Frågor och svar. Beskrivning: Upphandling av resebyråtjänst för Skatteverket och för Kronofogdemyndigheten. Nuvarande E-post:

Transkript

1 Frågor och svar Köpare Upphandling Köpare: Namn: Resebyråtjänst 2016 Handläggare: Birgitta Sjöstrand Referensnr: /21 Telefon: Beskrivning: Upphandling av resebyråtjänst för och för Kronofogdemyndigheten. Nuvarande E-post: e Publikt informationsmeddelande :01 Ytterligare klargörande vad gäller Definition av transaktionsarvoden, framför allt för tåg. Klargörandet är relaterat till fråga 28 i Frågor och svar. s definition kvarstår, dvs tågtransaktion - per utställt dokument/biljettnummer, vilket kan innebära att en tågresa uppdelad på delsträckor med olika bolag kan medföra fler än en transaktion :00 I svar på publik fråga 10 har vi fått svaret att avtalets värde vid leveransförsening motsvarar den totala kostnaden för implementering som anbudsgivaren ska ange i bilaga 2 prismatris. Ska samma definition tillämpas vad gäller avtalets värde i punkt 6.25 eller ska det värdet anses avse transaktionsavgifterna. Vi önskar klargörande på vad som avses med avtalets värde i punkt 6.25 då det är av vikt när anbud ska lämnas eftersom det påverkar omfattningen av ett ev. skadestånd. Publikt svar :23 Med avtalets värde i punkt 6.25 avses avtalets hela värde under avtalets första tolv månader :57 Vi har uppfattat det som om att varje beställning utgör ett avtal och att när man i förfrågningsunderlaget, och i synnerhet i punkt 6.25, talar om Avtalet avses varje sådan beställning. Är det korrekt uppfattat? Om avtalets värde i stället skulle avse hela det upphandlande kontraktet skulle det för varje enskild beställning få orimliga konsekvenser för skadeståndsberäkningen i punkt Publikt svar :19 Nej, se svar under fråga :32 önskar en tydligare definition av transaktionsinnehållet. Nuvarande beskrivning av Dokument/biljettnummer, avses det i huvudsak t/r biljetter? Är det möjligt med ett förtydligande? Publikt svar :00 Det avser både enkelbiljetter och t/r-biljetter :07 Vi uppfattar datumangivelserna i punkt och som delvis motsägelsefulla. Sida 1 av 8

2 Under står att Avtalet startar med en implementeringsperiod, i enlighet med överenskommen implementeringsplan. Därefter börjar perioden för faktisk hantering av resebyråservice att löpa. Denna period ska starta senast den 15 september Resebyråtjänsten skall vara implementerad och leveransgodkänd innan perioden för faktisk hantering av resebyråservice kan påbörjas. Under , sista punkten, står Implementeringen ska vara genomförd och skriftligen leveransgodkänd innan perioden för faktisk hantering av resebyråservice startar den 15 september 2016 Vi ber om ett förtydligande. Publikt svar :48 Perioden för faktisk hantering av resebyråservice startar den 15 september 2016 och föregås av en implementeringsperiod :05 I avtalsvillkoren i punkt 6.25 hänvisas till punkt Det är oklart vad som menas med denna hänvisning. Är det en felskrivning i punkt 6.25 eller vad avses? Publikt svar :45 Det är en felskrivning. Hänvisningen gäller till punkt 6.15 Rättigheter :01 I punkt i förfrågningsunderlaget anges att om parterna avser att förlänga avtalet ska en överenskommelse fattas fyra månader innan avtalet löper ut. I avtalsvillkoren punkt 6.5 i förfrågningsunderlaget är tidsfristen sex månader. Då det får antas att avtalsvillkoren gäller och då rangordningen enligt punkt 6.3 är sådan att avtalet har företräde har vi uppfattat det som är tidsfristen är sex månader. Är det korrekt uppfattat? Publikt svar :43 Ja, avtalstextens tidsfrist på sex månader gäller :59 Gällande punkt 6.25 I avtal som detta är det vederbörligt att ersättning för indirekta förluster endast utgår vid uppsåt eller grov vårdslöshet. Har ordet grov möjligen fallit bort i punkt 6.25, 4:e stycket, före vårdslöshet? Publikt svar :42 Nej :13 Är det korrekt uppfattat att vi under implementeringskostnader i prisbilagan endast kan ta upp kostnader förknippade med eres (intregrering mot ebuilder och uppbyggnad av självbokningssite) och att ytterligare implementeringskostnader, såsom för exempelvis implementering av webbaserat statistikprogram och spårningstjänst, därmed inte kan tas upp här? Publikt svar :27 Det som kan tas upp under rubrik Implementeringskostnader i Prisbilaga 3, är kostnad för implementering av webbaserat statistikprogram, spårningstjänst och kostnader förknippade med eres :11 Sida 2 av 8

3 För att på bästa sätt kunna visa hur vi uppfyller de olika bör-kraven under demonstrationen för myndigheterna undrar vi om vi inte i förväg skulle kunna få veta vilka bokningar ni önskar genomföra? Om vi får denna information i förväg kan vi bättre förbereda oss genom att säkerställa att de bör-krav ni har kan visas för just de sträckor ni exempelvis vill kunna boka (en del bör-krav kan vi kanske inte visa överallt i en demosite, till skillnad från när vi faktiskt bygger en site åt er, utan vi får lägga inin visande exempel på utvalda platser i siten). Underlaget för testbokningarna kanske förslagsvis skulle kunna skickas ut i samband med inbjudan till demonstrationen? Publikt svar :39 De anbudsgivare som går vidare från utvärderingens kvalificeringsfas och som uppfyller alla krav kommer att få underlag till testbokningarna två dagar innan presentationstillfället. Vid mötet ingår femton minuters förberedelsetid inför demonstrationen :17 Vad innefattar Visumhantering i prisbilagan. Är det bara resebyråns kostnad eller både kostnaden för resebyrån och Ambassaden/Viseringen? Publikt svar :25 Enbart resebyråns arvode :15 I bilaga 3, Åtagande underleverantör, finns i näst sista stycket på sida 1 ett fält som skall fyllas i. Vad är avsikten att här skall fyllas i? Publikt svar :42 I gråmarkerad ruta ska specificeras vad eventuell underleverantör kommer att göra. Se detaljerad info under punkt stycke två :35 Under punkt Resebyråservice står bl.a. att anbudgivaren ska ha rutiner för bevakning och spårning av outnyttjade biljetter. Enligt vår kännedom finns på marknaden sådan lösning för flygbiljetter och vi uppfattar därför kravet som om att det gäller just flygbiljetter. Är det korrekt uppfattat? Publikt svar :40 Ja :52 Under punkt Applikation till Smartphone anges att anbudgivare skall tillhandahålla en egen App där resenär/resebeställare får tillgång till samlad bokningsinformation. Vi anser att kravet är uppfyllt även med en s.k. responsiv websida som känner av och anpassar sig efter den webläsare som mobilanvändaren använder med IOS, Android eller Windows. Är det korrekt uppfattat? Publikt svar :39 Ja Sida 3 av 8

4 :52 Skulle ni kunna förtydliga om det endast är implementeringskostnad för uppkoppling mot ebuilder/eres som kan ges under implementeringskostnader i prisbilagan, eller om även ytterligare implementeringskostnader kan tas upp här (t.ex. för uppsättning av självbokningfunktion)? Publikt svar :39 Självbokningssystemet ingår som en del i eres och kostnaden för implementering kan tas upp här :53 Skulle ni kunna förtydliga vad som menas med "Om underleverantör omfattas av antidiskrimineringsvillkoren ska dennes sanningsförsäkran bifogas, bilaga" i bilagan för antidiskrimineringsvillkor? Ska samtliga underleverantörer fylla i denna sanningsförsäkran? Publikt svar :31 hänvisar till information i Bilaga 4A, punkt :32 Går det bra att de bifogade exemplen på statistik som ska redovisas under punkt "Statistik och uppföljning" är på engelska? Räknas dessa in under "undantag för certifikat, intyg, tekniska specifikationer och liknande som kan vara på engelska" enligt punkt "Anbudets språk"? Publikt svar :25 Det går bra att statistikexemplen är på engelska :26 Under punkt "Statistik och uppföljning" skriver ni att "statistiken ska vara flexibel och kunna presenteras för olika kostnadsslag och organisationsnivåer (t ex kostnadsställe)". Då miljöstatistik för tåg och flygtaxi normalt hämtas in direkt från leverantörerna, och det enligt vår kännedom exempelvis endast går att få miljöstatistik från SJ på kundnummernivå, tror vi att flertalet resebyråer kommer att ha svårt att uppfylla kravet om flexibilitet avseende just miljöstatistik. Vi undrar därför om även syftar på miljöstatistiken med texten avseende flexibilitet? Publikt svar :23 har erfarenhet av flexibel miljörapportering. I dagsläget rapporteras miljöstatistik enligt de uppföljningskrav som framgår av Förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter, vilket innebär att miljöstatistik rapporteras på totalnivå för respektive myndighet och produktområde :56 Avseende de transaktioner av anslutningstransport som ni hade under 2015, har ni någon fördelning av dessa mellan anslutningstransport till flyg respektive tåg? Sida 4 av 8

5 Publikt svar :10 Nej :01 Ni skriver under punkt Fakturering att anbudsgivaren ska kunna fakturera samtliga transaktioner för en resa som gjorts vid samma bokningstillfälle på samma fakturaunderlag/följesedel. Vi undrar här om ni inte menar att vi ska leverera data som stödjer att samtliga transaktioner för en resa som gjorts vid samma bokningstillfälle visas på samma faktura från resekontoleverantören (exempelvis i enlighet med Diners produkt en resa en faktura )? Branschpraxis är att det görs en följesedel per bokning och en resa kan innehålla flera bokningar och det blir därmed flera följesedlar, varför vi ser problem med er ursprungliga formulering. Vissa produkter såsom flygtaxi kommer heller aldrig med på våra följesedlar utan det fakturaunderlaget kommer direkt från Flygtaxi till resekontoleverantören varför det endast är på fakturan som ni kan få hela resans alla kostnader sammanställda Publikt svar :26 Korrekt uppfattat :24 Skulle ni vänligen kunna förtydliga vilken typ av teknisk utrustning vi ska beskriva under punkt "Teknisk utrustning" som vi inte beskriver under punkt "Bokningssystem"? Publikt svar :04 Här kan ni, utöver det som anges i punkt 5.1.5, kortfattat beskriva den tekniska utrustningen som kommer att användas/nyttjas vid avtalets utförande :49 Under punkt "Kvalitetssäkringsstandard" skriver ni att anbudsgivarens lämnade beskrivning ska vara så utförlig att det framgår att 1-3 ovan är uppfyllt eller inneha certifiering enligt ISO 9001 eller motsvarande standard som inkluderar de ovan nämnda rutinerna. Eftersom det står "eller inneha certifiering" undrar vi om vi har uppfattat det korrekt att en anbudsgivare som har en sådan certifiering endast behöver bifoga kopia av giltigt certifikat för att anses uppfylla kravet , och därmed inte behöver besvara frågan "Anbudsgivaren ska besvara och redogöra för ovan punkter avseende kvalitetsledningssystem:"? Publikt svar :49 Ni har uppfattat det rätt. Har anbudsgivaren aktuell certifiering behöver endast en kopia av giltigt certifikat bifogas anbudet :14 Under punkten 6.3 Rangordning av handlingar saknar vi upptagandet av Frågor och svar samt ev förändringar/tillägg till förfrågningsunderlaget i den angivna prioritetsordningen. Publikt svar :36 Frågor och svar utgör en del av förfrågningsunderlaget vilket framgår av förfrågningsunderlagets punkt Frågor om förfrågningsunderlaget. Sida 5 av 8

6 :11 Under punkten 6.9 Leveransförsening framgår att Uppdragsgivaren har rätt att begära vite om 1 % av avtalets värde per påbörjad vecka där dröjsmål föreligger, dock högst 10 %. Eftersom det under samma punkt framgår att "avtalets värde" fastställs först vid avtalstecknandet finns det en uppenbar risk att olika anbudsgivare har olika uppfattningar om vad avtalets värde kan komma att uppgå till. Framför allt är detta viktigt eftersom vite är en central affärsrisk som ligger till grund för bedömning om en anbudsgivare anser sig har möjlighet att lämna anbud eller inte. Dvs att principen om transparens riskerar att inte uppfyllas avseende denna paragraf i avtalet. Vi önskar därför att upphandlaren definierar avtalsvärdet, eller åtminstone preciserar det genom ett intervall som inte är allt för stort. När upphandlaren ändå tittar på denna fråga vill vi också påtala att vitet borde vara kopplat till värdet för varje kontrakt (avrop på avtalet) och inte hela avtalsvärdet. Det finns annars risk att vitet skulle kunna anses som oproportionerligt i förhållande till felet/leveransförseningens storlek/värde. Alternativt att det är ett fastställt belopp för vitet Publikt svar :59 Punkt 6.9 Leveransförsening är endast aktuell vid leveransförsening av implementering av tjänsterna enligt punkt 6.7 Implementering. Avtalets värde motsvarar den totala kostnaden för implementeringen som anbudsgivaren ska ange i bilaga 2 Prismatris :21 Under punkt "Krav på omsättning" skriver ni att "utländska anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska styrka att företaget uppfyller kravet gällande omsättning genom att bifoga officiell handling som styrker att kravet uppfylls." Vi har en underleverantör för visumtjänst (vilket är den leverantör som absoluta merparten av resebyråer i Sverige använder enligt vår kännedom) och denna underleverantör har en omsättning som understiger MSEK 100. Då just visumtjänst utgör en mycket liten del av det totala uppdraget anser vi inte att kravet på omsättning är proportionerligt att gälla för en sådan typ av underleverantör. Vi undrar därför om kravet på omsättning kan korrigeras så att det inte gäller underleverantörer, alternativt om det kan definieras någon begränsning på vilka typer av underleverantörer som detta krav ska appliceras på? Publikt svar :44 Krav på omsättning gäller anbudsgivaren :35 Ni skriver under punkt "Beställning/Bokning/Leverans" att anbudsgivaren ska kunna genomföra gruppbokning (10 personer eller fler). Har ni några statistikuppgifter avseende i vilken omfattning ni har avropat gruppbokning? Publikt svar :25 Nej :40 Vi har en fråga avseende vad som kan anses vara en underleverantör. Då detta är en tjänsteupphandling undrar Sida 6 av 8

7 vi om det är korrekt uppfattat att de företag som kan anses var underleverantörer är företag som levererar en del av de tjänster som myndigheterna nu upphandlar (exempelvis 24-timmarsservice och visumtjänst)? Leverantörer av system som resebyrån nyttjar, såsom GDS, självbokningssystem och applikation till smartphone är inte underleverantörer? Publikt svar :07 Det är korrekt uppfattat :10 Fråga avseende punkt "Applikation till Smartphone": Ska den app som demonstreras finnas tillgänglig för alla operativsystem myndigheterna använder (IOS, Androis och Windows)? Publikt svar :52 Vid demonstrationen av punkt "Applikation till Smartphone" kan anbudsgivaren välja ett av de operativsystem som myndigheterna använder :52 Vi har följande frågor avseende punkt "Självbokningsverktyg". 1) Ska det gå att kunna kombinera olika flygbolag tur och retur? 2) Ska det finnas funktionalitet för att kunna boka MTR (även om myndigheterna i dagsläget har avtal med SJ)? 3) Ska flyg, hotell, hyrbil och marktransport kunna bokas i en och samma bokning? Sedan har vi även en fråga avseende punkt : Ni skriver att "anbudsgivaren bör erbjuda ett självbokningsverktyg som visar både flyg, reguljära och LCC (Low Cost Carriers), samt tåg i en och samma bokningsvy?" Innebär detta även att det ska gå att kombinera flyg och tåg i samma bokning, t.ex. att det ska gå att boka flyg på utresan och tåg på hemresan, för att bör-kravet ska anses var uppfyllt? Publikt svar :50 Svar på fråga avseende punkt ) Ja 2) Ja 3) Ja Svar på fråga avseende punkt Ja :02 Ni skriver under punkt "Tidigare utförda uppdrag" att de uppdrag som redovisas ska ha utförts under de senaste tre (3) åren från anbudstillfället. Avser detta att uppdraget ska ha varit aktivt under minimum alla dessa tre år, eller att uppdraget inte får ha avslutats tidigare än tre år räknat från anbudstillfället? Om det är det senare, finns det något krav på hur länge uppdraget måste ha varit aktivt (det vill säga hur länge anbudsgivaren har hanterat resebokning åt uppdragsgivaren) eller kan ett uppdrag som har implementerats för en månad sedan exempelvis vara tillräckligt för att uppfylla kravet? Publikt svar :46 Uppdragen ska ha varit aktiva under de senaste tre åren, dvs får inte ha avslutats innan de senaste tre Sida 7 av 8

8 åren, räknat från anbudstillfället. har inte satt något annat tidskrav :58 Skall bilaga 4B "Antidiskrimineringsvillkor, Sanningsförsäkran" även fyllas i av ev. underleverantör? Publikt svar :00 hänvisar till information i Bilaga 4A, punkt 6. Sida 8 av 8