Upphandling av innovation

Transkript

1 UTLYSNING 1 (21) Datum Diarienummer Reviderad Upphandling av innovation En möjlighet till förnyelse och utveckling i offentlig verksamhet En utlysning inom programmet Innovationsupphandling. V E R K E T F Ö R I N N O V A T I O N S S Y S T E M - S W E D I S H G O V E R N M E N T A L A G E N C Y F O R I N N O V A T I O N S Y S T E M S Post: VINNOVA, SE Stockholm Besök/Office: Mäster Samuelsgatan 56 Fakturaadress: VINNOVA, FE 34, Strömsund Leveranser/Deliveries: Klara Norra Kyrkogata 14 Tel: +46 (0) Fax: +46 (0) VINNOVA@VINNOVA.se Orgnr: VAT-nr: SE

2 2 (21) 1 Sammanfattning VINNOVA är Sveriges innovationsmyndighet. Vi stärker Sveriges innovationskraft för hållbar tillväxt och samhällsnytta. VINNOVAs vision är att Sverige ska vara ett globalt ledande forsknings- och innovationsland där det är attraktivt att investera och bedriva verksamhet. Vi främjar samverkan mellan företag, universitet och högskolor, forskningsinstitut och offentlig verksamhet. Det gör vi genom att stimulera ökat nyttiggörande av forskning, investera långsiktigt i starka forsknings- och innovationsmiljöer och genom att utveckla katalyserande mötesplatser. VINNOVA inbjuder upphandlande myndigheter att skicka in ansökan inom utlysningen Upphandling av innovation. Ansökan kan lämnas in när som helst under den tid som utlysningen är öppen. Utlysningen kommer att vara öppen under VINNOVA kan komma att förlänga utlysningen För aktuella uppgifter om utlysningen (eventuella uppdateringar), se utlysningens webbsida. Syftet med utlysningen Upphandling av innovation är att hitta nya sätt att möta offentliga verksamheters behov av nyskapande innovativa lösningar. Genom att förbereda och aktivt driva en upphandling av innovation 1, ska upphandlande myndigheter få tillgång till innovativa lösningar. De kan bidra till långsiktig effektivitet, ett utvecklat offentligt tjänsteutbud eller andra förbättringar i offentlig verksamhet. Dessutom kan konkurrenskraften i svenskt näringsliv långsiktigt stärkas. Utlysningen görs inom programmet Innovationsupphandling, som en del av det strategiska området Innovationskraft i offentlig verksamhet. Programmet har syftet att öka och utveckla användning av innovationsupphandling i första hand i offentlig sektor. Läs mer om programmet och det strategiska området på Inom utlysningen finns två erbjudanden. Planeringsprojekt o Förberedelser för en upphandling av innovation Utvecklingsprojekt o Ett utvecklingsprojekt i form av att en upphandling av innovation genomförs. Kan utföras inom ramen för LOU eller LUF, eller som en förkommersiell upphandling, eller genom en avsiktsförklaring. 2 1 Upphandling av innovation definieras som: upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden, Den nationella innovationsstrategin, Definitioner av olika processer för upphandling av innovation hittas i avsnitt 3.1.

3 3 (21) Erbjudandena ska ge incitament till upphandlande myndigheter att genomföra upphandling av innovation genom att hjälpa till att hantera den risk som detta kan medföra. Finansierade projekt ska genomföras i samverkan mellan upphandlande myndigheter och VINNOVA för att skapa gemensamt lärande om upphandling av innovation i Sverige. För utlysningen finns avsatt en budget på 15 miljoner kronor för OBS: VINNOVA förbehåller sig rätten att när som helst under utlysningsperioden och utan särskild information justera denna utlysningstext. Samtliga potentiella sökande rekommenderas därför att inför varje deadline hämta aktuell information på utlysningens webbsida. Aktuell information om utlysningen, inbjudan och länk till ansökningsfunktionen finns på utlysningens webbsida på under Utlysningar. 2 Vilka utlysningen riktar sig till Målgruppen för utlysningen är upphandlande myndigheter eller upphandlande enheter, det vill säga organisationer som omfattas av lagen om offentlig upphandling, LOU, och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster, LUF. Se annex I för vidare information. Nedan kallas dessa organisationer för myndighet. Ansökningar välkomnas både från en myndighet och eller flera myndigheter tillsammans. Om flera myndigheter söker bidrag från VINNOVA ska en av dessa skicka in en ansökan för samtligas räkning (koordinator). VINNOVA betalar ut beviljade medel till koordinatorn för transferering till övriga bidragsmottagare. Se även avsnitt 6, krav på projektet. 3 Beskrivning av utlysningen 3.1 Bakgrund och motiv Offentlig verksamhet har behov av varor och tjänster för att kunna erbjuda medborgarna samhällsservice. För att fullgöra sin uppgift behöver verksamheten och dess medarbetare därför upphandla lösningar och produkter av olika slag. Ibland uppstår dock problem som inte kan lösas, eller identifieras behov som inte kan fyllas, på ett ändamålsenligt sätt av utbudet på marknaden.

4 4 (21) När en upphandlande myndighet behöver en ny lösning på ett problem, eller för att bättre möta verksamhetens och samhällets behov, så kan myndigheten aktivt medverka till att lösningen utvecklas. Det kan till exempel innebära att lösningen arbetas fram inom ramen för ett forskningssamarbete, eller att myndigheten utvecklar lösningen internt. En annan variant är att myndigheten vänder sig till marknaden för att upphandla utvecklingen av den önskade lösningen. Offentlig upphandling av innovationer kännetecknas av att en upphandlande myndighet aktivt medverkar till ett innovationsarbete som huvudsakligen utförs i företag med egna intressen av att kunna kommersialisera innovationen. Den här typen av utvecklingsarbete finansieras (oftast) med speciella anslag för till exempel verksamhetsutveckling. En ökad användning av offentlig upphandling av innovation kan bidra till att nya lösningar kommer till användning inom offentliga verksamheter, vilket kan stärka verksamheternas långsiktiga effektivitet och öka dess tjänsteutbud. Offentlig upphandling av innovation kan också utgöra ett verktyg för att hantera stora samhällsutmaningar. Offentlig upphandling av innovationer kan samtidigt skapa goda förutsättningar för näringslivet. Marknader som karakteriseras av efterfrågan på innovationer sänder signaler till företag om att innovativa lösningar är en viktig konkurrensfaktor. Sådana företag kan bli mindre känsliga för utslagning på inhemsk marknad och deras internationella konkurrenskraft kan stärkas. Företag som får kontrakt för att utveckla en innovativ lösning får en viktig första referenskund och minskar sina utvecklingsrisker. För små och medelstora företag kan offentliga kontrakt även medföra synlighet och gott rykte som gör det lättare för dem att attrahera riskkapital och därmed växa. Det finns således förutsättningar för att offentlig upphandling av innovation kan skapa nytta både hos upphandlande myndighet och i näringslivet. För mer information om utlysningens bakgrund, se VINNOVAs program Innovationsupphandling samt statens offentliga utredning om innovationsupphandling från Offentlig upphandling av innovation Upphandling av innovation definieras som: upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden. 4 3 Innovationsupphandling, SOU 2010:56. 4 Den nationella innovationsstrategin, 2012.

5 5 (21) Offentlig upphandling av innovation kan utföras på ett flertal sätt: I enlighet med de förfaranden som definieras i LOU och LUF. Eftersom LOU och LUF innehåller undantag för forskning- och utvecklingstjänster så kan upphandling av innovation göras utanför upphandlingslagstiftningen. Grundprinciperna i EU-fördraget ska dock beaktas. En detaljerad process för upphandling av innovation i faser, förkommersiell upphandling, har utvecklats baserat på FoU-undantaget. En tredje möjlighet är att använda sig av avsiktsförklaring, det vill säga att en myndighet förbinder sig att göra en framtida upphandling. Se annex II för en genomgång av sätt att upphandla innovation. 3.3 Syfte Syftet med utlysningen Upphandling av innovation är att hitta nya sätt att möta offentliga verksamheters behov av nyskapande innovativa lösningar. Genom att förbereda och aktivt driva en upphandling av innovation 5, ska upphandlande myndigheter få tillgång till innovativa lösningar. De kan bidra till långsiktig effektivitet, ett utvecklat offentligt tjänsteutbud eller andra förbättringar i offentlig verksamhet. Dessutom kan konkurrenskraften i svenskt näringsliv långsiktigt stärkas. 3.4 Innehåll och genomförande Utlysningen erbjuder stöd för: 1) planering och 2) genomförande av en upphandling av innovation hos en eller flera upphandlande myndigheter. Erbjudande planeringsprojekt Planering och förberedelser av en upphandling av innovation. Aktiviteter kan inkludera utveckling och analys av identifierade behov; formulering av behov; marknadsanalys och dialog; samt val av upphandlingsprocess. Resultatet av ett planeringsprojekt ska vara en projektplan för ett utvecklingsprojekt i form av en upphandling av innovation. Erbjudande utvecklingsprojekt Ett utvecklingsprojekt i form av att en upphandling av innovation genomförs. Projekt kan utföras inom ramen för LOU eller LUF, eller som en förkommersiell upphandling, eller genom en avsiktsförklaring. Upphandlingen utförs av den upphandlande myndigheten, men ska göras i samverkan med VINNOVA. Arbetet ska läggas upp så att kunskap skapas och dokumenteras i den upphandlande myndigheten. 5 Upphandling av innovation definieras som: upphandling av framtagande av nya lösningar som ännu inte finns på marknaden, Den nationella innovationsstrategin, 2012.

6 6 (21) VINNOVAs finansiering inom ramen för denna utlysning används för: Processkostnader Vid planering och genomförandet av en upphandling av innovation finansierar VINNOVA kostnader för processen. Det kan till exempel innebära personalkostnader, konsultkostnader (till exempel för juridiskt stöd vid utformningen av upphandlingen, eller expertkompetens vid tilldelning av kontrakt/ utvärderingar), resor och studiebesök etc. Anskaffningskostnader Vid upphandling av utveckling av innovationer som bedöms socioekonomiskt viktiga kan VINNOVA finansiera anskaffningskostnaden för upphandlingsobjektet upp till maximalt 50%. Med anskaffningskostnaden avses således priset som betalas till företaget för utvecklingen av innovationen. Finansiering av anskaffningskostnader förekommer enbart i erbjudande utvecklingsprojekt. För information om vilka projektkostnader som är stödberättigande, se annex III. Ansökning ska göras antingen till erbjudande planeringsprojekt eller till utvecklingsprojekt. Om ansökan rör ett projekt där upphandlingen av innovation ska göras i faser (som i förkommersiell upphandling) ska ansökan omfatta alla planerade faser i upphandlingen av innovation. För organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet kommer bidrag beviljas med stöd av kommissionens förordning EC 1998/2006 om försumbart stöd. För sådant stöd krävs även intyg. Se vidare länk: Resultat och effekter VINNOVA förväntar sig följande resultat och effekter av utlysningen (i kronologisk ordning): Att finansierade upphandlande myndigheter utför upphandling av innovation i avsikt att driva verksamhetsutveckling. Att myndigheterna medverkar i att implementera och kommunicera använda processer för upphandling av innovation. Att företag som deltar i upphandlingarna utvecklar fungerande innovativa lösningar. Att lösningarna implementeras i upphandlande myndigheter. Att lösningarna också säljs och implementeras utanför de ursprungliga upphandlande myndigheterna.

7 7 (21) Att användning av lösningarna leder till ökad effektivitet, ett förbättrat tjänsteutbud, och/ eller bidrar till lösning på en samhällelig utmaning. Att det bidrar till hållbar tillväxt. 4 VINNOVAs roll Innan en ansökan skickas in ska en dialog ha ägt rum med VINNOVAs arbetsgrupp för innovationsupphandling, för att omsesidigt nå bästa effekt. Dialogen inleds med att en upphandlande myndighet kontaktar VINNOVAs handläggare för utlysningen (för kontaktuppgifter, se rubrik 11) och beskriver sin projektidé. Nästa steg är dialogmöten mellan representanter för myndigheten och VINNOVA för att vidareutveckla projektidén. Under dialogen kommer vidare information att lämnas om hur en ansökan ska lämnas in. När upphandlande myndighet via dialogen har färdigutvecklat sin projektidé skrivs ansökan. Finansierade projekt ska genomföras i samverkan mellan upphandlande myndigheter och VINNOVA. Avsikten är att skapa ett gemensamt lärande om upphandling av innovation i Sverige. 5 Utlysningens budget Budgeten för utlysningen är 15 miljoner kr under Projektens längd bör baseras på vad som är lämpligt för varje specifik upphandling av innovation. Ett planeringsprojekt kan vara mellan 3 till 6 månader, medan ett utvecklingsprojekt i form av en upphandling av innovation kan vara mellan 1 4 år. VINNOVA ser gärna ansökningar både avseende av korta och långa projekt. 6 Krav på projekten Följande krav vara uppfyllda för att komma ifråga för VINNOVAs bedömning enligt kriterierna angivna i 7.2: Sökande måste vara en svensk upphandlande myndighet eller enhet enligt LOU eller LUF. Projektet ska ligga i linje med resultat- och effektmålen och tydligt bidra till att uppfylla utlysningens och programmets mål. Projektet ska innehållsmässigt omfatta planering eller genomförande av en upphandling av innovation. Upphandlingsobjektet/ utmaningen ska inte falla under undantaget i upphandlingsregleringarna om rikets säkerhet.

8 8 (21) Upphandlingen av innovation ska planeras och utföras i konkurrens. Projektet ska genomföras av ett projektteam bestående av minst en person med ansvar för verksamhetsutveckling, samt minst en person från upphandlingsfunktionen, hos sökanden. Marknaden ska vid ansökningstillfället inte kunna erbjuda en färdig lösning som motsvarar sökandes behov/ efterfrågan. 7 Bedömning 7.1 Bedömningsprocessen Ansökningarna bedöms av VINNOVAs styrgrupp för Innovationskraft i offentlig verksamhet. Vid behov kommer extern bedömare att anlitas. 7.2 Bedömningskriterier Följande kriterier kommer att tillämpas av VINNOVA vid bedömning av ansökningarna. Potential Planeringsprojekt o Realism i att identifierade behov kan uttryckas som en utmaning i ett upphandlingsunderlag. o Realism i att upphandlingen kan leda till att utveckling av att fungerande innovativa lösningar. o Relevans i identifierade behov även för andra organisationer än sökandens egen (potentiell marknad för innovativa lösningar på behovet även utanför sökandes organisation). o Trovärdighet i att sökande har en tydlig avsikt att gå vidare med en upphandling av innovation. 6 Utvecklingsprojekt o Möjlighet att återanvändas processen för upphandlingen av innovation hos bidragsmottagaren eller inom andra upphandlande myndigheter. o Framtagna lösningars 7 potential för ökad effektivitet i offentlig sektor och/ eller ett förbättrat offentligt tjänsteutbud, och/ eller bidrag till lösningar på samhälleliga utmaningar. 6 Visas till exempel genom ett letter of intent eller dylikt som uttrycker att tillfredsställande resultat i planeringsprojektet kommer att leda till att en upphandling av innovation utförs, och/ eller att budget kommer att avsättas/ redan finns tillgänglig. 7 Framtagna lösningar syftar på de lösningar som ska upphandlas i utvecklingsprojektet.

9 9 (21) o o o Framtagna lösningars relevans för andra organisationer än sökandens egen (fler användare av möjlig innovation). Framtagna lösningars potential för att utvecklas till en kommersiell vara eller tjänst. Framtagna lösningars potential att skapa tillväxt i företag. Genomförande Planeringsprojekt o Trovärdighet i plan (aktiviteter, tidsplan och budget) för planeringsprojekten. (Kan en realistisk projektplan tas fram för ett utvecklingsprojekt i form av en upphandling av innovation?) Utvecklingsprojekt o Trovärdighet i plan (aktiviteter, tidsplan och budget) för utvecklingsprojektet o Trovärdighet i att projektplanen för utvecklingsprojektet leder till en lösning på utmaningen i upphandlingen. Aktör eller aktörskonstellation Både planeringsprojekt och utvecklingsprojekt o Förmåga hos sökande och projektteamet att genomföra projektet. 8 Ansökan 8.1 Hur man ansöker En förutsättning för att skicka in en ansökan är att en dialog har ägt rum med VINNOVAs arbetsgrupp för innovationsupphandling. För att kunna lämna in en ansökan måste du först skapa ett användarkonto hos VINNOVA. Med hjälp av detta kan du sedan logga in på ansökningstjänsten. Har du redan ett användarkonto hos VINNOVA kan du använda detta. Den som skickar in ansökan ska ha mandat att göra det på organisationens vägnar eftersom det är organisationen som blir sökande. Efter att ansökan har lämnats in i VINNOVA intressentportalen kan inga kompletteringar göras av ansökan, såvida inte VINNOVA begär in dem. Observera att det är möjligt att spara ändringar och tillägg på portalen ända fram till dess att ansökan är skickad. För information om innehåll i den formella elektroniska ansökan, se Ansökans innehåll nedan.

10 10 (21) 8.2 Ansökans innehåll Ansökningstjänsten på VINNOVAs Intressentportal består av ett antal elektroniska blankettsidor som fylls i av sökanden. Till ansökan ska bifogas en projektbeskrivning och en CV-bilaga. Endast dessa bilagor kommer att beaktas vid ansökan. Bilagorna ska vara i pdf-format. Projektbeskrivningen ska vara på maximalt 10 A4-sidor med 12 punkters text Den ska skrivas på svenska och omfatta följande: Projekttitel på svenska och engelska Sammanfattning på svenska och engelska Beskrivning av det behov som projektet tar sikte på. Till exempel vilket problem som projektet avser att lösa/ angelägenhetsgrad/ vem gynnas av en lösning. Ska bland annat innehålla information om huruvida behovet uppfylls av marknaden Aktör och/ eller aktörskonstellation inklusive organisationsnummer och arbetsställe för sökande/ de olika parterna i projektet. Ansökan om planeringsprojekt ska innehålla information som styrker att sökande har en tydlig avsikt att gå vidare med en upphandling av innovation Projektets syfte kopplat till utlysningens syfte Projektets mål kopplat till utlysningens syfte Projektets potential och nytta, det vill säga betydelsen av resultaten och effekterna om projektet lyckas. Ska bland annat beröra potentiell marknad för innovativa lösningar utanför sökandes organisation Angreppssätt. Ska bland annat göra klart att upphandlingen av innovation planeras/ utförs i konkurrens Genomförande. Projektplan inklusive tids- och aktivitetsplan, projektorganisation, resurser, budget mm samt plan för nyttiggörande av resultatet. Ska bland annat innehålla information om projektets organisation (styrgrupper, projektledare etc.). Ska också visa att teamet består av både upphandlare och verksamhetsutvecklare. Roller och arbetssätt CV-bilagan ska innehålla relevanta CVn för projektledaren och samtliga nyckelpersoner i projektteamet. För dessa ska anges namn, ålder, kön, titel/ funktion samt omfattning av medverkan i projektet. Varje CV ska vara på max 2 A4-sidor med 12 punkters text. 9 Tidplan Dialogfasen tar olika lång tid beroende på projektidéns karaktär.

11 11 (21) Ansökan inom utlysningen kan lämnas in när som helst under den tid som utlysningen är öppen. Utlysningen kommer att vara öppen under VINNOVA avser att behandla ansökningar inom 3 veckor. 10 Villkor För utlysningen gäller VINNOVAs allmänna villkor för bidrag Villkoren innehåller regler om rapportering, uppföljning, revision och förutsättningar för utbetalning m.m. Villkoren hittas under Villkor och regler till vänster på utlysningens webbsida. Följande särskilda villkor kommer att vara gemensamma för hela utlysningen. Avseende 2 i VINNOVAs allmänna villkor gäller för denna utlysning att tredje man (underleverantör) får upphandlas även för att utföra mer omfattande arbete i projektet, så länge den större delen av projektet utförs av projektpart. En representant för VINNOVA ska ha rätt att närvara som observatör i projektets styrgrupp, referensgrupp eller liknande. Projektpart ska ha en strategi för kommunikation och synliggörande av projektet. 11 Sekretessfrågor Ansökningar till denna utlysning är allmänna handlingar. Som huvudregel har allmänheten enligt offentlighetsprincipen rätt att ta del av dessa. Detta gäller även ansökningar som avslås eller återkallas. Även VINNOVAs beslut och beslutsmotiveringar är allmänna handlingar. VINNOVA är dock skyldig att sekretessbelägga alla uppgifter om den enskildes affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar och forskningsresultat om det kan antas att den enskilde lider ekonomisk skada om uppgifterna offentliggörs. Det är i första hand den handläggare på VINNOVA som hanterar ansökningarna som bedömer om ansökan innehåller uppgifter som omfattas av sekretess. Närmare information om sekretessregler vid ansökan finns på webbsidan Sekretess vid ansökningar som kan nås från utlysningens webbsida. För mer information, se Juridisk information på under Om VINNOVA.

12 12 (21) 12 Kontakt Kontaktpersoner för utlysningen är: Nina Widmark, utlysningsansvarig Telefon , Johan Lundström Telefon , Kontakt för frågor om ansökningsfunktionen är: VINNOVAs IT-support, telefon ,

13 13 (21) Annex I Upphandlande myndigheter. I LOU står: 19 Med upphandlande myndighet avses statliga och kommunala myndigheter. Vid tillämpning av [LOU] skall med myndighet jämställas: 1. beslutande församlingar i kommuner och landsting, och 2. offentligt styrda organ som avses i 12, samt 3. sammanslutningar av en eller flera myndigheter enligt första stycket eller församlingar enligt 1 eller sammanslutningar av ett eller flera organ enligt Med offentligt styrda organ avses sådana bolag, föreningar, delägarförvaltningar, särskilt bildade samfällighetsföreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och 1. som till största delen är finansierade av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, 2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller 3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet. Upphandlande enheter. I LUF står: 20 Med upphandlande enheter avses i denna lag dels upphandlande myndigheter enligt 21, dels sådana företag som 1. en upphandlande myndighet kan utöva ett bestämmande inflytande över på det sätt som anges i andra stycket, eller 2. bedriver verksamhet som omfattas av lagens tillämpningsområde enligt 1 kap med stöd av en särskild rättighet eller ensamrätt enligt tredje stycket. Ett bestämmande inflytande skall anses finnas om en upphandlande myndighet, direkt eller indirekt, i förhållande till ett företag innehar mer än hälften av andelarna i företaget eller kontrollerar majoriteten av röstetalet på grund av aktieägande eller motsvarande eller kan utse mer än halva antalet ledamöter i företagets styrelse eller motsvarande ledningsorgan. 8 Verksamheter som omfattas av lagen enligt 1 kap : gas, värme, el, dricksvatten, transporttjänster, posttjänster m.m. och prospektering eller utvinning av olja, gas, kol eller andra fasta bränslen samt tillhandahållande av hamnar och flygplatser.

14 14 (21) Med särskild rättighet eller ensamrätt avses en rättighet eller ensamrätt som 1. beviljats enligt lag eller annan författning, 2. begränsar rätten att utöva en sådan verksamhet som avses i 1 kap till ett eller flera företag, och 3. väsentligt påverkar andra företags möjligheter att bedriva samma typ av verksamhet. 21 Med upphandlande myndighet avses statliga och kommunala myndigheter. Vid tillämpning av denna lag skall med upphandlande myndighet jämställas 1. beslutande församlingar i kommuner och landsting, och 2. offentligt styrda organ som avses i 12, samt 3. sammanslutningar av en eller flera myndigheter enligt första stycket eller församlingar enligt 1 eller sammanslutningar av ett eller flera organ enligt Med offentligt styrda organ avses sådana bolag, föreningar, delägarförvaltningar, särskilt bildade samfällighetsföreningar och stiftelser som tillgodoser behov i det allmännas intresse, under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell karaktär, och 1. som till största delen är finansierade av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, 2. vars verksamhet står under kontroll av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet, eller 3. i vars styrelse eller motsvarande ledningsorgan mer än halva antalet ledamöter är utsedda av staten, en kommun, ett landsting eller en upphandlande myndighet.

15 15 (21) Annex II Förkommersiell upphandling Förkommersiell upphandling är en process som har lanserats och används av EUkommissionen, Storbritannien, Holland och Flandern i Belgien. Processen ger en upphandlande myndighet möjlighet att beställa innovationsarbete av företag, som utvecklar innovationen för framtida marknadsintroduktion. 9 Konceptet bygger på FoU-undantaget i LOU (1 kap 6 6 p). 10 Processen hamnar utanför upphandlingsdirektivets tillämpningsområde, men innanför ramarna för fördraget om Europeiska Unionens funktionssätt. Därmed behöver en upphandlande myndighet som genomför en förkommersiell upphandling inte följa detaljregleringarna i upphandlingsregelverket om olika upphandlingsförfaranden, men ska däremot förhålla sig till principerna om likabehandling, insyn, proportionalitet och ömsesidigt erkännande. En förkommersiell upphandling består av flera steg: identifiering och formulering, förkommersiell process och kommersialisering och implementering. Identifiering och formulering Först identifieras behov som bedöms viktiga för organisationen: behov vars lösningar kan påverka organisationens långsiktiga utveckling och effektivitet positivt. Organisationen behöver besluta under vilka förutsättningar den är villig att investera i framtagandet av sådana lösningar. Om tillräckligt intresse, resurser och budget finns behövs en strategi för hur lösningar ska utvecklas, där utförandet av en förkommersiell upphandling är ett möjligt verktyg (att jämföra med alternativ som intern utveckling etc.). När beslut har tagits om att använda förkommersiell upphandling behöver det identifierade behovet omvandlas till en konkret efterfrågan som går att formulera i ett upphandlingsunderlag till potentiella leverantörer. I en förkommersiell upphandling är det lämpligt att beskriva efterfrågan i termer av en utmaning. Förkommersiell upphandling lämpar sig däremot inte då exakta tekniska specifikationer av efterfrågad lösningen redan tagits fram. 9 För vidare information, se exempelvis EU-kommissionen, Förkommersiell upphandling: Att driva på innovation för att få offentliga tjänster av hög kvalitet i Europa, Bryssel den KOM(2007) 799 slutlig. 10 Undantaget innebär att lagen inte gäller för kontrakt som avser forsknings- och utvecklingstjänster, med undantag för sådana vilkas resultat endast tillkommer en upphandlande enhet i den egna verksamheten och betalas av den upphandlande enheten.

16 16 (21) Förkommersiell process Efter steget identifiering följer den förkommersiella upphandlingsprocessen, som generellt kan beskrivas som följer (se figuren nedan). Förkommersielllt anbudsförfarande A (WTO GPA* gäller inte) B C D E F Leverantör A Leverantör B Leverantör C Leverantör D Leverantör E Förkommersiell upphandling Mellanliggande utvärdering Urval Leverantör C Leverantör D Leverantör E Mellanliggande utvärdering Urval Leverantör C Leverantör E Förkommersielllt anbudsförfarande (WTO GPA* gäller inte) Offentlig upphandling för kommersiellt införande Leverantör A,B,C,D,E eller X Fas 0 Forskning Förfrågan driven av och kunskaps anbud -törst Produktidé Fas 1 Undersökning av lösningar Fas 2 Prototyp Fas 3 Ursprunglig utveckling av en begränsad första serie produkter / tjänster i form av en testserie Utkast till Förkommersiell upphandling lösning Prototyp GPA = avtalet om offentlig upphandling Typisk livscykel för produktinnovation Första testprodukter Fas 4 Kommersialisering av produkter /tjänster (kommersiell utveckling) I fas 1 inbjuds företag att lämna in anbud med förslag till lösningar på utmaningen som den upphandlande myndigheten har beskrivit i upphandlingsunderlaget. De bästa företagen tilldelas kontrakt för fas ett, konceptstudier. De mest lovande lösningarna går sedan vidare till fas två, där företag får kontrakt på att utveckla färdiga prototyper. I fas tre får kvarvarande företag kontrakt för testserier. Utvecklingen äger rum i nära samarbete mellan upphandlande myndighet, användare och kontrakterade företag. När fas tre är klar anses de nya lösningarna finnas tillgängliga på marknaden. Därför sker en konkurrensutsatt upphandling där hela marknaden deltar. Det finns flera varianter för hur processen går till i detalj. Antalet faser kan anpassas efter behov (vid upphandling av innovativa tjänster kan till exempel färre faser föredras). Flexibilitet och hänsyn till specifika omständigheter i varje projekt krävs. Generellt brukar fas 1 vara i 3-6 månader, och fas 2 och 3 i cirka 2 3 år sammanlagt. Förkommersiella upphandlingar är öppna för alla företag. Det stora flertalet som har fått kontrakt i Storbritannien och Holland har varit små eller medelstora, samt inhemska företag. Huvuddelen av intellektuella rättigheter som kan uppkomma tillfaller vanligen företagen. Kommersiella slutprodukter Källa: EU-kommissionen (viss bearbetning)

17 17 (21) Kommersialisering och implementering En förkommersiell upphandling ska resultera i att en eller flera nya lösningar finns tillgängliga på marknaden, så att kommersiell upphandling kan följa, det vill säga enligt LOU och LUF. Företagen behöver arbeta för att kommersialisera sina nya lösningar till en vidare krets av kunder, medan upphandlande myndighet och andra köpare av de nya lösningarna behöver genomföra en lyckad implementering av lösningarna i sina verksamheter. Avsiktsförklaring (forward commitment) En avsiktsförklaring innebär att en myndighet lämnar ett löfte om en framtida upphandling. I Innovationsupphandlingsutredningen kallas detta avsiktsförklaring avseende kommande upphandling. 11 Storbritannien, som har utvecklat en process för avsiktsförklaringar i upphandlingssammanhang, använder benämningen forward commitment. I avsiktsförklaringen förbinder sig en myndighet att upphandla en viss volym av en produkt inom en viss tidsram, förutsatt att produktens specifikation, pris och prestation uppfyller kraven i avsiktsförklaringen. Det är ett sätt för offentlig sektor att påvisa sina framtida behov utan att varken upphandlare eller leverantörer tar ohanterliga risker. Om/ när en ny lösning har utvecklats som uppfyller kraven i avsiktsförklaringen, lovar myndigheten att ställa motsvarade prestanda som krav i en framtida upphandling. Avsiktsförklaringar minskar försäljningsrisken för företag när de utveckla nya produkter, det vill säga risken för att produkten ska sakna en marknad. De lämpar sig därför bäst för sektorer där företag inte ser utvecklingskostnader som ett argument mot innovation, utan istället undviker att innovera på grund av försäljningsrisken. 12 Avsiktsförklaringar har störst effekt på marknadens innovationsarbete om det är flera upphandlande myndigheter som överenskommer om likalydande avsiktsförklaringar. Upphandling av innovation inom ramen för LOU och LUF Det är fullt möjligt att använda förfarandena i LOU och LUF för att upphandla innovation. Till exempel kan förhandlat förfarande eller konkurrenspräglad dialog vara lämpliga. 11 Innovationsupphandling, SOU 2010: Avsiktsförklaringar kan ses som en motsats till förkommersiell upphandling, där försäljningsrisken inte angrips, medan utvecklingsrisken fördelas mellan beställare och leverantör.

18 18 (21) Vid förhandlat förfarande bjuder den upphandlande myndigheten eller enheten in utvalda leverantörer och förhandlar om kontraktsvillkoren med en eller flera av dem. Förhandlat förfarande med föregående annonsering får användas om det som ska upphandlas är av sådant slag, eller förenat med sådana risker, att det på grund av särskilda omständigheter inte går att ange något totalpris i förväg. Förfarandet får även användas när det gäller varor som framställs endast för forsknings-, experiment-, studie- eller utvecklingsändamål, och kontraktet inte syftar till vinst eller till att täcka forsknings- och utvecklingskostnader och under förutsättning att det inte försämrar möjligheten till konkurrens vid en senare kontraktstilldelning som i första hand har ett sådant syfte. Med konkurrenspräglad dialog menas ett upphandlingsförfarande där den upphandlande myndigheten för en dialog med de anbudssökande som har bjudits in att delta i förfarandet. Konkurrenspräglad dialog får användas vid särskilt komplicerade kontrakt och då öppet, selektivt, förenklat eller urvalsförfarande inte medger tilldelning av kontrakt. Ett kontrakt anses som särskilt komplicerat om det inte rimligen kan krävas av en upphandlande myndighet att den ska kunna: definiera de prestanda- eller funktionskrav som kan tillgodose myndighetens behov eller med vilka dess mål kan uppnås, eller ange den rättsliga eller finansiella utformningen av ett projekt. Det finns likheter mellan förhandlat förfarande med föregående annonsering och konkurrenspräglad dialog. Skillnaden är att konkurrenspräglad dialog har ett vidare tillämpningsområde. Förhandlat förfarande får i princip bara användas för upphandling av finansiella tjänster och intellektuella tjänster, samt för byggentreprenad som endast har forsknings-, provnings- eller utvecklingsändamål och som inte syftar till vinst eller till att täcka forsknings- och utvecklingskostnader.

19 19 (21) Annex III: VINNOVAs stödberättigande kostnader i utlysningen Upphandling av innovation Stödberättigande kostnader avser de kostnader en projektpart har för att genomföra projektet. Dessa kostnader kan helt eller delvis täckas av ett bidrag från VINNOVA. I detta dokument framgår vilka kostnader i ett projekt som är stödberättigande i utlysningen Upphandling av innovation. Grundläggande förutsättningar Följande gäller som grundläggande förutsättningar för att en kostnad ska vara stödberättigande. Den ska: vara faktisk och reviderbar, bäras av projektpart, ha uppkommit under dispositionstiden, vara fastställd i enlighet med projektparts vanliga redovisningsprinciper och god redovisningssed, vara bokförd och enbart ha till syfte att uppnå projektets mål. Redovisningen av projektkostnaderna ska vara särskiljbar från organisationens övriga transaktioner. Stödberättigande kostnader I projekt med bidrag från VINNOVA är nedanstående kostnadsslag stödberättigande i utlysningen Upphandling av innovation. Personalkostnader Med personalkostnader avses kostnader för den upphandlande myndighetens personal som arbetar i projektet. Personalkostnader får endast avse faktiska kostnader. Löneavstående eller liknande situationer som inte medför en faktisk kostnad är inte stödberättigande. Stödberättigande personalkostnad är bruttolön och faktisk lönebikostnad såsom sociala avgifter, obligatoriska försäkringar och avgifter samt semesterersättning. Skattepliktiga förmåner ska inte inräknas. Personalkostnad ska beräknas på individnivå med belopp per timme och antal arbetade timmar i projektet.

20 20 (21) Personalkostnad per timme beräknas genom att dividera den totala personalkostnaden med totalt antal arbetade timmar, 160 timmar per månad vid heltid. Avser kostnaden en deltidstjänst ska antalet timmar reduceras i förhållande till tjänstgöringsgraden. Kostnader för konsulter och liknande tjänster Kostnader för konsulter och liknande tjänster är stödberättigande under förutsättning att förvärvet har skett från utomstående part och genomförts på marknadsmässiga villkor utan någon otillbörlig samverkan. Med kostnader för konsulttjänster avses inköp av juridiskt och tekniskt kunnande, projektledningsstöd eller utvärdringsexpertis och andra konsulttjänster uteslutande avsedda för projektet, som till exempel. Mot bakgrund av vad som framgår av första stycket ovan är kostnad för konsulttjänst som en eventuell projektpart utför för annan projektpart inte stödberättigande som konsulttjänst. I sådana fall ska stödberättigad kostnad istället beräknas enligt punkt personalkostnad hos den som utför arbetet. Vidare är inte kostnad för konsulttjänst stödberättigande om konsulten är anställd i projektparts koncernföretag, intresseföretag 13 eller är närstående person 14 till projektpart eller till ställföreträdare för projektpart. I dessa situationer ska kostnaden istället beräknas enligt punkt personalkostnad. Övriga omkostnader Övriga omkostnader som uppstår till omedelbar följd av projektet är stödberättigande. Nedan följer några vanligt förekommande kostnader. Kostnader för resor Kostnader i samband med studiebesök Kostander för möten, till exempel med i samband med marknadsdialoger, referensgrupper eller utvärderingar. 13 Med intresseföretag avses följande: a) att projektpart utövar ett betydande inflytande över den juridiska personens driftsmässiga och finansiella styrning och ägandet utgör ett led i en varaktig förbindelse mellan bidragsmottagaren och den juridiska personen eller, b) att projektpart innehar minst 20 procent av rösterna för samtliga andelar i den juridiska personen och det inte av omständigheterna i övrigt framgår att detta inte utgör ett betydande inflytande eller, c) att projektparts koncernföretag eller projektpart tillsammans med ett eller flera koncernföretag tillsammans innehar minst 20 procent av rösterna för samtliga andelar i den juridiska personen och det inte av omständigheterna i övrigt framgår att detta inte utgör ett betydande inflytande. 14 Med närstående person avses bland annat make/maka, sambo, partner, förälder, barn och syskon till bidragsmottagaren (då bidragsmottagaren är en fysisk person) eller till ställföreträdare för bidragsmottagaren (då bidragsmottagaren är en juridisk person).

21 21 (21) Kostnader för kommunikation i samband med en upphandling, till exempel annonsering eller marknadsföringsaktiviteter. Anskaffningskostnader Se kapitel 3.4. Mervärdesskatt Samtliga stödberättigande kostnader ska redovisas exklusive mervärdesskatt. Endast då projektpart kan styrka att mervärdesskatten är en slutlig kostnad för denne, får mervärdesskatten utgöra del av de stödberättigande kostnaderna. VINNOVAs stöd är inte mervärdesskattepliktigt för bidragsmottagaren.