Guide för att skapa tillgängliga PDF-dokument

Transkript

1 (79) Guide för att skapa tillgängliga PDF-dokument Microsoft Word 2000 (eller nyare) InDesign CS Adobe Acrobat 7.0 Professional

2 (79) Innehållsförteckning Att skapa ett tillgängligt PDF-dokument Bakgrund Vad är PDF? Vad är tillgänglighet Läsbarhet Vad gör ett PDF-dokument tillgängligt? Taggning av dokument Arbetsgång för att skapa ett tillgängligt dokument Olika konverteringsmöjligheter Tänk på tillgängligheten redan då dokumentet skapas Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Office-paketet Skapa Adobe PDF-dokument med märkord från InDesign Konvertera skannade dokument till tillgängliga PDF-dokument De tre startpunkterna för inskannade dokument Färdigställ tillgängligheten i PDF-dokumentet Att göra PDF-formulär tillgängliga Egenskaper hos tillgängliga PDF-formulär Arbetsflöden för att skapa formulär Tips inför arbete med formulär Att använda LiveCycle Designer för att skapa tillgängliga PDF-formulär Att använda Acrobat 7.0 Professional för att göra PDF-formulär tillgängliga Att lägga till taggar i ett PDF-dokument Att göra före du taggar ett dokument Att lägga till taggar till ett otaggat dokument Att läsa Lägg till tagg-rapporten Utvärdera tillgängligheten på PDF-dokument Två verktyg för att kontrollera tillgängligheten hos PDF-dokument Att utföra en Fullständig Kontroll för tillgänglighet Använda Omforma Flöde för att kontrollera läsordning Reparera problem med läsordning och grundläggande taggning När ska du använda Slutredigeringsverktyget För Läsordning Hur Slutredigeringsverktyget För Läsordning fungerar Arbetsordning för slutredigering Fyra grundläggande tekniker för att rätta till problem med läsordning Lägg till ytterligare tillgänglighetsfördelar Tabbordning Lägg till bokmärken Tillgängliga länkar (endast Acrobat 7.0 pro) Ange språk för dokumentet Skydda dokumentet så att det ändå går att läsa med skärmläsare Avancerade problem med tillgänglighet När ska du använda teknikerna i detta kapitel Hur du läser taggträdet för ett PDF-dokument Hitta en tagg och dess motsvarande innehåll Skapa taggar för länkar som du gjorde aktiva sent Att lägga till alternativtext till länkar... 70

3 (79) 10.6 Flytta taggar Ta bort taggar Lägga till nya taggar Lägga till utökad text till förkortade termer Bestämma språk för specifika stycken eller text Göra tabeller tillgängliga Kontrollera och laga till läsordningen för komplexa sidor... 78

4 (79) Att skapa ett tillgängligt PDF-dokument. Syftet med denna dokumentation är att lära sig att skapa filer som är tillgängliga för alla även personer som har ett funktionshinder. Filerna som du skapar ska gå att läsa med de vanligaste hjälpmedlen. Material hämtat från egna erfarenheter, Officeprogrammens hjälp, InDesigns hjälp och Adobes webbplats ( ) 1. Bakgrund 1.1 Vad är PDF? PDF Portable Document Format, används för att distribuera elektroniska dokument. PDF är ett populärt format att använda eftersom utseendet från källdokumentet bevaras oavsett i vilken dator det öppnas. 1.2 Vad är tillgänglighet Handikappombudsmannen (HO) formulerar tillgänglighet som: "Tillgänglig" och "användbar" är två begrepp som ofta används när människor med funktionshinder kan delta på lika villkor som andra. På webbplatsen används "tillgänglig" som ett samlande begrepp för både "tillgänglig" och "användbar". Tillgängliga PDF-dokument har ett innehåll som alla kan ta till sig, en del användare behöver stödteknik för att kunna ta till sig PDF-dokumentet. För att det ska fungera bra måste du som gör PDF-dokumenten veta vad du ska tänka på för att göra det tillgängligt. När vi skapar ett tillgängligt dokument är det bland annat för grupperna: Gravt synskadade som läser dokumentet med en skärmläsare som skickar informationen till en talsyntes och/eller en punktdisplay. För denna grupp är det till exempel viktigt att läsordningen i dokumentet är riktig, att bilder har alternativtexter som beskriver bilder och att länkar och rubriker är uppmärkta (taggade). Synsvaga som är hjälpta av att kontrasterna är bra i dokumentet och att teckensnitten går att se. Rörelsehindrade som navigerar med tangentbordet, även för dem är strukturen i dokumentet viktig. Tabbordning, bokmärken och länkar måste vara tillgängliga.

5 (79) 1.3 Läsbarhet För att ett dokument ska vara tillgängligt måste läsbarheten vara god, tänk på: Typsnitt. Använd helst bara två olika typsnitt i ett och samma dokument, aldrig mer än tre. Textstorlek. Se till så att det visuellt syns tydlig skillnad på rubriker och löptext. Stilsort. Undvik VERSALER, kursiv och s p ä r r a d text. Radlängd. Radlängden bör vara ca tecken per rad. Radavstånd. Radavståndet på löpande text bör vara 150%. Justering. Låt alltid löpande text ha en ojämn högerkant (vänsterjusterad text). Färger. Att kontrasten mellan förgrund och bakgrund är bra. Sätt mörk text på ljus bakgrund. Bakgrundsbilder. Undvik text på bakgrundsbilder. 1.4 Vad gör ett PDF-dokument tillgängligt? Dokumentet är i textformat, som går att söka i. Eventuella formulärfält är tillgängliga. Strukturen är uppmärkt med taggar. Läsordningen är riktig (följer logisk ordning). Alternativtexter finns till alla bilder, länkar och formulärfält. Navigeringshjälp finns såsom ex länkar, bokmärken, rubriker. Huvudsakligt språk finns angivet. Dokumentet använder teckensnitt som kan konverteras till text. Säkerheten i dokumentet krockar inte med tillgängligheten. 1.5 Taggning av dokument Att PDF-dokumentet märks upp med taggar är grundläggande för tillgängligheten. Taggarna visar strukturen på dokumentet i form av ett träd över den logiska strukturen. Detta är en bakomliggande struktur som användaren inte behöver se. Strukturen ligger till grund för ordningen i vilken dokumentet ska läsas, och även vilka objekt som ska ignoreras. Det kan också hjälpa användaren att veta vad som är bilder, tabeller och formulärfält. För att i Adobe Acrobat kontrollera om filen är taggad: Välj Arkiv >Dokumentegenskaper > fliken Beskrivning För att i Adobe Acrobat se uppmärkning välj: Visa > Navigeringsflikar > Taggar Det är enklast att göra taggningen av dokumentet vid konverteringen från ursprungsprogrammet, men taggning går också att göra i efterhand.

6 (79) 2. Arbetsgång för att skapa ett tillgängligt dokument I följande kapitel kommer arbetsgången för att skapa ett tillgängligt PDFdokument att beskrivas. Här kommer en sammanfattning av arbetsgången samt vilka kapitel i dokumentet som beskriver respektive steg. Steg Åtgärder Kapitel Steg 1 Tänk på tillgängligheten redan då dokumentet skapas: Steg1a Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Kapitel 3.1 Office-paketet Skapa Adobe PDF-dokument med märkord från InDesign Kapitel 3.2 Steg1b Steg 2 Steg 3 Steg 4 Steg 5 Steg 6 Om dokumentet är en inskannad bild, skapa tillgänglig text och bilder av innehållet Om dokumentet är ett formulär, lägg till ifyllbara, tillgängliga formulärfält Att lägga till taggar (om dokumentet inte redan är taggat) Utvärdera tillgängligheten på PDF-dokument a. Att utföra en Fullständig Kontroll för tillgänglighet. b. Använda Omforma Flöde för att kontrollera läsordning Reparera läsordning och problem med uppmärkning (endast i Adobe Acrobat 7.0 Pro) Lägg till ytterligare tillgänglighetsfördelar a. Tabbordning b. Bokmärken c. Tillgängliga länkar d. Huvudsakligt språk e. Skydda dokumentet så att det ändå går att läsa med skärmläsare Fixa trädet med taggstrukturen och andra avancerade tillgänglighetsproblem Kapitel 4 Kapitel 5 Kapitel 6 Kapitel 7 Kapitel 8 Kapitel 9 Kapitel 10

7 (79) 2.1 Olika konverteringsmöjligheter Valmöjligheter för att konvertera till Adobe PDF från ett annat filformat Att använda Acrobat PDFMaker i applikationer som inte är Adobe (exempelvis Office) Många Windows-produkter stöder Acrobat PDFMaker 7.0 för att skapa PDFdokument. Detta verktyg installeras som ett kommando, i menyn och/eller ett verktygsfält i många författande applikationer, däribland Microsoft Office. Acrobat PDFMaker installeras som en del av Acrobat 7.0 Professional och Acrobat 7.0 Standard. Bild 2.1 PDFMaker i menyn och som kommando vilka återfinns i flera Windows-applikationer. Beroende på hur ett ursprungsprogram hanterar funktionerna hos PDFMaker, kan PDFMaker skapa taggar från elementen i källfilen (som till exempel styckeformat och listor). PDFMaker ger ofta dig kontrollen över hur bokmärken, korsreferenser och länkar ska konverteras till PDF. PDFMaker kan också identifiera alternativtext som du ger bilderna i ursprungsprogrammet. Att skapa taggade PDF-dokument genom att använda PDFMaker ger generellt sett ett bättre resultat jämfört med att skapa otaggade PDF-dokument och sedan tagga dem i Acrobat Att använda Spara Som- eller Exportera-kommando i Adobeprogram Det bästa sättet att skapa PDF-dokument från Adobeprogram är att använda programmets Spara Som- eller Exportera-kommando. I en normal installation av Adobes designapplikationer (som till exempel InDesign eller PageMaker) följer alla nödvändiga komponenter för att skapa PDF-dokument med. Beroende på hur programmet hanterar PDF-funktionerna kan Adobeprogram skapa taggar från elementen i källfilen (som till exempel styckeformat och listor), skapa en dokumentstruktur och läsordning i en logisk ordning, ge kontroll över hur bokmärken, korsreferenser och länkar konverteras till PDF, och identifiera alternativtext som har lagts till grafiska element. Att skapa PDF-dokument genom att använda Spara Som- eller Exporterakommandot ger nästan alltid ett mer tillgängligt resultat jämfört med att skapa otaggade dokument och sedan tagga dem med Acrobat 7.0.

8 (79) Använda Adobe PDF Printer Många program stöder varken PDFMaker eller möjligheten att skapa taggade PDF-dokument direkt från programmet genom att använda Spara Som- eller Exportera-kommandot. I dessa applikationer kan du använda PDF Printer, vilket gör att du kan skapa otaggade PDF-dokument från vilken applikation som helst (som kan skriva ut). Du måste sedan använda Acrobat Professional för att lägga till taggar, hyperlänkar och andra tillgänglighetsegenskaper i PDFdokumentet. Adobe PDF Printer installeras med Adobe 7.0 Professional, Standard och Elements. Bild 2.2 PDF Printer skapar otaggade PDF-dokument från alla applikatioer som kan skriva ut. Att tagga ett PDF-dokument från Acrobat 7.0 ger nästan alltid ett sämre resultat än att skapa taggningen från källdokumentet (i konverteringen).

9 (79) 3. Tänk på tillgängligheten redan då dokumentet skapas För att uppnå bästa möjliga resultat, bör du ha tillgängligheten i åtanke redan då du skapar dokumentet. 3.1 Skapa tillgängliga dokument i Microsoft Officepaketet Här följer några tips om hur du gör Office-dokument tillgängliga, vissa av råden gäller bara enskilda programvaror Checklista för Office-dokument Följande punktlista sammanfattar vad detta kapitel handlar om. När du förstår och behärskar punkterna kan du innehållet i detta kapitel. Använd autokorrigering för att få en renare taggning av dokumentet. Använd formatmallar för att skapa olika utseende på text exempelvis rubriker. Ange alternativtexter på bilder som berättar vilken information som bilden förmedlar. Gör länkar i dokumentet aktiva och lägg gärna till skärmtipstext på länkarna. Använd spaltfunktionen i Word för att skapa spalter. Använd tabellfunktionen i Word för att skapa tabeller. Kontrollera stora Excel blad så att de inte innehåller utskriftsrubriker. Gör inställningar i AdobeMaker (i respektive program) som påverkar tillgängligheten Autokorrigering Att använda automatisk formatering ger resulterar ofta i en renare märkning (taggning) av PDF filen. Gör så här: 1. Välj Verktyg>Autokorrigering>Autoformat vid inskrivning. 2. Kontrollera att följande är förbockade: Internet-adresser och nätverksadresser med hyperlänkar Automatiska punktlistor Automatiska numrerade listor

10 (79) Bild 3.1 Dialogruta för autokorrigering, fliken Autoformat vid inskrivning Formatmallar (Word) Använd alltid formatmallar. Det är extra viktigt för rubriker. Använd gärna rubrikerna Rubrik 1, Rubrik 2 osv, men kom ihåg att dessa går att ändra till det utseende som du vill ha. Tänk på att det är strukturen som är det viktiga, och välj inte din rubriknivå för att den har rätt utseende (då detta lätt ändras i formatmallen). Varför är formatmallar viktigt att använda? Det finns olika sätt att navigera i strukturen, till exempel med bokmärken. För skärmläsaren finns sätt att hoppa mellan rubriker eller länkar. För att detta ska fungera måste dokumentet ha en bra struktur. När bokmärken skapas görs det utifrån formatmallarna, exempelvis från rubrikerna. Vad är en formatmall? En formatmall är en uppsättning formateringsinställningar som du använder på text, tabeller och listor i dokumentet för att snabbt ändra textens utseende. När du använder en formatmall innebär det att en hel grupp format används på en gång. Du kan till exempel göra detta i ett steg genom att använda formatmallen Rubrik1 i stället för att i tre steg formatera rubriken i 16 pt, teckensnittet Arial och göra den centrerad. Nedan anges de formatmallar som du kan skapa och använda: Ett styckeformat styr ett styckes utseende, som textjustering, tabblägen, radavstånd och kantlinjer och kan också inkludera teckenformatering.

11 (79) Teckenformat påverkar markerad text inom ett stycke, exempelvis teckensnitt, teckenstorlek, fet och kursiv stil. Ett tabellformat ger ett konsekvent utseende på en tabells kantlinjer, fyllning, justering och teckensnitt. Ett listformat innebär konsekvent justering och numrering, konsekventa punkttecken och konsekvent teckensnitt i listor. Du kan skapa, granska och återanvända format med åtgärdsfönstret Formatmallar och formatering. Den formatering som du använder direkt lagras också i det här fönstret. Ändra en formatmall Du kan snabbt ändra all text som är formaterad med en viss formatmall genom att omdefiniera formatmallen. Om t ex huvudrubrikerna har Arial 14 pt, vänsterjustering och fet stil, och du vill att de ska ha Arial 16 pt och vara centrerade behöver du inte formatera om huvudrubriken. Du behöver bara ändra formatmallens egenskaper. Stycken Istället för att använda radbrytning (Enter-tangenten) för att skapa mellanrum mellan stycken så kan du ställa in Avstånd före och Avstånd efter i styckeegenskaperna Om punktlistor och numrerade listor (Word) Det är enkelt att skapa punktlistor och numrerade listor i Word. Du kan snabbt lägga till punkter eller numrering till befintliga textrader eller automatiskt skapa en punktlista eller numrerad lista medan du skriver. Om du föredrar automatiska listor men någon gång inte vill att texten ska omvandlas till en lista, ångrar du listan som skapas genom att klicka på knappen ångra Bilder För att användare som inte ser bilder ska få samma information ska bilder ha en alternativtext som berättar vilken information som bilden förmedlar. Vad räknas till bilder?

12 (79) Bild: En fil med grupperade objekt som du kan dela upp och ändra som två eller flera objekt eller en fil som bara är ett objekt (till exempel bitmappar). VD Stab Produktion Figurer: En grupp former som är klara att använda och omfattar grundläggande former som rektanglar och cirklar, samt olika linjer och kopplingar, blockpilar, symboler i flödesscheman, stjärnor och banderoller. Ange alternativ text för grafik Gör så här för att lägga till alternativ text för grafik: 1. Markera bilden eller figuren genom att klicka på Bild eller Objekt (Excel) på Format-menyn och klicka på fliken Webb. 2. Skriv texten i rutan Alternativ text. Texten bör beskriva bilden kort, högst 12 ord Länkar Länkar i dokumentet bör göras aktiva, genom att göra dessa till hyperlänkar (externa länkar) eller korsreferenser (länkar inom dokumentet). Ge gärna dessa länkar en titel (skärmtipstext), det är alltså den text som kommer upp när användaren pekar på länken. Den läses också upp av skärmläsarprogrammen. Tänk på att länknamnen ska visa vart länken leder även när länken tas ur sitt sammanhang, till exempel så får inte länknamnen vara läs mer utan måste beskriva vad användaren ska läsa mer om. Detta är främst en hjälp för personer som använder skärmläsare för att navigera i PDF-filen. I Word skapas när du skriver adressen till en befintlig webbsida, t ex såvida den automatiska formateringen av hyperlänkar inte stängts av. Du kan också skapa egna länkar.

13 (79) Skapa egna hyperlänkar med skärmtipstexter Gör så här för att skapa egna hyperlänkar med skärmtipstexter: 1. Markera den text eller bild som du vill visa som hyperlänk och välj menyn Infoga>Hyperlänk. 2. Klicka på Befintlig Fil Eller Webbsida under Länka Till. 3. Skriv i rutan Adress den adress du vill länka till, eller klicka i rutan Leta i, klicka på nedpilen och navigera till och markera filen. 4. Om du vill att ett skärmtips ska visas när du placerar pekaren på hyperlänken, klickar du på Skärmtips och skriver sedan önskad text. Om du inte anger något skärmtips används filens sökväg eller adress som tips. Skapa hyperlänk till e-postadress Gör så här för att skapa en hyperlänk till en e-postadress: Tips! 1. Markera den text eller bild som du vill använda som hyperlänk och klicka sedan på Infoga > Hyperlänk. 2. Klicka på E-postadress under Länka till. 3. Skriv antingen den e-postadress som du vill använda i rutan E- postadress eller markera en e-postadress i rutan Nyligen använda e- postadresser. 4. Skriv vad e-postmeddelandet gäller i rutan Angående. 5. Om du vill att ett skärmtips ska visas när du placerar pekaren på hyperlänken, klickar du på Skärmtips och skriver sedan önskad text. Om du inte anger något skärmtips används filens sökväg eller adress som tips. Du kan även skapa en hyperlänk till en e-postadress genom att skriva adressen i dokumentet. Om du t ex skriver namn@skelleftea.se skapar Word en hyperlänk av adressen.

14 (79) Om korsreferenser En korsreferens refererar till ett objekt som finns på en annan plats i dokumentet, t ex "Se Figur 1." Du kan skapa korsreferenser för rubriker, fotnoter, bokmärken, bildtexter och numrerade stycken. 1. Valfri text som du skriver 2. Objekt som du väljer i dialogrutan Korsreferens När du skapar en korsreferens går det att ändra det som korsreferensen refererar till. Du kan t ex ändra ett referensobjekt från ett sidnummer till ett styckenummer. Skapa korsreferenser (Word) Du kan bara skapa en korsreferens till objekt i samma dokument som korsreferensen. Det objekt som du korsrefererar till, t ex en rubrik eller ett bokmärke, måste alltid finnas. Du måste t ex infoga ett bokmärke innan du korsrefererar till det. Så här skapar du en korsreferens: 1. Skriv texten som inleder korsreferensen. 2. Skriv till exempel Mer information om telefonen finns i: 3. Peka på Referens på Infoga-menyn och klicka sedan på Korsreferens. 4. Klicka på den typ av element du vill referera till i rutan Referenstyp, till exempel en rubrik. 5. Klicka i rutan Referera till på den information som du vill infoga i dokumentet, till exempel rubriktexten. 6. Klicka i rutan Till på det element som du vill referera till, klicka till exempel på rubriken för kapitel Om du vill att läsaren ska kunna hoppa till det refererade elementet i samma dokument markerar du kryssrutan Infoga som hyperlänk. 8. Om kryssrutan Inkludera över/under finns tillgänglig, kan du markera denna kryssruta för att inkludera information om den relativa positionen för det refererade objektet. 9. Klicka på Infoga.

15 (79) Spalter (Word) Använd Spaltfunktionen i Word för att skapa spalter. För att få rätt läsordning är det bästa sättet att använda spaltfunktionen i Word. Använd alltså inte tabbar, tabeller eller textrutor för att uppnå samma effekt. Text som skrivs i spalter flödar från en spalt till nästa på samma sida. Skapa spalter: 1. Växla till utskriftslayoutläge 2. Markera den text du vill formatera i spalter: 3. Klicka på Kolumner i verktygsfältet 4. Dra för att markera antalet spalter. Eller välj menyn Format >Spalter Tabeller (endast Word) En tabell består av rader och kolumner som du kan fylla med text och grafik. Tabeller används ofta för att strukturera och presentera data och ska bara användas till detta inte till att skapa en layout på sidan detta kan göra läsordningen felaktig. Delar av tabeller Det är bra att känna till va d de olika delarna i en tabell kallas. 1. Kolumn 2. Rad 3. Cell V issa delar i en tabell syns endast om du visar all formatering. Klicka på Visa/dölj 1. Flytthandtag 2. Radslutstecken 3. Storlekshandtag 4. Cellslutstecken

16 (79) Olika sätt att arbeta med tabeller Använd menyn Tabell > Tabellformat när du snabbt vill skapa en snygg tabell. Använd eller anpassa de fördefinierade som redan finns i Word eller skapa egna mallar som du kan återanvända senare. Flytta eller kopiera en tabell till en annan plats på sidan, eller ändra storlek på tabellen. Ange ett exakt mått för kolumnbredden eller låt den justeras av textmängden. Sortera listor inuti en tabell. Du kan justera tabellen så att informationen visas precis på det sätt som du vill när tabellen löper över flera sidor. Förhindra att en tabellrad delas över sidbrytning Gör så här för att förhindra att en rad delas över sidbrytning: 1. Klicka på tabellen. 2. Klicka på Tabellegenskaper på Tabell-menyn och därefter på fliken Rader. 3. Avmarkera kryssrutan Dela rad över sidbrytning. Lägga till randmönster i en tabell För att öka läsbarheten i en tabell kan du göra varannan rad skuggad, detta förbättrar bland annat för personer med dyslexi. Du kan ändra de inbyggda tabellformaten i Word genom att använda egna randmönster. Obs! När du ändrar en tabellformatmall, ändras alla tabeller med samma mall i det öppna dokumentet. Gör så här för att formatera tabellen och lägga till randmönster/kolumnmönster: 1. Klicka på tabellen. 2. Om åtgärdsfönstret Formatmallar och formatering inte redan är öppet, klickar du på Formatmallar och formatering i menyn Format.

17 (79) Bild 3.2 Dialogrutan Ändra formatmall 3. Klicka först på pilen i tabellformatmallen i åtgärdsfönstret Formatmallar och formatering och klicka sedan på Ändra. 4. Välj valfritt randmönster i rutan Använd formatering på genom att välja en eller flera av nedanstående åtgärder: För att lägga till radmönster: a. Klicka på Udda radränder eller Jämna radränder. b. Om du vill välja en färg på radranden, klickar du först på pilen bredvid Mönsterfärg (hinken) och sedan på en färg. För att lägga till kolumnmönster: a. Klicka på Udda kolumnränder eller Jämna kolumränder. b. Om du vill välja en färg på kolumnranden, klickar du först på pilen bredvid Mönsterfärg (hinken) och sedan på en färg. 5. Som standard används Randmönster på varannan rad eller kolumn. Du ändrar antal rader eller kolumner i mönstret genom att först klicka på Format och sedan på Ränder.

18 (79) 6. Välj sedan alternativ i dialogrutan Ränder. Du kan till exempel öka antal rader i ett mönster från varannan rad till två rader i taget Tips när du ska konvertera stora Excel blad Du måste ta bort eventuella utskriftsrubriker som finns listade i dialogrutan utskriftsformat annars kan inte Adobe Maker skapa ett taggat dokument från Excel bladet. För att ta bort dessa utskriftsrubriker, gå på fliken blad i dialogrutan för utskriftsformat och ta bort alla cellreferenser för utskriftsrubriker Rader överst och Kolumner till vänster. Bild 3.3 Dialogruta från Excel när det finns utskriftsrubriker i dokumentet Inställningar i Adobe Maker (i respektive officeprogram) som påverkar tillgängligheten Gör inställningar i AdobeMaker i respektive officeprogram för konvertering till PDF, välj: 1. Adobe PDF>Ändra Konverteringsinställningar 2. Två Flikar (Fyra Flikar i Word) Inställningar Dokumentskydd Word (finns endast i Word) Bokmärken (finns endast i Word)

19 (79) Bild 3.4 Dialogruta för inställningar i PDFMaker, fliken Inställningar Inställningar Kontrollera att följande val är markerade: Konvertera dokumentinformation Lägg till bokmärken till Adobe PDF Lägg till länkar till Adobe PDF Dokumentskydd Om du ska skydda ditt dokument med lösenord, kryssa i rutan Aktivera Texttillgänglighet För Skärmläsare För Användare Med Nedsatt Syn. Detta val gör att användare med hjälpteknik kan tillgodogöra sig innehållet. Word Kontrollera att valen är markerade: Konvertera korsreferenser och innehållsförteckning till länkar Konvertera fotnots- och slutkommentar till länkar Bokmärken Kontrollera att följande val är markerade: Konvertera Word-rubriker till bokmärken Konvertera Word-format till bokmärken Konvertera dokumentet till PDF Öppna dokumentet i ditt officeprogram: 1. Välj Adobe PDF > Konvertera till Adobe PDF 2. Namnge och spara filen

20 (79) 3.2 Skapa Adobe PDF-dokument med märkord från InDesign. För att kunna utföra följande behövs InDesign eller senare version Checklista för InDesign dokument Följande punktlista sammanfattar vad detta kapitel handlar om. När du förstår och behärskar punkterna kan du innehållet i detta kapitel. Koppla ihop ramar som hör ihop. Exempelvis rubriken med de textramar som tillhör samma artikel. Märk upp alla objekt, till exempel bilder och text, i dokumentet med märkord. Ge alla bilder en alternativ text som beskriver vad bilden ger för information. Se till att läsordningen i dokumentet är riktig. Konvertera InDesign dokumentet till ett tillgängligt PDF-dokument Att planera i förväg för att minimera omarbete med märkord InDesign har många egenskaper och tekniker som låter dig kontrollera dokumentstrukturen och märkorden hos Adobe PDF-dokument som du skapar från InDesigns filer. Det har också verktyg för att lägga till alternativtext till grafik. Mer om detta senare i dokumentet. Två egenskaper i InDesign kopplingar och märkord 1 tillför nästan full kontroll över märkordsstrukturen som används för tillgänglighetssyften i PDFdokument. Om du tillverkar InDesign -dokumentet på rätt sätt kommer du inte att behöva ändra läsordningen eller märkorden i PDF-dokumentet i Acrobat. Kom ihåg att mer komplexa layouter ökar riskerna för problem med märkorden. Bestäm hur viktiga visuella utsmyckningar är, och tänk på att du alltid måste lägga till meningsfull alternativtext för bilder. Om du upptäcker problem med läsordning eller märkorden i PDF-dokumentet, bör du återvända till InDesign CS för att åtgärda detta/reparera dokumentstrukturen, och sen på nytt flytta över dokumentet till PDF Att använda kopplingar för att påverka strukturen av taggar i Adobe PDF InDesign använder kopplingar för att visa textflödet mellan olika ramar som har relaterat innehåll. En artikel i InDesign omfattar antingen en enkel ram utan 1 I InDesign används ordet märkord istället för Adobe Acrobats taggar

21 (79) kopplingar eller en samling ramar som är kopplade. När du skapar ett PDFdokument från InDesign, så kommer konverteringen att gruppera kopplade ramar i PDF-dokumentets märkordsträd och markera början av varje artikel genom att lägga till ett märkord i början av artikelns första ram i märkordsträdet. Bild 3.5 Märkordsträdet i InDesign Att specificera artikelkopplingar på rätt sätt i InDesign skapar rätt grupperade ramar i märkordsträdet i PDF-dokumentet vilket, i sin tur, förbättrar hur väl skärmläsare, Acrobats tillgänglighetsverktyg, och andra hjälpmedelsprogram kan lägga fram innehållet till användaren. Om du till exempel har en rubrik i en ram, och en artikels brödtext i en annan ram, och du inte sätter ihop ramarna med en koppling, så kommer märkordsträdet att ha två märkord (en för varje artikel med en ram). Genom att sätta ihop rubriken med brödtexten med hjälp av en koppling, så låter du märkordsträdet ha ett märkord för båda ramarna, vilket gör märkordsträdet enklare och eliminerar möjliga otydligheter för skärmläsaren. Att koppla ihop en artikels olika ramar är särskilt viktigt om artikeln hoppar till senare sidor i layouten. Genom att använda kopplingar för att hålla ihop relevanta textramar i märkordsträdet, så möjliggör du för en skärmläsare att börja läsa en artikel på en sida, hoppa vidare till en senare sida för att läsa färdigt artikeln, och sen återvända till ursprungssidan för att börja läsa en annan artikel.

22 (79) Skapa kopplade textramar För att kunna lägga in text i ett InDesign-dokument behövs en textram. Denna kan skapas samtidigt som du skriver texten som ska stå i ramen men du kan också skapa en ram först för att sedan klistra in redan färdigt skriven text från exempelvis Word. En textram skapar du genom att klicka på textverktyget på verktygspaletten, sedan placerar du pekaren på det ställe där du vill att texten skall stå. Klicka och dra ut en rektangel med musen, släpp sedan och din textruta är klar att användas. Så här kopplar du en ny ram till din text: 1. Använd markeringsverktyget till att markera din textram och klicka sedan på in- eller utporten (pilarna in och ut från rutan i rutans övre vänstra respektive nedre högra hörn) för att läsa in en monteringspekare för text. Lägg till en ram före den valda ramen genom att klicka på inporten, eller lägg till en ram efter den valda ramen genom att klicka på utporten. 2. Placera monteringspekaren för text där du vill ha en ny textram. Klicka och dra sedan för att skapa en ny textram. Om du börjar koppla samman två ramar och ångrar dig kan du avbryta kopplingen genom att klicka på valfritt verktyg på paletten Verktyg. Du förlorar ingen text. Så här lägger du till en befintlig ram till kopplingen: 1. Använd markeringsverktyget till att markera en textram och klicka sedan på in- eller utporten för att läsa in en monteringspekare för text. 2. Placera monteringspekaren för text över den ram du vill koppla samman. Monteringspekaren för text förvandlas till en kopplingspekare. Bild 3.6 Lägga till en befintlig ram i kopplingen