GMAC:s uppförande- och etikregler. Maj 2007

Transkript

1 GMAC:s uppförande- och etikregler Maj 2007

2 Innehåll Inledning...3 Använda GMAC:s Uppförande- och etikregler...3 Vem som måste följa Reglerna...3 Anställda och ledningsgruppens medlemmar...3 Dotterbolag och filialer...3 Tredje partsrepresentanter för GMAC...3 Friskrivningar...3 Ta upp integritets- eller compliance-problem och söka rådgivning...3 Ansvar för överträdelser...3 Personlig integritet...4 Förstå Reglerna...4 Agera med integritet när Reglerna verkar otydliga...4 Integritet på arbetsplatsen...5 Rättvis behandling och respekt...5 Diskriminering och trakasserier...5 Hälsa och säkerhet...5 Intressekonflikter...6 Ekonomiska intressen i andra företag...6 Affärstillfällen...6 Relationer till tjänstleverantörer och underleverantörer...7 Välgörenhetsaktiviteter och offentlig tjänst...7 Extern anställning...7 Skydda och använda GMAC:s tillgångar...7 Använda företagets egendom...7 Internet, e-post och röstpost...8 Informationsintegritet...8 Korrekt information, handlingar och kommunikation...8 Konfidentiell och egenägd information...8 Privat information och sekretessfrågor...9 Rättstvister och undersökningar...9 Kommunicera med media...9 Integritet på marknaden...10 Gåvor...10 Ta emot gåvor...10 Lagar om bankmutor...10 Gåvor till kunder, tjänstleverantörer, underleverantörer, media och finansanalytiker...10 Rättvis konkurrens...11 Allmänt...11 Relationer med konkurrenter...11 Internationella hänsynstaganden...11 Insideraffärer...11 Integritet i samhället och där vi är verksamma...12 Undvika olämpliga utbetalningar till myndighetspersoner...12 Politiska aktiviteter...12 Uppfylla regler mot pengatvätt...12 Iaktta ekonomiska sanktioner och exportkontroll...12 Allmänt...12 Reglering avseende utländska tillgångar...12 Förordningar mot bojkotter...12 Exportkontroller...13 Följa miljöskyddsregler...13 Slutledning...14 Bilaga: GMAC:s Uppförande- och etikregler för ekonomer...15 GMAC:s Uppförande- och etikregler 2

3 Inledning Använda GMAC:s Uppförande- och etikregler GMAC:s Uppförande- och etikregler är utformade för att hjälpa GMAC:s medarbetare, ledningsgruppsmedlemmar och representanter förstå uppförandenormerna och fullfölja fundamentala skyldigheter som är livsviktiga för våra framgångar. Vissa skyldigheter är juridiskt bindande. Andra skyldigheter härstammar från policy som upprättas av GMAC för att säkerställa att våra handlingar återspeglar vår mission, vår vision och våra värderingar. Att leva upp till båda typerna av skyldigheter är livsviktigt för vår målsättning att agera med integritet. Dessa Regler kan visserligen hjälpa dig med svar på dina frågor, men de kan inte beskriva alla tillämpliga lagar, policy eller normer. Medarbetarna måste också granska och följa alla andra policies som gäller på de enheter där de är anställda. I händelse av skillnader mellan lag och policy ska den mest restriktiva normen tillämpas. Om du har frågor om vad lagen kräver eller om du anser att det finns motstridigheter mellan lokal lagstiftning och företagets policy kan du kontakta personalen på juristavdelningen. Vem som måste följa Reglerna Anställda och ledningsgruppens medlemmar Dessa Regler gäller alla GMAC-anställda runt om i världen och alla medlemmar i GMAC-ledningsgruppen när de agerar i sin kapacitet som ledningsgruppens medlemmar. Dotterbolag och filialer Dessa Regler gäller alla funktionsområden, divisioner och dotterbolag inom GMAC. Med avseende på dessa Regler är dotterbolag företag där GMAC direkt eller indirekt äger mer än 50 procent av röstberättigade aktier. I de fall där GMAC äger mindre men leder företaget ska beslutet om att tillämpa dessa Regler fattas baserat på varje enskilt fall. Tredje partsrepresentanter för GMAC Dessa Regler gäller konsulter, ombud, försäljningsrepresentanter, distributörer, oberoende entreprenörer och kontraktsanställda när de agerar på GMAC:s vägnar. GMAC-anställda som samarbetar med representanter för GMAC måste säkerställa att dessa representanter följer tillämpliga regler när de agerar på GMAC:s vägnar. Friskrivningar Ledningsgruppen eller en styrelsekommitté måste godkänna alla friskrivningar från klausuler i dessa Uppförande- och etikregler för någon av följande högre chefer i GMAC LLC: verkställande direktör, ekonomichef, bokföringschef eller controller eller personer som utför liknande uppgifter. Ta upp integritets- eller compliance-problem och söka rådgivning Sök hjälp om du är osäker på lämpliga tillvägagångssätt eller hur Reglerna gäller i en viss situation. Du kan kontakta: Din närmaste chef eller den lokala ledningen Nästa ledningsnivå Din kontaktperson på personalavdelningen Din kontaktperson på GMAC:s juridiska avdelning Den compliance-ansvarige Den allmänna revisorn Ordföranden i GMAC:s revisionskommitté I de flesta länderna kan du också rapportera integritets- eller compliance-problem anonymt, genom att ringa till GMAC Ethics Hotline. GMAC Ethics Hotline hanteras av en extern part. Syftet med detta är att förenkla rapportering av eventuellt olagligt, oetiskt eller olämpligt uppförande. Det är tillgängligt dygnet runt för alla som berörs av dessa Regler.Telefonnumret i USA och Kanada är Du kan också skicka in en rapport via en säker webbsida eller via e-post. Gå till eller till GMAC Exchange under Human Resources, Global Security om du behöver mer information. Du kan dessutom rapportera integritetsproblem elektroniskt till GMAC Global Security. Denna elektroniska rapportering är inte anonym. GMAC kräver att anställda rapporterar compliance-problem och förbjuder hämndaktioner mot dem som tar upp sådana problem på ärligt sätt. GMAC vidtar lämpliga åtgärder mot alla som utför hämndaktioner. Ansvar för överträdelser Anställda som bryter mot dessa Regler kommer att bli föremål för disciplinåtgärder som, enligt ledningens bedömning, är lämpliga för överträdelsens beskaffenhet och som kan omfatta uppsägning. Anställda kan också bli föremål för civil- eller straffrättsliga påföljder om lagbrott har inträffat. Dessa Uppförande - och etikregler utgör inte ett anställningskontrakt för en definierad tidsperiod och ej heller en garanti om fortsatt anställning. GMAC:s Uppförande- och etikregler 3

4 Personlig integritet GMAC förväntar sig att de anställda ska ta eget ansvar för sina handlingar. Vi visar integritet genom att leva upp till de högsta normerna avseende ärlighet, pålitlighet och etiskt uppförande. Vi visar integritet genom att följa lagar och företagets policy, även vi om inte nödvändigtvis håller med om dem. I ett stort globalt företag kan olika personer ha olika åsikter om huruvida en viss policy är bra eller ej. men det är inte valfritt att följa reglerna. Ledare har ansvar för att stå som modeller för gott uppförande och fostra en anda där uppfyllelse uppnås. Vi visar integritet genom att göra våra röster hörda när vi anser att det förekommer brott mot lagen eller företagets policy. Enskilda individers agerande kan skada hela företagets goda namn. Om någon äventyrar våra grundläggande värderingar eller vår policy måste vi reagera omedelbart. Det sämsta alternativet är att ignorera eller dölja ett problem och löpa risken att det förvärras. Det bästa alternativet är vanligtvis att först tala med den närmaste chefen och sedan med ledningen. Du kan också ta upp problem med juristavdelningen, revisorerna, säkerhetspersonalen eller personalavdelningen. I de flesta länderna kan du också rapportera problem anonymt via GMAC Ethics Hotline. Förstå Reglerna Lagar är komplexa och föränderliga och därför är goda avsikter inte alltid tillräckligt för att säkerställa att de följs. Varje medarbetare måste förstå de juridiska regler och yrkesmässiga, etiska och riskhanteringsnormer som påverkar hennes eller hans arbete tillräckligt väl för att kunna identifiera problem och förstå när det är dags att be om rådgivning. Om du vill ha ytterligare information eller utbildning avseende det juridiska ansvar som gäller din befattning kan du tala med din ledning eller GMAC-juristerna eller också kan personalavdelningen hänvisa dig till rätt person. Agera med integritet när Reglerna verkar otydliga Gott omdöme är väsentligt, eftersom det finns situationer som inte är helt entydiga. Var medveten om varningstecknen: om ett diskutabelt förslag försvaras med att det som behövs eller våra konkurrenter gör det eller ingen kommer att få reda på det måste det med stor sannolikhet övervägas på nytt. När du inte är säker på det rätta valet, kan du fråga dig själv: Är det lagligt? Stämmer det överens med våra värderingar och vår policy? Hur skulle det se ut på en löpsedel? Om du fortfarande tvivlar bör du be om råd och fortsätta med att ställa frågor tills du får svaret. Börja med din närmaste chef. Om du anser att din chef inte kan hjälpa dig kan du kontakta juridikavdelningen. DU MÅSTE Ta eget ansvar för att utföra uppgifter i enlighet med företagets policy och alla tillämpliga lagar och förordningar. Känna till reglerna. Be den juridiska personalen om vägledning om lagar, förordningar och yrkesmässiga, etiska och riskhanteringsnormer som är förknippade med ditt arbete. Underrätta din ledning eller den juridiska personalen om du inte är säker på om en åtgärd är laglig eller om den strider mot företagets policy. DU FÅR EJ Anta att det är acceptabelt att följa anvisningar som strider mot lagen eller företagets policy. Anta att någon annan kommer att åtgärda ett problem. Anta att tvivelaktiga metoder är lagliga bara för att någon annan har gjort det tidigare. GMAC:s Uppförande- och etikregler 4

5 Integritet på arbetsplatsen Rättvis behandling och respekt Vi anställer, befordrar, utbildar och betalar våra anställda baserat på meriter, erfarenhet och andra arbetsrelaterade kriterier. Vi sätter värde på våra anställdas olika bakgrundsförhållanden. Vi strävar efter att skapa arbetsmiljöer som accepterar och tolererar skillnader och samtidigt förespråkar produktivitet och laganda. Var och en av oss har ansvar för att skapa och upprätthålla en produktiv arbetsmiljö, där alla medarbetares värde respekteras. Vi har också ansvar för att behandla våra kunder rättvist och respektfullt. Diskriminering och trakasserier Varje individ har rätt att arbeta i en miljö där man förespråkar lika möjligheter och förbjuder diskriminerande metoder, inklusive trakasserier och diskriminering baserat på ålder, ras, hudfärg, kön, religion, nationellt ursprung, handikapp, sexuell läggning, graviditet, civilstånd, militär status, krigsveteranstatus eller annan status som skyddas i lag. Denna policy gäller alla anställda, kontraktsanställda, konsulter, kunder, leverantörer och gäster på alla platser där GMAC bedriver verksamhet, såväl som på sociala evenemang som sponsras av företaget samt på andra platser utanför företaget om uppförandet påverkar arbetsförhållandet. Trakasserier Trakasserier är ovälkommet och fientligt verbalt, fysiskt eller visuellt uppförande gentemot en person på grund av ålder, ras, hudfärg, kön, religion, nationellt ursprung, handikapp, sexuell läggning, graviditet eller civilstånd, när detta uppförande skapar en avskräckande, fientlig eller stötande arbetsmiljö, orsakar försämrade arbetsprestationer eller påverkar arbetstillfällen negativt. Specifika handlingar som kan anses vara trakasserande omfattar, men begränsas ej till, verbalt uppförande (exempelvis användning av stötande öknamn, skämt, förtal, negativa stereotyper samt hotande, avskräckande eller fientliga handlingar), icke-verbalt uppförande (exempelvis att stirra, kasta olämpliga blickar eller ge olämpliga gåvor), fysiskt uppförande (exempelvis överfall, oönskad beröring, avsiktlig blockering av normala rörelser eller förhindrande i arbetet) samt visuellt uppförande (exempelvis nedsättande affischer och stötande fotografier, serier, teckningar eller gester). Olämpligt e-post- eller Internet-innehåll på arbetsplatsen kan också utgöra trakasserier. Sexuella trakasserier Sexuella trakasserier är ovälkommet sexuellt eller sexualbaserat uppförande. Specifika handlingar som kan anses vara sexuellt trakasserande omfattar, men begränsas ej till, krav på sexuell kontakt med ett underförstått eller öppet hot avseende anställning, befordran, uppsägning eller andra anställningsvillkor samt sexuellt uppförande som på oskäligt sätt stör en medarbetares arbetsprestationer och skapar en avskräckande, fientlig eller stötande arbetsmiljö. Rapportera trakasserier Om du upplever eller ser att en person uppträder på trakasserande eller olämpligt sätt bör du tala om för personen att du anser att uppförandet är olämpligt och att du vill att det ska upphöra. Om du inte känner att du kan tala direkt med person eller om personen inte respekterar din begäran bör du rapportera uppförandet till din närmaste chef eller till personalavdelningen. Enheten där personen är anställd kräver eventuellt att chefen rapporterar ärendet till personalavdelningen. I de flesta länderna kan du ringa till GMAC Ethics Hotline om du vill förbli anonym. Påståenden om trakasserier undersöks utan dröjsmål. Hämndåtgärder gentemot någon som rapporterar misstänkta brott mot denna policy eller som samarbetar i undersökningen av ett påstått brott tolereras ej. När brott mot denna policy om diskriminering och trakasserier har förekommit kommer ledningen att vidtaga lämpliga disciplinåtgärder, inklusive uppsägning av anställning eller affärsrelationer. Hälsa och säkerhet GMAC:s främsta prioritet är att värna om varje anställds hälsa och säkerhet. Vi får inte äventyra någon persons goda hälsa genom något av det vi gör. Detta innebär bland annat att vi måste köra säkert. Vapen och illegala substanser är förbjudna i GMAC:s fastigheter. Om du har hälso- eller säkerhetsrelaterade frågor bör du diskutera dem med din närmaste chef eller med din representant på personalavdelningen. Rapportera alla arbetsrelaterade sjukdomar eller skador. Följ anläggningens riktlinjer för säkerhet och policy för säkerhet under resor. Rapportera alla hot om våld. Anta inte att en risk för hälsa eller säkerhet har rapporterats, utan ta själv ansvaret för att rapportera den. GMAC:s Uppförande- och etikregler 5

6 DU MÅSTE Behandla medarbetare med värdighet och respekt. Iaktta säkerhetsregler. Basera personalbeslut på meriter. Köra bil säkert. DU FÅR EJ Förringa någon person eller grupp. Tolerera beteende som inte uppfyller GMAC:s normer för rättvisa eller respekt. Ta genvägar som utsätter någon för en risk att skadas. Anta att någon annan har ansvar för att identifiera eller åtgärda problem. Intressekonflikter GMAC-anställda har skyldighet att endast agera för GMAC:s bästa och alltid vara lojala gentemot GMAC. Använd inte din ställning hos GMAC för egen vinning. Undvik alla aktiviteter, investeringar eller intressen som kan skada GMAC eller ställa GMAC i dålig dager. Skenet av en intressekonflikt kan vara precis lika skadligt som en verklig konflikt. Exempel på potentiella intressekonflikter omfattar: att investera i tjänstleverantörer, underleverantörer, återförsäljare, kunder eller konkurrenter, att ha nära familjemedlemmar som arbetar för tjänstleverantörer, underleverantörer, återförsäljare, kunder eller konkurrenter samt att ta anställning utanför GMAC utan ledningens godkännande. Om dina arbetsuppgifter omfattar kontakt med en organisation som i sin anställning har en släkting, en före detta kollega eller en annan person som du har ett betydande personligt förhållande till, inklusive ett romantiskt eller sexuellt förhållande, måste du vidta försiktighetsåtgärder för att undvika en potentiell intressekonflikt eller skenet av förmånlig behandling. Organisationen får inte ges några fördelar eller nackdelar på grund av det personliga förhållandet. Om sådana situationer uppstår bör du rådfråga ledningen och, om nödvändigt, sluta agera på GMAC:s vägnar. Om du eller ledningen har frågor om hur denna policy skall tolkas eller om det bästa sättet att reda ut en situation är otydligt bör ledningen rådfråga personalavdelningen. Anställning och befordran får ej påverkas av en kandidats förhållande till någon anställd, inklusive familje-, personliga, romantiska eller sexuella förhållanden. Om personer med sådana band anställs eller ges uppdrag bör åtgärder vidtagas för att undvika att de står i direkt eller indirekt förhållande till varandra som chef/underordnad. I sällsynta fall kan ledningen för de båda påverkade medarbetarna tillåta ett sådant arbetsförhållande mellan anställda med denna typ av band. Sådana fall måste granskas av GMAC:s juridiska avdelning och personalavdelningen för att säkerställa att det inte föreligger någon intressekonflikt. Använd GMAC:s frågeformulär om intressekonflikter för att avslöja dessa förhållanden och alla andra verkliga eller potentiella intressekonflikter. Detta ger ledningen möjlighet att bestämma om de kan medge en aktivitet om en potentiell intressekonflikt föreligger. Granska frågeformuläret minst en gång om året för att kontrollera att det fortfarande är korrekt. Ge ledningen ett uppdaterat frågeformulär om någon av de omständigheter som behandlas i det förändras. Överväg om en ändring i dina ansvarsområden kan kräva att formuläret uppdateras. Ekonomiska intressen i andra företag Ingen anställd eller medlem i en anställds hushåll skall äga väsentligt intresse eller väsentlig investering (inklusive intresse i dotterbolag till eller samarbetsprojekt med GMAC), som kan skapa en intressekonflikt, i någon tjänstleverantör, underleverantör, kund eller konkurrent till GMAC, om intresset eller investeringen ägs utanför GMAC:s investeringsplan för pensionssparande. Använd GMAC:s frågeformulär om intressekonflikter för att avslöja vissa ekonomiska intressen (så kallat väsentligt intresse) i en tjänstleverantör, underleverantör, kund eller konkurrent. En definition av begreppet väsentligt intresse och information om det typer av ekonomiska intressen du måste avslöja finns tillgängliga i frågeformuläret om intressekonflikter. Alla anställda som tänker skaffa väsentligt intresse som kräver avslöjande skall rapportera det påtänkta inköpet till sin ledning. Denna policy är ej tillämplig för investeringar och intressen i offentligt ägda värdepappersfonder, privata lån i banker eller normala affärstransaktioner med försäkrings- eller finansbolag. Anställda som arbetar mot banker eller ekonomiska institutioner på sina jobb hos GMAC får ej skaffa privata lån från sådana organisationer på otillbörligt sätt. Affärstillfällen Du får ej tillvarata, för egen del eller för tredje part, något affärstillfälle som du upptäcker genom din anställning så länge detta tillfälle inte redan har erbjudits GMAC och GMAC har avvisat det. GMAC:s Uppförande- och etikregler 6

7 Relationer till tjänstleverantörer och underleverantörer GMAC väljer tjänstleverantörer och underleverantörer opartiskt och baserat på pris, kvalitet och service. Välgörenhetsaktiviteter och offentlig tjänst GMAC ser mycket positivt på frivilligt arbete för välgörenhetsorganisationer, skolor och myndigheter. Var dock medveten om tidskraven och potentiella intressekonflikter som kan uppstå genom arbetet i sådana organisationer. När det finns en möjlighet att en konflikt mellan GMAC:s intressen och åtaganden utanför GMAC kan uppstå måste du avslöja detta och vidta åtgärder för att förhindra att GMAC:s intressen skadas. Detta kan ibland innebära att du måste diskvalificera dig själv från vidare inblandning. När du söker donationer för en extern organisation måste du undvika alla intryck av påtryckningar från GMAC. Donationer måste vara helt frivilliga. Du får inte använda GMAC:s brevpapper för någon förfrågan om inte GMAC stöder insamlingen som en aktivitet på företaget. Extern anställning Vi förväntas ägna hela vår tid åt arbetet under normal arbetstid och under alla annan tid det kan vara nödvändigt. Extern anställning kan skapa intressekonflikter eller minska produktiviteten. Undvik externa affärsaktiviteter som kan ta tid och uppmärksamhet från GMAC:s verksamhet. Om någon extern aktivitet skapar skenet av en verklig eller potentiell intressekonflikt måste du avslöja detta för ledningen och personalavdelningen samt på GMAC:s frågeformulär om intressekonflikter. GMAC föredrar att anställda inte tar upp poster i styrelse för externa vinstdrivande företag. Anställda får endast delta i sådana styrelser efter att detta har godkänts av företagsledningen och bolagsjuristen. Acceptera aldrig anställning hos en tjänstleverantör, underleverantör, kund, återförsäljare eller konkurrent till GMAC utan ledningens skriftliga medgivande. När en anställds make/maka eller partner arbetar hos en tjänstleverantör, underleverantör, kund eller konkurrent måste båda individerna uppfylla sina åtaganden hos respektive arbetsgivare. DU MÅSTE Använda GMAC:s frågeformulär om intressekonflikter för att underrätta ledningen om en potentiell konflikt, även om du tror att det inte finns något problem. Avslöja alla aktiviteter, investeringar, anställningar eller förhållanden som kan skapa så lite som skenet av en möjlig konflikt. Ha ett ifyllt frågeformulär om intressekonflikter till hands och uppdatera det närhelst omständigheterna förändras. DU FÅR EJ Bli inblandad i någon aktivitet, investering, anställning eller något förhållande som kan skapa en konflikt med anställning hos GMAC. Underlåta att underrätta ledningen med fullständigt avslöjande av alla potentiella konflikter. Skydda och använda GMAC:s tillgångar Anställda har skyldighet att skydda GMAC:s tillgångar och säkerställa att de används korrekt. GMAC:s tillgångar omfattar fysiska tillgångar som utrustning och kontorsmateriel, ekonomiska tillgångar, information och informationsteknik. GMAC:s tillgångar får endast användas för GMAC:s verksamhet och i enligt med tillämpliga GMAC-regler. Medarbetare måste lämna tillbaka alla GMAC-tillgångar inklusive GMAC-information, när deras anställning hor GMAC upphör. Använda företagets egendom GMAC:s tillgångar, inklusive företagets brevpapper och företagsnamnet, får ej användas för egen vinning eller för egna syften. Det finns förstås situationer där sällan förekommande och begränsad privat användning är tillåten, exempelvis lokala telefonsamtal till familjen. Tala med din ledning om du är osäker på vad som är lämpligt. Inlämnande av falska reseräkningar är ett tydligt exempel på förskingring av GMAC:s egendom. Du får ej kopiera programvara eller någon annan form av immateriell egendom för eget bruk eller i strid mot licensavtal. Alla uppfinningar, skrifter, upptäckter, designarbeten, förbättringar, författarskapsarbeten, patent, varumärken eller upphovsrätter som uppstår som resultat av din anställning är GMAC:s egendom och föremål för denna policy. GMAC:s Uppförande- och etikregler 7

8 Internet, e-post och röstpost Internet skall som regel endast användas för arbetsuppgifter. Obetydlig privat användning tillåts om det inte stör arbetet eller produktiviteten och inte strider mot ledningens anvisningar eller GMAC:s regler för acceptabel användning. Fråga din närmaste chef om du känner dig osäker. All elektronisk kommunikation som överförs via GMAC:s system (inklusive telefon, e-post, röstpost och direktmeddelanden) blir delar av GMAC:s handlingar. Ingen anställd kan förvänta sig att sådana meddelanden kommer att behandlas som privata meddelanden. GMAC kan (och gör det ibland) skaffa åtkomst till eller övervaka sina elektroniska kommunikationssystem. GMAC kan övervaka eller radera valfri elektronisk kommunikation eller avslöja den för andra utan föregående varning, dock under förutsättning att detta är förenligt med tillämpliga lagar. Du får aldrig använda GMAC:s informationssystem eller -utrustning på olagligt, oetiskt, obehörigt eller störande sätt. Detta omfattar exempelvis användning, överföring eller lagring av olämpligt material (såsom pornografi, nakenbilder, oanständigt eller våldsrelaterat material, kedjebrev, skämt eller serier med sexuell inriktning eller annat stötande eller nedsättande material förknippat med ålder, ras, hudfärg, kön, religion, nationellt ursprung, handikapp eller sexuell läggning). Överträdelser gör dig till föremål för disciplinåtgärder, inklusive uppsägning. Om du får olämpliga meddelanden bör du be avsändaren sluta skicka dem och radera dem. Om sådana meddelanden fortsätter ska du rapportera detta till lämplig ledningsnivå. Informationsintegritet GMAC-information är en värdefull tillgång i företaget. GMAC-information omfattar all information relaterad till vår verksamhet som skapas eller anskaffas via GMAC:s resurser, oavsett informationens art, medium eller form. All GMACinformation är egendom som tillhör GMAC. Den måste skyddas mot obehörigt avslöjande, obehöriga ändringar eller obehörig förstörelse. Den får ej spridas utanför GMAC utan godkännande från ledningen i den enhet som har ansvar för informationen. Korrekt information, handlingar och kommunikation Det är strängt förbjudet att avsiktligen skapa eller infoga falsk eller vilseledande information i något av GMAC:s ekonomiska eller andra företagsregister. Alla företagsregister måste upprätthållas noggrant. Om en felaktighet kommer in i ett register måste detta korrigeras och i tillämpliga fall måste orsaken till korrigeringen antecknas. Alla medarbetare som är inblandade i att sammanställa ekonomiska rapporter eller i att upprätthålla och tillhandahålla handlingar som återspeglar företagets transaktioner måste följa reglerna i företagets system med interna kontroller över ekonomiska rapporter och säkerställande av tillgångar. Rapporter och dokument som företaget sprider till allmänheten eller registrerar hos myndigheter (exempel vis USA:s Securities and Exchange Commission eller statliga licensmyndigheter) måste vara noggranna och omfatta all information som behövs för att göra inlämnandet fullständigt och sanningsenligt. Om du misstänker att företaget inte upprätthåller sina register eller sammanställer sina rapporter korrekt måste du vända dig till din ledning, till ekonomichefen, till bolagsjuristen eller till den allmänne revisorn. I de flesta länderna kan du också rapportera problem anonymt via GMAC Ethics Hotline. Vi måste svara ärligt och uppriktigt när vi arbetar med GMAC:s oberoende och interna revisorer, jurister och kontrollörer. Vi måste också säkerställa att GMAC:s företagsregister finns tillgängliga för att uppfylla företagets verksamhetsbehov, inklusive juridiska och skattemässiga krav. Vi måste följa GMAC-policy avseende bevarande av register när vi skapar, upprätthåller och avyttrar GMAC-handlingar. Var på alerten och var uppmärksam på så kallade Litigation Holds. Dessa är anvisningar från den juridiska personalen, som av juridiska och kravuppfyllande skäl kräver att GMAC bevarar vissa handlingar utöver normala bevaringsperioder. Underlåtenhet att iaktta Litigation Holds kan leda till allvarliga påföljder för GMAC och dess personal. Det är olagligt att förstöra, dölja, förändra eller förfalska GMAC:s företagsregister eller andra handlingar, dokument eller objekt i syfte att hindra eller påverka någon process eller annan kommande, varslad eller förutsägbar juridisk eller myndighetsåtgärd eller -undersökning. Policy och procedurer för informationssäkerhet och sekretess ger riktlinjer för skydd av GMAC-information. GMAC:s policy avseende bevarande av register innehåller vägledning om hur man skapar, upprätthåller och avyttrar GMAChandlingar som innehåller GMAC-information samt hur man använder GMAC:s informationsresurser. Dessa policydokument gäller även tredje part, inklusive kontraktsanställda, som har åtkomst till GMAC-information. Konfidentiell och egenägd information Förlust eller missbruk av privat information som GMAC samlar in och upprätthåller (inklusive information om enskilda konsumenter, anställda och andra) kan skada GMAC såväl som inblandade individer. Var och en av oss har skyldighet att skydda GMAC-information och privat information som anförtros oss. GMAC:s Uppförande- och etikregler 8

9 Konfidentiell information omfattar exempelvis verksamhetsplaner eller anbud, priser, ekonomiska data och marknadsföringsprogram. Allmänna riktlinjer omfattar följande: Diskutera aldrig känsliga GMAC-ärenden på offentliga platser, inklusive i restauranger och på flyg Följ företagets regler avseende användning av lösenordsskydd och kryptering i datorer och datafiler och lägg aldrig upp eller avslöja sådana lösenord Rapportera förlust eller obehörigt avslöjande av GMAC-information eller privat information omedelbart Privat information och sekretessfrågor GMAC inser vikten av att skydda privat information. Kunders och anställdas privata information måste behandlas i enlighet med GMAC:s sekretessrelaterade policies och metoder för acceptabel användning. När säkerhetsbrott relaterade till privat information inträffar måste du rapportera dem utan dröjsmål via rapporteringssystemet i din affärsenhet. Vårt ansvar för att skydda GMAC-information och privat information gäller även efter att vi lämnar vår anställning hos GMAC. Vi måste återlämna alla GMAC-handlingar (inklusive dokument och filer som kan läsas elektroniskt och på annat sätt). Rättstvister och undersökningar Kontakta den juridiska personalen omedelbart om du, i din roll som representant för GMAC, får någon kallelse, stämning, förfrågan eller annan kommunikation från en domstol, polisen, en myndighet eller en advokat. Innan du samtycker till en intervju, besvarar frågor, lämnar över dokument eller svarar på någon förfrågan om en rättstvist eller undersökning måste du rådfråga den juridiska personalen. Svaren måste vara fullständiga och sanningsenliga. Detta gäller ärenden där GMAC har direkt inblandning, som en undersökning eller rättstvist där GMAC är en av parterna. Detta gäller även ärenden där GMAC har indirekt inblandning, inklusive undersökningar av tjänstleverantörer, underleverantörer, återförsäljare eller konkurrenter. Kommunicera med media Tydlig och noggrann kommunikation med media skyddar vårt goda namn med avseende på integritet. Alla GMACenheter har särskild personal för offentlig kommunikation. Hänvisa alla förfrågningar från media till dem. Om media kontaktar dig skall du undvika att svara på frågor och omedelbart kontakta din ledning och din enhets kommunikatör. DU MÅSTE Känna till och följa informationssäkerhetspolicy och procedurer samt policy avseende bevarande av register. Behandla all GMAC-information och alla GMACegendomar som värdefulla affärstillgångar. Se till att all kommunikation är korrekt, oavsett om den är intern eller extern. Följa alla tillämpliga lagar, förordningar och policies som styr användningen av GMAC:s informationsresurser, såsom datorer, programvara, e-post, Internet och intranätet (GMAC Exchange). DU FÅR EJ Ignorera säkerhetsprocedurer för att spara tid. Ge obehöriga personer åtkomst till GMACinformation. Använda GMAC:s egendom eller system för egen ekonomisk eller annan vinning. Skapa eller veterligen bearbeta missvisande eller felaktig information om GMAC:s verksamhet. Använda GMAC:s informationsresurser för att skapa, använda, överföra eller lagra något material som är oanständigt, stötande, respektlöst gentemot andra eller på annat sätt olämpligt. Göra något som kan göra avbrott i eller äventyra tillgång till, integritet i eller säkerhet hos GMAC:s information, informationsresurser eller annan GMAC-egendom. GMAC:s Uppförande- och etikregler 9

10 Integritet på marknaden Gåvor Ta emot gåvor GMAC måste fatta sina affärsbeslut endast baserade på affärskriterier såsom pris, kvalitet och förväntad avkastning. Vi måste undvika att göra någonting som antyder att våra affärsmässiga beslut kan påverkas av något ovidkommande hänsynstagande, vare sig det är olagligt (såsom mutor) eller oegentligt (såsom personlig vänskap, gåvor eller underhållning). Du får som allmän regel inte ta emot gåvor från någon som kan försöka skaffa inflytande över GMAC:s affärsmässiga beslut, såsom kunder, tjänstleverantörer och andra leverantörer. Denna allmänna regel är föremål för flera undantag. Du får vara en extern parts gäst på lunch eller middag, en mottagning eller representation om måltidens, mottagningens eller representationens värde inte överstiger 100 USD och det totala värdet på måltider, mottagningar och representation som mottagits från samma externa part inte överstiger 200 USD om året. Du har rätt att ta emot materiella gåvor eller minnessaker av nominellt värde, såsom pennor, koppar eller hattar med givarens logotyp. Du har rätt att ta emot priser och icke-monetära förmåner, såsom måltider på prisutdelningsmiddagar och från medborgar- och välgörenhetsorganisationer för samhälls- och välgörenhetstjänst. Du har rätt att ta emot dyrare gåvor på GMAC:s vägnar om en vägran att ta emot gåvorna skulle strida mor GMAC:s rättmätiga intressen, som exempelvis i länder utanför USA, där en gåva anser vara en naturlig hövlighet och inte förväntas påverka ett affärsmässigt beslut. Gåvan blir därmed GMAC:s egendom. Du måste lämna den vidare till din ledning för användning, uppvisning eller annat bruk. Du har ej rätt att ta emot gåvor som golfutflykter, resor eller logi. Om det är lämpligt för dig att delta i sådana aktiviteter kan du hantera kostnaden som en affärsutgift om den uppfyller kriterierna för rättmätiga affärsutgifter. I annat fall måste du själv stå för kostnaden. Du har ej rätt att ta emot gåvor från myndigheter, dock med undantag för officiella gåvor du tar emot på GMAC:s vägnar. Alla lokala avvikelser från denna gåvopolicy måste godkännas av Chief Compliance Officer och Group Vice President för Human Resources och Organizational Development. Lagar om bankmutor Anställda, direktörer, styrelseledamöter, ombud och jurister i depositarieinstitutioner som försäkras av federala myndigheter i USA måste följa den federala Bank Bribery Law och avhålla sig från att söka eller ta emot något värdefullt (annat än verklig lön, timlön och arvorden) i samband med någon av institutionens transaktioner eller affärer. De måste också avhålla sig från att för egen eller en tredje parts (annan än institutionen) del be om någonting värdefullt från någon i gengäld för några affärer, tjänster eller konfidentiell information tillhörande institutionen. Gåvor till kunder, tjänstleverantörer, underleverantörer, media och finansanalytiker Om dina kunder avråder sina anställda från eller förbjuder dem att ta emot gåvor, representation eller annan gratifikation förväntas GMAC:s anställda ha kännedom om och respektera sådan policy. Vissa former av GMAC-sponsrad representation är helt lämpligt för att skapa entusiasm och teamwork, exempelvis som med våra återförsäljande kunder. Representation för GMAC-kunder kan hjälpa GMAC konkurrera på lika villkor med andra potentiella leverantörer till sådana kunder. GMAC kan sponsra mediaevenemang, utställningar, konferenser osv. och bjuda in tjänstleverantörer, underleverantörer, media och finansanalytiker. Även i dessa begränsade situationer får ingen gåva, representation eller annan gratifikation erbjudas om det inte går att uppfylla samtliga fem test: 1. Det är lagligt 2. Mottagarens policy tillåter mottagning 3. GMAC har legitimt affärsmässigt intresse i att göra det 4. Det är lämpligt med avseende på lokala sedvanor 5. Det händer sällan Utöva gott omdöme när du väljer en gåva vid de få tillfällen då en gåva kan vara lämplig. Olämpliga gåvor omfattar kontanter, tjänster, produkt- eller tjänstrabatt (annat än som del av ett godkänt GMAC-program), lån eller borgen. Att ge gåvor, tillhandahålla representation eller erbjuda en gratifikation skall sammanfattningsvis göras med måtta och aldrig för att påverka mottagarens beslut. GMAC:s Uppförande- och etikregler 10

11 Rättvis konkurrens Allmänt GMAC är fast beslutet att konkurrera på lagligt sätt. Lagar som skyddar konkurrensen kan vara komplicerade och de skiljer sig mellan olika länder. Kontakta den juridiska personalen när du tvivlar. Relationer med konkurrenter Enas aldrig med en konkurrent om någon del av priser (inklusive, exempelvis, rabatter eller stimulansåtgärder) eller om vilka produkter eller tjänster som ska utvecklas eller vem ni ska sälja till. Enas behöver inte nödvändigtvis innebära ett skriftligt avtal. Domstolar anser ibland att ett avtal är olagligt baserat på ett samtal, även om det ägde rum på en golfbana. Riktmärkning med en konkurrent kan vara riskabelt och därför måste du skaffa juridiskt och affärsmässigt godkännande innan du gör det. Konkurrensanalys är livsviktigt för GMAC, men du får inte utbyta konkurrensinformation direkt med konkurrenterna. Kunder, tjänstleverantörer, underleverantörer eller experter kan eventuellt bistå med information om marknaden. Undvik att diskutera känsliga ämnen som pris, kostnader eller marknadsplaner på möten med branschorganisationer. Internationella hänsynstaganden USA:s antitrust-lagar är tillämpliga för aktiviteter som skadar konkurrensen i USA. USA-myndigheter kan därför ifrågasätta åtgärder som vidtas av GMAC-dotterbolag runt om i världen om den påverkar konkurrensen i USA. De flesta andra länder har dessutom sina egna lagar om konkurrens. Insideraffärer Under vårt dagliga arbete kan vi få viktig information om GMAC eller andra företag som ännu inte har kommit till allmänhetens kännedom. Handla aldrig med med GMAC- eller ResCap-värdepapper (såsom skuldsedlar) eller värdepapper i något annat företag (inklusive GM) baserat på väsentlig, icke-offentlig information. Väsentlig information är all information som en investerare skäligen skulle anse vara viktig för att fatta investeringsbeslut. Exempel omfattar kunskap om förvärv eller utförsäljningar, nya produktlanseringar, ekonomisk information eller förändringar i företagsledningen. DU MÅSTE Överväga om du har väsentlig icke-offentlig information om GMAC eller något annat företag innan du handlar med deras värdepapper. DU FÅR EJ Sprida väsentlig icke-offentlig information om något företag till någon som kan komma att handla med det företagets värdepapper. Anta att regler om insideraffärer endast är tillämpliga för GM-aktier. Om du får reda på något som skäligen kan förväntas påverka priset på GMAC- eller ResCap-värdepapper (eller värdepapper i något annat företag, inklusive GM) får du inte köpa eller sälja dessa värdepapper eller avslöja informationen för andra innan information har givits ut till allmänheten. Ytterligare information finns tillgänglig i GMAC:s policy om insideraffärer. Du kan också kontakta den juridiska personalen. GMAC:s Uppförande- och etikregler 11

12 Integritet i samhället och där vi är verksamma Undvika olämpliga utbetalningar till myndighetspersoner I USA får du aldrig ge gåvor, representation eller andra gratifikationer till myndighetspersoner, politiskt partier eller politiska kandidater utan att först rådfråga den juridiska personalen. GMAC och den anställde kan riskera allvarliga påföljder om detta sker. Enligt USA:s lagar och GMAC:s policy är det strängt förbjudet att ge bort någonting värdefullt till anställda eller representanter för utländska myndigheter, politiska partier eller politiska kandidater för att påverka en utländsk ämbetsman i utförandet av officiella uppgifter, även om detta kan anses vara sedvanligt i vissa länder. GMAC:s policy mot mutor är tillämplig för alla som är anställda hos eller representerar GMAC och filialer under GMAC:s kontroll, inklusive ombud och konsulter och oavsett om de befinner sig i eller utanför USA. Eftersom GMAC har sitt säte i USA är dessutom mutor som någon GMAC-anställd eller något GMAC-ombud betalar ut till utländska ämbetsmän olagliga enligt USA-lagen Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Under denna lag har GMAC ansvar för sina anställdas (inklusive personer som inte är medborgare i USA) och ombuds handlingar runt om i världen. I stort sett alla länder där GMAC bedriver verksamhet har också någon form av lagstiftning mot mutor. Det finns begränsade omständigheter där nominella främjande betalningar kan vara tillåtna, men dessa måste först diskuteras med den juridiska personalen innan detta sker. Alla frågor om huruvida en en gåva eller betalning vore olämplig under våra riktlinjer eller nationella lagar måste diskuteras med den juridiska personalen. Politiska aktiviteter Samordna all lobbyverksamhet och allt myndighetsarbete med GMAC Government Relations. Detta omfattar anställning, användning och ledning av konsulter för myndighetsrelationer som representerar GMAC, inklusive externa och kontraktsanställda lobbyister. Anställda får inte använda GMAC-pengar eller -tillgångar för att stödja federala, delstats- eller lokala partipolitiska kampanjaktiviteter eller något annat partipolitiskt syfte. Uppfylla regler mot pengatvätt GMAC följer till fullo alla tillämpliga lagar som har utformats för att förhindra pengatvätt och finansiering av terrorister. Följ din affärsenhets procedurer för förhindrande av pengatvätt och finansiering av terrorister. Rapportera alla misstänkta situationer i enlighet med policydokumenten. Iaktta ekonomiska sanktioner och exportkontroll Allmänt Flera USA-lagar och -regler styr vårt utförande av vissa transaktioner med andra länder och specifika parter. Dessa lagar gäller inte endast verksamheter i USA utan även personer i USA, oavsett var de befinner sig, och produkter som tillverkas runt om i världen med delar eller teknik som har sitt ursprung i USA. Andra länder har liknande lagar. Reglering avseende utländska tillgångar Kontroll av utländska tillgångar är ekonomiska sanktioner eller embargon som USA ålägger vissa länder eller grupper för att motivera dem till att ändra vissa metoder. Dessa kontroller är tillämpliga för medborgare, boende och företag i USA och ibland för internationella dotterbolag till USA-baserade företag. Reglerna varierar, men de tenderar att vara breda. Anställda måste skaffa vägledning från GMAC Office of Export Compliance innan de gör affärer med ett land eller en enhet för vilken sanktioner gäller. USA har för närvarande implementerat breda sanktioner mot Iran, Kuba, Sudan och Syrien. En fullständig förteckning över länder och enheter för vilka sanktioner gäller finns tillgänglig på GMAC Exchange, under Compliance. Förordningar mot bojkotter USA:s antibojkottlagar och -förordningar förbjuder deltagande i utländska bojkotter som inte sanktioneras av USA. Dessa förordningar är tillämpliga för USA-företag, deras inhemska och utländska dotterbolag samt USA-personer. Förbjudna handlingar omfattar vägran att göra affärer med ett bojkottat land eller med ett företag i ett bojkottat land eller att kräva att någon annan vägrar göra affärer på begäran av ett bojkottande land. Det är också förbjudet att lämna ut information om en anställds eller leverantörs religion, kön eller nationalitet eller att göra något som kan stödja en osanktionerad bojkott av ett land som är positivt inställt till USA. Om du får någon begäran att vidta någon av dessa åtgärder måste du omedelbart kontakta GMAC Office of Export Compliance. Ytterligare information om antibojkottregler finns tillgänglig på GMAC Exchange, under Compliance. GMAC:s Uppförande- och etikregler 12

13 Exportkontroller Lagen kräver en exportlicens innan vissa kategorier av produkter eller data får exporteras eller exporteras på nytt. Export innebär inte endast att skicka en artikel utanför landet, utan även att dela data med en utländsk person i landet. Exempel på produkter som kräver exportlicenser omfattar datorer, fordon eller flygplan som har modifierats eller kan modifieras för militärt bruk, programvara, numeriskt styrda maskiner och relaterade tekniska data. Möjligheten till export kan uppstå i samband med försäljning av produkter efter återtagande eller efter att de återvänder från leasing. Om du har kännedom eller misstanke om att en transaktion kan omfatta ett brott mot exportförordningar måste du omedelbart rapportera detta till Export Compliance Officer i din affärsenhet. Håll ögonen öppna för tecken på att en transaktion kanske inte är vad den verkar vara. Produktens egenskaper passar exempelvis eventuellt inte köparens verksamhet eller också är köparen obenägen att erbjuda information om produktens avsedda slutliga användning. Avstå från transaktionen när du tvivlar. Följa miljöskyddsregler DU MÅSTE Tala med den juridiska personalen för att få information om FCPA och andra regler mot mutor. Kontakta företagsledningen eller den juridiska personalen om en myndighetsperson ber om någonting värdefullt. Innan du anlitar en representant för att arrangera affärer åt GMAC se till att representanten är informerad om USA:s lagliga och GMAC:s policybegränsningar avseende betalningar till ämbetsmän i utlandet. DU FÅR EJ Ge bort eller lova någonting värdefullt till en myndighetsperson utan föregående godkännande från din ledning och den juridiska personalen. Anta att en metod är acceptabel eftersom det sägs att ett annat stort företag har gjort det. Använda GMAC-pengar eller egendom för att stödja partipolitiska aktiviteter. GMAC är starkt engagerat i att skydda människors hälsa, naturens resurser och miljön. GMAC följer alla lagar avseende miljön och integrerar sunda miljöskyddsmetoder i sina affärsmässiga beslut. GMAC är fast beslutet att reducera avfall och föroreningar, bevara resurser och återvinna material. GMAC överväger sin verksamhets inverkan på miljön och de samhällen där GMAC bedriver verksamhet, med kontinuerliga förbättringar som mål. GMAC-personal ska utföra arbetet på sätt som stämmer överens med GMAC:s kriterier för miljöskyddsprestationer. GMAC:s Uppförande- och etikregler 13

14 Slutledning Vi strävar efter att agera med personlig och institutionell integritet på arbetsplatsen, på marknaden och i de samhällen där vi bor.var och en av oss måste förstå och tillämpa våra värderingar och vår policy för att säkerställa att vi konkurrerar med bibehållen integritet. Att handla med integritet utgör en utmaning för var och en av oss. Det kräver karaktärsstyrka att agera när den enklare utvägen kan vara att ignorera problemet. Vi kan alla fullgöra vårt ansvar genom att: Följa GMAC:s Uppförande- och etikregler Lämna feedback på problemområden och ge ledningen förslag till förbättringar Lyssna på kunders, medarbetares, tjänstleverantörers och underleverantörers åsikter och se till att denna information får korrekt behandling Forma vårt beteende efter GMAC:s värderingar Maj 2007 GMAC:s Uppförande- och etikregler 14

15 GMAC:s Uppförande- och etikregler för ekonomer GMAC:s Uppförande- och etikregler för ekonomer ( Reglerna ) gäller högre ekonomichefer och ekonomer på GMAC LLC och dess divisioner och dotterbolag runt om i världen ( GMAC ). Med avseende på dessa Regler är dotterbolag företag där GMAC direkt eller indirekt äger mer än 50 procent av röstberättigade aktier. individer som är föremål för dessa Regler omfattar GMAC:s Chief Executive Officer, President, Chief Financial Officer och Controller, samtliga tjänstemän inom ekonomi, ekonomisk rapportering, bokföring, revision, ekonomisk riskhantering, skatter, investerarrelationer och kassa, cheferna för vart och ett av verksamhetssegmenten samt alla medlemmar av företagsledningen med verksamhets- eller översynsansvar liknande något av de ovannämnda, oavsett den enskilde personens titel. Alla ekonomer måste leva upp till de högsta normerna avseende ärlighet, pålitlighet och etiskt uppförande och följa GMAC:s Uppförande- och etikregler. Dessa Regler kompletterar GMAC:s uppförande- och etikregler. Alla ekonomer måste: Agera ärligt och etiskt. Undvika verkliga och uppenbara intressekonflikter mellan privata och arbetsförhållanden. Om en sådan uppträder måste den hanteras etiskt. Avslöja alla verkliga eller potentiella intressekonflikter för din högsta ledning. Producera fullständiga, rättvisa, noggranna, aktuella och lättförståeliga avslöjanden i rapporter och dokument som GMAC lämnar in till Securities and Exchange Commission eller andra reglerande organ samt i annan offentlig kommunikation från GMAC. Avslöjanden måste omfatta all information som behövs för att göra inlämningarna fullständiga och sanningsenliga. Det är strängt förbjudet att avsiktlige skapa eller infoga falsk eller vilseledande information i något av GMAC:s ekonomiska eller andra företagsregister. Upprätthålla noggranna affärsregister och följa företagets system med intern kontroll över ekonomisk rapportering och skydd för tillgångar. Följ alla tillämpliga myndigheters lagar, regler och förordningar och regler, förordningar och normer som tillhör alla självreglerande organisationer som är tillämpliga för dig eller din affärsenhet. Svara ärligt, uppriktigt och utan dröjsmål när du arbetar med GMAC:s oberoende och interna revisorer, jurister och kontrollörer. Rapportera utan dröjsmål alla överträdelser av dessa Regler eller GMAC:s Uppförande- och etikregler till din högsta ledning, GMAC:s Chief Financial Officer, General Counsel, General Auditor eller ordföranden i GMAC:s Audit Committee. I de flesta länderna kan du också rapportera problem anonymt via GMAC Ethics Hotline. Anställda som bryter mot dessa Regler eller GMAC:s Uppförande- och etikregler kommer att bli föremål för disciplinåtgärder som, enligt ledningens bedömning, är lämpliga för överträdelsens beskaffenhet och som kan omfatta uppsägning. Anställda kan också bli föremål gör civil- eller straffrättsliga påföljder om lagbrott har inträffat. Maj 2007 GMAC:s Uppförande- och etikregler 15