Tolv dagar med Microsoft Office Word 2007

Transkript

1 Tolv dagar med Microsoft Office Word 2007 Innehållsförteckning Rundtur. Gränssnitt 2 Formatering 5 Stavnings- och grammatikkontroll 6 Bilder. Infoga 7 Indrag 8 Tabbar 9 Tabeller 11 Formatmallar 12 Koppla dokument 14 Skriv ut 15 Svar på frågorna 17 Planering och kompletterande övningar Adress: biblios.se/data/word

2 Rundtur Gränssnitt, markera, radera, Ångra/gör om, hård och mjuk radbrytning, klistra in Microsoft Office Word 2007 Enter Shift + Enter CTRL + Enter Baksteg CTRL + Baksteg Delete CTRL + Delete Göra nytt stycke (hård radbrytning) Ny rad utan att göra nytt stycke (mjuk radbrytning) Gör ny sida (sidbrytning) Raderar det till vänster eller ovanför insättningspunkten Raderar ett ord till vänster/ovanför Raderar det till höger eller under insättningspunkten Raderar ett ord till höger/nedanför Klicka och dra över det du vill markera... Markera ett ord... Dubbelklicka i ordet Markera en mening... Håll nere CTRL och klicka i meningen Markera ett stycke... Trippelklicka i stycket Markera allt... Trippelklicka ute i marginalen. Kortkommando CTRL + A 2 av 17

3 Rundtur Gränssnitt, markera, radera, Ångra/gör om, hård och mjuk radbrytning, klistra in Microsoft Office Word 2007 Används till att flytta insättningspunkten och för att markera text. Du dubbelklickar i den position där du vill placera insättningspunkten. Muspekaren ser ut på olika sätt beroende på var du placerar den. Muspekaren kan se ut som en pil men vanligtvis ser den ut som en I-balk och ibland med några streck till höger, vänster eller under den (textjusteringen blir på olika sätt när du dubbelklickar just då). Den blinkande insättningspunkten (markören) visar var nästa tecken du skriver kommer att infogas i dokumentet. Den vågräta och den lodräta linjalen kan du använda till att ändra marginaler och till att infoga tabbar och indrag. Namnlisten (som du ser högst upp i fönstret) visar programikonen, dokumentets namn och programmets namn. Knapparna uppe i högra hörnet används för att minimera, ändra storlek och stänga fönstret. Från menyflikarna har du tillgång till allt som går att göra i programmet. Innehållet i menyerna varierar från program till program. Den vågräta och den lodräta rullningslisten används till att bläddra fram de delar av dokumentet som inte får plats på skärmen. Går det att visa eller dölja linjalen? JA NEJ Var tredje gång Visar information om det dokument du arbetar med. Denna information innehåller bland annat vilken sida, vilket avsnitt och i vilken position på sidan insättningspunkten är placerad på, sammanlagda antalet sidor i dokumentet, vilket språk som är aktivt, status för stavnings- och grammatikkontroll och zoom-funktionen. Du kan välja mellan fem olika visningssätt: Utskriftslayout Helskärmsläsning Webblayout Disposition Utkast. 3 av 17

4 Rundtur Gränssnitt, markera, radera, Ångra/gör om, hård och mjuk radbrytning, klistra in Microsoft Office Word 2007 Med knappen kan du välja mellan att visa eller dölja icke utskrivbara tecken, vilket innebär att alla tangentnedslag du gör blir synliga på skärmen. för att sedan skriva namnet på dokumentet du vill spara. Kortkommando CTRL + S När du startar Word ser du ett öppet dokument. Du öppnar nya dokument när du klickar på När du ska öppna ett dokument tar programmet utgångspunkt i mappen Dokument eller i den senast använda mappen. Du öppnar ett dokument via för att sedan dubbelklicka på mappen eller dokument. Kortkommando: CTRL + O När du ska spara ett dokument tar programmet utgångspunkt i mappen Mina dokument eller i den senast använda mappen. Du sparar ett dokument via eller på (Ctrl + N). Du stänger dina öppna dokument i krysset i högra hörnet. Ett dokument har filändelsen.doc eller.docx En mall är ett typdokument som hjälper dig att få ett konsekvent utseende på dokument av samma typ. Mallarna når du om du väljer för att sedan välja kategori till vänster. Dubbelklicka på den mall du vill använda. Med vilket kortkommando öppnar du ett nytt tomt dokument? biblios.se/data/word/rundtur.docx biblios.se/data/word/n2-rundtur.docx 4 av 17

5 Formatering Formatering grund, tecken och stycke, marginaler, avstavning Microsoft Office Word 2007 När du ändrar utseende på texten i ditt dokument kallas detta för formatering. Alla sådana inställningar hittar du under menyfliken Start (kom ihåg att markera texten du vill formatera) Teckensnitt kan delas in i två kategorier, serif och sans-serif. Serifer: Cambria, Courier, Garamond, Georgia och Times New Roman. Sans-serifer: Arial, Tahoma, Trebuchet, Verdana. Du kan använda knapparna: för att ställa in snittvarianter: Fetstil (kortkommando: Ctrl + Shift + F) Kursiv (kortkommando: Ctrl + Shift + K) Understruken (kortkommando: Ctrl + Shift + U) biblios.se/data/word/formatering.docx biblios.se/data/word/n2-formatering.docx 5 av 17

6 Stavning Stavningskontroll, synonymer, översätt, språkinställningar Microsoft Office Word 2007 När ett ord (enligt datorns ordlista) är felstavat sätter datorn röda vågiga linjer under ordet. När det förekommer ett grammatiskt fel sätts det gröna vågiga linjer under. Högerklicka på ordet för att se vilka rättstavningsförslag som finns. Är den funktion som rättar stavfel automatiskt. Du kan även lagra uttryck och långa fraser så att dessa kommer fram när du skriver en förkortning. Ibland kanske du vill ha förslag till bättre ord. Då kan du högerklicka på ordet och välja Synonymer, Word ger dig förslag på andra ord. På bilden högerklickar jag på ordet tacksamhet Nere i statusfältet ser du vilket språk som gäller för rättstavningen. Där kan du klicka och välja ett annat språk. Du kan också välja om du vill att Word överhuvudtaget ska göra rättstavningar i dokumentet eller ska gissa det språk du skriver på. Word vill ibland ändra dina gemener till VERSALER. Går det att stänga av den funktionen? Om du ändrar det bryter du mot Svenska akademins regler och du kan få 600 kronor i böter. Nej, det går inte att ändra. Word har alltid rätt! Ja, ta bort bocken framför Inled varje mening med en versal. biblios.se/data/word/dra.htm biblios.se/data/word/n2-programfonster.pdf 6 av 17

7 Bildhantering Infoga bild, bilder och figurer, bild och ritverktyg, textruta Microsoft Office Word Infoga 2. Bild 3. Leta upp en bild i datorn 4. Dubbelklicka på bilden 1. Infoga 2. Figurer 3. Välj en figur 4. Klicka och dra i dokumentet för att rita ut figuren 1. Infoga 2. Textruta 3. Välj den uppe i vänstra hörnet 4. Skriv texten som ska finnas i textrutan 5. Flytta textrutan genom att dra i kanten Jag är en textruta. Mig kan du placera hur du vill! 1. Markera 2. Tryck på DELETE 1. Klicka i en av cirklarna i kanterna 2. Dra åt ena eller andra hållet biblios.se/data/word/bildhantering.docx biblios.se/data/word/bilderitext.docx 7 av 17

8 Indrag Formatering special. Textjustering, indrag, kantlinje, punktlista Microsoft Office Word 2007 Den text du skriver i ett dokument placeras innanför marginalerna. Ibland kan det vara lämpligt att tillfälligt ändra marginalerna i ett eller flera stycken. Det gör du genom att markera texten och dra indragen i linjalen. I Word kan du skapa fyra typer av indrag: indrag från vänster, indrag från höger, hängande indrag och indrag av första raden. Du kan justera texten på fyra olika sätt, du markerar stycket och klickar på knappen: Vänsterjustera Centrera Högerjustera och Marginaljustera. 1. Skriv * (asterisk) där du vill börja en punktlista eller 1. där du vill börja en numrerad lista och tryck sedan på BLANKSTEG eller TABB. 2. Skriv texten. 3. Tryck på Enter när du vill lägga till nästa listobjekt. Nästa nummer eller punkt infogas automatiskt. 4. När du vill avsluta listan trycker två gånger på RETUR eller trycker på BACKSTEG om du vill ta bort den sista punkten eller listan. Om punkterna eller numreringen inte infogas automatiskt 1. Klicka på Microsoft Office-knappen och sedan på Word-alternativ. 2. Klicka på Språkkontroll. 3. Klicka på Alternativ för Autokorrigering och sedan på fliken Autoformatera vid inskrivning. 4. Markera kryssrutan Automatiska punktlistor eller Automatiska numrerade listor under Använd vid inskrivning av text. Lägga till punkter eller numrering i en lista 1. Markera de objekt som du vill lägga till punkter och nummer för. 2. Klicka på Punkter eller Numrering i gruppen Stycke på fliken Start. Obs! Om du vill leta efter andra punktformat eller numreringsformat klickar du på pilen bredvid Punktlista eller Numrerad lista i gruppen Stycke på fliken Start. Du kan flytta hela listan till vänster eller till höger. Klicka på en punkt eller ett nummer i listan och dra den till dess nya plats. Hela listan flyttas då och numreringsnivåerna ändras. biblios.se/data/word/indrag.docx 8 av 17 biblios.se/data/word/n3-formatering.pdf

9 Tabbar Tabbar, brytningar Microsoft Office Word 2007 Med tabbar kan du arrangera text och siffror i kolumner. När du trycker på tabb-tangenten ställer sig insättningspunkten under nästa tabbstopp i linjalen. De förinställda tabbarna sitter på 2,3 cm avstånd från varandra. Öppna ett tomt dokument och klicka under siffrorna 4, 8 och 12 i linjalen Nu ska linjalen se ut såhär: 1. Tryck på och insättningspunkten hoppar in under din första tabb, den på fyra cm 2. Skriv: Ordbehandling 3. Tryck på tabb igen och insättningspunkten hamnar under åtta 4. Skriv: Kalkylering 5. Tryck på tabb igen och under Skriv: Presentationer. Håll nere 7. Fyll i resten: och tryck på När du håller på med tabbar är det bra att kunna göra mjuk radbrytning, hur gör du det? 9 av 17

10 Tabbar Tabbar, brytningar Microsoft Office Word hoppar till nästa tabbstopp... hoppar tillbaka +... hoppar ner till nästa rad... hoppar upp igen Håll muspekaren över tabben och Klicka, dra och släpp Borta! när muspekaren är en vit pil lite under linjalen Du kan placera ut fyra typer av tabbar, dessa ser du på bilden nedan. Placera ut tabbar Specialinställningar Slänga en tabb klicka i den undre vita delen av linjalen. dubbelklicka på en av de tabbar du har satt ut. klicka på tabben, dra och släpp lite under linjalen. biblios.se/data/word/tabbar.docx biblios.se/data/word/n3-tabbar.pdf 10 av 17

11 Tabeller Tabeller, skapa, infoga, redigera Microsoft Office Word 2007 En tabell är uppbyggd av rader och kolumner. Skärningspunkten mellan en rad och en kolumn kallas för en cell. Öppna ett tomt dokument och välj: Infoga Tabell 4x3 Nu har du en tabell att leka med, skriv in lite text, kanske den du ser nedan... februari mars april Kalles försäljning Evas försäljning Hoppa till nästa cell...tabb Föregående rad...pil UPP Första cellen på raden...alt + HOME Föregående cell... SHIFT + TABB Nästa rad... PIL NED Sista cellen på raden... ALT + END...en cell håll muspekaren i cellens vänstra kant, när muspekaren ser ut som klickar du. en rad: håll muspekaren precis till vänster utanför raden. När muspekaren ser ut en kolumn: som klickar du. håll muspekaren precis ovanför kolumnen och när muspekaren ser ut som klickar du. hela tabellen: håll muspekaren inom tabellområdet och då ser du i tabellens övre vänstra hörn som du klickar på. För att ta bort innehållet i en rad eller kolumn, markera och tryck på DELETE För att ta bort en rad eller kolumn, markera raden och tryck på BAKSTEG För att infoga en ny rad kan du: o ställa dig sist i tabellen och trycka på Tabbtangenten o välja Tabellverktyg Layout Infoga ovanför eller Infoga nedanför Vill du ta bort allt innehåll i tabellen, markera hela tabellen och tryck på DELETE Vill du sedan ta bort hela tabellen, markera hela tabellen och tryck på BAKSTEG biblios.se/data/word/tabeller.docx 11 av 17

12 Formatmallar Formatmall och innehållsförteckningr Microsoft Office Word 2007 En formatmall är en uppsättning av bestämda formateringar (som du kan ändra). Fördelar med formatmallar: Flera format kan ändras samtidigt. Det är lättare att få en konsekvent utformning av ett långt dokument. Det går att göra en automatisk innehållsförteckning eller ett index. Öppna ett tomt dokument och skriv texten i rutan. Emma Emmason Arbetslivserfarenhet Säljare/ telefonsäljare Jacobssons tobak Arbetade med nyinförsäljning, exponering och rådgivning av Anderssons produktportfölj. Mitt distrikt innefattade centrala Göteborg, delar av Skaraborg och ner mot Småland. Kunderna bestod av allt från små kiosker upp till grossister Säljare/ ordermottagare ABAB Min huvudsakliga arbetsuppgift här var ordermottagning per telefon av högtalare som ABAB marknadsför i Sverige. Jag hade också ansvar för alla utleveranser och service av produkterna Kurir/ transportör Gbg-kurir Jag utförde leveranser av viktiga utlandsförsändelser i Göteborgsområdet. Min uppgift var också att informera företagen om DDDs tjänster och skapa merförsäljning. Blev utsedd till månadens kurir under min period på DDD. Utbildning Ställ in Emma Emmason som rubrik 1 1. Klicka någonstans i raden 2. Välj Rubrik 1 Ställ in Arbetslivserfarenhet som rubrik 2 1. Klicka någonstans i raden 2. Välj Rubrik 2 Ställ in Raderna med år och jobb som rubrik 3 1. Klicka någonstans i raden med Säljare. och välj Rubrik 3 2. Klicka någonstans i raden med och välj Rubrik 3 3. Klicka någonstans i raden med och välj Rubrik 3 Nu kanske det ser ut ungefär som på nästa sida: 12 av 17

13 Formatmallar Formatmall och innehållsförteckningr Microsoft Office Word 2007 Formatmallarna finns uppe bland knapparna under Start. Högerklicka på formatmallen du vill ändra och välj ändra. Ändra sedan det du vill ändra. Ändra rubrik 2 till storlek 20 och grön färg. 1. Högerklicka på rubrik 2 2. Välj ändra 3. Ändra storlek och färg 4. Klicka på OK 1. Tryck Ctrl + Home för att hoppa högst upp i dokumentet 2. Tryck Ctrl + Enter för att göra en sidbrytning 3. Tryck Ctrl + Home för att hoppa högst upp på den tomma sidan 4. Välj Referenser Innehållsförteckning klicka på den högst upp biblios.se/data/word/formatmallar.docx 13 av 17

14 Koppla dokument Koppla dokument till en adresslista Microsoft Office Word Starta Word 2. Utskick Starta koppling av dokument Steg för steg-guiden Koppla dokument 3. Pricka för Brev 4. Klicka på Nästa: Startdokument 5. Pricka för Använd aktuellt dokument 6. Klicka på Nästa: Välj mottagare 7. Pricka för Ange en ny lista och klicka på Skapa 8. Fyll i listan som nedan: 9. Bekräfta med OK 10. Skriv ett filnamn och klicka på SPARA, välj sedan OK 11. Välj Nästa: Skriv brevet 12. Skriv brevet som nedan (adressblock och hälsningsrad fick jag klicka för att få in) 13. Klicka på Nästa: förhandsgranska breven 14. Klicka på dubbelpilarna för att titta på de olika breven 15. Klicka på Nästa: Slutför koppling av dokumentet Du måste nog försöka flera gånger innan det funkar 14 av 17

15 Utskrift Utskrift, inställningar, förhandsgranska, sidhuvud- och sidfot Microsoft Office Word 2007 Skriv ut ett dokument med (CTRL + P). För att därefter välja olika inställningar. Kortkommando CTRL + P Du har ett långt dokument men vill bara skriva ut valda sidor i detta, tex sidan 1,3 och 9. Går det? Nej, varför skulle du vilja göra det? Ja, du prickar för Sidoroch skriver 1,3,9. Sedan väljer du OK Ja, du klickar på sidorna och sedan klickar du på skriv ut. 15 av 17

16 Utskrift Utskrift, inställningar, förhandsgranska, sidhuvud- och sidfot Microsoft Office Word 2007 Finns med på varje sida. Sidnummer, datum, filnamn är exempel på information som kan finnas med i sidhuvud eller sidfot. 1. Dubbelklicka i övre kanten i ditt dokument 2. Välj Sidnummer Aktuell position välj ett format Du tycker att Word är jättekul och vill förkovra dig inom layout och texthantering. Vad är nästa steg? Du ringer Microsoft och ber dem komma hem till dig och installera Word plus plus. Du börjar fundera på om du inte ska lära dig Adobe InDesign. 3. Avsluta med att klicka på Stäng 1. Dubbelklicka i nederkanten i ett av bladen i ditt dokument 2. Tryck på Tabb och skriv ditt för och efternamn 3. Avsluta med att klicka på Stäng biblios.se/data/word/utskrift.docx 16 av 17

17 Microsoft Office Word 2007 Går det att visa eller dölja linjalen? Ja, till höger om linjalen finns en knapp. Med vilket kortkommando öppnar du ett nytt tomt dokument? Ett tomt nytt dokument öppnas med CTRL + N Word vill ibland ändra dina gemener till versaler. Går det att stänga av den funktionen? JA, ta bot bocken framför Inled varje mening med en versal. När du håller på med tabbar är det bra att kunna göra mjuk radbrytning. Hur gör du det? Shift + Enter Du har ett långt dokument men vill bara skriva ut valda sidor i detta, tex sidan 1,3 och 9. Går det? Ja, du prickar för Sidoroch skriver 1,3,9. Sedan väljer du OK Du tycker att Word är jättekul och vill förkovra dig inom layout och texthantering. Vad är nästa steg? Du börjar fundera på om du inte ska lära dig Adobe InDesign. Vad heter det här dokumentet? Word-dag1.docx Vilken sida befinner du dig på och hur många sidor består dokumentet av? Sidan 3 av 6 Vad kallas ordbehandlingsprogrammets markör som måste stå där du vill skriva? Insättningspunkten Vad är det för skillnad mellan att använda tangenterna Backsteg och Delete när du raderar? Backsteg raderar det som står till vänster eller ovanför. Delete raderar det som står till höger eller under. Ett annat namn på Entertangenten? Retur Ibland skriver man CTRL + Z när två tangenter kommer till användning samtidigt, hur skall tangenterna användas? Håll nere CTRL och tryck en gång på Z Vad är det för skillnad mellan kommandot Spara som och kommandot Spara? Spara som används när du ska döpa ett dokument och placera det i en mapp. Spara används bara till ändringar i ett dokument som redan har ett namn och ligger i en mapp Hur gör du om du raderat en massa text av misstag? Du ångrar, tex med CTRL + Z Stil: Georgia Snittvariant: Kursiv Storlek: 11 Hur tar man reda på t ex en rubriks teckenstorlek i dokumentet? Klicka i rubriken och titta uppe bland knapparna (under Start). Vad blir det för skillnad om man klickar en gång eller dubbelklickar på knappen Hämta format? Enkelklick gör att du kan hämta formatet till ett ställe. Med dubbelklick kan du hämta formatet obegränsat antal gånger men du måste stänga av med ESC. Hur gör du om du vill ha dubbel understrykning av markerad text? Listpilen på knappen för understruket. Hur gör man för att få teckenstorlekar som inte finns med i listan t ex 178 punkter? Skriv in i rutan för teckenstorlek och bekräfta med Enter. Nämn två vanliga filtyper för bitmappsbilder. BMP och JPG Vilka två huvudtyper av digitala bilder finns det? Vektor och Bitmap Vilken av ovanstående huvudtyper förlorar skärpa vid förstoring? Bitmap Hur förstorar du en bild så att den behåller proportionerna mellan bredd och höjd? Drar i ett av de fyra hörnen. Hur växlar du mellan att en bild är flytande över texten eller ligger tätt intill texten? Dubbelklicka på bilden, välj sedan Figursättning och tex Tätt. Vad skiljer ett marginaljusterat stycke från ett vänsterjusterat? Ett marginaljusterat stycke har raka marginaler både till höger och till vänster. På vilka två sätt kan du ställa in ett hängande indrag i ett stycke? På linjalen och i menykategorin Stycke. Vilka fyra typer av tabbstopp finns det? Vänster, centrerat, höger och decimaljusterat. Vart flyttar sig insättningspunkten när du trycker på tabulatortangenten? Till nästa tabbstopp, det ser du på linjalen. Hur gör du för att se på en gång var tabbarna finns på en rad? Klicka i raden och titta på linjalen. Hur ändrar du storlek på en kolumn? Stryk under rätt alternativ nedan. -Klicka och dra i kolumnens högerkant. Med vilken tangent tar du bort innehållet i en tabell? Med tangenten: Delete Med vilken tangent tar du bort både tabell och innehåll? Med tangenten Baksteg.