Dupoint i.site 4.0 Arbetsfack & flöden

Transkript

1 Dupoint i.site 4.0 Arbetsfack & flöden Dupoint AB Telefon: E-post: Internet:

2

3 Innehåll Arbetsfack... 1 Gränssnitt 2 Förklaring av facken 3 Grupparbetsfack 3 Arbetsfacket Under redigering 4 Arbetsfacket Väntar publicering 6 Grupparbetsfacket Väntar publicering 7 Arbetsfacket Avslagna dokument 9 Arbetsfacket Väntar tidspublicering 10 Arbetsfacket Utgångna tidspubliceingar 10 Arbetsflöden Exempel på kort flöde 14 Exempel på långt flöde 14 Starta arbetsflöden 15 Facket Utdelade arbetsflöden 18 Deltagarna i ett arbetsflöde 20 Arbetsfacket Flödeshistorik 22 Behörigheter i arbetsflödet Ställa in behörigheter i mappträdet 26

4

5 Arbetsfack Dupoint AB Telefon: E-post: Internet:

6

7 Arbetsfack I i.site 4.0 introduceras ett nytt koncept för arbete med sidor och dokument: arbetsfack. Huvudsyftet är att möjliggöra effektivare arbetsflöden när fler än en person är involverad i arbetet, exempelvis när en användare producerar en sida och en annan godkänner sidan för publicering. För att kunna jobba effektivt med arbetsfacken och arbetsflödena måste först grupper med olika behörigheter, såsom (under-)administratör, attestator och skribent, skapas och användare med olika arbetsuppgifter läggas in i dessa grupper. Läs mer om detta i Dupoin i.site Administratörshandboken. I webbmappträdet måste man sedan sätta behörigheter, vilka motsvarar de olika grupperna, på mapparna, så att rätt person har tillgång till att antingen skriva, attestera eller administrera dokumenten i mappen. Läs mer i kapitlet Behörigheter i arbetsflödet i detta dokument. Gränssnittet Gränssnittet för arbetsfacken omfattar ett antal nya fält och ikoner. Det utpekade fältet återfinns alltid i gränssnittet, oavsett vilken flik man arbetar i. Nedanför arbetsfacken återfinns aktuell fliks innehåll, i det här fallet webbmappträdet, eftersom fliken Webbsidor är markerad. Arbetsfacken går, precis som alla mappar i i.site, att fälla upp och ner genom att klicka på texten Arbetsfack eller genom att använda plus- respektive minustecknen. 2

8 Förklaring av facken Samtliga ikoner med text, till exempel Under redigering, är länkar till en lista över de dokument som facket omfattar. Vid klick på respektive fack visas denna lista i arbetsytan i i.site. [Läs mer om dessa listor längre fram i dokumentet] Under redigering Här listas samtliga dokument som är under redigering av den inloggade användaren. Väntar publicering Här listas alla dokument som användaren har skickat för attestering och publicering (kort flöde). Avslagna dokument Här listas alla dokument som inte blivit godkända av attestatorn. Väntar attest i flöde Här listas alla dokument som ska attesteras och skickas vidare (långt flöde). Väntar tidspublicering Här listas alla dokument som är godkända och inväntar datum/klockslag då de ska publiceras. Utgångna tidspubliceringar Här listas alla dokument med passerat avpubliceringsdatum. Grupparbetsfack I exemplet ovan återfinns en ikon för gruppfack. Här listas de fack som man delar med andra gruppmedlemmar. Exempelvis då det finns flera personer som kan godkänna och publicera dokument. Grupparbetsfacken omfattar endast ett fack; Väntar publicering. Detta eftersom alla andra fack är knutna till en enskild användare och därför inte kan delas. Detta fack fungerar i övrigt som alla andra fack. 3

9 Arbetsfacket Under redigering Vid klick på Under redigering visas en lista över de sidor som är under redigering. 1. I listan finns ett antal kolumner, vilka förklaras nedan. Titel: Tilldelat av admin: Från användare: Till användare: Inkommet: Åtgärdas senast: Meddelande: Dokumentets titel Här återfinns användarnamn för den (administratör) som tilldelat dig arbete med redigering av dokumentet, om så är fallet. Om du deltar i ett långt flöde och får ett dokument från personen innan dig i kedjan, står dennes användarnamn här. Här skrivs namnet ut till vilken dokumentet skickats. Datum när dokumentet inkom (i detta fall när det sparades). I det fall dokumentet har en deadline återfinns detta datum här. Här visas de antal meddelanden som är kopplade till dokumentet. Klicka för att läsa. Alla texter i listan är länkade till mappträdet, så att man från listan enkelt kan ta sig till den sida man vill fortsätta arbeta med. 4

10 2. När man klickar på ett dokument i listan visas dokumentet och indikeras i webbmappträdet. Här kan man välja att redigera, vilket leder till det vanliga redigeringsläget. I ovanstående exempel återfinns även knappen Skicka för attest, eftersom detta dokument skall attesteras innan publicering. 3. När man klickar på Skicka för attest och publicering visas ett pop-upfönster. Här kan man skriva ett meddelande till personen som attesterar och publicerar. Man kan ställa in prioritet för ärendet enligt tre nivåer: Låg, Medel och Hög. Dessutom kan man välja vilket datum och vilket klockslag som attestatorn senast ska attestera dokumentet. Man kan även välja att låta attestatorn ändra prioritet och datum, samt låta attestatorn redigera dokumentet. 5

11 Arbetfacket Väntar publicering 1. När man dokumentet skickats för godkännande flyttas dokumentet från facket Under redigering till facket Väntar publicering. Vid klicka på detta fack visas en lista med samtliga dokument som är skickade för publicering. 2. Vid klick på dokument i listan tas man till webbmappträdet, och ser dokumentet i visningsläge. Här visas även det meddelande som skickades till attestatorn. Dessutom finns här möjligheten att återta dokumentet. Detta innebär att dokumentet åter placeras i facket Under redigering och att man kan fortsätta redigera det. 6

12 Grupparbetsfacket Väntar publicering 1. När en användare som är medlem i en attestatorgrupp loggar in, återfinner han/hon en indikering i grupparbetsfacket Väntar publicering. I listan ser attestatorn från vem dokumentet kommer, till vilken grupp det är skickat, när det inkom, om det har ett åtgärdsdatum och ifall det är något meddelande kopplat till dokumentet. Bakgrundsfärgen för dokumentet i listan som visas i exemplet ovan indikerar låg prioritet. 2. Vid klick på dokumentet i listan ser man dokumentet i visningsläge och kan välja att Publicera eller Avslå. Attestatorn kan även ändra åtgärdsdatum och prioritet, eftersom skribenten medgav detta. Däremot kan attestatorn inte redigera dokumentet i det här exemplet. 7

13 Om attestatorn väljer att avslå dokumentet, öppnas en popup där attestatorn kan skriva in ett nytt meddelande. Förslagsvis med information om varför dokumentet inte blev godkänt. Vid klick på Skicka hamnar dokumentet åter i skribentens och attestatorns respektive arbetsfack, under facket Avslagna dokument. 8

14 Arbetsfacket Avslagna dokument 1. Dokument som inte blivit godkända för publicering listas under facket Avslagna dokument. När skribenten klickar i sitt fack Avslagna dokument listas dokumenten. 2. Vid klick i listan på det avslagna dokumentet syns sidan i visningsläge. Här ser skribenten meddelandet från attestatorn, och kan fortsätta att redigera dokumentet. Därefter skickas det åter för attest och publicering. 9

15 Facket Väntar tidspublicering Om en skribent skapar en sida som ska publiceras vid en speciell tidpunkt hamnar denna, efter godkännande av attestator, i facket Väntar tidspublicering. I denna lista finns endast tre kolumner: Titel, Sidansvarig och Publiceras. Facket Utgångna tidspubliceringar I och med att en sidas avpubliceringstidpunkt passeras hamnar den i den sidansvariges arbetsfack Utgångna tidspubliceringar. Detta fack är i det närmaste identiskt med facket Väntar tidspublicering med skillnaden att datumet då sidan avpublicerades visas i listan. 10

16

17 Arbetsflöden Dupoint AB Telefon: E-post: Internet:

18

19 Arbetsflöden Allt arbete med dokument och publicering betraktas i i.site som ett flöde. Ett flöde kan omfatta två eller flera personer. Flöden som omfattar endast två personer kallas hädanefter för kort flöde, och övriga flöden kallas långt flöde. Ett flöde kan även omfatta en grupp, exempelvis en attestatorgrupp. Exempel på ett kort flöde: 1. Person A skapar en sida 2. Person A skickar sidan till Person B för godkännande (attest) och publicering 3. Person B godkänner och publicerar sidan. Skickar för attest och publicering Attesterar och publicerar Person A Person B Exempel på ett långt flöde: 1. Person A skapar en sida som två andra personer, i turodning, ska arbeta med. 2. Person A bestämmer turordningen för bearbetning av sidan. I detta exempel ska person B först bearbeta sidan och person C ska bearbeta materialet vidare. 3. Person A skickar sidan för bearbetning till person B. 4. Person B bearbetar sidan och skickar den vidare till person C. 5. Person C bearbetar materialet ytterligare och skickar sedan sidan till person A. 6. Person A attesterar och publicerar sidan. Skapar sidan, bestämmer arbetsflödet och skickar den för bearbetning Person A Person B Bearbetar och skickar vidare Attesterar och publicerar Person C Bearbetar och skickar för attest och publicering 14

20 Starta arbetsflöden För att få starta arbetsflöden som omfattar andra användare krävs att man har administratörsbehörighet på den mapp i vilken dokumentet som flödet omfattar ligger. Om man har denna behörighet visas ikonen i verktygsraden då man skapat ett ny sida. För att starta ett arbetsflöde, skapas först ett nytt dokument, spara detta och klicka därefter på starta flöde-ikonen. 1. I popup-fönstret som visas klickar man på Lägg till för att lägga in deltagare i arbetsflödet. 2. Man får då välja bland användare i en lista. Den användare som ska vara är nummer ett i flödet markeras och man klickar på Lägg till. 15

21 3. Då kan man ställa in vad deltagaren ska göra i flödet, alternativen är Skriva eller Attestera. Man anger här när arbetsuppgiften ska åtgärdas och vilken prioritet den har. Man kan även skriva in ett meddelande till den aktuella deltagaren. Slutligen kan man modifiera deltagarens rättigheter för dokumentet. När man är klar med den första användaren klickar man på Bekräfta 4. Fönstret visar nu inlagd deltagare och flera kan nu läggas in, förfarandet är detsamma. Här kan man också skriva ett meddelande till samtliga deltagare i arbetsflödet. 16

22 5. I detta exempel lägger vi även till en deltagare som ska ha rollen delattestator. (Huvudattestator eller slutattestator är den användare som skapar flödet) Som syns ovan väljs deltagarens arbetsuppgift till Attestera. Därmed blir anpassningsmöjligheten av deltagarens rättigheter något annorlunda mot en skribents. Man kan tillåta delattestatorn att redigera i dokumentet, att publicera dokumentet och att ändra åtgärdsdatum och prioritet. När de önskade inställningarna är gjorda klickar man på Bekräfta. 6. Nu har flödet två deltagare. Meddelandet till samtliga deltagare skrivs in innan man klickar på Skapa, vilket sätter igång arbetsflödet. 17

23 Facket Utdelade arbetsflöden När man skapat ett arbetsflöde återfinns detta i arbetsfacket Utdelade arbetsflöden. Vid klick på detta fack visas en lista över de flöden man skapat. Den information som visas i listan är nuläget för arbetsflödet, vilket innebär att listans innehåll förändras i och med att flödet fortskrider. I denna lista finns följande kolumner: Flöde nr Flödets nummer Tilldelat av admin Vem som skapat flödet Från användare Från vem dokumentet har skickats i flödet. Här ser man vem som senast skickat dokumentet vidare. I exemplet ovan är fältet tomt då det endast är skaparen av flödet som skickat det vidare. Under arbetets gång kommer det här stå namn på den som senast skickat dokumentet vidare. Till användare Visar namnet på den första deltagaren i flödet. Inkommet När flödet skapades. Begärt åtgärdsdatum När den första deltagaren ska vara klar med sin arbetsuppgift. Meddelanden Antal meddelanden kopplade till flödet. 18

24 Klickar man på någon av informationstexterna i raden, namn, till användare osv, så ser man hela flödet, i den ordning det kommer att fortgå. Notera att vi nu tittar på vyn som administratören ser, dvs användaren som skapade flödet Vid (1) visas meddelanden. De meddelanden som nu visas är meddelandet till samtliga deltagare och meddelandet till den första deltagaren. Vid (2) återfinns en listning av hur flödet kommer att löpa. Högst upp står Jonny Berg- Skribent, vilken är den första personen i arbetsflödet. Han kommer att finna det aktuella dokumentet i arbetsfacket Under redigering. I nästa steg (raden nedanför) står det Peter Eld-Attestator. Peter är nummer två i flödet, och kommer att återfinna det aktuella dokumentet i arbetsfacket Väntar attest i flöde, så snart personen innan skickat det vidare. Som nummer tre står det Jonas Nyström (administratören som skapade flödet). Han kommer att återfinna dokumentet i facket Väntar publicering, när personen innan skickat dokumentet vidare. På sista raden står det Flödeshistorik i kolumnen I arbetsfack. Detta eftersom Jonas Nyström får flödeshistoriken arkiverad. Denna historik går givetvis att ta bort. Den här listan kommer att förändras något under arbetsflödets gång. I och med att respektive deltagare utför sina arbetsuppgifter och skickar dokumentet vidare, kommer innehållet i tabellen att ändras till det aktuella läget. Vid (3) finns möjligheten att avsluta arbetsflödet. Detta innebär att dokumentet inte skickas vidare till de övriga utan behandlas av administratören som ett vanligt dokument. Om man klickar på Avsluta arbetsflöde får man en kontrollfråga om man verkligen vill avsluta flödet. 19

25 Deltagare i ett arbetsflöde Här beskrivs och visas hur det kan se ut för deltagarna i ett flöde. 1. Dokumentet återfinns i arbetsfacket Under redigering, och vid klick på dokumentet i listan visas meddelandet som administratören skickat till samtliga deltagare, samt det personliga meddelandet som endast är riktat till deltagaren. I och med att Jonny klickar på Skicka för attest kommer dokumentet att hamna i Jonnys arbetsfack Väntar attest i flöde. Dokumentet går vidare i arbetsflödet till nästa deltagare som i det här fallet endast ska attestera det. Om deltagare nummer två även hade fått rätt att publicera dokumentet hade texten Skicka för attest varit Skicka för attest och publicering

26 Jonny utför sin uppgift och klickar på Skicka för attest för att skicka dokumentet vidare. Då visas följande popup, där Jonny kan skicka med ett meddelande till nästa person i arbetsflödet. 3. Nästa person i arbetsflödet är Peter Eld-Attestator. Så här ser det ut när han loggar in. I arbetsfacket Väntar attest i flöde återfinns dokumentet som närmast kommer från Jonny. Meddelandena som syns är dels Jonas meddelande till samtliga deltagare, dels det personliga meddelandet från Jonas till Peter och även meddelandet från Jonny. Peter Eld-Attestator kan välja att redigera, godkänna eller avslå dokumentet. Om han kan redigera beror på om administratören (Jonas) gav honom denna rättighet när arbetsflödet skapades. Peter Eld-Attestator väljer i detta exempel att godkänna dokumentet och klickar därmed på Godkänn. Därmed hamnar dokumentet i Peters arbetsfack Väntar publicering, eftersom det slutligen är administratören Jonas som ska publicera dokumentet. När Jonas-Administrator loggar in återfinner han dokumentet i sitt Väntar publicering - arbetsfack, och kan därmed publicera det. 21

27 Arbetsfacket Flödeshistorik I och med att ett flöde avslutats, skrivs information om flödet in i systemet. Detta kallas flödeshistorik, och kan granskas i efterhand. 1. Vid klick på arbetsfacket Flödeshistorik visas en lista över de flödesbeskrivningar som finns för användaren. 2. Klickar man på det flöde man vill se fullständig information om visas vilka deltagare som deltagit och vilka tidpunkter de utfört sina uppgifter. Om man vill ta bort ett flöde ur historiken, klickar man på Avsluta arbetsflödet. Detta påverkar inte på något sätt dokumentet som flödet omfattat, utan tar endast bort flödet ur historiken. 22

28

29 Behörigheter i flödett Dupoint AB Telefon: E-post: info@dupoint.com Internet:

30

31 Behörigheter i arbetsflödet När under fliken Grupper har skapat din gruppstruktur med behörigheter för (under)- administratör, attestator, publicist och normalanvändare samt lagt in konton under fliken Användare är det dags att sätta behörigheter för de olika mapparna i webbmappträdet. Detta för att sedan kunna starta arbetsflöden. Ställa in behörigheter i mappträdet 1. Markera önskad mapp och klicka på mappinställningar i vänster verktygsrad. 2. Under fliken Behörigheter i dialogrutan som visas lägger du sedan till grupper och ställer in deras behörigheter enligt följande: Klicka på Lägg till 26

32 3. I dialogrutan kan du söka dig fram till önskad grupp att lägga in. Markera sedan önskad grupp och klicka på Lägg till. 4. Ställ in önskad behörighet i rulllistan. Stäng dialogrutan när du är klar. 27

33

34 Dupoint AB Telefon: E-post: Internet: