ANVÄNDARHANDBOK till program

Transkript

1 VIKTIG INFORMATION! Eftersom handbokens bilder är konverterade i två steg, först från program EKONOMI 2000 till MS Word och därefter från Word till Acrobat PDFfil, är det ofrånkomligt att det uppstår vissa förvrängningar i en del av bildtexterna som gör dem svårlästa. Ifall du behöver förbättra läsbarheten kan du förstora sidan till full skärmbredd. ANVÄNDARHANDBOK till program VERSION 3.1 ADMEK Trollebergsvägen 20 A LUND [email protected]

2 2 INLEDNING Den här användarhandboken beskriver hur du använder och arbetar med ekonomisystemet EKONOMI Handboken är pedagogiskt upplagd och lätt att använda. I den till vänster visade innehållsförteckningen kan du snabbt och enkelt stega dig fram till den hjälp du behöver. I användarhandboken är kommandoknapparna markerade med röd text. Meddelanden är markerade med blå text. Alla alternativ och textangivelser är markerade med grön färg. Samtliga formulär du arbetar med i programmet finns med som bilder i användarhandboken kompletterade med förklarande texter. INSTALLATION SYSTEMKRAV Minst Pentium II-processor 366 Mhz (eller motsvarande) Operativsystem: Windows 98, ME, NT4.0, 2000, XP Minst 64 MB arbetsminne Hårddisk med minst 50 MB ledigt utrymme CD-läsare För säkerhetskopiering: CD-brännare INSTALLATIONSANVISNINGAR Här följer instruktioner om hur du installerar programmet EKONOMI Det är viktigt att du följer instruktionerna steg för steg. Direkt efter att du har laddat ned programmet via Internet startar installationsprogrammet automatiskt (om inte detta sker gå då till mappen där du har lagt det nedladdade programmet och starta därifrån). 1. Installationsprogrammet startar och följande formulär visas: Det är vi ktigt att du avslutar alla andra Windowsprogram innan du kör detta installationsprogram.

3 3 2. äs noga igenom formulärets instruktioner och tryck därefter på knappen Nästa, varvid programmets L licensavtal visas. 3. et är mycket viktigt att du läser igenom licensavtalet. Om du accepterar villkoren i avtalet trycker du på D knappen Ja för att därmed fortsätta installationen. Följande formulär kommer då att visas:

4 4 4. Här väljer du den katalog till vilken programmet och dess filer skall installeras. Väljer du den förvalda katalogen C:\eko2000\Program trycker du på knappen Nästa och kommer då till följande formulär: 5. ör att starta installationen av EKONOMI 2000 trycker du på knappen Installera. F Du kan nu följa installationsförloppet på skärmen.

5 5 6. När installationen är avslutad visas följande formulär: 7. Avsluta installationsprogrammet genom att trycka på knappen Avsluta. 8. För att EKONOMI 2000 skall fungera korrekt måste Windows nu startas om. Tryck på knappen Ja i första meddelanderutan. Ytterligare en meddelanderuta visas som bekräftar att datorn startas om. Tryck på knappen OK.

6 6 AVINSTALLATION Om du av någon anledning inte längre vill ha kvar programmet EKONOMI 2000 i din dator kan du avinstallera det. Klicka på knappen Start på skrivbordet och under programmenyn går du till EKONOMI 2000 och vidare till ikonen Avinstallera. Härvid visas följande formulär: Om du vill avinstallera programmet EKONOMI 2000 från din hårddisk trycker du på knappen Avinstallera. Programfilen går inte att avlägsna direkt i avinstallationsprogrammet utan måste plockas bort manuellt. Stäng dialogrutan och starta om Windows. Gå till Utforskaren och markera katalogen där program EKONOMI 2000 var installerat. Tryck därefter på höger musknapp och klicka på Ta bort varvid katalogen läggs i papperskorgen när du svarar Ja. Töm sedan papperskorgen. PROGRAMSTART För att programmet bäst skall komma till sin rätt bör skärmupplösningen (skrivbordsstorlek) vara inställd på 1024 x 768 bildpunkter och teckenstorleken vara inställd på Windows standard 96 dpi (normalstorlek). För att kontrollera detta går du till väga på följande sätt: 1. Välj Inställningar på skrivbordets Startmeny 2. Gå till Kontrollpanelen och välj Bildskärm 3. I dialogrutan Egenskaper för bildskärm väljer du fliken Inställningar 4. Här kan du kontrollera den inställda skrivbordsstorleken 5. För att kontrollera tecken-inställningen trycker du på knappen Avancerat och går till fliken Allmänt

7 7 STARTA PROGRAMMET Du kan starta programmet antingen genom att dubbelklicka på skrivbordsikonen EKONOMI 2000 eller genom att gå in i Program under skrivbordets Startmeny och där välja EKONOMI Följande bild kommer alltid först upp när du startar programmet. HJÄLP Från varje formulär i programmet kan du nå direkt till användarhandboken via hjälpknappen, alltid symboliserad som en rund knapp med ett frågetecken längst upp i högra hörnet på formuläret. Handboken är uppbyggd som en PDF-fil via Internet och kan nås med hjälp av Acrobat Reader som kan laddas ner gratis via Internet. Om du som användare har bredbandsuppkoppling till Internet är det lämpligt att hela tiden vara uppkopplad när du använder hjälpfunktionerna för att ge en snabbare kommunikation. När du trycker på knappen Hjälp kommer du först till en meddelanderuta som anger vilket område du söker hjälp inom samt under vilken rubrik i handboken som hjälpen finns att tillgå. Efter en stund kommer du in i användarhandboken (PDF-filen), där du på vänster sida har innehållsförteckningen (bokmärken). För att stega dig fram i innehållsförteckningen trycker du antingen på +/- rutorna eller dubbelklickar på sidan. Det finns också en bra sökfunktion (se närmare Hjälpen för Acrobat Reader). I innehållsförteckningen anges sidnumret före rubriken för sidan. För att ge bättre läsbarhet åt sidorna går du till verktygsfältet och klickar på sidikonen Verklig bredd (100%). För att förstora texten ytterligare, ta bort Bokmärken och klicka på sidikonen Sidbredd (full skärmbredd). För att återgå till programmet trycker du på kryssrutan längst upp i högra hörnet.

8 8 UTVÄRDERINGSPROGRAM De första 30 dagarna från första programstart räknas programmet EKONOMI 2000 som ett utvärderingsi program. Detta innebär dock inte att det är några inskränkningar i programmet utan det program du nu har handen är en fullversion och innehåller samtliga erforderliga moduler. När du startar EKONOMI 2000 för allra första gången får du följande meddelande: Välkommen till EKONOMI Du har nu möjlighet att under maximalt 30 dagar prova och utvärdera detta program. När du nu trycker på knappen OK kommer följande formulär upp: Detta formulär kommer upp de första 30 dagarna varje gång du startar EKONOMI I ovankanten ser du hur många dagar som är kvar av utvärderingen. Trycker du på knappen Avsluta går du vidare utan att registrera. OBS! Från och med dag 31 inaktiveras dock hela huvudmenyn vilket gör att programmet inte går att köra när du trycker på knappen Avsluta.

9 9 Om du vill fortsätta att använda programmet efter testperioden måste du köpa en användarlicens för EKONOMI För att beställa ditt licensnummer och köpa en användarlicens inklusive supportavtal tryck på knappen Registrera och du får då upp följande formulär: Registrering Registreringen sker i två steg: Steg 1: Du sänder in den angivna koden (röda siffror) till oss tillsammans med företagsnamn (namn), postadress, telefon och e-postadress. Detta gör du genom att trycka på knappen Registreringsformulär. Du fyller nu i detta formulär som finns på vår hemsida och skickar det till oss. Om du önskar en mer detaljerad information om hur du går till väga under steg 1 ser du en detaljerad förklaring till höger om formuläret. Tryck på knappen Detaljinformation Steg 2: Efter att vi erhållit denna kod från dig sänder vi ett licensnummer via din . Licensnumret bekräftar du genom att skriva in numret i det vita fältet under steg 2. Den röda sifferkoden som nu har kommit upp kan du helt ignorera. När du skrivit in ditt licensnummer (kontrollera noga att siffrorna är rätt) trycker du på knappen Registrera och programmet registreras. Om du på något sätt anger fel kod kommer meddelandet: Koden stämmer ej! Prova igen och kontrollera sifferkoden noga. Om allt har fungerat rätt får du meddelandet: Programmet är nu registrerat och du hälsas välkommen som användare av EKONOMI Du kan nu fortsätta använda programmet som tidigare. Om du önskar en mer detaljerad information om hur du går till väga under steg 2 ser du denna till höger om formuläret. Tryck på knappen Detaljinformation

10 10 VAL AV FÖRETAG Direkt efter att huvudmenyn kommer upp vid programstart visas följande formulär: Här har du möjlighet att välja företag, två egna företagsnamn och två Demoföretag. Vid programstart förväljs alltid Företag 1. När det gäller Demoföretagen kan du inte ändra företagsnamnen på dessa. Du väljer vilket företag du vill arbeta med vid programstart. För att ändra ditt val av företag måste du avsluta programmet först och sedan starta om. För att gå vidare när du valt företag trycker du på knappen OK och får då upp formuläret Fakturastatus (se vidare förklaring i tillhörande text). Radera företag Du har också möjlighet att radera ett företag du inte längre vill ha kvar. Du trycker på knappen Radera företag och följande formulär kommer upp: I listrutan väljer du det företag som skall raderas och trycker på knappen OK. Om du inte vill radera företaget trycker du på knappen Avbryt och du återgår till huvudmenyn. Innan du raderar företaget kommer följande varningsmeddelande: Ett företag som du inte längre vill ha kvar kan du radera. Tänk dock på att när du raderar ett företag försvinner alla data som gäller företaget. Det är därför viktigt att du tar en säkerhetskopia av företaget innan du raderar. Efter att du tryckt på knappen OK i varningsmeddelandet får du en sista kontrollfråga: Är det säkert att du vill radera företaget: nn? Glöm dock inte att ta en säkerhetskopia först! Svarar du Nej avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn. Svarar du däremot Ja raderas företaget och alla dess data försvinner.

11 11 FAKTURASTATUS Här får du vid varje programstart en uppdatering i fakturastatusen och följande formulär visas: Kundfakturor Här visas hur många kundfakturor som har statusen påminnelse 1 (rosa fält) samt hur många fakturor som har statusen påminnelse 2 (rött fält). Om du direkt vill göra någon åtgärd trycker du på knappen Åtgärd (under kundfakturor) varvid du kommer till formuläret Kundfakturaregister. Leverantörsfakturor Här visas det antal leverantörsfakturor som har överskridit förfallodagen. Om du direkt vill göra någon åtgärd trycker du på knappen Åtgärd (under Leverantörsfakturor) varvid du kommer till formuläret Leverantörsfakturaregister. Väljer du att inte göra någon åtgärd nu trycker du på knappen Avbryt varvid formuläret stängs och du kommer till huvudmenyn.

12 12 HUVUDMENY Det är från huvudmenyn du alltid väljer vad du skall arbeta med. Det är till huvudmenyn du alltid återvänder då du har utfört ett arbete och då du skall välja nya funktioner och arbetsområden. Huvudmenyn är upplagd på ett enkelt och överskådligt sätt som gör det enkelt för dig att arbeta med. I huvudmenyn anges namnet på företaget du arbetar med. Vidare anges det bokföringsår du valt. Huvudmenyn är upplagd med följande funktioner och knappar: KUNDER FAKTURERING PRODUKTER LEVERANTÖRER ADRESSER Ny kund : Registrering av en ny kund. Kundregister : Register över samtliga kunder. Faktura : Registrering och utskrift av ny kundfaktura. Fakturaregister : Kundfakturaregister, kundreskontra och hantering av inbetalning, påminnelser och kundkreditfakturor. Ny produkt : Registrering av en ny produkt. Produktregister : Register över företagets samtliga produkter Ny leverantör : Registrering av en ny leverantör. Fakturaregister : Leverantörsfakturaregister, leverantörsreskontra samt hantering av fakturaregistrering och utbetalning. Ny adress : Registrering av nya adresser som inte är kunder eller leverantörer. Adressregister : Register över samtliga adresser inklusive kunder och leverantörer.

13 13 ALLMÄNT DOKUMENTHANTERING VERIFIKATIONER KONTOPLAN RAPPORTER Företagsuppgifter : Registrering av företagsuppgifter samt hantering av bokföringsår, logotype etc. Statistik : Ekonomisk statistik över sålda produkter (varor och tjänster). Budget : Resultatbudget, likviditetsbudget och företagsanalys. Säkerhetskopiering : Säkerhetskopiering av företagsdata till CD-ROM och /eller hårddisk. Offert : Registrering av ny offert. Ordererkännande : Registrering av nytt ordererkännande. Följesedel : Registrering av ny följesedel. Ny verifikation : Registrering av nya verifikationer, inklusive kontantförsäljning och ofta återkommande verifikationer. Fast verifikationstext : Inläggning av fasta verifikationstexter. Register : Verifikationsregister. Överföring av balansposter : Överföring av utgående balans för aktuellt bokföringsår till ingående balans nästkommande år. Avsluta bokföringsår : Registrering av årets resultat per den sista dagen på bokföringsåret. Kontoplan : Hantering av kontoplanen samt ingående balans. Rapporter : Utskrift av rapporter. ALLMÄNT All datumangivelse kontrolleras beträffande giltigt datum. Om inte datumen är rätt angivna kommer meddelandet: Det är inget giltigt datum! I samtliga register kan förflyttning ske genom knapparna Page Down och Page Up. I de dokument du skriver ut kan företagets logotype visas i övre vänstra hörnet. Du måste dock välja och spara denna logotype (se vidare Logotype). Har du inte angivit någon företagslogotype kommer du vid varje utskrift att få följande meddelande: Sökvägen till företagets logotype saknas! Vill du ange den nu? OBS! Svarar du Nej skrivs valda dokument ut UTAN logotype. Svarar du alternativet Ja kommer du till formuläret där du kan ange företagets logotype (se Logotype under Företagsuppgifter). Utskrifter rapporter, register etc. Utskriftsformat För att få korrekta utskrifter av de i programmet ingående dokumenten måste skrivarens utskriftsformat vara inställt på standard A4 (210x297 mm). Detta ställer du in på följande sätt: Gå till Kontrollpanelen och välj Skrivare. Högerklicka på aktuell skrivare och välj Utskriftsinställningar. Gå till fliken Setup och välj A4 (210x297 mm) under rubriken Paper Size. Tryck på OK.

14 14 Här visas ett exempel på utskrift av Balansrapport: För att skriva ut listan eller rapporten trycker du på knappen PRINT längst upp till vänster varvid du får upp dialogrutan Skriv ut.

15 15 Här väljer du på vanligt sätt vilken skrivare du skall skriva ut på, vilka sidor du skall skriva ut etc. tryck därefter på knappen Skriv ut. Vill du avbryta utskriften tryck på Avbryt. Normalstorleken på skärmbilden är 100%. Du kan dock välja olika storlekar genom att välja procenttal i Zoomrutan. För att avbryta visningen av listan eller rapporten på skärmen trycker du på kryssknappen i övre högra hörnet, och då återgår du till huvudmenyn. FÖRETAGSUPPGIFTER Med funktionen företagsuppgifter lägger du in eller ändrar uppgifter om det aktuella företaget Företagsnamn Här anger du företagets namn. Anger du inget namn kommer ett felmeddelande: Ange ett företagsnamn. Gatuadress Här anger du företagets gatuadress (besöksadress) Postadress Här anger du företagets postadress

16 16 Postnr/ort Här anger du företagets postnummer och postort Vår referens Här anger du namnet på företagets referensperson Här anger du företagets adress Hemsida Här anger du adressen till företagets hemsida på Internet Organisationsnr Här anger du företagets organisationsnummer F-skatt Här anger du numret på företagets F-skattebevis Postgiro Här anger du företagets postgironummer Bankgiro Här anger du företagets bankgironummer Momssats Här anger du företagets momssats i %. Anger du ingen momssats kommer ett meddelande upp Ange en momssats. Produktuppläggning av ID-nr. Här kan du välja företagets uppläggning av produktnummer Löpande ID-nummer: Serien börjar automatiskt med produkt nummer 1 och fortsätter sedan i nummerföljd. Produktnummerserien kan inte ändras. Valfritt ID-nummer: Här kan du välja valfria produktnummer med både bokstäver och siffror blandade. Maximalt antal tecken: 6. Du kan när du vill växla mellan de båda produktnummeralternativen (detta rekommenderas dock inte). Uppdatering av likviditetsbudget. Här kan du välja hur företagets likviditetsbudget skall uppdateras. Automatiskt varje månad: innebär att likviditetsbudgeten uppdateras automatiskt för varje hel månad med aktuellt utfall. Manuellt: Här måste du för varje enskild månad manuellt lägga in det aktuella utfallet Du kan när du vill växla mellan de båda alternativen

17 17 BOKFÖRINGSÅR När du väljer knappen Bokföringsår visas följande formulär: Till höger visas datumangivelsen för det valda bokföringsåret. Skapa nytt bokföringsår Genom at trycka på knappen Skapa nytt bokföringsår görs en uppläggning av ett nytt bokföringsår och följande formulär visas: Datumangivelsen Fr.o.m Anger dagen efter föregående bokföringsårs slutdatum och kan inte ändras. Datumangivelsen T.o.m Anger bokföringsårets slutdatum och är förangiven till den 31 dec. Detta datum kan dock ändras efter önskemål. Om bokföringsåret är längre än 18 månader kommer följande felmeddelande: Bokföringsåret är för långt. Maximal längd är 18 månader! Om bokföringsårets slutdatum ligger före startdatum fås följande felmeddelande: Bokföringsårets slutdatum kan inte ligga före startdatum. När du trycker på knapppen OK skapas det nya bokföringsåret och utgående balans (UB) från föregående år kopieras till ingående (IB) i det nya bokföringsåret.

18 18 Genom knappen Avbryt återgår du till formuläret Bokföringsår. Om fler än två bokföringsår är öppna samtidigt (inkl det nya året) får du följande meddelande: Maximalt kan endast två bokföringsår vara öppna samtidigt vilket innebär att det inte går att skapa något nytt bokföringsår förrän år xxxx är låst. För att skapa ett nytt bokföringsår måste du befinna dig i det senast skapade bokföringsåret annars kommer följande meddelande: För att kunna skapa ett nytt bokföringsår måste du befinna dig i det senaste skapade året, dvs välj bokföringsår xxxx. Tidigare bokföringsår Från listan Tidigare bokföringsår kan du välja önskat bokföringsår genom att markera året och därefter trycka på knappen OK. För det bokföringsår som är markerat visas i en ruta årets status dvs. om året är öppet eller låst. Om det valda bokföringsåret är låst kan inte några nya verifikationer registreras. Däremot kan samtliga rapporter visas. Detta visas i ett meddelande. Låsa bokföringsår Om bokföringsåret redan är låst kommer följande meddelande: Bokföringsåret är redan låst! Om föregående år inte är låst kommer följande meddelande: Det går inte att låsa året förrän föregående bokföringsår är låst! Det går att låsa ett bokföringsår innan den sista dagen har passerats och du får då följande fråga: Skall du verkligen låsa bokföringsåret innan den sista dagen passerats? Om du trycker Ja låses bokföringsåret, trycker du Nej avbryts funktionen. Innan bokföringsåret låses får du följande meddelandeformulär som du noga bör läsa igenom innan du går vidare.

19 19 När du trycker på knappen OK kommer följande formulär att visas. Här är ytterligare en kontrollstation innan året låses som bekräftar bokföringsårets startdatum resp. slutdatum samt vilket företag det gäller. Dessutom ges en fråga om du har tagit en säkerhetskopia av bokföringsåret. Genom att trycka på knappen Säkerhetskopia kommer du direkt till säkerhetskopiering. Om du trycker på Avbryt avbryts låsningen av bokföringsåret. Genom att trycka på knappen OK kommer låsning av bokföringsåret att ske. Har du inte gjort avslut för bokföringsåret kommer fölljande meddelande: Du har inte avslutat resultaträkningen mot balansräkningen och kan därmed inte gå vidare. Bokför först verifikationen för årets resultat! Ytterligare en kontrollfråga ställs innan låsning och lyder som följer: Är det säkert att du vill låsa bokföringsår xxxx? Om du svarar Ja ställs en sista kontrollfråga innan låsningen av bokföringsåret: Är det absolut säkert att du vill låsa bokföringsår xxxx? Efter låsningen kan inga ytterligare verifikationer bokföras på året. Slutlig utgående balans kommer nu automatiskt att överföras till ingående balans i bokföringsår yyyy. Om du trycker Ja kommer låsningen av bokföringsåret att genomföras vilket följande meddelande på skärmen visar: Bokföringsåret håller på att låsas. Med knappen Avbryt återgår du till huvudmenyn.

20 20 STANDARDTEXTER Här bestäms de generella texter (standard) som skrivs in på olika dokument. För var och en av texterna kan maximalt 240 tecken anges. Genom att trycka på knappen Standardtexter kommer du till följande formulär: Här kan texter till följande sex dokument skrivas in: offert, ordererkännande, faktura, kreditfaktura, påminnelse 1 samt påminnelse 2.

21 21 LOGOTYPE Genom att trycka på knappen Logotype får du följande formulär: Med knappen Välj bild kan du hämta företagets framtagna logotype från dialogrutan Öppna. Du kan välja bilder från filtyperna: Bitmappbild (*.bmp) JPEG-bild (*.jpg) GIF-bild (*.gif) När du valt bild, tryck på knappen Öppna. Den valda logotypen är nu placerad i bildrutan i logotype formuläret. I fältet ovanför bilden syns sökvägen till bilden. Är du nöjd med resultatet trycker du på knappen Spara..Den sparade logotypen kommer nu att läggas in i samtliga dokument (fakturor, offerter etc). Genom att trycka på knappen Rensa tar du bort den sparade logotypen från hela systemet. Ett TIPS! När du skapar en logotype som t.ex. en bitmapfil (.bmp) så placera bilden längst upp i vänstra hörnet.

22 22 MEDDELANDEN Genom att trycka på knappen Meddelande kommer du till formuläret Återställa visning av meddelanden samt val av hjälpkatalog. Om du vill att verifikationsmeddelandet skall visas även i fortsättningen markera då i kryssrutan. Här väljer du också var du vill hämta pdf-filen för hjälpfunktionerna. Du måste också ange din mailserver. Vidare kan du här lägga in ett allmänt meddelande på dina -fakturor.

23 23 INSTÄLLNINGAR Genom att trycka på knappen Inställningar kommer du till ett formulär där du väljer startnivå för de olika nummerserierna. Vidare så anger du antal dagar för fakturapåminnelser.

24 24 KUNDER Under rubriken kunder i huvudmenyn kan du lägga in nya kunder samt sköta hanteringen av kundregistret. NY KUND För att registrera en ny kund tryck på knappen Ny kund varvid formuläret Kundkort visas. När du registrerar en ny kund läggs uppgifterna samtidigt automatiskt in i det allmänna adressregistret. KundID Läggs automatiskt in i nummerföljd med start på kundnummer 101. Namn Här anger du kundens namn. Har du inte angivit något kundnamn kommer ett meddelande. Du har inte angivit något kundnamn. Gatuadress Här anger du kundens gatuadress Postadress Här anger du kundens postadress. Postnr/ort Här anger du kundens postnummer och postort. Telefon Här anger du kundens telefonnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Telefax Här anger du kundens telefaxnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt.

25 25 Mobil Här anger du kundens mobilnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Här anger du kundens adress. Hemsida Här anger du adressen till kundens hemsida på Internet. Referens Här anger du namnet på kundens referensperson. Betalningsvillkor Här anger du kundens betalningsvillkor i dagar netto. Anger du inte något betalningsvillkor kommer ett meddelande: Du måste ange kundens betalningsvillkor. När du trycker på knappen OK får du först frågan: Vill du registrera ny kund? Svarar du Nej avbryts registreringen, svarar du Ja på frågan registreras kundens uppgifter. KUNDREGISTER Genom att trycka på knappen Kundregister i huvudmenyn kommer du till formuläret Kundregister

26 26 När du markerar kunden i listrutan visas respektive kunds kundfakta i nedre delen av formuläret. Om du inte har markerat någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte markerad! Kunderna är sorterade i bokstavsordning efter kundnamn. Redigerar i registret gör du genom att trycka på knappen Ändra i register och får då upp följande formulär: I formuläret visas de kunduppgifter som är registrerade. Här kan du ändra kundens uppgifter samt komplettera referenslistan med maximalt 5 namn. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad kund? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort kund kan du ta bort en kund ur registret. Har du inte markerat någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte markerad! Innan kunden tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort kund: nn? Om du svarar Ja tas kunden bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. För utskrift av kundregistret tryck på knappen Alla kunder varvid hela kundlistan visas på skärmen. Genom knappen Återgå avbryts kundregistret och du återgår till huvudmenyn.

27 27 Genom att trycka på knappen Kundrabatter visas följande formulär: Genom att trycka på knappen Ny kundgrupp visas följande formulär: Gruppkod Här anger du kundens gruppkod (max 4 tecken). Kundgrupp Här anger du namnet på kundens kundgrupp. Rabatt Här anger du kundens rabatt i %. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du registrera angiven kundgrupp? Om du väljer Ja registreras uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Vill du ändra data i kundgruppen trycker du på knappen Ändra i grupp varvid följande formulär visas: När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad kundgrupp? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen.

28 28 Genom att trycka på knappen Ta bort grupp kan du ta bort en kundgrupp ur registret. Har du inte markerat någon kundgrupp kommer meddelandet: Någon kundgrupp är inte markerad! Innan kundgruppen tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort kundgrupp: nn? Om du svarar Ja tas kundgruppen bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. Sök i kundregistret Genom att trycka på knappen Sök i kundregistret visas följande formulär: Du kan välja att söka i registret utifrån tre olika kriterier nämligen KundID, Namn eller Postort. ADRESSER Under rubriken Adresser i huvudmenyn kan du lägga in nya adresser samt sköta hanteringen av adressregistret. I detta register kan endast klienter som saknar kundnummer eller leverantörsnummer registreras. NY ADRESS För att registrera en ny adress tryck på knappen Ny adress varvid formuläret Adresskort visas.

29 29 Namn Här anger du klientens namn. Har du inte angivit något namn kommer ett meddelande. Du har inte angivit något namn. Postadress Här anger du klientens postadress. Postnr/ort Här anger du klientens postnummer och postort. Telefon Här anger du klientens telefonnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Telefax Här anger du klientens telefaxnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Mobil Här anger du klientens mobilnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Här anger du klientens adress. Hemsida Här anger du adressen till klientens hemsida på Internet. Referens Här anger du namnet på klientens referensperson. När du trycker på knappen OK och inte angett något namn kommer meddelandet: Du har inte angivit något namn! Ifall namnet redan finns i adressregistret får du meddelandet: Namnet finns redan i registret! Innan registrering kommer först en kontrollfråga: Vill du registrera ny adress? Svarar du Nej avbryts registreringen. Svarar du Ja registreras adressuppgifterna.

30 30 ADRESSREGISTER Genom att trycka på knappen Adressregister i huvudmenyn kommer du till formuläret Adressregister När du markerar adressen i listrutan visas respektive klients adressfakta i nedre delen av formuläret. Om du inte har markerat någon adress kommer meddelandet: Någon adress är inte markerad! Adresserna är sorterade i bokstavsordning efter klientnamn.

31 31 Redigera i registret gör du genom att trycka på knappen Ändra i register och får då upp följande formulär: I formuläret visas de klientuppgifter som är registrerade. Här kan du ändra klientens uppgifter samt komplettera referenslistan med maximalt 5 namn. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad adress? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort adress kan du ta bort en klient ur registret. Har du inte markerat någon klient kommer meddelandet: Någon adress är inte markerad! Ifall du försöker ändra i registret då klienten har kund- eller leverantörsnummer kommer följande meddelande: Kunder och leverantörer ändras i deras respektive register. Genom att trycka på knappen Ta bort adress kan du ta bort en adress ur registret. Har du inte markerat någon adress kommer meddelandet: Någon adress är inte markerad! Innan adressen tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort adress: nn? Om du svarar Ja tas adressen bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. Ifall du försöker ta bort en adress i registret då klienten har kund- eller leverantörsnummer kommer följande meddelande: Kunder och leverantörer tas bort i deras respektive register. För utskrift av adressregistret tryck på knappen Alla adresser varvid hela adresslistan visas på skärmen. Genom knappen Återgå avbryts adressregistret och du återgår till huvudmenyn.

32 32 PRODUKTER Under rubriken Produkter i huvudmenyn kan du registrera nya produkter samt sköta hanteringen av produktregistret. NY PRODUKT För att registrera en ny produkt trycker du på knappen Ny produkt varvid formuläret Produktkort visas. Om du har valt löpande produktnummerserie visas följande formulär: Produkt-ID Läggs automatiskt in i nummerföljd med start på produktnummer 101. Beskrivning Här anger du namnet/beteckningen på produkten. Enhet Här väljer du vilken enhet produkten skall ha. Förangivet är st, tim, kg och liter. Du kan även välja att skriva någon annan enhet. Försäljningspris per enhet Här anger du produktens försäljningspris exklusive moms i SEK. Om du har valt alternativet med valfritt produktnummer visas följande formulär: Produkt-ID Här anger du produktens ID-nummer. Du kan använda både siffror och bokstäver blandade. Max antal tecken: 6

33 33 Beskrivning Här anger du namnet/beteckningen på produkten. Enhet Här väljer du vilken enhet produkten skall ha. Förangivet är st, tim, kg och liter. Du kan även välja att skriva någon annan enhet. Försäljningspris per enhet Här anger du produktens försäljningspris exklusive moms i SEK. När du trycker på knappen OK kommer följande kontrollfråga: Vill du registrera ny produkt? Om du svarar Nej avbryts registreringen. Om du svarar Ja registreras produktuppgifterna. Om du valt valfria produktnummer och angivit ett produktnummer som redan finns får du följande meddelande: Angivet produkt-id finns redan i registret. PRODUKTREGISTER Genom att trycka på knappen Produktregister i huvudmenyn kommer du till formuläret Produktregister. När du markerar produkten i listrutan visas respektive produkts produktfakta i nedre delen av formuläret. Produkterna kan sorteras antingen efter Produkt-ID eller efter Benämning.

34 34 Redigera i registret gör du genom att trycka på knappen Ändra i register och får då följande formulär: Om du inte har markerat någon produkt kommer meddelandet: Någon produkt är inte markerad! I formuläret visas de produktuppgifter som är registrerade. Här kan du ändra produktens beskrivning, enhet och försäljningspris. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad produkt? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Svarar du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort produkt kan du ta bort en produkt ur registret. Det går dock inte att ta bort en produkt som är registrerad i statistiken. Detta ger följande meddelande: Produkter som är registrerade i statistiken går inte att ta bort! Har du inte markerat någon produkt kommer meddelandet: Någon produkt är inte markerad! Innan produkten tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort produkt: nn? Om du svarar Ja tas produkten bort. Svarar du Nej avbryts funktionen. För utskrift av produktregistret tryck på knappen Alla produkter varvid hela produktlistan visas på skärmen. Genom knappen Återgå avbryts produktregistret och du återgår till huvudmenyn. Sök i produktregistret Genom att trycka på knappen Sök i produktregistret visas följande formulär: Du kan välja att söka i registret utifrån två olika kriterier nämligen Produkt eller Produktgrupp.

35 35 Produktgrupper Genom att trycka på knappen Produktgrupper visas följande formulär: Genom att trycka på knappen Ny produktgrupp visas följande formulär: Gruppkod Här anger du produktens gruppkod (max 4 tecken). Produktgrupp Här anger du namnet på produktens produktgrupp. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du registrera angiven produktgrupp? Om du väljer Ja registreras uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Vill du ändra data i produktgruppen trycker du på knappen Ändra i grupp varvid följande formulär visas: När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad produktgrupp? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort grupp kan du ta bort en produktgrupp ur registret. Har du inte markerat någon produktgrupp kommer meddelandet: Någon produktgrupp är inte markerad! Innan produktgruppen tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort produktgrupp: nn? Om du svarar Ja tas produktgruppen bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen.

36 36 Prisändringar Genom att trycka på knappen Prisändringar visas följande formulär: Prisändring i %. Här kan du välja om priset skall höjas eller sänkas samt hur stor ändringen skall vara i procent (%). Avrunda priset?. Här kan du välja om priset skall avrundas till hela kronor eller ej (OBS! pris exkl moms) Vilka produkter?. Här kan du välja vilka produkter som skall prisändras Alla produkter: Alla registrerade produkter prisändras enligt angivna villkor.. Vissa produktgrupper: Här kan du välja de produktgrupper vars produkter skall prisändras. Enskilda produkter: Här kan du välja att ändra priset på en enskild produkt. Du måste då gå till respektive produkts produktkort..

37 37 FAKTURERING Under rubriken Fakturering i huvudmenyn kan du sköta hanteringen av kundfakturor. KUNDFAKTURA Genom att trycka på knappen Faktura visas följande formulär: Om du väljer en faktura med fasta rader kan du välja mellan tre olika alternativ: Ingen offert eller ordererkännande skriven Detta alternativ användes då du inte tidigare har lämnat någon offert och/eller ordererkännande. Data från offert Detta alternativ användes då du hämtar data från en tidigare lämnad offert. Data från ordererkännande Detta alternativ användes då du hämtar data från ett tidigare lämnat ordererkännande. Genom att trycka på knappen Layout visas följande formulär: Här kan du förändra fakturans utseende genom att ange om produktraderna skall vara skuggade. Du kan också välja vilka företagsfakta som inte skall visas på fakturan.

38 38 Väljer du däremot att skicka en faktura med fri text ser formuläret ut på följande sätt: VIKTIGT! Det som är viktigt att lägga märke till här är att om du väljer denna typ av faktura så kommer inte produktstatistiken att uppdateras.

39 39 Alternativ 1: Ingen offert eller ordererkännannde skriven Om du väljer det första alternativet (Ingen offert eller ordererkännande skriven) visas formuläret Fakturadata Här lägger du in alla de uppgifter som kundfakturan skall innehålla. Kund Här väljer du till vilken kund som fakturan skall ställas till. Har du inte angivit någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte angiven! Om du skriver in kundnamnet direkt i skrivrutan och kunden inte är registrerad kommer meddelandet: Kunden måste först registreras som NY kund i kundregistret! Referens Här väljer du namnet på kundens referensperson. Maximalt kan 5 referenser finnas i listan. Fakturanummer Här läggs fakturanumret automatiskt in i nummerföljd med start på fakturanummer 101. Kundrabatt Här visas den valda kundrabatten automatiskt.

40 40 Leveransvillkor Här väljer du vilket leveransvillkor som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Leveranssätt Här väljer du vilket leveranssätt som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Dröjsmålsränta Här väljer du vilken dröjsmålsränta som skall gälla. Dröjsmålsräntan anges i procent (%). Du kan även skriva in andra räntesatser. Påminnelse 1 Här väljer du efter hur många dagar från fakturans förfallodag som den första påminnelsen om betalning skall gå ut till kunden. Påminnelse 2 Här väljer du efter hur många dagar från fakturans förfallodag som den andra påminnelsen om betalning skall gå ut till kunden. Om du inte angivit några påminnelsedagar kommer meddelandet: Både påminnelse 1 och påminnelse 2 måste anges! Om du av någon anledning har påminnelse 1 större än påminnelse 2 kommer meddelandet: Påminnelse 1 måste ligga före påminnelse 2! Alternativt kommer meddelandet: påminnelse 2 måste ligga senare än påminnelse 1! Fakturadatum Här anger du fakturadatum. Är alltid förangiven med dagens datum. Du ändrar datum med intilliggande pilknappar. Text på faktura Här anger du vilken text som skall stå på nedre delen av fakturan. Väljer du standard läggs den text in som du angett som Standardtexter (se Företagsuppgifter). Väljer du speciell kommer du till följande formulär: Här skriver du den text du vill ha på fakturan (max 240 tecken) och trycker sedan på OK. Trycker du på Avbryt återgår du till Fakturadata. Fakturatyp Här väljer du fakturatyp. Du kan antingen skicka fakturan som vanlig post eller via Internet som e-post. Momssats Här anger du i procent den momssats som fakturan skall ha.

41 41 Finns det övriga fakturerade kostnader? Här kan du välja att lägga in två ytterligare kostnader i fakturan, exempelvis frakt och emballage. Du markerar först alternativ Ja. Sedan väljer du typ av kostnad i listan och anger därefter beloppet exklusive moms. Har du inga övriga kostnader måste du markera alternativ Nej för att inte få meddelandet: Du måste ange om det finns övriga fakturerade kostnader eller ej! Produkt (vara/tjänst) Här väljer du produkt (vara/tjänst) ur produktregistret. Produkten måste vara registrerad i produktregistret för att ge fortsatt acceptans. Följande meddelande kommer: Du måste ange produkt n (går endast från produktregister). Om du inte angett någon produkt på en viss rad får du meddelandet: Du har inte angivit någon produkt i rad n. Du kan maximalt lägga in 10 olika varor eller tjänster i varje faktura. Produkt-ID Här anges den valda produktens ID-nummer. Enhet Här anges den valda produktens enhet. Antal per enhet Här anger du antalet av produktenheten. Anger du inget antal för produkten kommer följande meddelande: Ange antal i rad n. Det går inte att lägga in en ny produktrad förrän föregående rad slutförts. Genom att trycka på knappen Ångra/Ta bort kan du ta bort den senaste produktraden. Trycker du ytterligare en gång tas nästa rad bort o.s.v. Alternativ 2: Data från offert Om du väljer alternativet Data från offert (alt.2) visas följande formulär: Här väljer du offertens ID-nummer i listrutan genom att markera raden. Härvid visas som kontroll följande uppgifter: Kund-ID, Kundnamn och offertdatum. Genom att trycka på knappen OK visas formuläret Fakturadata (se ovan). Samtliga uppgifter från offerten läggs in i Fakturadata. Det som ska kompletteras är endast Fakturatyp.

42 42 Alternativ 3: Data från ordererkännande Om du väljer alternativet Data från ordererkännandet (alt.3) visas följande formulär: Här väljer du ordererkännandets ID-nummer i listrutan genom att markera raden. Härvid visas som kontroll följande uppgifter: Kund-ID, Kundnamn och orderdatum. Genom att trycka på knappen OK visas formuläret Fakturadata (se ovan). Samtliga uppgifter från ordererkännandet läggs in i Fakturadata. Det som ska kompletteras är endast Fakturatyp.

43 43 Faktura med fri text Väljer du att i formuläret Fakturaalternativ välja faktura med fri text kommer du till följande fakturadataformulär: Det som skiljer detta formulär från den vanliga fakturan är att radangivelserna är ersatta av fyra olika beskrivningar med tillhörande pris. I övrigt se förklaring för Fakturadata. Genom att trycka på knapparna Beskrivning visas följande formulär: I textrutan skriver du in fakturatexten (maximalt 254 tecken). Du kan här också välja om du endast vill ha text genom att välja alternativet Sätt INTE pris.

44 44 Trycker du på knappen Avbryt i formulär Fakturadata avbryts registreringen av fakturan och du återgår till huvudmenyn. Genom att trycka på knappen OK i formulär Fakturadata kommer du till följande formulär: Här visas hur kundfakturorna skall konteras. Fordringskonto Här anger du kontot för kundfordringar. Intäktskonto Här anger du kontot för försäljning. Momskonto Här anger du kontot för utgående moms. Öresutjämning Här anger du kontot för öresutjämning. Övr. kostnads konto 1 Här anger du kontot för övriga kostnader 1. Övr. kostnads konto 2 Här anger du kontot för övriga kostnader 2. Ifall du inte har några övriga kostnader visas inte dessa konton i formuläret. Är det första gången du registrerar en faktura lägger du in ovanstående konton som sedan presenteras varje gång du registrerar en kundfaktura. Som hjälp vid konteringen av en kundfaktura finns ett enkelt exempel om du trycker på knappen Exempel. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts registreringen och du återgår till Fakturadata.

45 45 Vill du fortsätta registreringen av fakturan trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation). Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivet en förtryckt text med fakturanummer och kundnamn. Denna text kan du komplettera som du vill. I formuläret visas hur kundfakturan konteras. Genom att trycka på Avbryt avbryts registreringen av kundfakturan och du återgår till Fakturadata. Trycker du på knappen REGISTRERA kommer först en kontrollfråga: Vill du registrera och kontera faktura iii? Om du svarar Nej avbryts registreringen. Svarar du Ja kommer fakturan att registreras, konteras och skrivas ut i två exemplar, ett original och en kopia. Vidare överförs data för underlag till produktstatistik. KUNDFAKTURAREGISTER Genom att i huvudmenyn trycka på knappen Fakturaregister visas följande formulär: I listrutan visas samtliga kundfakturor. Du kan sortera fakturorna genom att trycka på de olika rubrikknapparna ovanför listrutan. Sortering kan du göra efter Fakturanummer, Fakturadatum, Status, KundID och Kundnamn. När du markerar en faktura i listrutan visas nedan alla data som fakturan innehåller. Du kan förflytta dig i listrutan med hjälp av piltangenterna upp och ner. Fakturatyp Här anges om det är en vanlig kundfaktura eller en kreditfaktura.

46 46 Avser faktura Ifall det är en kreditfaktura anges här fakturanumret på den tillhörande kundfakturan. Fakturadatum Här anges det datum som står på fakturan. Förfallodatum Här anges sista betalningsdag för fakturan. Status Här anges fakturans status vilket innebär följande fyra alternativ; obetald (grå färg), betald (grön färg), påminn 1 (rosa färg) och påminn 2 (röd färg). Betalningsdatum Här anges det datum då fakturan betalades. Grönmarkeras då fakturan är betald. Påminnelsedatum 1 Här anges det datum då du senast skall skicka en första påminnelse om betalning av fakturan till kunden. Får en rosafärgad markering då statusnivån är påminn 1. Påminnelsedatum 2 Här anges det datum då du senast skall skicka en andra påminnelse om betalning av fakturan till kunden. Får en rödfärgad markering då statusnivån är påminn 2. I alternativrutan Val av kundfakturor kan du välja mellan att visa Alla kundfakturor eller ta fram enbart Obetalda fakturor. För selektering (välja ut) i registret kan du välja mellan fyra olika kombinationer för var och en av ovanstående alternativ. Alla kunder och hela tidsperioden (alla fakturor) Här visas alla kundfakturor. Enstaka kunder och hela tidsperioden Här visas fakturor för de kunder du valt. Maximalt kan 10 kunder markeras samtidigt. Markera kunderna i listrutan. Alla kunder och en bestämd tidsperiod Här visas fakturor för alla kunder under en viss bestämd tidsperiod. Förhandsvalet beträffande tidsperiod är januari december för bokföringsåret. Här kan du välja vilka tidsperioder du vill. Har du valt fråndatum senare än slutdatum kommer meddelandet: Angivet startdatum ligger senare än slutdatum! Enstaka kunder och en bestämd tidsperiod Här visas de fakturor som gäller för valda kunder och under det valda tidsintervallet. När du trycker på knappen OK genomförs sortering enligt de val du gjort. När du trycker på knappen Återgå avbryts registret och du återgår till huvudmenyn. Längst ned till vänster i formuläret visas det totala beloppet för samtliga visade fakturor. Beloppet anger SEK inklusive moms. Antalet visade fakturor anges i texten. Vidare visas den valda fakturans fakturanummer, kundid samt kundnamn.

47 47 Inbetalning När du skall registrera en inbetalning av en kundfaktura markerar du fakturan i listrutan och trycker därefter på knappen INBETALNING. Innan du trycker på denna knapp har du möjlighet att välja mellan förprogrammerad inbetalningskontering eller manuell kontering. Den är alltid förhandsvald till förprogrammerad kontering. Väljer du detta alternativ visas följande formulär: Fakturanummer Här visas den valda kundfakturans ID-nummer. Kund-ID Här visas den valda fakturans kund-id. Kund Här visas den valda fakturans kundnamn. Totalt fakturabelopp (inkl. moms) SEK Här visas fakturans totala belopp inkusive moms. Ifall kunden har en tillhörande kreditfaktura visas kreditfakturans nr i övre högra hörnet på formuläret och beloppen visas i formuläret.

48 48 Har kunden betalat fakturans totala belopp? Här anger du detta med Ja eller Nej. Väljer du Ja anges beloppet i textrutan intill. Väljer du däremot Nej skriver du in det belopp som kunden har betalt. Har kunden tidigare registrerade kreditfakturor kan du välja dessa i textrutan efter kreditfakturans fakturanummer. När du är färdig med ditt inbetalningsval trycker du på knappen Verkställ. Betalningsdatum Här anges fakturans betalningsdatum. Förangivet datum är alltid dagens datum. Ändra datum gör du genom de vidstående pilknapparna upp och ner. Inbetalning av kundfakturan sker enligt den kontering som är angiven (vald) i formuläret. Inbetalningskonto Här anger du kontot där beloppet skall gå in. Fordringskonto Här anger du kontot för kundfordringar. Korrigeringskonto I de fall då kunden betalar in ett lägre belopp än fakturabeloppet visas detta konto. Momskonto Här anger du kontot för korrigering av momsen vid ovanstående intäktskorrigering. I de fall då kunden av någon anledning betalar ett belopp som är högre än fakturans belopp anger du kontot för detta (förvald till 2420 Förskott från kunder). Är det första gången du hanterar inbetalning av en kundfaktura lägger du in ovanstående konton som sedan presenteras varje gång du gör en inbetalning av en kundfaktura. Som hjälp vid konteringen av inbetalningen finns ett enkelt exempel då du trycker på knappen Exempel. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts inbetalningen och du återgår till Kundfakturaregistret. Vill du fortsätta inbetalningen av kundfakturan trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation). Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Alltid förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivet en förtryckt text med fakturanummer och kundnamn. Denna text kan du komplettera som du vill. I formuläret visas hur kundfakturans inbetalning konteras. Genom att trycka på Avbryt avbryts proceduren och du återgår till Inbetalning av kundfaktura. Trycker du på knappen REGISTRERA konteras och bokförs inbetalningen av kundfakturan. Väljer du att göra en manuell kontering av fakturainbetalningen kommer du direkt till formuläret Verifikation där du på vanligt sätt anger en kontering. Påminnelse När du vill skicka en påminnelse om fakturabetalning till en kund markerar du fakturan i listrutan och trycker på knappen Påminnelse. Om statusen för fakturan är obetald eller betald händer inget när du trycker på knappen Påminnelse.

49 49 När du skall skicka en påminnelse kan följande fem alternativ uppkomma: Fakturastatus = påminn 1 samtidigt som påminnelse 1 ej är skickad Påminnelse 1 skrivs ut i två exemplar. Fakturastatus = påminn 1 samtidigt som påminnelse 1 redan är skickad Du får då meddelandet: Påminnelse 1 är redan utskriven! Fakturastatus = påminn 2 samtidigt som påminnelse 1 ej är skickad Du får först meddelandet: Påminnelse 1 är INTE utskriven! Och därefter skrivs påminnelse 1 ut i två exemplar. Fakturastatus = påminn 2 samtidigt som påminnelse 2 ej är skickad Påminnelse 2 skrivs ut i två exemplar. Fakturastatus = påminn 2 samtidigt som påminnelse 2 redan är skickad Du får meddelandet: Påminnelse 2 är redan utskriven! Åtgärderna som ytterligare skall vidtas finns inte automatiserade i programmet. Text på påminnelserna Den text som skall användas till påminnelserna väljer du enligt följande: Väljer du Standard läggs den text in som du angett som standardtexter (se Företagsuppgifter). Väljer du Speciell kommer du till följande formulär: Här skriver du den text du vill ha på påminnelse 1 resp. påminnelse 2. Maximalt antal tecken i rutorna är 240. Trycker du på OK aktiveras angiven text. Trycker du på Avbryt återgår du till Kundfakturaregistret.

50 50 Kreditfaktura Om du skall skicka en kreditfaktura till en kund markerar du fakturan (huvudfakturan) i listrutan och trycker på knappen Kreditfaktura. Du kommer då till följande formulär: Här är inlagt alla de uppgifter som finns i den ursprungliga fakturan. Fakturanummer Fakturanummer på kreditfakturan. Avser faktura nr Fakturanummer på den ursprungliga fakturan (huvudfakturan). Fakturadatum Är förangiven till dagens datum. Finns det övriga fakturerade kostnader? Här kan du välja att lägga in två ytterligare kostnader i fakturan exempelvis frakt och emballage. Du markerar först alternativ Ja. Sedan väljer du typ av kostnad i listan och anger därefter beloppet exklusive moms. Har du inga övriga kostnader måste du markera alternativ Nej för att inte få meddelandet: Du måste ange om det finns övriga fakturerade kostnader eller ej!

51 51 Du kan nu om så behövs göra följande ändringar i produktspecifikationen. Antal per enhet Här anger du det antal produktenheter som reklamerats. Radera rad Genom att trycka på Raderaknappen för respektive rad raderas alla uppgifter i den raden. När uppgifterna är reviderade trycker du på knappen OK och kommer då till nedanstående formulär: Här visas hur kundkreditfakturorna skall konteras. Fordringskonto Här anger du kontot för kundfordringar. Intäktskonto Här anger du kontot för försäljning. Momskonto Här anger du kontot för utgående moms. Öresutjämning Här anger du kontot för öresutjämning. Övr. kostnads konto 1 Här anger du kontot för övriga kostnader 1. Övr. kostnads konto 2 Här anger du kontot för övriga kostnader 2. Ifall du inte har några övriga kostnader visas inte dessa konton i formuläret. Är det första gången du registrerar en faktura lägger du in ovanstående konton som sedan presenteras varje gång du registrerar en kundkreditfaktura. Som hjälp vid konteringen av en kundkreditfaktura finns ett enkelt exempel om du trycker på knappen Exempel. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts registreringen och du återgår till Kreditfaktura. Vill du fortsätta registreringen av fakturan trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation).

52 52 Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivet en förtryckt text med fakturanummer och kundnamn. Denna text kan du komplettera som du vill. I formuläret visas hur kundkreditfakturan konteras. Genom att trycka på Avbryt avbryts registreringen av kundkreditfakturan och du återgår till fakturadata. Trycker du på knappen REGISTRERA kommer först en kontrollfråga: Vill du registrera och kontera faktura iii? Om du svarar Nej avbryts registreringen. Svarar du Ja kommer fakturan att registreras, konteras och skrivas ut i två exemplar, ett original och en kopia. Vidare överförs data för underlag till produktstatistik. Utskrift För att skriva ut det valda fakturaregistret på skärmen trycker du på knappen Utskrift Skärm. Visa faktura För att visa fakturan på skärmen markerar du först den aktuella fakturan i listrutan och därefter trycker du på knappen Visa faktura.. LEVERANTÖRER Under rubriken leverantörer i huvudmenyn kan du lägga in nya leverantörer samt sköta hanteringen av leverantörsregistret. NY LEVERANTÖR För att registrera en ny leverantör tryck på knappen Ny leverantör varvid formuläret Leverantörskort visas. När du registrerar en ny leverantör läggs uppgifterna samtidigt automatiskt in i det allmänna adressregistret.

53 53 Lev.ID Läggs automatiskt in i nummerföljd med start på leverantörsnummer 101. Namn Här anger du leverantörens namn. Har du inte angivit något leverantörsnamn kommer ett meddelande. Du har inte angivit något leverantörsnamn. Gatuadress Här anger du leverantörens gatuadress Postadress Här anger du leverantörens postadress. Postnr/ort Här anger du leverantörens postnummer och postort. Telefon Här anger du leverantörens telefonnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Telefax Här anger du leverantörens telefaxnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Mobil Här anger du leverantörens mobilnummer. Du kan skriva numret på valfritt sätt. Här anger du leverantörens adress. Hemsida Här anger du adressen till leverantörens hemsida på Internet. Referens Här anger du namnet på leverantörens referensperson. Betalningsvillkor Här anger du leverantörens betalningsvillkor i dagar netto. Anger du inte något betalningsvillkor kommer ett meddelande: Du måste ange leverantörens betalningsvillkor. Vårt kundnummer Här anger du vårt kundnummer från leverantören. När du trycker på knappen OK får du först frågan: Vill du registrera ny leverantör? Svarar du Nej avbryts registreringen, svarar du Ja på frågan registreras leverantörens uppgifter.

54 54 LEVERANTÖRSREGISTER Genom att trycka på knappen Leverantörsregister i huvudmenyn kommer du till formuläret Leverantörsregister. När du markerar leverantören i listrutan visas respektive leverantörs leverantörsfakta i nedre delen av formuläret. Om du inte har markerat någon leverantör kommer meddelandet: Någon leverantör är inte markerad! Leverantörerna är sorterade i bokstavsordning efter leverantörsnamn.

55 55 Redigerar i registret gör du genom att trycka på knappen Ändra i register och får då upp följande formulär: I formuläret visas de leverantörsuppgifter som är registrerade. Här kan du ändra leverantörens uppgifter samt komplettera referenslistan med maximalt 5 namn. När du trycker på knappen OK får du frågan: Vill du ändra i registret för markerad leverantör? Om du väljer Ja registreras de ändrade uppgifterna. Väljer du Nej avbryts registreringen. Genom att trycka på knappen Ta bort leverantör kan du ta bort en leverantör ur registret. Har du inte markerat någon leverantör kommer meddelandet: Någon leverantör är inte markerad! Innan leverantören tas bort ur registret kommer kontrollfrågan: Är det säkert att du vill ta bort leverantör: nn? Om du svarar Ja tas leverantören bort. Om du svarar Nej avbryts funktionen. För utskrift av leverantörsregistret tryck på knappen Alla leverantörer varvid hela leverantörslistan visas på skärmen. Genom knappen Återgå avbryts leverantörsregistret och du återgår till huvudmenyn.

56 56 LEVERANTÖRSFAKTUROR Genom att trycka på knappen Leverantörsfakturor i huvudmenyn kommer du till följande formulär: Registrering av Normal faktura Genom att trycka på knappen Normal faktura visas följande formulär: Här lägger du in alla de uppgifter som leverantörsfakturan skall innehålla.

57 57 Leverantör Här väljer du från vilken leverantör som fakturan har kommit. Har du inte angivit någon leverantör kommer meddelandet: Någon leverantör är inte angiven! Om du skriver in leverantörsnamnet direkt i skrivrutan och leverantören inte är registrerad kommer meddelandet: Leverantören måste först registreras som NY leverantör i leverantörsregistret! Referens Här väljer du namnet på leverantörens referensperson. Maximalt kan 5 referenser finnas i listan. Löpnummer Här anges ett löpnummer som fakturan får. Momssats Här anger du den momssats som är angiven på fakturan. Fakturanummer Här anger du fakturanumret som står på leverantörsfakturan. Leveransvillkor Här anger du fakturans leveransvillkor. Du kan även skriva in egen text. Leveranssätt Här anger du fakturans leveranssätt. Du kan även skriva in egen text. Dröjsmålsränta Här anger du fakturans dröjsmålsränta. Dröjsmålsräntan anges i procent (%). Du kan även skriva in andra räntesatser. Totalt belopp (inkl. moms) SEK Här anger du fakturans totala belopp inklusive moms. Fakturadatum Här anger du fakturadatum. Du ändrar datum med intilliggande pilknappar. I nedre delen av formuläret visas hur leverantörsfakturorna skall konteras. Skuldkonto Här anger du kontot för leverantörsskulder. Kostnadskonto Här anger du kontot för inköp. Momskonto Här anger du kontot för ingående moms. Öresutjämning Här anger du kontot för öresutjämning. Ovanstående konton presenteras varje gång du registrerar en leverantörsfaktura. Som hjälp vid konteringen av en leverantörsfaktura finns ett enkelt exempel om du trycker på knappen Exempel. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts registreringen och du återgår till huvudmenyn.

58 58 Vill du fortsätta registreringen av fakturan trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation). Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivet en förtryckt text med fakturanummer och leverantörsnamn. Denna text kan du komplettera som du vill. I formuläret visas hur leverantörsfakturan konteras. Genom att trycka på Avbryt avbryts registreringen av leverantörsfakturan och du återgår till fakturadata. Trycker du på knappen REGISTRERA kommer först en kontrollfråga: Vill du registrera och kontera leverantörsfaktura iii? Om du svarar Nej avbryts registreringen. Svarar du Ja kommer fakturan att registreras och konteras. Registrering av kreditfaktura Genom att trycka på knappen Kreditfaktura visas följande formulär:

59 59 Leverantör Här väljer du från vilken leverantör som fakturan har kommit. Har du inte angivit någon leverantör kommer meddelandet: Någon leverantör är inte angiven! Om du skriver in leverantörsnamnet direkt i skrivrutan och leverantören inte är registrerad kommer meddelandet: Leverantören måste först registreras som NY leverantör i leverantörsregistret! Referens Här väljer du namnet på leverantörens referensperson. Maximalt kan 5 referenser finnas i listan. Löpnummer Här anges ett löpnummer som fakturan får. Momssats Här anger du den momssats som är angiven på fakturan. Fakturanummer Här anger du fakturanumret som står på leverantörsfakturan. Leveransvillkor Här anger du fakturans leveransvillkor. Du kan även skriva in egen text. Leveranssätt Här anger du fakturans leveranssätt. Du kan även skriva in egen text. Dröjsmålsränta Här anger du fakturans dröjsmålsränta. Dröjsmålsräntan anges i procent (%). Du kan även skriva in andra räntesatser. Totalt belopp (inkl. moms) SEK Här anger du fakturans totala belopp inklusive moms. Fakturadatum Här anger du fakturadatum. Du ändrar datum med intilliggande pilknappar. Avser faktura Här anger du vilken huvudfaktura som kreditfakturan avser. Skuldkonto Här anger du kontot för leverantörsskulder. Kostnadskonto Här anger du kontot för inköp. Momskonto Här anger du kontot för ingående moms. Öresutjämning Här anger du kontot för öresutjämning. Ovanstående konton presenteras varje gång du registrerar en leverantörskreditfaktura. Som hjälp vid konteringen av en leverantörskreditfaktura finns ett enkelt exempel om du trycker på knappen Exempel. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts registreringen och du återgår till huvudmenyn.

60 60 Vill du fortsätta registreringen av fakturan trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation). Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivet en förtryckt text med fakturanummer och leverantörsnamn. Denna text kan du komplettera som du vill. I formuläret visas hur kreditfakturan konteras. Genom att trycka på Avbryt avbryts registreringen av kreditfakturan och du återgår till fakturadata. Trycker du på knappen REGISTRERA kommer först en kontrollfråga: Vill du registrera och kontera leverantörskreditfaktura iii? Om du svarar Nej avbryts registreringen. Svarar du Ja kommer fakturan att registreras och konteras. LEVERANTÖRSFAKTURAREGISTER Genom att i formulär Leverantörsfakturor trycka på knappen Fakturaregister visas följande formulär: I listrutan visas samtliga leverantörsfakturor. Du kan sortera fakturorna genom att trycka på de olika rubrikknapparna ovanför listrutan. Sortering kan du göra efter Fakturanummer, Fakturadatum, Status, LevID och Leverantörsnamn. När du markerar en faktura i listrutan visas nedan alla data som fakturan innehåller. Du kan förflytta dig i listrutan med hjälp av piltangenterna upp och ner.

61 61 Fakturatyp Här anges om det är en vanlig leverantörsfaktura eller en kreditfaktura. Avser faktura Ifall det är en kreditfaktura anges här fakturanumret på den tillhörande leverantörsfakturan. Fakturadatum Här anges det datum som står på fakturan. Förfallodatum Här anges sista betalningsdag för fakturan. Status Här anges fakturans status vilket innebär följande tre alternativ; obetald (grå färg), betald (grön färg) och förfallen (rosa färg). Betalningsdatum Här anges det datum då fakturan betalades. Grönmarkeras då fakturan är betald. Totalt Här anges fakturans totala nettobelopp. Moms Här anges fakturans momsbelopp. Att betala Här anges fakturans totala belopp inklusive moms. I nederkanten på formuläret anges summan av de valda fakturornas totala belopp i SEK inklusive moms. I alternativrutan Val av leverantörsfakturor kan du välja mellan att visa Alla leverantörsfakturor eller ta fram enbart Obetalda fakturor. För selektering (välja ut) i registret kan du välja mellan fyra olika kombinationer för var och en av ovanstående alternativ. Alla leverantörer och hela tidsperioden (alla fakturor) Här visas alla leverantörsfakturor. Enstaka leverantörer och hela tidsperioden Här visas fakturor för de leverantörer du valt. Maximalt kan 10 leverantörer markeras samtidigt. Markera leverantörerna i listrutan. Alla leverantörer och en bestämd tidsperiod Här visas fakturor för alla leverantörer under en viss bestämd tidsperiod. Förhandsvalet beträffande tidsperiod är januari december för bokföringsåret. Här kan du välja vilka tidsperioder du vill. Har du valt fråndatum senare än slutdatum kommer meddelandet: Angivet startdatum ligger senare än slutdatum! Enstaka leverantörer och en bestämd tidsperiod Här visas de fakturor som gäller för valda leverantörer och under det valda tidsintervallet. När du trycker på knappen OK genomförs sortering enligt de val du gjort. När du trycker på knappen Återgå avbryts registret och du återgår till huvudmenyn.

62 62 Utbetalning När du skall registrera en utbetalning av en leverantörsfaktura markerar du fakturan i listrutan och trycker därefter på knappen UTBETALNING. Innan du trycker på denna knapp har du möjlighet att välja mellan förprogrammerad utbetalningskontering eller manuell kontering. Den är alltid förhandsvald till förprogrammerad kontering. Väljer du detta alternativ visas följande formulär: Fakturanummer Här visas den valda leverantörsfakturans ID-nummer. Lev-ID Här visas den valda fakturans leverantörs-id. Leverantör Här visas den valda fakturans leverantörsnamn. Totalt fakturabelopp (inkl. moms) SEK Här visas fakturans totala belopp inkusive moms. Ifall leverantören har en tillhörande kreditfaktura visas i formuläret kreditfakturans nummer och dess totala belopp inklusive moms. Huvudfakturans slutliga belopp anges också. När du kontrollerat och godkänt utbetalningen trycker du på knappen Verkställ. Betalningsdatum Här anges fakturans betalningsdatum. Förangivet datum är alltid dagens datum. Ändra datum gör du genom de vidstående pilknapparna upp och ner.

63 63 Utbetalning av leverantörsfakturan sker enligt den kontering som är angiven (vald) i formuläret. Skuldkonto Här anger du kontot för leverantörsskulder. Utbetalningskonto Här anger du kontot där beloppet skall tas ifrån. Är det första gången du hanterar utbetalning av en leverantörsfaktura lägger du in ovanstående konton som sedan presenteras varje gång du gör en utbetalning av en leverantörsfaktura. Som hjälp vid konteringen av utbetalningen finns ett enkelt exempel då du trycker på knappen Exempel. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts utbetalningen och du återgår till Leverantörsfakturaregistret. Vill du fortsätta utbetalningen av leverantörsfakturan trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation). Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Alltid förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivet en förtryckt text med fakturanummer och leverantörens namn. Denna text kan du komplettera som du vill. I formuläret visas hur leverantörsfakturans utbetalning konteras. Genom att trycka på Avbryt avbryts proceduren och du återgår till Utbetalning av leverantörsfaktura. Trycker du på knappen REGISTRERA konteras och bokförs utbetalningen av leverantörsfakturan. Väljer du att göra en manuell kontering av fakturautbetalningen kommer du direkt till formuläret Verifikation där du på vanligt sätt anger en kontering. Utskrift För att skriva ut det valda fakturaregistret på skärmen trycker du på knappen Register Utskrift skärm.

64 64 DOKUMENTHANTERING Under rubriken dokumenthantering kan du sköta företagets hantering av offerter, ordererkännanden och följesedlar. OFFERT För att skicka en offert till en kund trycker du på knappen Offert i huvudmenyn och kommer då till formuläret Offertdata. Här lägger du in alla de uppgifter som offerten skall innehålla. Kund Här väljer du till vilken kund som offerten skall ställas. Har du inte angivit någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte angiven! Om du skriver in kundnamnet direkt i skrivrutan och kunden inte är registrerad kommer meddelandet: Kunden måste först registreras som NY kund i kundregistret! Referens Här väljer du namnet på kundens referensperson. Maximalt kan 5 referenser finnas i listan.

65 65 Offertnummer Här läggs offertnumret automatiskt in i nummerföljd med start på offertnummer 101. Leveransvillkor Här väljer du vilket leveransvillkor som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Leveranssätt Här väljer du vilket leveranssätt som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Dröjsmålsränta Här väljer du vilken dröjsmålsränta som skall gälla. Dröjsmålsräntan anges i procent (%). Du kan även skriva in andra räntesatser. Offertens giltighetstid Här anger du i dagar hur länge offerten skall vara giltig. Om du inte anger giltighetstiden kommer följande meddelande: Offertens giltighetstid måste anges! Text på offert Här anger du vilken text som skall stå på nedre delen av offerten. Väljer du Standard läggs den text in som du angett som Standardtexter (se Företagsuppgifter). Väljer du Speciell kommer du till följande formulär: Här skriver du den text du vill ha på offerten (max 240 tecken) och trycker sedan på OK. Trycker du på Avbryt återgår du till offertdata. Offertdatum Här anger du offertdatum. Är alltid förangiven med dagens datum. Du ändrar datum med intilliggande pilknappar. Momssats på offerten Här anger du momssatsen. Finns det övriga kostnader? Här kan du välja att lägga in två ytterligare kostnader i offerten exempelvis frakt och emballage. Du markerar först alternativet Ja. Sedan väljer du typ av kostnad i listan och anger därefter beloppet exklusive moms. Har du inga övriga kostnader måste du markera alternativ Nej för att inte få meddelandet: Du måste ange om det finns övriga kostnader eller ej! Produkt (vara/tjänst) Här väljer du produkt (vara/tjänst) ur produktregistret. Produkten måste vara registrerad i produktregistret för att ge fortsatt acceptans. Följande meddelande kommer: Du måste ange produkt n (går endast från produktregister). Om du inte angett någon produkt på en viss rad får du meddelandet: Du har inte angivit någon produkt i rad n.

66 66 Produkt-ID Här anges den valda produktns ID-nummer. Enhet Här anges den valda produktens enhet. Antal per enhet Här anger du antalet av produktenheten. Anger du inget antal för produkten kommer följande meddelande: Ange antal i rad n. Det går inte att lägga in en ny produktrad förrän föregående rad slutförts. Genom att trycka på knappen Ångra/Ta bort kan du ta bort den senaste produktraden. Trycker du ytterligare en gång tas nästa rad bort o.s.v. Du kan maximalt lägga in 10 olika varor eller tjänster i varje offert. Genom att trycka på knappen OK registreras offerten och skrivs ut i två exemplar, ett original och en kopia. ORDERERKÄNNANDE För att skicka ett ordererkännande till en kund trycker du på knappen Ordererkännande i huvudmenyn och kommer då till följande formulär: Här kan du välja mellan två olika alternativ: Ingen offert skriven Detta alternativ används då du inte tidigare har lämnat någon offert till kunden. Data från offert Detta alternativ används då du hämtar data från en tidigare lämnad offert.

67 67 Ingen offert skriven För detta alternativ visas följande formulär: Här lägger du in alla de uppgifter som ordererkännandet skall innehålla. Kund Här väljer du till vilken kund som ordererkännandet skall ställas till. Har du inte angivit någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte angiven! Om du skriver in kundnamnet direkt i skrivrutan och kunden inte är registrerad kommer meddelandet: Kunden måste först registreras som NY kund i kundregistret! Referens Här väljer du namnet på kundens referensperson. Maximalt kan 5 referenser finnas i listan. Ordernummer Här läggs ordernumret automatiskt in i nummerföljd med start på ordernummer 101. Leveransvillkor Här väljer du vilket leveransvillkor som skall gälla. Du kan även skriva in egen text.

68 68 Leveranssätt Här väljer du vilket leveranssätt som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Leveransvecka Här anger du vilken vecka som produkten skall levereras. Förangiven till innevarande vecka. Dröjsmålsränta Här väljer du vilken dröjsmålsränta som skall gälla. Dröjsmålsräntan anges i procent (%). Du kan även skriva in andra räntesatser. Orderdatum Här anger du orderdatum. Är alltid förangiven med dagens datum. Du ändrar datum med intilliggande pilknappar. Momssats på ordererkännandet Här anger du momssatsen. Text på ordererkännandet Här anger du vilken text som skall stå på nedre delen av ordererkännandet. Väljer du standard läggs den text in som du angett som Standardtexter (se Företagsuppgifter). Väljer du speciell kommer du till följande formulär: Här skriver du den text som du vill ha på ordererkännandet (max 240 tecken) och trycker sedan på OK. Trycker du på Avbryt återgår du till ordererkännandedata. Finns det övriga kostnader? Här kan du välja att lägga in två ytterligare kostnader i ordererkännandet exempelvis frakt och emballage. Du markerar först alternativet Ja. Sedan väljer du typ av kostnad i listan och anger därefter beloppet exklusive moms. Har du inga övriga kostnader måste du markera alternativ Nej för att inte få meddelandet: Du måste ange om det finns övriga kostnader eller ej! Produkt (vara/tjänst) Här väljer du produkt (vara/tjänst) ur produktregistret. Produkten måste vara registrerad i produktregistret för att ge fortsatt acceptans. Följande meddelande kommer: Du måste ange produkt n (går endast från produktregister). Om du inte angett någon produkt på en viss rad får du meddelandet: Du har inte angivit någon produkt i rad n. Produkt-ID Här anges den valda produktns ID-nummer. Enhet Här anges den valda produktens enhet.

69 69 Antal per enhet Här anger du antalet av produktenheten. Anger du inget antal för produkten kommer följande meddelande: Ange antal i rad n. Det går inte att lägga in en ny produktrad förrän föregående rad slutförts. Genom att trycka på knappen Ångra/Ta bort kan du ta bort den senaste produktraden. Trycker du ytterligare en gång tas nästa rad bort o.s.v. Du kan maximalt lägga in 10 olika varor eller tjänster i varje ordererkännande. Genom att trycka på knappen OK registreras ordererkännandet och skrivs samtidigt ut i två exemplar, ett original och en kopia. Data från offert Om du väljer alternativet Data från offert visas följande formulär: Här väljer du offertens ID-nummer i listrutan genom att markera raden. Härvid visas som kontroll följande uppgifter: KundID, Kundnamn och Offertdatum. Genom att trycka på knappen OK visas formuläret Ordererkännandedata (se ovan). Samtliga uppgifter från offerten är nu inlagda i formuläret. Här kan du om så behövs ändra leveransvecka genom att välja från listan. FÖLJESEDEL För att lämna en följesedel med produktleveransen till kunden trycker du på knappen Följesedel och kommer då till följande formulär: Här kan du välja mellan tre olika alternativ:

70 70 Ingen offert eller ordererkännande skriven Detta alternativ användes då du inte tidigare har lämnat någon offert och/eller ordererkännande. Data från offert Detta alternativ användes då du hämtar data från en tidigare lämnad offert. Data från ordererkännande Detta alternativ användes då du hämtar data från ett tidigare lämnat ordererkännande. Ingen offert eller ordererkännande skriven För detta alternativ visas följande formulär: Här lägger du in alla de uppgifter som följesedeln skall innehålla. Kund Här väljer du till vilken kund som följesedeln skall ställas till. Har du inte angivit någon kund kommer meddelandet: Någon kund är inte angiven! Om du skriver in kundnamnet direkt i skrivrutan och kunden inte är registrerad kommer meddelandet: Kunden måste först registreras som NY kund i kundregistret! Referens Här väljer du namnet på kundens referensperson. Maximalt kan 5 referenser finnas i listan.

71 71 Följesedelnummer Här läggs följesedelnumret automatiskt in i nummerföljd med start på följesedelnummer 101. Leveransvillkor Här väljer du vilket leveransvillkor som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Leveranssätt Här väljer du vilket leveranssätt som skall gälla. Du kan även skriva in egen text. Leveransvecka Här anger du vilken vecka som produkten skall levereras. Förangiven till innevarande vecka. Ordernummer Här anges det eventuella ordernummer som följesedeln avser. Orderdatum Här anges datum för ordern/ordererkännandet. Följesedelsdatum Här anger du följesedelsdatum. Är alltid förangiven med dagens datum. Du ändrar datum med intilliggande pilknappar. Produkt (vara/tjänst) Här väljer du produkt (vara/tjänst) ur produktregistret. Produkten måste vara registrerad i produktregistret för att ge fortsatt acceptans. Följande meddelande kommer: Du måste ange produkt n (går endast från produktregister). Om du inte angett någon produkt på en viss rad får du meddelandet: Du har inte angivit någon produkt i rad n. Produkt-ID Här anges den valda produktns ID-nummer. Enhet Här anges den valda produktens enhet. Beställt antal Här anger du antalet av produktenheten. Anger du inget antal för produkten kommer följande meddelande: Ange antal i rad n. Levererat antal Här anger du hur många enheter av produkten som medföljer leveransen. Resten blir restnoterade på följesedeln. Det går inte att lägga in en ny produktrad förrän föregående rad slutförts. Genom att trycka på knappen Ångra/Ta bort kan du ta bort den senaste produktraden. Trycker du ytterligare en gång tas nästa rad bort o.s.v. Du kan maximalt lägga in 10 olika varor eller tjänster i varje följesedel. Genom att trycka på knappen OK registreras följesedeln och skrivs samtidigt ut i två exemplar, ett original och en kopia.

72 72 Data från offert Om du väljer alternativet Data från offert visas följande formulär: Här väljer du offertens ID-nummer i listrutan genom att markera raden. Härvid visas som kontroll följande uppgifter: KundID, Kundnamn och Offertdatum. Genom att trycka på knappen OK visas formuläret Följesedeldata (se ovan). Samtliga uppgifter från offerten är nu inlagda i formuläret. Här kan du om så behövs ändra Leveransvecka. Data från ordererkännande Om du väljer alternativ Data från ordererkännandevisas följande formulär: Här väljer du ordernummer i listrutan genom att markera raden. Härvid visas som kontroll följande uppgifter: KundID, Kundnamn och Orderdatum. Genom att trycka på knappen OK visas formuläret Följesedeldata (se ovan). Samtliga uppgifter från ordererkännandet är nu inlagda i formuläret. Här kan du om så behövs ändra Leveransvecka.

73 73 STATISTIK Här kan du på olika sätt följa företagets produktförsäljning. Genom att trycka på knappen Statistik i huvudmenyn visas följande formulär: År Här väljer du statistikår. Förangivet år är innevarande bokföringsår. Företagets produktstatistik kan presenteras på följande fyra sätt: Respektive produkt varje månad Här visas försäljningen av varje enskild produkt under var och en av årets månader.

74 74 Genom att du markerar produkten i listrutan visas produktens försäljning i diagrammet för varje månad. Beloppen som är angivna i statistiken är alltid SEK exklusive moms. Produkterna i listrutan kan sorteras antingen efter Produkt-ID eller efter Benämning. Förflyttning i listrutan kan du göra genom piltangenterna. När du trycker på knappen Återgå kommer du tillbaka till huvudmenyn. Vill du skriva ut den visade produktstatistiken trycker du på knappen Utskrift. Produkter totalt varje månad Här visas den totala försäljningen av produkter för respektive månad. Trycker du på knappen Återgå kommer du tillbaka till formuläret Statistikval. Vill du skriva ut den visade produktstatistiken trycker du på knappen Utskrift. Samtliga produkter totalt per år Här visas försäljningen av samtliga produkter under angivet år. För att hoppa mellan sidorna använder du de fyra förflyttningsknapparna i ovankanten på formuläret. När du trycker på knappen Återgå går du tillbaka till formuläret Statistikval. Vill du skriva ut den visade produktstatistiken trycker du på knappen Utskrift. Produkter totalt varje år Här visas den totala produktförsäljningen för respektive år. När du trycker på knappen Återgå kommer du tillbaka till formuläret Statistikval. Vill du skriva ut den visade produktstatistiken trycker du på knappen Utskrift. BUDGET Genom att trycka på knappen Budget i huvudmenyn kommer du till följande formulär: Här kan du välja mellan tre olika alternativ. Resultatbudget, Likviditetsbudget och Företagsanalys.

75 75 RESULTATBUDGET Det är viktigt att på ett effektivt sätt kunna planera och styra verksamheten i ett företag. Härtill är budgeten ett viktigt verktyg. När du gör upp en budget lägger du in det du förväntar dig ska ske under det kommande bokföringsåret. Genom att trycka på knappen Resultatbudget visas följande formulär: Om valt bokföringsår är låst kommer meddelandet: Bokföringsåret är låst! Valt bokföringsår är angivet i formuläret. För att starta inläggning av budgeterade belopp för respektive konton trycker du på piltangenterna i det gröna fältet start. Härigenom visas Kontonr och Benämning för valt konto. Budgeterat SEK Här anger du det budgeterade beloppet för valt kontonummer (kontonummer större än 3000). När det gäller intäkter/inkomster skall du inte sätta minustecken framför beloppet. Däremot skall kostnader/utgifter anges med minustecken. För förflyttning mellan kontona använder du piltangenterna i det gröna fältet. Summa budgeterat Här visas den totala summan av de budgeterade beloppen för samtliga resultatkonton. För att visa hela resultatbudgeten på skärmen trycker du på knappen Visa resultatbudget. Trycker du på knappen Avbryt kommer du tillbaka till huvudmenyn.

76 76 LIKVIDITETSBUDGET Genom att trycka på knappen Likviditetsbudget laddas likviditetsbudgeten och följande formulär visas: Här visas likviditetsbudgeten månadsvis för angivet budgetår. Beloppen är angivna i jämna tusental kronor inklusive moms. I raden under utgående balans visas respektive månads status: utfall eller budget. Trycker du på knappen Återgå i likviditetsbudgeten återgår du till huvudmenyn. Vill du skriva ut likviditetsbudgeten på en skrivare trycker du på knappen Utskrift. Du får då följande kontrollfråga: Vill du skriva ut likviditetsbudgeten? Svarar du Nej avbryts utskriften och svarar du Ja skrivs budgeten ut.

77 77 Vill du ändra eller lägga in en ny budget trycker du på knappen PLAN vilket ger följande formulär: Det går inte att göra ändringar i de månader som är redovisade med utfall (rödmarkerade). Ifall du vill göra ändringar i månader med utfall gå till knappen UTFALL i likviditetsbudget. Beloppen skall anges i jämna tusental kronor inklusive moms. Det är angivet i övre kanten på formuläret vilket budgetår du befinner dig i. Vill du ändra budgetår går du till listrutan Ändra budgetår längst ner till höger i formuläret och markerar önskat år. Härvid ändras samtliga data till det nya budgetåret. Ingående balans Här anger du årets ingående balans. Inbetalningar Här anger du inbetalningarna för respektive månad. Utbetalningar Här anger du utbetalningarna för respektive månad. OBS! beloppen skall här anges utan minustecken. För varje in- och utbetalning väljer du en budgetnyckel i den högra delen av formuläret. Därefter anger du i summarutan det totala budgeterade beloppet för hela året. För att fördela ut beloppet till respektive månad trycker du på intilliggande pilknapp. Anger du ingen summa kommer meddelandet: Summan måste anges! Vid summan = 0 skriv 0

78 78 Väljer du budgetnyckeln Ingen fördelning (nr 1) och trycker på intilliggande piltangent kommer du till följande formulär: Här lägger du manuellt in beloppen för varje månad. Beloppen skall anges i jämna tusental kronor inklusive moms. Summa Här visas summan kontinuerligt. När du trycker på knappen Avbryt avbryts registreringen och du återgår till planen. Genom att trycka på knappen OK läggs beloppen in i likviditetsplanen. Som hjälp vid inläggningen av data kan du utnyttja funktionerna som finns under följande fem knappar: Lån, F-skatt, Avgifter anställda, Investering och Moms. Lån Genom att trycka på knappen Lån kan du göra en överslagsberäkning av amorterings- och räntekostnaderna för lånet.

79 79 Lånebelopp Här anger du det totala lånebeloppet i kronor. Ränta Här anger du lånets räntesats i procent. Du kan även ange decimaltal (exempelvis 7.4%). Lånetid Här anger du den totala lånetiden i år. Du kan även ange decimaltal (exempelvis 8.5 år). Antal betalningar per år Här väljer du det antal betalningar av lånet som skall göras per år. Genom att trycka på knappen OK beräknas följande: Amorteringskostnad per år Här visas den årliga amorteringskostnaden. Räntekostnad per år Här visas lånets årliga räntekostnad. Total amorterings- och räntekostnad per år Här visas lånets totala årliga kostnad av amortering och ränta. Amorterings- och räntekostnad per betalningstillfälle Här visas kostnaden för varje betalningstillfälle för amortering och ränta. Samtidigt som du trycker på knappen OK överförs den totala årliga amorterings- och räntekostnaden för lånet avrundat till jämna tusental kronor till summarutan i likviditetsplanan. Om du vill se hur kostnaderna ändras då man ändrar lånebelopp, ränta eller lånetid trycker du på respektive piltangenter för minska eller öka. Resultatet registreras direkt i likviditetsplanen. När du är klar trycker på knappen Avbryt. F-skatt Genom att trycka på knappen F-skatt kan du göra en överslagsberäkning av preliminär F-skatt (gäller företagsformen enskild firma). Förutsättningarna för beräkningen är följnande: Kommunalskatt: 31% Ingen pensionsförsäkring Privatekonomi = 0

80 80 Lägg in i planen Här kan du välja om du vill lägga in den beräknade F-skatten direkt i likviditetsplanen genom att välja Ja och därefter trycka på knappen OK. Om du väljer alternativet Nej visas den beräknade F-skatten endast i nederkanten av formuläret då du trycker på knappen OK. OBS! F-skatten skall läggas in efter att alla övriga kategorier är fastlagda. Avgifter för anställda Genom att trycka på knappen Avg.anst kan du göra en överslagsberäkning av RFV-avgift och andra avtalsenliga avgifter för anställda. Förutsättningarna för beräkningarna är följande: RFV-avgift ca 33% Övriga avgifter ca 10% Lägg in i planen Här kan du välja om du vill lägga in den beräknade avgiften direkt i likviditetsplanen genom att välja Ja och därefter trycka på knappen OK. Om du väljer alternativet Nej visas den beräknade avgiften endast i nederkanten av formuläret då du trycker på knappen OK. Investeringar Eventuella investeringar måste läggas in manuellt med hjälp av någon budgetnyckel. När du trycker på knappen Investering visas en informationsruta på skärmen med följande text: Eventuella investeringar läggs in manuellt med hjälp av någon budgetnyckel! Moms Genom att trycka på knappen Moms kan du göra en approximativ beräkning av momsen under året. Du får först en kontrollfråga: Vill du lägga in det beräknade momsbeloppet: xxx tkr direkt i likviditetsplanen? Väljer du Nej avbryts proceduren och du återgår till planen. Trycker du däremot på Ja läggs beloppet in i summarutan för Momsbetalning samtidigt som beloppet fördelas på respektive månad utifrån vald budgetnyckel (nyckel enligt försäljning). Genom att trycka på knappen Avbryt i likviditetsplanen återgår du till likviditetsbudgeten. När du trycker på knappen OK i likviditetsplanen registreras alla de ändringar du gjort i planen och överförs till likviditetsbudgeten för det angivna budgetåret.

81 81 Utfall Vill du manuellt lägga in månadens utfall trycker du på knappen UTFALL och följande formulär visas: Bokföringsår Här visas vilket bokföringsår som är aktivt. Välj månad Här väljer du för vilken månad utfallet skall läggas in. Anger du en månad där utfallet är registrerat kommer följande meddelande: Utfall för angiven månad är redan registrerad. Vill du ändra utfallet? Genom att svara Nej återgår du till indataformuläret. Svarar du Ja kan du gå in och ändra utfallet för angiven månad. Väljer du en månad där inte föregående månad har registrerat utfall kommer följande meddelande: Utfall för föregående månad är inte angiven. Markering av belopp Samtliga belopp skall anges i jämna tusentals kronor inklusive moms. Likaså skall samtliga belopp anges utan minustecken. Inbetalningar Här anger du respektive kategoris belopp för angiven månad då det gäller inbetalningar. Som stöd visas föregående månads belopp. Utbetalningar Här anger du respektive kategoris belopp för angiven månad då det gäller utbetalningar. Som stöd visas föregående månads belopp. För att återgå till likviditetsbudgeten trycker du på knappen Avbryt. Genom att trycka på knappen Registrera utfall registreras utfallet för angiven månad och läggs in i likviditetsbudgeten. Har du inte angivit någon månad kommer meddelandet: Ingen månad är angiven.

82 82 Budgetnyckel En budgetnyckel är ett instrument för att förenkla inläggningen av månadsbeloppen i likviditetsbudgeten. Genom att trycka på knappen Budgetnyckel i likviditetsplanen visas följande formulär: Budgetnyckel Här visas den valda budgetnyckelns ID-nummer. Beteckning Här visas den valda budgetnyckelns beteckning. Om du i listrutan markerar önskad budgetnyckel visas den procentuella månadsfördelningen till vänster i formuläret.

83 83 Om du vill lägga in en ny budgetnyckel trycker du på knappen Ny budgetnyckel och då visas följande formulär: Budgetnyckel Här anges den nya budgetnyckelns ID-nummer. Beteckning Här anger du den nya budgetnyckelns beteckning. Månadsfördelning Här lägger du in den procentuella fördelningen av det totala årsbeloppet på varje månad. Den totala summan måste bli 100%. Summa Här visas kontinuerligt den totala summan av procenttalen. Är inte summan lika med 100 kommer meddelandet: Summan måste vara 100%. Genom att trycka på knappen OK registreras den valda budgetnyckeln.

84 84 För att ändra en befintlig budgetnyckel markerar du nyckeln i listrutan och trycker på knappen Ändra nyckel och då visas följande formulär: Budgetnyckel Här visas budgetnyckelns ID-nummer. Kan inte ändras. Beteckning Här kan du ändra budgetnyckelns beteckning. Månadsfördelning Här kan du ändra den procentuella fördelningen för respektive månad. OBS! Summan måste slutligen bli 100. Genom att trycka på knappen OK registreras ändringen av budgetnyckeln. Om du vill ta bort en budgetnyckel markerar du nyckeln i listrutan i formuläret Budgetnycklar och trycker på knappen Ta bort nyckel. Du får en kontrollfråga : Är det säkert att du vill ta bort budgetnyckel i? Budgetnycklarna ID=1 (ingen fördelning) och ID=2 (jämt fördelat på året) går inte att ta bort.

85 85 ANALYS AV LIKVIDITETSBUDGET Innan du fastlägger en budget kanske du vill analysera hur olika förändringar påverkar likviditetsbudgeten. Här kan du på ett enkelt sätt experimentera och simulera din likviditetsbudget. Du trycker på knappen ANALYS och får då upp följande formulär: Här känner du igen bilden från likviditetsplanen. Ingående balans Här anger du årets ingående balans. Inbetalningar Här anger du inbetalningarna för respektive månad. Utbetalningar Här anger du utbetalningarna för respektive månad. Beloppen skall här anges utan minustecken. För varje in- och utbetalning väljer du en budgetnyckel i högra delen av formuläret. Därefter anger du i summarutan det totala budgeterade beloppet för hela året. För att fördela ut beloppet till respektive månad trycker du på intilliggande pilknappar. Anger du ingen summa kommer meddelandet: Summan måste anges! Vid summan = 0 skriv 0. Då det gäller de fem knapparna Lån, F-skatt, Avg.anst, Investering och Moms se under avsnitt LIKVIDITETSBUDGET.

86 86 Väljer du budgetnyckeln Ingen fördelning (nr 1) och trycker på intilliggande piltangent kommer du till följande formulär: Här lägger du manuellt in beloppen för varje månad. Beloppen skall anges i jämna tusental kronor inklusive moms. Summa Här visas summan kontinuerligt. När du trycker på knappen Avbryt avbryts registreringen och du återgår till analysen. Genom att trycka på knappen OK läggs beloppen in i likviditetsanalysen. När du trycker på pilknapparna i formuläret Likviditetsanalys läggs månadsfördelningen in i Analysen och ett diagram visas i nedre delen av formuläret som visar den grafiska förändringen av likviditetsbudgeten under hela budgetåret. Genom att fortsätta trycka på pilknapparna Minska och Öka kan du kontinuerligt se i diagrammet hur förändringen påverkar likviditetsbudgeten. Utgående balans I den rödmarkerade rutan visas budgetårets utgående balans i tusentals kronor. Om du vill spara den framtagna likviditetsbudgeten trycker du på knappen Spara och får då upp följande formulär: I textrutan anger du namn på den sparade budgeten. Namnet kan innehålla valfria tecken. När du trycker på knappen OK registreras och sparas likviditetsbudgeten under angivet namn.

87 87 Vill du hämta en sparad likviditetsbudgetanalys trycker du på knappen Hämta och kommer då till följande formulär: Om du markerar namnet på den sparade analysen i listrutan och trycker på knappen OK läggs de hämtade värdena in i likviditetsanalysen. Den hämtade analysens namn visas längst ner till höger i formuläret Likviditetsanalys. Vill du ta bort en analys från listan markerar du namnet i listrutan och trycker på knappen Ta bort. Du får en kontrollfråga: Är det säkert att du vill ta bort analys: nn? Svarar du Nej avbryts proceduren. Ifall du svarar Ja tas analysen bort från listan. Vill du exportera en framtagen likviditetsanalys till likviditetsplanen trycker du på knappen Exportera. Det går dock inte att exportera analysen ifall någon eller några månader i planen är registrerade med utfall. Följande meddelande kommer: Då en eller flera månader är registrerade med utfall går inte data att exportera till likviditetsplanen! Innan analysen exporteras får du kontrollfrågan: Är det säkert att du vill exportera analysen till likviditetsplanen? Svarar du Ja läggs värdena in i likviditetsplanen. I likviditetsplanen trycker du på knappen OK för registrering och överföring till likviditetsbudgeten. Genom att trycka på knappen Utskrift i formuläret Analys av likviditetsplan skriver du ut resultatet på en skrivare. Trycker du på knappen Avbryt i formuläret Analys av likviditetsplan återgår du till likviditetsbudgeten.

88 88 FÖRETAGSANALYS Här kan du följa företagets utveckling på ett överskådligt sätt genom att programmet jämför olika nyckeltal för de senaste sex åren. Om du i formuläret Val av budget trycker du på knappen Företagsanalys kommer du till följande formulär: Programmet beräknar företagets nyckeltal för innevarande bokföringsår samt för de närmaste fem föregående åren. I nedre delen av formuläret visas de olika nyckeltalen i diagramform.

89 89 Genom att trycka på knappen Förklaring får du en kortfattad förklaring av de ekonomiska begreppen i analysen. (Om du använder Enter-knappen kan du växla mellan analysen och förklaringen.)

90 90 Budgetjämförelse Genom att trycka på knappen Budgetjämförelse visas följande formulär: Här görs en jämförelse mellan bokföringsårets resultatbudget och utfall samt en beräkning av differensen mellan dessa. Om differensen är positiv är utfallet bättre än budget och är differensen negativ är utfallet sämre än budget. SÄKERHETSKOPIERING Det är mycket viktigt att du regelbundet säkerhetskopierar företagets databas. I programmet kan du på ett enkelt sätt säkerhetskopiera alla företagets data till en CD-skiva och till en fil på hårddisken. OBS! FÖRSTA GÅNGEN DU SÄKERHETSKOPIERAR Innan du säkerhetskopierar företaget för första gången måste du först lägga upp en s k säkerhetsmapp 1. Gå till Utforskaren och skapa en mapp där du lägger dina företagsdata vid en säkerhetskopiering. Exempel på sökväg för hårddisk: C:\eko2000\säkerhetskopiaHD\crdat Obs! crdat måste vara med. 2. För CD-brännare med DirectCD lägg upp en motsvarande mapp. Om ex vis CD-brännaren ligger under D:\ kan sökvägen bli: D:\eko2000\säkerhetskopiaCD\crdat 3. Gå till mappen där program Ekonomi 2000 ligger och vidare till databasmappen crdat. Ex vis: C:\eko2000\Program 4. Gå till menyn Redigera och välj Markera allt (markerar alla databaserna) 5. Högerklicka och välj Kopiera. 6. Högerklicka på säkerhetsmappen och välj Klistra in Nu är det klart. I fortsättningen när du säkerhetskopierar trycker du bara på formulärets OK-knapp.

91 91 Genom att trycka på knappen Säkerhetskopiering i huvudmenyn kommer du till följande formulär Här kan du välja mellan att göra kopieringen till en CD-brännare eller till en annan fil på Hårddisken. SÄKERHETSKOPIERING TILL CD-SKIVA Starta med att sätta in din CD-skiva i CD-brännaren och invänta därefter klartecken för kopiering. Eftersom det finns en mängd olika fabrikat och typer av CD-brännare hänvisas till respektive brännares användarinstruktioner för att du skall få information om vilka möjligheter som finns hos just din CD-brännare. Har du en CD-brännare med s.k. DirectCD där man har möjlighet att först formatera CD-skivan i CD-brännaren markerar du rutan DirectCD och anger därefter i vilken Enhet CD-brännaren ligger. På en formaterad CDskiva kan du hantera och kopiera filer på samma sätt som till en hårddisk eller till en diskett. Har du en gång angivit alternativet DirectCD kommer detta hela tiden upp när du går till säkerhetskopiering. Du trycker bara på knappen OK och inväntar meddelanderutan Säkerhetskopiering pågår!

92 92 Har du däremot en CD-brännare som inte har möjlighet att formatera CD-skivan kan du inte använda dig av direktkopiering utan du måste gå vägen över din CD-brännare på vanligt sätt. Du skall då avmarkera DirectCD varvid du skall ange CD-brännarens sökväg genom att trycka på knappen Bläddra och kommer då till följande formulär: Här stegar du dig först fram till rätt katalog genom att dubbelklicka på respektive katalog. När du valt katalog markerar du din CD-brännares programfil (.exe-fil) i fillistan och trycker därefter på knappen OK varvid sökvägen anges i textrutan för CD-brännare. Genom att trycka på knappen OK kommer du till öppningsdialogrutan för din CD-brännare. Därifrån kopierar (bränner) du på vanligt sätt. I brännarprogrammet hämtar du katalogen crdat från den katalog där du har programmet EKONOMI 2000.

93 93 SÄKERHETSKOPIERING TILL HÅRDDISK Du har också möjligheten att säkerhetskopiera företagets databas till en annan backup-fil i hårddisken genom att markera alternativet Hårddisk i formuläret Säkerhetskopiering. För att välja till vilken katalog du vill kopiera databasen trycker du på knappen Bläddra och kommer då till följande formulär: Här stegar du dig fram till önskad katalog genom att dubbelklicka på respektive katalog. När du anger sökvägen till säkerhetsmappen skall du INTE ta med crdat. Sökvägen blir då enligt tidigare exempel: C:\eko2000\säkerhetskopiaHD. När du valt katalog trycker du på knappen OK varvid katalogens sökväg anges i textrutan för katalog. För att verkställa kopieringen trycker du på knappen OK och inväntar meddelanderutan: Säkerhetskopiering pågår! ÅTERKOPIERA EN SÄKERHETSKOPIA OBSERVERA! Den nuvarande databasen kommer att ersättas. Sätt in CD-skivan (säkerhetskopian) i CD-läsaren. Gå till utforskaren. Markera katalogen crdat i CD-läsarens katalog. Tryck på höger musknapp och klicka på kopiera. Markera katalogen crdat under den katalog där du har programmet EKONOMI tryck på höger musknapp och klicka på klistra in. Du har nu återfört säkerhetskopian till programfilen.

94 94 BOKFÖRING NY VERIFIKATION När du skall registrera en ny verifikation trycker du på knappen Ny verifikation i huvudmenyn och får då upp följande formulär: När det gäller verifikationer i samband med hantering av olika fakturor görs detta automatiskt under rubrikerna Fakturering och Leverantörer i huvudmenyn.

95 95 Har du en enstaka verifikation som inte förekommer så ofta väljer du knappen Ny verifikation och kommer då till följande formulär: Är det så att valt bokföringsår är låst kommer meddelandet: Bokföringsåret är låst! Detta innebär att det inte går att lägga in några nya verifikationer. Verifikationsnummer Här visas verifikationsnumret i löpande ordningsföljd med start på nummer 1. Verifikationsdatum Här anger du verikfikationsdatum. Alltid förangiven till dagens datum. Du kan ändra detta datum med pilknapparna upp och ner. Verifikationstext Här väljer du en verifikationstext ur listan eller skriver in en ny text. Valt bokföringsår I formulärets övre högra hörn är angivet det aktiva bokföringsåret med Från- respektive Till-datum. Kontonr Här väljer du kontonummer ur listan (kontoplanen). Skriver du in ett kontonummer som inte finns i kontoplanen får du ett meddelande: Angivet kontonummer finns inte i kontoplanen. Du måste först gå till kontoplanen för att skapa kontot.

96 96 Ett TIPS! Tryck på pilknappen för kontonummer och du får upp kontolistan. Skriv in de första siffrorna i kontonumret. Det skrivna kontonumret kommer då först i listan. Klicka sedan på detta kontonummer som då läggs in. Benämning Här visas kontots benämning. Anges automatiskt när du väljer kontonummer. Skriver du in kontonumret kommer inte benämningen upp i rutan. Detta spelar dock ingen roll eftersom när du trycker på knappen Lägg till kommer benämningen att läggas till i verifikationen. Debet Här anger du beloppet i debet. Avgränsningen till eventuella ören görs med kommatecken. Kredit Här anger du beloppet i kredit. Avgränsningen till eventuella ören görs med kommatecken. När du är klar med kontoraden lägger du ner den i verifikationslistan genom att trycka på knappen Lägg till eller genom att använda Enter-knappen på tangentbordet. Sedan fortsätter du med nästa konto och gör på samma sätt tills verifikationen är fullständig. Skulle du av någon anledning inte ange något belopp vare sig i debet eller kredit kommer följande meddelande: Konteringen skall göras antingen i Debet eller i Kredit! Samma meddelande kommer även om du skulle skriva belopp i både debet och kredit. Skulle du vilja ändra eller ta bort en eller flera kontorader i verifikationen trycker du på knappen Ångra som då gör så att raden tas bort. Trycker du fler gånger tas nästa rad bort osv. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryter du registreringen av verifikationen och återgår till huvudmenyn. Maximalt kan du lägga in 10 kontorader per verifikation. Summa Här anges summan av Debet respektive Kredit. Differens Här anges differensen mellan Debet och Kredit. För att kunna registrera en verifikation måste denna differens vara lika med 0 (noll). Om du behöver vägledning vid kontering av en transaktion kan du få hjälp av några enkla exempel om du trycker på knappen Exempel. I den visade listrutan markerar du lämplig verifikation och då visas konteringen i en bild till höger. Om du vill söka i exempeldatabasen trycker du på knappen Sök. Öresutjämning Genom att trycka på knappen Öresutjämning kommer du till följande formulär:

97 97 Öresutjämningen kan göras på följande fem sätt: Ingen öresutjämning Detta väljer du när det inte skall göras någon öresavrundning. (I vanliga fall rekommenderas dock inte detta) Avrunda till närmaste krona både uppåt och nedåt Exempel: 120,35 avrundas till 120,00 och 120,68 avrundas till 121,00 Avrunda till närmaste krona alltid nedåt Exempel: 120,35 avrundas till 120,00 Avrunda till närmaste krona alltid uppåt Exempel: 120,35 avrundas till 121,00 Avrunda till närmaste 50-öring Exempel: 120,35 avrundas till 120,50 och 120,15 avrundas till 120,00 När du angett aktuell öresutjämning trycker du på knappen OK varvid den nya avrundningen är registrerad. När verifikationen är rätt inskriven trycker du på knappen REGISTRERA och verifikationen registreras. Den första gången du skall registrera en verifikation och du av någon anledning inte har skapat något bokföringsår kommer meddelandet: Det går inte att registrera någon verifikation eftersom inget bokföringsår är skapat! Skapa det första bokföringsåret genom att trycka på knappen OK! Härigenom kommer ett formulär fram där du anger bokföringsåret. Du anger start- och slutdatum för det första bokföringsåret. Förangivet är till innevarande år. När du angett datum trycker du på knappen OK varvid bokföringsåret är skapat och registrerat. Om du inte har skrivit någon verifikationstext i verifikationsformuläret kommer följande kontrollfråga: Du har inte skrivit någon verifikationstext! Vill du göra det nu? Svarar du Nej får verifikationen inte någon text. Svarar du Ja skriver du in texten i rutan för verifikationstext och trycker åter på knappen REGISTRERA. Minst två kontorader måste konteras annars får du meddelandet: Minst två transaktioner måste konteras innan registrering av verifikationen kan genomföras! Vid första verifikationsregistreringen kommer följande meddelandeformulär upp: Efter att en verifikation är registrerad går det inte att göra några ändringar i den. Du kan själv välja om du vill se detta meddelande i fortsättningen. Om inte meddelandet skall visas i fortsättningen markerar du i kryssrutan.

98 98 Om du av någon anledning vill återställa och visa meddelandet igen går du till knappen Företagsuppgifter i huvudmenyn. Där trycker du på knappen Meddelande och markerar kryssrutan för Verifikationsmeddelande. När verifikationen är registrerad visas ett nytt verifikationsnummer i formuläret och du kan fortsätta med nästa verifikation. KONTANT FÖRSÄLJNING AV PRODUKTER I de fall du har kontant försäljning av produkter bör du använda dig av detta konteringsalternativ. Anledningen till denna rekommendation är att produkterna i detta fall automatiskt läggs in i försäljningsstatistiken. När du skall registrera en verifikation i samband med kontant försäljning trycker du på knappen Ny verifikation kontantförsäljning och kommer då till följande formulär: Kundkategori Här väljer du mellan Registrerad kund och Ej namngiven kund. Registrerad kund innebär att kunden finns registrerad i kundregistret. För ej namngiven kund gäller att kunden kan vara anonym. Kund Här anger du kundens namn. Referens Här anger du kundens referensnamn. Kvittonummer Här visas automatiskt kvittots nummer. Leveransvillkor Här anger du leveransvillkor. Leveranssätt Här anger du leveranssätt. Momssats Här anger du kvittots momssats.

99 99 När du är klar trycker du på knappen OK varvid följande formulär visas: Du stegar igenom produktlistan genom att använda pilknapparna till höger i formuläret. ProduktID Här väljer du produktid ur produktlistan. Benämning Här visas produktens benämning. Anges automatiskt när du väljer produktid. Antal sålda enheter Här anger du hur många enheter som är sålda av den angivna produkten. Enhet Här visas vilken enhet produkten har. Försäljningspris per enhet Här visas produktens försäljningspris per enhet i SEK exklusive moms. Senast uppdaterad Här anges det datum då produkten senast uppdaterades med avseende på antal sålda enheter vid kontant försäljning. Trycker du på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn.

100 100 När du lagt in samtliga sålda produkter trycker du på knappen Verkställ varigenom följande formulär visas: Här kan du göra en sista kontroll av dina inlagda produktdata. Du kan sortera produkterna antingen utifrån ProduktID eller utifrån Benämning. Totalt belopp exkl. moms Här anges den totala summan av produkternas försäljningsbelopp. Om du vill avbryta proceduren eller göra någon ändring och återgå till inmatningsformuläret för kontantförsäljning trycker du på knappen Avbryt. För att skriva ut den inlagda produktspecifikationen på skrivare trycker du på knappen Utskrift. Om du behöver vägledning vid konteringen visas ett exempel om du trycker på knappen Exempel. I formuläret visas också hur kontantförsäljningen skall konteras: Kassa/bankkonto Här anger du kontot för Kassa/bankkonto. Intäktskonto Här anger du kontot för försäljning. Momskonto Här anger du kontot för utgående moms.

101 101 Öresutjämning Här anger du kontot för öresutjämning. När du har lagt in ovanstående konton presenteras dessa varje gång du registrerar en kontantförsäljning. När du är klar trycker du på knappen OK och kommer då till formuläret Verifikation (se detaljerad beskrivning under avsnitt Ny Verifikation). Verifikationsdatum Här anger du verifikationsdatum. Alltid förangiven till dagens datum. Verifikationstext Här är angivit en förtryckt text med Kontantförsäljning och datum. I formuläret visas också hur kontantförsäljningen har konterats. Genom att trycka på Avbryt avbryts proceduren och du återgår till inmatningsformuläret för kontant försäljning. Trycker du på knappen REGISTRERA konteras och bokförs kontantförsäljningen. Samtidigt görs en automatisk registrering av antal sålda produkter till produktstatistiken.

102 102 OFTA ÅTERKOMMANDE VERIFIKATIONER Lägg in ny Här kan förvalda ofta förekommande verifikationer programmeras in. Genom att trycka på knappen Lägg in ny visas följande formulär: I detta formulär anger du antalet konton som transaktionen innehåller. Om transaktionen maximalt innehåller 3 konton (inkl. momskonto) är det lämpligt att välja det översta alternativet, vilket innebär att det enda du sedan behöver göra vid bokföringen är att ange det totala beloppet för verifikationen. Väljer du detta alternativ visas följande formulär: Du kan i detta formulär endast lägga in verifikationer som innehåller maximalt tre kontorader. Fast verifikationsnummer Här visas ett löpande serienummer. Allmän benämning på verifikationen Här anger du en allmän benämning på verifikationen. Här måste du ange en text för att kunna gå vidare. Momskonto Om verifikationen innehåller ett momskonto läggs det in i första kontoraden. Du väljer kontonummer i listan varvid benämningen automatiskt kommer upp. Därefter väljer du om momskontot skall konteras i debet eller kredit.

103 103 Konto 1 Här väljer du på samma sätt som ovan konto för kontorad 2. Om verifikationen innehåller ett momskonto skall du här ange kontot för beloppet INKLUSIVE moms. Konto 2 Här väljer du på samma sätt kontot för kontorad 3. Om verifikationen innehåller ett momskonto skall du här ange kontot för beloppet EXKLUSIVE moms. När du markerar alternativen för debet och kredit är det inlagt en mängd felmeddelanden ifall du skulle markera fel. Kontonumren för både konto 1 och konto 2 måste markeras. Om du behöver vägledning vid kontering av en transaktion kan du få hjälp om du trycker på knappen Exempel på verifikationer. I den visade listrutan markerar du lämplig verifikation och då visas konteringen i en bild till höger. När konteringen är rätt utförd trycker du på knappen OK och inläggningen av den förvalda verifikationen genomförs. Väljer du däremot alternativet mer än 3 konton kommer följande formulär att visas: Fast verifikationsnummer Här visas ett löpande serienummer.

104 104 Allmän benämning på verifikationen Här anger du en allmän benämning på verifikationen. Här måste du ange en text för att kunna gå vidare. Kontonummer Här väljer du transaktionens olika kontonummer. Maximalt kan 10 konton väljas. När du valt konto kommer motsvarande kontobenämning automatiskt att visas. Debet eller kredit Här väljer du hur kontot skall konteras antingen som debet eller kredit. Om du behöver vägledning vid kontering av en transaktion kan du få hjälp om du trycker på knappen Exempel. I den visade listrutan markerar du lämplig verifikation och då visas konteringen i en bild till höger. När konteringen är rätt utförd trycker du på knappen OK och inläggningen av den förvalda verifikationen genomförs. Hämta förvald verifikation När du vill hämta en förvald verifikation går du till formuläret Verifikationsval och markerar verifikationstexten i listrutan och trycker på knappen OK. Har du inte gjort någon markering i listrutan kommer meddelandet: Ingen verifikationstext är markerad i listrutan! Beroende på hur du har valt att lägga in den förvalda verifikationen kommer två olika formulär att visas. Har du valt alternativet 2 eller 3 konton kommer följande formulär att visas: Allmän verifikationstext Här visas den allmänna verifikationstexten (exempelvis Hyra kontor). Kompletterande verifikationstext Här anger du en kompletterande text specifikt för denna verifikation (exempelvis mars 2003). Belopp inkl. moms SEK Här anger du beloppet i SEK för verifikationen inklusive moms. Ören avgränsas med kommatecken. Anger du inget belopp får du meddelandet: Ett belopp måste anges! Moms SEK Här anger du momsbeloppet i SEK. Har kontouppläggningen inte något momskonto och du lägger in ett belopp kommer följande meddelande: Verifikationen är tidigare vald att inte innehålla något momskonto. För att införa momskonto i verifikationen måste kontouppläggningen ändras! Då verifikationen skall innehålla ett momskonto och du inte anger något momsbelopp kommer meddelandet: Du har glömt att ange momsen!

105 105 Om du trycker på pilknappen till höger om momsrutan kommer du till följande ruta: Här anger du momssatsen varvid momsbeloppet beräknas och förs in i formuläret. Vill du avbryta beräkningen trycker du på knappen Avbryt. Genom att trycka på knappen OK kommer du till formuläret Verifikation (se detaljerad information i avsnitt Ny Verifikation). När du kontrollerat verifikationen trycker du på knappen REGISTRERA. Om du trycker på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till formuläret Verifikationsval. Har du däremot valt att registrera den förvalda verifikationen under alternativet mer än 3 konton kommer följande formulär att visas: Allmän verifikationstext Här visas den allmänna verifikationstexten (exempelvis Hyra kontor). Kompletterande verifikationstext Här anger du en kompletterande text specifikt för denna verifikation (exempelvis mars 2003). Konto Här visas de valda kontonumren. Benämning Här visas motsvarande kontons benämning.

106 106 Debet och kredit Här anger du respektive kontobelopp utifrån de förvalda konteringarna. Summa Här visas summan av de angivna beloppen för debet respektive kredit. För att kunna gå vidare med konteringen måste summa debet vara lika med summa kredit. Genom att trycka på knappen OK kommer du till formuläret Verifikation (se detaljerad information i avsnitt Ny Verifikation). När du kontrollerat verifikationen trycker du på knappen REGISTRERA. Om du trycker på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till formuläret Verifikationsval. Ta bort förvald verifikation Skulle du vilja ta bort en verifikationstext i listrutan markerar du aktuell text och trycker på knappen Ta bort fast ver. Du får då en kontrollfråga: Är det säkert att du vill ta bort den fasta verifikationstexten: nn? Svarar du Ja tas texten bort från listan. Svarar du Nej återgår du till Verifikationsval. FAST VERIFIKATIONSTEXT För att underlätta uppläggningen av verifikationer kan du lägga in ett register av förvalda texter genom att trycka på knappen Fast verifikationstext i huvudmenyn. Härigenom kommer du till följande formulär: I listrutan ser du vilka texter som finns inlagda i registret. För att gå ur registret trycker du på knappen Avbryt.

107 107 Ny text För att lägga in en ny text trycker du på knappen Ny text varvid följande formulär kommer upp: I textrutan skriver du in den verifikationstext du vill lägga in i registret. Trycker du på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till registret. Då du trycker på knappen OK registreras den nya texten. Ta bort text Vill du ta bort en förvald verifikationstext markerar du texten i listrutan och trycker på knappen Ta bort textrad. Du får då en kontrollfråga: Är det säkert att du vill ta bort verifikationstext: nn? Svarar du Ja tas raden bort. Svarar du Nej avbryts proceduren och du återgår till registret. VERIFIKATIONSREGISTER För att gå till verifikationsregistret trycker du på knappen Register i huvudmenyn och kommer då till följande formulär:

108 108 I listrutan i registret finns samtliga verifikationer. Du kan sortera verifikationerna genom att trycka på de olika rubrikknapparna ovanför listrutan. Sortering kan du göra efter Ver.nr, Ver.datum och verifikationstext. När du markerar en verifikation i listrutan visas motsvarande verifikationsdata i nedre delen av formuläret. Du kan förflytta dig i listrutan med hjälp av piltangenterna upp och ner. För att gå ur registret trycker du på knappen Återgå och du återgår till huvudmenyn. Sökfunktion Genom att trycka på knappen Sök i text kommer du till följande formulär: Här kan du ange hela eller olika delar av de sökta verifikationstexterna och därefter trycka på knappen Sök varvid texter med den sökta strängkombinationen kommer upp i listrutan. Selektering För selektering i registret kan du välja att antingen visa alla verifikationer eller visa de verifikationer som ligger inom ett visst tidsintervall. Du markerar transaktionsdatum och anger från-datum respektive till-datum. Förangivet från-datum är bokföringsårets första dag och till-datum förangives till dagens datum. Anger du ett startdatum som ligger före slutdatum kommer meddelandet: Startdatum ligger efter slutdatumet! När du valt selektering trycker du på knappen OK och resultatet visas i listrutan. Rättelse av verifikation Ifall du vill göra en rättelse av en verifikation markerar du verifikationen i listrutan och trycker på knappen Rättelse av ver. varvid du kommer till formuläret Verifikation där verifikationstexten redan är angiven. Du lägger nu in en ändringsverifikation. När verifikationen är rätt trycker du på knappen REGISTRERA varvid ändringsverifikationen blir registrerad. ÖVERFÖRING AV BALANSPOSTER För att överföra utgående balans (UB) från ett år till ingående balans (IB) i efterföljande år trycker du på knappen Överföring av balansposter. Då överföringen pågår visas på skärmen följande text: Överföring av balansposter från år xxxx till år yyyy pågår. För att göra en överföring fordras att det nya bokföringsåret är skapat och att två år är öppna. I annat fall kommer meddelandena: Bokföringsår yyyy är inte skapat! respektive: Bokföringsåret xxxx är låst! OBS! För att kunna genomföra överföringen måste du befinna dig i det föregående bokföringsåret när du trycker på knappen Överföring av balansposter.

109 109 AVSLUTA BOKFÖRINGSÅR Här gör du årsavslut av bokföringsåret genom att trycka på knappen Avsluta bokföringsår. Är bokföringsåret låst kommer meddelandet: Bokföringsåret är låst! Om bokföringsåret redan skulle vara avslutat får du meddelandet: Bokföringsåret är redan avslutat! Summan av såväl ingående som utgående balans på balanskonton är lika med NOLL. Om du inte får ovanstående meddelanden kommer du till formuläret Verifikation där den genomförda konteringen av årsavslutet är angiven. Verifikationsdatum Här är angivit bokföringsårets slutdatum. Verifikationstext Verifikationstexten är förangiven. Efter att du kontrollerat verifikationen trycker du på knappen REGISTRERA varvid verifikationen registreras och konteras. Om du vill avbryta konteringen trycker du på knappen Avbryt. KONTOPLAN För att komma till kontoplanen trycker du på knappen Kontoplan i huvudmenyn och får då upp följande formulär:

110 110 Kontoplanen är baserad på EUBAS 99. Sortering kan du göra antingen utifrån Kontonr eller utifrån Benämning. Här ges en överskådlig bild av kontoplanen som när du markerar kontot i listrutan visar följande sju värden för aktuellt bokföringsår: Kontonummer Här anges kontonumret. Det markerade kontonumret anges direkt under listrutan. Benämning Här anges kontots benämning. Momskod Här är angivet kontots eventuella momskod. Ingående balans Här anges kontots ingående balans (IB) för aktuellt bokföringsår. Saldo Här anges bokföringsårets saldo för respektive konto. Utgående saldo Här anges utgående saldo för kontot under bokföringsåret. Årsbudget Här är angivet bokföringsårets inlagda årsbudget för resultatkontona (kontonummer större än 3000). Förflyttning i kontoplanen görs med piltangenterna upp och ner. Genom att du trycker på knappen Avbryt återgår du till huvudmenyn. Valt bokföringsår Här visas startdatum respektive slutdatum för valt bokföringsår. För att redigera i kontoplanen använder du dig av de tre knapparna: Nytt konto, Ändra konto samt Ta bort konto. Nytt konto Vill du lägga in eller skapa ett nytt konto i kontoplanen trycker du på knappen Nytt konto och kommer då till följande formulär:

111 111 Kontonummer Här anger du det nya kontonumret ( 4 siffror). Benämning Här anger du det nya kontots benämning. Momskod Ifall kontot har en momskod anger du den här. OBS! Vid konton med momskod är det viktigt att ange rätt momskod eftersom koden senare inte går att ändra. Har du inte angivit något kontonummer kommer meddelandet: Du har inte angivit något kontonummer! Om du anger ett kontonummer som redan finns i kontoplanen får du meddelandet: Kontonumret finns redan i kontoplanen! För att registrera det nya kontot trycker du på knappen OK. Du får först en kontrollfråga i de fall då du inte har angivit någon momskod: För att momskontot skall kunna registreras i momsrapporten MÅSTE momskoden anges. Vill du ange momskod? Svarar du Ja anger du rätt momskod. Svarar du däremot Nej går du vidare utan att ange momskod. (Nej användes då kontot INTE är ett momskonto) Ytterligare en kontrollfråga kommer: Vill du registrera nytt konto? Svarar du Ja registreras kontot. Svarar du Nej avbryts registreringen och du återgår till kontoplanen. Ändra konto Om du vill ändra benämningen i ett konto markerar du kontot i listrutan och trycker på knappen Ändra konto. Du kommer då till följande formulär: Vissa konton går ej att ändra. Försöker du ändra i dessa konton kommer följande meddelande: Angivet konto går ej att ändra! Det går heller inte att ändra i ett konto där saldo eller ingående balans för något bokföringsår är skiljt från noll. Kontonummer Här visas kontots kontonummer. Benämning Här anger du kontots nya benämning. Momskod Här visas kontots momskod (kan ej ändras). Du får först en kontrollfråga: Vill du ändra i kontoplanen för markerat konto? Svarar du Ja ändras kontobenämningen. Svarar du Nej avbryts ändringen och du återgår till kontoplan.

112 112 Ta bort konto Om du vill ta bort ett konto ur kontoplanen markerar du kontot i listrutan och trycker på knappen Ta bort konto. Det går inte att ta bort ett konto där saldo eller ingående balans för något bokföringsår är skiljt från noll. Du får en kontrollfråga: Är det säkert att du vill ta bort kontonummer: xxxx? Svarar du Ja tas kontot bort ur kontoplanen. Svarar du Nej avbryts proceduren och du återgår till kontoplanen. Utskrift kontoplan Om du vill skriva ut kontoplanen på skärmen trycker du på knappen Utskrift skärm. Ingående balans När ett nytt bokföringsår skapas sker en automatisk överföring av föregående års utgående balans till ingående balans för det nya bokföringsåret. När du vill registrera ingående balans manuellt trycker du på knappen Ingående balans och får då upp följande formulär: Första året du använder detta program måste du manuellt lägga in ingående balans. Valt bokföringsår Här visas det valda bokföringsårets startdatum respektive slutdatum. Markering av belopp Är beloppet du skriver in konterat som Debet skall beloppet anges utan minustecken. Är beloppet däremot konterat som Kredit skall beloppet anges med minustecken. Du stegar dig igenom kontoplanen med hjälp av pilknapparna ner och upp, varvid kontonummer och benämning visas för aktuellt konto. Ingående balans Här anger du beloppet för ingående balans för respektive konto. Summa ingående balans Här visas summan av ingående balans för samtliga konton. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn.

113 113 När du är klar med inläggningen av ingående balans trycker du på knappen Verkställ. Du måste ange minst ett belopp för ingående balans annars kommer meddelandet: Innan IB-registrering kan verkställas måste minst ett kontonummer anges! Innan du kan registrera IB måste summan av ingående balans vara 0 (noll) annars får du meddelandet: Summan ingående balans (IB) måste vara 0 (noll) för att möjliggöra registrering av nya verifikationer! Ifall summan IB är noll kommer IB-registreringen att verkställas. Tänk på att när du gör ändringar i IB att du alltid trycker på knappen Verkställ för att registreringen skall verkställas. Om du vill skriva ut IB på skärmen trycker du på knappen Visa IB. Du får först ett informationsmeddelande: Har du inte registrerat förändringarna av ingående balans, genom knappen Verkställ kommer den ursprungliga IB att visas. Väljer du Avbryt avbryts proceduren och du återgår till IB. Väljer du OK skrivs IB ut på skärmen. RAPPORTER Du kan skriva ut följande fem rapporter: Verifikationslista Huvudbok Balansrapport Resultatrapport Momsrapport Genom att trycka på knappen Rapporter i huvudmenyn kommer du till följande formulär: Här väljer du den rapport du vill ha utskriven. Finns det inga transaktioner gjorda för bokföringsåret kommer meddelandet: Det finns inga transaktioner gjorda för det valda bokföringsåret!

114 114 Verifikationslista Genom att trycka på knappen Verifikationslista kommer du till följande formulär: Du måste först ange något av alternativen Alla eller Transaktionsdatum och därefter trycka på knappen OK varvid rapporten skrivs ut. Du kan selektera verifikationslistan på följande sätt: Alla Här skriver du ut samtliga verifikationer för det valda bokföringsåret. Transaktionsdatum Här kan du välja för vilken tidsperiod verifikationerna skall skrivas ut. Förangivna datum är bokföringsårets första dag till dagens datum. Skulle slutdatum ligga före startdatum får du meddelandet: Angivet slutdatum ligger före startdatum! Ifall du anger något datum som ligger utanför bokföringsåret får du meddelandet: Angivet datum ligger utanför bokföringsåret! Har du av någon anledning inte angett något av datumen kommer meddelandet: Ange båda verifikationsdatumgränserna! Har du valt en tidsperiod där inte några transaktioner är gjorda kommer följande meddelande: Inga transaktioner är gjorda inom valt tidsintervall! Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn.

115 115 Huvudbok Genom att trycka på knappen Huvudbok kommer du till följande formulär: Du väljer ett av alternativen i Verifikationsdatum respektive Kontonummer och sedan trycker du på knappen OK varvid huvudboken skrivs ut på skärmen. Om du väljer ett startkontonummer som ligger efter slutkontonumret kommer meddelandet: Startkontonummer ligger efter slutkontonummer! Väljer du ett slutkontonummer som ligger före startkontonummer får du meddelandet: Slutkontonummer ligger före startkontonummer! Anger du ett slutdatum som är tidigare än startdatum kommer meddelandet: Slutdatum är tidigare än startdatum! Skulle du välja ett startdatum som ligger senare än slutdatum får du följande meddelande: Startdatum är senare än slutdatum! Väljer du inga alternativ kommer meddelandena: Välj alternativ för kontonummer! respektive Välj alternativ för datum! Du måste också välja både från- och tillvärden annars kommer meddelandena: Ange både från- och tillkontonummer! respektive Ange både från- och till-datum! Har du valt en tidsperiod där inte några transaktioner är gjorda kommer följande meddelande: Inga transaktioner är gjorda inom valt tidsintervall! Har du valt ett datum som ligger utanför bokföringsåret kommer meddelandet: Datumangivelsen ligger utanför bokföringsåret! Väljer du att selektera på verifikationsdatum visas innevarande månad. Du kan välja vilken månad du vill varvid månadens första respektive sista datum visas. Du kan givetvis också skriva in vilka datum du vill i skrivrutorna för datum. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn.

116 116 Balansrapport Genom att trycka på knappen Balansrapport kommer du till följande formulär: Du väljer ett av alternativen i Verifikationsdatum och trycker på knappen OK varvid balansrapporten skrivs ut på skärmen. Om du anger ett slutdatum som är tidigare än startdatum kommer meddelandet: Slutdatum är tidigare än startdatum! Om du anger startdatum som är senare än slutdatum kommer följande meddelande: Startdatum är senare än slutdatum! Väljer du inget alternativ kommer meddelandet: Välj alternativ för datum! Har du inte angett något av datumen kommer meddelandet: Ange både från- och tilldatum! Har du valt en tidsperiod där inte några transaktioner är gjorda kommer följande meddelande: Inga transaktioner är gjorda inom valt tidsintervall! Väljer du att selektera verifikationsdatum visas innevarande månad. Du kan välja vilken månad du vill varvid månadens första respektive sista datum visas. Du kan givetvis också skriva in vilka datum du vill i skrivrutorna för datum. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn.

117 117 Resultatrapport Genom att trycka på knappen Resultatrapport kommer du till följande formulär: Du väljer ett av alternativen i Verifikationsdatum och trycker på knappen OK varvid resultatrapporten skrivs ut på skärmen. Om du anger ett slutdatum som är tidigare än startdatum kommer meddelandet: Slutdatum är tidigare än startdatum! Om du anger startdatum som är senare än slutdatum kommer följande meddelande: Startdatum är senare än slutdatum! Väljer du inget alternativ kommer meddelandet: Välj alternativ för datum! Har du inte angett något av datumen kommer meddelandet: Ange både från- och tilldatum! Har du valt en tidsperiod där inte några transaktioner är gjorda kommer följande meddelande: Inga transaktioner är gjorda inom valt tidsintervall! Väljer du att selektera verifikationsdatum visas innevarande månad. Du kan välja vilken månad du vill varvid månadens första respektive sista datum visas. Du kan givetvis också skriva in vilka datum du vill i skrivrutorna för datum. Genom att trycka på knappen Avbryt avbryts proceduren och du återgår till huvudmenyn. Momsrapport Genom att trycka på knappen Momsrapport kommer du till följande formulär:

118 118 Månad Här anger du den månad för vilken momsrapporten skall skrivas ut. Förangiven månad är månaden före dagens datum. Om du befinner dig precis i början av ett nytt bokföringsår (januari) och vill göra en momsöverföring för december året innan kommer följande meddelande: Om du skall göra en momsrapport för sista månaden på föregående bokföringsår måste du först gå till Företagsuppgifter och ändra bokföringsåret. I Val av period för momsrapport klickar du sedan fram december! Om du anger ett datum som ligger utanför bokföringsåret kommer meddelandet: Datumangivelsen ligger utanför bokföringsåret! Ifall startdatum ligger senare än slutdatum kommer meddelandet: Angivet startdatum är senare än slutdatum! Genom att trycka på knappen OK visas följande formulär: Här beräknas ingående och utgående moms. Du får även underlag för skattedeklarationen. De sifferkoder som står intill beloppsfälten hänvisar till motsvarande rutor i deklarationsblanketten för momsredovisningen. I fält 39 redovisas om du får tillbaka moms eller om du ska betala. Kontering av momsöverföring Här visas hur konteringen av momsöverföringen kommer att göras. För att gå vidare måste differensen vara lika med noll. Innan du godkänner momsrapporten bör du kontrollera siffrorna noga. Här är det viktigt att alla momskoder i kontoplanen är riktiga. Om du finner något fel som måste rättas till trycker du på knappen Avbryt och går till bokföringen och korrigerar din bokföring. För att skriva ut momsrapporten på papper trycker du på knappen Utskrift. Detta är nu ditt underlag för att fylla i momsdeklarationen.

119 119 Är allt rätt trycker du nu på knappen Godkänner vilket innebär att momsöverföringen överförs automatiskt till bokföringen. Du kommer till formuläret Verifikation där du trycker på knappen REGISTRERA för att registrera verifikationen av momsöverföringen. Underlag för revision Genom att trycka på knappen Underlag för revision kommer du till följande formulär: Ange sökvägen till din brännare genom att trycka på knappen Bläddra OBS! Första gången det är aktuellt med revision skall du bränna över programfilen EKO2000REV och databasfilen crdat. I fortsättningen behöver du enbart bränna över databasfilen crdat. Ta med CD/DVD-skivan för inläggning i revisorns dator. Du kan också skicka filen crdat via Internet som en zip-fil.