Verksamhetsberättelse 2013

Transkript

1

2 Diarienummer: VOHJS HU-HOH Verksamhetsberättelse 2013 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel Hjälpmedelscentralen Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

3 Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

4 Inledning Sammanfattande analys Medborgarperspektiv Sörmlänningar med långvariga eller bestående funktionsnedsättningar erhåller hjälpmedel via förskrivare i landstinget och länets kommuner. Hjälpmedelscentralens roll är att vara länets expertfunktion avseende hjälpmedelsförsörjning och är således en servicefunktion gentemot befolkning och förskrivare. Antalet förskrivningar samt brukare som erhåller hjälpmedel fortsätter att öka. Länets brukare samt kostnadsansvarig i kommun och landsting är huvudsakligen nöjda med det bemötande och den service som ges vid Hjälpmedelscentralen. De informationsinsatser som verksamheten erbjuder kring olika hjälpmedels användningsområden skattas högt av deltagarna. Personalperspektivet Personalläget är fortsatt stabilt med en viss personalomsättning och låga sjuktal. Personalstyrkan har utökats på logistikenheten i syfte att klara det omfattande förändringsarbete som pågår. Utvecklingsarbete på alla nivåer genomförs både utifrån "Arbetsglädje och Stolthet" samt resultatet från förra årets medarbetarenkät. Process- och förnyelseperspektivet Beskrivning av verksamhetens huvudprocesser har avslutats och arbetet ska integreras med det landstingsövergripande uppdraget att ta fram ett ledningssystem för kvalitet. Teknikutvecklingen ställer nya krav på hjälpmedelsverksamheten framför allt inom området information/ kommunikation och ett projekt, "Ny teknik" har pågått under året. Samverkan sker inom regionen, främst gällande gemensamma upphandlingar Miljöperspektivet Miljömedvetenheten inom verksamheten är god. Alternativa mötesformer används i hög utsträckning och kemikaliegenomgång är utförd. Ekonomiperspektivet Hjälpmedelscentralens ekonomi är fortsatt stabil med en soliditet på 34 % vilket överstiger målnivån 30 %. Verksamheten redovisar ett överskott vid årsbokslut på 3,5 mkr, 0,6 mkr högre än föregående år. Hjälpmedelscentralen har under de senaste 2 åren varit inne i ett intensivt skede av utvecklings- och förändringsarbete som kommer att fortsatt prägla verksamheten även under Implementering av ny prismodell från och med 1:a januari 2014 kommer att förändra strukturen i prissättningen jämfört med tidigare. Avsikten med den nya prismodellen är att öka precisionen i prissättningen så att självkostnaden för varje hjälpmedelsgrupp skall tydliggöras och att prissättning till köpare därmed också förväntas ske med mer exakthet jämfört med nuvarande prismodell. En ny prismodell förväntas utgöra ett bra verktyg för att identifiera självkostnad, prissätta och bidra till att verksamheten styrs mot nollresultat. Framtidsanalys/Omvärldsanalys Hjälpmedelscentralen behöver arbeta med ständiga förbättringar för att vara en kostnadseffektiv verksamhet med nöjda brukare och betalare. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

5 Den tekniska utvecklingen leder till att nya hjälpmedel som underlättar vardagen utvecklas och att det finns ny teknik inom områdena medicinska behandlingshjälpmedel och informationsteknologi. Införande av ny teknik och ökade hjälpmedelskostnader ska ställas i relation till den totala samhällsnyttan. Högre hjälpmedelskostnader för en huvudman kan minska vårdkostnaderna hos samma eller annan huvudman och därmed vara samhällsekonomiskt fördelaktigt. Beslut inom verksamhetsområdet bör påverkas av ett samhällsekonomiskt synsätt. Hjälpmedelscentralen ansvarar för samhällsbetalda hjälpmedel inom olika områden. Som tidigare nämnts går utvecklingen inom informationsteknologin för såväl hjälpmedel som konsumentprodukter ständigt framåt. Exempel på konsumentprodukter som skulle kunna vara till nytta för olika brukargrupper är smarta telefoner och surfplattor med tillhörande appar. Huruvida hälso- och sjukvårdshuvudmännen ska ha en roll i att stödja och hjälpa brukaren kring kompenserande konsumentprodukter utreds. I den webbaserade nationella sjukvårdsrådgivningen 1177.se kommer ett tema kring hjälpmedel att införas 1 juli Länet bör verka för att temat breddas till att omfatta hela funktionshinderområdet i vilket hjälpmedel ingår och är en del. Medborgarperspektivet Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta. Åtagande: Våra insatser utgår från brukarens behov och en professionell bedömning. En funktionsnedsättning, långvarig eller bestående, som uppstår till följd av skada eller sjukdom ökar risk för inaktivitet och begränsad delaktighet. En effektiv hjälpmedelsförsörjning som präglas av lyhördhet och respekt för brukaren och som utgår från brukarens behov bidrar till ökad aktivitet och delaktighet för individen. Hjälpmedelscentralen tillhandahåller hjälpmedel till sörmlänningarna genom förskrivare i kommunerna och landstinget. Vid behov deltar företrädare från Hjälpmedelscentralen i själva utprovningen. Brukares nöjdhet med Hjälpmedelscentralens service och bemötande mäts årligen. Enkätundersökningar genomförs dels till brukare som har tekniska hjälpmedel, dels till brukare som erhållit inkontinenshjälpmedel. Utöver detta finns möjlighet att besvara väntrumsenkäter. Svarsfrekvensen i årets enkäter var mellan 41% och 63%. Den relativt låga svarsfrekvensen kan förklaras av att flertalet brukare som förskrivs hjälpmedel inte har direktkontakt med Hjälpmedelscentralen och därmed ingen egen erfarenhet av verksamhetens service och bemötande. Av de som svarat var dock flertalet nöjda. Två brukarråd har genomförts under året vid vilka intresseföreningarna ges tillfälle att lämna synpunkter, ställa frågor samt bli informerade om verksamheten. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

6 Indikator Andel brukare som är nöjda med den service som givits. Utfall Målvärde Kommentar 93,5% 97 % Avser såväl Hjälpmedelscentralen som Vesicacentralen. (672 av 719 brukare) Nivån för vad som avses nöjd har höjts from Utfall % Utfall % Åtagande: I vår verksamhet bemöts brukaren med respekt. Indikator Andel brukare som är nöjda med HMC:s bemötande. Utfall Målvärde Kommentar 95,9% 97 % Avser såväl Hjälpmedelscentralen som Vesicacentralen (706 av 736 brukare) Ny indikator from 2013 Utfall delår ,1% Åtagande: Våra betalande kunder är nöjda med våra insatser utifrån de överenskommelser vi träffat. Det ekonomiska åtagandet för sjukvårdshuvudmännen är stort varför verksamheten har som målsättning att efter bästa förmåga möta betalande kunders önskemål och behov. Kostnadsansvariga i kommun och landsting har via enkäter tillfrågats om nöjdhet avseende kvalitet och bemötande. Svarsfrekvensen var låg men de som svarat är i huvudsak nöjda. Förbättringsområden som identifierats är kvalitet på leveranser och fakturaunderlag. Indikator Andel kostnadsansvariga kunder som är nöjda med de insatser som givits. Utfall Målvärde Kommentar 83,5% 90 % Ny indikator Strategiskt mål: Landstingets verksamheter arbetar för att uppnå jämlikhet i hälsa för länets invånare. Åtagande: Våra insatser ökar förutsättningarna för livskvalitet och ett aktivt liv. En viktig framgångsfaktor för delaktighet och ett aktivt liv för personer med funktionsnedsättning är att brukare, förskrivare och övrig vårdpersonal är välinformerade om hjälpmedel, deras användningsområde och anpassning till den enskilde brukaren. I Hjälpmedelscentralens uppdrag ingår därför att regelbundet informera och utbilda om hjälpmedelsutbudet. Ett stort antal informations-, och utbildningstillfällen inom olika produktområden har genomförts under året med nöjda kursdeltagare. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

7 Indikator Antal tillfällen för kunskapsoch informationsspridning om hjälpmedel och dess användningsområden till brukargruppens professionella nätverk och beslutsfattare. Utfall Målvärde Kommentar 97 st 100 st Utfall st Andel nöjda kursdeltagare. 99,6% 95 % Avser 279 av 280 kursdeltagare. Utfall ,2%. Strategiskt mål: Landstingets verksamheter bedriver ett aktivt arbete i syfte att vara ett öppet landsting för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller social tillhörighet. Åtagande: Vi är medvetna om människors olikheter och förutsättningar. Därför arbetar vi aktivt för att ingen människa ska diskrimineras. Förvaltningen har under 2013 systematiskt arbetat med värdegrundsfrågor. Denna utgår från människovärdesprincipen med värdeorden delaktighet, respekt, och ansvar och omfattar verksamheternas förhållningssätt till såväl brukare som personal. I de spelregler som slagits fast skall medarbetare; ha ett respektfullt förhållningssätt till brukare, skapa möjlighet för brukaren att vara aktiv och delaktig i sin utveckling, samt använda sin och andras kunskaper, erfarenheter och olikheter för ökad brukarnytta. Nämnda arbete kommer även att pågå under Utöver ovan har en särskild kompetenshöjande satsning kring barnkonventionen genomförts under året. I samband med årsbokslut skall samtliga nämnder rapportera hur implementering av olika policys fortskridit under året. Landstinget Sörmlands Policy för personer med funktionsnedsättning LF68/210: Brukares upplevelse av verksamhetens service och bemötande är gott. Allmän information om sortiment och regelverk finns tillgängligt för allmänheten på landstingets externa hemsida. Verksamheten verkar för att personer med funktionsnedsättning ska erhålla vård på lika villkor, det vill säga anpassat till individuella förutsättningar. Genom ett för länet gemensamt regelverk för hjälpmedel skapas förutsättningar för vård på lika villkor. En analys över konsumtion av hjälpmedel per kommun är påbörjad. Olikheter har identifierats och behöver ytterligare analyseras. Genom framtagning och implementering av vårdprogram för inkontinens har verksamheten bidragit till att program som utarbetas på riksnivå anpassats till lokal nivå och tillämpas inom länet. Verksamhetens lokaler är tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. Genom de informations och utbildningsinsatser som verksamheten ger till förskrivare och annan vårdpersonal bidrar verksamheten till att personal i patientnära verksamheter ges möjlighet till kontinuerlig information och utbildning om konsekvenser av funktionsnedsättningar och hur dessa kan kompenseras med tekniska hjälpmedel. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

8 Genom de brukarråd som verksamheten bjuder in till skapas förutsättningar för dialog, kunskapsutbyte och samverkan. Landstinget Sörmlands Policy HBT-policy KF69/2010: Genom den förvaltningsgemensamma föreläsning, "Mångfald - besvärligt härligt" med efterföljande diskussioner som genomfördes 2012 och de värdegrundövningar som genomförts under året på temat jämställdhet och mångfald har mångfaldsfrågorna synliggjorts i verksamheten. Åtgärdsplan för genomförande av lagen om nationella minoriteter LF82/2011: Förvaltningen har informerats om lagen och åtgärder har diskuterats. Språktolk anlitas i de fall brukare är i behov av detta i samband med utprovning av hjälpmedel. Landstingets externa webb behöver anpassas med information på det finska språket. Indikator Andel enheter som genomfört kompetenshöjande aktiviteter som syftar till att motverka diskriminering. Utfall Målvärde Kommentar 100 % 100 % Personalperspektivet Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Åtagande: 1. Förvaltningen karaktäriseras av engagemang, arbetsglädje och stolthet. Professionalism, delaktighet samt utvecklingsvilja kännetecknar förvaltningen där ett tydligt och engagerat ledarskap utgör en viktig förutsättning. Hjälpmedelscentralen är en attraktiv arbetsplats med kompetenta och engagerade medarbetare. Rekryteringsläget för verksamheten är god. Under perioden har några rekryteringar genomförts och till dessa har det funnits många sökande. Under året har verksamheten rekryterat en systemansvarig, en assistent, två processledare samt tre tekniker. Samtliga utannonserade tjänster har varit på heltid och alla tjänster förutom en har ersatt medarbetare som har slutat under året. Andel visstidsanställda är ett landstingsövergripande mått och målsättningen är att ha så låg andel visstidsanställda som möjligt. Under hösten 2013 genomfördes en medarbetarenkät för hela landstinget och resultatet kommer att redovisas för alla medarbetare under våren Föregående års medarbetarenkät visade på förbättringsområden inom bl.a. att förtydliga mål och roll samt förbättra feedback från chef till medarbetare. Olika insatser har genomförts och pågår fortfarande. Inom ramen för "Arbetsglädje och Stolthet" är bl.a. ledarskapet i fokus. Under våren Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

9 genomförde alla chefer i förvaltningen en "360" analys som innebär att cheferna har fått skatta sitt eget ledarskap samt fått feedback från överordnad chef, kollegor och medarbetare. Därefter har individuella handlingsplaner tagits fram för varje chef och satsningar har genomförts och kommer att genomföras både på individ- och gruppnivå. Ett annat fokus inom "Arbetsglädje och Stolthet" är medarbetarskap där värdegrund är en viktig del. Alla arbetsplatser och medarbetare har varit delaktiga i att arbeta med det under hösten. Värdegrundsarbetet genomförs på arbetsplatsträffar och kommer att fortsätta under hela Värdegrundsarbetet genomförs i form av olika övningar som t.ex. handlar om känsla av sammanhang, mål och uppdrag och att skapa mer dialog och delaktighet. En övning handlar om mångfald och jämställdhet och där det ingår att gå igenom förvaltningens mångfaldsplan för att konkretisera på enhetsnivå. Förvaltningens värdegrund utgår från människovärdesprincipen med värdeorden: Delaktighet, Respekt och Ansvar. Vi behöver gemensamt DRA år samma håll. "Gemensam värdegrund för personalfrågor" som är det övergripande styrande dokumentet för landstingets personalpolitik kommer naturligt att vävas in i det arbetet. Indikator Andelen medarbetare som utifrån verksamhetens behov har en individuell kompetensutvecklingsplan. Andelen chefer/ledare som har en individuell kompetensutvecklingsplan för chefs-/ledarrollen. Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen Andelen utannonserade tjänster som avser heltid Andelen visstidsanställd personal Utfall Målvärde Kommentar 100 % 80 % 100 % 100 % 85,5% Minst 75 % 100 % 100 % 2,9 % <2 % Utfall % Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Åtagande: 2. Förvaltningen karaktäriseras av engagemang, arbetsglädje och stolthet. Professionalism, delaktighet samt utvecklingsvilja kännetecknar förvaltningen där ett tydligt och engagerat ledarskap utgör en viktig förutsättning. Sjukfrånvaron har minskat från en redan låg nivå och är nu 2,5 %. Andelen anställda som inte har haft någon sjukfrånvaro alls under 12 månader har däremot minskat något till 31,7%. Hjälpmedelscentralen uppmuntrar aktiviteter som kan bidra till en ökad hälsa för Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

10 medarbetarna. Varje vecka får 30 minuter av arbetstiden ägnas åt motion. I Eskilstuna finns en motionslokal som utnyttjas flitigt av medarbetarna. Närmare 50 % av Hjälpmedelscentralens medarbetare har regelbundet tränat i lokalen och sammanlagt genomfördes 838 träningspass. Under 2013 har förvaltningen som mål att alla chefer ska ha genomfört webbarbetsmiljöutbildningen som finns tillgänglig på ELLSA, landstingets kompetensutvecklingsportal. På Hjälpmedelscentralen har 4 av 5 chefer genomfört utbildningen. Indikator Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. Andelen anställda utan sjukfrånvaro under de senaste 12 månaderna. Andel anställda som har haft högst tre sjuktillfällen under de senaste 12 månaderna. Andel chefer som genomgått Landstingets webbarbetsmiljöutbildning för chefer. Utfall Målvärde Kommentar 2,5 % Max 3 % Utfall ,7 % 31,7% Min 40 % Utfall ,9 % 81 % Minst 90 % 80 % 100 % Ny indikator för i år: Delår 1 78 % Delår 2 82 % Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. Åtagande: 3. Förvaltningen karaktäriseras av engagemang, arbetsglädje och stolthet. Professionalism, delaktighet samt utvecklingsvilja kännetecknar förvaltningen där ett tydligt och engagerat ledarskap utgör en viktig förutsättning. På Hjälpmedelscentralen finns ett stort engagemang för utveckling av verksamheten. Utvecklingsarbeten pågår i stort och smått på alla nivåer utifrån både projektet "Arbetsglädje och Stolthet" samt resultatet från medarbetarenkäten. Några av sektionerna har under året exempelvis arbetat med att förtydliga mål och roll, förväntningar på ledarskap samt att förbättra feedback mellan chef och medarbetare. Indikator Andelen medarbetare som upplever att de deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten. Utfall Målvärde Kommentar 71 % Minst 75 % Utfall % Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Hjälpmedelscentralen har vid årets slut 71 anställda och det är en ökning med totalt en person sedan föregående period. De vakanser som har uppkommit under året har tillsatts Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

11 samt ytterligare förstärkning rekryterats till verksamhetens logistikenhet. Arbetade timmar och frånvarotimmar Den arbetade tiden har ökat och det stämmer väl överens med den förstärkning som är genomförd på logistikenheten. Den totala frånvaron har minskat jämfört med samma period förra året. Sjukfrånvaro och föräldraledighet är det som har minskat mest. Kostnaden för den arbetade tiden Kostnadsökning har skett mellan åren. Månadslönekostnaden som är den stora kostnadsposten har ökat med 6,8 %. Om avräkning sker för 2013 års löneavtal och en begränsad löneglidning vilket tillsammans motsvarar 3,6% har kostnaderna ökat med ca 3,2% viket förklaras av att den arbetade tiden har ökat. Process- och förnyelseperspektivet Process- och förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord. Åtagande: Vi arbetar med ständiga förbättringar för att utveckla kvalitet och effektivitet. Under verksamhetsåret har en omorganisation skett inom Hjälpmedelscentralen genom att fem sektioner har reducerats till fyra stycken. Vesicacentralen har upphört som egen sektion och införlivats i andra sektioner. Ett arbete med att beskriva verksamhetens huvudprocesser har avslutats och ett flertal förbättringsområden har kunnat identifieras till exempel kommer nya rutiner och instruktioner att skapas inom vissa enheter, för att säkra enhetligt arbetssätt och en god kvalitet. Tekniken utvecklas hela tiden och det innebär nya och annorlunda krav på hjälpmedelsverksamheten t ex inom området information/kommunikation. Ett projekt "Ny teknik" har pågått under året, för att bl a föreslå huvudmännens eventuella uppdrag inom området. Projektet kommer att avslutas under första kvartalet Lagerprojektet etapp 1, interna lager, avslutades sommaren Samtidigt påbörjades etapp 2 som syftar till att se över och effektivisera hanteringen av samtliga kundlager och med det också minimera de relativt stora inventeringsdifferenser som uppstår i dessa lager. Differenserna uppstår främst på grund av att förskrivningar och uttag av hjälpmedel till brukare ej registreras i lagersystemet såsom rutinbeskrivningen föreskriver. Projektet ny prismodell är nu i en implementeringsfas och sätts i drift från 1:a januari Arbetet kommer nu att inriktas mot uppföljning och eventuella justeringar av den nya modellen. Förskrivare i kommun och landsting med habiliterings- och rehabiliteringsansvar Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

12 efterfrågar i särskilt svåra ärenden fördjupad kunskap om olika typer av hjälpmedel och deras funktion. Förskrivarna kan i dessa situationer få stöd av verksamhetens hjälpmedelskonsulenter och tekniker. Verksamheten målsättning är att väntetiden för en sådan utprovning inte ska överskrida två månader. Mer än 90 procent av pågående eller väntande ärenden har väntat kortare tid än två månader under 2013 Indikator Inventeringsdifferenser i egna lager i förhållande till lagervärdet. Andel brukare som erbjuds utprovning inom två månader. Utfall Målvärde Kommentar Mindre än 4 % Mindre än 5 % 94 % 100 % Helår 2012: 93 % Delår : 93 % Delår : 93 % Avser 1611 brukare av 1713 brukare som erbjudits utprovning under året. Strategiskt mål: Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar. Åtagande: Vi utvecklar samverkan med andra aktörer för större brukarnytta och effektivitet. Hjälpmedelscentralen samarbetar med övriga hjälpmedelsverksamheter inom regionen bl a vad gäller upphandlingar. Ett närmare upphandlingssamarbete finns med hjälpmedelsverksamheten i Västmanland. Process- och förnyelseperspektivet - Övrig analys Verksamhet Efterfrågan på hjälpmedel är fortsatt hög. Antalet vuxna brukare som erhållit hjälpmedel under verksamhetsåret har ökat från st till st jämfört med Det är en ökning med 828 brukare. Gällande hjälpmedel till barn är det en ökning från 939 brukare till 1035 brukare dvs en ökning med 96 barn. Förskrivningen av andningshjälpmedel och antidecubitusmadrasser (trycksårsförebyggande madrasser) har ökat mest. Ett område som ökar är också förskrivning av sinnesstimulerande hjälpmedel. Område där förskrivningen minskar är huvudsakligen datorer. Möjligheten att använda sig av "fritt val" av hjälpmedel har utnyttjats av 48 brukare Detta innebär en ökning med fem brukare jämfört med Det vanligaste hjälpmedlet där brukaren använder sig av "fritt val" är vid förskrivning av rollator. De fria valen har fördelat sig mellan 17 olika hjälpmedel. 27 kvinnor och 21 män har nyttjat erbjudandet. Ett nytt vårdprogram för inkontinens har implementerats i landstinget och kommunerna enligt fastställd plan under Vårdprogrammet kommer att utvärderas och revideras Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

13 vartannat år och ansvaret för detta ligger hos konsulentsektionen på Hjälpmedelscentralen. Avvikelsehantering Sammanställning av avvikelser i landstingets avvikelsehanteringssystem Synergi 500 för 2013 visar 172 st rapporterade avvikelser som Hjälpmedelscentralen ansvarar för jämfört med 201 st rapporterade avvikelser De flesta är av mindre allvarlighetsgrad. Avvikelserna handlar till största delen om att hjälpmedel ej levererats enligt beställning eller att något fel på själva hjälpmedlet/ kontrollen av hjälpmedlet har brustit. Åtgärder har vidtagits. Miljöperspektivet Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett effektivt miljöarbete. Åtagande: Landstingets verksamheters köptrohet mot ramavtal ska minst vara 95 % Hjälpmedelscentralen har en egen inköpsfunktion som har kunskap om vilka avtal som gäller i landstinget. Strategiskt mål: Landstinget fokuserar på att minimera negativ klimatpåverkan. Åtagande: Utsläpp av koldioxid från tjänsteresor med personbil ska minska med 25 % från utgångsvärde 2008 Videokonferenser är ett vedertaget mötessätt inom verksamheten och används i hög utsträckning. Hjälpmedelsfilialerna i Katrineholm och Nyköping har anskaffat videoutrustning under året vilket gör att denna mötesform kan användas ännu mer frekvent. Indikator Antal telefon- och videokonferenser samt Netmeeting. Utfall Målvärde Kommentar 108 st 50 st Under året sparades 2335 mil i körsträcka och 751 arbetstimmar genom videokonferenser. Helår 2012 sparades 1665 mil och 221 arbetstimmar. Åtagande: Förbrukningen av fossila bränslen ska minska med 25 %, utgångsvärdet 2008, för landstingets leasade och korttidshyrda fordon samt varu- och persontransporter, undantaget ambulanser, vissa arbetsfordon och lastbilar. De bilar som används inom verksamheten leasas via landstingets biladministration vilka sköter upphandlingen av nya leasingbilar. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

14 Åtagande: 95 % av landstingets leasade och korttidshyrda fordon ska vara miljöfordon, enligt den statliga miljöbilsdefinitionen, undantaget ambulanser, vissa arbetsfordon och lastbilar. Strategiskt mål: Landstinget säkerställer att de kemikalier och läkemedel som används ger minsta möjliga miljöpåverkan. Åtagande: Användningen av miljöskadliga kemikalier ska minska med 10 % Verksamheten har behov av kemikalier för bland annat service och rekonditionering av hjälpmedel. En genomgång av kemikalier är genomförd och miljöfarliga kemikalier, där det finns miljövänligare alternativ, har tagits bort. Inköp av kemikalier görs via varuförsörjningen vilket innebär produkter med minsta möjliga miljöpåverkan. Ekonomiperspektivet Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar. Åtagande: Nämnden har en stabil ekonomi med en ändamålsenlig användning av resurser års resultat överstiger kraftigt budgeterat resultat. Den höga resultatnivån innebär att såväl resultatmarginal (bruttovinst), som soliditet överstiger de målnivåer som beslutats om i verksamhetsplan Det ackumulerade egna kapitalet uppgår per den 31/ till 31,6 mkr. Sammantaget innebär 2013 års resultat och soliditetsnivå att resultatreglering enligt beslutad modell bör ske i syfte att återställa soliditen till målnivån 30 %. Den höga resultatmarginalen beräknas reduceras med hjälp av den nya prismodellen som tagits i bruk från och med första januari Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

15 Den ekonomiska utvecklingen under den senaste 10 årsperioden framgår av nedanstående diagram. Under 2012 beslutades inom Landstinget att balansräkning på verksamhetsnivå skall upphöra och endast upprättas på landstingsnivå. I och med detta beslut förändrades en del redovisningsprinciper på koncernnivå bl a redovisning av finansiella poster, såsom likvida medel. För att kunna beräkna ett soliditetsmått har en till viss del fiktiv balansräkning upprättats och som bilägges årsredovisningen. I allt väsentligt är balansräkningens tillgångssida baserade på faktiskt redovisningsutfall. Indikator Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Utfall Målvärde Kommentar tkr 0 Resultatet är 0,5 mkr högre jämfört med föregående år. Resultatmarginal. 42 % 40 % Resultatmarginal är ett nytt indikatorvärde, som införts på försök under Värdet beskriver den marginal som uppstår mellan direkta hjälpmedelsintäkter och direkta hjälpmedelskostnader. Marginalen skall täcka samtliga indirekta kostnader års resultatmarginal uppgick till 42 % vilket är högre än målvärdet 40 %. Hög resultatmarginal i kombination med ett högt verksamhetsresultat indikerar för högt satta priser. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

16 Indikator Soliditeten ska ligga på målnivå Utfall Målvärde Kommentar 34 % 30 % Som en följd av högt verksamhetsresultat har soliditeten ökat med 4 procentenheter jämfört med 2012 och uppgår nu till 34 %. Ekonomiperspektivet - Övrig analys Resultatanalys Resultaträkning - tabell Tkr Utfall 2013 Utfall 2012 Budget 2013 Verksamhetens intäkter Försäljning/uthyrning hjälpmedel Övriga intäkter Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Personalkostnader Hjälpmedelskostnader Lokalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Summa verksamhetens kostnader Finansiella intäkter Finansiella kostnader Årets resultat Resultat och budgetavvikelse Resultat är 3,5 mkr bättre än budget års resultat beror i hög grad på volymökningar som i vissa fall ger höga marginalintäkter. Inom ramen för respektive års budgetarbete sker en bedömning av volymutveckling utifrån Hjälpmedelscentralens egen statistik. Genom ett omfattande och fortfarande pågående arbete med att höja informationskvaliteten i Hjälpmedelscentralens redovisning, ökar förutsättningarna för en bättre uppföljning av verksamhetens kärna, lagerhantering och logistik. Detta tillsammans med nu pågående implementering av ny och genomarbetad prismodell skall leda till en mer differentierad och precis prissättning av verksamhetens hjälpmedelshantering och dess tjänster. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

17 Avskrivningskostnader på hyreshjälpmedel utgör en tung komponent i såväl resultaträkningen som i prissättningen. Under 2013 har avskrivningskostnaden av olika skäl fortsatt att minska jämfört med Orsaken är dels hänförbar till att en del hjälpmedel blivit fullt avskrivna under året, dels till att anskaffningen av nya hjälpmedel blivit förmånligare efter avslutade upphandlingar. En starkt bidragande orsak till den relativt höga resultatnivån är en kostnadseffektiv verksamhet. Verksamhetens kostnader, exklusive avskrivningar samt kostnad såld vara, har haft en låg kostnadsökningstakt. Under 2013 ökade dessa kostnader med 4,7 % sammantaget, varav en lönerörelse som gav 3,1 % i genomsnitt. En ny prismodell har tagits i drift från och med 1 januari 2014 vilket förväntas kunna utgöra ett styrmedel för att nå nära 0-resultat på årsbasis. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter har i jämförelse med 2012 ökat med 3,7 % vilket är en något lägre ökningstakt jämfört med tidigare år. Ökningen är i första hand hänförbar till volymökningar avseende hyreshjälpmedel även om såväl schablonhjälpmedel som försäljningshjälpmedel också ökat. De största volymökningarna har skett inom landstingets andel av hyreshjälpmedel och då företrädesvis hjälpmedel för sinnesstimulering, hörselhjälpmedel i skolan, samt eldrivna rullstolar. Volymökningar inom kommunernas andel utgörs företrädesvis inom området sängar. Hyreshjälpmedel utgör den dominerande intäktsposten med 67 % av omsättningen följt av schablonhjälpmedel 8 % och försäljningshjälpmedel med 5 %. I omsättningen ingår Landstingets andel av inkontinenshjälpmedel vilket utgör 12 %. Kommunernas andel av inkontinenshjälpmedel, förutom beställningscentralen, redovisas för närvarande både kostnadsmässigt och intäktsmässigt utanför Hjälpmedelscentralens verksamhet. Från och med 2014 kommer även den delen att redovisas inom ramen för Hjälpmedelscentralens resultaträkning. Under den senaste 5-årsperioden har Landstingets andel av omsättningen, exklusive landstingets andel av inkontinenshjälpmedel, ökat från 53 % till 57 % relativt totala omsättningen. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

18 Utvecklingen framgår av nedanstående grafer Fakturerade hjälpmedel fördelar sig per capita enligt följande: Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

19 De befolkningssiffror som använts är per 31 december Det relativa antalet invånare kommunvis har inte förändrats mellan 2011 och Den totala hjälpmedelskostnaden har ökat med 13 kr per capita mellan 2012 och Den största förändringen har skett i Oxelösund, följt av Flen och Eskilstuna. Endast i Gnesta kan en minskning av kostnaden konstateras. Eskilstuna har länets lägsta relativa andel av kommunala hjälpmedelskostnader vilket understiger Eskilstunas andel av befolkningen. Övriga kommuner har en kostnadsandel som är lika med andelen av befolkningen eller någon procentenhet över. I Oxelösund har den relativa andelen ökat med 3 procentenheter och är länets högsta med 51 %. Landstingets hjälpmedelskostnader per kommun och per capita har ökat. Största ökningen har skett i Eskilstuna, Vingåker samt Strängnäs. Personalkostnader Personalkostnaderna har ökat med 7,3 % jämfört med föregående år. Orsaken till ökningen är i första hand hänförbar till 2012 och 2013 års löneökningar, personalförstärkning inom logistikenheten, samt rekryteringskostnader. Personalkostnaderna utgör 23,7 % av omsättningen, en ökning med 0,8 % jämfört med föregående år. Lokalhyror mm Lokalkostnaderna har minskat med drygt 4 % jämfört med föregående år. Minskningen är hänförbar till en andrahandsuthyrning av en del av Hjälpmedelscentralens lokaler i Eskilstuna. Totala hyreskostnaden utgör 5,3 % av totala omsättningen. Köp av verksamhet och tjänster Köp av verksamhet och tjänster utgör 35,9 % av totala omsättningen, en ökning med 1,8 % jämfört med föregående år. Inköpskostnaden för landstingets andel av inkontinenshjälpmedel och kostnad såld vara avseende övriga icke uthyrningshjälpmedel utgör de dominerande kostnadsposterna. Inom avsnittet redovisas också de kassationskostnader och inventeringsdifferenser som avser icke uthyrningshjälpmedel. Som en följd av aktiviteter inom såväl lagerprojektet, som i övrigt, i syfte att renodla och höja kvaliteten i Hjälpmedelscentralens redovisning, har redovisningen inom detta avsnitt särskilt genomlysts och kvalitetsmässigt förändrats under året. Kostnad för inköp av inkontinenshjälpmedel, landstingets andel, har minskat något jämfört med Kostnaden balanseras i huvudsak mot ökade intäkter. Under 2013 redovisas en kassationskostnad avseende icke uthyrningshjälpmedel på 3,8 mkr, varav huvuddelen, 76 %, utgörs av s k teknisk kassation. Motsvarande belopp 2012 var 2,3 mkr. En teknisk kassation utgörs i huvudsak av ett hyreshjälpmedel som utrangeras, men som också är bestyckat med olika komponenter och tillbehör (icke inventarier) som följer med i utrangeringen bokföringsmässigt och tvivelaktigt benämnes som kassationer. En stor andel av dessa komponenter och tillbehör är dugliga och återanvänds. Vid återanvändning av sådana komponenter och tillbehör bokförs dessa som en lagertillgång samtidigt som kostnad såld vara också minskar. Den redovisningsmässiga proceduren runt detta är tvivelaktig och under översyn, där avsikten är att ändra för att på ett mer korrekt sätt redovisa de faktiska utrangeringarna. Sedan ett antal år bakåt i tiden har det som redovisningspraxis bokförts ett generellt Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

20 inkuransavdrag på 5 % av bokfört lagervärde på bokslutsdagen. Mot bakgrund av ovanstående förbättringsområde i kombination med förbättrad inventerings- och övriga rutiner runt lagerhantering har årets inkuransavdrag reducerats till 3 % med avsikten att helt fasas ut under Inventeringsdifferenserna avseende hjälpmedel icke inventarier har fortsatt minskat jämfört med föregående år. Under 2013 uppgår dessa till 1,7 mkr vilket är ca 1,6 mkr bättre än föregående år. Av dessa 1,7 mkr utgör differenser i kundlager 1,1 mkr. Övriga kostnader Övriga kostnader exklusive avskrivningar och finansiella kostnader/intäkter har jämfört med föregående år ökat med 4,4 %. Ökningen förklaras främst av inköp av förbrukningsinventarier, samt konsultkostnader för utveckling av ny prismodell. Avskrivningarna har totalt sätt minskat med 6,2 % eller 1,8 mkr, varav avskrivningar på kommunala hjälpmedel minskat med 0,9 mkr. De finansiella kostnaderna har även dessa minskat med 0,7 mkr beroende på lägre kostnadsräntor på långfristiga lån. Orsaken till minskade avskrivningskostnader är hänförbara till fem stycken hjälpmedelsgrupper Respiratorer (landstingshjälpmedel) Eldrivna rullstolar (landstingshjälpmedel) Displayer Manuella rullstolar (kommunala hjälpmedel) Sängar (kommunala hjälpmedel) Vad avser kommunala hjälpmedel, manuella rullstolar, har en gynnsam upphandling och avtal medfört lägre anskaffningskostnader, en situation som kommer att gälla fram till december 2013 då nytt avtal började gälla. Lägre avskrivningskostnader avseende sängar beror på att dessa hjälpmedel är i bruk längre tid än den ekonomiska avskrivningstiden säger, vilket medför att behovet av återanskaffning skjuts framåt. Övriga kostnader exklusive avskrivningar och finansiella kostnader/intäkter utgör 12,7 % av totala omsättningen och avskrivningarna tillsammans med finansiella kostnader/intäkter utgör 19,9 %. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

21 Avskrivningarnas utveckling i relation till fakturerade intäkter framgår av nedanstående graf. Investeringar Investeringar i landstingshjälpmedel överstiger anvisad ram med 2,9 mkr, samtidigt som investeringar i kommunala hjälpmedel understiger ram med 2,1 mkr. Orsaken till att investeringar i landstingshjälpmedel ökar är hänförbar till investeringar i dyrbarare hjälpmedel samt volymökningar av hyreshjälpmedel. Detaljerad investeringsspecifikation framgår av bilaga till verksamhetsberättelsen. Intern kontroll Syftet med internkontroll är att säkerställa att det finns rutiner samt att kontrollera om rutinerna följs för respektive kontrollområde. Det ingår också att granska om rutinerna är relevanta. Det innebär att kontrollen inte syftar till att bedöma om målen uppnås, utan om systemet med rutiner fungerar för att mäta och nå målet. Internkontrollen utgör en del i förvaltningens kvalitetsarbete med ständiga förbättringar där åtaganden och indikatorer i det balanserade styrkortet också ingår. Metod De övergripande perspektiven i landstingets budget ligger som bas, och kontrollområdena har sorterats efter perspektiven. För miljöperspektivet sker kontrollarbetet i miljöledningssystemet med interna revisioner som ersätter internkontrollen. Förvaltningens chefer har deltagit i framtagande och formulering av kontrollområden. För att prioritera mellan tänkbara kontrollområden har en bedömning gjorts av vilka områden som är mest angelägna att ta med i planen. Bl a har en riskanalys gjorts där sannolikhet respektive konsekvens av att rutiner inte följs har bedömts. För genomförandet av kontrollen engageras enhetscheferna i kontrollarbetet genom att de Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

22 granskar varandras verksamheter, utanför sina ordinarie verksamhetsgränser. Detta arbetssätt har använts och utvecklats sedan Internkontrollplan 2013 Medborgarperspektivet Följs Rutinen för leverans av akuta hjälpmedel vid snabb utskrivning från slutenvården? Är rutinen känd? Relevant? Följs rutinen? Kontrollen omfattar berörda enheter på Hjälpmedelscentralen (HMC). Resultat: Rutin finns för sjukhusen där arbetsgången för sjukhusen och aktuella hjälpmedel finns beskrivet. Rutinen är inte helt relevant. Det finns ingen beskrivning av arbetsgången på HMC men arbetssättet är välkänt hos medarbetarna. Arbetssättet är olika vid de tre sjukhusen. Åtgärd: Rutinen samt vilket sortiment det gäller behöver revideras. Det interna arbetssättet på HMC kan beskrivas för att säkerställa att leverans av akuta hjälpmedel sker enligt slutenvårdens behov. Uppföljning av leveranssäkerhet över tid kan ske för att upptäcka förbättringsområden. Personalperspektivet Vilken metodik tillämpas för att genomföra arbetsplatsträffar så att dialog, engagemang och delaktighet uppnås? Hur skapas förutsättningar för dialog, engagemang och delaktighet. Kontrollen omfattar konsulentfunktionen på HMC Resultat: Arbetsplatsrutin för ärendelista och minnesanteckningar samt tillgänglighet för dessa är framtagen i linje med Landstingets Aktivt samråd. I och med rutinen kvalitetssäkras frågor som tidigare kom i skymundan. Åtgärd: Inget förbättringsområde har kunnat identifieras. Process- Förnyelseperspektivet Vilken systematik används för uppföljning, analys och åtgärder av inkomna avvikelser inom området utleverans av hjälpmedel? Vilken är systematiken, är den känd, relevant och dokumenterad? Hur görs uppföljning och analys och hur är arbetssättet för att vidta åtgärder? Kontrollen omfattar Logistiksektionen på HMC. Resultat: Rutinen för avvikelsehantering är känd och används, utsedda personer för rapportering och bearbetning finns. Muntlig återkoppling görs till rapportör. Sammanställning av rapporter följs upp på arbetsplatsträffar en gång/ månad. Åtgärd: Inget förbättringsområde har kunnat identifieras. Ekonomiperspektivet Vilken metodik används för uppföljning av interna debiteringar? Hur sker kontrollen; kontroll av utförd prestation? attestrutiner? budgetkontroll? Bedöm tillförlitligheten av kontrollerna. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

23 Kontrollen omfattar Hjälpmedelscentralen - administrationen, Resultat: Förekomst 6-8 st interna debiteringsmeddelanden/ månad. Sektionschef har egna rutiner för tillvägagångssätt. Rimlighet i kostnaden bedöms och jämförs med tidigare månads kostnad samt attesteras av sektionschef. Åtgärd: Ytterligare kontrollsteg bör införas innan atteststeget t ex av ekonom eller assistent. Avstämning mot budget bör ske. Tillförlitligheten kan förbättras. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse (22)

24 Balansräkning Verksamhet: Hjälpmedelscentralen 2013 (Kkr) TILLGÅNGAR Bokslut Bokslut Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar IT Övr maskiner och inventarier Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Varulager Kortfristiga fordringar Kassa/Bank Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital EK därav årets resultat Summa eget kapital Avsättningar Avsatt till pensioner Summa avsättningar Långfristiga skulder Checkkredit (I) Långfristiga skulder Summa långfristiga skulder Kortfristiga skulder Semesterskuld inkl uppeh löneskuld (exkl PO) Komp skuld (exkl PO) Övriga kortfristiga skulder Summa kortfristiga skulder SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Diffkontroll % 30% 28%

25 34 30

26 Rapportering 2013 Årsredovisning Förvaltning/Bolag: Habilitering & Hjälpmedel Habilitering och Utbildningsnämnd Arbetsskador & tillbud (Antal händelser) Skadans art Arbetsskada Arbetsskada S:a arbetsskador Tillbud Med sjukfrånvaro Utan sjukfrånvaro Totalt Bemanning 0 5 Direktkontakt med kroppsvätskor 0 1 Fukt och mögel 0 2 Allergisk reaktion 0 Skada pga lokaler/utrustning 0 Fysisk belastning 0 2 Färdolycksfall Hot Våld Kemikalie/värme/kyla 0 Klämskada 0 Konflikt 0 Mobbing 0 Psykisk belastning 0 Skada vid fall/halk Skada vid lyft av annat 0 Skada vid patientförflyttning 0 Stick/skärskador 1 1 Trakasserier 1 1 TOTALT

27 Investeringsspecifikation Förvaltning: Period: Hjälpmedelscentralen Bokslut 2013 (tkr) INVESTERINGAR Imateriella tillgångar Byggnader Mark och markanläggningar Pågående ny-, till- eller ombyggnad IT Utfall Budget Utfall Landstingshjälpmedel (endast Hjälpm.nämnden) varav medicinteknisk utrustning Övriga maskiner och inventarier varav medicinteknisk utrustning Konst Delsumma Hjälpmedel avseende kommun/annan huvudman varav medicinteknisk utrustning "Externa" byggnader Delsumma SUMMA INVESTERINGAR FÖRSÄLJNINGAR Byggnader Mark och markanläggningar IT Övriga maskiner och inventarier Hjälpmedel SUMMA FÖRSÄLJNINGAR UTRANGERING Utrangering/omkodade/återvunna netto Kassationer SUMMA UTRANGERING NYLEASING Typ av anläggningstillgång: SUMMA NYLEASING 0 0 0