Inspektion av arkivvården vid Mora tingsrätt den 23 april 2014

Transkript

1 1 (7) Inspektion av arkivvården vid Mora tingsrätt den 23 april 2014 Närvarande Från Mora tingsrätt: Lagman Expeditionsvakt Administratör Rådman Från Riksarkivet: Patrik Höij, arkivarie Sammanfattning Riksarkivet har vid inspektionen den 23 april 2014 konstaterat brister i arkivverksamheten. Bristerna berör hantering och förvaring av elektroniska handlingar, förvaring av pappershandlingar samt arkivlokaler. Inledning Riksarkivet har den 23 april 2014 besökt Mora tingsrätt, Strandgatan 10 i Mora, för att inspektera arkivvården. Vid inspektionen användes tillämpliga delar av checklista för systeminspektion (version ). Landsarkivet i Uppsala har vid tidigare inspektion, år 2004, anmärkt på att tingsrätten behövde uppdatera arkivbeskrivningen och arkivförteckningen samt att förteckning över ADB-register skulle upprättas (dnr ULA /5465). Mora tingsrätt har åtgärdat samtliga förelägganden. INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Mora tingsrätt bildades vid tingsrättsreformen den 1 januari Från den 1 januari 1974 omfattade domsagan Mora, Orsa, Älvdalen och Malungs kommuner. Den 1 september 2001 sammanlades Leksands tingsrätt med Mora tingsrätt. Detta gjorde att domsagan även kom att omfatta Leksand, Rättvik och Vansbro kommuner. Ansvarig för arkivverksamheten vid tingsrätten i Mora är den som innehar rotel 3 vid tingsrätten, enligt arbetsordning beslutad Det

2 2 (7) praktiska ansvaret för hanteringen av arkivet ligger på administratören och expeditionsvakten. Tingsrätten har enligt uppgift nyligen haft viss personalomsättning för den praktiska hanteringen av arkivet och arkivverksamheten har i viss mån blivit eftersatt. Det har gjorts en nyrekrytering, men det saknas i viss mån utbildning. Tingsrätten har också haft en ombyggnation som delvis påverkat verksamheten, eftersom man bland annat fått ett närarkiv mindre att förvara handlingar i. Tingsrätten upplever dock att man får bra stöd av Domstolsverket och att utbildningsbehoven kan tillgodoses inom snar framtid. Konkurser kommer eventuellt enligt uppgift att hanteras i mindre omfattning av tingsrätterna. Det innebär att arkivbildningen i form av konkursakter kommer att påverkas. 2. Styrdokument Tingsrätten har en arbetsordning som reglerar arkivansvaret. Tingsrätten använder en diarie- och dossierplan för administrativa ärenden. Från och med år 2003 använder tingsrätten en av Domstolsverket upprättad diarieplan. Det finns även i arkivredovisningen en klassificeringsstruktur, men den används inte för registrering utan enbart för arkivläggning. 3. Arkivbildning Mål och ärenden registerades fram till den 20 oktober 2004 i målhanteringssystemet MÅHS. Från och med den 21 oktober 2004 började man använda verksamhetsstödet VERA. Brottmål, tvistemål, domstolsärenden och konkurser registreras löpande i en nummerserie. För administrativa ärenden använder tingsrätten ett manuellt diarium. Tingsrätten har aldrig använt något elektroniskt diarium för denna typ av ärenden. Alla medarbetare registrerar inkomna handlingar i mål och ärenden man ansvarar för. Rensning av handlingarna i mål och ärenden sker av handläggarna. Förutom verksamhetsstödet VERA använder tingsrätten även en mängd andra ekonomi- och personaladministrativa system. Samtliga är

3 3 (7) gemensamma system som hanteras av Domstolsverket. Tingsrätten för även ett antal register som framtas på papper, såsom partsregister och nämndemannaregister. 4. Framställning och hantering av handlingar Mål som kommit in till tingsrätten registreras i verksamhetsstödet VERA. Hanteringen av verksamhetsstödet regleras i förordningen (2001:639) om registerföring m.m. vid allmänna domstolar med hjälp av automatiserad behandling och i Domstolsverkets författningssamling (DVFS). Domstolsverket är systemägare för gemensamma system inom Sveriges domstolar och ansvarar för att systemdokumentation bevaras i den omfattning som krävs och för systemunderhåll. Handlingar som inte direkt kan skickas in i VERA, såsom stämningsansökningar från polis och åklagare, skannas istället in i systemet. Uppgifter som registreras i verksamhetsstödet bevaras inte elektroniskt, utan gallras ur systemet. För brottmål sker systemgallringen senast fem år efter avgörandeåret. För tvistemål och övriga mål sker gallring senast nio år efter avgörandeåret. I verksamhetsstödet kan mål återsökas till dess att systemgallring sker. Före sådan gallring skrivs vissa uppgifter ut på papper för bevarande. Handlingar som hör till mål och som ska bevaras, bevaras på papper. Normalt när upptagningar inkommer i mål försöker man att återlämna dessa, men det kan förekomma sådana i akterna. Om handlingarna på en upptagning kan skrivas ut på papper så gör man det och lägger dessa i akten. Upptagningen bevaras då inte elektroniskt. I de fall då upptagningen inte kan bevaras på papper, som i fallet då det rör sig om strukturerade data och upptagningar med ljud eller rörlig bild bevaras upptagningen. Upptagningen läggs då tillsammans med akten. Tingsrätten ska hantera och förvara medieberoende handlingar, som finns i akter till mål som ska bevaras, på ett ändamålsenligt sätt i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) RA-FS 2009:1 samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter RA-FS 1991:1 1. Tingsrätten bör även ta i beaktande att tillämpa Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om analoga ljud- och videoupptagningar på magnetband RA-FS 2013:2, om sådana finns i akterna. 1 Ändrad genom RA-FS 1997:4 samt 2012:1.

4 4 (7) Domar i brotts- och tvistemål binds årligen tillsammans i särskilda domböcker. Från och med 2007 binds även särskilda beslut i egna böcker, men inte årligen. 5. Gallring Gallring utförs normalt årligen. En lastbil hämtar handlingarna som ska förstöras och kör dem för bränning i värmeverk. Tingsrätten har också en sekretesstunna som töms enligt särskilt avtal och destrueras på särskilt vis. Tingsrätten har upprättat tillämpningsdokumentation för de av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter (RA-FS) som används. Tillämpningsdokumentationen för gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling behöver dock uppdateras så att hänvisning görs till nu gällande föreskrift, RA-FS 2013:1, som också ska tillämpas retroaktivt på handlingar tillkomna vid upphandling som påbörjats den 1 januari 2008 eller senare. 6. Arkivredovisning Tingsrätten förvarar Mora tingsrätts arkiv 1971-den 31 augusti 2001, Leksands tingsrätts arkiv 1971-den 31 augusti 2001 samt Mora tingsrätts arkiv den 1 september 2001 och framåt. Såväl Leksands tingsrätt som Mora tingsrätts arkivbildning bröts alltså vid sammanläggningen mellan tingsrätterna den 31 augusti Från och med den 1 september 2001 bildar Mora tingsrätt arkiv med den nya domsagans omfattning. Från och med den 1 september 2001 redovisar tingsrätten också sitt arkiv med den verksamhetsbaserade arkivredovisningen. Domstolsverket har tagit fram en mall för tingsrätterna som anpassas av varje tingsrätt och utgör stommen till arkivredovisningen. Tingsrättens arkiv redovisas utifrån en klassificeringsstruktur som fastställs i Domstolsverkets författningssamling. I samband med övergången till verksamhetsbaserad arkivredovisning avslutades också arkivredovisningen i enlighet med förteckningsplan för tingsrätts- och inskrivningsmyndigheters arkiv som fastställts av Riksarkivet den 26 september Redovisning av volymer för dagböcker, akter och avgöranden i mål sker i verksamhetsstödet VERA. Övriga handlingar redovisas i ett särskilt dokument. Samtliga äldre förvarade arkiv är avslutade och förtecknade.

5 5 (7) 7. Arkivförvaring Enligt 6 arkivlagen är en myndighet och vissa andra organ skyldig att skydda sitt arkiv mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Kraven på utformningen av arkivlokaler regleras närmare i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, RA-FS 2013:4. Vid inspektionen besöktes ett aktrum samt fyra lokaler i källaren där handlingar förvarades. Ritningar har inte granskats, utan all besiktning av lokalerna har utförts okulärt. Aktrum Pågående mål och ärenden förvaras i ett aktrum. Rummet är placerat på andra våningen i huset och inom skalskyddet. Rummet är försett med larm. Handlingarna förvaras i akter i skåp som saknar brandklassning. I aktrummet förvaras även årets domar och beslut. I receptionen förvaras gemensamma handlingar i ett plåtskåp som saknar brandklassning. Lokal källaren, mindre rum Lokalen utgör ingen arkivlokal och är inte anpassad till kraven som finns för arkivlokaler i Riksarkivets föreskrifter. I lokalen förvaras Mora tingsrätt arkiv Vid stickprov i materialet noterades att en del boxar var dåligt packade, vilket lett till att material deformerats. Tingsrätten bör åtgärda brister i förvaringen av arkiven, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 2, 7 kap 2 samt 8 kap 2. I Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler RA-FS 2013:4, 4 kap 1 anges att handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot vatten och skadlig fukt, brand, brandgas och skadlig upphettning, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Tingsrätten ska vidta åtgärder för att ge handlingarna det skydd som krävs i enlighet med Riksarkivets föreskrifter. Huvudarkivlokal 1 Dörren till lokalen utgjordes av en brandklassad dörr av typ A120. Strömbrytare och markörlampa satt placerade på utsidan av lokalen. 2 Ändrad genom RA-FS 2010:2 och 2012:5.

6 6 (7) Belysningen utgjordes av lysrör med omslutande skydd mot damm. I lokalen fanns ingen ventilation. I lokalen fanns element för vattenburen värme. Lokalen var försedd med brandlarm och brandsläckare fanns placerad inom 25 meter från lokalen. Vid mätning med thermohygrometer Hygropalm 0 av märket Rotronic uppmättes klimatet i lokalen till 20,9 C och 27,5 % RF. De uppmätta värdena avviker från de i Riksarkivets föreskrifter rekommenderade värdena. I lokalen förvarades huvudsakligen Leksands tingsrätts arkiv Vid stickprov i materialet noterades skadliga föremål arkivlagda tillsammans med handlingarna, en del trasiga boxar och dåligt packade boxar. Arkivet behöver inventeras och rensas samt ordnas för att säkerställa att handlingarna inte tar skada av förvaringen. Tingsrätten ska i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 3, 6 kap 4 avskilja skadliga föremål från handlingarna. Tingsrätten bör också åtgärda brister i förvaringen av arkiven, i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om handlingar på papper RA-FS 2006:1 4, 7 kap 2 samt 8 kap 2. Huvudarkivlokal 2 Lokalen har samma utformning som ovan beskrivits under huvudarkivlokal 1. Vid mätning med thermohygrometer uppmättes klimatet i lokalen till 22,3 C och 26,8 % RF. De uppmätta värdena avviker från de i Riksarkivets föreskrifter rekommenderade värdena. I lokalen förvarades gallringsbart material. Huvudarkivlokal 4 Lokalen har samma utformning som ovan beskrivits under huvudarkivlokal 1 med undantag av att markörlampa vid strömbrytare saknades samt att lokalen var ventilerad. Det kunde vid inspektionen inte avgöras huruvida det fanns brandspjäll monterat i ventilationen. Tingsrätten ska därför återrapportera den eventuella förekomsten av brandspjäll i ventilationen alternativt på vilket sätt man uppfyller kravet i Riksarkivets föreskrifter om att arkivlokal ska utgöra egen brandcell och att ventilationen brandtekniskt ska avskiljas från omkringliggande miljö. Tingsrätten ska också montera en indikator för strömbrytaren. Vid mätning med thermohygrometer uppmättes klimatet i lokalen till 21,3 C och 30,9 % RF. Det uppmätta värdet för temperatur avviker från det i Riksarkivets föreskrifter rekommenderade värdet. 3 Ändrad genom RA-FS 2010:2 och 2012:5. 4 Ändrad genom RA-FS 2010:2 och 2012:5.

7 7 (7) I lokalen förvarades huvudsakligen Mora tingsrätts arkiv 2001 och framåt. Vid stickprov i materialet noterades en mindre del dåligt packade boxar, materialet var annars rensat och bra förvarat.. Patrik Höij Arkivarie, tillsynsärenden patrik.hoij@riksarkivet.se Telefon, direkt: