad nivå. Ställföreträdande kommundirektör eller dess kan gå in som för samtliga ansvar och övertar då beloppsgränsen. Kommundirektören eller dess är beslutattestant för samtliga förvaltningschefer inom Kalmar kommun. Kommundirektörens beslutsattest maximeras till kronor. Belopp däröver beslutas av kommunstyrelsens ordförande. Kommundirektörens är ställföreträdande kommundirektör. Ställföreträdande kommundirektörs är kommunledningskontorets controller.

6 KOMMUNLEDNINGSKONTORETS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Kommunstyrelsen Ekonom Åsa Bejvall (4) Rätt att underteckna vissa handlingar - firmatecknare m.m. 1. Rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar samt utfärda checkar och andra anvisningar Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, ekonom Åsa Bejvall, ekonomiadministratörerna Jörgen Svensson, Ann-Marie Ekblad, Viveca Polteg och Britt-Marie Mikkelsen får två tillsammans under 2015; kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar och andra anvisningar som är ställda till Kalmar kommun eller kommunens nämnder, förvaltningar och andra enheter. utfärda checkar och andra anvisningar från Kalmar kommun och dess bolags bankräkningar samt plus- och bankgiro. Några andra anställda i kommunen har inte rätt att kvittera ut pengar på postanvisningar, utbetalningskort, checkar eller andra anvisningar som är ställda till Kalmar kommun eller kommunens nämnder, förvaltningar och andra enheter. 2. Rätt att företräda Kalmar kommun på koncernkontot i internetuppkopplingen mot banken Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, ekonom Åsa Bejvall, ekonomiadministratörerna Viveca Polteg, Ann-Marie Ekblad, Jörgen Svensson och Britt-Marie Mikkelsen får två tillsammans under 2015 beordra utbetalningar eller omdisponeringar av pengar på Kalmar kommuns koncernkonto via internetuppkopplingen. Registrering och beslutsattest sker med elektronisk behörighet i systemen. 3. Rätt att underteckna låne- och borgensförbindelser Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller ekonom Åsa Bejvall under 2015 underteckna kommunens låneförbindelser samt borgens- och andra ansvarsförbindelser.

7 2 (4) 4. Rätt att ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar Ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller ekonom Åsa Bejvall får tillsammans med någon av ekonomiadministratörerna Viveca Polteg eller Britt-Marie Mikkelsen under 2015 för Kalmar kommun ansöka om betalningsförelägganden och utmätningar. 5. Rätt att underteckna kommunens allmänna självdeklaration Ekonomichef Urban Sparre får tillsammans med redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed eller ekonom Åsa Bejvall underteckna kommunens allmänna självdeklaration vid taxeringen Rätt att underteckna månatliga skattedeklarationer Löneadministratörerna Eva Sjöstedt, Maj-Greth Åckerström eller Ulrika Petersson får tillsammans med ekonomichef Urban Sparre, redovisningschef Anna Johansson, budgetchef Jonas Agerhed, ekonom Åsa Bejvall, ekonomiadministratör Viveka Polteg eller ekonomiadministratör Britt-Marie Mikkelsen underteckna Kalmar kommuns månatliga skattedeklarationer under Rätt att utfärda tjänstelegitimation Löneadministratör Håkan Stenberg eller säkerhetssamordnare Peo Carlsson får under 2015 utfärda tjänstelegitimation för kommunens personal. 8. Rätt att kvittera ut paket, postförskott, rek och andra värdeförsändelser Vaktmästare Alf Rundberg och vaktmästare Patrik Larsson får under 2015 kvittera ut paket, postförskott, rek och andra värdeförsändelser till Kalmar kommun. Värdeförsändelserna ska förtecknas i samband med postöppningen och utlämnas därefter till adressaten mot kvittens. 9. Rätt att avge yttrande och överklaga beslut om folkbokföring Utredningssekreterare Susanne Eriksson får under 2015 för Kalmar kommun avge yttrande och överklaga beslut om folkbokföring. 10. Rätt att underteckna leasingavtal för fordon Supportchef Johan Råberg, enhetschef Björn Hedbäck eller tf enhetschef Peter Hermansson eller transportassistent Camilla Svensson, inköparna Gunnar Farmansson eller Mats Sund under 2015 underteckna Kalmar kommuns leasingavtal för fordon. 11. Köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelser med tomträtt Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får tillsammans med enhetschef för projektoch exploateringsenheten Pär Svanfeldt, exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Peder Hägg, exploateringsingenjör Klara Persson eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson under 2015 underteckna erforderliga handlingar vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelser med tomträtt.

8 3 (4) Vid köp och försäljning av fastigheter samt upplåtelse med tomträtt upp till ett värde av högst 20 prisbasbelopp får exploateringschef Pär Svanfeldt, exploateringsingenjör Johanna Kindqvist, markingenjör Patrik Ihrman, exploateringsingenjör Peder Hägg, exploateringsingenjör Klara Persson eller exploateringsingenjör Maria Jakobsson två i förening, under 2015 underteckna erforderliga handlingar. 12. Beslut om vilka som ska verkställa uppdrag som lämnats av kommunfullmäktige Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson eller förste vice ordförande Christina Fosnes får efter föredragning av ställföreträdande kommundirektör Annette Andersson eller stadssekreterare Jonas Sverkén besluta om vilka som ska verkställa de uppdrag som kommunstyrelsen får av kommunfullmäktige Ansökan om bidrag/finansiering av projekt Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson, förste vice ordförande Christina Fosnes eller ställföreträdande kommundirektör Annette Andersson får underteckna ansökan om bidrag i projekt där EU, statliga myndigheter eller andra externa aktörer helt eller delvis står som finansiärer. 14. Förvaltade donationsstiftelsers årsredovisningar Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson och förste vice ordförande Christina Fosnes får underteckna de årsredovisningar för donationsstiftelser som förvaltas av Kalmar kommunstyrelse och avser verksamhetsår Firmatecknare för kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ordförande Johan Persson och förste vice ordförande Christina Fosnes får under 2015 teckna firma för kommunstyrelsen. 16. Firmatecknare i andra ärenden Ställföreträdande kommundirektör Annette Andersson och enhetscheferna på kommunledningskontoret får under 2015 underteckna handlingar som gäller kontorets respektive verksamheter. Det gäller följande enheter och enhetschefer: Kansli- och omvärld Enhetschef Ann-Mari Nilsson Ekonomi Ekonomichef Urban Sparre Personal Personalchef Anne Elgmark Kommunhälsan Enhetschef Carina Hertzberg Näringsliv och arbetsmarknad Näringslivs- och arbetsmarknadschef Thomas Davidsson Projekt och exploatering Enhetschef Pär Svanfeldt Kommunikationsenhet Kommunikationschef Henrik Nilsson Brandkåren Räddningschef Gert Friberg

9 Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande på samma befattning följer rätten att underteckna vissa handlingar m.m. med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. 4 (4)