Det moderna kontoret. Från kvadratmeter till kontaktyta

Transkript

1 Det moderna kontoret Från kvadratmeter till kontaktyta

2 Från kvadratmeter till kontaktyta Vi tror på långsiktiga kundrelationer där affärsnyttan står i fokus. Vi vill skapa framtidens lokaler och vi vill skapa dem tillsammans med våra hyresgäster. Det moderna kontoret ger företag och myndigheter nya möjligheter att framgångsrikt utveckla organisation och arbetssätt. Tanken är lika enkel som genial. Går det bra för våra hyresgäster så går det bra för oss. Anders Wiklander, vd

3 Tjäna stora pengar på att utveckla ditt kontor Bengt Dahlberg arbetar med affärsstöd samt fastighetsutveckling inom Norrporten och har genomfört flera moderna kontorsprojekt. Här resonerar han kring behovet av utveckling för att organisationer och människor ska växa och bli framgångsrika. Hur har kontoret förändrats över tid? För 20 år sedan handlade det främst om lokalyta och kvadratmeterpris. Idag har många insett att en utvecklande arbetsplats blir ett allt viktigare konkurrensmedel för att nå framgång. Trivs medarbetarna så gör de också ett bättre jobb. Varför engagerar ni er i hyresgästernas verksamhet? Vi jobbar aktivt för att utveckla lönsamma och långsiktiga relationer. En viktig del i vår verksamhet är att se möjligheter i gemensam affärsnytta. Går det bra för våra hyresgäster så går det bra för oss. Vilket ansvar har ni som fastighetsägare att driva utvecklingen framåt? Jag ser oss som ett viktigt stöd till organisationer som väljer att investera i framtiden. Som fastighetsbolag arbetar vi aktivt med att skapa affärsnytta genom att se utvecklingsmöjligheter hos våra hyresgäster. Ju mer vi lär oss om organisationer i förändring, desto bättre blir vi på att driva utvecklingen framåt. Vilken bransch ligger i framkant när det handlar om nya arbetssätt? Det går inte att peka på någon särskild bransch. Vi arbetar med alla typer av organisationer exempelvis kommuner, statliga verk och vinstdrivande företag. Att våga utforska i framtiden och investera i en förändring som utvecklar individen och organisationen är nödvändigt i takt med att omvärldstrycket ökar. Många verksamheter har verkat i en trygg tillvaro men måste agera för att inte bli omkörda av andra aktörer på marknaden som har lättare för att hantera förändringar. Hur startar ett utvecklingsprojekt? Uppgiften är att ifrågasätta och utmana det etablerade, att ha en dialog om utveckling, tydliggöra organisationens uppdrag, formulera mål och samla ihop erfarenheter. För att starta ett nytt utvecklingsprojekt så krävs att det finns stöd på ledningsnivå. De måste ta taktpinnen och visa medarbetarna åt vilket håll organisationen är på väg. Men det gäller att inte springa för fort. Att skapa engagemang och förståelse kräver information och en öppen dialog. Medarbetarna måste också se möjligheter med förändringen av kontoret, det räcker inte med att ledningsgruppen gör det. Vad kännetecknar det moderna kontoret för dig? Nyckelordet är nytta, för organisationen och individen. Det ska finnas tydliga mål som är förankrade. Det moderna kontoret ska inspirera till spontana möten och naturlig kommunikation, där informationen kan flöda fritt och där medarbetare och kunder trivs. En plats där det finns respekt för varandra med gemensamma spelregler som skapar arbetsro och integritet.»vi fick hjälp med en lösning som få hade provat«lennart Larsson, Capgemini

4 Öppna ytor gav oss ett nytt sätt att jobba Långa korridorer och enskilda rum gjorde det svårt för konsultföretaget Capgemini att organisera arbetet. Omflyttningar stal tid och kraft i en verksamhet där projektgrupper enkelt behöver etableras och avvecklas. Behovet var stort av flexiblare arbetssätt och ett yteffektivare kontor. Lösningen blev öppna ytor och några få tysta rum för avskildhet. För tio år sedan bestämde sig Capgemini för att byta lokaler. Företaget utformade en kravspecifikation utifrån verksamhetens behov och högst på listan fanns möjligheten att snabbt kunna förändra arbetsgruppernas storlek och placering. Vår vision var ett kontor utan enskilda rum och med total flexibilitet. När vi förmedlade bilden till andra medarbetare tänkte de på kontorslandskap, ett begrepp förknippat med flera negativa aspekter. Vi behövde se ett modernt genomförande av vår vision, säger Lennart Larsson, tidigare ansvarig för Capgeminis verksamhet i Sundsvall. Idag arbetar han som riskmanager inom samma företag. Engagera alla medarbetare Capgemini gjorde studiebesök på företag med olika verksamheter och det visade sig att fördelarna övervägde nackdelarna. Efter samtal med olika fastighetsbolag föll valet till slut på Norrporten. Vi fick hjälp med en lösning som få hade prövat och som jag bedömer fungerar lika bra idag. För oss innebar det en helhetslösning med flexibla lokaler, en fungerande teknisk infrastruktur och funktionella möbler. Där vi kunde flytta runt utan att möblera om, säger Lennart. Förslaget blev en utställning som alla på Capgemini fick ta del av och lämna synpunkter kring. Engagemanget var stort och åsikterna fångades upp av inredningsarkitekterna som deltog i arbetet med att förankra konceptet. Lära sig att jobba smartare Öppna ytor och färre kvadratmeter innebar i vissa hänseenden ett nytt sätt att arbeta. Många var rädda för att bli störda om de inte fick stänga dörren om sig. Men studiebesöken visade att företag med liknande kontorslösning och verksamhet inte nämnde det som ett problem, säger Lennart. Strax före flytten genomfördes en utbildning i personlig dokumenthantering. Alla medarbetare fick lära sig en ny arbetsmetodik för att hantera ärenden effektivare. I korthet innebar det nya arbetssättet att läsa ett dokument bara en gång, åtgärda ärendet och sedan kasta det. Tidigare hade vi hyllmeter med programlistor, kopior på dokument som skickats elektroniskt, pappershögar på skrivbordet och fakturor i pappersform. Idag finns det mesta digitalt. Förutom effektivare arbetssätt sparar vi åtskilliga tusenlappar i arkiv- och kontorsyta.

5 Positivt utbyte av information Öppna kontor ger en positiv överhörning, alltså att medarbetarna snappar upp information om vad som händer mer eller mindre omedvetet. Det visade sig också att i stort sett alla var nöjda med förändringen när en extern konsult några år senare utvärderade de nya lokalerna. Med öppna ytor blev det plötsligt enkelt att hålla sig uppdaterad. För att inte störa varandra ställde vi upp spelregler för hur vi skulle förhålla oss på kontoret. En intressant iakttagelse var att de tysta rummen efter ett tag användes väldigt sparsamt. De som valde att jobba enskilt kände sig rätt snart utanför i den dagliga kommunikationen, säger Lennart. År 2004 delades företaget i två delar; Capgemini som arbetar med integrerade projekt inom management och IT för stora kunder och Sogeti som fokuserar på leverans av IT-tjänster på lokala marknader. I slutet av 2005 flyttade Capgemini till nya lokaler i Norrporten Arena medan systerföretaget Sogeti behöll kontoret på Kolvägen i Sundsvall.»Det fanns inte plats för det egna rummet. Beslutet var inte lätt att ta«ulrika Hägglund, CSN

6 Idag finns det plats för spontana möten I den nya kontorslösningen på CSN tar medarbetarna enkelt med sig hårddisk och förvaringsskåp när de byter enhet eller avdelning. Tidigare behövdes två heltidstjänster för att flytta möbler, datorer och kontorsmaterial. Det berättar Ulrika Hägglund som deltog i arbetet att förvandla huvudkontoret i Sundsvall till en modern arbetsplats. I nästan trettio år har CSN verkat i en rumsindelad kontorsmiljö. Under åren har verksamhet, arbetssätt och organisation förändrats; från individuella arbetsuppgifter till att arbeta i team över enhetsgränserna. När det var tid att teckna nytt hyresavtal väcktes frågan om lokalerna verkligen levde upp till aktuella och framtida behov. Myndigheten var trångbodd och hade få mötesrum. Planer fanns på att flytta men fastighetsägaren Norrporten erbjöd sig att bygga om befintliga lokaler. Förslaget presenterades för CSN:s ledningsgrupp som fattade beslut om att stanna kvar i fastigheten. En viktig budbärare Hösten 2001 började CSN och Norrporten att planera det nya kontoret. Ulrika Hägglund tillsattes som huvudprojektledare för en grupp på tio personer på CSN. Uppdraget var att samla in information, dokumentera och kommunicera projektets utveckling. Förändringen var i möjligaste mån en process i demokratisk anda där alla visste vad som gällde när bygget drog igång. Referensgruppen, som bestod av en medarbetare från varje avdelning, var en viktig budbärare mellan den egna enheten och projektgruppen, säger Ulrika som har lång erfarenhet av att arbeta med projektstyrning. Mental resa Projektet fick en utförlig målbeskrivning. Som underlag låg CSN:s vision, övergripande mål och långsiktiga strategier. Att bryta gamla mönster tar tid och en av de stora utmaningarna var att få med sig alla på den mentala resa som en förändring innebär. Det går inte att skapa ett bra resultat om inte medarbetarna känner sig delaktiga. Därför var det också viktigt att alla fick komma till tals och vara med och bestämma där det var möjligt. Två stora orosmoln Från början var byggritningarna bara ett skal. Successivt fylldes skisserna med funktioner, samband och inredningsdetaljer. Grundkonceptet var identiska arbetsplatser med likadana gardiner, växter, golvskärmar, möbler och färgsättning. Alla fick lämna åsikter och när detaljplanen var klar visste medarbetarna var de skulle sitta och hur lokalerna skulle se ut. Det fanns två stora orosmoln på kontoret. Det ena var arbetsmiljön under byggtiden. Vår ambition var att ingen skulle behöva flytta mer än två gånger och närmare hälften av medarbetarna fick flytta direkt till sin nya arbetsplats. Det andra var att gå från eget rum till öppet kontor, säger Ulrika

7 Underlätta spontana möten Målet med CSN:s framtida kontor var att underlätta spontana möten, kunskapsöverföring och kommunikation mellan medarbetarna. Valet föll på en öppen kontorslösning men beslutet var inte lätt att ta. Har du 380 personer att ta hänsyn till finns det alltid några som vill behålla det egna rummet och som anser att de inte fått vara med och påverka. Vår utvärdering visar glädjande att en majoritet av medarbetarna är nöjdare med dagens lösning. Förändringar tar tid Projektet tog tre år. Från att Norrporten presenterade förslaget till den stora inflyttningsfesten hösten Rollen som huvudprojektledare har gett Ulrika nya erfarenheter. Uppdraget var ett av de roligaste jobb jag har haft. När frågan kom kände jag spontant: Kul men jag kan ju ingenting om att bygga hus. Idag vet jag vilket luxtal som funkar bäst för kontorsbelysning och hur man drar ventilation. Jag har också stor respekt för den mentala uppförsbacke som alla måste bestiga för att ta sig igenom en förändring. CSN administrerar det svenska studiestödet. Myndigheten beviljar och betalar ut bidrag och lån till studerande samt hanterar återbetalningar. Cirka personer är anställda på CSN och huvudkontoret ligger i Sundsvall. Ytterligare tolv kontor finns i Sverige. CSN har också ett kundcenter i Kiruna samt flera serviceställen. Mer än bara ytor 12 13

8 Ett hälsosamt kontor är mer än en lokal som stödjer verksamheten Vi tillbringar en stor del av vår vakna tid inomhus, på jobbet och i hemmet. En hälsosam arbetsmiljö är en självklarhet för att vi ska må bra och prestera maximalt. Det ställer också krav på lokalen och medarbetarna. Arbetsro och trivsel förutsätter ett behagligt luftklimat, en trivsam ljudnivå och en bra funktionell belysning. Grundläggande faktorer är också att vi individuellt ställer in rätt höjd på bord och stolar, varierar arbetsställning och rör på oss. Att sitta är onaturligt för kroppen. Kroppen mår bäst om du växlar mellan att sitta och stå under arbetstiden. Att sitta för länge är inte bra, ta hellre en sväng och prata med medarbetarna istället för att ringa eller skicka e-post. Placera skrivare och kopiator lite längre bort så reser du dig naturligt under dagen. Fysisk aktivitet minskar stresshormonerna i kroppen och stimulerar tankeverksamheten, vi blir helt enkelt kreativare av att röra på oss. Använd ljuset på rätt sätt Ljus skapar stämning och gör oss pigga. Bra belysning är en balans mellan det naturliga dagsljuset och belysningen på kontoret. För svag belysning gör det svårt att läsa och för starkt ljus kan blända. Kanske krävs extra avskärmning från fönstren men oftast räcker det med att dra för en gardin eller persienn. Var snäll mot dina ögon och nacke Undvik att bli bländad genom att inte placera bildskärmen i närheten av fönster, speglar eller lampor. Placera den i rummet så att du obehindrat kan läsa på skärmen och på en höjd som är snäll mot nacken. Ett bra riktmärke är att ha bildskärmens övre del under ögonhöjd. Håll rätt avstånd. Det är jobbigt för ögon och nacke om du sitter för nära bildskärmen. Ett avstånd på cirka 60 cm mellan ögon och skärm brukar vara lagom. Välj om möjligt halvljusa och matta färger på tangentbord, datormus och skrivbordsyta för att undvika starka kontraster som är ansträngande för ögonen. Rädda ryggen med rätt inställd stol För att ge kroppen avlastning ska stol och bord enkelt kunna ställas in så att du arbetar sittande eller stående och på rätt höjd. Använd stolens ryggstöd när du sitter. Arbeta nära skrivbordsytan och avlasta underarmarna med bordsskivan som stöd. Öka variationen genom reglerbara arm- och nackstöd. Vila öronen från jobbiga ljud I ett bra kontor eftersträvas att minimera buller. Låga ljud kan vara störande, speciellt om arbetsuppgifterna kräver koncentration. Placera skrivare, fax och kopiator i ett separat rum. Ta hänsyn till andras arbetsro när du talar i telefon. Det bör alltid finnas ett tyst rum om du behöver stänga dörren om dig

9 Placera tangentbord och mus så du får stöd Tangentbordet och musen är idag ett av våra viktigaste arbetsverktyg på kontoret. Placera tangentbordet en bit in från bordskanten så att du får plats att vila armarna på bordet. Ge stöd till armen som hanterar musen genom att placera musen framför kroppen nära tangentbordet. Alternera med tangentbordets kortkommandon och använd musen även på tangentbordets vänstra sida. Luft som håller oss friska Luftkvalitet och klimat har en stor betydelse för hälsan. Ett rätt tempererat och välstädat kontor minskar risken för att vi blir trötta, får huvudvärk och infektioner. Ventilation med bra luftfilter är ett sätt att hålla klimat och luftkvalitet på rätt nivå. Temperaturen på kontoret bör anpassas efter verksamheten men ett riktvärde är cirka 21 grader. Gröna växter skapar trivsel och förbättrar luftkvaliteten. Håll ordning på sladdar och kablar Lägg samman sladdar och kablar och häng dem under skrivbordet. Häng datorn på bordsstativet eller under bordsskivan. Det ger bättre utrymme på bordet och underlättar städningen. Se också till att du har ett jordat uttag för dator och bildskärm. Sju steg 16 17

10 Bilder från Norrportens nya huvudkontor i Sundsvall. Så skapar du det moderna kontoret 1 Se möjligheter i förändringen Vi lever i en tid av förändring där ny teknik skapar friare former för arbete och organisation. Där smarta kontorslösningar ger nya möjligheter att framgångsrikt utveckla organisation och arbetssätt. Arbetsplatsen är ett viktigt konkurrensmedel som stödjer snabba beslut och en effektiv ärendehantering. Det är en inspirerande mötesplats som uppmuntrar till kommunikation och informationsutbyte. För att lyckas med förändringen av kontoret krävs alltid någon form av förberedelse. Alla inom organisationen ska tidigt veta varför förändringen genomförs, vart företaget är på väg, tillvägagångssätt för att nå slutmålet och på vilket sätt det påverkar medarbetarna. För att skapa delaktighet måste farhågor lyftas upp på bordet och vändas till möjligheter. Vi på Norrporten har verktygen och stödet för att utveckla arbetsplatser på organisationens villkor. 2 Utforma en gemensam framtidsbild Vart är företaget på väg och delar medarbetarna en gemensam framtidsbild? Alla inom organisationen behöver en tydlig riktning i form av en vision. Den ligger till grund för uppdrag, arbetssätt och arbetsplats. Från projektutveckling till utvärdering av den nya arbetsplatsen. Det är viktigt att medarbetarna kan ställa frågor och lämna synpunkter kring organisationens utveckling. En bra start är att presentera visionen under en samlad träff. Det lyfter också blicken från den egna datorskärmen till en gemensam framtidsbild. Tillsammans med omvärldsanalytiker och konsulter inom organisationsutveckling hjälper vi företag och myndigheter att ta ut färdriktningen. 3 Kartlägg den nya arbetsplatsen När alla har färdriktningen klar för sig är det dags att kartlägga behoven. Vilka faktorer påverkar egentligen den nya arbetsplatsen? Det kan handla om person- och materialhantering, orienterbarhet, mötesformer, säkerhet och integritet. Ett bra sätt att inventera behoven är att göra det i arbetsgrupper och med ett öppet informationsutbyte inom organisationen. Besluten skrivs ner för att senare kunna följas upp av ledning och medarbetare. Konsulter inom arkitektur och projektledning finns till hands för att omsätta behov till handlingsprogram

11 Bilder från Norrportens nya huvudkontor i Sundsvall. 4 Skapa kreativa ytor 5 Upprätta gemensamma spelregler 6 Möblera för en hälsosam 7 Bygg in företagets varumärke i lokalerna En arbetsplats behöver ofta ytor för både koncentrationsarbete och spontana möten. På större arbetsplatser med öppna lösningar kan neutrala passager minska risken för att bli störd. En tydlig entré stärker gemenskapen. Olika zoner för möte och arbete skapar bättre förutsättningar för en ökad säkerhet och integritet. Personlig planering ger smidigare arbetssätt och smarta dokumentlösningar sparar tid och arkiveringsutrymme. Företag och myndigheter har olika behov. Det viktiga är att skapa en lösning som fungerar. Vi samarbetar med konsulter inom effektivare vardagsarbete för att utveckla arbetsplatser utifrån olika handlingsprogram. Ett öppet kontor stödjer spontana möten och utbyte av information. Samtidigt ställer det krav på organisationen. Svårigheten att arbeta ostört eller att hantera känsliga samtal är vanliga farhågor. För att skapa arbetsro krävs gemensamma förhållningssätt kring beteenden, ordning och kommunikation på arbetsplatsen. Tillsammans med erfarna konsulter genomför vi gruppövningar som hjälper organisationer att upprätta spelregler för nya arbetssätt. och flexibel arbetsplats Organisationer ska snabbt och enkelt kunna hantera personalförändringar och omflyttningar. Med funktionella möbler och bärbara telefoner är det lätt att flytta på personal, utan att behöva möblera om. Rätt luftkvalitet, ljudmiljö och belysning är viktiga faktorer för att människor ska trivas och må bra. Ergonomiskt utformade skrivbord och stolar minskar risken för arbetsskador och långa sjukskrivningar. Vi samarbetar med sjukgymnaster och friskvårdskonsulter för att skapa en trivsam och flexibel arbetsplats. Med hjälp av färger, möbler, inredningsmaterial och utsmyckningar kan företag bygga in sitt varumärke i kontorsmiljöerna. Effekten blir en positiv upplevelse hos kunder och besökare som på sikt även kan stärka varumärket. Personligt inredda lokaler utifrån företagets färger och logotyp ökar också trivseln hos medarbetarna. För att översätta företagets varumärke till kontorsmiljöer anlitar vi inredningsarkitekter och möbeldesigners

12 Säkra tips för det mobila trådlösa kontoret Det mobila arbetslivet är här. På kontoren blir det allt vanligare med trådlösa nätverk och många mobila telefoner är lika avancerade som våra datorer. Fler och fler värdesätter den trådlösa friheten men det är viktigt att ta hänsyn till hur detta påverkar arbetsmiljön. TCO-ägda företaget TCO Development jobbar för en bättre och hållbar arbetsmiljö. Grunden för verksamheten är kvalitetsoch miljömärkning av IT-utrustning och kontorsinredning. Märkningen ger tydliga riktlinjer för vilka krav arbetsplatser och enskilda användare bör ställa på mobiltelefoner, lokala system för mobil- och trådlös telefoni, bildskärmar, tangentbord och annan utrustning. TCOmärkta produkter uppfyller bestämda krav vad gäller strålning, ergonomi, ekologi och energi och hjälper dig att välja rätt utrustning. Följ gärna försiktighetsprincipen. Den innebär att organisationer definierar och följer rekommenderade värden vid inköp av ny teknik. Det ger kunskap i organisationen om säkra produkter och trygghet för individen. Våra kontor Huvudkontor Sundsvall Box 225, Sundsvall Besöksadress: Landsvägsallén 4 Tfn Marknadsområden Luleå Box 194, Luleå Besöksadress: Skeppsbrogatan 39 Tfn Umeå V:a Norrlandsgatan 10 B Umeå Tfn Gävle Kyrkogatan Gävle Tfn Uppsala Vaksalagatan Uppsala Tfn Örebro Fredsgatan Örebro Tfn Linköping Box 645, Linköping Besöksadress: S:t Larsgatan 9 A Tfn Jönköping Jönköping Besöksadress: Brunnsgatan 2 Tfn Växjö Box 3294, Växjö Besöksadress: Honnörsgatan 1 Tfn Helsingborg Kungsgatan Helsingborg Tfn Köpenhamn Kalvebod Brygge 45 DK-1560 Köpenhamn V Tfn

13 Frosting Reklambyrå AB Norrporten är ett av Nordens största fastighetsbolag. Bolaget äger och förvaltar fastigheter med en uthyrningsbar yta om cirka 1,1 miljoner kvm varav 80 procent är kontor, 15 procent butiker och resterande del bostäder med mera. Fastigheternas värde uppgår till cirka 15 miljarder kronor. Huvudkontoret är beläget i Sundsvall och verksamheten bedrivs i Luleå, Umeå, Sundsvall, Gävle, Uppsala, Örebro, Linköping, Jönköping, Växjö, Helsingborg och Köpenhamn.