Winst Rapportgeneratorn och sökfunktioner (utdrag ur Handbok Winstadministratörer)

Transkript

1 Winst Rapportgeneratorn och sökfunktioner (utdrag ur Handbok Winstadministratörer) Version

2 2 (29)

3 3 (29) Innehåll 1 Rapportgeneratorn Åtkomst till rapportgeneratorn Rapportfrågor Delad rapportfråga Lista för uppbokning månadsvis Fakturor inkomna under stängningstid Vilka fakturor är klara efter förfallodag Vilka fakturor kan jag lägga på abonnemang Välja data för bygga en egen rapport Datakälla Tillgängliga kolumner Anpassa rapport innan export Visa Funktion Filter Filtrera text Filtrera tal Filtrera datum Sortering Spara rapportfråga Skapa rapport Rapportlista Rapport avseende direktupphandling exempel Söka ut användare och adresser Söka användare Söka adresser Söka ut fakturor och beställningar/order för stickprov och kontroller Fakturaöversikt Fakturor Söka fram kommuninterna fakturor Söka fram förvaltningsinterna fakturor Söka fram PC-Lev fakturor Söka fram fakturor som har konterats på 3-konto Söka ut fakturor som eskalerat Söka ut fakturor under utredning Fakturor med förfallodatum nära förestående (10 dgr) Fakturor med sekretessmarkering Fakturor med kommentar Fakturor konterade på visst ansvar eller med visst konto Se vilka fakturor olika användare har hanterat i användarhistorik Söka efter BG och PG Verifikationsnummer, fakturanummer, ordernummer, leverantör, abonnemangsnummer Se faktura med kontering... 26

4 4 (29) 4 Söka fram beställningar, order och förnyade konkurrensutsättningar Söka fram order till en leverantör respektive vilda köp till en leverantör Ramavtalsefterlevnad Totalt beställt per leverantör Gå till avancerad sök Leverantörer som passerat brytpunkt för direktupphandling Att varor /tjänster överensstämmer med vad som levererats Tidigare beställningar Förnyad konkurrensutsättning... 28

5 5 (29) 1 Rapportgeneratorn Att ha möjlighet att ta ut rapporter och genom dem kunna arbeta med uppföljning är en viktig del av hela inköps- och fakturahanteringsprocessen. I Winst finns en flexibel rapportgenerator där du själv skapar dina rapporter utifrån vald rapportmängd för att bättre kunna göra uppföljning. Du kan ta hjälp av olika filter och andra urval för utsökning och sedan exportera till Excel för vidare bearbetning. På det viset kan du generera en mer skräddarsydd rapport för varje tillfälle och behov. Rapportfrågor går även att spara och återanvändas samt dela för andra att använda (krävs speciell behörighet). Denna dokumentation beskriver vilken funktionalitet rapportgeneratorn ger dig Det finns flera olika möjligheter såsom Fakturarapporter, Orderrapporter, Masterdata och Abonnemang. 1.1 Åtkomst till rapportgeneratorn För att skapa rapporter i rapportgeneratorn behöver du ha följande roller: C510 Fakturor C511 Order C512 Abonnemang C513 Masterdata C514 Se alla rapporter B82 Se delade rapporter För att komma åt rapportgeneratorn behöver du logga in i Winst och välja fliken Rapporter och underfliken Rapportgeneratorn. 1.2 Rapportfrågor Det finns två olika sätt att skapa rapporter. Använda en delad rapportfråga eller skapa en helt ny rapportfråga. 1.3 Delad rapportfråga De som har rättigheten att Se delade rapportfrågor ser en klickbox i fältet för Sparade rapportfrågor. Bocka i denna för att visa de delade rapportfrågorna.

6 6 (29) Det finns fyra rapporter delade med alla förvaltningar avseende fakturahantering, Fakturor inkomna under stängningstid och Lista för uppbokning, Vilka fakturor är klara efter förfallodag, Abonnemang söka möjliga nya att lägga på abonnemang. 1.4 Lista för uppbokning månadsvis Denna rapport kan du använda för att se vilka fakturor som inkommit tom den sista dagen i månaden och som inte är klara. Observera att du måste ändra datum till aktuell period och nettobelopp (Amount excl VAT). Det är förvaltningen som beslutar vilka belopp som ska gälla. Om du vill ha alla fakturor oavsett belopp kan fältet med belopp tömmas. Lista för uppbokning innehåller information om: Verifikationsnummer Bokföringsdatum Kontering Fakturans nettobelopp (Amount excl VAT) Leverantör Fakturanummer Fakturadatum Fakturans bruttobelopp Periodisering Avvaktar användare Avvaktande användares mail Användarens placering (H1) 1.5 Fakturor inkomna under stängningstid Denna rapport kan du använda för att se vilka fakturor som inkommit under de första arbetsdagarna i den nya månaden med fakturadatum från den första dagen i den nya månaden. Dessa fakturor kan ju höra till föregående månad och behöver bokas upp. Fyll i de datum du vill ha information om i fälten bokföringsdatum (Booking date) och fakturadatum. Tryck sedan på Skapa rapport. Rapporten läggs sedan i Rapportlistan där du kan hämta den i excelformat.

7 7 (29) Observera att du måste ändra datum i Filter till aktuella datum för den perioden som du vill se. Lista för fakturor efter stängningsdatum innehåller information om: Bokföringsdatum Fakturadatum Datum för slutbokföring Verifikationsnummer Fakturanummer Fakturans nettobelopp(amount excl VAT) Leverantör Kontering Belopp på konteringsrad Fakturans bruttobelopp Periodisering Avvaktar användare Avvaktande användares mail Användarens placering (H1) 1.6 Vilka fakturor är klara efter förfallodag Denna rapport använder du för att söka fram de fakturor som är klara efter förfallodag. Detta är för att kunna analysera vad som gjort att dem är försent hanterade i förhållande till förfallodagen och för att minska framtida antal påminnelse och förseningsavgifter. Beror det på att fakturan har legat på utredning eller är det något i arbetssätt och organisation som gör att fakturan hanteras under för lång tid. Lista för vilka fakturor som är klara efter förfallodag innehåller information om: Datum slutbokad Förfallodatum Fakturans mottagningsdatum Bokföringsdatum Fakturanummer Leverantör Fakturadatum Bankgiro Plusgiro Verifikationsnummer Belopp exkl moms Granskare Granskad av Flöde

8 8 (29) 1.7 Vilka fakturor kan jag lägga på abonnemang Denna rapport använder du för att söka fram vad du ytterligare kan lägga på abonnemang.tex tillkommande KLAB abonnemang Telia abonnemang Gatubolaget m.m. Detta är för att kunna få fram avtalsnumret och kontering direkt. Detta underlättar ert arbete att fylla på och säkra upp att ni har lagt så många som möjligt på abonnemang som ni vill. Lista för vilka fakturor som är klara efter förfallodag innehåller information om: Leverantör Faktura mottagningsdatum Abonnemangsnr Importtyp Fakturanummer Flöde

9 9 (29) Det du får ut i rapporten visar på flöde SUBSCR_OL ORDERLESS dessa är de som redan ligger på abonnemang dessa är de som inte är lagda på abonnemang 1.8 Välja data för bygga en egen rapport När du kommit in i rapportgeneratorn kommer du till följande bild. Dina egna sparade rapporter ser du i vänster kolumn under Sparade rapportfrågor.

10 10 (29) 1.9 Datakälla Under datakälla kan du välja vilken datakälla du vill hämta ut rapportdata för. Beroende på datakälla så skiljer det sig på tillgängliga kolumner, i exemplet nedan har vi valt orderkälla: Orderrader. Följande datakällor kan du välja: Abonnemang här kan du få information om de abonnemang som finns i förvaltningen. Autokontering information om UNSPSC-kodade artiklar och vilka konton som är kopplade till dessa. Fakturahuvud information från fakturan såsom fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum, verifikationsnummer mm. Fakturakontering information om fakturor, vilken status de finns i och dess eventuella kontering. Fakturaleverantörer information om vilka fakturaleverantörer som finns i Winst och uppgifter om dessa. Grupper och användare information om vilka användare som finns i vilka grupper inom förvaltningen. Konteringsvärden information om vilka konton, verk mm som finns i Winst Orderhuvud information från order såsom ordernummer, orderdatum, leverantör, beställare mm Orderrader information om order och artiklar Senaste inloggning information om användare och dess inloggningar i Winst

11 11 (29) 1.10 Tillgängliga kolumner Beroende på datakälla visas här alla tillgängliga kolumner. Markera det värde under Tillgängliga kolumner och klicka enkelpil så läggs kolumnen över till höger, du kan också välja att dubbelklicka på värdet så flyttar sig kolumnen också över. Väljer du dubbelpil, tas alla kolumner med i rapporten. Du kan på samma sätt flytta tillbaka kolumner i de fall du vill ändra kolumnerna i din rapport. Genom upp och ner pilarna kan du välja i vilken ordning kolumnerna ska finnas i din rapport Anpassa rapport innan export När du valt de kolumner du vill ha i din rapport kan du, innan export, anpassa och filtrera rapporten Visa Du kan välja vilka kolumner du vill visa vid export. Tanken med denna är att du skall kunna jobba med att filtrera data (se vidare nedan) men ändå inte ha behovet att exportera själva kolumnen och dess ingående data Funktion Genom att använda Funktion kan du, beroende på vilket data som kolumnen innehåller, göra olika val. De val som kan förkomma är Minsta värde Största värde Antal Medelvärde (endast då kolumnen är av typen Tal) Summa (endast då kolumnen är av typen Tal)

12 Funktion fungerar dock bara om innehållet i cellerna består av flera separerade värden som kan göras ovanstående operationer på. Oftast är det bättre att göra summeringar, sorteringar och annan datahantering i Excel. 12 (29)

13 13 (29) 1.14 Filter För att förfina din sökning kan du använda dig av filter beroende på om fältet är av typen Text, Tal eller Datum. Det finns tooltips över de valda kolumnerna som beskriver vilka filtreringsmöjligheter som finns. (för muspekaren över för information) 1.15 Filtrera text Antingen kan du filtrera på en specifik textsträng eller använda * eller både och i kombinerade filter separerade av semikolon. Exempel: *text*;*namn ger träff på värden som innehåller text eller som slutar på namn. I exemplet ovan filtreras specifikt på leverantören Martin&Servera samt alla leverantörer som börjar på Te. Det är också möjligt att filtrera på tomma värden med filtret EMPTY. Observera också att textfiltrering tar hänsyn till stora och små bokstäver Filtrera tal Tal filtreras med standardtecken för mindre än, större än och lika med. Det går även att få ett intervall enligt ovan bild. Exempel visar alla belopp större än 10000

14 14 (29) 1.17 Filtrera datum Filter på fält av typen datum går att välja antingen från en rullgardinslista med de vanligaste datumintervallen eller välja från och till datum från en pop up kalender Sortering Du kan välja hur du vill att rapporten skall sortera dina kolumner, det går att välja upp till tre olika kolumner för sortering, valen är stigande eller fallande Spara rapportfråga När du är klar med ditt urval kan du alltid välja att spara rapportfrågan för att återanvända själv vid ett senare tillfälle genom att välja Spara fråga. Du måste då namnge frågan. Sparade frågor hamnar i fältet Sparade rapportfrågor. Där kan du välja att radera, kopiera eller hämta upp tidigare skapade rapporter och editera dem för att bara köras direkt eller skapa ny rapport genom att spara som ett annat namn. Spara delad rapportfråga kan endast centrala administratörer göra.

15 15 (29) 1.20 Skapa rapport När du är klar med urval och eventuellt sparande av rapport klickar du Skapa Rapport. Du får nu upp ett nytt fönster som visar det föreslagna namnet på den färdiga rapporten samt ett val att bli meddelad när rapporten skapats. Detta är bara aktuellt om man misstänker att den rapport man har skapat kommer att bli mycket stor Rapportlista Rapporten läggs sedan på kö under fliken Rapportlista Här ser du när rapporten är färdigskapad och redo att laddas ned. Rapporten sparas sedan här för upprepad möjlighet att laddas ned i två dagar. Möjlighet att söka på rapporter från olika rapportmängder etc. finns om man skulle ha stora mängder rapporter i sin rapportlista. Klicka på gemet i kolumnen Ladda ner för att hämta hem Excelrapporten och hantera data där med de filter och sökfunktioner som finns. Klicka på huvudfliken Rapporter Klicka på underfliken Rapportgenerator

16 16 (29) 1.22 Rapport avseende direktupphandling exempel Välj den datakälla du vill använda. Olika datakällor ger olika möjligheter att hämta ut information. Välj de Tillgängliga kolumner du vill få med i rapporten OBS! Har du valt en kolumn ur en Datakälla kan du inte byta till en annan datakälla. Vill du byta måste samtliga kolumner flyttas tillbak till vänster (tillgängliga kolumner). Sedan kan du klicka under filter för en vald kolumn och filtrera rapporten. Här ovan kommer endast orderrader från kategorin avtalskategorin Direktupphandling att visas eftersom det står det i filtret. Skriver du istället Rekvisition kommer du att få alla order från kategorin Rekvisition. Skriver du ingenting i filtret får du ingen filtrering, utan kolumnen kommer att innehålla olika värden. Klickar du i filter för orderdatum kan du begränsa med ett startdatum och ett slutdatum Då du gjort dina val av kolumner och filter klickar du på Skapa rapport nere tillhöger.

17 17 (29) En popupruta föreslår ett namn som du kan ändra om du vill kalla rapporten något som du kommer ihåg bättre. Nästa popupruta berättar bara att rapporten lagts under en flik som heter Rapportlista bredvid underfliken Rapportgeneratorn. Klicka stäng. Klicka på Rapportslista Klicka direkt på Sök. Din beställda rapport lägger sig (överst) i listan Sökresultat.

18 18 (29). Då rapporten fått status Skapad kan du trycka på gemsymbolen i Ladda ner s å dyker rapporten upp som en Excelfil att ladda ned längst ned i på din bildskärm (här kan det skilja sig åt bl a beroende på vilken webbläsare, operativsystem o s v du har) Klicka Öppna. Exc el öppnas och du ser rapporten Klart Vill du nu välja att göra en annan rapport ur en annan datakälla så måste alla valda kolumner i den valda koluner och sedan byta datakälla. För att göra en rapport för vilka order du lagt som direktupphandling eller som rekvisition är urvalet enligt nedan en bra start, men du kan välja till eller från beroende på vad du vill veta.

19 19 (29) 2 Söka ut användare och adresser 2.1 Söka användare Välj fliken Administration och underfliken Användare. Här kan du söka fram användare per efternamn eller förnamn. I listan ner till vänster under Tillgängliga visas sökresultatet. Markera den användare du vill se mer om. Informationen visas under Detaljer om användaren. Det finns också möjlighet att exportera användare genom Export/Import. 2.2 Söka adresser Välj fliken Administration och underfliken Adresser. Skriv in adressen du söker och klicka på Sök. En lista kan också fås genom att välja Export/Import. Nya adresser läggs upp centralt på Upphandlingsbolaget och kopplas till förvaltningen.

20 20 (29) 3 Söka ut fakturor och beställningar /order för stickprov och kontroller 3.1 Fakturaöversikt Den lokala system och fakturaadministratören kan se en översikt av fakturor i olika status i bilden fakturaöversikt. Här visas bl a antal fakturor i olika format, antal dagar i systemet per fakturaformat. Om du klickar på de blåa länkarna visas antal fakturor i olika status och sedan via förstoringsglaset vilka personer som har fakturorna. 3.2 Fakturor Gå till fliken Faktura, Klicka på avancerad sök Väl Alla fakturor, Status Klar, Ange från och till och med

21 21 (29) Tryck sedan sök Du får då fram en lista i vyn Tryck på Visa i Excel, du har nu en lista med all information som du kan använda vid flera olika typer av urval t ex. Söka fram fakturor med order och utan order (vilda fakturor) Söka fakturor för stickprovskontroller och urval, (klarlista per/dag /vecka/månad). Du kan dokumentera på listan t ex kontroll av representation, höga belopp, egna kostnader Söka fram totalt beställt/fakturerat per leverantör/månad/år

22 22 (29) 3.3 Söka fram kommuninterna fakturor Välj fliken Faktura, Klicka på Avancerad sök. Välj alla fakturor. Skriv N199 i fältet för Leverantörs-ID. Tryck sedan sök. Du får fram en lista i vyn. Klicka på Visa i Excel. Du har nu en lista med all information du behöver för att se vilka fakturor som är kommuninterna. 3.4 Söka fram förvaltningsinterna fakturor På samma sätt som ovan kan du söka fram förvaltningsinterna fakturor. Klicka på Avancerad sök, Välj nalla fakturor. Skriv I i fältet för Leverantörs-ID. Tryck sedan sök. Du får nu en lista i vyn. Klicka på visa i Excel. Nu har du en lista med all information du behöver för att se vilka fakturor som är förvaltningsinterna. 3.5 Söka fram PC-Lev fakturor På samma sätt som ovan kan du söka fram PC-Lev fakturor. Välj då att söka på fakturanummer Nxxx PK eller ordernummer PCLEV 3.6 Söka fram fakturor som har konterats på 3-konto För att söka fram fakturor som konterats på 3-konton väljer du fliken Faktura, Klicka på Avancerad sök. Välj alla fakturor. Välj konto i fältet Kontering och Skriv 3* i sökfältet. Tryck sedan sök. Du får fram en lista i vyn. Klicka på Visa i Excel. Du har nu en lista med alla fakturor konterade på 3-konton.

23 23 (29) 3.7 Söka ut fakturor som eskalerat För att få fram alla fakturor som eskalerat bockar du i nedan symbol i avancerad sök 3.8 Söka ut fakturor under utredning För att få fram alla fakturor som är markerade för utredning bockar du i nedan symbol i avancerad sök 3.9 Fakturor med förfallodatum nära förestående (10 dgr) För att få fram alla fakturor som har förfallodatum nära förestående i avancerad sök

24 24 (29) 3.10 Fakturor med sekretessmarkering För att få fram alla fakturor som är sekretessmarkerade bockar du i nedan symbol i avancerad sök 3.11 Fakturor med kommentar För att få fram alla fakturor som är har en kommentar bockar du i nedan symbol i avancerad sök 3.12 Fakturor konterade på visst ansvar eller med visst konto Längst ner i avancerad sök finns en rubrik som heter kontering Där kan olika begrepp väljas för att få ut en lista på det urval som du behöver t ex vilka fakturor som är konterade på ett visst ansvar (H1). Välj vilken dimension du vill se och skriv in värdet, tryck Sök. Välj sedan Visa i excel för att kunna arbeta med Se vilka fakturor olika användare har hanterat i användarhistorik Välj Användarhistorik och välj Användare genom knappen Användare. Tryck sök. Listan kan fås i excel.

25 25 (29) 3.14 Söka efter BG och PG Du kan söka fram leverantör även genom bankgiro och Plusgiro. Skriv in det giro du vill kontrollera och tryck Sök Verifikationsnummer, fakturanummer, ordernummer, leverantör, abonnemangsnummer I fakturalistan kan du välja att söka fram ovanstående, exemplet visar verifikationsnummer

26 26 (29) 3.16 Se faktura med kontering Rapporten 6380 ger dig möjlighet att få en fakturabild med kontering som du kan skriva ut. Bilden är en systemskapad bild, inte originalbild.

27 27 (29) 4 Söka fram beställningar, order och förnyade konkurrensutsättningar 4.1 Söka fram order till en leverantör respektive vilda köp till en leverantör Ramavtalsefterlevnad Gå till avancerad sök Sök på klara från till och med Du får fram en lista Kolumn O visar ordernummer Selektera så att du bara får AA (ordernummer) respektive ej AA Selektera bort Pclev 4.2 Totalt beställt per leverantör Gå till avancerad sök Sök på klara från till och med Du får fram en lista Sök ut per leverantör 4.3 Leverantörer som passerat brytpunkt för direktupphandling Gå till avancerad sök Sök på klara från till och med Du får fram en lista Sök ut per leverantör 4.4 Att varor /tjänster överensstämmer med vad som levererats Gå till fliken Inköp och välj Leveranskvitteringsfliken Tryck på avancerad Vilka varor och tjänster har inte leveranskvitterats? Vilka beställningar har xxx gjort?

28 28 (29) 4.5 Tidigare beställningar Gå till fliken Inköp och välj fliken Tidigare beställningar Tryck på avancerad sök Här kan du söka fram t ex Vilka varor och tjänster har beställts? Vilka varor och tjänster avvaktar godkännade/beslutsattest? Vilka beställningar har nekats? Vilka beställningar har eskalerat? 4.6 Förnyad konkurrensutsättning Gå till fliken Inköp och välj Konkurrensutsättningsfliken Tryck på avancerad sök Här kan du söka fram t ex FKU i olika status? Pågående? Avslutad? FKU skapad av vem?

29 29 (29) FKU tider?