Sammanträdesprotokoll

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll BILDNINGSSTYRELSEN Plats och tid Förvaltningskansliet klockan 14:00 16:30 Beslutande Mikael Westberg (S), ordf Maria Andersson (S), vice ordf Ulf Bengtsson (S) Inger Mattsson (C) ersätter Måna Hesselrud (M) Helena Mårtens Fjällman (M) ersätter Krister Nilsson (KL) Övriga deltagande Bengt Albertsson, tf bildningschef Johanna Johansson, förvaltningsekonom Ing-Marie Pettersson Jensen, resultatenhetschef kultur och fritid Eva Södergård, resultatenhetschef kost 53 Ylva Sjödén, förvaltningssekreterare Anna Kastberg, ekonom och förvaltningssekreterare Utses att justera Helena Mårtens Fjällman (M) med Maria Andersson (S) som ersättare Justeringens plats och tid Förvaltningskansliet måndag 3 oktober klockan 11:00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ordförande Justerande Sammanträde ANSLAG Datum Anslag sätts upp Anslag tas ner Protokollets förvaring Förvaltningskansliet Ylva Sjödén

2 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 2 ÄRENDELISTA 50 Fastställande av dagordning 3 51 Yttrande över revisionens granskning av rutiner för hantering av anställdas bisysslor i Avesta kommun samt utvalda bolag 4 52 Remiss Gunilla Berglund (C), Karin Perers (C) och Sara Perssons (C) motion om bostäder till nyanlända 6 53 Henrik Öhrns (MP) motion om köttfri dag per vecka i grundskola och gymnasium 8 54 Remiss riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument Förstärkning av ledningsorganisationen på resultatenhet kultur och fritid Ny placering av Beachvolleyplaner i Avesta kommun Principdiskussion om rutiner vid avstängning av elev m.m Mål och budget för år

3 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 3 50 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs med följande tillägg/ändring: - Ärende 1 Läsårstider/läsårsdata för läsåret utgår och tas upp på bildningsstyrelsens sammanträde i november Ordföranden Mikael Westberg (S) anmäler extra ärende, Principdiskussion om rutiner vid avstängning av elev m.m., ärendet behandlas efter ärende 7.

4 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 4 51 Yttrande över revisionens granskning av rutiner för hantering av anställdas bisysslor i Avesta kommun samt utvalda bolag Bs Bakgrund KPMG har av revisorerna i Avesta Kommun haft i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor i kommunen samt utvalda bolag. Med bisyssla förestås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande, som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Om arbetsgivaren anser att en bisyssla hindrar arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärendet i sitt arbete eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet, kan arbetsgivaren förbjuda arbetstagaren att utöva sådan bisyssla. Efter KPMG:s granskning har det konstaterats att var åttonde anställd i Avesta kommun har en bisyssla. Enligt kommunrevisorerna har den sammantagna omfattningen av bisysslorna rimligen en inte oväsentlig påverkan på tjänsteutövningen. Beslutet att bevilja eller avslå en bisyssla ingår i respektive chefs uppdrag. Respektive chef har att rätta sig efter kommunens framtagna riktlinjer för bisysslor i Avesta kommun. Bildningschefen föreslår för styrelsen följande åtgärder - Vid beslut om en bisyssla ska beslutet rapporteras till högre chef, vilka medarbetare som har fått avslag respektive beviljad bisyssla. Rapporten ska även innehålla en motivering varför bisysslan beviljades eller avslogs. - Alla nya chefer ska genomgå en utbildning i vad som kan vara förtroendeskadligt för kommunen. - Rätt blankett ska användas vid beslut om avslag eller beviljande av en bisyssla. Bildningschefens förslag Bildningsstyrelsen beslutar att: - godkänna bildningschefens yttrande om åtgärder för bisyssla inom bildningsförvaltningen Beredning - KPMG:s begäran om yttrande, 31 maj Bildningschefens tjänsteskrivelse, 16 september 2016

5 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 5 51 (forts) Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner bildningschefens yttrande om åtgärder för bisyssla inom bildningsförvaltningen.

6 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 6 52 Remiss Gunilla Berglund (C), Karin Perers (C) och Sara Perssons (C) motion om bostäder till nyanlända Bs Bakgrund Gunilla Berglund (C), Karin Perers (C) och Sara Persson (C) har väckt en motion och anför att Avesta kommun bör starta upp ett projekt liknande Faluns, Öppna ditt hem och ett motsvarande projekt som är uppstartat i Mora. Projektet ska syfta till att Avestabor som har ett rum över i sin bostad, alternativt har ett extra hus på sin tomt/gård, ska kunna kontakta kommunen för att få hjälp att förmedla bostaden och därigenom möjliggöra för flera nyanlända att få tillgång till en bostad. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 24 maj 2016 att remittera motionen till bildningsstyrelsen och kommunkansliet för yttrande. Bildningsstyrelsen har uppdragit åt bildningschefen att lämna yttrandeförslag till bildningsstyrelsens sammanträde 12 oktober Bildningschefen anför följande Integrationsenheten fick i vintras vetskap om projektet Öppna ditt hem i Falun. Enhetschefen bjöd in Faluns projektledare i februari och utredare från kommunkansliet deltog vid mötet. Frågan har därefter varit uppe i kommunens bostadsförsörjningsgrupp och diskuterats vid ett par möten. Bostadsförsörjningsgruppen har gått igenom dokumentation från projektet och hur upplägget har sett ut i Falun. Ingen tvekan att behovet om fler bostäder är stort och integrationsenheten är positiv till att starta igång liknande verksamhet i Avesta. Planeringen har redan påbörjats av ett liknande projekt i Avesta och ett förslag har utarbetats för att projektet ska kunna ingå i Informationspunkt Avesta, IPA, och därefter tas över av Service center. Tidsplanen är att ta fram en struktur med rutiner under hösten 2016 och med en planerad uppstart av verksamheten under kvartal fyra. Bildningschefens förslag Bildningsstyrelsen beslutar att: - tillstyrka motionen om bostäder till nyanlända - ge Integrationsenhetens chef i uppdrag att inom ramen för Informationspunkt Avesta ta fram ett förslag på Avestas motsvarighet till Faluns Öppna ditt hem

7 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 7 52 (forts) Beredning - Gunilla Berglunds (C), Karin Perers (C) och Sara Perssons (C) motion, 25 april Kommunfullmäktige 26 april 2016, 69 - Kommunstyrelsens arbetsutskott 24 maj 2016, 62 - Bildningsstyrelsen 13 juni 2016, 78 - Bildningschefens tjänsteskrivelse 7 juli 2016 Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen tillstyrker motionen om bostäder till nyanlända. - Bildningsstyrelsen ger Integrationsenhetens chef i uppdrag att inom ramen för Informationspunkt Avesta ta fram ett förslag på Avestas motsvarighet till Faluns Öppna ditt hem.

8 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 8 53 Henrik Öhrns (MP) motion om köttfri dag per vecka i grundskola och gymnasium Bs Bakgrund Henrik Öhrn (MP) har lämnat en motion och anför följande i motionen. FN:s livsmedelsorgan FAO beskriver boskapssektorn i världen som ett större klimatproblem än alla transporter med både bil och flyg tillsammans. Utöver klimatpåverkan finns det uppenbara hälsoproblem som är kopplade till ett överintag av kött. Exempelvis finns en koppling mellan ökad cancerrisk och ett för stort intag av charkuterier. All djurproduktion kan också diskuteras och ifrågasättas ur en mängd andra synpunkter än klimat: konstgödsel, djuretik, antibiotika, biologisk mångfald eller allmän miljöpåverkan. Enligt livsmedelsverkets matvaneundersökning äter vi ungefär kilo kött per person och år. Enligt Jordbruksverkets statistik konsumerar vi i Sverige 85 kilo kött och chark per person och år. I denna vikt inkluderas dock även ben och det svinn som uppstår i livsmedelskedjan. Totalt äter vi i Sverige grovt räknat dubbelt så mycket som övriga världens konsumtion i genomsnitt. I Sverige äter vi förhållandevis mycket nötkött, 26 kilo per år. EU:s genomsnitt är 16 kilo. I dag äter vi i Sverige dessutom mer kött än vad som rekommenderas av hälsoskäl och vad planeten tål. Henrik Öhrns förslag - En köttfri dag per vecka införs i grundskolan och gymnasium. På detta sätt visar vi tydligt att vi tar köttets hälso-, miljö- och klimatpåverkan på allvar. Genom att kunna visa för våra elever att det finns goda och nyttiga alternativ till kött, inspirerar vi våra unga att ta med sig sunda matvanor (för både hälsa och miljö) vidare i livet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade 18 april 2016 att remittera motionen till bildningsstyrelsen och ungdomsrådet för yttrande. Bildningsstyrelsen har uppdragit åt resultatenhetschef kost att presentera yttrandeförslag vid bildningsstyrelsens sammanträde 12 oktober Resultatenhetschef kost föreslår följande remissvar Förvaltningen ser positivt på inställningen att främja möjligheterna till att äta vegetarisk kost och mer grönsaker och frukt. Det är ett arbete som bedrivs inom förvaltningens verksamheter redan idag Att byta ut kötträtter till förmån för vegetariskt ingår i det koncept för hållbarhet som kostenheten aktivt arbetar med. Andra delar är att öka andelen ekologiska livsmedel, handla

9 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida 9 53 (forts) närproducerat, minska matsvinnet, köpa frukt och grönt efter säsong och att laga maten från grunden. Att barnet/eleven tidigt i livet lär sig äta varierad kost, där de vegetariska maträtterna har en naturlig plats, ger barnet/eleven goda matvanor. 9 av 10 äter i dag för lite frukt och grönt visar de undersökningar som Livsmedelsverket gjort. I det arbetet har pedagogerna tillsammans med kökets personal en viktig roll att belysa hur viktigt det är att äta rätt både ur miljösynpunkt och näringssynpunkt och introducera vegetabilier till barnet/eleven. Vi ökar succesivt andelen vegetarisk mat till eleverna i skolan. I dag serverar vi i snitt två rätter i veckan som är vegetariska alternativ. På samtliga högstadieskolor och gymnasieskolan serverar vi dessutom varje dag en vegetarisk rätt i vår buffé som alla gäster kan välja att äta. Vi har stora varierande salladsbord med minst 5 sorters grönsaker varje dag för att få eleverna intresserade av grönsaker och på så sätt öka grönsaksätandet och så att eleverna bli mer mottagliga till att äta vegetarisk mat. Vi introducerar också fler sorters baljväxter, bönor, ärter och linser som är rika på proteiner, B-vitaminer och järn och är ett hållbart alternativ till kött och som är grundstommen i ett bra vegetariskt alternativ ur näringssynpunkt. Vi anser dock inte att vi ska övergå helt till att servera en köttfri dag i veckan i grundskolan utan i stället låta de vegetariska alternativen succesivt öka inom skolan. Det bör ske i takt med att barnen/eleverna vänjer sig vid att äta mer grönsaker och baljväxter. Beredning - Henrik Öhrns (MP) motion 16 mars Kommunfullmäktige 21 mars Kommunstyrelsens arbetsutskott 18 april Bildningsstyrelsen 14 september Resultatenhetschef kosts tjänsteskrivelse 15 september 2016 Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen beslutar att med resultatenhetschefen för kosts yttrande anse motionen besvarad.

10 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Remiss riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument Bs Utredare Britt-Marie Färje har lämnat förslag till riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument. Hon har anfört följande: Kommunrevisionens granskning av styrande dokument i Avesta kommun under 2012 utmynnade i en rad förslag på förbättringar till Avesta kommun. Arbetet inleddes under 2012 men avbröts under 2013 p g a sjukskrivningar och prioritering av projektet Avesta Arbetet påbörjades åter under 2015 och kommer att under 2016 övergå i en ny fas. Under 2012 började arbetet med en inventering a styrande dokument i Avesta kommun. I inventeringen har också ingått en genomgång av status som behov av revidering, kontroll om dokumentet är styrande, vem dokumentet tillhör o s v. Detta arbete slutfördes under I projektet har riktlinjer för Avesta kommuns styrdokument skapats. I riktlinjerna ingår en checklista för vad man bör tänka på när man skapar ett styrdokument, hur dokumenten ska benämnas, nomenklatur m.m. Riktlinjerna syftar till att anställda och invånare lättare ska kunna förstå för vilka styrdokumenten gäller och att dokumenten ska vara aktuella. Nästa fas i utvecklingsarbetet med styrdokumenten blir att visa Avesta kommuns styrdokument i en ny tydligare form på Styrdokumenten kommer att bli sökbara i ett slags register på Avesta kommuns hemsida ( Kommunstyrelsens arbetsutskott har remitterat ärendet till samtliga styrelser, nämnder och bolag för yttrande senast 18 oktober Bildningsstyrelsen har uppdragit till bildningschefen att presentera yttrandeförslag vid bildningsstyrelsens sammanträde 12 oktober Bildningschefen presenterar följande förslag till remissvar: - I checklistan för framtagande av styrdokument i Avesta kommun är en av frågorna Är ett styrdokument den bästa lösningen? Frågan är onödig eftersom styrdokumenten är uppräknade från vision ända ner till regler och rutiner. - När det gäller program för den egna förvaltningens verksamhet bör det räcka med att beslut tas av egen styrelse/bolag.

11 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) - Alla planer kan inte tas av styrelsen. Det går inte att planer, såsom exempelvis åtgärdsplaner, likabehandlingsplaner och utrymningsplaner som är riktade till respektive enhet ska beslutas av en styrelse. - För rutiner föreslås följande skrivning (förslag till ändring i kursiv text): Rutiner är detaljerade instruktioner för hur en viss fråga eller en arbetsuppgift ska hanteras eller utföras. Rutiner gäller tills vidare. Beslutsnivå: ansvarig chef Beredning - Utredare Britt-Marie Färjes förslag samt tjänsteskrivelse 15 augusti Kommunstyrelsens arbetsutskott 81, 29 augusti Bildningsstyrelsen 104, 14 september Bildningschefens förslag, 28 september 2016 Propositionsordning Inger Mattsson (C) yrkar att arbetsutskottet föreslår bildningsstyrelsen att godkänna bildningschefens yttrande med tillägget att bildningsstyrelsen anser att riktlinjerna även ska kompletteras med en exempellista. Ordföranden ställer bildningschefens yttrande och Inger Mattssons (C) tilläggsyrkande under proposition och finner att arbetsutskottet beslutar om förslag till bildningsstyrelsen i enlighet med dessa. Arbetsutskottets förslag - Bildningsstyrelsen godkänner bildningschefens yttrande med det tillägget att bildningsstyrelsen anser att riktlinjerna även ska kompletteras med en exempellista. Bildningsstyrelsen anser därmed att remissen är besvarad.

12 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Förstärkning av ledningsorganisationen på resultatenhet kultur och fritid Bs Sammanfattning Resultatenhet kultur och fritid har under lång tid utvecklats och organisationen har växt med nya verksamheter och fler medarbetare. Tillströmningen av besökare har successivt ökat i verksamheterna, särskilt på Metropoolen, i biblioteket i Avesta och i Verket. Den stora tillströmningen av asylsökande, och med denna delvis sammanhängande stora ökningen av befolkningen i Avesta, har medfört att belastningen på resultatenheten ytterligare ökat. Chefer, föreståndare och personal är satta under stor press och stress. Idag finns därför behov att förstärka och omorganisera ledningsorganisationen med ett förändrat ansvar för resultatenhetschef och Verkets chef så att enhetschefen för Verket övertar ansvaret för musik- och kulturskolan. Vidare tillförs den nya enheten Verket/Kulturskolan två halvtidstjänster som föreståndare, en till musik- och kulturskolan och en till Verket med Avesta Art. Biblioteket får en föreståndare. Enhet fritid får två halvtidstjänster som gör att det blir heltidsföreståndare till badhusen och fritids- och ungdomsgårdarna. Totalt innebär ledningsförstärkningen att tre nya föreståndartjänster behövs varav en tjänst tas inom ram. Bakgrund Resultatsenhetschefen har under lång tid även varit enhetschef för all kulturverksamhet förutom Verket. På musik- och kulturskolan har funnits en konstnärlig ledare på halvtid, men i övrigt inga föreståndare. Uppdraget för skolan har också vidgats med krav på en breddning till andra kulturområden. Antalet besökare på biblioteket har ökat och många av dessa har helt nya behov, vilket också synliggjort både ledningsproblematiken och behov av utvecklingsinsatser. Belastningen på alla verksamheter har varit mycket hög och det har generellt sett varit alldeles för långt mellan medarbetare och chef vilket inte varit bra för varken arbetsmiljö, vidareutveckling och kvalitetssäkring av arbetet. Verket och Avesta Art med det kreativa lärandet har växt och har gått över besökare per år. Avesta Art genomförs också sedan flera år årligen vilket lett till en ökad arbetsbelastning. Kraven på att hålla en hög kvalité blir också större för varje år, om man skall kunna behålla sitt goda rykte och därigenom försöka öka publiktillströmningen. Utvecklingen av verksamheten mot att ta emot fler barn och unga har inletts och kräver idag att ett fördjupat utvecklingsarbete påbörjas.

13 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) Enhet fritid har på fritids- och ungdomsgårdsverksamheten vuxit kraftigt. Från att ha haft en ungdomsgård, Qlturhuset, har verksamheten växt med Blå villan, en ungdomsgård i Horndal och nu uppstart av en ny fritidsgård i Krylbo. En omfattande sommarverksamhet drivs idag också i Sportparken. Badhusen är två stycken där Metropoolen haft ett stigande besökarantal de senast åren och är nu uppe i besökare. Verksamheten har också utökats med exempelvis allt mer simundervisning. Enhet fritid har sedan tidigare ansvar för kontakter med många föreningar och anläggningar där bl.a. uppbyggnaden av Sportparken och allaktivitetsbanor runt om i kommunen har krävt en stor arbetsinsats och gett mer arbete sett även på längre sikt. Sammantaget har detta lett till att den arbetsledande personalen och cheferna under flera år har belastats mycket hårt. Generellt sett har detta lett till att framför allt kvalitets- och utvecklingsarbetet har blivit lidande både på verksamhets- enhets- och resultatsenhetsnivå. Som exempel på detta kan konstateras att det finns mycket få plan- och styrdokument liksom verksamhetsplaner inom kultur- och fritidsområdet. Även utredningar och plandokument som beslutats av Bildningsstyrelsen har blivit försenade. De många medborgarförslagen som hanteras av kultur- och fritidsförvaltningen bidrar också till en tung arbetsbörda. Figur 1. Kultur och fritids nya organisation.

14 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) Förslag på ny organisation Förslag på ny organisation finns i figur 1. Denna innebär att det som idag skall finnas en resultatenhetschef och två enhetschefer. Fördelningen av ansvar och personal blir i denna nya organisation mer jämt fördelad över de tre cheferna. Till enhet Verket förs nuvarande musik- och kulturskolan från resultatenhetschefen. Enhet Verket byter namn till enhet Verket/kulturskolan. Avesta musik- och kulturskola byter namn till Avesta kulturskola. Föreståndartjänsterna utökas enligt figur 2. Biblioteket får en föreståndartjänst. Den konstnärliga ledaren för musik- och kulturskolan som idag finns på 50 % blir en föreståndartjänst på 100 % för kulturskolan. På fritidssidan utökas de två föreståndartjänsterna på 50 % till heltider för badhusen respektive fritids- och ungdomsgårdarna. Den nya organisationen föreslås gälla från 1 januari Figur 2. Föreståndartjänsternas fördelning inom resultatenheten.

15 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida (forts) Ekonomiska konsekvenser och äskad ramökning Föreståndartjänsten på biblioteket tas inom ram och för föreståndartjänsterna på Verket/kulturskolan och Fritid äskas två nya tjänster att tillföras ramen från Ekonomin, med en ökning av totalt två heltidstjänster, hanteras inom bildningsstyrelsens ramökning på 10 miljoner för Resultatenhetschefen för kultur och fritids förslag till beslut: Bildningsstyrelsen beslutar att: - kultur och fritid får en ny organisation från den 1 januari Till enhet Verket förs musikoch kulturskolan. Denna enhet får namnet Verket/kulturskolan. - Avesta musik- och kulturskola byter namn till Avesta kulturskola. Beredning - Resultatenhetschefen för kultur och fritids tjänsteskrivelse 15 september Förhandlingsprotokoll enligt MBL 11, 21 september 2016 Arbetsutskottets förslag Bildningsstyrelsen beslutar att: - kultur och fritid får en ny organisation från den 1 januari Till enhet Verket förs musikoch kulturskolan. Denna enhet får namnet Verket/kulturskolan. - Avesta musik- och kulturskola byter namn till Avesta kulturskola.

16 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Ny placering av Beachvolleyplaner i Avesta kommun Bs Bakgrund Avesta Volley har i en skrivelse till kommunen inkommit med ett förslag på ny placering av kommunens beachvolleyplaner som idag är placerade i Åsboområdet, se bilaga. Anledningen till detta förslag är att den mark där banorna idag är placerade måste tas i anspråk för en ny företagsetablering i området. Förslaget innebär att man anlägger nya banor i sportparksområdet där det finns tillgång till både rinnande vatten samt duschmöjligheter. Fritidschefens yttrande: En placering av beachvolleyplaner så som presenterats i förslaget från Avesta Volley ligger helt i linje med Sportparkens tänkta utvecklingspotential. Fritidschefen kan inte se att det i kommunen skulle finnas ett lämpligare område och anser därför att man bör placera kommunens beachvolleyplaner i sportparksområdet med föreslagen skiss som utgångspunkt. Beredning - Avesta Volleys förslag till anläggande av beachvolleyplaner i Sportparken 2017, 6 maj Fritidschefens tjänsteskrivelse 6 september 2016 Arbetsutskottets förslag: Bildningsstyrelsen föreslår kommunstyrelsen: - att kommunen anlägger nya beachvolleybollplaner i Sportparksområdet utifrån föreslagen skiss. - att fortsatt dialog hålls med föreningen Avesta Volley för att säkerställa att kommunen så långt som möjligt tillgodoser kommande behov. - att kommunstyrelsen ombesörjer finansiering för etableringen av nya beachvolleyplaner.

17 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Principdiskussion om rutiner vid avstängning av elev m.m. Mikael Westberg (S) informerar om beslut om avstängning av elev som fattats av rektor. Rektor på grundskola kan besluta om avstängning av elev i upp till två veckor. Om avstängningen varar längre än två veckor är det bildningsstyrelsen som fattar beslut om förlängning. Det bör vara upp till ansvarig rektor att anmäla sådana ärenden till bildningsstyrelsen. Rektors beslut om avstängning fattas på delegation och ska alltid delges bildningsstyrelsen. Beslutet kan förslagsvis delges arbetsutskottet, tillsammans med en rapport om hur rektorn ser på avstängningen. Även rapporterade kränkningar ska delges bildningsstyrelsen. Detta kan ske i form av en rapport om antalet kränkningar vid de olika skolorna. Beslut - Arbetsutskottet har därmed diskuterat frågan om rutiner för hur ärenden om avstängning av elev anmäls till bildningsstyrelsen och hur delgivning av beslut om avstängning av elev samt rapporterade kränkningar ska ske.

18 Avesta kommun sammanträdesprotokoll Sida Mål och budget för år arbetar med mål och budgetdokumentet för år