Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämnden (13) Skänninge Stadshotell, kl 13:00-17:10

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden (13) Plats och tid Skänninge Stadshotell, kl 13:00-17:10 Beslutande Göran Westerberg, S Roger Max, V Maud Steen, C Birgit Ekström, S Stefan Rylander, S Lindhia Peterson, M Yvonne Mellberg Jakobsson, FP Ersättare Carina Kärrlander, S, Samira Alkhori, S, Kristin Kellander, FP Övriga deltagande Ulf Johansson, kultur- och fritidschef, Liselott Björkman, sekreterare Kjell Karlsson, förvaltningssekreterare, Magnus Norrbom, kultur- och fritidsstrateg, Catherine Stolfer Suneson, enhetschef, Inger Axelsson och Margareta Johansson (MRK) Utses justera Maud Steen Justeringens plats och tid Kultur- och fritidsförvaltningen Underskrifter Sekreterare Liselott Björkman paragrafer Ordförande Göran Westerberg Justerande Maud Steen ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen Underskrift... Liselott Björkman

2 Kultur- och fritidsnämnden (13) Innehållsförteckning: 33 Informationsärenden/rapporter 34 Delegationsbeslut december Översyn av kortalternativ och priser på Lundbybadet inför Ändrad förseningsavgift för film på biblioteket 37 Införande av lånekort för papperslösa 38 Svar på revisorernas granskning av kultur- och fritidsnämnden Option 2 år vid Mjölby ridanläggning 40 Övriga frågor - avtackningar

3 Kultur- och fritidsnämnden (13) 33 Dnr KOF/2014:111, KOF/2014:49, KOF/2014:17 Informationsärenden/rapporter A) Inger Axelsson och Margareta Johansson, Mjölby Ridklubb, presenterar sin verksamhetsidé kring ridskola och skötsel av Mjölby ridanläggning B) Verksamhetsrapport Lundbybadet, Catherine Stolfer Suneson, enhetschef rapporterar, dnr 2014:17 C) Kundenkät - Lundbybadet, Magnus Norrbom och Catherine Stolfer Suneson redovisar resultatet, dnr 2014:111 D) Bokslutsprognos , Kjell Karlsson rapporterar, dnr 2014:49 E) Förvaltningschefens rapporter Öppettider biblioteket i Skänninge från 1 januari 2015 Må bra med kultur, biblioteket Turabdin FC KOMBRÅ styrgrupp K2 (Östsam) och kulturansvariga tjänstemän Ungdomsinflytande Personalinformation Medarbetarundersökningen F) Maud Steens rapporter Möte med K2, ej klart hur det blir i framtiden efter regionbildningen godkänna rapporterna.

4 Kultur- och fritidsnämnden (13) 34 Dnr KOF/2014:1 Delegationsbeslut Anställningar, enhetschef bibliotek Entlediganden, kultur- och fritidschef Bidragsärenden, kultur- och fritidschef notera delegationsbesluten till protokollet.

5 Kultur- och fritidsnämnden (13) 35 Dnr KOF/2014:108 Översyn av kortalternativ och priser på Lundbybadet inför 2015 Bakgrund Utifrån synpunkter från besökare och egna funderingar kring utveckling/anpassning av badets innevarande kortbestånd, har enhetschef tillsammans med personal tagit fram förslag till förändring i kortbeståndet och priser. En mera detaljerad redovisning av inkomna förslag och badchefens analys och synpunkter finns dokumenterad i särskild skrivelse. Sammanfning Enhetschef för Lundbybadet föreslår kortbeståndet kompletteras med ett 6 månaders guldkort för gruppen vuxen (ej tillhörande kategori som åtnjuter reducerat pris). Vidare föreslås bebisar under tre månader släpps in avgiftsfritt. Lundbybadet inför ett 6 månadskort för gruppen vuxen till ett pris av kr samt bebisar under tre månader släpps in avgiftsfritt. Utdrag: Lundbybadet

6 Kultur- och fritidsnämnden (13) 36 Dnr KOF/2014:109 Ändrad förseningsavgift för film på biblioteket Bakgrund Det är gratis låna alla typer av medier (böcker, ljudböcker, tidskrifter, filmer, musik, noter, spel m.m.) på biblioteken i Mjölby kommun. Den som lämnar tillbaka sitt lånade material för sent får dock betala en förseningsavgift. Hittills har förseningsavgiften för DVD-film varit högre än för böcker. Förseningsavgiften för böcker är 5 kr per påbörjad vecka och bok, medan motsvarande avgift för film är 5 kr per dygn och DVD-film. Den högre avgiften för film har motiverats med beståndet av film inte har varit så stort. På senare år har dock biblioteket medvetet breddat medieutbudet bland annat genom köpa in fler filmer. Sammanfning Kultur- och fritidsförvaltningen anser det inte längre motiverat med skilda förseningsavgifter för film och böcker. Samma förseningsavgift föreslås därför gälla för alla medietyper på biblioteket. förseningsavgiften för DVD-film from 1 januari 2015 blir densamma som för övriga medietyper på biblioteket 5 kr per påbörjad vecka och film. Utdrag: Mjölby bibliotek

7 Kultur- och fritidsnämnden (13) 37 Dnr KOF/2014:110 Införande av lånekort för papperslösa Bakgrund För få ett lånekort för lån av medier på biblioteken krävs idag fotolegitimation. De som till exempel fått avslag på en asylansökan och befinner sig i landet utan tillstånd har inte tillgång till detta varför de idag inte fullt ut omfas av den service som ges på våra bibliotek. Det är tydligt i målsättningar och uppdrag folkbiblioteken ska ge fri och jämlik tillgång till information och medier. Därför vill Götabiblioteken ge möjlighet även för papperslösa få lånekort på biblioteken. Vid Götabibliotekens styrgruppsmöte den 16 september 2014 ställde sig alla närvarande bibliotek positiva till införa lånekort för papperslösa från den 1 januari 2015, med en uppföljning efter sex månader. Sammanfning För göra det möjligt för papperslösa få lånekort på mer lika villkor som andra låntagare, föreslås en speciell, tidsbegränsad överenskommelse kan träffas som ger papperslösa tillgång till ett lånekort med sex månaders giltighetstid. Giltighetstiden för kortet kan vid behov förlängas. Ett införande av tillfälligt lånekort enligt förslaget bedöms inte orsaka biblioteken några extra kostnader. godkänna införandet av tillfälligt lånekort för papperslösa i Mjölby kommun. Utdrag: Mjölby bibliotek

8 Kultur- och fritidsnämnden (13) 38 Dnr KOF/2014:96 Svar på revisorernas granskning av kultur- och fritidsnämnden 2014 Bakgrund Kultur- och fritidsnämnden har av de förtroendevalda revisorerna ombetts kommentera och lämna förslag till åtgärder på den granskningsrapport som på revisorernas uppdrag gjorts av Håkan Lindahl, Pwc. I rapporten framgår under olika rubriker förslag på förbättringsområden. Sammanfning Kultur- och fritidsnämnden avser under 2015, genomföra alternativt arbeta fram förbättringsförslag inom följande områden: 4.1 Övergripande styrning och kontroll av verksamheten : Öka nämndledamöternas deltagande i processen med ta fram nämnds åtaganden och mål. Ta fram nya rutiner för uppföljning i nämnden av desamma. 4.2 Den ekonomiska styrningen Ta fram bättre jämförelser/nyckeltalför med verksamheter i andra kommuner. 4.3 Kvalité och kvalitetsutveckling : Fortlöpande informera nämnden hur implementeringen av förvaltningens nya sätt arbeta med kvalitetsutveckling (röda tråden) fortskrider. 4.4 Organisering av arbetet : Någon gång under året, i samband med nämndsammanträde utvärdera hur nämndledamöterna upplever arbetet i nämnden fungerar. 4.5 Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga : Införa någon form av fadderskapssystem, där enskilda politiker får ansvar för en viss verksamhet inom nämndens ansvarsområde. 4.6 Personal och arbetsmiljö : Ta fram en rutin för hur redovisningen av väsentliga personalfrågor skall delges nämnden. Delge hela nämnden information kring rekryteringen av nyckelpersoner till förvaltningen.

9 Kultur- och fritidsnämnden (13) Forts. 38 anta det som redovisas under rubrik Sammanfning som kulturoch fritidsnämndens svar till åtgärder med anledning av revisorernas rapport. Utdrag: Kommunens revisorer Kommunfullmäktige

10 Kultur- och fritidsnämnden (13) 39 Dnr KOF/2013:84 Option 2 år vid Mjölby ridanläggning Bakgrund Stallsnack AB driver Mjölby Ridanläggning på uppdrag av Mjölby kommun (Kultur- och fritidsnämnden tillsammans med Tekniska kontoret KS). Avtalet gäller för tiden I avtalet finns möjlighet för Kultur- och fritidsnämnden utlösa option på ytterligare två år. Beslut om utlösa optionen för två år ska ske senast och gäller för tiden Möjlighet finns under optionsåren justera den ekonomiska uppgörelsen. Under innevarande avtalstid har Stallsnack AB efter bästa förmåga byggt upp verksamheten. En viktig förutsättning för helheten vid ridanläggningen är också samarbetet mellan entreprenören och Ridklubben på anläggningen fungerar med ömsesidigt förtroende och respekt. Det har till Kultur- och fritidsförvaltningen (KoF) framförts såväl positiv som negativ kritik avseende verksamheten under de första fyra avtalsåren. Efter ett antal kritiska synpunkter och brister framförts till KoF under hösten 2013 och våren 2014 intensifierade KoF antalet besök/träffar med Stallsnack AB vid anläggningen. KoF har därefter i skrivelse till Stallsnack AB ställt ett antal frågor/krav där entreprenören fått tillfälle återkomma med svar om hur entreprenören skulle åtgärda vissa brister. Stallsnack har därefter svarat samt tagit fram handlingsplaner på åtgärder. Under sommaren och tidig höst 2014, genomförde KoF besök för följa upp hur Stallsnack efterlever de handlingsplaner entreprenören upprättat. Resultat efter denna uppföljning har delgivits kultur- och fritidsnämnden och visar entreprenören förbättrat tidigare brister. Under senare delen av hösten 2014, efter KoF uppföljningen, har nya såväl positiva som negativa synpunkter framförts på verksamheten. Eftersom beslut om option måste beslutas före , har KoF inför beslutet erbjudit såväl Stallsnack AB som Mjölby Ridklubb presentera hur de vill driva verksamheten vid Mjölby ridanläggning. Respektive verksamhet ges dessutom möjlighet presentera detta muntligt för kultur- och fritidsnämnden inför ett slutligt beslut om utlösa nuvarande möjlighet till option med nuvarande entreprenör eller besluta om en föreningsdriven lösning. Nedan beskrivs möjliga för- och nackdelar med respektive alternativ utifrån skriftlig och muntlig dialog med respektive företrädare.

11 Kultur- och fritidsnämnden (13) Forts. 39 Sammanfning Stallsnack AB Möjliga fördelar Upparbetade rutiner av 4 års drift, vet vad uppdraget innebär. Förvärvad kunskap av driften vid hela anläggningen (inkl. Hagadal och vall). Upparbetad ridskola med ökat deltagarantal i jämförelse med starten. Passande (för ridskolan lämpliga) hästar och hästbestånd. Äger numera den maskinella utrustning som behövs (efter investeringar genomförda under avtalsperioden). Kontinuitet i driften. Bör innebära 2015 genomförs utan nedgång i verksamheten. Har lyckats med en rejäl uppryckning Har lyckats (utifrån egen uppgift) få till en stabilare ekonomi. Ett mer fördelaktigt ekonomiskt bud för kommunen. Möjliga nackdelar Bristande resurser under fyra år vilket gjort det svårt fullfölja uppdraget såväl ekonomiskt som personellt. Samarbetet med MRK(Mjölby ridklubb) har inte fungerat tillfredställande under de första fyra åren. Detta gäller få tävlingar/uthyrningar, administrativa problem kring ridskolans verksamhet, synpunkter/åtgärder på/av skötseln vid anläggningen samt synpunkter/åtgärder på ridhusens underlag. Synpunkter på bemötande och samarbete på anläggningen. Eventuella kunskapsbrister delvis beroende av ändrade delägarförhållanden i jämförelse med tidpunkten för avtalsskrivning. Mjölby ridklubb Möjliga fördelar Samarbetet mellan medlemmar, ridskoleelever och ridklubben. Bättre helhet vid anläggningen med en ansvarig part för såväl ridskola, ungdomssektion, tävlingsverksamhet och skötsel av anläggningen. Eventuellt förbättrad kunskap (om tänkt entreprenör uppfyller alla uppsa krav på ridskolans verksamhet). Eventuellt ökad ideellt arbete på anläggningen i jämförelse med vad en privat entreprenör kan åstadkomma. Förenklad administration av bidrag (statligt aktivitetsstöd) Ökade möjligheter söka bidrag från RF/Ridsportförbund och andra organisationer/aktörer.

12 Kultur- och fritidsnämnden (13) Forts. 39 Eventuellt ett bättre uppföljningsansvar på verksamheten vid anläggningen i jämförelse med vad kommunen kan utföra med sina begränsade kunskaper och möjlighet närvara. Möjliga nackdelar Tävlingsverksamhet som anpassas i första hand för andra ridande grupper än ridskoleelever. Osäkert engagemang i framtiden. Engagemang i styrelse/medlemskår över tid. Osäkert vid eventuell förändring av driftansvar. Eventuell minskning/ökning av ridskoleelever. Osäkerhet hur föreningen hanterar hästbeståndet. Risk med den ekonomiska beräkningen som till dags datum presenterats för KoF. Sämre ekonomiskt bud ("anbud" i nuläget) Tekniska kontoret (TK) som ansvarar för uppföljning av anläggningens skötsel, instämmer i beskrivningen av för- och nackdelar med de båda alternativen och kompletterar den listan med följande tankar inför nämndens beslut: Ridklubben behöver tydliggöra hur de kommer genomföra skötsel av anläggningen för TK ska kunna bedöma/jämföra parterna (hur ridklubben har tänkt organisera/strukturera föreningens arbete totalt runt anläggningen ex. ideellt arbete eller köp av tjänster via entreprenör) Det är viktigt för TK det är en aktör som tar stort ansvar för anläggningen sköts och mår bra. Idag (november 2014) anser TK anläggningen sköts på en acceptabel nivå. Ett grundproblem under senaste avtalsperioden anser TK ha varit brist på god kommunikation och ömsesidig respekt mellan entreprenör och förening. Kultur- och fritidsnämndens ärendeberedning bestämde sig för inte lämna förslag till beslut. Det blir således upp till nämndens ledamöter, vid kultur- och fritidsnämndens sammanträde , lämna förslag till beslut. utlösa optionen på ytterligare två (2) år med Stallsnack AB, gällande verksamhetsdriften av Mjölby ridanläggning. Utdrag: Stallsnack AB, Mjölby Ridklubb, Tekniska kontoret

13 Kultur- och fritidsnämnden (13) 40 Övriga frågor - avtackningar Ordföranden, Göran Westerberg, avtackar de nämndledamöter och ersättare som nu avslutar sitt uppdrag i nämnden. Göran riktar ett varmt och uppriktigt tack till alla i nämnden och förvaltningen för gott samarbete genom åren. Maud Steen, 2:e vice ordförande, avtackar Göran Westerberg som nu slutar sitt politiska uppdrag efter drygt 32 år. Ulf Johansson, förvaltningschef, tackar nämnden för gott samarbete genom åren. Alla önskade varandra en god jul och ett gott nytt år!