Univars vägledande principer

Transkript

1 Uppförandekod

2 Vår vision Ett företag där de bästa människorna vill arbeta. Världsledaren inom kemisk distribution, som ger enastående kontakt mellan kunder och leverantörer. 2

3 Univars vägledande principer Vi värdesätter relationer, att behandla kunder och leverantörer som långsiktiga partner och varandra med öppenhet och respekt. Vi lyckas genom prestation, fokuserande på förstklassigt utförande, produkttillgång, optimerad logistik och produktivitet. Vi utvecklas av vinstgivande tillväxt, att söka nya marknader och nya möjligheter, kontinuerligt förnya oss för att vara distributören som väljs. Och eftersom vi är Univar gör vi allting säkert, och med integritet. 3

4 Innehåll Vår vision... 2 Univars vägledande principer... 3 Ärligt och etiskt uppförande... 6 Efterlevnad av lagar, förordningar och regler... 6 Internationella affärsaktiviteter... 6 Iaktta koden och Univar-policy... 6 Öppen dörr-policy... 7 Missbruk... 7 Våld på arbetsplatsen... 8 Diskriminering och trakasserier... 8 Skydd mot vedergällning... 8 Skydda Univars tillgångar och information... 9 Efterlevnad vid import och export... 9 Immateriell egendom... 9 Statliga kontrakt Antikorruption: Gåvor och affärsrepresentation Miljöhälsa och säkerhet Bolagsansvar och hållbarhet Insideraffärer Finansiell rapportering och redovisning Registerföring Kartell och sund konkurrens Undvika intressekonflikter Konfidentialitet och dataskydd Standard för sociala medier Hemlighållande Alertline för efterlevnad och etik Ansvarsfriskrivning

5

6 Univars engagemang i integritet Ärligt och etiskt uppförande Göra allting säkert, och med integritet innebär att vi måste uppföra oss själva på ett ärligt, lagligt och etiskt sätt. Att fatta etiska beslut kräver vårt bästa omdöme. Vår uppförandekod täcker kanske inte alla frågor som vi kan ställas inför men den ger riktlinjer för hur man arbetar med arbetskollegor, kunder och affärspartners, såväl som hanterar etiska frågor eller frågor relaterade till överensstämmelse, vilka kan uppkomma på jobbet. Om du är osäker angående en möjlig fråga om efterlevnad av lagar ochh förordningar kan du rådfråga avdelningen Juridiska & bolagsangelägenheter. För frågor om Univars uppförandekod, vänligen kontakta avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar (Compliance@Univar. com). För frågor om specifik policys eller arbetsprocesser kan du tala med din arbetsledare eller chef eller kontakta personalavdelningen. Denna uppförandekod gäller anställda, medlemmar i Univars bolagsstyrelse och dess majoritetsägda dotterbolag. Efterlevnad av lagar, regelverk och förordningar Efterlevnad av lagen är fundamentalt för att göra allting säkert och med integritet. Det är Univars policy att iaktta alla tillämpliga lagar, regleringar, regler och förvaltningsbeslut som är tillämpliga i landet, delstaten eller platserna där vi gör affärer. Om en Univar-policy eller denna uppförandekod är i konflikt med en tillämplig lag kommer vi alltid att följa lagen. Internationella affärsaktiviteter Vi erkänner och respekterar de olika kulturerna, sederna och affärssederna på marknaden. Våra olika affärsprocesser och seder måste också överensstämma med internationella lagar, regleringar, regler, standarder och förvaltningsbeslut. Iaktta koden och Univar policy Vårt engagemang för tillväxt och möjlighet är alltid anpassad till vårt engagemang för integritet. Varje anställd har ett ansvar att rapportera incidenter eller överträdelser av någon företagsstandard, procedur, policy eller denna uppförandekod som del av detta engagemang. Denna uppförandekod ändrar inte anställningsförhållandet mellan dig och företaget och den förändrar inte heller dina lagliga rättigheter eller andra rättigheter. Underlåtelse att läsa eller erkänna denna uppförandekod undantar inte någon från ansvaret att iaktta denna uppförandekod, tillämpliga lagar, regleringar och tillämpliga Univar-policys. 6

7 Öppen dörr-policy Vi uppmuntrar dig att ta upp arbetsrelaterade frågor eller bekymmer direkt med din arbetsledare eller chef så snart som möjligt. När det behövs ska du känna dig fri att ta upp en fråga med en annan chef, ända upp till och inklusive våra företagsledare. Vi arbetar med att prioritera och ta itu med alla anställdas bekymmer på ett effektivt och respektfullt sätt. Om du inte känner dig bekväm med att ta upp dina bekymmer med din chef kan du alltid kontakta personalavdelningen, vilka kommer att arbeta med dig för att lösa arbetsrelaterade frågor. Missbruk Vi har en nolltolerans för missbruk, vilket påverkar en anställds förmåga att utföra hans eller hennes ansvar. Än viktigare, vår nolltolerans mot missbruk stärker vårt engagemang för säkerhet och minskar faran för säkerhetsrelaterade olyckor. Om någon person upptäcks arbeta under påverkan kommer denne att omedelbart utsättas för disciplinära åtgärder, inklusive och ända till uppsägning. Vi värdesätter relationer, att behandla kunder och leverantörer som långsiktiga partner och varandra med öppenhet och respekt. 7

8 Våld på arbetsplatsen Hot eller våldshandlingar mot medarbetare, kunder eller affärspartners är förbjudet. Om du uppmärksammar eller upplever hot eller våldsamt beteende på eller nära din arbetsplats måste du omedelbart rapportera det till din chef. Chefer som får information om hot eller våldshandlingar måste meddela personalavdelningen genast. Diskriminering och trakasserier Univar förbjuder diskriminering på arbetsplatsen grundat på följande personliga egenskaper: Ålder Härkomst Färg Handikapp Kön Könsenhet Nationellt ursprung Ras Religion Sexuell läggning Veteranstatus Vi tolererar inte trakasserier av någon anställd och måste alltid behandla anställda, kunder och affärspartners, såsom säljare och leverantörer, med värdighet och respekt. Vi värdesätter mångfald i vår arbetsstyrka och ger samma anställningsmöjligheter för alla sökande och anställda. Vi diskriminerar inte någon sökande på grund av de personliga egenskaperna som listades ovan. Skydd mot vedergällning Vi har en plikt att rapportera misstänkt oförrätter och måste kunna göra det utan rädsla för vedergällning. Univar tolererar ingen vedergällning eller hot om vedergällning för att man rapporterar en kränkning eller misstänkt lagöverträdelse, företagspolicy eller denna uppförandekod när den görs i god tro. 8

9 Vi lyckas genom prestation, fokuserande på förstklassigt utförande, produkttillgång, optimerad logistik och produktivitet. Skydda Univars tillgångar & information Att skydda Univars fysiska tillgångar (anläggningar, utrustning, datorer etc.) är en prioritet för att optimera produktivitet. Vi har var och en ett ansvar att iaktta alla procedurer som skyddar värdet på dessa tillgångar för att skydda Univars strategi, tillväxt, värde och rykte. Data som skapats med företagets utrustning eller system är också företagets egendom som måste skyddas. Företagets datorutrustning, mobiltelefoner eller andra nätverksapparater måste endast användas i affärssyften. Enstaka användning för att kontrollera e-postkonto eller personliga samtal är tillåtet om det görs så lite som möjligt och på ett förnuftigt sätt. Immateriell egendom Immateriella rättigheter är viktiga för att skydda investeringarna som Univar gör i utvecklingen av nya produkter och idéer. Vi skyddar vår immateriella egendom och respekterar andra immateriella rättigheter. Vi får inte kopiera, reproducera eller överföra skyddat material, såsom publikationer, bilder, video eller programvara som tillhör Univar eller andra såvida vi inte har behörighet eller licens att göra det. Finansiella tillgångar såsom företagets kreditkort är föremål för samma tillgångsskydd. Företagets Resor & Omkostnader eller Inköpskort P-kort får inte missbrukas. Förskingring av bolagsmedel för personlig vinning är bedrägeri och föremål för disciplinära åtgärder och möjliga straffrättsliga påföljder. För riktlinjer om användningen av företagets kreditkort, vänligen se företagets Policy för Resor & Omkostnader såväl som P-kortsprocedurer. Efterlevnad vid import och export Univars leverantörskedjeorganisation ger logistisk ledning på marknaden. Det finns en mängd olika komplexa lagar och regleringar som styr import och export av produkter och vissa data. Vi har ett ansvar att iaktta dessa lagar och regleringar. 9

10 Vi utvecklas av vinstgivande tillväxt, att söka nya marknader och nya möjligheter, kontinuerligt förnya oss för att vara distributören som väljs. Statliga kontrakt Univar upprätthåller affärsrelationer med en mängd statliga kunder. Statliga kontrakt är komplexa och är föremål för specifika lagar och regleringar. När vi gör affärer med statliga kunder (inklusive statsägda bolag) måste vi följa alla tillämpliga lagar och regleringar. Det är vårt ansvar att veta och följa alla regler som gäller för statliga kontrakt (inklusive anbudsprocessen). Om du behöver hjälp med dessa regler, vänligen kontakta avdelningen Juridiska & Bolagsangelägenheter. 10

11 Antikorruption: Gåvor och affärsrepresentation Antikorruptionslagar förbjuder företag och individer från att få orättvis fördel genom att ge mutor till regeringstjänstemän eller privata parter. Univar kommer att iaktta UK Bribery Act (den brittiska mutlagen), the United States Foreign Corrupt Practices Act (den amerikanska lagen mot utländsk korruptionskutym) och alla tillämpliga internationella antikorruptionslagar och konventioner. Vi får aldrig erbjuda eller acceptera mutor eller olagliga provisioner eller underlätta korrupta aktiviteter av något slag. Detta förbud mot mutor sträcker sig till tredje parter som agerar å Univars vägnar, såsom agenter, uppdragstagare och konsulter som utför arbete å Univars vägnar. Univars antikorruptionspolicy dokumenterar generella krav att förhindra korruption och mutor. Varje anställd förväntas iaktta kraven i denna policy. Gåvor och representation som utbytes mellan Univar och tredje parter bör vara knutna till legitima affärssyften. Gåvor och representation bör också vara rimliga och i överensstämmelse med antikorruptions- och antimutlagar. Univars Gåvo- och Representationspolicy anger de sorters gåvor som är tillåtna, såväl som procedurer för att tillåta godkännande av gåvor. Konsultera avdelningen Juridiska & Bolagsangelägenheter för att förstå överensstämmelserisker när man gör affärer med regeringar. Man ska alltid erhålla godkännande från avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar innan man accepterar eller tillhandahåller någonting av värde till eller från en regeringstjänsteman. Vänligen konsultera din chef eller avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar (Compliance@Univar. com) om du har frågor om processerna rörande gåvorapportering och godkännande. Miljö, Hälsa och Säkerhet Univar arbetar med att förbättra vårt företags kärnvärden i säkerhet, hälsa och miljö. Vid vårt företag är varje anställd ansvarig för deras egen säkerhet och är ansvarig för att upptäcka och hjälpa till att eliminera osäkra förhållande. Vi måste också hjälpa till att skydda våra anläggningar från obehöriga överträdelser genom att rapportera misstänkta hot mot vår fysiska säkerhet och följa företagsprocedurer. Vi iakttar alla tillämpliga miljö- och säkerhetslagar, standarder och regleringar, såväl som företagets policy och procedurer för miljö, hälsa och säkerhet. Bolagsansvar och hållbarhet Vi är engagerade i att vara en ansvarstagande företagsmedborgare. Företagsansvar för oss innebär att uppnå affärsframgång på sätt som uppvisar respekt för människor och planeten och upprätthålla värdena som uttrycks i våra vägledande principer. Vi ber alla våra anställda att överväga de kortsiktiga och långsiktiga effekterna på miljön och samhället när de fattar affärsbeslut. Vi måste alla agera som rollmodeller för socialt ansvarsfullt beteende. 11

12 Insideraffärer Att köpa eller sälja ett företags värdepapper på grundval av insiderinformation (känt som insiderhandel ) är en straffbar handling i de flesta länder. Vi får inte delta i handel med något företags värdepapper på grundval av insiderinformation. Insiderinformation är materiell information om ett företag, vilken inte är känd för allmänheten. Univar kan erhålla information från affärspartner baserat på våra relationer vilken kan anses vara insiderinformation. Att kommunicera denna information till någon utanför företaget ( tipsande ) som sen använder denna information för att handla med våra affärspartners värdepapper bryter mot värdepapperslagar och är förbjudet. Registerföring Vi måste föra ärliga och korrekta affärsunderlag för att: Fatta bra affärsbeslut; Fullgöra juridiska, finansiella, reglerande och styrande förpliktelser; och Maximera fördelarna av vårt tidigare kunnande och tidigare erfarenhet. Transaktioner och register får aldrig döljas, förfalskas eller förändras. Detta gäller alla register, inklusive e-postkommunikationer, interna promemorior och formella rapporter. Finansiell rapportering och finansredovisning Vi kommer att föra fullständiga och korrekta register för att möjliggöra korrekt och riktig redovisning och bokslut. Effektiv kontroll genom företagsledning kommer att upprätthållas över transaktionsprocesser för att skydda Univars tillgångar och säkra korrekt redovisning och rapportering. Misstänkt bedrägeri kommer att utredas i enlighet med interna procedurer, och allt finansiellt bedrägeri eller signifikanta brister i interna kontroller kommer att avslöjas för Univars bolagsstyrelse eller revisionskommitté. Kartell och sund konkurrens Kartellagar, ibland även kallade konkurrenslagar, styr sättet som företag uppför sig på marknaden. Lagarna ger allmänt huvuddragen i hur företagen bör hantera konkurrenter, kunder och leverantörer. Att bryta mot kartellagar kan resultera i juridiska straff för den individ som är inblandad såväl som för företaget. Univar är engagerad i att konkurrera kraftfullt och rättvist. Vi kommer inte att: Kommunicera prissättning, villkor som påverkar prissättningen eller leveranstillgänglighet hos en konkurrent; Dela upp eller anvisa marknader eller kunder (eller att gå med på att dela upp endera av dem); Gå med på att bojkotta annan affär med en konkurrent; eller Ställa orimliga eller oskäliga villkor på köp eller försäljning. Kartellagar varierar mellan regioner. För frågor om kartellkrav, vänligen konsultera avdelningen Juridiska & Bolagsangelägenheter. 12

13 Undvika intressekonflikter En intressekonflikt inträffar när en person sätter sina egna personliga intressen före Univars intressen och sen är oförmögen att på ett effektivt sätt utföra sitt ansvar för Univar. Exempel på intressekonflikter omfattar: Påverka ett Univar-beslut som är till personlig fördel för dig eller en familjemedlem; Acceptera eller ge gåvor, representation, gästfrihet, lån, betalningar eller särskild behandling från leverantör, kund eller konkurrent till Univar; Att delta i en personlig affärstransaktion vilken involverar Univar, dess egendom, information eller affärsrelationer, för förtjänst eller vinst utan att först diskutera den med din arbetsledare eller chef och avslöja det för avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar såsom passande; eller Få vetskap om en affärsmöjlighet genom Univar eller personligen ta chansen utan att först erbjuda den till Univar. En intressekonflikt kan uppkomma om du har ett socialt, finansiellt, politiskt eller personligt intresse påverkar ett affärsbeslut i Univar eller relation med affärspartner. Konfidentialitet och dataskydd Information i privat ägo rörande Univars finansiella prestation, strategier, kunder och säljare är skyddad och får inte distribueras. Univars Informationssäkerhet och skyddspolicy ger vägledning och krav på hur man hanterar intern information och dokument som skapas av Univars anställda eller våra system. Informationssäkerhet och skyddspolicyn reglerar också användningen av systemen. Den ger oss standard som hjälper till att skydda Univar data från obehörigt tillträde eller säkerhetsöverträdelser. Misstänkta överträdelser mot IT-säkerhet eller brott mot dataskyddsstandard bör rapporteras till din arbetsledare, chef eller Alertline, såsom medges. Förlust av data på grund av förlust av utrustning, såsom en borttappad eller stulen laptop eller mobiltelefon äventyrar också information som är konfidentiell och i privat ägo. Om du skulle råka ut för förlust av utrustning eller apparat, vänligen rapportera det omedelbart till din lokala supportavdelning, IT-efterlevnadfunktionen (ITCompliance@univar.com), eller Global Privacy Office. Vi måste undvika intressekonflikter och situationer som kan uppfattas som intressekonflikter. Om man har tvivel om en potentiell konflikt, tala med din arbetsledare, chef, annan medlem i ledningen eller avdelningen för efterlevnad av lagar och förordningar. 13

14 Social media Användning av programvaror på nätet (eller sociala medier ) är tillåtet eftersom vi alla har fördel av värdefulla erfarenheter och insyn från andra. Användning av sociala medier får inte vara överdriven eller överskrida räckvidden för Univars föremål för verksamheten. Olämplig användning av sociala medier kan leda till dataförlust, domstolsprocesser, ordningsböter eller straff och skada på Univars rykte och affärer. Anställda som använder sociala medier måste uppfylla kraven som finns dokumenterade i Univars Standard och Riktlinjer för Sociala Medier. Reflektera alltid över innehållet i det du skriver. Se till att det uppfyller: Univar uppförandekod; Alla policy och standard, och Stöder vår generella vision och Vägledande principer. Personliga konton som anställda har reflekterar personliga åsikter, även om de innehåller företagsrelaterad information såsom din anställning inom Univar. Hemlighållande Det är vår policy att skydda och hemlighålla de vi gör affärer med, inklusive våra kunder, affärspartner (t. ex. leverantörer) och anställda. Konfidentialitetslagar anger hur Univar hanterar personlig data världen över. Personlig data är all information som relaterar till hur en person kan identifieras, och kan omfatta känslig personlig information såsom ras, kön eller etnicitet. För frågor om Univars Privacy Policy, vänligen kontakta Globala Privacy Office. 14

15 Och eftersom vi är Univar gör vi allting säkert, och med integritet. Alertline för efterlevnad och etik Univar tillhandahåller en rapporteringstjänst för misstänkta problem eller överträdelser. Du kan kontakta rapporteringslinjen via telefon eller sända in ett webbinlämnande (för din lokala telefonkontakt eller oberoende rapporteringssida, vänligen gå till Universe Alertlines informationssida eller kontakta kontoret för efterlevnad av lagar och förordningar). Anonym rapportering finns tillgänglig där det medges och Univar upprätthåller en antivedergällningspolicy mot en rapport som gjorts i god tro. Alla förväntas rapportera överträdelser eller misstänkta överträdelser till en arbetsledare, företagsstyrelse, personalavdelningen eller Alertline. Ansvarsfriskrivningar Alla Univars tjänstemän, anställda, medlemmar av bolagsstyrelsen och dess majoritetsögda dotterbolag förväntas att utöva bra omdöme och efterleva denna uppförandekod, alla företagspolicy och standard. Överträdelser kan resultera i böter och/eller straff. Ansvarsfriskrivningar från denna uppförandekod för personer i företagsledningen eller direktörer kan endast göras av bolagsstyrelsen eller en behörig styrelsekommitté. 15

16 16 Univars Huvudkontor 3075 Highland Pkwy, Ste. 200 Downers Grove, IL USA