Länkarna i innehållsförteckningen är klickbara. PR-kort 3 - Allmän beskrivning av systemet Programvara Utrustning... 4

Transkript

1 PR-kort 3 Sida 1 Användarmanual Länkarna i innehållsförteckningen är klickbara INNEHÅLL PR-kort 3 - Allmän beskrivning av systemet... 4 Programvara... 4 Utrustning... 4 Installation av PR-kort Systemkrav... 5 Installation... 5 Anslutning till databas... 5 MS SQL Server... 5 DSN (ODBC)... 5 Inställningar på menyraden/alternativ... 6 Almänna inställningar... 6 Löpnummerräknare... 6 Status... 6 Tillverkningsdatum... 6 Giltighetstid... 6 Utskrift... 7 Skrivare... 7 Marginaler... 7 Beställning... 7 Foto & signatur... 8 Källa... 8 Format... 8 Dela den skannade bilden... 8 Testa skannern... 9 Skannerns inställningar... 9 Utfärdare Användare och behörigheter Redigera eller ta bort användare Behörigheter... 11

2 PR-kort 3 Sida 2 PR-kort 3 - arbeta med programmet Introduktion Olika versioner av programmet Gör detta innan du börjar använda programmet PR-kort 3 - Huvudfönster Registrera en ny person som inte tidigare finns med i registret Redigera uppgifter i ett befintligt kort ta bort ett kort ur registret sök i databasen Redigeringsfönstret Personuppgifter Tillståndsuppgifter Övriga uppgifter Extra fält Kortstatus Kortinnehavarens fotografi och namnteckning Läs in foto och signatur med skannern Verktygen i fönstret Bildimport Beskär bilden till rätt storlek Rotera bilden Justera bildens kvalitet Spara den inlästa bilden Utskrift av PR-kort från programmet skriv ut enstaka kort Skriv ut en serie av kort Justera utskriftens placering på kortinlagan Beställ kort via Internet... 19

3 PR-kort 3 Sida 3 Verktyg Rapporthanterare Skapa och redigera rapporter Regelverktyget Listverktyget Rapportens innehåll och sortering Skriv ut en rapport Statistik Dokumenthantering BREVMALLAR Utskrift av brev från programmet Mallredigeraren Text verktygen Insättningsverktyget för datafält Bild verktyget Övriga verktyg Spärrtjänst Anslutning till spärrtjänsten Aktivera tjänsten Referenskod Ersätt Systemunderhåll Logg Packa och reparera Synkronisera personer Programuppdatering Hämta programuppdatering automatiskt... 27

4 PR-kort 3 Sida 4 PR-KORT 3 - ALLMÄN BESKRIVNING AV SYSTEMET Systemet stödjer en enkel process vid tillverkning av parkeringstillstånd för personer med funktionsnedsättning (PR-kort). Kortinnehavarens foto, namnteckning och övriga uppgifter förs in på en specialblankett. Efter utskrift plastas blanketten in och förses med en hologrametikett. PR-kortet är färdigt för leverans till tillståndstagaren. Användaren garanteras parkeringstillstånd som följer de europeiska gemenskapernas regler och riktlinjer. Systemet ger en hög säkerhet mot kopiering och fusk. PROGRAMVARA PR-kort 3 är en programvara specialdesignad för tillverkning av parkeringstillstånd för personer med funktionsnedsättning. Programmet är en vidareutveckling av Serilines tidigare PR-program och introducerar nya funktioner som gör utfärdandet av parkeringstillstånd enklare, snabbare och effektivare. PR-kort 3 är ett flexibelt tillverkningsprogram som fungerar lika bra för kommuner som tillverkar tillstånden i egen regi som för kommuner som beställer korten via Internet från Seriline AB. PR-kort 3 introducerar flera nyheter i tillståndsprocessen. En av nyheterna är en sedan länge efterfrågad spärrtjänst. EGENSKAPER Tillståndshavarens fotografi och namnteckning läses enkelt in, justeras och lagras databasen med den inbyggda bildhanteringsmodulen. Utskrift av PR-kort blanketten kan ske på valfri standardskrivare. Inbyggd rapportgenerator och statistikfunktioner. Automatisk koppling till externt register med tillverkade/spärrade kort. Utskrifter av dokument/brev från egna mallar. Inläsning och lagring av bilagor till ansökan. UTRUSTNING Standard laserskrivare i färg eller svart/vitt för utskrift av kortblanketten. Fotografi och namnteckning läses in från skanner eller fil. Fotot och namnteckningen kan skannas in samtidigt och delas upp av programmet. Kortinlagan plastas in med en bordslaminator, där en gravyrplåt används för att ge det färdiga kortet en säkerhetsrelief i ytan.

5 PR-kort 3 Sida 5 INSTALLATION AV PR-KORT 3 SYSTEMKRAV Standard PC (Windows XP till Windows 8, 32/64) 10 MB ledigt diskutrymme för programmet samt utrymme för databasen. Programmet levereras med en Access-databas. Databasen kan ersättas med valfri databas som arbetar med SQL, exempelvis MS SQL server. INSTALLATION När programmet PR-kort 2.xx finns installerat sedan tidigare, installeras PR-kort 3 som en ny installation i en egen mapp vid sidan av den befintliga versionen av programmet. Kör installationsfilen AutoRun.exe om installationen inte startar automatiskt. Ange var programmet skall installeras, gärna på en nätverksenhet för att erhålla en säker backup. Undvik att installera i Windows programmapp. När flera personer skall ha tillgång till programmet skapa en genväg till programfilen (PRkort3.exe). Starta programmet och anslut till den databas som skall användas av programmet. Läs in data från version 2.xx till PR-kort 3 genom att välja Importera från version 2xx på menyraden Data i programmet. Kontrollera att allt har importerats korrekt. Därefter kan den gamla installationen tas bort. Viktigt! Kontrollera att er kommun kod och ert kommunnamn står högst upp i programfönstret när ni startat programmet. ANSLUTNING TILL DATABAS Tillsammans med programmet installerades en Access-databas som är klar att använda. Den ligger i mappen../pr-kort3/db. Det går även att ansluta till en egen SQL-databas exempelvis MS SQL-server. Gör så här för att använda en annan typ av databas: MS SQL SERVER Skapa en tom databas som heter t ex PR-kort3. Starta PR-kort 3 programmet och välj Data/Databasanslutning på menyaden. Markera MS SQL Server i menyn och ange namn på server och databas. Ange eventuell inloggning och spara med OK. Notera! Användaren behöver rättigheter till att skapa och lägga till tabeller och fält första gången när programmet ansluts till databasen. Programmet kommer automatiskt att skapa alla tabeller och fält som behövs, samt kopiera över data från den befintliga databasen. Alternativt kan en ODBC koppling till databasen skapas, då gör ni så här: DSN (ODBC) Skapa en databas och gör en ODBC koppling till databasen i Windows. Ge rättigheter till att skapa och lägga till tabeller och fält i databasen. Starta PR-kort 3 programmet och välj Data/Databasanslutning på menyraden. Markera DSN i menyn. Markera den nya databasen i menyn Datakälla. Ange eventuell inloggning och spara med OK.

6 PR-kort 3 Sida 6 INSTÄLLNINGAR PÅ MENYRADEN/ALTERNATIV Innan PR-kort programmet kan börja användas måste vissa personliga inställningar göras. Har data konverteras från det gamla programmet PR-kort 2.xx, kommer de flesta av programmets inställningar att bli kopierade till det nya. Viktigt! Kontrollera alla inställningar enligt nedan innan det nya programmet tas i bruk. Starta programmet PRkort 3 och välj Alternativ på menyraden. Räknaren för tillståndsnumret Förval av kortstatus och giltighetstid Utskriftsinställningar Inställningar för inläsning av foto och signatur Kommunens namn och logotyp Användare och behörighet (kommer ej med från version 2.xx) ALMÄNNA INSTÄLLNINGAR LÖPNUMMERRÄKNARE Med funktionen skapar programmet automatiskt ett nytt tillståndsnummer för varje nytt kort som tillverkas. Kortets löpnummer skapas i det ögonblick ett nytt kort med status Klart för tillverkning sparas. Det innebär att endast de personer som fått sin ansökan beviljad får ett tillståndsnummer (löpnummer). Önskar man att även ansökningar som fått avslag skall tilldelas ett tillståndsnummer kryssa i rutan Kortnummer vid ansökan. I fältet Nästa nummer anges från vilket kortnummer räknaren skall börja. Skriv in det högsta löpnummer som har använts, eller klicka på knappen Hämta så hittar programmet det automatiskt. Aktiveras inte räknaren får tillståndens löpnummer skrivas in manuellt. STATUS I rullmenyn anges vilket status programmet skall föreslå när ett nytt kort registreras. Ansökan. Alla ansökningar registreras i programmet. När sedan en ansökan sedan blivit behandlad, byts kortets status antingen till Klart för tillverkning eller till status Avslag. Klart för tillverkning. Endast beviljade ansökningar registreras i programmet. Tillstånden kan skrivas ut direkt. TILLVERKNINGSDATUM Normalt anges Dagens datum som tillverkningsdatum när ett nytt kort registreras. Alternativt kan Senast använda datum väljas. Datum går sedan alltid att ändra när ett kort registreras. GILTIGHETSTID Kortets giltighetstid beräknas utifrån kortets tillverkningsdatum + det antal månader som anges i fältet.

7 PR-kort 3 Sida 7 UTSKRIFT Notera! Denna inställning gäller endast när ni har en programlicens för egen tillverkning av PR-kort. SKRIVARE I rullmenyn markeras den skrivare som skall använda för utskrift av blanketten till PR-korten. MARGINALER Normalt kompenserar programmet automatiskt för skrivarens marginaler. Om utskriften behöver korrigeras görs det i fälten för Marginaler. Tal med positiva värden flyttar utskriften nedåt och åt höger. Negativa värden (exempelvis -3) flyttar utskriften uppåt och åt vänster. Notera! Den skrivare som används för utskrift av rapporter, statistik och dokument anges under respektive funktion på verktygsmenyn. BESTÄLLNING Notera! Dessa inställningar gäller endast när ni har en programlicens för beställning av PR-kort via Internet. När en beställning av ett tillstånd görs, skapar programmet automatiskt en krypterad fil som överförs till en server hos Seriline. Beroende av t ex inställningar i brandväggar hos kommunen finns det flera metoder för att överföra kortbeställningen till Seriline. http - Kortbeställningen skickas via HTTP - alltså via Internetporten. Det är den metod som oftast fungerar bäst och som vi rekommenderar. Eventuellt måste inställningar anges för er proxyserver om ni använder en sådan. FTP - En annan metod är att skicka kortbeställningarna med FTP vilket innebär att port 21 används. E-post - Om ingen av ovanstående metoder fungerar kan alternativet e-post användas. Filen med kortbeställningen läggs då som en bilaga i utkorgen i ert e-postprogram. Här kan man välja att skicka med SMTP eller MAPI. Inställning för utgående SMTP-server måste göras. Kopiera filer - Som en sista utväg kan beställningen sparas som en fil på ett lämpligt ställe i datorn, och därefter skickas som en bilaga i ett e-post meddelande till info@seriline.se.

8 PR-kort 3 Sida 8 FOTO & SIGNATUR KÄLLA I de flesta fall hämtas fotot och namnteckningen in till programmet genom att en blankett läses in med en skanner. Fotot och namnteckningen kan skannas in samtidigt från blanketten. Programmet delar sedan automatiskt upp den skannade bilden till en bild för fotot och en bild för namnteckningen, vilket innebär att skannern bara behöver starta en gång. På flikarna anges vilken skanner som används för inläsning av foto och signatur. Välj drivrutinen i rullmenyn för den skanner du använder- samma för foto och signatur. FORMAT Fotot skall ha förhållandet 3:4 och signaturen 4:1. Upplösningen ställs in i skannern. Det går även att definiera bildens storlek i millimeter och pixlar men vi rekommenderar att ni ställer in rätt upplösning i skannern. Dölj skannerinterface skall inte vara ikryssad från början. Denna funktion gör att skannern startar direkt när man klickar på knappen Importera i PR-kort programmet. Skannerns programfönster kommer då inte att visas. Funktionen aktiveras efter att alla inställningar är klara i PR-kort programmet. Notera! Använd inte Dölj skannerinterface om du skannar dokument med samma skanner. DELA DEN SKANNADE BILDEN När drivrutinen för skannern är vald visas en ny flik Dela. Här anger du hur fotot och namnteckningen är placerade på den ansökningsblankett som används bredvid eller ovanpå varandra. Flytta sedan den röda linjen till lämplig position där den inskannade bilden skall delas. När alternativet Används ej är valt, kommer skannern att starta två gånger. Först läses fotot in, och efter att bilden har sparats startar skannern igen och läser in namnteckningen.

9 PR-kort 3 Sida 9 TESTA SKANNERN Nu är det dags att prova programmet och ställa in skannern efter blanketten. Börja med att registrera en testperson. Klicka på knappen Ny person och fyll i uppgifter om testpersonen. Klicka på knappen Importera för att starta skannern. Skannerfönstret öppnas nu. Detta fönster tillhör skannerns drivrutin och ser därför olika ut beroende av vilken skanner som används. Gör en provskanning (Preveiw) för att läsa in en låg upplöst bild av blanketten. Markera det område som innehåller fotot och namnteckningen. Lämna gärna lite marginaler så att hela bilden alltid kommer med. Skanna därefter in det markerade området. När skannern är färdig, stängs skannerfönstret och den inlästa bilden visas i programmets importfönster. Nu kan bildens storlek, placering samt kvalitet justeras. Är programmet inställt så att foto och namnteckning skannas samtidigt visas nu automatiskt bilden av namnteckningen. Annars startar skannern igen för inläsning av namnteckningen. BETRAKTA DET FÄRDIGA RESULTATET På fliken Kort visas nu det färdiga kortet med bilderna inlagda på sin rätta plats. SKANNA DIREKT Att skanna direkt innebär att fotot och namnteckningen skannas direkt in till PR-kort programmet utan att skannerns programfönster först öppnas. Arbetet går fortare, speciellt när man har många kort som skall tillverkas. För att det hela skall fungera måste skannerns drivrutiner komma ihåg sina inställningar samt vilket område som senast skannades. Vidare måste skannern stödja kommandot Dölj skannerinterface. Det är bara att prova om det fungerar att stänga av skannerns interface på den egna skannern. Gör så här: Välj Alternativ/Foto och signatur på menyraden. Kryssa för funktionen Dölj scannerinterface. Testa igen om det går att starta skannern med Import knappen, annars får man klara sig utan denna finess. Notera! Använd inte Dölj skannerinterface om du skannar dina dokument med samma skanner. SKANNERNS INSTÄLLNINGAR Färger: Full färg (true color) eller vad det kan heta i er skanner. Upplösning: Lämplig upplösning är dpi

10 PR-kort 3 Sida 10 UTFÄRDARE På PR-kortet skall det finnas uppgifter om vem som utfärdat kortet. I Transportstyrelsens föreskrifter står det Den utfärdande Myndighetens/Organisationens namn och stämpel. Kommunens vapen används som stämpel. I programmet finns det två möjligheter. 1. att lägga in en bild med kommunens vapen samt skriva in kommunens namn som text i inmatningsfältet. 2. att lägga in en bild som innehåller både kommunens vapen och namn. Bildens höjd skall vara max 12 mm och bredd max 70 mm. 300 dpi som lämplig upplösning ger bildens höjd = 142 pixlar. Filformatet på bilden som används skall vara BMP eller JPG (RGB). Längst ner visas en förhandsgranskning av hur det kommer att se ut när PR-kortet skrivs ut. Tips! Skriv några blanksteg framför kommunens namn om texten behöver flyttas åt höger.

11 PR-kort 3 Sida 11 ANVÄNDARE OCH BEHÖRIGHETER Programmet kan skapa individuella inloggningsprofiler för olika kategorier användare. Det betyder att olika personer, beroende på arbetsuppgifter, kan ges tillgång till vissa funktioner och inte andra. Användarprofilen baseras på en behörighet, som i sin tur består av de programfunktioner som användaren får tillgång till. Behörigheterna samlas i behörighetslistan och nås med knappen Behörigheter i fönstret Användare. Vid inloggning får användaren rätt behörighet via lösenordet och signaturen. Programmet startar med de funktioner aktiva som har angivits i personens användarprofil. Välj Alternativ/Användare för att skapa nya och redigera i befintliga användarprofiler. Notera! Användare och behörigheter har inte kopierats med vid konverteringen beroende på att nya funktioner har tillkommit. Registreras ingen användare försöker programmet hämta uppgifter om inloggad person från AD. LÄGG TILL EN NY ANVÄNDARE Klicka på knappen Lägg till skriv in uppgifterna och klicka på OK för att spara profilen. Användare och Lösenord. Används vid inloggning när programmet startas. Namn. Användarens namn i klartext t ex Karolin Kortman. Telefon och e-post. Uppgifterna kan användas i brevmallar. Ej obligatoriska uppgifter. Behörighet. Ange behörighet (vilka programfunktioner användaren skall ha tillgång till). Upprepa proceduren för de personer som skall använda programmet. Notera! Behörigheten Systemansvarig har alltid full tillgång till programmets alla funktioner. Minst en användare måste ha behörighet som Systemansvarig. REDIGERA ELLER TA BORT ANVÄNDARE Markera personen i listan och klicka på Ändra eller Ta bort, spara med OK. Den som är inloggad kan inte ta bort sig själv! Efter att användarprofilerna är skapade logga ut och därefter in som en ny användare. BEHÖRIGHETER Programmet startar första gången med alla funktioner i programmet är tillgängliga. Från början finns tre behörigheter inlagda Låg, Normal och Systemansvarig. Lägga till och redigera behörigheter Klicka på knappen Lägg till och ge behörigheten ett namn. Markera i listan Rättigheter vilka programfunktioner som behörigheten skall ha tillgång till. Klicka på OK för att spara den nya behörigheten. Med knappen Ändra kan namnet på den markerade behörigheten ändras. Genom att klicka på Ta bort tas hela behörigheten bort.

12 PR-kort 3 Sida 12 PR-KORT 3 - ARBETA MED PROGRAMMET INTRODUKTION PR-kort 3 används av Sveriges kommuner för administration och tillverkning av Parkeringstillstånd för Rörelsehindrade. Program och databas installeras lokalt hos kommunen. Följande uppgifter kan registreras om kortinnehavaren: Kortinnehavarens för- och efternamn. Personnummer eller födelseår Kön Adress och telefonnummer Följande uppgifter kan registreras beträffande en persons totala kortinnehav: Uppgifter om datum för ansökan och tillverkningsdatum, samt datum för kortets giltighetstid Diarienummer Kortets löpnummer (Serienummer) Kortets status Vidare finns det tre stycken extra fält som kommunen kan använda för extra uppgifter. Kortinnehavarens fotografi och namnteckning Programmet hanterar inläsning av tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Vid utskrift av kortinlagan, skrivs fotot och namnteckningen ut tillsammans med övriga kortuppgifter. Fotot och namnteckningen skannas in från en blankett som den sökande bifogar med sin ansökan. Till höger i programmets huvudfönster finns fem olika flikar som visar: Information och statistik ur registret. T ex antalet utfärdade kort av en viss kategori. Förhandsgranskning av det aktuella kortet med alla uppgifter ifyllda. Fält för anteckningar om personen och det aktuella kortet. Inskannade bilagor, t ex ansökningshandlingar som lagras i databasen Logg av händelser för det aktuella kortet. OLIKA VERSIONER AV PROGRAMMET Programmet kan användas antingen för tillverkning av PR-korten hos kommunen, eller för Online beställning av korten hos Seriline AB. Programmet finns i tre olika versioner: PR-kort 3 Standardversionen som används för tillverkning av PR korten hos kommunen. PR-kort 3 Net. Programmet används vid Online beställning av PR kort från Seriline AB. PR-kort SDK. Till kommuner som använder sig av programvara från annan finns en programmodul som kan anropas från dessa program. Modulen innehåller alla funktioner som behövs för att läsa in och lagra tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Programmodulen innehåller också alla funktioner som behövs för en enkel utskrift av PRkortens inlagor. GÖR DETTA INNAN DU BÖRJAR ANVÄNDA PROGRAMMET För att programmet skall fungera enligt ditt arbetssätt och med den utrustning du använder, måste vissa inställningar göras i programmet. Kapitel Inställningar i programmet beskriver i detalj vilka olika möjligheter som finns i programmet.

13 PR-kort 3 Sida 13 PR-KORT 3 - HUVUDFÖNSTER Det dagliga arbetet med programmet innebär att registrera nya personer och kort samt att skriva ut korten på skrivaren. Från programmets huvudfönster når man alla funktioner i programmet. TILLVERKA ETT NYTT KORT TILL EN PERSON SOM FINNS I REGISTRET Sök reda på personen och markera i listan. Klicka på knappen Nytt kort. Uppgifter från det gamla kortet kopieras. Redigera vid behov och spara det nya kortet med OK. REGISTRERA EN NY PERSON SOM INTE TIDIGARE FINNS MED I REGISTRET Klicka på knappen Ny Person. Redigeringsfönstret öppnas. Fyll i alla uppgifter om personen. Klicka på knappen Importera överst i Redigeringsfönstret för att läsa in kortinnehavarens foto och namnteckning. Se vidare Importera foto och signatur. Klicka på OK för att spara din registrering.

14 PR-kort 3 Sida 14 REDIGERA UPPGIFTER I ETT BEFINTLIGT KORT Har någon uppgift blivit fel, t ex om ett namn blivit felstavat, är det lätt att ändra uppgiften. Sök upp kortet i listan och markera det. Klicka på Ändra och redigera uppgifterna. Klicka på OK för att spara dina ändringar. Tips! Högerklicka i kortlistan för att snabbt ändra status på ett kort. TA BORT ETT KORT UR REGISTRET Normalt tas inte det gamla kortet bort ur registret när ett nytt kort tillverkas. I stället ändrar kortets status till Makulerat eller Spärrat. Vill du ändå ta bort ett kort ur registret gör så här: Sök reda på kortet som skall tas bort och markera det i listan Öppna menyn Data överst i programfönstret och välj Ta bort. Ange om du vill ta bort det aktuella kortet eller personen ur registret, t ex om personen är avliden. OBS! Kort som har status Spärrat kan inte tas bort ur registret utan att status dessförinnan ändras. SÖK I DATABASEN Sökningen fungerar så att kortlistan filtreras utifrån det som skrivits in i sökfälten. Om man exempelvis skriver And i ett sökfält för Förnamn, kommer endast personer som heter Anders, Andreas, Andrea osv. att visas i kortlistan. Pilen till höger om sökfältet visar en meny med vad som finns i databasen för aktuell filtrering. Om man exempelvis skrivit in ett efternamn, visas endast de förnamn som matchar med det inskrivna efternamnet. Knappen Hämta eller Enter på tangentbordet hämtar uppgifterna från databasen. Resultatet visas kortlistan. Knappen Rensa tar bort filtreringen och tömmer alla sökfälten. VÄLJ SÖKFÄLT Börja med att välja vilka sökfält du vill använda, t ex efternamn, personnummer, tillståndsnummer. Klicka på ledtexten ovanför sökfältet för att öppna menyn med datafält. Klicka därefter på det alternativ i listan som önskas så ändras sökfältet till det du väljer. Alla fält Funktionen söker i samtliga fält i databasen. Skriv några tecken i förnamnet ett mellanslag och några tecken i efternamnet på personen ni söker. Alla personer som inte stämmer med det ni skrivit försvinner ur listan. Period Välj period och klicka på pilen i sökfältet för att ange period. Datafält När man väljer att söka i ett bestämt fält i databasen t ex kortinnehavarens förnamn, efternamn, företag eller personnummer sker sökningen endast i detta fält. FLIKAR På flikarna visas kort med olika status, exempelvis ansökningar, kort klara för tillverkning osv.

15 PR-kort 3 Sida 15 REDIGERINGSFÖNSTRET Redigeringsfönstret öppnas med knapparna i verktygsfältet. I redigeringsfönstret kan både person och kortuppgifter redigeras. Knappen Ny öppnar redigeringsfönstret med inmatningsfälten tomma. Används för att lägga in en person som inte tidigare finns i registret. Ändra öppnar redigeringsfönstret med uppgifter om den person som är markerad i kortlistan. (dubbelklicka på personen i kortlistan) Nytt kort. Uppgifter från det gamla kortet kopieras till inmatningsfälten. Redigera vid behov och spara det nya kortet med OK. Programmets inmatningsfält är indelat i olika grupper för att göra det tydligare. PERSONUPPGIFTER Här registreras uppgifter om kortinnehavaren, exempelvis namn adress, födelsedata mm. PERSONNUMMER Fältet för personnummer har vissa speciella egenskaper. Programmet använder uppgiften om personens födelseår i tillståndsnumret. I personnummerfältet går det att skriva in uppgifter om kortinnehavarens födelsedata i något av följande format. Exempel: Personnummer = (födelseår 1921) Skrivs 21, 1921 eller i fältet för personnummer genereras födelseår 21 till tillståndsnumret. Skrivs hela personnumret eller händer följande: Födelseår 21 läggs till i tillståndsnumret. Uppgift om personens kön läggs automatiskt till. (I exemplet en man) Programmet kontrollerar personnumrets checksumma. Bindestrecket före de 4 sista siffrorna skall inte skrivas in, programmet lägger till det automatiskt.

16 PR-kort 3 Sida 16 FÄLTET FÖR POSTNUMMER & ORT kommer ihåg tidigare inslagna uppgifter och föreslår dessa när kortinnehavarens adress registreras. KÖN. Skrivs hela personnumret föreslår programmet automatiskt rätt kön. FÖRARE/PASSAGERARE. Ange om den sökande själv kör fordonet eller är passagerare. TILLSTÅNDSUPPGIFTER SISTA GILTIGHETSDAG. Uppgiften skrivs i formatet åååå-mm-dd i programmets inmatningsfält. Programmet föreslår automatiskt en giltighetstid på kortet (vid status Klart för tillverkning ). Se Inställningar/Vid nytt kort När programmet skriver ut datumet på kortet, omvandlas det automatiskt till rätt format. LÖPNUMMER. Kortets löpnummer skapas automatiskt av programmet (vid status Klart för tillverkning ). Se Inställningar/Vid nytt kort Notera! Alla personer som ansöker om PR-kort kan registreras i programmet. Kortets löpnummer skapas alltid i samband med att kortet tillverkas. Personer som fått avslag påverkar alltså inte nummerserien med tillståndsnummer. ÖVRIGA UPPGIFTER Diarienummer. Här kan ärendets diarienummer skrivas in. Ansökningsdatum. Programmet föreslår dagens datum som ansökningsdatum. Datumet kan redigeras. Tillverkningsdatum. Programmet föreslår antingen dagens datum eller det senast inslagna datumet. Se Inställningar/Nytt kort Kortets giltighetstid beräknas utifrån detta datum. EXTRA FÄLT I gruppen Övriga uppgifter finns tre extra inmatningsfält som kan användas vid behov. Extrafält som inte används kan stängas av, och innehållet (rubriken på fältet) kan redigeras under menyn Data/Datafält på menyraden. KORTSTATUS I en rullmeny visas kortets status, dels som en färgmarkering och dels i klartext. Programmet har vissa automatiska funktioner för hantering av kortens status. Exempelvis kan kortet automatiskt få status Ansökan när ett nytt kort eller en ny person registreras. Vid utskrift ändras kortets status automatiskt från Klart för tillverkning till Giltigt. Tips! För att ändra status på ett kort, t ex om ett kort skall spärras - högerklicka på kortet i listan. Ett kort kan ha följande status

17 PR-kort 3 Sida 17 KORTINNEHAVARENS FOTOGRAFI OCH NAMNTECKNING PR-kortet skall enligt föreskrifterna innehålla tillståndshavarens fotografi och namnteckning. Fotot och namnteckningen skrivs ut på kortinlagan tillsammans med övriga kortuppgifter. För att läsa in dessa i datorn används en skanner. Programmet kan skanna in både fotot och namnteckningen samtidigt. Skannerns funktion och inställningar beskrivs under kapitel Inställningar samt i skannerns manual. LÄS IN FOTO OCH SIGNATUR MED SKANNERN Placera blanketten med kortinnehavarens fotografi och namnteckning i skannern. Klicka på knappen Importera överst i mitten av redigeringsfönstret. Skannern startar och bilden läses in till programmet. Det kan se lite olika ut beroende av vilken skanner man använder. Antingen visas skannerns interface (skannerns eget fönster) där du själv får starta skanningen, eller så påbörjas skanningen automatiskt. När skannern är färdig, visas först det inlästa fotot i programmets importfönster. Justera bildens storlek, placering och kvalitet. Spara med OK. Därefter visas namnteckningen som justeras och sparas på motsvarande sätt.

18 PR-kort 3 Sida 18 VERKTYGEN I FÖNSTRET BILDIMPORT Den bild som visas i importfönstret är också den som kommer att sparas. Gör helst korrigeringar av storlek och kvalitet direkt när bilden läses in. BESKÄR BILDEN TILL RÄTT STORLEK Bildens placering. Fotot flyttas i importfönstret genom att ställa muspekaren i bilden, hålla vänster musknapp nedtryckt och dra fotot till rätt position. Zoom in och Zoom ut. Genom att ställa muspekaren på bilden och klicka med vänster musknapp zoomas bilden in (+) och med höger musknapp ut (-). Klipp ut delar av bilden. Med klippverktyget kan ett område i bilden markeras som skall klippas bort. Funktionen används mest till att ta bort linjer och ramar som kommit med när namnteckningar skannas in från blanketter. o o o ROTERA BILDEN Klicka på knappen med saxsymbolen. Markera i bilden området som skall beskäras. Dra ut området i bilden med vänster musknapp nedtryckt. Klicka på klicka på någon av knapparna Beskär utanför eller innanför det markerade området. Med knapparna kan bilden roteras i steg om 90 grader. JUSTERA BILDENS KVALITET Ljus kontrast och färgbalans. Med reglagen för ljus, kontrast och färgbalans kan bilden justeras för att erhålla optimal kvalitet vid utskrift av kortet. Drag hantagen åt höger eller vänster, eller klicka på respektive knapp. Reglagen för färgbalans behåller bildens luminans, d v s att minskas exempelvis den blå färgen ökar i morsvarande grad den gula komplementfärgen. Gör om till svartvit bild. Den vänstra knappen tar bort färginformationen och skapar en svartvit bild. Den högra knappen optimerar även kontrastomfånget i den svartvita bilden (Histokontrast). Tips. Håll nere Shift-tangenten för att minska stegen på knapparna i verktygsfältet. Exemepel: Rotering 90 grader blir tiltning 1 grad Ljus och färgknappar ändras från 10 till 1 enheter per klick. Klicka på siffran i mitten på reglaget för att återställa värdet till noll (0). SPARA DEN INLÄSTA BILDEN Genom att klicka på OK sparas den inlästa bilden i databasen. Bilden sparas exakt som den ser ut på skärmen med de justeringar och den beskärning som är gjord. Om personen redan har ett gammalt foto, kommer detta att skrivas över när den nya bilden sparas.

19 PR-kort 3 Sida 19 UTSKRIFT AV PR-KORT FRÅN PROGRAMMET Nedanstående gäller när ni har en programlicens för egen tillverkning av PR-kort. SKRIV UT ENSTAKA KORT Sök reda på det kort du vill skriva ut. Klicka på Skriv ut -knappen för att skriva ut det aktuella kortet som visas på skärmen. Programmet hämtar automatiskt uppgifter från databaserna samt personens fotografi och namnteckning, och skickar utskriften till den förvalda skrivaren. Därefter ändrar programmet automatiskt kortets status till Giltigt. Skriv ut - knappen skriver alltid ut det aktuella kortet som visas på skärmen, oavsett vilken status kortet har. OBSERVERA! Tillverka alltid ett Nytt kort när ett kort blivit borttappat eller stulet, så att kortet får ett nytt tillståndsnummer. Spärra det gamla kortet! SKRIV UT EN SERIE AV KORT Vill du först registrera de kort som skall tillverkas och därefter skriva ut dessa samtidigt, väljer du den lilla pilen till höger om Skriv ut knappen och funktionen Skriv ut alla kort klara för utskrift En lista visas med alla kort som är klara för utskrift. JUSTERA UTSKRIFTENS PLACERING PÅ KORTINLAGAN Skrivare har olika marginaler vilket gör att utskriften kan behöva justeras något för att den skall hamna rätt på kortinlagan. Inställningar för skrivaren kan nås med den lilla pilen till höger om knappen Skriv ut eller från menyraden Alternativ/Utskrift Fyll i lämpliga värden i fälten för Marginaler. Positiva värden flyttar utskriften nedåt och åt höger. Negativa värden flyttar utskriften uppåt och åt vänster. Exempel: Överkant; 5 mm och Vänsterkant; -3 mm, kommer att flytta hela utskriften 5 mm nedåt och 3 mm åt vänster på kortinlagan. BESTÄLL KORT VIA INTERNET Nedanstående gäller när ni har en programlicens för beställning av PR-kort via Internet (PR-kort Net) Klicka på knappen Beställ i verktygsfältet. En lista visas med kort som är klara att beställa. Klicka på OK för att skicka iväg beställningen. Det går att markera endast ett kort i listan och beställa detta. När beställningen kommit fram visar programmet ett leveranskvitto på vilka kort som blivit beställda. Kortets status ändras därefter automatiskt till Giltigt (Vit)

20 PR-kort 3 Sida 20 VERKTYG Programmet levereras med några specialverktyg som skall underlätta det dagliga arbetet. Verktygen är samlade på menyraden under rubriken Verktyg. RAPPORTHANTERARE Med rapporthanteraren kan användaren själv skapa egna rapportmallar. SKAPA OCH REDIGERA RAPPORTER Klicka på knappen Rapporter Väl Rapporthanterare i menyn. En lista visas med de rapporter som finns. Skapa en helt ny rapport genom att klicka på knappen Ny, eller skapa en ny rapport utifrån en befintlig genom att markera den i listan och klicka på Kopiera. Ge den nya rapporten ett namn som beskriver vad den innehåller. Markera en rapport i listan och klicka på Ändra för att redigera den. Det finns två metoder att bestämma innehållet i rapporten, antingen genom att skapa en Regel för innehållet, eller genom att välja Lista. Vid Lista filtreras rapporten med sökverktygen i programmets huvudfönster. REGELVERKTYGET Med regelverktyget - Enligt regler - anges vilka poster som skall finnas med i rapporten. Klicka på Ny och välj Datafält, Villkor och Värde. Innehållet i rapporten kommer att filtreras enligt den regel du skapar. Det går att skapa flera rader med villkor som då kombineras. LISTVERKTYGET I stället för att göra urvalet med en regel, filtreras kortlistan i programmets huvudfönster till det som efterfrågas innan rapporten skrivs ut. RAPPORTENS INNEHÅLL OCH SORTERING Markera under Uppgifter vilka datafält som skall finnas med i rapporten. Ange hur rapporten skall sorteras. Välj Skrivare för utskriften i skrivarmenyn. Rapporten kan även skrivas till en tab-avgränsad textfil som kan öppnas i Excel för vidare bearbetning. Välj rapportens grundlayout från rullmenyn. Det går att redigera och skapa flera grundlayouter från knappen Editor. Se vidare kapitel Layouteditor. Längst ner i fönstret visas resultatet av den skapade rapporten. SKRIV UT EN RAPPORT Klicka på knappen Rapporter för att välja rapportmall. Rapporten skrivs först ut i ett formulär på skärmen. Klicka på Skriv ut knappen i formuläret för att skicka den till skrivaren

21 PR-kort 3 Sida 21 STATISTIK I statistiken visas en grafisk bild över antalet kort som är utfärdade, giltiga och vars giltighetstid går ut för det år som väljs i rullmenyn. Det som skiljer statistikfunktionen mot rapporter, är att statistiken endast visar antal, medan rapporten också visar vilka. Med rullmenyn Skala kan man välja antalet kort på diagrammets lodräta axel beroende av hur många kort man utfärdar per månad. Uppgifterna i diagrammet kan vid behov skrivas ut på papper med Skriv ut- knappen.

22 PR-kort 3 Sida 22 DOKUMENTHANTERING Delegationsbeslut och andra typer av brev som skall skickas till de personer som finns i databasen, skrivs enkelt ut från programmet - både till enstaka personer och till grupper. Ett exempel kan vara ett påminnelsebrev om att P-tillståndet håller på att gå ut och behöver förnyas. BREVMALLAR Principen är att först skapa en mall för brevet. Sedan är det bara att filtrera fram de personer i kortlistan som brevet skall skickas till välja mallen och skriva ut. Mallen kan innehålla olika saker, både löpande text, men också fält ifrån databasen som adressfält, diarienummer och vem som har skickat brevet. Naturligtvis kan kommunens adress och logotype också läggas in i brevhuvudet. UTSKRIFT AV BREV FRÅN PROGRAMMET Från menyraden Verktyg/Dokument startar man dokumenthanteraren. I fönstret som öppnas finns till vänster en lista med dina dokumentmallar. Till höger visas en förhandsgranskning av det dokument som markeras i listan. Vid utskrift markeras den aktuella brevmallen, och därefter är det bara att klicka på Skriv ut- knappen. Du får ange om du vill skriva ut brevet till markerad person i kortlistan, eller till alla som visas i kortlistan. Tips! Kortlistan filtreras med sökfälten så att endast berörda personer visas där, exempelvis personer vars tillstånd går ut nästa månad. MALLREDIGERAREN Ovanför dokumentlistan, finns fyra knappar: En knapp för att skapa en helt ny mall, en för att kopiera en befintlig mall till en ny, en för att ändra i en befintlig mall och den sista för att ta bort en mall man inte längre behöver. Ett bra sätt att arbeta med dokumenthanteraren är att återanvända de mallar som man är nöjd med. Man kopierar mallen, ger den ett nytt namn, redigerar det som behövs och sedan sparar. Brevhuvud, logotype och andra uppgifter, som adressfält och formatering kan på så sätt återanvändas. Öppna en befintlig mall genom att markera den i den vänstra menyn. Klicka därefter på knappen Kopiera eller Ändra, för att starta mallredigeraren.

23 PR-kort 3 Sida 23 TEXT VERKTYGEN Till vänster i mallhanteraren finns det fyra stycken knappar. Genom att klicka på ett av verktygen och därefter i mallen lägger man till text, datafält och bilder i mallen enligt nedan. Markeringsverktyget. Markerar ett objekt i layouten. A knappen lägger in en textrad eller ett datafält i layouten RTF-knappen lägger in stycken med text. Bild verktyget lägger in t ex en logotype. A- knappen lägger in en textrad i layouten. Det går exempelvis att rotera texten i layouten och typsnittet kan automatiskt krympas när data inte får plats i det angivna området. Med A-knappen kan man bara använda ett typsnitt per objekt i layouten. Den är bra när du skall lägga in datafält, som exempelvis en adress från databasen, en avsändare eller en kontaktpersons namn. Med RTF- knappen drar du ut ett område i layouten där du vill skriva din text. Texten kan formateras med olika typsnitt, och byter rad automatiskt precis som i en ordbehandlare. INSÄTTNINGSVERKTYGET FÖR DATAFÄLT Med text-verktygen kan du också infoga datafält i den löpande texten. Detta gäller för båda text-verktygen. Verktyget infogar uppgifter i dokumentet från ett fält i databasen. Knappen ligger till höger om inmatningsfältet i A- verktyget och ovanför mallen i RTF- verktyget. Menyn infoga datafält I rullmenyn väljer du från vilket datafält som data skall hämtas och infogas i texten. Det går att infoga endast delar av uppgifter i ett datafält. Exempel på hur du lägger in text- objekt i mallen Klicka på A-knappen och därefter i mallen (ungefär på den plats där du vill ha texten). Ett litet fönster öppnas där du helt enkelt skriver in texten. Till höger om inmatningsfältet finns en knapp för att infoga datafält. Det går att kombinera både text och datafält. Exempel: Om du vill att det i brevet skall stå Handläggare: följt av handläggarens namn gör du så här: Klicka på A-knappen och skriv in texten Handläggare: Klicka på Infoga-knappen och välj datafältet Handläggare i rullmenyn Datafält. Klicka på OK. Då kommer det att se ut så här i inmatningsfältet: Handläggare: {Handläggare.Namn[DB]} (skriv gärna ett mellanslag mellan ledtexten och datafältet). Klicka på OK för att spara objektet i mallen. Tips! Vill du ta bort ett objekt ur mallen, markera det och tryck på Delete- tangenten. Med RTF-verktyget kan du på motsvarande sätt lägga in datafält mitt i texten. När du infogar data med RTFverktyget ligger Infoga-knappen ovanför ritområdet.

24 PR-kort 3 Sida 24 BILD VERKTYGET Välj bildverktyget och klicka därefter i mallen. I filhanteraren som öppnas markeras den önskade bilden. (Filformat JPG, BMP TIF, EMF eller VMF) Klicka OK för att lägga ut den i layouten. Justera bildens storlek och placering. (Se nedan) ÖVRIGA VERKTYG Överst i mallredigeraren finns två rader med knappar. Den övre raden ser alltid likadan ut, medan den andra raden innehåller funktioner för formatering av text eller bild. Det ser olika ut beroende på vilken typ av objekt som är markerat. Objektinspektor Position och storlek Justera objekt Rotera Framför/bakom Objektinspektor Knappen längst till vänster öppnar en lista som visar alla objekt som finns i mallen (objektinspektor). När du markerar ett objekt i listan markeras det också i mallen. Med pilarna kan objekten flyttas upp och ner i skikten (alltså över och under varandra). Position och storlek. I fälten kan man ange objektets exakta position (X och Y) samt dess storlek (B och H). Minsta enhet som kan anges är 0,25 mm. Justera objekt Inbördes position och storlek kan enkelt justeras med verktygen i Justera menyn. Exempel kan vara att justera texter så att de linjerar i vänsterkant, eller att datafält blir lika stora. Håll nere Shift-tangenten och klicka på de objekt som skall justeras. Det först markerade objektet får svarta handtag (blir styrande), övriga blir grå. Klicka sedan på något av verktygen i justera-menyn, exempelvis Justera vänster, Samma bredd osv. Det är bara att prova lite, så ser du hur det fungerar. Rotera Alla objekt (förutom RTF- objekt) kan roteras i steg om 90 grader. Framför/Bakom Objekten kan placeras så att de hamnar ovanpå varandra. Flytta objekt Med piltangenterna flyttas objekten 1 mm per klick (Shift + klick = 0.25 mm). Det går även att flytta objekten genom att dra dem med musen. Markera objektet, håll nere vänster musknapp och dra det till rätt position. Alternativt skriver man in objektets storlek och position i verktygsfältet.

25 PR-kort 3 Sida 25 SPÄRRTJÄNST Programmet PR-kort 3 innehåller funktioner för att automatiskt ladda upp information om tillverkade kort till en central spärrtjänst. När tjänsten är aktiverad skickar programmet automatiskt uppgifter om utfärdad och spärrade kort till den centrala databasen. De uppgifter som skickas till spärrtjänsten är: Kortets tillståndsnummer Kortets giltighetstid Kortstatus (Giltigt/Spärrat) Utfärdare (Namn på handläggare) När ett kort spärras går det även att ange en anledning till att kortet blivit spärrat. ANSLUTNING TILL SPÄRRTJÄNSTEN För att programmet inte skall börja skicka uppgifter till spärrtjänsten utan att kommunen godkänt det måste funktionen först aktiveras av kommunen. AKTIVERA TJÄNSTEN Tjänsten aktiveras på menyraden Verktyg/Spärrtjänst Anslutningen inleds med att ett e-postmeddelande som visar att kommunen nu ansluter sig till Smartpark PRH skickas till företaget Mobiway AB som håller databasen för PRH-korten. (Mobiway behöver en kontaktperson på kommunen om något skulle gå fel.) E-postläsaren startar automatiskt med ett färdigt meddelande. Läs igenom och skicka. Nästa steg är att skicka upp alla giltiga och spärrade tillstånd från PR-kort 3 till Smartpark. Klicka på knappen Uppdatera nu för att starta uppladdningen. Programmet kommer därefter att skicka uppgifter om nya och spärrade kort till Smartpark med automatik. Handläggaren behöver själv inte göra någonting. Vid behov kan synkroniseringen mot Smartpark tillfälligt stoppas genom att kryssa bort Uppdatera nya ändringar automatiskt. REFERENSKOD Kommunen behöver en referens kod hos Mobiway (NiceRef) för att kunna lägga upp tillståndsuppgifter i PRHdatabasen. Den ligger i programmets krypterade licensfil, och installeras automatiskt tillsammans med programmet. Notera! Det innebär inga kostnader för kommunen att ladda upp och spärra tillstånd från programmet. Det är först när databasen används för kontroll av PRH-tillstånd som kommunen behöver ett avtal med Mobiway AB.

26 PR-kort 3 Sida 26 ERSÄTT Ibland kan det finnas behov av att ändra en uppgift i databasen för många personer samtidigt. Det kan exempelvis vara så att ett postnummer har ändrats och behöver bytas på många personer. Börja med att filtrera kortlistan så att endast de som ändringen skall gälla finns med i listan. Välj Verktyg/Ersätt.. på menyraden. Markera i rullmenyn Datafält det fält som innehåller de uppgifter som skall ersättas. Ange det Värde som skall ersättas och med vad. Ange om hela värdet skall ersättas. Notera: Genom att klicka på den lilla pilen till höger i inmatningsfälten visas alla olika data som finns i respektive fält. Praktiskt för att det blir rätt i stavningen SYSTEMUNDERHÅLL LOGG PR-kort 3 loggar alla viktiga händelser som sker i programmet. Logglistan kan filtreras så att det lätt går att hitta de händelser man eftersöker. På Logg-fliken till höger i huvudfönstret visas även loggen för det tillstånd som är markerat kortlistan. PACKA OCH REPARERA Denna funktion tar bort onödig luft i databasen och reparerar eventuella fel som kan ha uppstått. Funktionen kan endast köras när en Access databas används. SYNKRONISERA PERSONER Till höger längst ner i programmets huvudfönster visar kortinnehavarens totala kortinnehav i en lista. För att programmet skall hitta en persons tidigare tillstånd används funktionen för att identifiera dessa kort. När en ny person registreras kontrollerar programmet numera automatiskt om personen redan finns i databasen. DUBBLETTKONTROLL För att programmet skall kunna hitta en persons tidigare kort måste man berätta vilka uppgifter som är unika för personen. Har personnummer används på samtliga sökanden, kryssas för detta alternativ i listan. Markera Säker träff vid kontroll. När endast personens födelseår finns är det lämpligt att markera Efternamn och Förnamn och Personnummer (födelseår) i listan. Säkrast i detta fall är att låta programmet Fråga om det är en dubblett som hittats.

27 PR-kort 3 Sida 27 PROGRAMUPPDATERING Våra program utvecklas ständigt, och nya versioner av programmet PR-kort 3 kan hämtas utan kostnad på vår hemsida Ni behöver en programlicens för PR-kort Version 3.xx HÄMTA PROGRAMUPPDATERING AUTOMATISKT I programmet PR-kort 3 finns en inbyggd funktion som hämtar nya uppdateringar, installerar dessa och startar om programmet med den nya versionen. Klicka på Hjälp menyn - Uppdatera online och följ instruktionerna. Notera! Beroende av hur ert program är installerat kan i vissa fall Windows säkerhetsrutiner stoppa autouppdateringen, då är det oftast enklast att hämta uppdateringsfilen från hemsidan. Lycka till med programmet PR-kort 3