Inspektion av arkivlokaler hos Kronofogdemyndigheten

Transkript

1 Tillsynsavdelningen/Bevarandeavdelningen E Berndtsson/ S Grette Ert dnr /1211 och /121 Inspektion av arkivlokaler hos Kronofogdemyndigheten Skatteverket, Verksamhetsstöd för Skatteverket och Kronofogden inkom den 19 oktober 2010 med informationsskrivelse om att Kronofogdemyndigheten Stockholm och Kronofogdemyndighetens huvudkontor i december 2010 flyttar till nya lokaler i Sundbyberg; Esplanaden 1. Den 29 oktober 2010 inkom Kronofogdemyndigheten med begäran om inspektion och godkännande av nya arkivlokaler för huvudkontoret. Inspektionen av arkivlokaler ägde rum den 11 november Närvarande vid inspektionen: Från Kronofogdemyndigheten Fyra arkivarier Från Riksarkivet Ewa Berndtsson, förste arkivarie Sebastian Grette, avdelningsdirektör FÖRELÄGGNDEN OCH NMÄRKNINGR Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtagas av Kronofogdemyndigheten och senast den 1 april 2011 redovisas skriftligt till Riksarkivet. Centralarkivet 1. En drift och skötselinstruktion för arkivlokalen ska utarbetas (jfr R-FS 1997:3, 6 kap. 1 ). 2. Handbrandsläckare (skum) ska placeras i eller i anslutning (< 25 m) till arkivlokalen (10 kap. 14 ). Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder bör vidtagas av Kronofogdemyndigheten. 3. R kan konstatera att arkivlokalens dörrar inte är märkta med uppgift om brandteknisk klass (10 kap. 8 ). Orsaken till att märkningen saknas bör redovisas. Om orsaken innebär att dörrarna inte kan antas uppfylla de brandtekniska kraven bör samråd ske med Riksarkivet. 4. Med ledning av arkivlokalens placering intill personbilsgarage och yttre parkering bedömer R att det finns risk för att skadliga föroreningar förs in i arkivlokalen (11 kap. 1-2 ). Om inte redan lokalen är övertrycksventilerad bör man överväga att skapa ett övertryck i arkivlokalen för att minimera denna risk.

2 2 (7) 5. Den låsta rökgasluckan och rökschaktet bedömer R vara en svag punkt i det yttre mekaniska inbrottsskyddet (12 kap). Det finns förvisso ett inbrottsgaller i arkivlokalens väggliv vid schaktets mynning, men det hindrar inte från skadegörelse och anlagd brand. Kronofogdemyndigheten bör försäkra sig om att det mekaniska inbrottsskyddet hos lås, lucka och inbrottsgaller är erforderligt och också om inbrottslarmet på denna punkt är tillräckligt. 6. Om rökgasluckan inte är tillräckligt tät i anslutningen mot schaktets sarg gör R bedömningen att man inte kan utesluta att skadeinsekter kan ta sig in i schaktet eller arkivlokalen via otätheter. Om så är fallet bör schaktet kompletteras med insektsnät eller motsvarande åtgärd (6 kap. 8 ) förutsatt att brandtekniska krav inte åsidosätts. Närarkiven Riksarkivet konstaterar att följande åtgärder ska vidtagas av Kronofogdemyndigheten. Generell bedömning (behöver dock inte beröra varje närarkiv): 7. Kabelgenomföringar som är otäta från brandteknisk synvinkel (t ex öppna VPrör vari kablar mynnar) (10 kap, 8 ) åtgärdas. 8. De kontrollampor, (ovan arkivlokalsdörrarna) som inte lyser då belysningen är tänd i arkivlokalen (10 kap, 2 a ) åtgärdas 9. Handbrandsläckare (skum) placeras i varje arkivlokal eller i anslutning till varje arkivlokal. vståndet från respektive arkivlokal till en handbrandsläckare bör inte överstiga 25 m (10 kap. 14 ). Rum nr Rum nr Rum nr Rum nr Rum nr Rum nr

3 3 (7) Rum nr Ovan undertak finns genomgående rör för sprinkler, och andra rör (märkning om media saknas). Ett godtagbart skydd mot fukt- och vattenskador ska anordnas (9 kap, 3 ). 11. R kan konstatera att arkivlokalens dörrar inte är märkta med uppgift om brandteknisk klass (10 kap, 8-9 ). Orsaken till att märkningen saknas bör redovisas. Om orsaken innebär att dörrarna inte kan antas uppfylla de brandtekniska kraven bör samråd ske med Riksarkivet. De generella iakttagelserna ska även beaktas. Rum nr Övrigt Kronofogdemyndigheten bör kontrollera om det finns genomgående rör ovan undertaken i andra arkivlokaler än i rum , och om så är fallet anordna godtagbara skydd mot fukt- och vattenskador (9 kap, 3 ).

4 4 (7) nteckningar om arkivlokalerna Följande uppgifter har noterats om arkivlokalerna och byggnaden arkivlokalerna befinner sig i. Beteckningarna, B och X i tabellen nedan förklaras efter tabellen. dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Fastighetsbeteckning Kv Kabeln B Gatuadress Esplanaden 1, Sundbyberg Fastighetsägare Diligentia B Byggår 1940-tal B X Ombyggnadsår 2010 B ntal plan 4 B Inklusive källarplan. Byggnadsstomme Betong B Platsgjuten. Verksamhet Kontor, rkivhandlingar, media Årtal då arkivlokalerna byggdes Placering Centralarkiv: butiker, källargarage Pappershandlingar i huvudsak B 2010 X Källarplan. Åtta närarkiv: Plan 3 och 4. Rumsnummer Centralarkiv (rumsnummer oklart). Närarkiven , , , , , , , Centralarkiv, angränsade utrymmen i sidled: personbilsgarage. fläktrum, korridor. Överliggande utrymme: terrassbjälklag med yttre personbilsgarage. Underliggande utrymme: mark. Närarkiv: Kontorsutrymmen och yttertak.

5 5 (7) dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Storlek, area Centralarkiv, ca 300 m 2 Närarkiv vardera ca m 2 Rumshöjd Ca 3-4 m Stomme, brandteknisk klass i bärande avseende Väggar, brandteknisk klass i avskiljande avseende Bjälklag, brandteknisk klass i avskiljande avseende Tilläggsisolering (skydd mot skadlig upphettning) rkivlokalsdörrar Enligt norm B EI 120 Centralarkiv: Lecablock kompletterad med invändig gips. Platsgjuten betong. Uppskattad brandklass. Närarkiv: Gipsregelväggar. Erforderlig brandklass förutsättes vara uppfylld. EI 120 Platsgjuten betong, tjocklek okänd men bedöms ha sådan tjocklek att minst klassen EI 120 upprätthålls. --- Centralarkiv: Betongens tjocklek och lecablocken som kompletterats med skivkonstruktion förutsättes medföra skydd mot skadlig upphettning. Närarkiv: Gipsväggarna förutsättes vara utförda med avseende på detta skydd. Fabrikat Daloc, typ S53, MK 3. Brandteknisk klass EI 120. Öppnas med kod. Bakkantssäkr ing. Tillhållarlås, hakregel. Tröskelplatta och släplist. Dörrstängare. Möjlighet att ställa upp på magnet. Märkning saknas om brandteknisk klass i centralarkiv och närarkiv Sprinkler Ja B Totalsprinklad byggnad, vattensprinkler. rkivlokaler osprinklade.

6 6 (7) dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Handbrandsläckare Saknas utomatiskt brandlarm Ja B Utrymningslarm Ja Räddningstjänstens insatstid Belysning Ly Vägg- och lamputtag < 10 minuter B srörsarmaturer, kupa. Fast installation. Låsta vägguttag vid dörrar. nnan elkraft Nej Bedö ms vara av fabrikat Fagerhult, typ ll five, IP-klass 43. Monterade dikt tak. Manövrering från rummets utsida. Kontrollampa. Uppvärmning Elradiatorer Centralarkiv: Fabrikat LVI, typ YLI LG, IP 44, 400 V, 1000 W. Närarkiv: inga radiatorer. Rör Närarkiv Ovan undertak finns rör för sprinkler, och andra rör (märkning saknas). Fuktlarm Nej. Ventilation Lufttemperatur (T) och relativ luftfuktighet (RF) Till- och frånluft. Kanaler försedda med brand / brandgasspjäll. Centralarkiv: Brand/brandgasspjäll monterade på till- resp frånluftskanal i väggliv utanför arkivlokalen. Närarkiv, stickprov: rum , brand / brandgasspjäll monterade på isolerade kanaler ovan undertak. Centralarkiv: Projekterat för klimat enligt riktlinjer för arkiv för pappershandlingar. Separat utrustning för luftbehandling i angränsande teknikrum. Närarkiv: normalt kontorsklimat kan förväntas.

7 7 (7) dministrativa och tekniska uppgifter B X Kommentarer Ytskikt, vägg (V), golv (G), tak (T) Hyllsystem Ko V: målad gips G: linoleum eller motsvarande T: målad betong eller gips mpakthyllsyste m. Inbrottslarm Oklart Datauttag Nej. Övrigt Centralarkiv: Galler i liv med innervägg vid schakt för rökgasevakuering. Schaktet mynnar vid låst lucka på ovanliggande parkeringsyta. Ännu ej monterat. Schaktets längd ca 3 meter. Luckan låst med två hänglås på utsidan (BUS Rock SSFN 014 kl. 3, och nchor lås SBSC , EN 12320, Grade 4.) Förklaringar: = uppgift som avser arkivlokalen, B = uppgift som avser byggnaden, X = uppgift som meddelats av myndigheten Stockholm den 18 november 2010 Sebastian Grette vdelningsdirektör Ewa Berndtsson 1:e arkivarie