HANDBOK BEMANNING INOM VÅRD & OMSORG 2015

Transkript

1 HANDBOK BEMANNING INOM VÅRD & OMSORG 2015 Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

2 Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

3 Innehåll 1 Inledning :1 Gemensam bemanningsprocess i schemalagd verksamhet :2 Handbok Bemanning :2:1 Syfte :2:2 Målgrupp Rollfördelning och ansvar inom bemanningsprocessen :1 Områdeschef :2 Enhetschef :3 Lokal samverkansgrupp :4 Medarbetare :5 Schemasamordnare :6 Rekryteringsenheten :7 Ekonom :8 Personalkonsult Gemensam schemaprocess Gemensamma riktlinjer :1 Solidaritet :2 Samplanering :3 Rätt till heltid och möjlighet till partiell ledighet del av tjänst :4 Bemanningskrav :5 Kriterier vid fördelning av arbetstider :6 Medarbetares tillgänglighet :7 Nattarbete :8 Rörlighet utifrån kompetens :9 Introduktion :10 Mottagande enhet :11 Arbete hälften av helgerna :12 Schemaperiod - fyra veckor :13 Fridagar, ledigheter och förstärkta önskemål innan schema fastställs :14 Kvoter vid ledigheter :15 Turbyten under pågående schemaperiod :16 Arbetspassens längd Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

4 4:17 Delad tur :18 Resurspass och skuggpass - verksamhetens överkapacitet :19 När bemanningskravet inte täckts - verksamhetens underkapacitet :20 Kostnadsfördelning Gemensamma stödfunktioner/verktyg :1 Rekryteringsenhet :2 Bemanningsplaneringsverktyg :2:1 Utbildning i verktyget :2:2 Support i verktyget :3 Ekonom :4 Personalkonsult Support :1 Support resursfördelning och budgetplanering :2 Support kring lagar, avtal och regler inom arbetstidsområdet :3 Support bemanningsplaneringsverktyget Utbildning Bemanningsprocessen :1 Utbildning för chefer :2 Utbildning för schemasamordnare :3 Utbildning medarbetare :4 Utbildning stödfunktioner Uppföljning Bilaga: Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstiden Bilaga: Grundläggande bemanningskrav Bilaga: Kriterier vid fördelning av arbetstider Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

5 1 Inledning Inom Vård & Omsorg bedrivs verksamhet dygnet runt veckans alla dagar. Medarbetarna utgör den enskilt viktigaste resursen som verksamheten har att tillgå för att kunna ge service och stöd till de brukare vi är till för. Vi tar ansvar genom att: låta ledorden kontinuitet, kvalitet, arbetsmiljö, trygghet och ekonomi genomsyra bemanningsprocessen skapa förutsättningar för att verksamheten ska kunna ha rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt och med rätt kompetens ge alla tillsvidareanställda medarbetare heltidsanställning i grunden med regelbunden möjlighet att ansöka om annan sysselsättningsgrad garantera att medarbetaren får ut arbetstid motsvarande den sysselsättningsgrad som är överenskommen Vår målsättning är att tjänsterna utförs av tillsvidareanställda medarbetare med rätt erfarenhet och kompetens och att detta gäller oavsett tid på dygnet och dag i veckan. 1:1 Gemensam bemanningsprocess i schemalagd verksamhet En bemanningsprocess börjar alltid med att fastställa kundens behov, något som kan ske på lite olika sätt i olika verksamheter. Stegen i processen är dock alltid desamma: Ta reda på kundens behov Biståndsbedömning och bistånds-/myndighetsbeslut Genomförandeplaner Fastställa bemanningskrav Myndighetsbeställning Genomförandeplaner Gemensamma kundbehov Kompetenskrav medarbetare Kringtid Transporttid Övrig tid (utb, APT osv) Tillgängliga resurser Planera och fördela arbetstid Uppföljning och förbättring Bemanningskrav utgör grunden Rekrytering vid behov Schemaadministration, gemensam schemaprocess Uppföljning myndighetsbeslut/-beställningar Uppföljning genomförandeplaner Tidsstudier för utförd tid Uppföljning ekonomi/tillgängliga resurser Uppföljning schemaprocess För att brukare och medarbetare ska kunna känna sig trygga med att verksamheten är rätt bemannad är det viktigt att vi sätter bemanningskrav utifrån samma typ av underlag i likartade verksamheter. Mellan olika verksamheter kan underlagen skilja sig åt. Bemanningskrav tar sin utgångspunkt i: brukarnas biståndsbeslut och genomförandeplaner regelbundna tidsstudier/uppföljningar 1

6 chefers/medarbetares sammanlagda erfarenheter och kunskap inom området tillgängliga resurser via aktiv resursfördelning För att uppnå god kvalitet och bra arbetsmiljö är det avgörande att mest resurser fördelas dit där vårdtyngden och behovet är störst. 1:2 Handbok Bemanning Handboken och dess innehåll testas under piloten inom Heltidsprojektet i Nya Stadens äldreomsorg under perioden Om uppföljning under piloten visar på behov för korrigeringar i handboken så hanteras detta av projektgruppen. Handboken fastställs av Vård & Omsorgs ledningsgrupp. 1:2:1 Syfte Denna handbok syftar till att beskriva hur vi inom Vård & Omsorg planerar verksamheten utifrån satta bemanningskrav och hur vi följer upp och förbättrar vid behov. I handboken tydliggörs vår gemensamma schemaprocess med tillhörande riktlinjer, arbetstidsavtal som tecknats för att kunna ge samtliga medarbetare rätt till heltidsanställning i grunden samt de olika roller som vi i förvaltningen har inom bemanningsprocessen. 1:2:2 Målgrupp I handboken finns roller beskrivna för områdeschef, enhetschef, lokal samverkansgrupp på enhetsnivå, medarbetare, schemasamordnare, Rekryteringsenheten, ekonom och personalkonsult. Schemaprocess med tillhörande avtal omfattar hantering av arbetstid för medarbetare inom Kommunals avtalsområde. 2

7 2 Rollfördelning och ansvar inom bemanningsprocessen Här förtydligas roller och ansvar i bemanningsprocessen för följande funktioner: områdeschef enhetschef lokal samverkansgrupp på enhetsnivå medarbetare schemasamordnare Rekryteringsenheten ekonom personalkonsult 2:1 Områdeschef Ansvarar för att vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess fastställa resurstilldelning och bemanningskrav på områdesnivå, tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp signalera till förvaltningens ledningsgrupp när tilldelade resurser inte täcker bemanningskravet skapa förutsättningar för kompetensutveckling inom bemanningsområdet för sina enhetschefer och övriga medarbetare introducera nya enhetschefer i fastställd bemanningsprocess, tillsammans med Rekryteringsenheten samplanera mellan verksamheter/enheter/avdelningar för att uppnå rätt bemanning, tillsammans med sina enhetschefer/andra områdeschefer omfördela resurser inom området vid behov rekrytera nya medarbetare vid behov följa upp bemanningsprocessen tillsammans med respektive enhetschef samt återrapportera till förvaltningens ledningsgrupp 2:2 Enhetschef Ansvarar för att vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess fastställa bemanningskrav på enhetsnivå utifrån kundens behov, egna och medarbetares kunskaper samt tillgängliga resurser signalera till områdeschef när tilldelade resurser inte täcker bemanningskravet rekrytera vid behov, tillsammans med personalkonsult och Rekryteringsenheten introducera nya medarbetare i fastställd bemanningsprocess, tillsammans med Rekryteringsenheten skapa förutsättningar för kompetensutveckling inom bemanningsområdet för sina medarbetare samplanera med andra verksamheter/enheter/avdelningar för att uppnå rätt bemanning, tillsammans med områdeschef och kollegor omfördela resurser inom enheten vid behov följa gemensamma riktlinjer i bemanningsprocessen samt skapa enhetsspecifika riktlinjer där gemensamma saknas följa gemensam schemaprocess bevaka att ATL, AML, LAS och övriga lagar/avtal följs 3

8 följa upp bemanningsprocessen tillsammans med områdeschef och lokal samverkan 2:3 Lokal samverkansgrupp Ansvarar för att vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen följa upp bemanningsprocessen och effekter på arbetsmiljön tillsammans med enhetschef 2:4 Medarbetare Ansvarar för att vara väl införstådd med sin roll i bemanningsprocessen bidra med kunskap och erfarenhet vid planering av verksamheten följa gemensamma och enhetsspecifika riktlinjer i bemanningsprocessen följa gemensam schemaprocess delta vid utbildningssatsningar inom bemanningsområdet via samverkan och enhetschef bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen 2:5 Schemasamordnare Ansvarar för att vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess bidra med kunskap och erfarenhet vid planering av verksamheten följa gemensamma och enhetsspecifika riktlinjer i bemanningsprocessen följa gemensam schemaprocess anmäla vakanser/vakanta arbetspass till förvaltningens bemanningsplaneringsverktyg när schema fastställts vara administratör för bemanningsplaneringsverktyget delta vid utbildningssatsningar inom bemanningsområdet via enhetschef bidra med förslag till förbättringar i bemanningsprocessen 2:6 Rekryteringsenheten Ansvarar för att utifrån sitt helikopterperspektiv vara huvudansvarig för upprätthållande och utveckling av förvaltningens bemanningsprocess vara förvaltningens huvudadministratör för förvaltningens bemanningsplaneringsverktyg ge support till verksamheterna avseende bemanningsplaneringsverktyget hantera all över-/underkapacitet i verksamheten (överbliven arbetstid som ej lösts i planeringen) rekrytera/anställa lång-/korttidspool rekrytera/anställa timvikarier bistå enhetschefer vid rekrytering av omvårdnadspersonal (tillsvidareanställningar och vikariat) bevaka LAS bevaka följsamhet till lagar/avtal ta fram och kvalitetssäkra underlag/statistik vid uppföljning inom bemanningsområdet 4

9 2:7 Ekonom Ansvarar för att vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess ge utbildning och support inom ekonomiområdet bistå chefer i budget- och uppföljningsarbete tillsammans med löneenhet och rekryteringsenhet tillhandahålla de underlag som chef behöver för att kunna ta sitt ekonomiansvar 2:8 Personalkonsult Ansvarar för att vara väl införstådd med gällande bemanningsprocess ge utbildning och support inom personalområdet bistå chefer vid personalplanering och rekrytering tillsammans med löneenhet och rekryteringsenhet tillhandahålla de underlag som chef behöver för att kunna ta sitt personalansvar 5

10 3 Gemensam schemaprocess Inom Vård & Omsorg ges tillsvidareanställda medarbetare och medarbetare med vikariat över tre månader heltidsanställning i grunden med möjlighet att ansöka om partiell ledighet del av tjänst. För att kunna hantera detta både kvalitetsmässigt, arbetsmiljömässigt och ekonomiskt införs en gemensam schemaprocess i verksamheten. Schemaprocessen syftar till att göra all arbetstid inom ett kompetensområde tillgänglig för samtliga medarbetare med den kompetensen, samtidigt som vi tar god hänsyn till kontinuitetsaspekten för brukarna och trygghetsaspekten för medarbetarna. 1. Ansvarig chef fastställer bemanningskrav för den kommande schemaperioden. 2. Bemanningskravet läggs in i bemanningsplaneringsverktyget av schemasamordnare. 3. Medarbetaren meddelar tillgänglighet inför kommande schemaperiod utifrån det angivna bemanningskravet, angivna kriterier för tillgänglighet och egna önskemål. Fridagar och eventuell övrig lagstadgad ledighet anges i önskemålsfunktionen i bemanningsplaneringsverktyget. Eventuella önskemål utöver det meddelas direkt till schemasamordnare. 4. Schemasamordnare tar emot medarbetares önskemål. 5. Chef bedömer eventuella ledighetsönskemål. 6. Schemasamordnare arbetar fram ett preliminärt schema och publicerar detta. 6

11 7. Medarbetare korrigerar vid behov sin tillgänglighet för att täcka bemanningskravet. Sker i samråd med schemasamordnare. 8. Schemasamordnare/huvudadministratör för bemanningsplaneringsverktyget tankar över det preliminära schemat till en optimeringsmotor för beräkning av schemat. Schemasamordnare korrigerar vid behov parametrar i optimeringsmotorn. 9. Optimeringsmotorn beräknar schemat. 10. Schemasamordnare och chef stämmer tillsammans av schemat (det är möjligt att vid behov tanka över schemat till optimeringsmotorn fler gånger för att få hjälp med beräkningen). 11. Chef trycker fram färdigt schema. 12. Schemasamordnare rapporterar in vakanser/vakanta arbetspass till bemanningsplaneringsverktyget. 13. Medarbetaren får sitt färdiga individuella schema med eventuella resurspass senast fjorton dagar innan schemaperioden startar. Alla brytpunkter räknas fram utifrån att medarbetaren ska få sitt schema senast fjorton dagar innan det börjar gälla. 7

12 4 Gemensamma riktlinjer 4:1 Solidaritet Schemaprocessen bygger på ett gemensamt ansvar där samtliga medarbetare ingår. All arbetstid måste bli tillgänglig i planeringsstadiet för samtliga medarbetare. Eventuella tidigare grundscheman/arbetssätt i schemaplanering upphör därmed att gälla. 4:2 Samplanering Avdelningar och enheter måste samplanera sin bemanning. Detta för att medarbetarnas kompetens ska tas tillvara i så stor utsträckning som möjligt och för att medarbetarna ska få ut så mycket som möjligt av sin sysselsättningsgrad redan i planeringsstadiet. Ex. Om en enhet behöver tio medarbetare på deltid och en annan enhet behöver tio andra medarbetare, också på deltid, så kanske dessa två enheter tillsammans klarar sig med arton medarbetare totalt om de samplanerar, istället för tjugo om de planerar var för sig. Dessa arton kan då erbjudas högre sysselsättningsgrader eftersom de är färre som ska dela på den sammanlagda arbetstiden. Chefer har ansvar att tillsammans se över varje områdes behov av bemanning utifrån bemanningskrav och medarbetares önskemål om sysselsättning. Detta ska ske regelbundet, inte minst i samband med att medarbetares önskemål om partiell ledighet inkommer (sker två gånger årligen - se bilaga Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstid). I första hand sker samplanering mellan arbetslag/avdelningar på egna arbetsstället, därefter inom hela enheten och i tredje hand med geografiskt närliggande likartad verksamhet. Om behov för ytterligare samplanering finns vidgas ringen. Ex. I första hand ser chef över möjligheten att förbättra samplaneringen inom den egna verksamheten. Det kan vara två arbetslag i hemvården som samplanerar eller några avdelningar på ett äldreboende. Samplaneringen kan vidgas ytterligare, till exempel genom att en hemvårdsgrupp och ett äldreboende inom samma enhet 8

13 samplanerar sin bemanning. Om överkapaciteten på enheten ändå är för stor kan enheten samplanera med annan enhet och då i första hand med geografiskt närliggande enhet. Grundprincipen är att medarbetaren gör så mycket som möjligt av arbetstiden på huvudarbetsstället, för att värna kontinuiteten. Schemasamordnare bistår chefer i samplaneringen. 4:3 Rätt till heltid och möjlighet till partiell ledighet del av tjänst Tillsvidareanställda medarbetare samt medarbetare med visstidsanställning mer än tre månader inom Vård & Omsorg är anställda på heltid i sin grundanställning. Två gånger årligen ges möjlighet att ansöka om partiell ledighet del av tjänst (se bilaga Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstid). Förutsättningen att arbeta lägre sysselsättningsgrad än heltid kan se olika ut inom olika verksamheter och lägsta möjliga sysselsättningsgrad anges av chef. Ex. I en typ av verksamhet kan det vara möjligt för en ordinarie medarbetare att arbeta till exempel 50 % och ändå upprätthålla kompetensen i yrket, kunna delta vid utbildningar/kompetensutveckling samt ta ansvar för planering, utveckling och kontaktmannaskap precis som alla andra i arbetslaget. I en annan typ av verksamhet kan det istället krävas att medarbetarna arbetar mer av sin heltidsanställning eller till och med hela sin tjänst för att kunna ta samma ansvar och upprätthålla sin kompetens. Det är viktigt att som medarbetare ha i åtanke att sysselsättningsgrader på 40 % eller lägre ej är semesterlönegrundande. 4:4 Bemanningskrav Bemanningskravet utgör grund för hela schemaprocessen och kravet sätts av ansvarig chef. Bemanningskravet visar hur många medarbetare som måste vara på plats vid varje given tidpunkt och med vilken kompetens för att vi ska kunna tillhandahålla insatser av god kvalitet för dem vi är till för (se bilaga Grundläggande bemanningskrav). Bemanningskravet innehåller direkt och indirekt brukartid, eventuell res-/transporttid och övrig tid. Direkt brukartid: Indirekt brukartid: Res-/transporttid: Övrig tid: Arbetstid som utförs öga-mot-öga med brukaren Arbetstid i form av dokumentationstid, framtagning av genomförandeplaner, vårdplaneringar och liknande Arbetstid i form av förflyttning, till exempel mellan olika brukare Arbetstid i form av till exempel utbildningar, APT, fackliga förtroendemannauppdrag, standbytid vid till exempel uteblivna besök och liknande 9

14 I föränderlig verksamhet, såsom vård och omsorg, revideras bemanningskravet löpande utifrån brukarnas förändrade behov och andra förutsättningar i verksamheten. Först när bemanningskravet är satt kan arbetstider fördelas. Chef kan behöva olika underlag i olika verksamheter för att sätta bemanningskrav. Medarbetarnas kunskap är ett viktigt sådant underlag, eftersom medarbetarna är närmast brukaren och därmed ser brukarens behov allteftersom detta förändras. Exempel på andra underlag som chef behöver är: Myndighetsbeslut/-beställningar Tidsstudier/resursanalyser Antalsuppgifter (antal platser, åldersfördelning, antal insatser av olika art med mera) Arbetsuppgifternas förläggning över dygnet (följs upp och revideras löpande) Bemanningskravet måste alltid stämmas av mot tillgängliga resurser i budget, och god ekonomisk resurshushållning utifrån Kommunallagen gäller som alltid. Verksamheten ska ha ett resursfördelningssystem som tar hänsyn till omfattning och vårdtyngd - så att resurserna används där behovet är störst. 4:5 Kriterier vid fördelning av arbetstider Först när bemanningskravet är fastställt kan arbetstider fördelas och dessa fördelas utifrån följande aspekter: 1. Bemanningskravets ska först och främst täckas 2. Medarbetarna ska få arbetstid motsvarande överenskommen sysselsättningsgrad inom sitt kompetensområde 3. Lagar, avtal och regler ska följas Chef har ansvar att ange specifika kriterier vid fördelning av arbetstider inom sitt ansvarsområde (se bilaga Kriterier vid fördelning av arbetstider). Kriterierna ska fastställa: Antal ordinarie som måste vara i tjänst varje arbetspass för att kvaliteten ska säkras Fördelning av arbetspass i ordinarie arbetsgrupp i form av antal dag-/kvällspass per person Antal helger som ordinarie medarbetare förväntas arbeta, där hälften av helgerna utgör norm i verksamhet som bedrivs veckans alla dagar. Det kan finnas verksamheter där medarbetare förväntas arbeta mer än hälften av helgerna, om så är fallet ska detta anges. 4:6 Medarbetares tillgänglighet Medarbetare har möjlighet att påverka sina arbetstider inför fastställande av schema genom att lämna in önskemål om ledigheter. Grunden är att bemanningskravet ska täckas och medarbetaren måste ta hänsyn till kriterier vid fördelning av arbetstider. Medarbetaren har rätt till nio fridagar på fyra veckor enligt HÖK. Medarbetaren har även möjlighet att inkomma med önskemål om annan ledighet i form av: Semesterdagar Föräldraledighet Tjänstledigt för studier 10

15 Tjänstledigt utan lön Planerad sjukledighet (vid operationer och liknande) Ledigt med timbankstid Förstärkt önskemål om ledigt del av dag Alla önskemål ska ha inkommit innan schema fastställs - se punkt 3 i schemaprocess. 4:7 Nattarbete Även medarbetare som arbetar natt kommer att ha en heltidsanställning i grunden och får sin arbetstid förlagd enligt samma schemaprocess som övriga medarbetare. Heltidsmåttet för nattjänst är som tidigare 36,33 timmar per vecka. Maximalt 80 % av heltidsmåttet får förläggas i form av nattarbetspass (med nattarbetspass avses hela arbetspasset som förläggs nattetid). Om medarbetaren önskar arbeta mer så förläggs resterande arbetstid upp till heltid i form av arbetspass dagtid. Arbetstid dagtid kommer främst utgöras av eftermiddags-/kvällspass, men även arbetspass morgon/förmiddag kan förekomma, såsom exempelvis utbildningar, arbetsplatsträffar, teamarbete samt annan yrkesutveckling. Schemaläggningsprocessen säkerställer att arbetstidslagen följs. Dag som följer efter nattarbetspass räknas in i arbetspasset och den dagen används för sömn och återhämtning. Dag efter det räknas som fridag. Medarbetare natt har rätt till nio fridagar på fyra veckor, som övriga medarbetare. Läkarundersökning för nattmedarbetare görs obligatoriska, inte bara för arbetsgivaren att erbjuda utan även för medarbetaren att delta vid. Arbetsmiljöverkets regelverk för frekvens gäller i detta avseende. 4:8 Rörlighet utifrån kompetens Rörlighet mellan avdelningar/enheter/verksamheter utifrån kompetens omfattar samtliga medarbetare. Medarbetaren har ett huvudarbetsställe där denne gör merparten av sin arbetstid, men när medarbetaren inte behövs där all sin arbetstid kan denne omdirigeras att utföra arbete någon annanstans, där medarbetaren har kompetens. Denna omdirigering kan ske antingen i planeringsstadiet vid samplanering med andra enheter eller i fastställt schema i form av resurspass (se bilaga Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstiden). Samtliga medarbetare måste vara beredda på att utföra arbete på fler än ett arbetsställe, men det är på sitt huvudarbetsställe som medarbetare ses som ordinarie. På arbetsställen där medarbetare endast gör enstaka arbetspass då och då ses medarbetaren som korttidsbemanning och kan inte förväntas utföra fullt samma arbete som en ordinarie. Typ av funktion: Uppskattad kapacitet: Ordinarie på arbetsstället Kan utföra 100 % av arbetsuppgifterna Ordinarie från annat arbetsställe Kan utföra cirka 80 % av arbetsuppgifterna Ordinarie i form av resursteam Kan utföra cirka 80 % av arbetsuppgifterna Timanställd (arbetar ofta på arbetsstället) Kan utföra cirka 80 % av arbetsuppgifterna 11

16 Timanställd (ny/oerfaren) Kan utföra cirka % av arbetsuppgifterna Det är viktigt att medarbetare utför arbete på ett begränsat antal arbetsställen utöver huvudstället, för att värna kontinuiteten, men samtidigt är det viktigt att vi bemannar verksamheten med i huvudsak vana, utbildade och erfarna medarbetare. 4:9 Introduktion En ny medarbetare kan behöva introduktion på en arbetsplats innan arbete kan utföras. Introduktionens omfattning ska anges av ansvarig chef och kan skilja sig åt från en verksamhet till en annan. Introduktionen kan också se olika ut för en tidigare erfaren medarbetare jämfört med en ny, oerfaren medarbetare. Det är viktigt att medarbetaren känner sig trygg med att ha fått tillräcklig introduktion. 4:10 Mottagande enhet Alla vi som arbetar inom Vård & Omsorg har ansvar att ta emot nya medarbetare på ett bra och välkomnande sätt. Det är viktigt att det känns tryggt att komma till sin arbetsplats och att den information som var och en behöver för att kunna utföra sitt arbete finns lättillgänglig och är uppdaterad. 4:11 Arbete hälften av helgerna I en verksamhet som bedrivs veckans alla dagar behöver ordinarie medarbetare fördela sin arbetstid jämnt mellan dagtid och kvällstid, vardag och helg om kvalitet och kontinuitet ska kunna hållas hög för brukarna. Det finns också ett tydligt samband i sådan verksamhet mellan mängden helgarbete och alla medarbetares möjlighet att få höga sysselsättningsgrader. Nedan följer ett exempel som visar hur höga sysselsättningsgrader hänger ihop med arbete minst hälften av helgerna i en verksamhet, om verksamheten bedrivs veckans alla dagar med samma kunder/brukare vardag som helg. Ex. På en enhet behövs 6 olika medarbetare för att täcka bemanningskravet varje helg och samtidigt upprätthålla dygnsvilan. Medarbetarna ska heller inte arbeta delade turer. Medarbetare nr 1-6 arbetar helg 1, helg 3 och helg 5 (i exemplet varannan helg) Medarbetare nr 7-12 arbetar helg 2, helg 4 och helg 6 Totalt måste chef därmed anställa 12 olika medarbetare (nr 1-12) för att kunna täcka helgerna. Dessa 12 medarbetare ska även dela på de arbetstider som finns på vardagar. Den totala arbetstiden som ska utföras på enheten motsvarar 10 heltider och när 12 medarbetare delar på 10 heltider så får varje medarbetare en genomsnittlig sysselsättningsgrad på cirka 83 %. Om medarbetarna istället arbetar var tredje helg ser det ut så här: Medarbetare nr 1-6 arbetar helg 1 och helg 4 Medarbetare nr 7-12 arbetar helg 2 och helg 5 Medarbetare nr arbetar helg 3 och helg 6 12

17 Nu måste chef anställa 18 olika medarbetare för att kunna täcka helgerna. När medarbetarna delar på arbetstiderna på vardagar (fortfarande har enheten ett totalt behov motsvarande 10 heltider) så får medarbetarna en genomsnittlig sysselsättningsgrad på cirka 56 % (10 heltider/18 medarbetare = 0,56) Hälften av helgerna = 83 % genomsnittlig sysselsättningsgrad Var tredje helg = 56 % genomsnittlig sysselsättningsgrad Inte ens vid arbete hälften av helgerna kommer alla medarbetare i arbetslaget upp i heltidsanställningar, men var tredje helg är ännu längre ifrån. I verksamheten i exemplet skulle egentligen medarbetarna behöva arbeta mer än hälften av helgerna. Om vi i för stor utsträckning begränsar mängden helgarbete och annan obekväm arbetstid för medarbetare i verksamhet som bedrivs veckans alla dagar skapar vi, som exemplet visar, låga sysselsättningsgrader och deltidsproblematik samt påverkar även kvaliteten för brukarna negativt, eftersom vi måste vara fler olika medarbetare för att lösa bemanningen. I Vård & Omsorg i Lidköping kommer arbete häften av helgerna utgöra norm fortsättningsvis, och medarbetare som i perioder schemaläggs färre helger måste vara införstådda med att detta sker under begränsade perioder. Chef avgör om arbete färre än hälften av helgerna är möjligt för en enskild medarbetare. Chef avgör också om arbete mer än hälften av helgerna krävs (kan finnas specifik verksamhet där detta behövs). Tätheten på helger ska motsvara brukarnas behov och inte sänkas för att begränsa mängden helgarbete för medarbetare. Renodlade helgtjänster, där enskilda medarbetare arbetar enbart helger, ska heller inte inrättas. 4:12 Schemaperiod - fyra veckor När en schemaperiod är fastställd ska den inte ändras i särskilt stor utsträckning utan den medarbetare som är inplanerad att göra ett arbetspass är också den medarbetare som i slutänden utför passet. Detta för att vi ska kunna säkra att vi har rätt kompetens och kontaktman på plats i verksamheten vid rätt tidpunkt och samtidigt upprätthåller lagar, avtal och regler för hur/när arbetstid får utföras. Medarbetaren måste därför, innan schema fastställs, meddela alla eventuella önskemål om ledigheter så att hänsyn till detta kan tas i schemaläggningsprocessen. Ledighetsansökningar ska inkomma i god tid innan schema fastställs och inte med kort varsel i fastställt schema. När schema väl är fastställt ska endast förändringar av akut art uppstå. Om schemaperioden i verkligheten ska bli så som vi planerat måste vi också fastställa korta perioder i taget eftersom brukarnas behov och medarbetarnas förutsättningar är föränderliga. Vi kan planera en lång period, men vi fastställer endast fyra veckor i taget. 13

18 Ju kortare och mer välplanerade schemaperioder desto större sannolikhet att kvaliteten för brukarna blir hög och att medarbetarna får sina önskade ledigheter samt får ut mer av sin arbetstid på det huvudsakliga arbetsstället. Att ha samma schemaperiod i verksamheten gör det också möjligt att hantera över- och underkapacitet på ett bra sätt - vi ser var vi har överskott på resurser och var vi saknar resurser. 4:13 Fridagar, ledigheter och förstärkta önskemål innan schema fastställs Chef avgör vilka fridagar och andra ledigheter som kan beviljas innan schema fastställs och grunden är att bemanningskravet ska vara täckt. Chefs uppdrag är att bemanna verksamheten utifrån kontinuitet, kvalitet och kontaktmannaskap samt utifrån avtal och lagar som gäller inom aktuell arbetstidslagstiftning. Grunden är att medarbetaren i önskemålsfunktionen i bemanningsplaneringsverktyget anger upp till nio fridagar. Medarbetaren anger de fridagar som är viktiga för medarbetaren, vilket kan vara färre än nio. Schemasamordnare planerar med hjälp av en optimeringsmotor in resterande fridagar, om medarbetaren angett färre än nio. Medarbetaren är garanterad nio fridagar på fyra veckor (enligt HÖK), men det kan inträffa att medarbetaren får andra fridagar än hon/han önskat. Har medarbetaren inga specifika önskemål om när fridagarna förläggs behöver medarbetaren inte lämna något önskemål, utan får då ett schema där schemasamordnare med hjälp av optimeringsmotorn lagt ut fridagar och arbetspass. Även önskemål om andra lagstadgade ledigheter som till exempel semester och föräldraledighetsdagar läggs in i önskemålsfunktionen i bemanningsplaneringsverktyget och bedöms av chef. Ledigheter som ansöks tre månader i förväg eller mer ska, om inget extraordinärt råder, kunna beviljas. För huvudsemestern gäller särskild planering. Medarbetare kan även meddela önskemål om ledighet med timbankstid eller förstärkt önskemål om ledigt del av dag, om medarbetaren har något särskilt inplanerat exempelvis en förmiddag eller eftermiddag. Dessa önskemål meddelas då direkt till schemasamordnare och läggs inte in i önskemålsfunktionen i bemanningsplaneringsverktyget. Om samtliga medarbetare ansöker om ledighet, eller har förstärkt önskemål om ledigt, samma dag/tidpunkt styr bemanningskravet hur många som kan få ledigt vid den givna tidpunkten. Chef har ansvar att genom turordning eller på annat sätt säkerställa att gemensamt ansvar tas vid sådana tillfällen. 4:14 Kvoter vid ledigheter Semesterledighet ska planeras in i schema innan schema fastställs och beräknas då enligt kvoten 1,0. Annan planerad ledighet (föräldraledighet, tjänstledighet med mera) beräknas enligt kvoten 1,4 och detta måste anges av chef i Självservice. 14

19 För varje semesterdag/annan ledighetsdag avräknas 1/5 av veckoarbetstiden. Ledighet som söks och beviljas (om möjligt) i fastställt schema beräknas enligt kvot i förhållande till antal inplanerade arbetspass. 4:15 Turbyten under pågående schemaperiod Om medarbetare önskar byta turer med varandra under pågående schemaperiod på grund av att något oförutsett inträffat som inte varit möjligt att planera in i schema ska detta alltid godkännas av chef, som har ansvar att bemanna verksamheten utifrån kontinuitet, kvalitet och kontaktmannaskap samt utifrån avtal och lagar som gäller inom aktuell arbetstidslagstiftning. Turbytet läggs in i bemanningsplaneringsverktyget. 4:16 Arbetspassens längd Arbetspass i ordinarie verksamhet som planeras in i schema är aldrig kortare än fyra (4) timmar och aldrig längre än tretton (13) timmar. Arbetspass i form av till exempel enstaka utbildningstillfällen, arbetsplatsträffar och liknande kan vara kortare än fyra (4) timmar. Arbetspass som bokas in på ett schemalagt resurspass (när schema redan är fastställt) kan vara kortare än fyra (4) timmar, om verksamhetens behov är lägre samtidigt som de timmar som medarbetare ska göra upp till sin sysselsättningsgrad också är färre än fyra (4). 4:17 Delad tur Arbetsgivaren planerar inte in delade turer i medarbetares scheman. 4:18 Resurspass och skuggpass - verksamhetens överkapacitet I samband med att schema fastställs kan överkapacitet uppstå, när medarbetare har arbetstid kvar att göra upp till sin sysselsättningsgrad samtidigt som bemanningskravet inom enheten redan är täckt. Denna arbetstid schemaläggs som resurspass och hanteras enligt lokalt avtal om verksamhetsstyrd, flexibel förläggning av arbetstiden (se bilaga Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstid) samt enligt Rekryteringsenhetens anvisningar för bemanningsplaneringsverktyget. Bakom resurspasset anges ett skuggpass, som motsvarar den tid som saknas upp till sysselsättningsgraden. Ett resurspass kan vara så långt som arbetstidslagen tillåter innan schema spikas. Ett resurspass kan även läggas in före eller efter ett kort inplanerat arbetspass. Det bakomliggande skuggpasset läggs då i direkt anknytning till det inplanerade arbetspasset. Om resurspasset bokas in någon annanstans förläggs även det passet i anslutning till det från början inplanerade arbetspasset, för att undvika att delad tur uppstår. Max en timmas rast är möjlig att lägga emellan, avgörs av om rast tagits ut på det från början inplanerade arbetspasset. 15

20 När resurspass bokas in av Rekryteringsenheten omvandlas det till ett arbetspass och medarbetaren går dit hon/han bokats. Om ett resurspass inte bokas inträder det bakomliggande skuggpasset och medarbetaren kommer att vara övertalig dessa timmar. Chef har ansvar att meddela medarbetarna vad dessa ska göra om skuggpass inträder och några alternativa möjligheter är: gå utöver på det egna huvudstället och utföra arbetsuppgifter som är på förhand definierade av chef (medarbetaren blir då en tillfällig resursförstärkning på det egna arbetsstället) gå utöver på det arbetsställe/den enhet som huvudstället samplanerar med och bistå det arbetslaget (bidrar till att medarbetaren bibehåller vanan att röra sig inom organisationen) gå introduktion i ytterligare verksamhet (viktigt om medarbetaren ofta får skuggpass och därmed inte är tillräckligt bokningsbar) Medarbetare som önskar kan ta ut timbankstid eller annan ledighet istället för att komma in som övertalig. Om medarbetaren planerar att hantera ett eventuellt skuggpass på detta sätt ska chef informeras dagen innan och först när passet inträder kan ledighet börja gälla. Om en medarbetare blir sjuk på ett resurspass beräknas sjuklön utifrån det bakomliggande skuggpassets längd. Om ett inbokat resurspass av någon anledning avbokas så inträder återigen det bakomliggande skuggpasset. 4:19 När bemanningskravet inte täckts - verksamhetens underkapacitet I samband med att schema fastställs kan även underkapacitet uppstå, då bemanningskravet inte har gått att täcka med ordinarie medarbetares arbetstid (ska vid god bemanningsplanering endast ske i undantagsfall). Schemasamordnare har ansvar att anmäla vakanser/vakanta arbetspass till bemanningsplaneringsverktyget när schema fastställts. 4:20 Kostnadsfördelning Rekryteringsenheten hanterar resurspass i bemanningsplaneringsverktyget. När resurspasset bokas och utförs bärs kostnaden för arbetad tid av bokande chef. Eventuella kostnader i samband med introduktion på annan enhet bärs av ordinarie chef och särredovisas som en egen aktivitet för att kunna följas upp. Om en medarbetare blir sjuk på ett inbokat resurspass (hos en annan chef) så bärs kostnaden för sjuklön av ordinarie chef, men kostnaden särredovisas manuellt för att kunna följas upp. Om övertalighet inträder i form av skuggpass så bärs kostnaden av ordinarie chef och kostnaden särredovisas via bemanningsplaneringsverktyget för att kunna följas upp. 16

21 5 Gemensamma stödfunktioner/verktyg 5:1 Rekryteringsenhet Rekryteringsenheten hanterar all över- och underkapacitet i verksamheten och har till uppgift att överblicka och samordna bemanningsprocessen. Rekryteringsenheten driver en kort- och långtidspool med tillsvidareanställda resursmedarbetare samt anställer timvikarier löpande utifrån verksamhetens behov. Rekryteringsenhetens uppdrag finns närmare beskrivet i enhetens servicedeklaration som anger enhetens ansvar samt förtydligar vilka tjänster enheten tillhandahåller. 5:2 Bemanningsplaneringsverktyg I Lidköpings kommun är ett bemanningsplaneringsverktyg upphandlat. Inom Vård & Omsorg är Rekryteringsenheten huvudadministratör för verktyget och tillhandahåller utbildning och support i systemet till övrig verksamhet. I verktyget används huvudsakligen tre olika moduler: Planering Optimeringsmotor Korttidsbemanning i planeringsmodulen planeras resurser/framställs schema för ordinarie verksamhet utifrån inlagt bemanningskrav i optimeringsmotorn beräknas schema utifrån alla gällande parametrar såsom arbetstidslag, avtal och regler i denna hanteras all korttidsbemanning (beställning/inbokning av tillfälliga medarbetare vid plötsliga vakanser/resursförstärkning) samt all annan under-/överkapacitet som uppstår i samband med att schema fastställs i schemaprocessen (vakanser och resurspass) 5:2:1 Utbildning i verktyget Utbildning ges till chefer, medarbetare, administrativ personal såsom till exempel schemasamordnare. Utbildning ges både löpande och vid nyanställningar i samband med introduktion. Utbildningskonceptet förtydligas i Rekryteringsenhetens servicedeklaration. 5:2:2 Support i verktyget Support ges främst till chefer och schemasamordnare i verksamheten. Schemasamordnare har därefter en supportande roll gentemot övriga medarbetare. Supportansvar/-upplägg förtydligas i Rekryteringsenhetens servicedeklaration. 5:3 Ekonom Ekonom ger stöd, utbildning och information om resursfördelning, budgetarbete och ekonomiuppföljning inom bemanningsområdet. 5:4 Personalkonsult Personalkonsult ger stöd, utbildning och information om arbetsrättsliga lagar/avtal/regler, rekryterings-, personalplanerings- och rehabiliteringsfrågor samt personaluppföljning inom bemanningsområdet. 17

22 6 Support Chef är ansvarig för att bemanna verksamheten utifrån kvalitet och kontinuitet och för att kunna ta detta ansvar på ett bra sätt krävs att god support finns tillgänglig. Support kan behövas i enskilda frågor kring avtal och regler eller som rent tekniska spörsmål vid schemahantering och dylikt. 6:1 Support resursfördelning och budgetplanering Chef vänder sig till områdeschef, ekonom och personalkonsult. 6:2 Support kring lagar, avtal och regler inom arbetstidsområdet Chef/medarbetare vänder sig till personalkonsult, personalhandläggare eller lönehandläggare. 6:3 Support bemanningsplaneringsverktyget I första hand vänder sig chef till enhetens schemasamordnare och i andra hand till Rekryteringsenhetens huvudadministratör. Medarbetare vänder sig till schemasamordnare. 18

23 7 Utbildning Bemanningsprocessen Utbildning krävs för att förstå bemanningsprocessen. Utbildning ges vid nyanställning och löpande vid behov. Utbildning krävs för alla funktioner som har en roll/ett ansvar i bemanningsprocessen. 7:1 Utbildning för chefer Chef har ansvar att lära sig bemanningsprocessen genom att studera handboken. Utbildning som bygger på handboken ges vid introduktion av nya chefer och löpande en gång årligen för den som önskar mer utbildning. Utbildningen hålls av Rekryteringsenheten tillsammans med personalkonsult och ekonom. För att chef ska ha god kunskap när hon/han fastställer bemanningskrav och resursplanerar utifrån kravet anordnas även bemanningsakademier regelbundet i verksamheten. 7:2 Utbildning för schemasamordnare Schemasamordnare har ansvar att lära sig bemanningsprocessen genom att studera handboken. Utbildning som bygger på handboken ges vid introduktion av ny schemasamordnare. Schemasamordnare ges också specifik utbildning i bemanningsplaneringsverktyget med tillhörande optimeringsmotor och utbildningen anordnas av Rekryteringsenheten. 7:3 Utbildning medarbetare Medarbetare ges vid introduktionen utbildning om sin roll i bemanningsprocessen. Utbildningen hålls av chef och schemasamordnare. Medarbetare har också möjlighet att ta del av och studera handboken. 7:4 Utbildning stödfunktioner Alla stödfunktioner har ansvar att lära sig bemanningsprocessen genom att studera handboken. Utbildning som bygger på handboken ges vid introduktion av nya stödfunktioner och löpande en gång årligen för den som önskar mer utbildning. Utbildningen hålls av Rekryteringsenheten tillsammans med personalkonsult och ekonom. Exempel på stödfunktioner: personalhandläggare, personalkonsulter, lönehandläggare, ekonomer, medarbetare på rekryteringsenheten med flera. 19

24 8 Uppföljning Bemanningsprocessen följs upp en gång årligen i samband med förvaltningens kvalitetsredovisning vid årsskiftet. Uppföljning kan ske tätare vid behov inom enskilda enheter, beslut fattas då i lokal samverkan. Uppföljning sker utifrån nedanstående underlag och resultaten förmedlas vidare till förvaltningens ledningsgrupp. Åtgärdsplan tas fram utifrån resultaten i uppföljningen. Områdeschef ansvarar för att tillsammans med respektive enhetschef genomföra uppföljningen. OBS! Under piloten i Nya Staden genomförs uppföljning tätare, i mars och i september Uppföljning bemanningsprocess Bemanningskrav - det finns tillräckliga underlag för att kunna sätta bemanningskrav - översyn av bemanningskravet sker löpande - korrigering av bemanningskravet sker vid behov - bemanningskravet är finansierat genom resursfördelning - chef signalerar när tilldelade resurser inte täcker bemanningskravet Bedömning: Ja (J) Delvis (D) Nej (N) Åtgärd (vad, vem, när) Resursplanering - samplanering sker med annan enhet - samplaneringen fungerar väl - enheten har ordinarie medarbetare i tillräcklig omfattning - enheten har i rätt omfattning tillgång till den kompetens som krävs för att utföra uppdraget - enheten har tillgång till den kompetens som krävs vid rätt tidpunkter på dygnet/i veckan - enheten har tillgång till den utrustning som behövs för att kunna säkerställa bemanningsprocessen - kort sjukfrånvaro ligger inom acceptabla gränser - lång sjukfrånvaro ligger inom acceptabla gränser - enheten har en plan för sin personal- och kompetensförsörjning - enheten följer upp sin personalomsättning löpande Schemaprocess - schemaprocessen leder till täckt bemanningskrav - schemaprocessen förbättrar kvalitet och kontinuitet i verksamheten - schemaprocessen ger hälsosamma scheman - alla är införstådda med sin roll i schemaprocessen - alla tar sitt ansvar i schemaprocessen - lagar, avtal och regler i schemaprocessen följs - medarbetare upplever nöjdhet med sin möjlighet att påverka sina arbetstider - medarbetare inkommer med alla planerade ledigheter i önskemålsfasen 20

25 - schemasamordnare finns i tillräcklig omfattning Rekryteringsenheten - Rekryteringsenhetens roll och uppdrag är tydligt - Rekryteringsenheten tillhandahåller god support - Rekryteringsenheten tillhandahåller utbildning av god kvalitet - Rekryteringsenheten tillhandahåller korttidsbemanning i rätt omfattning och vid rätt tidpunkt - Rekryteringsenheten bidrar till att upprätthålla god kontinuitet i verksamheten - Rekryteringsenheten bistår verksamheten i rekryteringssituationer - dialogen mellan enheten och Rekryteringsenheten är god Bemanningsplaneringsverktyg - verktyget underlättar schemaprocessen för chefer - verktyget underlättar schemaprocessen för schemasamordnare - verktyget underlättar schemaprocessen för medarbetare - verktyget underlättar schemaprocessen för övriga stödfunktioner Utbildning - chef har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet - schemasamordnare har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet - medarbetare har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet - övriga har tillgång till utbildning av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet Support - chef har tillgång till support av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet - schemasamordnare har tillgång till support av god kvalitet inom bemannings- och schemaplaneringsområdet - medarbetare har tillgång till support av god kvalitet inom bemanningsoch schemaplaneringsområdet Uppföljning - uppföljning genomförs enligt plan - uppföljningen leder till önskvärda förbättringar - uppföljningen täcker in alla viktiga områden 21

26 Bilaga: Avtal om flexibel verksamhetsstyrd förläggning av arbetstiden Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

27 Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

28 Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

29 Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

30 Bilaga: Grundläggande bemanningskrav Grundläggande bemanningskrav Enhet: Veckodag: Chef bedömer enhetens grundbehov och anger antal medarbetare som måste vara i arbete samt vilken kompetens dessa måste ha för att kunna utföra arbetsuppgifterna på ett kvalitetssäkert sätt. Klockslag Antal medarbetare Kompetens Klockslag Antal medarbetare Kompetens Klockslag Antal medarbetare Kompetens Ex. Klockslag Antal medarb. Kompetens Klockslag Antal medarb. Kompetens minst 2 med delegation minst 1 med delegation Även andra typer av kompetenser kan behöva anges. Schemasamordnare lägger in grundbehovet i bemanningsplaneringsverktyget. Chef kontrollerar bemanningskravet inför varje ny schemaperiod och gör de ändringar/tillägg som krävs. Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden

31 Bilaga: Kriterier vid fördelning av arbetstider Kriterier vid fördelning av arbetstider Enhet: När vi bemannar enheten förväntas ordinarie, erfarna medarbetarna finnas tillgängliga att utföra arbete utifrån nedanstående kriterier. Utgångspunkten är att vi ska ta ett gemensamt ansvar för att vara bemannade utifrån aspekterna kvalitet & kontinuitet för brukaren samt rätt till heltid för medarbetarna. Genomsnittlig fördelning av arbetspass Antal dagsturer i genomsnitt/schemaperiod för medarbetarna: Antal kvällsturer i genomsnitt/schemaperiod för medarbetarna: Antal vardagspass i genomsnitt/schemaperiod för medarbetarna: Antal helgpass i genomsnitt/schemaperiod för medarbetarna: Erfarna medarbetare: Vid enskilda tidpunkter krävs ett minimum antal ordinarie, erfarna medarbetare för att verksamhetens kvalitet ska kunna säkerställas. Antal ordinarie, erfarna medarbetare som krävs anges nedan: Dag/tid Morgon Förmiddag Lunch Eftermiddag Kväll Natt Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag Chef ansvarar för att regelbundet se över och vid behov korrigera kriterierna för tillgänglighet. Pilotversion Nya Stadens äldreomsorg, Lidköpings kommun Fastställd i Vård & Omsorgs ledningsgrupp Gäller under perioden