Användarmanual Länkarna i innehållsförteckningen är klickbara

Transkript

1 PR Kort Användarmanual Länkarna i innehållsförteckningen är klickbara Innehållsförteckning Allmän beskrivning av PR-kort EU systemet... 3 Halvfabrikat... 3 Utrustning... 3 Programvara... 3 Installation av PR kort programmet... 4 Installation på en lokal dator... 4 Installation i nätverk... 4 Anslutning till databas... 5 DSN (ODBC)... 5 MS SQL Server... 5 Inställningar i programmet... 6 Vid nytt kort... 6 Utskrift... 6 Beställning... 6 Foto & signatur... 7 Testa skannern... 7 Skannerns inställningar... 7 Provskanning... 8 Utfärdare... 8 Användare och behörigheter... 9 Redigera användare... 9 Ta bort användare... 9 Behörigheter... 9 Förhandsvisningen... 9 Att arbeta med PR-kort EU programmet Introduktion Olika versioner av programmet Gör detta innan du börjar använda programmet Programmets Huvudfönster Det dagliga arbetet med programmet Registrera ny person Tillverka ett nytt kort Redigera uppgifter i ett befintligt kort Att ta bort ett kort ur registret Att söka reda på en person i registret Sök i databasen... 12

2 PR Kort Ange fält i databasen att söka i Redigeringsfönstret Personuppgifter Personnummer Fältet för Postnummer & Ort Kön Förare/passagerare Tillståndsuppgifter Sista giltighetsdag Löpnummer Kortstatus Övriga uppgifter Diarienummer Ansökningsdatum Tillverkningsdatum Extra fält Att läsa in kortinnehavarens fotografi och namnteckning Så här läser man in foto och signatur med skanner Verktygsfältet Beskär bilden till rätt storlek Rotera bilden Justera bildens kvalitet Spara den inlästa bilden Att skriva ut PR-kort från programmet Att skriva ut enstaka kort Skriv ut en serie av kort Justering av utskriftens placering på kortinlagan Att beställa kort via Internet Verktyg Rapporthanterare Skapa och redigera rapporter Regelverktyget Listverktyget Rapportens innehåll och sortering Skriv ut en rapport Statistik Synkronisera personer Dubblettkontroll Ersätt Programuppdatering... 19

3 PR Kort Allmän beskrivning av PR-kort EU systemet Systemet är utvecklat för att erbjuda kommuner möjligheten att i egen regi tillverka Parkeringstillstånd för Rörelsehindrade - PR-kort, enligt de Europeiska gemenskapernas modell. Tillverkningen av PR korten går till så att kommunen använder en speciell blankett som förses med kortets uppgifter, inklusive kortinnehavarens fotografi och namnteckning. Programmet PR-kort används för att administrera korten samt för att skriva ut kortuppgifterna på blanketten. Efter det att blanketten skrivits ut, plastas den in till ett färdigt kort med en speciell metod. Innan tillståndet överlämnas till kortinnehavaren förses det med en hologrametikett. Systemet består av följande komponenter: Halvfabrikat Kortinlaga. PR kortet tillverkas utifrån en blankett av vattenmärkt säkerhetspapper som innehåller flera olika säkerhetstryck för att förhindra förfalskning och avbildning av kortet. Blanketten har formatet A4, och består av två delar. Den ena delen - kortinlagan, används till själva kortet, medan den andra delen kan användas för arkivering. Laminatficka. Den utskrivna kortinlagan lamineras (plastas in) till ett färdigt kort med ett säkerhetslaminat. Säkerhetslaminatets egenskaper tillsammans med den metod som används vid inplastningen, gör att det färdiga kortet får en reliefprägling i kortytan. Resultatet blir ett robust kort med mycket hög säkerhet och kvalitet. Hologram. För att ytterligare höja kortets säkerhet används ett säkerhetshologram i form av en etikett som klistras utanpå kortet. Detta hologram är framtaget speciellt till PR-korten och innehåller flera växlande bilder, bl a Rullstolssymbolen och EU symbolen med de tolv stjärnorna. Hologrammet innehåller även dolda säkerhetseffekter som endast kan betraktas med speciell utrustning. Hologrammet är registrerat i den internationella databasen Hologram Image Register, vilken administreras av The Counterfeight Intelligence Bureau. Utrustning Dator. Programmet PR-kort är utvecklat för Windows. Skrivare. En standard laserskrivare i färg eller svart/vitt används vid utskrift av blanketten. Skanner. Kortinnehavarens fotografi och namnteckning läses in med hjälp av en skanner. Programmet är gjort så att både foto och namnteckning kan skannas in samtidigt. Beskärning av bilden samt eventuell förbättring av bildens kvalitet görs inifrån programmet. Laminator. Kortinlagan plastas in (lamineras) med en metod, där en gravyrplåt används för att ge det färdiga kortet en säkerhetsrelief i ytan. En speciell laminator (A6) är framtagen för detta ändamål. Programvara PR-kort är en speciellt framtagen programvara för tillverkning av Parkeringstillstånd för Rörelsehindrade. Programmet levereras med en Access-databas som standard, men det går även att lagra uppgifterna i en befintlig databas, exempelvis SQL server. Den inbyggda bildhanteringsmodulen innehåller alla funktioner som behövs för att enkelt kunna läsa in och lagra tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Programmet skriver automatiskt ut alla uppgifter till PR kort blanketten på valfri standardskrivare. En rapportgenerator för att skapa och skriva ut information från databaserna finns inbyggd i programmet.

4 PR Kort Installation av PR kort programmet Systemkrav Standarddator med Windows XP eller senare, 10 MB ledigt diskutrymme + 50MB ledigt diskutrymme per tillståndshavare. Monitor SVGA min 800 x 600, true color. Installation Sätt in PR-kort-cd:n i cd-spelaren så startar installationsprogrammet automatiskt. Om CD:n inte startar, kan installationen startas manuellt. Dubbelklicka på filen Starta.exe på CD:n från Utforskaren. Installation på en lokal dator Välj Installation Ange var programmet och databaserna skall installeras. Databaserna bör installeras på en server för en säker backup. Microsoft databasmotor (MDAC) används för att prata med databasen, och måste finnas installerad på datorn. MDAC installeras med alla senare versioner av Windows och med t ex Windows Excel. MDAC finns att installera från CD:n om den saknas i datorn. Installation i nätverk Databaserna och programmet skall installeras på en server där alla klienter som skall använda programmet kan komma åt dem. Microsoft databasmotor (MDAC) måste finnas lokalt på varje klient som skall använda programmet. Att lägga till ytterligare användare För att starta programmet från ytterligare en dator, lägger man helt enkelt upp en genväg till programmet (PrKort.exe) på den nya datorn.

5 PR Kort Anslutning till databas Tillsammans med programmet installerades en Access-databas som är klar att använda. Den ligger i mappen../pr-kort/db. Det går även att ansluta till en egen SQL-databas exempelvis SQL-server. Gör så här för att använda en annan typ av databas: DSN (ODBC) Skapa en databas och gör en ODBC koppling till databasen i Windows. Ge rättigheter till att skapa och lägga till tabeller och fält i databasen. Starta PR-kort programmet och välj Data/Databasanslutning på menyraden. Markera DSN i menyn. Markera den nya databasen i menyn Datakälla. Ange eventuell inloggning och spara med OK. Programmet kommer automatiskt att skapa alla tabeller och fält. MS SQL Server Skapa en databas och ge rättigheter till att skapa och lägga till tabeller och fält i databasen. Starta PR-kort programmet och välj Data/Databasanslutning på menyaden. Markera MS SQL Server i menynoch ange namn på server och databas. Ange eventuell inloggning och spara med OK. Programmet kommer automatiskt att skapa alla tabeller och fält och kopiera över data från den befintliga databasen. Starta programmet Klicka på programikonen och ange Signatur: SYS och Lösenord: för att logga in i programmet första gången.

6 PR Kort Inställningar i programmet Innan PR-kort programmet kan börja användas är det vissa inställningar som måste göras. Ange nästa lediga löpnummer på korten Ange programmets förval av kortstatus och giltighetstid Utskriftsinställningar Inställningar för inläsning av foto och signatur Utfärdande kommunens namn och logotyp Ange vilka som skall få använda programmet De flesta Inställningar görs på meryraden Alternativ. Definition av egna datafält görs på menyn Data. När data konverteras från det gamla programmet, kommer alla befintliga inställningar att kopieras till det nya. Det kan vara klokt att kontrollera att allt blivit korrekt innan det nya programmet tas i bruk. Starta programmet PR-kort och välj Alternativ på menyraden. Vid nytt kort Löpnummerräknare. Aktivera funktionen när programmet automatiskt skall räkna fram ett nytt tillståndsnummer för varje nytt kort som tillverkas. Kortets löpnummer skapas i det ögonblick ett nytt kort med status Klart för tillverkning sparas. Det innebär att endast de personer som beviljas PR-kort får ett tillståndsnummer (löpnummer). Önskar man att alla skall tilldelas ett tillståndsnummer kryssa i rutan Kortnummer vid ansökan. Ange i fältet Nästa nummer från vilket kortnummer räknaren skall börja (Räkna från), genom att ange det högsta löpnummer som har använts. Aktiveras inte funktionen skrivs kortens löpnummer in manuellt. Status. I rullmenyn anges vilket status programmet automatiskt skall föreslå till ett nytt kort. Ansökan. När en ansökan sedan blivit behandlad, byts kortet status till antingen Klart för tillverkning eller till status Avslag. Klart för tillverkning. Kortet kan skrivas ut direkt. Tillverkningsdatum och Giltighetstid. Här anges vilket tillverkningsdatum respektive vilken giltighetstid som programmet skall föreslå när ett nytt kort registreras. Giltighetstiden beräknas utifrån kortets tillverkningsdatum + det antal månader som anges i fältet. Alternativt kan Senast inslagna datum väljas. Datum går sedan alltid att ändra när ett kort registreras. Utskrift Nedanstående gäller när ni har en programlicens för egen tillverkning av PR-kort. Skrivare Den skrivare programmet skall använda för utskrift av PR-korten markeras i rullmenyn. Marginaler Normalt kompenserar programmet automatiskt för skrivarens marginaler. Om utskriften behöver korrigeras görs det i fälten för Marginaler. Tal med positiva värden flyttar utskriften nedåt och åt höger. Negativa värden (exempelvis -3) flyttar utskriften uppåt och åt vänster. Skrivare som används för utskrift av rapporter anges i rapporthanteraren. Beställning Nedanstående gäller när ni har en programlicens för beställning av PR-kort via Internet (PR-kort Net) Välj metod för att skicka kort som ska beställas. HTTP: Korten skickas via HTTP (grundinställning). FTP: Korten skickas via FTP E-post: Korten läggs i utkorgen i systemets e-postprogram. Kopiera filer: Beställningarna sparas som kortfiler i valfri mapp för vidarebefordran på lämpligast sätt.

7 PR Kort Foto & signatur I de flesta fall hämtas fotot och namnteckningen in till programmet genom att en blankett läses in med en skanner. Fotot och namnteckningen kan skannas in samtidigt från blanketten. Programmet delar sedan automatiskt upp den skannade bilden till en bild för fotot och en bild för namnteckningen, vilket innebär att skannern bara behöver starta en gång. Rullmenyerna visar vilka drivrutiner som finns installerade på datorn. Välj din skanner i båda rullmenyerna. Kryssa i Dela och ange med knapparna Horisontellt Vertikalt hur fotot och namnteckningen är placerade på den ansökningsblankett som används. Drag den röda linjen till lämplig position för att ange ungefär var den inskannade bilden skall delas. Är inte Dela markerad, kommer skannern att starta två gånger. Först läses fotot in, och efter att bilden har sparats startar skannern igen och läser in namnteckningen. Dölj skannerinterface skall inte vara ikryssad från början. Denna funktion gör att skannern startar direkt när man klickar på knappen Importera i PR-kort programmet. Skannerns programfönster kommer då inte att visas. Funktionen aktiveras efter att alla inställningar är klara i PR-kort programmet. Bildupplösning. Många bilder tas i dag med digitalkamera. Ofta är upplösningen onödigt stor för vad som behövs i korttillverkningen. Ett lämpligt värde för bilderna till PR-korten är 300 dpi. Kryssa i boxen om bilderna skall sparas angiven bildupplösning. Bilder som är mer än 10 % större än det angivna värdet kommer att sparas om. Bilder som har lägre upplösning förändras inte. Testa skannern Nu är det dags att prova programmet och ställa in skannern efter blanketten. Börja med att registrera en testperson. Klicka på knappen Ny person och fyll i uppgifter om testpersonen. Klicka på knappen Importera för att starta skannern. Skannerfönstret öppnas nu. Detta fönster tillhör skannerns drivrutin och ser därför olika ut beroende av vilken skanner som används. Skannerns inställningar Färger: Upplösning: Full färg (true colour) eller 256 stegs gråskala för svartvita bilder dpi

8 PR Kort Provskanning Gör en provskanning (Preveiw) för att läsa in en lågupplöst bild av blanketten. Markera det område som innerhåller fotot och namnteckningen. Skanna därefter in det markerade området. När skannern är färdig, stängs skannerfönstret och den inlästa bilden visas i programmets importfönster. Nu kan bildens storlek, placering samt kvalitet justeras. Placera muspekaren mitt i bilden och dra den till rätt position med vänster musknapp nertryckt. Klicka på zoom in respektive zoom ut knapparna för att justera bildens storlek. Bilden kan även roteras med verktygen om den hamnat snett i skannern. Justera bildens ljus, kontrast, samt färgbalans vid behov.. Klicka på Spara knappen för att spara bilden i datorn. Är programmet inställt så att foto och namnteckning skannas samtidigt visas nu automatiskt bilden av namnteckningen. Annars startar skannern igen för inläsning av namnteckningen. Justera namnteckningens storlek och position. Klicka på OK för att spara den inskannade bilden. Betrakta det färdiga resultatet På fliken Foto & signatur visas de inskannade bilderna som programmet har sparat. På fliken Kort visas det färdiga kortet med bilderna inlagda på sin rätta plats. Skanna direkt Att skanna direkt innebär att fotot och namnteckningen skannas direkt in till PR-kort programmet utan att skannerns programfönster först öppnas. Arbetet går fortare, speciellt när man har många kort som skall tillverkas. För att det hela skall fungera måste skannerns drivrutiner komma ihåg sina inställningar samt vilket område som senast skannades. Vidare måste skannern stödja kommandot Dölj skannerinterface. Det är bara att prova om det fungerar att stänga av skannerns interface på den egna skannern. Det går alltid att läsa in bilderna. Gör så här: Välj Alternativ/Foto och signatur på menyraden. Kryssa för funktionen Dölj scannerinterface. Gör ett nytt kort och prova om det går att starta skannern med Import -knappen. Utfärdare På PR-kortet skall det finnas uppgifter om vem som utfärdat kortet. I Transportstyrelsens föreskrifter står det Den utfärdande Myndighetens/Organisationens namn och stämpel. Kommunens vapen kan användas som stämpel. I programmet finns det två möjligheter. 1. att lägga in en bild med kommunens vapen samt skriva in kommunens namn som text i inmatningsfältet. 2. att lägga in en bild som innehåller både kommunens vapen och namn. Filformatet på bilden skall vara BMP eller JPG (RGB). Området avsatt för vapnet och kommunens namn i kortlayouten är: Höjd = 12 mm och bredd = 70 mm. 300 dpi som lämplig upplösning ger bildens höjd = 142 pixlar. Längst ner visas en förhandsgranskning av hur det kommer att se ut när PR-kortet skrivs ut. Skriv några blanksteg framför kommunens namn om texten behöver flyttas åt höger.

9 PR Kort Användare och behörigheter Programmet kan skapa individuella inloggningsprofiler för olika kategorier användare. Det betyder att olika personer, beroende på arbetsuppgifter, kan ges tillgång till vissa funktioner och inte andra. Användarprofilen baseras på en behörighet, som i sin tur består av de programfunktioner som användaren får tillgång till. Vid inloggning får användaren rätt behörighet via lösenordet och signaturen. Programmet startar med de funktioner som har angivits i personens användarprofil. Välj Alternativ/Användare för att skapa nya och redigera i befintliga användarprofiler. Lägg till en ny användare Klicka på knappen Lägg till skriv in uppgifterna och klicka på OK för att spara profilen. Användare och Lösenord. Används vid inloggning när programmet startas. Namn. Användarens namn i klartext t ex Karolin Kortman. Behörighet. Anger vilka programfunktioner användaren skall ha tillgång till. Upprepa proceduren för de personer som skall använda programmet. Redigera användare Markera personen i listan och klicka på Ändra. Redigera uppgifterna och klicka på OK för att spara. Ta bort användare Markera i listan och Ta bort. Efter att användarprofilerna är skapade logga ut och därefter in som en ny användare med behörighet Systemansvarig. Öppna användarfönstret och ta bort användaren SYS. Obs! Behörigheten Systemansvarig har alltid full tillgång till programmets alla funktioner. Minst en användare måste ha behörighet som Systemansvarig. Den som är inloggad kan inte ta bort sig själv! Behörigheter När programmet startas första gången används signaturen SYS och lösenordet Denna inloggning ger behörighet Systemansvarig och alla funktioner i programmet är tillgängliga. Programmet har från början tre behörigheter Låg, Normal och Systemansvarig. Behörigheterna samlas i behörighetslistan och nås med knappen Behörigheter i fönstret Användare eller från Alternativ/Behörigheter på menyraden. Lägga till och redigera behörigheter Klicka på knappen Lägg till och ge behörigheten ett namn. Markera i listan Rättigheter vilka programfunktioner som behörigheten skall ha tillgång till. Klicka på OK för att spara den nya behörigheten. Med knappen Ändra kan namnet på den markerade behörigheten ändras. Genom att klicka på Ta bort tas hela behörigheten bort. Förhandsvisningen I programfönstrets högra sida visas information om tillverkade kort, en bild av det färdiga kortet etc. Denna förhandsvisning kan stängas av till förmån för mer plats för data i kortlistan.

10 PR Kort Att arbeta med PR-kort EU programmet Introduktion PR-kort är ett Windows-program som kommuner använder för administration och tillverkning av Parkeringstillstånd för Rörelsehindrade. Programmet kan installeras antingen på en server eller på en fristående dator. Programmet innehåller en egen databas där alla uppgifter om utfärdade kort, samt kortinnehavarens fotografi och namnteckning lagras. Uppgifterna kan även lagras i en databas som kommunen tillhandahåller. Följande uppgifter kan registreras om kortinnehavaren: Kortinnehavarens för och efternamn. Personnummer eller födelseår Kön Adress och telefonnummer Följande uppgifter kan registreras beträffande en persons totala kortinnehav: Uppgifter om datum för ansökan och tillverkningsdatum, samt datum för kortets giltighetstid Diarienummer Kortets löpnummer (Serienummer) Kortets status Vidare finns det tre stycken extra fält som kommunen kan använda för övriga uppgifter. I programmets huvudfönster finns fyra olika flikar där användaren väljer att visa: Allmän information ur registret. T ex antalet utfärdade kort av en viss kategori. Förhandsgranskning av det aktuella kortet med alla uppgifter ifyllda. Kortinnehavarens foto och namnteckning. Fält för anteckningar om personen och det aktuella kortet. Kortinnehavarens fotografi och namnteckning PR-kort programmet hanterar inläsning av tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Vid utskrift av kortinlagan, skrivs fotot och namnteckningen ut tillsammans med övriga kortuppgifter. Fotot och namnteckningen skannas in från en blankett som den sökande bifogar med sin ansökan. Olika versioner av programmet Programmet kan användas antingen för tillverkning av PR-kort hos kommunen, eller för beställning av PR-kort hos Seriline AB via Internet. Programmet finns i tre olika versioner PR-kort Standardversionen som används för egen tillverkning av PR kort. PR-kort Net. Programmet används vid beställning av PR kort från Seriline AB via Internet. PR-kort SDK. Till kommuner som använder sig av programvara från annan leverantör än Seriline AB, har vi tagit fram en programmodul som kan anropas från dessa program. Modulen innehåller alla funktioner som behövs för att läsa in och lagra tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Programmodulen innehåller också alla funktioner som behövs för en enkel utskrift av PR-kortens inlagor. Gör detta innan du börjar använda programmet För att programmet skall fungera enligt ditt arbetssätt och med den utrustning du använder, måste vissa inställningar göras i programmet. Kapitel Inställningar beskriver i detalj vilka olika möjligheter som finns i programmet.

11 PR Kort Programmets Huvudfönster Det dagliga arbetet med programmet Att arbeta med programmet innebär i stort att registrera nya personer och kort, eller att redigera redan registrerade uppgifter samt att skriva ut korten på skrivaren. Allt arbete sker i programmets huvudfönster. Registrera ny person När du skall göra ett kort till en person som inte tidigare finns med i registret: Klicka på knappen Ny Person. Redigeringsfönstret öppnas. Fyll i alla uppgifter om personen. Klicka på knappen Importera överst i Redigeringsfönstret för att läsa in kortinnehavarens foto och namnteckning. Se vidare Importera foto och signatur. Klicka på OK för att spara din registrering. Tillverka ett nytt kort Skall du tillverka ett nytt kort till en person som redan finns i registret: Sök reda på personen och markera i listan. Klicka på knappen Nytt kort. Uppgifter från det gamla kortet kopieras. Redigera vid behov och spara det nya kortet med OK.

12 PR Kort Redigera uppgifter i ett befintligt kort Har någon uppgift blivit fel, t ex om ett namn blivit felstavat, kan du lätt ändra uppgiften. Sök upp kortet i listan och markera det. Klicka på Ändra och redigera uppgifterna. Klicka på OK för att spara dina ändringar. Tips! Högerklicka i listan förr att snabbt ändra status på ett kort. Att ta bort ett kort ur registret Normalt tar du inte bort det gamla kortet ur registret när du tillverkar ett nytt kort till en person. I stället ändrar kortets status till Makulerat eller Spärrat. Vill du ändå ta bort kort ur registret gör du så här: Sök reda på kortet du vill ta bort och markera det i listan Öppna menyn Data överst i programfönstret och välj Ta bort. Du får ange om du vill ta bort det aktuella kortet eller personen ur registret. OBS! Kort som har status Spärrat kan inte tas bort ur registret utan att du dessförinnan ändrar status på de spärrade korten. Att söka reda på en person i registret För att snabbt kunna hitta personer i databasen finns olika sökmetoder. De fungerar som filter som tar bort alla uppgifter som inte stämmer med det som skrivs i sökfälten. Sök i databasen Sökningen fungerar så att kortlistan filtreras utifrån det som skrivits in i sökfälten. Om man exempelvis skriver And i ett sökfält för Förnamn, kommer endast personer som heter Anders, Andreas eller Andrea osv. att visas i kortlistan. Alla poster som inte överensstämmer med det skrivna filtreras bort. Pilen till höger om sökfältet visar en meny med alla olika alternativ som finns i databasen för respektive fält med aktuell filtrering. Ange fält i databasen att söka i Klicka på ledtexten ovanför sökfältet för att ange i vilket datafält sökningen skall ske. Alla fält Funktionen söker i samtliga fält i databasen. Skriv några tecken i förnamnet ett mellanslag och några tecken i efternamnet på personen ni söker. Alla personer som inte stämmer med det ni skrivit försvinner ur listan. Period Välj period och klicka på pilen i sökfältet för att ange period. Valda fält När man väljer att söka i ett bestämt fält i databasen t ex kortinnehavarens förnamn, efternamn, företag eller personnummer sker sökningen endast i detta fält. Knappen Hämta eller Enter på tangentbordet hämtar uppgifterna från databasen. Resultatet visas kortlistan. Knappen Rensa tar bort filtreringen och tömmer alla sökfälten. Visa filtrerar kortlistan och visar endast kort med valt kortstatus.

13 PR Kort Redigeringsfönstret Klicka på knappen Ny eller markera en tillståndshavare och klicka på Ändra för att öppna Redigeringsfönstret. I redigeringsfönstret kan både person och kortuppgifter i databasen redigeras. Programmets inmatningsfält är indelat i olika grupper för att göra det tydligare. Personuppgifter Här skrivs uppgifter om kortinnehavarens namn och adress. Personnummer Fältet för personnummer har vissa speciella egenskaper. Programmet använder uppgiften om personens födelseår i tillståndsnumret. I personnummerfältet går det att skriva in uppgifter om kortinnehavarens födelsedata i något av följande format. Exempel: Personnummer = (födelseår 1921) Skrivs 21, 1921 eller i fältet för personnummer genereras födelseår 21 till tillståndsnumret. Skrivs hela personnumret eller händer följande: Födelseår 21 läggs till i tillståndsnumret. Uppgift om personens kön läggs automatiskt till. (I exemplet en man) Programmet kontrollerar personnumrets checksumma. Bindestrecket före de 4 sista siffrorna skall inte skrivas in, programmet lägger till det automatiskt.

14 PR Kort Fältet för Postnummer & Ort Fältet kommer ihåg tidigare inslagna uppgifter och föreslår dessa när kortinnehavarens adress registreras. Kön Med knapparna anges personens kön. Skrivs hela personnumret föreslår programmet automatiskt rätt kön. Förare/passagerare Med knapparna anges om den sökande själv kör fordonet eller är passagerare. Tillståndsuppgifter Sista giltighetsdag. Uppgiften skrivs i formatet åååå-mm-dd i programmets inmatningsfält. När programmet skriver ut datumet på kortet, omvandlas det automatiskt till rätt format. Programmet föreslår automatiskt en giltighetstid på kortet. Se vidare Kapitel 3 Inställningar/Nytt kort Löpnummer. Kortets löpnummer skapas automatiskt av programmet när ett nytt kort tillverkas. Se vidare kapitel 3 Inställningar/Nytt kort Alla personer som ansöker om PR-kort kan registreras i programmet. Kortets löpnummer skapas alltid i samband med att kortet tillverkas. Personer som fått avslag påverkar alltså inte nummerserien med tillståndsnummer. Kortstatus I en rullmeny visas kortets status, dels som en färgmarkering och dels i klartext. Programmet har vissa automatiska funktioner för hantering av kortens status. Exempelvis kan kortet automatiskt få status Ansökan när ett nytt kort eller en ny person registreras. Vid utskrift av PR-kortet ändras kortets status automatiskt från Klart för tillverkning till giltigt. Tips! För att ändra status på ett kort, t ex om ett kort skall spärras - högerklicka på kortet i listan. Ett kort kan ha följande status: Dessa färger gäller även i kortlistan.

15 PR Kort Övriga uppgifter Diarienummer Här kan ärendets diarienummer skrivas in. Ansökningsdatum Programmet föreslår dagens datum som ansökningsdatum. Datumet kan redigeras. Tillverkningsdatum Programmet föreslår antingen dagens datum eller det senast inslagna datumet. Se vidare kapitel 3 Inställningar/Nytt kort Kortets giltighetstid beräknas utifrån detta datum. Extra fält I gruppen Övriga uppgifter finns tre extra inmatningsfält som kan användas vid behov. Innehållet (rubriken på fältet) kan redigeras under menyn Data/Datafält på menyraden. Att läsa in kortinnehavarens fotografi och namnteckning Det nya PR kortet skall enligt föreskrifterna innehålla tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Fotot och namnteckningen skrivs ut på kortinlagan tillsammans med övriga kortuppgifter. För att läsa in dessa i datorn används en skanner. Programmet kan skanna in både fotot och namnteckningen samtidigt. Skannerns funktion och inställningar beskrivs under kapitel Inställningar samt i skannerns manual. Så här läser man in foto och signatur med skanner Placera blanketten med kortinnehavarens fotografi och namnteckning i skannern. Klicka på knappen Foto/sign Skannern startar och bilden läses in till programmet. Det kan se lite olika ut beroende av vilken skanner man använder. Antingen visas skannerns interface (skannerns eget fönster) där du själv får starta skanningen, eller så påbörjas skanningen automatiskt. När skannern är färdig, visas först det inlästa fotot i programmets importfönster. Justera bildens storlek, placering och kvalitet. Spara med OK. Därefter visas namnteckningen som justeras och sparas på morsvarande sätt.

16 PR Kort Verktygsfältet Det finns två utseenden på verktygsfältet som används för att justera bilden, Enkel och Avancerad. Välj verktygsfält med knappen nere till höger i justerafönstret. Beskär bilden till rätt storlek Bildens placering Fotot flyttas i importfönstret genom att ställa muspekaren i bilden, hålla vänster musknapp nedtryckt och dra fotot till rätt position Zoom in och Zoom ut Genom att ställa muspekaren på bilden och klicka med vänster musknapp zoomas bilden in (+) och med höger musknapp ut (-). Klipp ut delar av bilden Med klippverktyget kan ett område i bilden markeras som skall klippas bort. Funktionen används mest till att ta bort linjer och ramar som kommit med när namnteckningar skannas in från blanketter. Klicka på knappen med saxsymbolen. Markera i bilden området som skall beskäras. Dra ut området i bilden med vänster musknapp nedtryckt. Klicka på klicka på någon av knapparna Beskär utanför eller innanför det markerade området. Rotera bilden Med knapparna kan bilden roteras i steg om 90 grader. (Avancerat läge) Justera bildens kvalitet Ljus kontrast och färgbalans Med reglagen för ljus, kontrast och färgbalans kan bilden justeras för att erhålla optimal kvalitet vid utskrift av kortet. Drag hantagen åt höger eller vänster, eller klicka på respektive knapp. Reglagen för färgbalans behåller bildens luminans, d v s att minskas exempelvis den blå färgen ökar i morsvarande grad den gula komplementfärgen. Gör om till svartvit bild Den vänstra knappen tar bort färginformationen och skapar en svartvit bild. Den högra knappen optimerar även kontrastomfånget i den svartvita bilden (Histokontrast). Tips. Håll nere Shift-tangenten för att minska stegen på knapparna i verktygsfältet. Exemepel: Rotering 90 grader blir tiltning 1 grad Ljus och färgknappar ändras från 10 till 1 enheter per klick. Klicka på siffran i mitten på reglaget för att återställa värdet till noll (0). Spara den inlästa bilden Genom att klicka på OK sparas den inlästa bilden i databasen. Bilden sparas exakt som den ser ut på skärmen med de justeringar och den beskärning som är gjord. Om personen redan har ett gammalt foto, kommer detta att skrivas över när den nya bilden sparas.

17 PR Kort Att skriva ut PR-kort från programmet Nedanstående gäller när ni har en programlicens för egen tillverkning av PR-kort. Att skriva ut enstaka kort Sök reda på det kort du vill skriva ut. Klicka på Skriv ut -knappen för att skriva ut det aktuella kortet som visas på skärmen. Programmet hämtar automatiskt uppgifter från databaserna samt personens fotografi och namnteckning, och skickar utskriften till den förvalda skrivaren. Programmet ändrar automatiskt kortets status till Giltigt. Skriv ut - knappen skriver alltid ut det aktuella kortet som visas på skärmen, oavsett vilken status kortet har. OBSERVERA! Tillverka alltid ett Nytt kort när ett kort blivit borttappat eller stulet, så att kortet får ett nytt tillståndsnummer. Spärra det gamla kortet! Skriv ut en serie av kort Vill du först registrera de kort som skall tillverkas och därefter skriva ut dessa samtidigt, väljer du den lilla pilen till höger om Skriv ut knappen och funktionen Skriv ut alla kort klara för utskrift En lista visas med alla kort som är klara för utskrift. Justering av utskriftens placering på kortinlagan Skrivare har olika marginaler vilket gör att utskriften kan behöva justeras något för att den skall hamna rätt på kortinlagan. Inställningar för skrivaren kan nås med den lilla pilen till höger om knappen Skriv ut eller från menyraden Alternativ/Utskrift Fyll i lämpliga värden i fälten för Marginaler. Positiva värden flyttar utskriften nedåt och åt höger. Negativa värden flyttar utskriften uppåt och åt vänster. Exempel: Överkant; 5 mm och Vänsterkant; -3 mm, kommer att flytta hela utskriften 5 mm nedåt och 3 mm åt vänster på kortinlagan. Att beställa kort via Internet Nedanstående gäller när ni har en programlicens för beställning av PR-kort via Internet (PR-kort Net) Klicka på knappen Beställ i verktygsfältet. En lista visas med kort som är klara att beställa. Klicka på OK för att skicka iväg beställningen. Det går att markera endast ett kort i listan och beställa detta. När beställningen kommit fram visar programmet ett leveranskvitto på vilka kort som blivit beställda. Kortets status ändras därefter automatiskt till Giltigt (Vit)

18 PR Kort Verktyg Programmet levereras med några specialverktyg som skall underlätta det dagliga arbetet. Verktygen är samlade på menyraden under rubriken Verktyg. Rapporthanterare Med rapporthanteraren kan användaren själv skapa egna rapportmallar. Skapa och redigera rapporter Klicka på knappen Rapporter Väl Repporthanterare i menyn. En lista visas med de rapporter som finns. Skapa en helt ny rapport genom att klicka på knappen Ny, eller skapa en ny rapport utifrån en befintlig genom att markera den i listan och klicka på Kopiera. Ge den nya rapporten ett namn som beskriver vad den innehåller. Markera en rapport i listan och klicka på Ändra för att redigera den. Det finns två metoder att bestämma innehållet i rapporten, antingen genom att skapa en Regel för innehållet, eller genom att välja Lista. Vid Lista filtreras rapporten med sökverktygen i programmets huvudfönster. Regelverktyget Markera Enligt regler för vilka poster som skall finnas med i rapporten. Klicka på Ny och välj Datafält, Villkor och Värde. Innehållet i rapporten kommer att filtreras enligt den regel du skapar. Det går att skapa flera rader med villkor. Dessa hanteras logiskt som ett och villkor. Listverktyget Markera Lista för vilka poster som skall finnas med i rapporten. I stället för att göra urvalet med en regel, filtreras listan med sökfunktionerna i programmets huvudfönster innan rapporten skrivs ut. Rapportens innehåll och sortering Markera under Uppgifter vilka datafält som skall finnas med i rapporten. Ange hur rapporten skall sorteras. Välj Skrivare för utskriften i skrivarmenyn. Rapporten kan även skrivas till en tabbavgränsad textfil som kan öppnas i Excel för vidare bearbetning. Välj rapportens grundlayout från rullmenyn. Det går att redigera och skapa flera grundlayouter från knappen Editor. Se vidare kapitel Layouteditor. Längst ner i fönstret visas resultatet av den skapade rapporten. Skriv ut en rapport Klicka på knappen Rapporter för att välja rapportmall. Rapporten skrivs först ut i ett formulär på skärmen. Klicka på Skriv ut knappen i formuläret för att skicka den till skrivaren Statistik Funktionen visar en grafisk bild över utfärdade kort för det år som väljs i rullmenyn.

19 PR Kort Synkronisera personer Funktionen finns för att programmet skall hitta och kunna gruppera personer som har fått PR-kort vid flera tillfällen under åren. När en ny person registreras kontrollerar programmet om personen redan finns i databasen. Dubblettkontroll Används personnummer på samtliga sökanden, kryssas detta för i listan. Man kan då ange Säker träff vid kontroll. Registreras endast personens födelseår är det lämpligt att markera Efternamn och Förnamn och Personnummer (födelseår) i listan. Säkrast i detta fall är att låda programmet Fråga om det är en dubblett som hittats. Ersätt Ibland kan det finnas behov av att ändra en uppgift i databasen för många personer samtidigt. Det kan exempelvis vara så att ett postnummer har ändrats och behöver bytas på många personer. Filtrera kortlistan så att endast de som ändringen skall gälla finns med i listan. Välj Verktyg/Ersätt.. på menyraden. Markera i rullmenyn Datafält det fält som innehåller de uppgifter som skall ersättas. Ange det Värde som skall ersättas och med vad. Ange om hela värdet skall ersättas. Notera: Genom att klicka på den lilla pilen till höger i inmatningsfälten visas alla olika data som finns i respektive fält. Praktiskt för att det blir rätt i stavningen Programuppdatering Våra program utvecklas ständigt, och nya versioner av programmet PR kort kan gratis hämtas på vår hemsida Innbyggt i programmet finns en automatisk funktion som hämtar nya uppdateringar, installerar dessa och startar om programmet med den nya versionen. Klicka på Hjälp menyn - /Uppdatera online och följ instruktionerna. Notera! Beroende av hur ert program är installerat kan i vissa fall Windows säkerhetsrutiner stoppa autouppdateringen, då är det oftast enklast att hämta uppdateringsfilen från hemsidan. Lycka till med programmet PR-kort