Leverantörsdag IT & telekom Sid 1

Transkript

1 Leverantörsdag IT & telekom 2016 Sid 1

2 Dagens program Registrering, kaffe & smörgås Välkomstord Agneeta Anderson, avdelningschef på Statens inköpscentral Information om planerade förstudier och upphandlingar Hans Sundström, enhetschef på IT-upphandlingen Förstudie skrivare Dynamiska inköpssystem Sara Wedholm, IT-upphandlingen 10, Arbete med riskklassning av Statens inköpscentrals ramavtal Theo Jaekel, Swedwatch Kaffe & frukt

3 Dagens program Senaste nytt från förvaltningsenheten Zofia Sola, enhetschef på Ramavtalsförvaltningen m.fl Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Sebastian Svartz, Ramavtalsförvaltningen Frågor & diskussion Zofia Sola & Hans Sundström Lunch

4 Inledning Agneeta Anderson

5 Våra fokusområden E-handel Hållbar upphandling - miljö Informationssäkerhet Hållbar upphandling socialt och etiskt Innovation Kommunikation

6 Extern remiss och SME Extern remiss Datacenter Programavaror och tjänster Små och medelstora företag 55 % av ramavtalsleverantörerna 2015 hade < 50 anställda 6

7 Det är roligare att prata med någon som inte använder långa, svåra ord, utan korta, lätta ord, som: Ha en trevlig dag!

8 Aktuella förstudier och upphandlingar IT och telekom Hans Sundström

9 Ny lagstiftning 2017 Möjlighet att göra väsentliga ändringa av FFU, om man förlänger anbudstiden. Ökat utrymme att förhandla med anbudsgivaren. Innovationspartnerskap Något av betydelse Möjlighet att dela upp olika avtalsområden och begränsa antal delkontrakt som en anbudsgivare får lämna anbud på. CPB Inköpscentraler får större betydelse i de nya direktiven Samarbete och gemensam utveckling i Europa. Förstudier Hur kan den processen utvecklas?

10 Pågående upphandlingar ITU (Datacenter) IT-drift Alla selekteringsbeslut fattade IT-utbildning Stoppad i HFD, ej prövningstillstånd Kammarrätten Klienter Alla selekteringsbeslut fattade Mobiltelefoner Annonsering höst 2016 Telefoniprodukter Managementtjänster

11 Pågående förstudier ITU Dokumenthantering skrivare nu avslutad och publicerad Telekom och datakom - en översyn av offentlig sektors användning av ramavtalen AV-produkter och digitala mötesrum Grossistverksamhet på Statens inköpcentral Innovationer i upphandlingar

12 Sen Hösten 2016 Skrivare tjänster och produkter planeras annonseras Av- produkter och Digitala mötesrum- färdig förstudie, eventuell annonsering

13 Huvudscenario Åren kommer ett antal telekomupphandlingar att genomföras. Åren kommer ett antal ITkonsultupphandlingar att genomföras. Åren kommer ett antal programvarorupphandlingar att genomföras.

14 Skrivare tjänster och produkter Upphandlingen startas denna vecka. Inbjudan till kommuner och landsting att delta kommer om några månader.

15 AV-produkter och Digitala mötesrum

16 Innovationer i upphandlingar

17 Den statliga förvaltningen- Grossistverksamhet? Myndighetsregistret 2015 omfattar 450 myndigheter se närmare: Den 31 maj 2005 var det 552 myndigheter: 55 myndigheter har upp till 9 anställda 100 myndigheter har anställda 80 myndigheter har anställda 65 myndigheter har anställda 85 myndigheter har anställda 85 myndigheter har mellan anställda Många små myndigheter Några mycket stora myndigheter Många specialiserade myndigheter En effektiv nätverks-förvaltning med stort IT-beroende 30 myndigheter har över tusen anställda

18 Överprövningar m.m. Vunna i förvaltningsrätten och överklagat till Kammarrätten IT-utbildning ej prövningstillstånd, överklaga till HFT snart klart för avrop Managementtjänster Verksamhet- och organisationsutveckling Managementtjänster Utredning, ledning och verksamhetsstyrning Övrigt Ett upphandlarår Flera stora ramavtal ska upphandlas. Mobilltefoner kommer först hösten 2016, övriga enligt plan.

19 Tele- och datakom Översyn och analys av samtliga ramavtal inom området tele- och datakom o Kommunikation som tjänst o Fasta och mobila operatörstjänster och transmissionstjänster o Digitala mötesrum o Mobiltelefoner o Telefoniprodukter Målet är ta reda på vilken struktur som kommande ramavtal bör ha för att vara ändamålsenliga och fungera från 2018 och framåt. Dialog med branschen för att få en större förståelse för leverantörernas syn på området. Förstudien ska vara klar i september 2016 och kommer att publiceras på avropa.se.

20 Dynamiska inköpssystem Sara Wedholm

21 Projekt DIS Statens inköpscentral har genomfört en förstudie för att undersöka: o vad dynamiska inköpssystem är, hur det är tänkt att fungera samt när det kan vara lämpligt att använda o vilken internationell erfarenhet som finns o stödsystem för upphandlingstekniken. Förstudien finns publicerad på avropa.se. Pilotprojet planeras.

22 Dynamiska inköpssystem (DIS) Helt elektronisk process för återkommande inköp av varor, tjänster och/eller byggentreprenader som är allmänt tillgängliga på marknaden. o Så länge dessa förutsättningar är uppfyllda finns ingen begränsning. Syftet är att få tillgång till ett särskilt brett urval av anbud, och då uppnå ett optimalt utnyttjande av offentliga medel genom en omfattande konkurrens. Följer selektivt förfarande.

23 Tvåstegsprocess 1: Systemet inrättas Leverantörer börjar ansöka om att delta. Alla leverantörer som uppfyller urvalskriterier ska få delta. Ansökan kan även göras löpande Systemet är i drift UM har granskat och granskar löpande ansökningar enligt urvalskriterier och godkänner leverantörer 2: Tilldelning av kontrakt. Anbudsinbjudan skickas till godkända anbudsgivare och tilldelning av kontrakt sker

24 Dynamiska inköpssystem (DIS) Öppet för alla leverantörer som uppfyller urvalskriterierna under hela giltighetstiden, antalet får inte begränsas. o Detta är den stora skillnaden mellan DIS och ramavtal. När systemet drivs av en inköpscentral får det även vara öppet för successivt tillträde av UM. Inga avgifter får tas ut från leverantörer som vill delta i/är parter i systemet. Det finns ingen legal tidsbegränsning för ett DIS giltighetstid.

25 Dynamiska inköpssystem (DIS) All kommunikation ska vara elektronisk, muntlig kommunikation får uttryckligen inte användas. För att främja SME företags möjligheter att delta bör systemet delas in i objektivt definierade kategorier. o Urvalskriterier specificeras per kategori E-auktioner får användas vid tilldelning av kontrakt enligt ett DIS. Elektroniska kataloger får användas och tilldelning får genomföras på grundval av kataloger som uppdateras.

26 Analysera och ta fram Information i den Förutsättningar Steg 1, Systemet inrättas Undersök och specificera omfattningen av DIS Anbudsinfordran publiceras (även fortlöpande under giltighetstiden) Utvärdering av ansökningar - Vilka varor och/eller tjänster som ska omfattas samt hur stort behovet är - Gör en marknadsanalys, undersök kategoriindelning - Beskriv omfattning och ev. indelning - Uteslutningsgrunder - Urvalskriterier, dvs proportionerliga krav på leverantören utifrån 1. behörighet att utöva yrkesverksamhet, 2. ekonomisk och finansiell ställning 3. teknisk och yrkesmässig kapacitet - Tilldelningskriterier - Att det avser ett DIS samt information om ev. kategorier - Giltighetstiden - Ansökningstid, minst 30 dgr vid inrättande, sker sedan löpande - Information om ev. förlängd tidsperiod för utvärdering vid inrättande - Om systemet drivs av en inköpscentral och får användas av andra UM - Fullständig/ fri tillgång till upphandlingsdokument med information om; vilken typ av köp och kvantiteter, teknisk beskrivning om systemet (ex funktioner, spec.) samt urvalsoch tilldelnings kriterier - Utvärdering inom den angivna perioden om ingen anbudsinbjudan skickats för avrop i DIS. - Utvärdering sedan löpande inom tio arbetsdagar från mottagandet av ansökan. Får i enskilda fall förlängas till 15 arbetsdagar när skäl föreligger, ex för att granska kompletterande dok. eller urvalskriterier. - Endast berörd leverantör behöver underrättas om godkännande i DIS. Ett beslut att inte godkänna en leverantör ska motiveras.

27 Tidsfrister Tidsfrist inkomma med första anbudsansökningarna 30 dagar 10 dagar Öppning av anbudsansökningar Angiven eventuell förlängning av Utvärdering utvärdering x dagar Första inbjudan att lämna anbud för en specifik upphandling (avrop) kan skickas i systemet

28 Förutsättningar Förutsättningar Förutsättningar Steg 2, Tilldelning av kontrakt Inbjudan att lämna anbud Utvärdera anbud Kontrakt - Samtliga godkända leverantörer inom aktuell kategori ska erhålla anbudsinbjudan. -Utvärdering kan ske av UM eller inköpscentralen beroende på vad som angetts vid inrättande av DIS -UM ska snarast möjligt informera om tilldelning av kontrakt på samma sätt som andra förfaranden. - Tilldelningskriterierna får vid behov preciseras - Tidsfristen för att komma in med anbud ska vara minst 10 dagar från den dag då inbjudan att lämna anbud skickades - Tilldelning av kontrakt ska ske till den anbudsgivare som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angetts - Vid tilldelning av kontrakt ska avtalsspärr inte gälla utan överprövning kan ske av ett avtals giltighet. Bestämmelserna om ogiltighet ska inte tillämpas om UM skickat underrättelse om tilldelningsbeslutet och iakttagit en avtalsspärr (motsvarande ramavtal)

29 Överprövning Vid tilldelning av kontrakt ska inte avtalsspärr gälla. Överprövning ska i stället kunna ske av ett avtals giltighet. o Bestämmelser om ogiltighet ska inte tillämpas en underrättelse om tilldelningsbeslutet skickats samt en avtalsspärr iakttagits (motsvarande avrop från ramavtal). Ett beslut om tilldelning av ett kontrakt kan överprövas som vilket tilldelningsbeslut som helst och ett beslut att inte ta med en leverantör i systemet kan också överprövas.

30 DIS i andra EU länder Österrike (BBG) o Varu- och kaffeautomater o Gatubelysning England (YPO) o Möbler o Indrivningstjänster o Internetanslutningar o Vind- och solkraft o Värmepumpar Italien (Consip) o Farmaceutiska produkter, o Hjälpmedel för funktionsnedsättningar o Medicin o ICT, hårdvara och mjukvara o Livsmedel o Försäkringstjänster för fordon

31 Övriga funderingar? Tack för er tid! Sara Wedholm

32 Riskklassning av Statens inköpscentrals ramavtal Theo Jaekel, Swedwatch

33

34 Riskanalyser av utvalda produkt- och tjänstekategorier under Kammarkollegiets ramavtal Möbler och inredning Ljuskällor IT och telekom Profil- och presentartiklar Kontorsmateriel, kontorspapper, tidningar, böcker och trycktjänster Hygien- och städprodukter Kaffe- och vattenautomater automater med tillhörande varor Drivmedel Tjänstefordon och förmånsbilar

35 Riskbedömning Varje varu- eller tjänstekategori bedöms utifrån risker för MR, arbetsrätt, och korruption. Varje ramavtalsområde klassificeras utifrån en sammanvägning av riskerna i de tre olika kategorierna.

36 Syfte och Metod Ge övergripande information till myndigheten om riskerna kopplade till den specifika varan eller tjänsten. I syfte att avgöra vilka sociala krav som bör ställas, samt vilka risker en potentiell leverantör bör känna till och bör kunna redogöra för hur dessa motverkas. Översiktlig kartläggning av produktionsländer och leverantörskedjor, genom kontakt med ramavtalsansvariga och leverantörer. Genomgång av generella risker i de primära produktionsländerna samt dokumenterade risker i relevanta industrier kopplade till varan eller tjänsten. Redogörelse för befintliga och betrodda branschinitiativ, certifieringar och organisationer som är relevanta för varan eller tjänsten. Ett levande dokument riskbilden förändras.

37 Riskbedömning IT & telekom

38 Riskbedömning IT & telekom

39

40 IT och telekom Tillverkning i Asien innebär risker för låga löner, extrem övertid, brister i arbetsmiljö och säkerhet och obefintliga eller inskränkta fackliga rättigheter. Hälsorisker kopplade till användandet av kemikalier i produktionen av elektronikprodukter i Asien. Migrantarbetare förekommer i stor utsträckning i tillverkningsländerna Kina, Sydkorea och Vietnam. Utnyttjande av studentarbetare på fabriker i Kina. Utvinning av så kallade konfliktmineraler, som används i elektronik, kan i viss utsträckning sammankopplas med finansiering av väpnad konflikt. Detta sker exempelvis i DR Kongo, Colombia, Centralafrikanska Republiken, och Myanmar. Bristande arbetsförhållanden i gruvorna i form av låga löner, avsaknad av skyddsutrustning, samt barnarbete

41 Utvecklingen i Kina Bemanningsföretag Ny lagstiftning från och med mars Max 10 % av totala arbetsstyrkan får vara anställda via bemanningsföretag. Ny lagstiftning kring kontrakt Visstidsanställda ok, men efter tredje kontraktet eller 10 år måste den anställda bli permanent. Företag vill ändra detta för att slippa behöva erbjuda tillsvidarekontrakt. Pensionsfond Arbetsgivaren ska betala en %-sats baserad på hela lönen, inklusive övertid. I praktiken baseras ofta uträkningen endast på grundlön. Anställdas löner består av 50 % övertid. Stägning av fabriker Fabriker flyttar utanför Kina. Anställda har rätt till 1 månadslön/arbetat år. Företag undviker att betala hela summan.

42 Initiativ EICC, Electronic Industry Citizenship Coalition Conflict-Free Sourcing Initiative (CFSI) ElectronicsWatch QuizRR Dodd-Frank och EU-lagstiftning Extractive Industry Transparency Initiative (EITI)

43 Kaffepaus

44 Senaste nytt från förvaltningsenheten Zofia Sola, enhetschef för ramavtalsförvaltningen

45 Senaste nytt förvaltningsenheten Informationssäkerhetsprojekt Risklassning av ramavtalsområden Seminarier för myndigheter Arbetar med att förenkla avropsmallar Revisioner Elektronisk signering av avtalsförlängningar.

46 Senaste nytt från förvaltningsenheten Förbättring av information på Avropa.se Filmer med information på Avropa.se Ökad användning av Webbinära möten Frågor och svar på Avropa.se Systematisk uppföljning av ställda krav Kommande leverantörsenkät Uppdaterad broschyr med info om ramavtal, upphandlingar och förstudier

47 Frågor?

48 Statens inköpscentrals Informationssäkerhetsprojekt Jan Lundh & Gabriella Sydorw

49

50 Informationssäkerhet och upphandling Projektets bakgrund Behovet av en förbättrad hantering av informationssäkerhet i offentlig sektor är väldokumenterad - Upphandling är utpekat som ett lämpligt verktyg i sammanhanget

51 Vad innebär projektet? Syfte & målsättning Kartläggning och utveckling av krav på informationssäkerhet vid upphandling av IT och vid upphandling av Varor och tjänster. Förbättrat stöd vid användning av ramavtalen d v s under förvaltningsfasen.

52 Informationssäkerhet som del av våra processer Förstudie Informationssäkerhetsaspekter uppmärksammas Framtagning av exempelvis avropsexempel under förvaltningsfasen Förvaltning Upphandling Bistår upphandlingsprojekt med stöd i exempelvis kravställning

53 Kartläggning 2015 Under sommaren 2015 gjordes en kartläggning av krav gällande informationssäkerhetskrav som ställts i Statens inköpscentrals upphandlingar. Kartläggningen visade på att det finns informationssäkerhetskrav ställda i samtliga itupphandlingar och även i vissa upphandlingar på varor- och tjänstesidan.

54 Vilken typ av krav återfanns? Datasäkerhet (t.ex. Säkerhetskopiering, skadlig kod, logghantering m.m.) Kommunikationssäkerhet (Säkerhetsaspekter i samband med överföring av data) Administrativa säkerhetskrav (Policydokument, analys och incidenthantering, geografisk placering och tillträdeskontroll m.m.) Legala krav (t.ex. PUL, OSL)

55 Informationssäkerhet som fokusområdet Sammanhållet arbetssätt Upprättandet av en övergripande kravförteckning Framtagande av vägledningar och avropsexempel Samverkan med specialmyndigheter som MSB och PTS Samverkan med avropande organisationer Samverkan med leverantörer

56 Frågor?

57 Krav på e handel Ulla-Karin Josefsson

58 Förutsättningar för att kunna ställa krav på e-handel i ramavtal Varierar mellan olika ramavtalsområden (olika typer av varor och tjänster) SIC utreder förutsättningar för e- handel i förstudier inför varje nytt ramavtal som ska upphandlas (involverar både leverantörer och myndigheter) Kraven är utformade utifrån SFTI:s handledning för att ställa krav på e-handel vid upphandling

59 Exempel på nya upphandlingar med e-handelskrav Kontorsmateriel från Användarnära IT-produkter från Klienter Upphandling pågår Datacenter Upphandling pågår Telefoniprodukter Upphandling pågår Litteratur, tryckta böcker och e- böcker upphandling pågår

60 Frågor?

61 Hur arbetar Statens inköpscentral med uppföljning av ramavtal Sebastian Svartz

62 Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Syftet med ramavtalsuppföljningen är att Säkerställa leverantörernas avtalsefterlevnad Säkerställa Statens inköpscentrals regelefterlevnad

63 Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer I tveksamma fall ska den upphandlande myndigheten effektivt kontrollera om de uppgifter och bevis som har lämnats av anbudsgivarna är korrekta. (art. 67.4). En myndighet får inte efterge ett krav/avtalsbrott om det leder till en väsentlig förändring av kontraktet (art. 72).

64 Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Statens inköpscentral och de avropsberättigade myndigheternas ansvar: De avropsberättigade myndigheterna ansvarar för sin egen regelefterlevnad, detta inkluderar efterlevnad av LOU och förordningen om statlig inköpssamordning. Statens inköpscentral får enligt Regeringsformen (12:2 ) inte bestämma hur de avropsberättigade beslutar i ärenden som rör tillämpningen av lag. Uppföljning av enskilda kontrakt görs av avropande myndighet.

65 Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Hur genomförs uppföljningen? Dialog Beskrivning av hur kravefterlevnad säkerställs Revision hos ramavtalsleverantör Vem genomför uppföljningen? Förvaltare Extern resurs (revision) Erfarenhetsutbyten med andra myndigheter och organisationer

66 Uppföljning av ramavtal och ramavtalsleverantörer Vad följs upp? Upphandlingsföremålet Kapacitet Ekonomisk Teknisk Yrkesmässig Underleverantörer Miljö- och sociala hänsyn Förändringar av ramavtalet Byte av part Priser Egna leveransvillkor

67 Tack!

68 Frågor & diskussion

69 Välkommen att kontakta oss För frågor om ett specifikt ramavtalsområde, se vår webbplats avropa.se, eller kontakta ramavtalsförvaltaren. Kontakta ramavtalsservice vid frågor av allmän karaktär: , avropa.se kammarkollegiet.se Vid övriga upphandlingsfrågor: Ett samlat upphandlingsstöd finns på Konkurrensverket.

70 Gemensam lunch och avslutning

71 Tack!