Kallelse/föredragningslista

Transkript

1 1 (3) Kallelse/föredragningslista Kultur- och utbildningsnämnden kallas till sammanträde Tid: 13:00-16:30 ca Plats: Vävaren i kommunhuset, Klosterledsgatan 35, Vadstena Sammanträdet är offentligt och allmänheten hälsas välkommen att närvara. Pressinformation äger rum 5 september klockan 16:30 i kommunhuset. Föredragningslista Upprop Val av justerare Fråga om det finns jäv Ärende Dnr Föredragande 1. Val av justerare 2. Fastställande av föredragningslista 3. Allmänhetens frågestund 4. Presentation av ny kommundirektör Informationsärenden 5. Information om bibliotekets verksamhet Bibliotekarie med verksamhetsansvar 6. Rapport om feriepraktik sommaren 2016 KUN/2016:30 Arbetsmarknadsche f 7. Rapport om aktivitetsansvar i Vadstena kommun 1 januari -30 juni Information om gymnasieelevernas resor på landsbygden KUN/2016:200 KUN/2016:203 Arbetsmarknadsche f Utredare KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

2 2 (3) Ärende Dnr Föredragande 9. Återrapportering gällande överflyttning av elever från Rogslösa skola till skolorna i tätorten 10. Redovisning av måluppfyllelse i förskolan och grundskolan XBOU/2015:78 KUN/2016:204 Kultur- och utbildningschef Kultur- och utbildningschef, utredare 11. Förenklad ekonomisk uppföljning per 31 juli 2016 KUN/2015:101 Ekonom 12. Redovisning av inkomna synpunkter & klagomål 1 januari - 30 juni 2016 KUN/2015:102 Kultur- och utbildningschef 13. Kultur- och utbildningschefen informerar Kultur- och utbildningschef 14. Information från Region Östergötland Beslutsärenden 15. Godkännande av slutrapport för Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) matematiksatsning, PISA Riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt Personuppgiftslagen (PUL) Övriga frågor 17. Redovisning av meddelanden/handlingar för kännedom KUN/2016:43 XBOU/2013:87 KUN/2016:159 KUN/2016:10 Kultur- och utbildningschef Kultur- och utbildningschef Utredare 18. Anmälan av delegationsbeslut KUN/2016:11 Göran Fältgren ordförande Handlingar finns att hämta på kommunens webbplats och medborgarservice i kommunhuset, Klosterledsgatan 35, Vadstena. Vid frågor om ärenden/handlingar eller vid förhinder kontakta: Katarina Andersson Förvaltningskoordinator KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

3 3 (3) Telefon: E-post: KULTUR- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST WEBB

4 1 (1) Rapport om feriepraktik sommaren 2016 Vår beteckning: KUN/2016: Vadstena kommun anordnade 25 feriepraktikplatser under sommaren Fem ungdomar utöver dessa 25 valde att tacka nej till sin feriepraktikplats. Oftast var skälet att de fått annat sommarjobb. Samtliga ungdomar som sökte och tillhörde den av politiken angivna målgruppen erbjöds feriepraktikplats. Målgruppen var som tidigare de ungdomar som befann sig mellan åk 2 och åk 3 på gymnasiet. Utöver den gruppen tillkom ett antal ungdomar som prioriterades av social sektor, utifrån särskilda behov. Ungdomarna arbetade max 90 timmar under en period av tre veckor. Lönen för ungdom under 18 år var 69 kr/tim och för ungdomar som fyllt 18 år var lönen 84 kr/tim. Ungdomarna fördelades på kommunala enheter såsom äldreomsorg, barnomsorg, arbetsmarknadsenheten, Culinar, turistbyrån samt Vadstena Fastighets AB. Inga feriepraktikplatser anordnades under 2016 utanför den kommunala sektorn efter rekommendationer av Sveriges kommuner och Landsting (SKL). Ungdomarna fungerade i de allra flesta fall mycket bra på sina respektive platser. Möjligheten till feriepraktikplats via kommunens försorg är oerhört värdefull och innebär för många ungdomar den första kontakten med arbetslivet. Kultur- och utbildningsförvaltningen Magnus Carlsson Arbetsmarknadschef/rektor Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

5 ÅTERRAPPORTERING GÄLLANDE FÖRÄNDRINGAR AV GRUNDSKOLAN I VADSTENA KOMMUN Uppföljning i samband med överflyttning av elever från Rogslösa skola till skolorna i tätorten Ärendebeteckning: XBOU/2015: Ansvarig handläggare: Bo GäfvertUtredare

6 2 (3) ÅTERRAPPORTERING GÄLLANDE ÖVERFLYTTNING AV ELEVER FRÅN ROGSLÖSA SKOLA TILL SKOLORNA I TÄTORTEN Bakgrund Den 21 oktober 2015 fattade kommunfullmäktige beslut om en framtida organisation i Vadstenas grundskola. Beslutet innebar att all grundskoleverksamhet från och med den 1 januari ska organiseras i tätorten. Skolledningen och förvaltningen arbetade fram en plan för överflyttningen och skolledningen och förvaltningen har tillsammans med den pedagogiska personalen gjort uppföljningar. Under våren 2016 genomfördes en föräldraenkät i SchoolSoft. Föräldraenkät Under våren 2016 genomfördes en föräldraenkät i SchoolSoft där i första hand planen för överflyttningen av eleverna till skolorna i tätorten utvärderades. Enkäten genomfördes både på S:t Persskolan och Katarinaskolan. Båda föräldrarna inbjöds att svara på enkäten var för sig. På S:t Persskolan var svarsfrekvensen låg med sex svarande. I korta drag var föräldrarna i stort sett nöjda med den information som hade givits. Samtliga hade haft inskolningssamtal med blivande mentor. Samtliga svarar att deras barn blev väl mottagna av de nya lärarna (Stämmer mycket bra 67 %, Stämmer delvis 33 %). På frågan om deras barn trivs i den nya klassen svarar fyra föräldrarna att så inte är fallet. En fråga var öppen vilket innebar att de fritt fick uttrycka sina synpunkter. De föräldrar som valde att svara var överlag negativt inställda till överflyttningen. Även på Katarinaskolan var det sex svarande föräldrar. I stort sett var de nöjda med den information som getts och samtliga hade haft inskolningssamtal. De upplevde att deras barn hade blivit väl mottagna av de nya lärarna och när det gäller föräldrarnas uppfattning om deras barns trivsel i den nya klassen var det något bättre värden än på S:t Persskolan. Även här passade föräldrarna på att delge sina synpunkter. Någon förälder menade att överflyttningen gått över förväntan medan de övriga var kritiska och menade att överflyttningen gått för fort. Lärarnas utvärdering med eleverna Under vårterminen fick lärarna i uppgift att tillsammans med de tidigare elever som gått på Rogslösa skola utvärdera hur överflyttningen hade upplevts samt hur de upplevde den nya skolsituationen. Utvärderingen skedde gruppvis i varje årskurs från förskoleklassen till och med årskurs sex. Utvärderingen utgick ifrån vad som eleverna tyckte var bra och mindre bra. Dessutom fick de frågan om de saknade något, om de hade fått nya kompisar och om något kunde ha gjorts bättre i samband med överflyttningen. På frågan om vad som de tyckte var bra svarar de yngre framförallt att de tycker att det är bra lärare och roliga lektioner. De framhåller också att det är spännande och roligt med nya lekredskap på skolgården. De äldre eleverna, årskurs 4 till 6, framhåller att det är kul på rasterna, att de har fått nya kompisar och att lokaler och material är bra. Bland de mindre bra sakerna som eleverna nämner är bland annat att det är längre restid med skolbussen och att det nu var större elevgrupper som ibland kan leda till lite mer högljudda lektioner.

7 3 (3) På frågan om de saknar något är det kompisarna från Rogslösa skola som nämns. De saknar även den tidigare skolgården och den invanda miljön. En grupp uttryckte att de saknar sin tidigare lärare. Den näst sista frågan i utvärderingen handlade om kamratskap. Här är det överlag positiva upplevelser som återspeglas och eleverna säger att de har fått nya kompisar. Som sista punkt i utvärderingen fick eleverna reflektera över vad som kunnat göras bättre i samband med bytet av skolan. Här är det framförallt de äldre eleverna som har synpunkter. De menar att de bland annat kunde fått mer tid på sig när det gällt lärakännasamtal och genomgång av rutiner. I årskurs 2 var eleverna inne på att det hade varit bättre att stänga skolan i Rök istället. Ekonomisk påverkan 2016 års nettokostnad för överflyttning av elever från Rogslösa skola till skolorna i tätorter är 86 tkr. Försäljning av inventarier 7 Personalkostnad -72 Övriga kostnader, t ex containerhyra och -14 flyttransporter Summa -86 Påverkan på skolskjutsar I och med att de extra hemturerna från Rogslösa skola har fallit bort och att alla elevers skolskjutsar samordnas från tätortens skolor går det inte att konstatera någon större ekonomisk förändring i skolskjutskostanden. Enligt ÖstgötaTrafiken AB:s redovisning går det till exempel att jämföra den totala kostnaden för mars 2016 med september Kostnaden i mars 2016 ligger då något lägre men detta kan vara tillfälligt och en jämförelse på helår behöver göras. Någon större förändring av skolskjutsarna har inte huvudentreprenören ÖstgötaTrafiken behövt göra. I stort sett sammanfaller planeringen med de turer som de äldre eleverna på högstadiet har haft under lång tid tillbaka. Så gott som samtliga elever i Rogslösa skola åkte tidigare skolbuss till Rogslösa kyrkby. Restiden har naturligtvis ökat med avståndet. Entreprenörerna har i uppgift att planera turerna så rättvist som möjligt så att turerna om möjligt vänder varv från morgon till eftermiddag. Dock kan inte principen tillämpas fullt ut med tanke på trafiksäkerhet och hållplatser. Tiden kan för ett fåtal elever överstiga 50 minuter vilket motsvarar tiden för andra turer inom kommunen, till exempel turen ut mot Hov och Furåsa.

8 Enkäter och resultat vt 2016

9 Elevenkät, antal svarande elever 2015 = = 542

10

11 Jag känner mig trygg i skolan, per kön och totalt Stämmer? Tjejer SP KA PM Killar Totalt

12

13

14

15

16

17 Några iakttagelser! Det lägsta värdet = Skolarbetet gör mig nyfiken (Killar) Det högsta värdet = Mina föräldrar tycker att skolan är viktig Relativt lågt värde = Roligt att gå till skolan varje dag Inga större skillnader mellan könen totalt

18 Inrapporterade svar till SKL Sju nationella frågor rapporteras varje år till SKL Rapporteras för årskurs 5 och 8 Rapporteras könsuppdelade Sammanställs på nationell nivå i Öppna jämförelser

19

20

21

22

23

24

25

26 Betygsjämförelser 2016 Utvalda exempel

27

28

29

30

31

32

33

34 Jämförelse, samma elevgrupp 2013 och 2016

35 Jämförelse, samma elevgrupp 2013 och 2016

36 Jämförelse, samma elevgrupp 2013 och 2016

37 Några iakttagelser! Betygsfördelningen inom olika ämnen ser olika ut SO-ämnen tycks ha en jämnare betygsfördelning. Kultur? Slump? Antalet F i matematik i årskurs 9 har över åren minskat kraftigt Endast ett A i matematik i årskurs 9 våren 2016 Årskurs 6, betyg vt A 190 E 19 F Årskurs 9, betyg vt A 237 E 18 F

38 A: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 396 st 109 st 287 st (9%): (8%): (9%): B: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 762 st 210 st 552 st (17%): (16%): (17%): C: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 1401 st 456 st 945 st (31%): (34%): (30%): D: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 966 st 366 st 600 st (21%): (27%): (19%): E: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 889 st 190 st 699 st (20%): (14%): (22%): F: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 132 st 19 st 113 st (3%): (1%): (4%): Totalt: Katarinaskolan: Petrus Magni skola: 4546 st 1350 st 3196 st satta t l a t o t t Antale 2016! vt betyg

39 1 (2) Tjänsteskrivelse till kultur- och utbildningsnämnden Förenklad ekonomisk uppföljning per 31 juli 2016 Vår beteckning: KUN/2015: Förslag till beslut 1. Förenklad ekonomisk uppföljning per 31 juli 2016 för kultur- och utbildningsnämnden godkänns. Sammanfattning Prognosen för kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområden pekar på 0 kr i avvikelse. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beskrivning av ärendet Kultur- och utbildningsnämndens ram uppgår till tkr efter beslut att utöka ramen med sammanlagt tkr. Av ramökningen ska 314 tkr täcka ökade kostnader för ändrad nämndstruktur. 350 tkr är riktat till arbetsmarknadsavdelningens arbete med Delegationen för arbete till unga till arbete, DUA Detta är en satsning som gör att kommunen i samarbete med arbetsförmedlingen kan erbjuda tio traineeplatser och fem utbildningskontrakt. 125 tkr av ramökningen avser kostnader för inköp av arbetskläder tkr av ramökningen avser ett tillfälligt statsbidrag för nämndens arbete med mottagning av flyktingar. Prognosen för kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområden pekar på 0 kr i avvikelse. Kultur- och utbildningsnämnden Prognos Budget 2016 Prognos 2016 Avvikelse 2016 Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Nettokostnader Tabell 1 Prognos Kultur- och fritidsverksamhet Kultur- och fritidsverksamhetens prognos pekar på -199 tkr. Underskottet beror framför allt på att personalkostnaden inom kulturområdet blir högre än budgeterat. Skolverksamhet från förskola till gymnasieverksamhet Prognosen för skolverksamheten från förskola till gymnasium pekar på -300 tkr. Underskottet beror på ökade hyreskostnader för grundskolan och fritidshemmen. I budgeten var det tänkt att elevhälsan och Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

40 2 (2) fritidscentrum skulle flytta in i befintliga skollokaler. Fritidscentrum blir kvar i extern lokal och elevhälsan stannar i Rödtornet. Åtta barn som skulle kunna ha gått i Sankt Persskolans förskoleklass är kvar i Våga Gårds förskoleverksamhet. För perioden augusti till december är mellanskillnaden mellan åtta platser köpt förskola och åtta platser köpt fritidshem 300 tkr. Även om det under hösten är åtta barn färre i Sankt Persskolans förskoleklass kan den kommunala verksamheten inte minska höstens kostnader med motsvarande belopp. Kostnaden per förskoleklassbarn läsåret kommer därmed att bli högre än planerat. Kultur- och utbildningsnämndens prognos för skolverksamheterna är osäker. Det är svårt att uppskatta höstens kostnader för gymnasieverksamheten. Först efter den 15 september vet nämnden vilka gymnasieutbildningar årets nior väljer. Det finns ett behov av utökade resurser för att stärka ledarskapet inom förskolan. En sådan förstärkning ses som ett led i att göra Vadstena till en mer attraktiv arbetsgivare. Verksamheterna ser också ett ökat behov av resurser till elever i behov av särskilt stöd. Övriga verksamheter För nämnd-, arbetsmarknads- och vuxenutbildningsverksamheterna finns i dagsläget inga rapporterade avvikelser. Prognosen för gemensamma verksamheter och fastighetsförvaltning pekar på ett överskott på 499 tkr. Under fastighetsförvaltning budgeterades bland annat hyran för Rogslösa skola och elevhälsans lokaler i Rödtornet. Då elevhälsan blir kvar i Rödtornet kommer denna kostnad att belasta grundskolans verksamhet. Prognosen visar även att en del av 2014 års avsättning till omställningsfond inte kommer att användas och kan återföras till den gemensamma verksamheten. Detta gör att nämnden som helhet inte visar någon avvikelse. Kultur- och utbildningsförvaltningen Kristina Lohman Kultur- och utbildningschef Christina Olsson Ekonom Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

41 (2) Redovisning av inkomna synpunkter/klagomål inom kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområde 1 januari 30 juni 2016 Vår beteckning: KUN/2015: Sammanfattning Huvudmannen ska ha skriftliga rutiner för att ta emot och utreda klagomål mot utbildningen. Information om rutinen ska ges på lämpligt sätt Skollagen (2010:800) 4 kap 8. Med anledning av detta har rutiner för hantering av synpunkter och klagomål mot utbildningen tagits fram vilka reviderats i januari Enligt rutinen ska inkomna synpunkter/klagomål sammanställas och analyseras två gånger/år. Resultatet ska delges ansvarig nämnd som en del av planeringsförutsättningarna. Sedan september 2014 finns rutiner för hantering av synpunkter och klagomål som gäller hela kommunen. Syftet är att underlätta för den enskilde att komma med synpunkter och klagomål, att förbättra medborgarnas möjligheter att påverka kommunens verksamheter och att ge verksamheterna möjligheter att rätta till felaktigheter och brister. Dessa rutiner motsvarar i stort sett rutinerna för utbildningsverksamheten. Sammanställning av inkomna synpunkter/klagomål 1 januari 30 juni 2016 Under första halvåret 2016 har följande sju synpunkter & klagomål kommit in till kultur- och utbildningsförvaltningen: Vår beteckning: KUN/2016: Synpunkter gällande behov av barnomsorg på obekväm arbetstid Utredare/sakkunnig inom kultur- och utbildningsförvaltningen har svarat. Vår beteckning: KUN/2016: Synpunkt på att simhallen borde vara öppen på lördag eftermiddagar och söndagar Fritidschefen har svarat. Vår beteckning: KUN/2016: Synpunkt på att det är för kallt i passagen mellan simhallen och duschen Fritidschefen har svarat. Vår beteckning: KUN/2016: Synpunkt gällande om turistutbildningen skulle kunna samarbeta med någon sjöbefälsutbildning för att ordna båtturer från hamnen Rektor på Vadstenagymnasiet har undersökt frågan och svarat. Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

42 (2) Vår beteckning: Vår beteckning: KUN/2016: Synpunkt på att varken Bjälboättens palats/nunneklostret eller klosterkyrkan finns med på karta över stadens intressanta byggnader Utredare/sakkunnig inom kultur- och utbildningsförvaltningen har svarat. Felet är åtgärdat Synpunkter på kommunens bristfälliga hemsida gällande historiska byggnader Kulturhandläggaren har svarat på synpunkterna samt informerat om uppdrag gällande skyltar till historiska byggnader. Felet är åtgärdat. Vår beteckning: KUN/2016: Synpunkter på bibliotekets urval av tidsskrifter Tf verksamhetsansvarig för biblioteket har svarat. I fem av fallen har de ansvariga svarat och vidtagit eventuella åtgärder inom den avsedda tiden. Synpunkterna som kom in den 19 februari och 23 mars är besvarade dock inte inom 14 dagar som rutinen säger. Kultur- och utbildningsförvaltningen Kristina Lohman Kultur- och utbildningschef Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

43 Tjänsteskrivelse till kultur- och utbildningsnämnden Godkännande av slutrapport för Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) matematiksatsning, PISA 2015 Vår beteckning: XBOU/2013: Förslag till beslut 1. Kultur- och utbildningsnämnden godkänner slutrapporten och uppdrar åt kultur- och utbildningschefen att översända rapporten till Sveriges Kommuner och Landsting. 2. Paragrafen justeras omedelbart. Sammanfattning Vadstena är en av 86 kommuner som under tre år deltagit i SKL:s satsning Matematik PISA 2015 i syfte att förbättra matematikresultaten i grundskolan. Satsningen bygger på SKL:s modell att förbättra svensk skola genom att tillsammans med andra kommuner arbeta i nätverks där fokus har legat på styrning och ledning. Skolledningen har tillsammans med lärararbetsgruppen sammanställt en slutrapport som ska redovisas för Sveriges Kommuner och Landsting. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Slutrapport SKL Matematik PSIA 2015 Beslutet expedieras till Sveriges Kommuner och Landsting Kultur- och utbildningsförvaltningen Kristina Lohman Kultur- och utbildningschef Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

44 1 (25) Slutrapport SKL Matematik PISA 2015 Kommun: Vadstena Rapporten skall skickas som ett PDF-dokument till senast den 1 september Ett protokollsutdrag från den politiska behandlingen av slutrapporten skall bifogas. 1. Sammanfattning Vadstena är en av 86 kommuner som under tre år deltagit i SKL:s satsning Matematik PISA 2015 i syfte att förbättra matematikresultaten. Satsningen bygger på SKL:s modell att förbättra svensk skola genom att arbeta i fyra nivåer, både på hemmaplan och i nätverk tillsammans med andra kommuner, med fokus på styrning och ledning. Vi har i denna satsning prövat vår egen styrning och ledning utifrån följande områden. Ledningsnivåerna (nämnd, förvaltningsledning, rektorer) är sammanlänkade. Det finns en tydlig uppdrags- och rollfördelning. Höga förväntningar på alla elever och övriga. Lärarnas kompetens och samarbete är avgörande. Det finns fungerande rutiner för en systematisk uppföljning och återkoppling. Det finns fungerande rutiner för att fånga upp elever i behov av stöd. Vi är positiva till denna modell för skolutveckling. Vi tycker att ovan nämnda områden har varit bra och hjälpt oss att fokusera på rätt saker och ta ett helhetsgrepp över faktorer som har bidragit till att vi förbättrat elevernas resultat. Våra egna åtaganden har under hela PISA-satsningen varit realistiska och meningsfulla. Vi har utarbetat en kommunövergripande matematikplan för förskoleklass och grundskolan. Planen innehåller gemensamma riktlinjer kring matematikundervisningen, kunskapsuppföljning (Diagnoser, Np) samt enkätfrågor till eleverna. Svaren på dessa frågor ska fungera som stöd för fortsatt utveckling av matematikundervisningen i ett F-9 perspektiv. Utmaningen blir att upprätthålla och skapa systematik kring matematikplanen så den blir en del av kommunens övriga kvalitetsarbete. Vi tycker även att satsningen har spillt över på flera andra områden än just matematik. Det är en modell som vi kan tänka oss att arbeta efter vid fler tillfällen. Vi hade inga tidigare erfarenheter av att jobba i fyra nivåer. Utan satsningen hade vi inte prioriterat att lägga så mycket tid på att träffas alla nivåer samtidigt. Sveriges Kommuner och Landsting Post: Stockholm, Besök: Hornsgatan 20 Tfn: växel , Fax: Org nr: , info@skl.se,

45 2. Beskrivning av kommunens utbildningsorganisation En kort beskrivning av kommunens utbildningsorganisation för grundskolan samt ange viktiga förändringar som skett under deltagandet i SKL Matematik PISA Kommunens verksamhet är indelad i fyra förvaltningar som är kopplade till de politiska nämnderna. Kultur- och utbildningsnämnden ansvarar för frågor som rör kultur, utbildning och fritid. Nämnden består av sju ledamöter och sju ersättare. Kultur- och utbildningsförvaltningen består av kultur- och utbildningschef, rektorer, förskolechef, fritidschef, arbetsmarknadschef och enhetschef för elevhälsan. Den politiska ledningen i kommunen förändrades efter valet 2014 och nämnden fick ny ordförande. Båda ordförandena har deltagit i PISA-satsningens kommungrupp samt ytterligare två kommunpolitiker. Under viss tid har Vadstena kommun saknat representant från förvaltningsnivån. Vt 2015 fick kommunen en ny kultur- och utbildningschef som deltagit i satsningen sedan dess. I Vadstena tätort finns det tre grundsskolor. Skolorna är uppdelade i tre stadier. På Sankt Persskolan går elever från förskoleklass till och med årskurs 3. På Katarinaskolan går elever i årskurs 4-6 och på Petrus Magni skola går elever från årskurs 7-9. Det finns en rektor F-6 och en rektor 7-9. Det finns en organisation Röda tråden kring lärarsamarbete/kollegialt lärande F-9 mellan skolor och årskurser. Det finns ingen friskola i Vadstena. Under deltagandet i PISA 2015 har en omorganisation av grundskolan skett. En mindre skolenhet F-6 utanför tätorten har lagts ned och all grundskoleverksamhet organiseras i tätortens tre stadieindelade skolor. 3. Organisation av arbetet på hemmaplan Med kommungrupp menas den grupp som träffas på hemmaplan 3.1 Vilka befattningshavare har utsetts som ordinarie ledamöter i kommungruppen? Kontaktperson anges på sin nivå och markeras med (kp). Kontinuiteten anges för varje befattningshavare med en siffra enligt nedan: 1 Sällan 2. Hälften av träffarna 3. Oftast 4. Nästan alltid 2

46 Nivå Befattning Markera med X om byte av person har skett Politiker Förvaltningsledning Rektor Lärare Kultur- och utbildningsnämndens ordförande 3 Nämndledamot 4 Kontinuitet Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Kultur- och utbildningschef 3 Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Rektor F-6 4 Rektor Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Förstelärare Ma 1-6 (kp) 4 Förstelärare Ma Förstelärare Spec

47 lärare spec Ma-lärare Övriga Samordnare Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Kommentar: Klicka här för att ange text. 3.2 Vilken roll har kommungruppen haft i organisationen? Strategisk grupp? Beslutsgrupp? Arbetsgrupp inför och efter nätverkskonferenser? etc. En arbetsgrupp med beslutsrätt. 3.3 Hur har sammansättningen samt deltagare i kommungruppen utsetts? Från början sammansattes gruppen så att våra dåvarande fyra skolor samt alla stadier var representerade i kommungruppen av såväl rektorer som lärare. Från förvaltningen deltog dåvarande grundskolechef. Politiken har representerats av nämnordförande samt en nämndledamot från majoriteten. 3.4 Vem har varit ordförande i kommungruppen? Kontaktperson 3.5 Vilken befattningshavare har ansvarat för dokumentationen till och efter mötet? Kontaktperson 4

48 3.6 Hur har kommungruppens sammanträde tidsmässigt planerats? Kryssa för det alternativ som bäst överensstämmer I ett årligt kalendarium Mötestider bestäms efter hand 4 Arbetet på hemmaplan 4.1 På vilka sätt har ställningstagande från kommungruppen kommunicerats/förankrats i skolorganisationen? Inom den politiska organisationen Kontaktpersonen har vid två tillfällen varit i kultur och utbildningsnämnden och informerat om den pågående satsningen. Information har även presenterats på vår strategidag där nämndens ledamöter var inbjudna. Inom förvaltningsorganisationen Förvaltning samt våra rektorer är representerade i kommungruppen och ställningstagande har kunnat förankrats direkt. 4.2 På vilka sätt har satsningen kommunicerats/förankrats uppåt i den kommunala organisationen Inom den politiska organisationen? Se fråga 4.1 Inom förvaltningsorganisationen? Se fråga Har byte av ordförande i utbildningsnämnden med ansvar för grundskola skett under deltagandet? Ja Nej 4.4 Har byte av förvaltningschef med ansvar för grundskola skett under deltagandet? Ja Nej 4.5 Hur har det fungerat med att uppnå gemensam syn mellan de olika nivåerna i kommungruppen? Inte alls Mycket bra 5

49 Kommentar: Klicka här för att ange text. 4.6 Hur har det varit att inse vad som behöver göras? Mycket svårt Mycket lätt 6 Kommentar: Vi hade en genomtänkt lärandeorganisation Röda tråden innan vi gick in i denna satsning. Vi har även haft den lilla kommunens fördelar med en liten lättarbetad organisation. 5 Erfarenheter av att ha en grupp på hemmaplan där alla fyra nivåer ingår? 5.1 Vad har varit framgångsrikt? Kommunikation mellan och inom nivåerna har stor betydelse i skolutvecklingsarbetet. Samarbetet mellan nivåerna har gjort att många av våra åtaganden har kunnat prioriteras och implementeras i organisationen. Lärarnivån har stärkts då man upplever att vägen till förändring blivit kortare i och med deltagandet från fyra nivåer jämfört med tidigare år då man bedrivit matematikutvecklingsinsatser inom enbart lärarnivån. 5.2 Vilka eventuella problem har identifierats? Det finns ett avstånd mellan nivåerna, speciellt mellan politiker och lärare. Vi behöver bli tydligare när det gäller att förmedla att nivåerna hänger ihop och att vi alla jobbar mot gemensamma mål. Vi behöver skapa ett Vi i Vadstena- vi och vår skola Skolplan. 5.3 I vilka andra sammanhang har modellen prövats i kommunen? Inga 6

50 6 Nätverksarbetet Varje kommun skall till nätverkskonferenserna utse vilka som ska representera kommunen. Den grupp man utser benämns nätverksgrupp. 6.1 Vilka befattningshavare har deltagit i nätverksgruppen? Kontaktperson anges under sin nivå och markeras med (kp). Kontinuiteten anges för varje befattningshavare med en siffra enligt nedan. 1. Sällan 2. Hälften av träffarna 3. Oftast 4. Nästan alltid Nivå Befattning Markera med X om byte av person har skett Politiker Förvaltningsledning Rektor Nämndordförande 2 Nämndledamot 2 Kontinuitet Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Kultur- och utbildningschef 3 Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Rektor F-6 4 Rektor

51 Lärare Övriga Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Kontaktperson 4 Förstelärare Ma Förstelärare Spec Ma-lärare Samordnare Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Klicka här för att ange text. Kommentar: Klicka här för att ange text. 6.2 Hur upplever ni att Ert nätverk med de andra kommunerna fungerat? Kommunen avger sin egen bedömning av hela nätverkets arbete 1 = inte tillfredsställande, 6 = mycket tillfredsställande Ambitionsnivån, att vara förberedd inför 8

52 nätverkskonferenserna Kritiska hållningen till inlämnade missiv Kontaktpersonernas mandat från sina hemkommuner Kontinuiteten av deltagandet Arbetet på hemmaplan med att förbättra styrning och ledning Fokuseringen på ämnet styrning och ledning Fokuseringen på arbetssättet Kommentar till avgivna omdömen: Ambitionsnivån i de deltagande kommunerna har varit hög. Nätverksträffarna har alltid upplevts som givande. Vi ser att det som fungerat sämst är just det kritiska förhållningssättet. 6.3 Hur bedömer ni er egen kommuns insatser inom nedanstående områden? 1=inte tillfredsställande, 6= mycket tillfredsställande Ambitionsnivån, att vara förberedd inför nätverkskonferenserna Kritiska hållningen till inlämnade missiv Kontaktpersonens mandat Kontinuiteten av deltagandet Arbetet på hemmaplan med att förbättra styrning och ledning Fokuseringen på ämnet styrning och ledning Fokuseringen på arbetssättet Kommentar till avgivna omdömen: Klicka här för att ange text. 9

53 6.4 Dokumentationen Inför varje nätverkskonferens har kommunen upprättat ett missiv som beskriver läget/utvecklingen inom ett visst område. Ange betydelsen av denna dokumentation för det gemensamma arbetet. Mycket liten betydelse Mycket stor betydelse 6 Kommentar: Det egna missivet har hjälpt oss att få syn på våra styrkor och svagheter. Det har blivit mycket tydligare att se vad man behöver lägga fokus på. 7 Operativa målen 7.1 Var har de operativa målen fastställts? Förvaltningsnivå 7.2 Vid vilken tidpunkt fastställdes målen? Vt Hur har de operativa målen kommunicerats till lärarna? Vid terminsstart i samband med strategidag aug 2014, Ange kommunens operativa mål. För varje mål skall anges: Utgångsläge Resultat Tidpunkt för resultatbedömning Analys (Ange såväl kommunspecifika som nationella faktorer) Operativt mål Resultat Kommentar till resultatet Tidpunkt för resultatet Andelen elever som når lägsta nivån E ska minska med 5 Lå 12/13 25% Lå 13/14 36% Här ser vi att procentenheterna ökat istället för att minska. Vi ser trots detta positivt på resultatet då andelen med Vt 15 10

54 procentenheter/år. Lå 14/15 37% Andelen elever som når högsta nivån A-C ska öka med 5 procentenheter/år. Lå 12/13 23% Lå 13/14 33% Lå 14/15 44% betyget F har minskat från 33% (lå 12/13) till 4% (lå 14/15) Alla tre betygsnivåerna har ökat. Vt 15 Analys: Vi i kommungruppen är överens om att det har skett positiva förändringar när det gäller vår matematikundervisning. Eftersom vi är en liten kommun med mindre elevunderlag blir det extra viktigt för oss att se på resultatet över tid och se till tendenser. Tittar vi ytterligare några år tillbaka kan vi tydligt se att den skolutvecklingsprocess som vi har genomfört när det gäller matematikundervisningen har gett avtryck på vår verksamhet. Vi har inte funnit någon särskild framgångsfaktor utan ser ett mönster av flera faktorer som samspelar med varandra. Inom följande områden kan vi hitta förklaringar till resultatet. - Vi har aktivt jobbat med attityder och förhållningssätt, Vem är till för vem. Vi har fått större medvetenhet kring vår undervisning/lärmiljö och söker förklaringar till elevers bristande skolresultat i verksamheten och det sammanhang som eleven ingår i, skolan, istället för att skylla på eleverna eller andra omständigheter. - Röda tråden, en lärande organisation för att få samsyn kring ämnet matematik mellan stadier och skolor. - Matematiklyftet. Det var bra att alla matematiklärare i kommunen deltog och läste samma moduler. Matematikhandledarna valde innehåll utifrån ett F-9 perspektiv. Den gemensamma kompetensutvecklingen har lagt grunden för vår Matematikplan. - Lärare har varit villiga till utveckling och samarbete, och känner förtroende från rektorer till detta. - Bedömning, Schoolsoft, betyg åk 6 - Vi har en ambition att vi ska ha koll på alla elevers kunskapsutveckling genom bla mitterminskonferenser, kunskapsuppföljning. - Extra anpassningar, lovskola, intensivundervisning utanför ordinarie skoltid. Vi tycker att våra Åtaganden under hela PISA-satsningen varit realistiska och 11

55 meningsfulla. Även om de ibland kan tyckas hamna en bit utanför zonen som enbart rör matematikundervisningen och de operativa målen, är vi överens om att de är betydelsefulla just för att förbättra resultaten inom matematikundervisningen. 8 SKL:s satser för styrning och ledning Bedöm kommunens utveckling inom respektive sats. 8.1 Gemensam ledning - Ledningsnivåerna är sammanlänkade Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Det finns en plan för kvalitetsarbetet på alla nivåer. Ange förändringar från starten Det finns större intresse och engagemang. Nästa steg Kvalitetsarbete Skolplan. 8.2 Gemensam ledning- Det finns en tydlig uppdrags- och rollfördelning Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Klicka här för att ange text. Ange förändringar från starten Klicka här för att ange text. Nästa steg Klicka här för att ange text. 12

56 8.3 Gemensamma rutiner - Det finns fungerande rutiner för en systematisk uppföljning och återkoppling Begreppet systematisk uppföljning och återkoppling består av ett antal delmoment. Ange i tabellerna nedan kommunens utveckling inom respektive område under deltagandet Samla in data Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Skolenkät med tillhörande mattefrågor till alla elever i maj månad. Vi har reviderat vår Diagnosgång F-9. Alla årskurser har en USB-sticka som följer med från F-9 med resultat och analys. Ange förändringar från starten Diagnosgången följdes inte av alla. Skolenkäten genfördes tidigare enbart i åk 2, 5 och 8. Mattefrågorna har tillkommit. Nästa steg Klicka här för att ange text Bearbeta insamlade data Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Det finns rutiner för mitterminskonferenser, ämnesmatriser, betyg, kunskapsuppföjning (diagnosgång), enkätfrågor till eleverna. Ange förändringar från starten Planer och rutiner har blivit tydligare. 13

57 Nästa steg Se till att planer och rutiner upprätthålls Analysera och dra slutsatser Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Vi har blivit mer medvetna om analysens betydelse på alla nivåer. Vi har utformat en analysmall till diagnoser, Np. Vi har utarbetat en kommunövergripande kvalitesmodell inom alla nivåer som bygger på ett gemensamt förhållningssätt där vi i första hand söker förklaringar i vår egen verksamhet när det uppstår brister. Fokus läggs på det som går att påverka och inte tvärt om. Nästa steg Återrapportera till uppgiftslämnaren Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Nästa steg 14

58 8.3.5 Planera åtgärder Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Större medvetenhet kring effektiva åtgärder. Nästa steg Vidta åtgärder Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Vi landar i bättre och kvalitativa åtgärder. Ange förändringar från starten Vi har fått bra undervisningsverktyg från Matematiklyftet. Nästa steg Följa upp resultat av vidtagna åtgärder Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge 15

59 Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Nästa steg Flytta fokus från siffror och betyg. Det enkelt mätbara får inte vara det viktigaste utan undervisningskvalitet och elevernas trivsel och motivation måste få större utrymme Sprida och implementera fungerande åtgärder Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Vi har ingen systematik kring detta. Mattelyft och Läslyft har fått stå i centrum. Ange förändringar från starten Nästa steg Se till att vi kan sprida och implementera fungerande åtgärder på våra ämnesträffar F Gemensamma rutiner - Det finns fungerande rutiner för att fånga upp elever i behov av stöd Rutinerna för elever i svårigheter samt särskilt begåvade elever efterfrågas Elever i svårigheter Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge 16

60 Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Kunskapsuppföljning och mitterminskonferenser där vi får syn på alla elevers kunskapsutveckling samt vilka åtgärder som planeras har blivit tydligare. Nästa steg Se till att rutiner kring kunskapsuppföljning (diagnoser + analys) och mitterminskonferenser upprätthålls. Fortsätta hålla fokus på faktorer som går att påverka i vår organisation/undervisning kring elever i behov av stöd och ständigt jobba på att skapa gemensamma förhållningssätt kring lärmiljön Särskilt begåvade elever Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Vi har inte specifikt jobbat med att öka kunskapen kring särbegåvade elever. Vi försöker ha ett förhållningssätt där alla ska utvecklas. Ange förändringar från starten Det finns en större medveten och vi har lyft det i kommungruppen. Nästa steg Vi skulle kunna förtydliga/lägga till en punkt kring särkilt begåvade elever i vår analysmall till diagnoser och Np. 8.5 Gemensam syn - Höga förväntningar på alla elever och övriga Här skiljs på Höga förväntningar på allaelever samt Höga förväntningar på övriga Höga förväntningar på alla elever Inte Mycket 17

61 tillfredställande tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Större medvetenhet kring höga förväntningar i och med Lärmiljöprojektet åk 1-3 ( ) Vår matematikplan betonar vikten av höga förväntningar på våra elever i matematik. Elevernas olika kunskaper ska ses som en tillgång. Vi har även två frågor kring Mindset i vår enkät. Nästa steg Nästa år kommer alla lärare F-9 att jobba med kollegialt lärande kring vår lärmiljö, där höga förväntningar är en av grundstenarna. Alla matematiklärare (många nya) måste känna till och aktivt jobba efter vår matematikplan Hög förväntningar på övriga Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Nästa steg En utmaning i att alla nivåer känner ansvar och delaktighet i vårt gemensamma mål att ständigt höja kvalitén på matematikundervisningen och därmed öka elevernas måluppfyllese. 18

62 8.6 Gemensam syn - Lärarnas kompetens och samarbete är avgörande Lärarkompetens kan delas upp i olika områden. Här fokuseras på tre av dessa Ämneskunskaper Kunskap om kursplan och övriga styrdokument Didaktik Ange för varje stadium er uppfattning av läget inom dessa tre områden vid de två olika tidpunkterna. Beskriv nuläge, förändringar sedan starten, och nästa steg Lågstadiet - Ämneskunskaper Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget inklusive andel undervisande lärare som har legitimation i matematik för eleverna de undervisar Alla undervisande lärare är behöriga. Ange förändringar från starten Vi jobbar med arbetslag där lärarna har olika ämnesansvar för hela årskursen. Nästa steg Lågstadiet Kunskap om kursplaner och övriga styrdokument Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten 19

63 Nästa steg Lågstadiet - Didaktik Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Matematiklyftet har berikat och ökat den didaktiska kompetensen. Nästa steg Se till att nya matematiklärare blir blir en del av kommunens matematikplan Mellanstadiet Ämneskunskaper Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget inklusive andel undervisande lärare som har legitimation i matematik för eleverna de undervisar Alla lärare är behöriga. Ange förändringar från starten Vi jobbar med arbetslag där lärarna har olika ämnesansvar för hela årskursen. Nästa steg Mellanstadiet Kunskap om kursplaner och övriga styrdokument Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge 20

64 Nuläge Beskriv nuläget Klicka här för att ange text. Ange förändringar från starten Klicka här för att ange text. Nästa steg Klicka här för att ange text Mellanstadiet - Didaktik Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Matematiklyftet har berikat och ökat den didaktiska kompetensen. Nästa steg Se till att nya matematiklärare blir en del av kommunens matematikplan Högstadiet - Ämneskunskaper Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget inklusive andel undervisande lärare som har legitimation i matematik för eleverna de undervisar Vt 16 var 60% behöriga. 21

65 Ange förändringar från starten Flera nya matematiklärare. Nästa steg Till hösten räknar vi med att vi har 100% behörighet Högstadiet - Kunskap om kursplaner och övriga styrdokument Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Nästa steg Högstadiet - Didaktik Inte tillfredställande Mycket tillfredställande Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Ange förändringar från starten Matematiklyftet har berikat och ökat den didaktiska kompetensen. Rekrytering av matematiklärare 7-9 har varit svårt och upptagit mycket tid. Nästa steg 22

66 Se till att nya matematiklärare blir en del av kommunens matematikplan Lärarsamarbete kan ske på fyra olika nivåer Ange i tabellen nedan vilken som var den mest typiska kulturen i er verksamhet när satsningen påbörjades och vad som hänt fram till nu. Samordnar ingenting Planerar praktiska saker Planerar övergripande undervisningsmoment Planerar och följer upp lektioner tillsammans Utgångsläge Nuläge Beskriv nuläget Klicka här för att ange text. Ange förändringar från starten Klicka här för att ange text. Nästa steg Klicka här för att ange text. 9 Avslutande frågor 9.1 Hur väl har deltagandet motsvarat det som beskrevs i inbjudan, PM ? Inte alls Helt och hållet Kommentar: Klicka här för att ange text. 9.2 Hur har det valda arbetssättet med arbetande nätverk upplevts? Inte alls givande Mycket givande 6 23

67 Kommentera särskilt arbetssätt och organisation: Klicka här för att ange text. 9.3 Styrning och ledning. SKL vill bidra till att kommunerna utvecklar strukturer och arbetssätt som leder till förbättrad matematikundervisning så att elevernas kunskaper ökar. Styrning och ledning är centralt för att skapa förutsättningar för förändring till det bättre SKL:s PM SKL har valt tre områden och sex satser som kommunerna har prövat sin egen styrning och ledning gentemot. Gör er egen bedömning av hur viktiga var och en av dessa satser är för att nå en förbättring av matematikundervisningen. Gör också en bedömning av svårighetsgraden att uppfylla satsen. Avsluta med kommentarer. Bedöm satsens betydelse där 6 = mycket viktigt Ledningsnivåerna är sammanlänkade Det finns en tydlig uppdrags- och rollfördelning Höga förväntningar på alla elever och övriga Lärarnas kompentens och samarbete är avgörande Det finns fungerande rutiner för en systematisk uppföljning och återkoppling Det finns fungerade rutiner för att fånga upp elever i behov av stöd Bedöm svårigheten att uppfylla satsen där 6 = mycket svårt

68 Ledningsnivåerna är sammanlänkade Det finns en tydlig uppdrags- och rollfördelning Höga förväntningar på alla elever och övriga Lärarnas kompentens och samarbete är avgörande Det finns fungerande rutiner för en systematisk uppföljning och återkoppling Det finns fungerade rutiner för att fånga upp elever i behov av stöd Kommentarer till bedömningarna av vikt och svårighet: Höga förväntningar viktigt men svårt! Det är lätt att införa rutiner men svårare att implementera och upprätthålla! Är det ytterligare någon sats som borde varit med? 9.4 Ange ett exempel på ett område ni tycker att ni lyckats utveckla under deltagandet i satsningen. Elever i behov av stöd 9.5 Ange ett exempel på ett område där er kommun gärna delar med sig erfarenheter till andra. Lärarsamarbete F Vilken uppmärksamhet har ni fått genom deltagandet i SKL Matematik PISA 2015, t.ex. studiebesök, media etc. 25

69 1 (1) Tjänsteskrivelse till kultur- och utbildningsnämnden Riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL) Vår beteckning: KUN/2016: Förslag till beslut 1. Regler och rutiner och beskrivning av arbetet enlig personuppgiftslagen antagna av barn- och utbildningsnämnden 15 maj , upphävs. 2. Regler och rutiner och beskrivning av arbetet enlig personuppgiftslagen antagna av kulturnämnden 24 april , upphävs. 3. Riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen antas. Sammanfattning Barn- och utbildningsnämnden och kulturnämnden antog 2007 regler för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL). Kommunstyrelsen har 11 maj 2016 antagit nya riktlinjer och uppmanar samtliga nämnder att uppdatera sina regelverk kring denna hantering samt anta de nya riktlinjerna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Riktlinjer för behandling av personuppgifter enligt personuppgiftslagen (PUL). Beslutet expedieras till Kommunstyrelsen Personuppgiftsombudet Kultur- och utbildningsförvaltningen Kristina Lohman Kultur- och utbildningschef Bo Gäfvert Utredare Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST WEBB

70 RIKTLINJE FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER ENLIGT PERSONUPPGIFTSLAGEN Antagen av kultur- och utbildningsnämnden xxx Ärendebeteckning: KUN/2016: Ansvarig handläggare: Sakkunnig/utredare

71 INNEHÅLL REGLER OCH RUTINER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER...3 Inledning...3 Personuppgiftslagens (PuL)syfte...3 Vad är personuppgifter?...3 Känsliga uppgifter...3 Beskrivning av de olika rollernas ansvarsområden...3 Vad innebär behandling av personuppgifter?...4 Att tänka på före behandling av personuppgifter...4 Anmälan till personuppgiftsombud...4 Säkerhet vid behandling...5 Internet...5 Riktlinjer för webbpublicering av sammanträdeshandlingar...5 Rättelse...7 Ytterligare information...7 Sekretess och tystnadsplikt...8 Bilaga BILAGA Rutin vid 26-utdrag enligt personuppgiftslagen...11 Skriftlig ansökan inkommer till kommunen...11 Bilaga 2A...12 ANSÖKAN OM INFORMATION Enligt 26 Personuppgiftslagen...12 Bilaga 2B...13 Internbrev...13 Fråga till nämnd om information om registrerad enligt 26 personuppgiftslagen...13 Bilaga 2C...14 Internbrev...14 Nämndens svar efter Informationssökning enligt 26 Personuppgiftslagen...14

72 Sökande...14 Behandling av personuppgifter...14 Bilaga 2D...15 Information efter ansökan enligt 26 Personuppgiftslagen...15 Behandling av personuppgifter...15

73 3 (18) REGLER OCH RUTINER FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER Inledning Innan personuppgifter får registreras elektroniskt gäller ett antal regler som finns i Personuppgiftslagen (PuL), Offentlighets- och sekretesslagen samt Personuppgiftsförordningen. Enligt PuL är det den som registrerar personuppgifterna som har ansvaret för hur de behandlas. I kommunen är det respektive nämnd som har detta ansvar. När ordet nämnd används i detta dokument avses både kommunstyrelse och nämnder. Personuppgiftslagens (PuL)syfte Lagens syfte är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Vad är personuppgifter? All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan även uttryckas som så att en person är identifierbar eller sökbar utifrån de uppgifter som förs. Det kan till exempel vara; namn, personnummer, födelsedata, adress, kundnummer, bild på person, anställningsnummer, kodnummer. Känsliga uppgifter I vissa fall finns behov av registrering av så kallade känsliga uppgifter. Till känsliga uppgifter räknas bland annat hälsa/ohälsa, religiös övertygelse, facklig tillhörighet, politisk övertygelse samt sexuell läggning. Det finns också uppgifter som kan vara sekretessbelagda. I de fall där sekretessbelagd information registreras så ska dessa uppgifter hanteras med stor försiktighet. Grundregeln är: För att registrera känsliga uppgifter om någon person krävs samtycke. Undantag från grundregeln är exempelvis: När det är fråga om personnummer i tecknade avtal/kontrakt, facklig tillhörighet i samband med löneförhandlingar, politisk övertygelse vid registrering av förtroendemäns uppdrag och arvoderingar. När känsliga uppgifter används ska antalet användare som ges möjlighet att se dessa begränsas till de som i sitt arbete har nytta av uppgifterna. Särskilda sekretessförbindelser ska finnas mellan arbetsgivare och arbetstagare. Beskrivning av de olika rollernas ansvarsområden Personuppgiftsansvarig Nämnden ansvarar för att lagen följs. Att vara personuppgiftsansvarig innebär att bevaka att personuppgifter behandlas utifrån bestämda ändamål. Detta bör finnas med i nämndernas internkontrollplaner. Delegerade uppgifter För delegerade uppgifter rörande PuL, se nämndernas gällande delegeringsordning. Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

74 4 (18) Personuppgiftsombud PuL-kontaktperson Vadstena kommun har utsett ett externt ombud för samtliga nämnder. Ombudet ska vara en tillgång för nämnderna när det gäller integritetsskydd vid behandling av personuppgifter. Ombudet har bland annat till uppgift att stödja och kontrollera att nämnderna behandlar personuppgifter på ett korrekt och lagligt sätt. Dock är respektive nämnd ytterst ansvarig för all behandling av personuppgifter. Det finns minst en tjänsteman inom nämnden/ verksamhetsområdet som är kontaktperson i PuL-frågor. Tjänstemannen ansvarar för att anmäla nya behandlingar inom nämndens verksamhetsområde samt hålla sig uppdaterad inom verksamhetens PuL-område. Vad innebär behandling av personuppgifter? Med begreppet behandling menas vad som görs med personuppgifterna. Det kan enligt lagen vara fråga om exempelvis insamling, registrering, lagring, bearbetning, ändring eller sammanställning. Att tänka på före behandling av personuppgifter Avgörande måste ske om personuppgifterna får registreras och användas enligt PuL. I nämnd ordning gäller att ta ställning till: 1. De grundläggande kraven i PuL Om behandlingen kan hänföras till något av de fall som anges i PuL Är uppgifterna känsliga måste behandlingen vara tillåten enligt PuL Innebär behandlingen att personuppgifterna överförs till tredje land, måste även PuL följas. Den registrerade ska informeras om behandlingen. Den registrerade ska där så krävs, enligt PuL, ge sitt samtycke till behandling av personuppgifter. Behandling av personuppgifter ska anmälas till personuppgiftsombudet. När behandlingen bedöms tillåten ska denna dokumenteras på särskild blankett, se bilaga 1. Anmälan till personuppgiftsombud Personuppgiftsombudet är den som är utsedd av nämnden som ska tillse att personuppgifterna behandlas på ett lagligt och korrekt sätt enligt PuL. Behandlingen ska anmälas till personuppgiftsombudet, vilket sker genom att anmälan sänds till PuL-kontaktpersonen för nämnden. Blanketten ska vara fullständigt ifylld. Denna anmälan kommer sedan att vara en del av underlaget då den registrerade ansöker om att få ta del av vilka personuppgifter som behandlas om den sökande. Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

75 5 (18) Information till och samtycke från den registrerade Informationen ska innehålla det som behövs för att den registrerade ska kunna ta till vara sina rättigheter. Vem den personuppgiftsansvarige är. Ändamålen med behandlingen. Övrig information som den registrerade behöver för att kunna ta till vara sina rättigheter i samband med behandling, såsom information om mottagarna av uppgifterna, skyldighet att lämna uppgifter och rätten att ansöka om information och få rättelse. Den registrerade har rätt att få uppgift om vilka personuppgifter som behandlas om den registrerade en gång per år enligt PuL 26. Sådan information ska ges den registrerade på särskild blankett. Separat rutin finns för detta, se bilaga 2. Personuppgiftsansvarig ska se till att den registrerade ger sitt samtycke när så erfordras. Säkerhet vid behandling Den som arbetar med personuppgifter får göra detta endast i enlighet med personuppgiftslagen, sekretesslagen, Datainspektionens allmänna råd om säkerhet för personuppgifter och kommunens IT-säkerhetsregler. Ansvaret för att det finns lämpliga säkerhetsåtgärder ligger hos personuppgiftsansvarig. Kontroll över att säkerhetsåtgärderna följs utförs av personuppgiftsombudet Vid anlitande av personuppgiftsbiträde (konsult som behandlar myndighetens personuppgifter) ska avtal som reglerar säkerhetsfrågor tecknas. Utgångspunkten är att avtalet ska eliminera otillåten behandling. Internet Särskilda regler gäller för överförande av uppgifter till tredje land och publicering via Internet. Stor försiktighet måste iakttas innan uppgifter läggs ut på Internet. Riktlinjer för webbpublicering av sammanträdeshandlingar Övergripande Publicering på får endast utföras av kommunikatör och webbredaktör. Före publicering av handlingar på webbplatsen måste nämndsekreteraren kontrollera handlingarna så att ingen information kan uppfattas som kränkande, känslig eller att sekretessbelagda uppgifter publiceras. Ansvar Nämndsekreteraren är ansvarig för: innehållet i sammanträdeshandlingarna som publiceras. att göra en genomgång av sammanträdeshandlingar och eventuellt maskera känsliga uppgifter före publicering (här ingår borttag av personuppgifter om så krävs). Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

76 6 (18) Webbredaktören är ansvarig för: att publicera sammanträdeshandlingarna efter förfrågan från nämndsekreteraren. Sammanträdes-handlingar från innevarande år samt de tre senaste åren publiceras på webben. göra en årlig genomgång av med inriktning på att ta bort och rensa inaktuell information. genomgång av verksamhetens blanketter, kontrollera aktualitet och innehåll. Information om personuppgiftslagen ska finnas med på samtliga blanketter. genomföra årlig kontroll av länkars aktualitet. Maskering Maskering sker genom att kryssmarkera (XXXXX ) eller på annat sätt avmarkera de uppgifter som bedöms vara känsliga eller vara sekretessbelagda uppgifter. Nämndsekreterare och registrator bör använda standardformuleringar för vanligt förekommande ärendeslag för att undvika att maskering ska behöva göras. När det gäller protokoll och handlingar på webben bör förnamn och efternamn på de personer som berörs av ärendet maskas. Direkt utpekande personuppgifter rörande enskilda, till exempel namn får publiceras, endast om dessa och övriga publicerade uppgifter, enskilt eller sammantaget, inte kan antas leda till att den registrerades personliga integritet kränks. Sådana personuppgifter får därför inte publiceras i kombination med information som är integritetskänslig, rör lagöverträdelser eller omfattas av sekretess eller tystnadsplikt. Detta får inte publiceras Känsliga personuppgifter, uppgift om etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening och uppgifter som rör hälsa/ohälsa och sexualliv, om det inte finns samtycke från registrerad eller om denne själv på ett tydligt sätt offentliggjort uppgifterna. Uppgifter som omfattas av sekretess eller tystnadsplikt. Integritetskänslig information till exempel uppgifter om den enskildes personliga förhållanden eller sådant som har nära koppling till den enskildes privata sfär. Uppgifter om lagöverträdelser. Länkade uppgifter Motsvarande genomgång som görs av handlingar och protokoll ska också göras av länkade dokument för att säkerställa även denna information före publicering. Länkade uppgifter ska regelbundet uppdateras och kontrolleras. Informationsskyldighet Information till de registrerade när det gäller protokoll och webbdiarium görs på följande sätt; Förtroendevalda ges information i samband med nyval eller omval på blankett. Medborgare, privatpersoner som berörs av myndighetsbeslut som gått den sökande emot, skickas med rekommenderat brev. Information om personuppgiftslagen återfinns också på Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

77 7 (18) Rättelse Nämnden är skyldig att på begäran av den registrerade snarast rätta personuppgifterna som inte har behandlats i enlighet med denna lag eller föreskrifter. Personuppgiftsombudet hjälper de registrerade att få rättelse när det finns anledning misstänka att behandlade personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. Ytterligare information Utöver ovan finns vissa undantag. Information om dessa kan hämtas antingen i lagtexten eller i de skrifter som är utgivna av Datainspektionen och finns att hämta på Respektive nämnds/styrelses PuL-kontaktperson kan också vara behjälplig. Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

78 8 (18) Sekretess och tystnadsplikt Huvudregeln är att bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt till skydd för enskild inte hindrar att denne får reda på uppgifter om sig själv (12 kapitlet offentlighets- och sekretesslagen). Ett exempel på undantag är sekretess i förhållande till den vård- och behandlingsbehövande själv (26 kapitlet 6 offentlighets- och sekretesslagen). Om information efterfrågas av den registrerades vårdnadshavare eller i förekommande fall god man eller förvaltare måste den personuppgiftsansvarige pröva om sekretessreglerna tillåter att information lämnas (exempelvis 12 kapitlet 3 och 26 kapitlet 2 offentlighets- och sekretesslagen). Någon motsvarighet till bestämmelse om rätt för en enskild att förfoga över sekretess som gäller till dennes skydd finns dock inte i fråga om sekretess till skydd för andra intressen (exempelvis 18 kapitlet l sekretesslagen om sekretess för uppgift som hänför sig till förundersökning i brottmål). Undantaget från informationsskyldigheten i PuL gäller alltså bara i den utsträckning det är särskilt föreskrivet att uppgifterna inte lämnas ut. När information ska lämnas efter ansökan bör den personuppgiftsansvarige ta ut fullständiga datautskrifter för att sedan stryka eller utesluta de uppgifter som inte får lämnas ut. Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB

79 9 (18) Bilaga 1 Blankett för hantering av personuppgifter Vadstena kommun Hantering av personuppgifter Uppgifter till förteckning enligt 39 Personuppgiftslagen Personuppgifts-ansvarig Datasystem/register Nämnd: Kultur- och utbildningsnämnden Organisationsnummer: Postnummer: Ortnamn: VADSTENA Uppgifterna nedan är: Uppgifter om nytt register/system Ändringar av eller tillägg till tidigare anmälan Avanmälan Datasystem/register: Ändamålet/ändamålen med hanteringen: Den/de grupper som berörs av hanteringen: Uppgifterna kommer från: De mottagare som uppgifterna kan komma att lämnas till: Kommer uppgifterna att föras över till tredje land (t.ex. Internet)? Nej Ja, med samtycke Ja, utan samtycke, men med författningsstöd: Åtgärder som vidtagits för att trygga säkerheten vid hanteringen: Laglig grund för hanteringen I 10 PuL anges sju olika grunder för att en hantering av personuppgifter kan vara tillåten. Ange enligt vilken eller vilka grunder som handläggningen kommer att ske: Den registrerade har lämnat sitt samtycke Avtal med den registrerade ska kunna fullföljas Den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet Vitala intressen för den registrerade ska skyddas En arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras Berättigat intresse för handläggningen väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten Vadstena kommun Vadstena BESÖKSADRESS Klosterledsgatan 35 TEL FAX E-POST vadstena.kommun@vadstena.se WEBB