Nyheter. Från TimePlan ver till ver Frigivningsdatum den INNEHÅLLSFÖRTECKNING

Transkript

1 Från TimePlan ver till ver Frigivningsdatum den INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehållsförteckning Program meny... 2 Översikt (Version ) Globala inställningar... 4 Titel kan ändras på arbetstidsändringar (Version )... 4 Dagen kan godkännas automatiskt i godkänd (Version ) Mallar... 6 Sortering på dagmallar (Version ) Avtal... 7 Namn på arbetstidsändring är avtalsbestämt (Version )... 7 Färger på mertid på timavlönade (Version ) Varningsregler... 8 Regeln Tillfällig anställning (Version ) Basplanen... 9 Hint på ändring av tider (Version ) Planeringen Skapande av lediga pass med anmärkning/notering (Version ) Lönelås redigering av frånvaro i slutet på månaden (Version ) Frånvarovisning (Version ) Zoom funktion (Version ) Avvikelserapport (Version ) Medarbejderliste Ändringsöversikt på stamkortet (Version ) Indexsortering på funktioner (Version ) Lönebudget Löneperiod till Ackumulerade kostnader (Version ) Godkännande av terminaltider Dagen godkänns automatiskt, och tid till uppgörelse(version ) SignIn program inkl offline/signin Efterregistrering via SignInTS (Version ) Elektroniska formulär Elektroniska formulär kan skickas till flera (Version ) Internet Kolumner till funktioner och projektenheter (Version ) CHeckschemafält på medarbetarportalen (Version ) Ändring i avelningssökning (Version ) Import till semestersaldot (version ) Import till plan med referens (Version ) Exporter Avdelningar Aktiv period på avdelningar (Version ) TimePlan A/S Sida 1 av 33

2 01-02 PROGRAM MENY ÖVERSIKT (VERSION ) Under Program kan man välja menypunkten Översikt. Häirfrån är der möjligt att söka på frånvaro inom en given period. Välj avdelning(ar). Välj frånvaro under Översigt för. Ange datumintervallet. Välj Frånvarotyper (Blir aktiv, när man väljer frånvaro). Klicka på Hänta Data Man får nu en översikt över de valda frånvarotyper inom de angivna intervallet. TimePlan A/S Sida 2 av 33

3 Finns det en notering på frånvaro, kommer denna att visas genom att det kommer en ikon i kolumnen Notering. På de frånvarotyper som visas i översikten kan man välja: Skriv ut: Skriver ut översikten Redigera frånvaro: Markera den medarbetare som frånvaron skall redigeras för, och då öppnas fönstret för Redigera frånvaro. Frånvaron kan nu ändras, är det registrerat faktisk tid kan man inte ändra frånvarotypen. Ta bort frånvaro: Tar bort den valda frånvaron Gå till frånvaro: Går till frånvaron i planeringen TimePlan A/S Sida 3 av 33

4 04-01 GLOBALA INSTÄLLNINGAR TITEL KAN ÄNDRAS PÅ ARBETSTIDSÄNDRINGAR (VERSION ) Här skapas och redigeras de texter, som skall visas i samband med ändringar av arbetstider i själva planeringsfönstret, sam hur de skall presenteras. Ändras titeln härifrån kommer ändringen att gälla för alla, kan också ändras till att bara gälla på bestämda avtal. Ändringen görs under Administration >Avtal Det är möjligt att ändra texten som visas när man gör ändringar av arbetstiderna i planeringen. Dubbelklicka på den ändringstyp som skall ändras eller markera linjen och klicka på Rätta. o Titel: Här skrivs en annan text än det som är satt som default. Den nya texten visas under kolumnen Alias. o Beskrivning: Här skapas och redigeras en hint-text som visas när det görs en ändring. o Text om vad som är avtalat som kan skrivas ut. Här skapas och redigeras den änskade utskriftstexten. TimePlan A/S Sida 4 av 33

5 DAGEN KAN GODKÄNNAS AUTOMATISKT I GODKÄND (VERSION ) När alla stämplingar på en dag har blivit godkända i godkändbilden, är det möjligt att göra en inställning så att TimePlan godkänner dagen automatiskt. Detta ställer man in under Administration > Globala inställningar > Godkänd > Generellt, markera i boxen Godkänd dagen automatiskt. I Godkänd kommer det att se ut som nedan, om man ahr gjort inställningen. TimePlan A/S Sida 5 av 33

6 04-05 MALLAR SORTERING PÅ DAGMALLAR (VERSION ) Det är nu möjligt att sortera dagmallarna efter Namn. Välj Administration > Mallar > Dagmallar och klicka på kolumnöverskriften Namn för att sortera. TimePlan A/S Sida 6 av 33

7 04-10 AVTAL NAMN PÅ ARBETSTIDSÄNDRING ÄR AVTALSBESTÄMT (VERSION ) Från Administration > Avtal > Välj avtal > Arbetstid, kan man ändras på de texter som visas vid arbetstidsändringar i godkänd plan. Ändringarna som görs här kommer att vara avtalsbundna. Markera den linje, som texten skall rättas på och klicka på Rätta Skriv den nya texten i fältet Titel, skriv en eventuell beskrivning och avtalstext och klicka OK. Den nya texen visas nu i kolumnen Alias efter den ursprungliga texten. De nya texterna visas bara för de medarbetare som är knutna till avtalet. I status för arbetstiden kommer den ändrade texten också att visas. TimePlan A/S Sida 7 av 33

8 FÄRGER PÅ MERTID PÅ TIMAVLÖNADE (VERSION ) Man kan välja, för timavlönade, att mertid (utöver kontrakttimmarna) skall visas med färg i räkneveket, men inte som rosa. (mertid). Detta skapas under Administration > Avtal > Välj avtal > fliken Generellt. Här tas markering för Använd färger för mertid (period) på timavlönande bort, samtidigt som det är valt att det skall Användas färger på räkneverket. (även om det verkar ologiskt) Färgen visas med en annan, djupare/mörkare grön färg än den som normalt sätt visas i räkneverket. I planeringen kommer det att se ut som nedan VARNINGSREGLER REGELN TILLFÄLLIG ANSTÄLLNING (VERSION ) Varningsregeln Tillfällig anställning kan ställas in så att det skall varna på antingen arbetstimmar eller antal arbetsdagar med arbetstid på. Har man Tilläggsmodulen Elektroniska formulär och därmed Checkschema, är det möjligt att ange medarbetare urifrån checkfältet på stamkortet Pauser räknas inte med när arbetstidslängen beräknas. I nedanstående uppsättning är det inställt på 240 dagar inom en period på 5 år. Det är även inställt att det skall komma en varning efter 220 dagar och det är angivet att det bara skall kontrolleras på medarbetare som har checkschemafältet Tillgällig anställning typ 1. Regeln skapas genom att: Högerklicka på vänstersidagn under Tillfällig anställning och välj NY.. I mitten ställs följande in: Regelnamn: Skriv namnet på regeln Varninvstext: Skriv evt. egen varningstext. Sysselsättningsgrad: Välj antal och välj om det skall vara arbetstimmar eller dagar med arbetstider. Inom de senaste: Skriv antal månader som det skall kontrolleras på. Kontrollen utförs maximalt på så lång tid som anställningsdatumet ligger bakåt i tiden. Visa varningen: Välj det antal timmar/dagar för sysselsättningsgraden som man vill skall utlösa varningen. Texten under visar när varningen skall börja visas. Kontrollera bara medarbetare som har: I första boxen väljs det eventuella checkschemafält som det skall kontrolleras gentemot, och så skall det vara ibockat på medarbetarens stamkort. TimePlan A/S Sida 8 av 33

9 Den andra boxen beror på vilken typ i box 1. Är fältet i den första boxen ett combofält, kan man välja box-alternativ. Är box 1 ett kryssfält, kan man inte välja något i box 2. Varning vid arbetstidsändring: Här väljer man om regeln skall kunna ignoreras eller inte och av vem. På samma sätt kan regeln sättas upp för arbetade timmar inom en period.. Blir regeln bruten får man en varning när man skapar en ny arbetstid. Har man inte rätt att ignorera denna varning kommer arbetstiden inte att skapas BASPLANEN HINT PÅ ÄNDRING AV TIDER (VERSION ) Ändras arbetstiderna i basplanen kommer man kunna se på hintet vem det är som har ändrat tiden och när ändringen har skett efter uppgraderingen till TimePlan A/S Sida 9 av 33

10 Det kräver dock att man under Mina inställningar > Inställningar, har valt Färg på räknever i basplanen PLANERINGEN SKAPANDE AV LEDIGA PASS MED ANMÄRKNING/NOTERING (VERSION ) Det är vid skapandet av lediga pass, som det blir möjligt att lägga till anmärkningar/noteringar till arbetstiden. Välj Skapa linje för att kunna skapa ett ledig pass. TimePlan A/S Sida 10 av 33

11 Skapa arbetstiden och klicka på knappen med den gula noteringssymbolen. Skriv noteringen och klicka på Spara. Noteringen är nu sparad och visas i planeringen och i portalen. TimePlan A/S Sida 11 av 33

12 LÖNELÅS REDIGERING AV FRÅNVARO I SLUTET PÅ MÅNADEN (VERSION ) Frånvaro som är lönelåst till slutet på månaden kan bara redigeras från lönelåsredigeringen. Utan lönelåsredigering. Med lönelåsredigering. TimePlan A/S Sida 12 av 33

13 FRÅNVAROVISNING (VERSION ) Det är möjligt att byta till frånvarovisning som visar frånvaro för en 4 veckors period. Detta gäller framåt i tiden från den vecka som man står i, i planeringen.man aktiverar detta i Planeringen via Funktioner > Frånvarovisning (Eller Ctrl + A). TimePlan A/S Sida 13 av 33

14 Man kan även skriva ut det man ser via Grafisk utskrift. Här är det valt att det skall tas med frånvaronamnen. Man skiftar tillbaka till normalläge genom att välja Funktioner > Normal visning (Ctrl + A) TimePlan A/S Sida 14 av 33

15 ZOOM FUNKTION (VERSION ) Används zoom funktionen som har blivit utvecklat, kan man välja att zooma per veckor eller dagar. Klickar man på Zoom (Shift + Ctrl + Z) får man valet mellan att zooma in på veckor eller dagar. Här kan man välja hur långt det skall zoomas in/ut. Väljer amn en period som blir oläslig på skärmen, så visas veckornumret istället för veckodagar, alt. efter skärminställningar och skärmstorlek. Zoom 3 veckor Zoom 2 veckor Zoom ind/ud x 2, zoomer ind eller ud (Shift + Ctrl + +/-) efter hvilken indstilling der først er valgt under Zoom. TimePlan A/S Sida 15 av 33

16 Har man exempelvis valt att Zooma 2 veckor, och därefter klickar på Zooma ut x 2 kommer det att bli visat 2x2 veckor, alltså 4 veckor. Zoominställningar kan också skrivas ut via Grafisk utskrift. AVVIKELSERAPPORT (VERSION ) På avvikelserapporten, Utskrifter > Avvikelserapport, visas det också när det är ändrat på en tid och vem det är som har gjort ändringarna. Frånvaro som ändrats efter godkännande av plan visas med fet stil. Skulle det ha skapats en frånvaro för plangodkännande kommer denna frånvaro visas med grå skrift och efter kolumnen godkänd av visas det ett G för den dagen. TimePlan A/S Sida 16 av 33

17 08-00 MEDARBEJDERLISTE ÄNDRINGSÖVERSIKT PÅ STAMKORTET (VERSION ) Från stamkortet kan man genom att klicka på de diverse fältöverskrifter, se de ändringar som har skett i fältet. Detta gäller på flikarna: Stamkort, Checkschema och historik. Från historikfliken kan man även skriva ut dessa historikändringar genom att använda sig av knapparna Skriv ut och Uppsättning som finns på högersidan. TimePlan A/S Sida 17 av 33

18 Först klickar man på knappen Inställning för att välja vilken information man önskar skriva ut. Första gången man väljer ett fält från vänstra sidan görs detta via dubbelklickning.det finns också fyra fasta fält. TimePlan A/S Sida 18 av 33

19 Bara ändringar på de fält som har blivit valda visas när man väljer att Skriva ut. Ändringen blir visad första gången fältet ändras oavsett om posten är aktiv eller inaktiv. Så fort ett fält har ändrats så blir den visad oavsett om posten är inaktiv eller aktiv. Är inställningarna sparade, gäller de för alla medarbetare intill en annan ända till en annan inställning sparas Funktioner INDEXSORTERING PÅ FUNKTIONER (VERSION ) Funktioner kan sorteras via index från Administration > Funktioner, sorteringen kommer att vara sorterade efter sorteringsindexet, om inte sorteringen är ändrad i Mina Inställningar > Inställningar > Sortering. Användarnas egen inställning kommer alltid att ha första prioritet. TimePlan A/S Sida 19 av 33

20 24-00 LÖNEBUDGET LÖNEPERIOD TILL ACKUMULERADE KOSTNADER (VERSION ) Under Visa totala kostninger är det möjligt att välja Akkumulerat (Valfri löneperiod). Härifrån väljer man vilken löneperiod som skall tas med och hur många löneperioder/år som det skall jämföras med bakåt i tiden. (Max 3) Klicka på knappen beräkna och resultatet visas. TimePlan A/S Sida 20 av 33

21 42-00 GODKÄNNANDE AV TERMINALTIDER DAGEN GODKÄNNS AUTOMATISKT, OCH TID TILL UPPGÖRELSE(VERSION ) Om man under Administration > Globala inställningar > Godkänd > Generellt, är markerat i boxen Godkänd dagen automatiskt, kommer dagen att bli godkän automatiskt, när alla stämplingarna på dagen blir godkända. Tid till uppgörelse blir visat med arbetade timmar. Planlagd tid minus rasten och frånvaro. TimePlan A/S Sida 21 av 33

22 44-00 SIGNIN PROGRAM INKL OFFLINE/SIGNIN EFTERREGISTRERING VIA SIGNINTS (VERSION ) I SignInTS är de möjligt att redigera i tidsregistreringen så att det man kan byta funktion, avdelning och/eller projekt på de dagar som inte är godkända, lönelåsta eller där terminaltierna inte är behandlade. (registrerat faktisk tid). För att aktivera denna funktionalitet skall man via Administration > Globala inställningar > Godkänd, markera att Terminaltider kan redigeras från Internet/SignInTS. Utöver detta skall det på avdelningar som skall använda sig av denna funktionen, väljas Registrering av arbetsuppgifter TimePlan A/S Sida 22 av 33

23 Efter att detta är inställt så kommer det att visas, när det har gjorts registreringar via SignIn TS, en bild där man via en knapp med pricker på, kan finna ytterligare funktionaliteter Skapa, Rätta och Ta bort. In- och Ut registreringar kan inte tas bort eller rättas tidsmässigt. Bara tider som ligger inom komma o gå tiden skall kunna ändras/läggas till. Skapa: Skapa en ny linje, där starttiden kan anges som en tid mellan start och sluttid på den markerade linjen. Det kan också skapas en anmärkning på den nya linjen. Rätta: Samma funktionalitet och möjligheter som vid Skapa. Här rättar man på den markerade linjen. Ta bort: Tar bort den markerade linjen. Ändringar som gjorts från SignIn / MedarbetarPortalen kan inte tas bort, då dessa ändringar gjorts direkt i databasen. Längst ner i skärmbilden visas datumnavigeringen, varifrån det är möjligt att ändra datum. Det aktuella datumet visas under klockan längst upp till vänster. TimePlan A/S Sida 23 av 33

24 Knapparna i datumnavigeringgen är: << Tillbaka: Går en dag tilbaga Fram >>: Går en dag fram. Man kan inte navigera längre fram än till Dags dato. Dags dato: Går till dagen i dag. Byter man tillbaka till en dag, där det är registrerat faktisk tid och terminaltider därmed är behandlade, är det inte möjligt att redigera tider på dagen, och de 3 prickeknapparna visas inte. Byter man tillbaka till en dag som är godkäng, kommer det att visas överst i bilden att dagen är godkänd och kan därför inte redigeras, med röd text. Är det lönelåst på en dag som man går tillbaka till, får man veta att det är lönelåst och kan därmed inte redigeras. TimePlan A/S Sida 24 av 33

25 51-00 ELEKTRONISKA FORMULÄR ELEKTRONISKA FORMULÄR KAN SKICKAS TILL FLERA (VERSION ) Fra Journal på medarbejdernes stamkort, kan man sende journaler til flere personer. Markera det dokument som skall skickas och klicka på knappen Journal, och skriv mottagarna i fältet Send till eller CC INTERNET KOLUMNER TILL FUNKTIONER OCH PROJEKTENHETER (VERSION ) På medarbetarportalen är det möjligt att se kolumner för funktioner och projektenheter. Kolumner kan ses under Personlig info > Arbetstider och under Arbetstidsöversikt > Timuppgörelse. TimePlan A/S Sida 25 av 33

26 CHECKSCHEMAFÄLT PÅ MEDARBETARPORTALEN (VERSION ) Checkschemafält kan visas och redigeras från medarbetarportalen. Från Administration > Internet > Medarbetar tools > Medarbetar stamkort väljer man vilka checkschemafält man vill skall visas och kunna redigeras från Medarbetarportalen. Visat från medarbetarportalen, där fältet är satt till att kunna redigeras av användaren. TimePlan A/S Sida 26 av 33

27 ÄNDRING I AVELNINGSSÖKNING (VERSION ) Man kan ställa in så att medarbetarna nu kan söka på medarbetare som ligger inom samma avdelningsgrupp. (Avdelningstyper som är skapade under Administration > Valideringstabeller > Avdelningstyper är tilldelade avdelningar från Administration > Avdelningar >Rätta avdelning > Detaljer) medarbetare kan på så sätt söka på andra medarbetare inom tillgängliga avdelningar. Man kan också välja om medarbetarna skall få skicka meddelanden till varandra inifrån Medarbetarportalen. Begge ställs in under Administration > Internet > Medarbetarsökning > Visning af medarbetarupplysningar. På Portalen kommer det att se ut som nedan. (under fliken Medarbetarsökning.) TimePlan A/S Sida 27 av 33

28 Härifrån kan man genom att klicka på Sök, få visat för sig alla personer som man har rätt till enligt de inställa kriterierna. Väljer man fliken Aktuellt info så kan man se två flikar. Meddelanden: Härifrån kan man se de meddelanden som man har mottagit.. Firmarelaterede meddelanden: Meddelanden som har skickats ut som Företagsmeddelanden från TimePlan. Administrativa meddelanden: Meddelanden som är skickat från en anställd i TimePlan. Medarbetarmeddelanden: Meddelanden som är skickat mellan medarbetar på Portalen. Skapa meddelande: Härifrån kan man skapa meddelanden till andra medarbetare på Portalen. Gör en sökning på medarbetare. I detta exemplet är det sökt på Avdelningar och klickat på Sök Medarbetare i sökningen visas. Markera den eller de medarbetare som meddelandet skall skickas till och tryck på knappen Skicka meddelande. TimePlan A/S Sida 28 av 33

29 Det kommer fram en box där man kan skriva meddelandet. Klicka på Skicka och meddelandet skickas till valda medarbetare Det kommer en bekräftelse när meddelandet har skickats. När medarbetaren har tagit emot meddelandet under Aktuell info, kommer personen ifråga att under Medarbetarmeddelanden kunna se att det har kommit ett meddelande och vilken medarbetare som har skickat det. TimePlan A/S Sida 29 av 33

30 62-00 IMPORT IMPORT TILL SEMESTERSALDOT (VERSION ) Under Importer kan det också väljas att importera till Semestersaldot med hjälp av Lönekod, vilket ger tillgång till att kunna importera till fält som gäller för semester (med och utan lön) och feriefri. Följande fält kan importeras till semestersaldot. ID/Anst. nr: Anger, vilken medarbetare korrektionen skall göras på utifrån ID/anst.nr. Lönekod: Anger, vilken medarbetare korrektionen skall göras på, utifrån Lönekoden. Datum: Ikraftträdelsesdatumet för korrektionen. TimePlan A/S Sida 30 av 33

31 IMPORT TILL PLAN MED REFERENS (VERSION ) Det är möjligt att importera arbetstider och frånvaro med referens till planeringen i TimePlan.. Under Importera data till väljer man Plandata. Importen kan lägga in frånvaro samt arbetstid och funktioner samtidigt. Importen kan också ställas in så att det bara är administratörer som kan redigera arbetstier i planeringen. Detta ställs in genom att importera till plandata med hjälp av referenskod. Importeras det med hjälp av referenskod bör dessa bara ändras genom en ny import, men administratörer kan rätta i planeringen. En import skall alltid innehålla Personnummer, Avdelning och fälten i filen skall vara med Datum och Tid. Scriptfält: Ett oanvänt fält, var det är möjligt att lagra ett script som skall köras under importen. Arbetstid: Fälten Mötestid, Gåtid (Datum och tid) och Pause utgör arbetstiden, kan också med hjälp av Arbetstidsanmärkning skapa en notering på arbetstiden. Är det eventuellt tillägg på arbetstiden, kommer dessa skrivas över om man väljer Manuellt tillägg. Det kan också användas Mötes-tidspunkt eller Gå-tidspunkt, bara tid. Referens: Omfattar Action och referensnummer, där Action (Handling) anger vad importen skall göra: 1 skapa, 2-redigera eller 3 ta bort. Referensnummer anger det nummer som används för att ändra eller ta bort arbetstiden. TimePlan A/S Sida 31 av 33

32 63-00 EXPORTER AVDELNINGAR AKTIV PERIOD PÅ AVDELNINGAR (VERSION ) Det har blivit möjligt att kunna ställa in aktiva perioder på avdelningar, dvs. hur lång tid skall avdelningan vara aktiv och visas i avdelningsträdet och att räknas med i licensen för programrättigheter. I avdelningsträdet visas endast de aktiva avdelningarna de inaktiva döljas. De inaktiva avdelningarna kan visas i avdelningsträdet om man har rätt till at få tillgång till inaktiva avdelningar. Bara avdelningar som är aktiva per dags datum beräknas med i licensen. Aktiv period kan ställas in genom skapande av en ny avdelning, eller genom att redigera en existerande avdelning under Administration > Avdelningar Som default kommer perioden att vara från till Ändras slutdatumet väljer man det datum som avdelningen skall vara aktiv till. Väljer man att stänga/deaktivera en Statistik/Planavdelning väljer man det datum som datumet skall vara aktiv till. Väljer man att stänga/deaktivera Statistik/Planavdelningen blir de avdelningar som ligger därunder gömda i perioden och blir där med borttagna ut licensen. Inaktiva avdelningar visas med grått i avdelningsträdet för avdelningar, om det under Byt Avdelning är valt Vis inaktive afdelinger. TimePlan A/S Sida 32 av 33

33 Inaktiva avdelningar kan nås av administratörer och användare som har rätt till att kunna nå avdelningar, under Administration > Rettighedsprofiler. TimePlan A/S Sida 33 av 33