PM 1 (5) Inspektion av framtida arkivlokaler för Skolverket

Transkript

1 PM 1 (5) S. Grette, N. Liljeholm Inspektion av framtida arkivlokaler för Skolverket På förfrågan av Skolverket har Riksarkivet (R) inspekterat lokaler i kvarteret Klamparen, Fleminggatan 14 i Stockholm, som Skolverket önskar ta i anspråk för förvaring av arkivhandlingar. Lokalerna besöktes på plats den 18 oktober Närvarande vid inspektionen: Från Skolverket rkivarie NIRS Sweden B (Skolverkets konsult) Från Fabege CO-PILOT (Fabeges konsult) Från Riksarkivet Nora Liljeholm, arkivarie Sebastian Grette, ingenjör Bakgrund Skolverket kommer att disponera 2 lokaler på plan 3. En arkivlokal för pappershandlingar (3504) och en lokal för uppackning där enligt uppgift handlingar kommer att stå i högst 6 månader (3503). Vidare kommer Skolverket att ha behov av ett antal (ca 6-7 st) mindre lokaler i huset för mellanlagring av arkivhandlingar, såsom ekonomihandlingar och de nationella proven. Lokalen som kommer att användas för slutarkivering av pappershandlingar (3504) uppges vara en befintlig arkivlokal som tidigare har använts av tingsrätten i Stockholm. Det är viktigt att notera att om den aktuella arkivlokalen uppfyllde de föreskrifter som var gällande vid tidpunkten för ibruktagande av arkivlokalen, innebär det inte att den uppfyller de krav som idag ställs på arkivlokaler. Inspektionen Den nuvarande inspektionen riktade sig främst mot lokalen som kommer att användas som centralarkiv. Riksarkivet vill dock göra Skolverket uppmärksam på att även övriga lokaler (motsv. närarkiv) för kortare tids förvaring av allmänna handlingar ska uppfylla de krav som ställs på arkivlokaler i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler R-FS 1994:6 (ändrad och omtryckt R- FS 1997:3), med undantag för att det inte behöver ställas samma strikta krav på lufttemperatur och relativ luftfuktighet som i arkivlokalen för långtidslagring (centralarkivet). Granskningen var okulär. Därutöver har en brandskyddsbeskrivning (systemhandling) daterad (upprättad av WSP), samt en planritning över planet arkivlokalen befinner sig på granskats. Granskningen gör inte anspråk på att ge en komplett beskrivning av arkivlokalens utförande. Åtgärdsförslagen nedan gör därför inte anspråk på att vara kompletta. Riksarkivet kan ändå konstatera att följande åtgärder ska respektive bör utföras av Skolverket mot bakgrund av kraven i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler R-FS 1994:6 (ändrad och omtryckt R-FS 1997:3). Skolverket måste ha tungt vägande skäl för att inte låta utföra åtgärder som bör utföras eller åtgärder som motsvarar dessa.

2 PM 2 (5) Åtgärderna ska redovisas skriftligt till Riksarkivet innan arkivlokalen kan tas i bruk. Därefter kan Riksarkivet utfärda ett medgivande enligt R-FS 1994:6 ändr. R-FS 1997:3, 5 kap, 2. Centralarkivet, rum 60.2 (befintlig numrering, rum 3504) Följande åtgärder ska vidtas av Skolverket (Förelägganden) 1. Elcentralen demonteras och flyttas utanför arkivlokalens brandcellsgräns (jfr 10 kap. 1 ). 2. Om eluttag önskas för arkivlokalens vård ska sådant/sådana utföras låsbart/låsbara (jfr 10 kap. 2 ). 3. Lysrörsarmaturer utbytes mot täta lysrörsarmaturer (kapslingsklass lägst IP 43 bör väljas) (jfr 10 kap. 5 ). 4. Befintliga genomföringar för bl.a. elkablar tätas i erforderlig brandteknisk klass (jfr 10 kap. 8 ). 5. Väggar mot angränsande utrymmen ska kompletteras brandtekniskt i avskiljande avseende om befintligt utförande inte motsvarar kraven i föreskrifterna inklusive skyddet mot skadlig upphettning som för pappershandlingar är 70 C och för magnetiska och optiska databärare 55 C (jfr 10 kap. 8 ). Om angränsande utrymmen kommer sprinklas får sprinklerinstallationens positiva egenskaper med avseende på brandförloppet beaktas vid det brandtekniska utförandet av väggarna i frågan om skyddet mot skadlig upphettning. 6. rkivlokalen ska utgöra egen brandcell. Brandteknisk avskiljning av lokalen från ventilationsteknisk synpunkt ska utföras om befintligt utförande inte uppfyller föreskrifternas krav. Exempel på åtgärd är att montera brand/brandgasspjäll i erforderlig brandteknisk klass (jfr 10 kap. 8 ). 7. Befintliga dörrar saknar märkning om vilken brandteknisk klass de är utförda i. Om man inte kan visa att dörrarna uppfyller de krav som framgår av R-FS 1997:3, 10 kap. 8, ska dörrarna bytas ut. Dörrar utförda i brandteknisk klass EI 120 bör då monteras (10 kap. 8 ). 8. Lufttemperatur och relativ luftfuktighet i arkivlokalen ska vara konstant och anpassat till handlingarna (jfr R-FS 1997:3, 11 kap. 1-2 ). Lufttemperatur och relativ luftfuktighet bör därför regelbundet dokumenteras och följas upp. En sådan dokumentation som avser en årscykel kan utgöra underlag för beslut om åtgärder erfordras för att bringa klimatet i överensstämmelse med föreskrifterna. Riksarkivets bedömning är emellertid att de riktlinjer som anges i 11 kap, 2, normalt inte kan uppnås utan särskild luftbehandlingsteknisk utrustning. (OBS. Utrustning avsedd att upprätthålla ett visst klimat i arkivlokalen får inte placeras i samma brandcell som arkivlokalen, jfr bl.a. 10 kap. 3 ). 9. Om utförandet hos det mellanbjälklag som utgör arkivlokalens tak medger att vatten från t ex utlöst sprinkler eller läckage från rör till ovanliggande WC-grupper kan tränga igenom bjälklaget, ska erforderliga åtgärder vidtas med avsikt att förhindra att arkivhandlingarna skadas (jfr 9 kap. 1 ).

3 PM 3 (5) Vidare bör följande åtgärder vidtas av Skolverket (nmärkningar) 10. Strömbrytaren till belysningen bör utföras låsbar (jfr 10 kap. 2 a ). 11. Rökdetektor som ansluts till system som vidarebefordrar signal till ständigt bemannad plats, där åtgärd kan vidtas till följd av larm, bör monteras i arkivlokalen och angränsande utrymmen (jfr 10 kap. 6 a ) 12. Dörrstängare bör monteras (jfr 10 kap. 9 ). 13. För att öka skyddet mot skadegörelse (jfr 12 kap) och skapa förutsättningar för ett stabilt klimat (jfr 11 kap), bör dörrarna utföras med anslagströskel. 14. Om Skolverket bedömer att arkivlokalens läge och/eller dess innehåll medför att det finns risk för obehörigt intrång bör arkivlokalen förses med inbrottslarm (jfr 12 kap, 1 ). NTECKNINGR rkivlokalen Följande uppgifter har noterats om arkivlokalen och byggnaden arkivlokalen befinner sig i. Beteckningarna, B och X i tabellen nedan förklaras efter tabellen. Uppgifter om arkivlokalen och byggnaden B X Kommentarer Fastighetsbeteckning Kv. Klamparen 10 B Gatuadress Fleminggatan, Stockholm B Fastighetsägare Fabege B ntal plan 10 B X Varav två källarplan och ett vindsplan. Påbyggnad med ett våningsplan för kontor planeras. Byggnadsteknisk klass Br1 B X Byggnadsstomme Betong B X I huvudsak platsgjuten. Verksamhet i byggnaden rkivlokalens placering Kontor B X Bilgarage i källarplanet Plan 3 ngränsande utrymmen i sidled utgörs av korridorer, före detta arkivlokaler m.m. Ovan befinner sig kontor och WC-rum. Under befinner sig personbilsgarage. Rumsnummer 60.2 Befintligt rumsnummer 3:504 Storlek, area Ca 170 m 2 X

4 PM 4 (5) Rumshöjd Ca 3-3,5 m Stomme, brandteknisk klass i bärande avseende Väggar, brandteknisk klass i avskiljande avseende Bjälklag, brandteknisk klass i avskiljande avseende Tilläggsisolering (skydd mot skadlig upphettning) Enligt norm B X R60 R90 beroende på bärverkets funktion och placering. Trapphus R30. EI 90 X ½ -stens tegelvägg. Tjocklek mot korridor ca 12 cm. EI 240 X Platsgjuten betong Golvbjälklag tjocklek ca 360 mm. Takbjälklag, mm. Oklart Bjälklagen bedöms ge skydd mot skadlig upphettning. Tegelväggarnas skydd bedöms som oklart. rkivlokalsdörr Två dörrar. Märkskylt saknas, uppgift om brandklass saknas. Utåtgående dörrar (mot korridor). Tillhållarlås. Dörrstängare på ena dörren (avhakad). Sprinkler Vattensprinkler B X Garage är sprinklat Sprinkler kommer installeras i byggnaden i samband med hyresgästanpassningen. Handbrandsläckare Pulversläckare Placerad i korridor. utomatiskt brandlarm Räddningstjänstens insatstid < 10 minuter B X X Rökdetektorer, 2 st. Status oklar. Belysning Vägg- och lamputtag Lysrörsarmaturer, öppna. Fast installation. Flera vägguttag med lock Kapslingsklass IP 23. Ej låsbara. Ej spänningssatta. nnan elkraft Elcentral Monterad på vägg Rör / uppvärmning Inga radiatorer eller genomgående rör Fuktlarm Nej Ventilation Tilluft och frånluft Oklart om lokalen är brandteknik avskiljd från ventilationsteknisk synpunkt.

5 PM 5 (5) Lufttemperatur (T) och relativ luftfuktighet (RF) Ytskikt, vägg (V), golv (G), tak (T) V: tegel, målad G: rester av golvmatta och betong T: målad betong Uppgifter om börvärden var okänt vid besöket. Ventilationssystemen delvis avställda. Hyllsystem Oinrett. Inbrottslarm Magnetkontakt på dörrar. Status oklar. Datauttag Nej Övrigt rkivlokalen har tidigare använts av tingsrätten. Förklaringar: = uppgift som avser arkivlokalen, B = uppgift som avser byggnaden, X = uppgift som meddelats av myndighet eller fastighetsägare. Sebastian Grette Nora Liljeholm