Inspektionsprotokoll. Inspektion av arkivlokal hos Tredje AP-fonden

Transkript

1 1(5) Avdelningen för tillsyn och rådgivning E Jarborn Inspektion av arkivlokal hos Tredje AP-fonden Datum: Plats: Vasagatan 11, Stockholm Närvarande: NN,Tredje AP-fonden Elisabeth Jarborn, Riksarkivet Sebastian Grette, Riksarkivet 1. Bakgrund Förvaltare av fastigheten är Humlegården Fastigheter AB som har tagit över förvaltningen från och med 1 juli Arkivlokalen används för förvaring av pappershandlingar och är belägen i källarplanet (K4) längst ner i fastigheten på Vasagatan 11 i Stockholm. Rumsytan är ca 43 m 2. Inspektionen har skett i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, ändrade och omtryckta RA-FS 1997:3) om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Den genomförda inspektionen var en okulär inspektion, varvid vissa parametrar som omfattas av ovannämnda lagstiftning inte kunde studeras. Exempel på parametrar icke möjliga eller svåra att undersöka vid en okulär inspektion är: Angränsande utrymmen intill/ovanför lokalerna Inre klimatfrågor Yttre larmsystem Brandavskiljande funktioner i ventilationssystemet Brandcellsgränser och brandklasser på avskiljande byggnadsdelar Konstruktionens bärande förmåga 2. Arkivlokalen Fastighetsbet: Kv Kortbyrån, rum nr 3120 Väggar & tak: Betong. Golv: Betong. Arkivdörr: Fönster: Fabrikat: Robust ståldörr, brandklass A60. Dörren är ej självstängande. Finns ej i lokalen. Hy llsystem: Manuellt kompakthyllsystem. Bely sning: Kapslade lysrörsarmaturer, utförda i kapslingsklass IP 44. Belysningen tänds och släcks via strömbrytare inne i arkivlokalen. Kontrollampa utanför dörren som indikerar tänd/släckt belysning saknas. El: Ett antal vägguttag med lock finns i arkivlokalen. Ingen elektrisk utrustning finns i lokalen.

2 2(5) Ventilation: Arkivlokalen är ventilerad, dvs. till- och frånluft finns. Det finns ingen klimatanläggning installerad. Mätning av arkivlokalens temperatur och relativa luftfuktighet har inte gjorts vid inspektionen. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1997:3) anger att lufttemperaturen bör vara 18 C, ± 2 C samt ha en relativ luftfuktighet på 30-40%, ± 5% vid förvaring av pappershandlingar. Brand: Det finns inga rökdetektorer i arkivlokalen. Det finns ett brandlarm i själva byggnaden som är direkt kopplad till räddningstjänsten. Det finns sprinkler i arkivlokalen samt i angränsande korridorer. Sprinklersystemet är sannolikt ej av typen torrörssystem med tvåstegsutlösning. I arkivlokalen finns en handbrandsläckare. Släckmedlet är skum. Senast en översyn av handbrandsläckaren genomfördes var Brandposter med slang finns utanför lokalen i korridoren vid hissarna. Inga synliga brand/brandgasspjäll finns i arkivlokalen. Rör i lokalen: Det finns värmerör med omslutande skydd i taket. Dessa är ej placerade ovanför kompakthyllorna och arkivmaterialet. Det finns inga dropp- eller uppsamlingsrännor. Avloppsrör i gjutjärn löper vertikalt genom lokalen från ovanliggande plan. Vattenledning med tappkran och utslagsback finns. Kallvattenledningen är i funktion, varmvattenledningen är avstängd. Radiatorrör finns, men dessa är torrlagda och kapade och används därmed ej. Det finns omedelbart till höger om utslagsbacken även en rörinstallation vars funktion är okänd och som ej tycks vara i bruk. Ytterligare en rörinstallation med oklar funktion (ett tomt rör bryter igenom takbjälklaget och avslutas med ett lock i metall) finns utmed lokalens vänstra långsida. Givare (fuktdetektorer) finns ej i lokalen. Genomföringar: Genomföringar finns i huvudsak gällande rör och kanaler. Vissa brister i dessa kan förekomma (synliga glipor förekommer). Det finns även ett mindre rektangulärt hål i taket där en trädetalj har tryckts upp för att täppa igen, samt ett mindre hål i hörnet invid befintlig tallriksventil. Tidigare funktion okänd. Golvbrunn: Det finns en golvbrunn som inte är avstängningsbar (dvs. avstängningsventil/backventil saknas). Larm & skydd: Inget larm finns kopplat till lokalen. Dörren har bakkantssäkring och nyckellås och för att komma till lokalen krävs passerkort i hiss och

3 3(5) trapphus samt måste ytterligare en låst dörr passeras. Dessutom har nyligen en övervakningskamera installerats i källarens korridor. Övrigt: Angränsande utrymmen utgörs främst av andra källarförråd samt källarkorridorer och hisschakt. Det finns även ett teknikrum (eventuellt fjärrvärmerum). Vad som finns ovanför lokalen är inte känt men det tillhör Nordic Light Hotel som har en avdelning som kallas för Nordic Relax. 3. Kommentarer Vid inspektionen har följande brister observerats: 1. Arkivdörren uppfyller brandklass A60. Dörren till arkivlokalen skall vara utförd så att den inte sänker det brandtekniska skyddet. För att dörren inte ska sänka det brandtekniska skyddet krävs att den utförs i samma brandtekniska klass som väggarna i övrigt. Enligt RA-FS 1997:3 10 kap. 8 skall arkivlokalen klara brand i angränsande utrymme under 120 minuter, vilket en dörr i brandklass A60 inte klarar. Emellertid är angränsande utrymmen sprinklade varför brandbelastningen kan antas vara låg, och dörrens befintliga brandtekniska klass kan därmed antas vara tillräcklig. Vidare bör dörren vara självstängande om det inte är uppenbart liten risk för att en brand i angränsande utrymme skall spridas till arkivlokalen. 2. Belysningen tänds och släcks via strömbrytare inne i arkivlokalen. Denna manöver skall kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida. 3. Kontrollampa, placerad utanför arkivlokal som indikerar om belysningen är tänd saknas. 4. Det finns ett antal vägguttag med lock i arkivlokalen som inte är låsbara. 5. Installerat sprinklersystem i fastigheten som även löper genom arkivlokalen utgörs sannolikt inte av torrörssystem med tvåstegsutlösning, vilket är ett krav (10 kap. 15 i RA-FS 1997:3). Det skall även finnas en fastställd handlingsplan för sanering av handlingar och arkivlokal. 6. Befintlig handbrandsläckare har inte genomgått någon översyn sedan Det finns inga avledande dropp- och uppsamlingsrännor till befintliga rörinstallationer. 8. Arkivlokalen skall utgöra egen brandcell. Det finns ett antal genomföringar (rör och kanaler) vars brandtekniska status är oklar. 9. Arkivlokalen skall utgöra egen brandcell. Det var vid besöket oklart om arkivlokalen lokalen från ventilationsteknisk synpunkt är brandtekniskt avskiljt från ventilationssystemet i övrigt. 10. Det finns en fungerande tappkran för kallvatten i arkivlokalen, något som inte är tillåtet enligt Riksarkivets föreskrifter. 11. Golvbrunnen har inte någon manuell avstängningsventil som bör finnas vid eventuellt läckage utifrån. Golvbrunnen innebär en viss risk bland annat på grund av att arkivlokalen är belägen längst ner i fastigheten. Detta kan innebära en risk att vatten kan tränga upp underifrån vid läckage i andra delar av fastigheten. 12. Ovanliggande lokals användningsområde skall kontrolleras för att försäkra att det inte rör sig om brandfarlig verksamhet eller att lokalen ligger i anslutning till våtutrymmen.

4 4(5) 4. Riksarkivets överväganden och beslut Följande åtgärder skall respektive bör vidtas i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, ändrade och omtryckta RA-FS 1997:3) om planering, utförande och drift av arkivlokaler senast 31 december Se till att sprinklersystemet utgörs av torrörssystem med tvåstegsutlösning (10 kap. 15 ). En fastställd handlingsplan för sanering av handlingar och arkivlokal skall även tas fram (10 kap. 15 ). Alternativt demonteras sprinklersystemet/tas sprinklersystemet ur drift inom arkivlokalen. Det måste dock observeras att annan lagstiftning/andra myndigheter i detta fall kan kräva att sprinkler skall finnas inom lokalen, med den utformning och innehåll lokalen idag har. Frågan måste utredas, innan övriga åtgärder nedan vidtas. Dörrstängare bör monteras på arkivdörren (10 kap. 9 ). Frånkoppling av belysning i arkivlokalen skall kunna utföras och kontrolleras från arkivlokalens utsida. Om andra än myndigheten har tillgång till utrymmet utanför arkivlokalen bör strömbrytaren i sådant fall vara låsbar eller placerad så att den inte är åtkomlig för obehöriga (10 kap. 2a ). Kontrollampa utanför arkivdörr bör installeras (10 kap. 2a ). Låsbara lock skall monteras på vägguttagen (10 kap. 2 ), alternativt demonteras vägguttagen. Se till att lufttemperaturen samt den relativa luftfuktigheten hålls konstant. Som riktlinje bör 11 kap. 2 värden tillämpas. Lufttemperaturen bör i sådant fall vara 18 C, ± 2 C och den relativa luftfuktigheten 30-40%, ± 5% (11 kap. 2 ). En översyn av befintlig brandsläckare skall genomföras (10 kap 14 ), alternativt byts den ut. Befintliga värmerör är grova och försörjer stora delar av byggnaden med radiatorvatten. Ett rörbrott eller läckage inom arkivlokalen kan orsaka stora skador på arkiverade handlingar. Att endast montera dropp- och uppsamlingsrännor kan inte anses vara tillräckligt i detta fall (kap. 9 kap. 1 ). Rören bör byggas in, samt förses med funktion som avleder läckagevatten från arkivlokalen, såvida arkivlokalen inte byggs om så att dessa installationer hamnar utanför arkivlokalen. Klarlägg syfte/funktion hos den rörinstallation som finns omedelbart till höger om utslagsbacken samt den rörinstallation som utgör ett tomt rör som bryter igenom takbjälklaget och avslutas med ett lock i metall vid golvnivå (utmed lokalens vänstra långsida). Utgör dessa installationer en risk för arkiverade handlingar, t ex med avseende på fukt eller brand, skall åtgärder vidtas, t ex demonteras och avlägsnas från arkivlokalen. Det kan förekomma brister i genomföringar för rör och kanaler. Frågan skall klarläggas. Om brister förekommer i den brandavskiljande funktionen skall åtgärder vidtas på så sätt att dessa tätas i samma brandtekniska klass som byggdelen de befinner sig i. Det är oklart om eller på vilket sätt det ventilationstekniska systemet brandtekniskt är avskiljt från arkivlokalen. Frågan skall klarläggas och om brister föreligger åtgärder vidtas så att den brandavskiljande förmågan upprätthålls i enlighet med RA-FS 1997:3, 10 kap, 7-8. Klarlägg syfte/funktion hos de hål (mindre rektangulärt hål i takvinkel där en trädetalj har tryckts upp för att täppa igen, samt ett mindre hål i hörnet invid befint-

5 5(5) lig tallriksventil). Utgör dessa hål en risk för arkivlokalen med avseende på inträngande vatten/fukt eller att brandcellsgränsen är punkterad skall detta åtgärdas. Befintliga tappvatteninstallationer skall demonteras (inkl tappvattenrör) inom arkivlokalen (9 kap. 2 ), såvida arkivlokalen inte byggs om så att dessa installationer hamnar utanför arkivlokalen Befintlig golvbrunn bör förses med manuell avstängningsventil (9 kap. 2 ), såvida arkivlokalen inte byggs om så att den hamnar utanför arkivlokalen. Ovanliggande lokals användningsområde skall kontrolleras (4 kap. 1 ). Finns t ex våtrum, pool etc. ovan arkivlokalen medför sådana installationer ökad risk för inträngande läckagevatten i arkivlokalen. Vid behov bör åtgärder vidtas för att skydda handlingarna mot skador av sådant läckagevatten. Stockholm den 7 juli 2006 Riksarkivet Elisabeth Jarborn IT-handläggare Sebastian Grette Avdelningsdirektör