Användarmanual, Licens för innebandyföreningar

Transkript

1 Version 2.0 Sida 1 av (7) Användarmanual, Licens för innebandyföreningar Projektet IT s innebandy är Svensk innebandys eget dataprojekt, anpassat och skräddarsytt för innebandy. Tillsammans med dataföretaget Softronic har Svenska Innebandyförbundet tagit fram datasystemet IDA, Innebandyns Dagliga Administrationssystem. Istället för att alla distrikt ska jobba med olika datasystem, oftast anpassade efter andra idrotter, är IDA verksamhetsanpassat för innebandy där hela verksamheten samlas i ett och samma system. Svenska Innebandyförbundet tar från säsongen 05/06 över licenshanteringen från Folksam. Spelarförsäkringarna kvarstår hos Folksam men kontrollen över licensierade spelare kommer att bli vårt eget ansvar. Systemet hanterar föreningar, lag, organisationer, tävlingar, träningsmatcher, domare, anläggningar, utbildningar, spelarlicenser med övergångar, matchrapportering, statistik, spelarens egen sida, publik webb (innebandy.se) med mera. Allt är sammankopplat via två olika webbanpassade program i ett och samma system. Ambitionen har hela tiden varit att skapa ett innehållsrikt system systemanvändarna kan nyttja på ett enkelt sätt. Beroende på vilken funktion man har i innebandy-sverige tilldelas man användarfunktioner i systemet som ger olika behörigheter. Behörigheten styr sedan vad man kan göra och inte göra i systemet IDA. För föreningar är de vanligaste användarfunktionerna IDA_Föreingsadministratör, IDA_Licensadministratör-Förening, IDA_Lagadministratör samt IDA_Matchprotokollförare. Föreningsadministratören kan tilldela dessa funktioner till personer i den egna föreningen. Alla föreningar, oavsett om ditt SDF använder IDA eller inte, ska licensiera/registrera alla spelare A- och B-licenser) i IDA. Om ditt SDF inte använder IDA för tävlingsadministration ska du inte registrera laglicenser i IDA. Din förening kommer att få en faktura. Viktiga datum: 30 september är sista dagen för att årslicensiera/registrera spelare samt betala licensavgift. 30 november är sista dagen för att årsregistrera och betala laglicenser. Innehållsförteckning Inledning...2 Licensiering av spelare (A-licens från och med 17 år) Licensiering Avregistrering av spelare Kontrollera licensstatus Årsregistrera lag Övergångar Registrering och licensiering av ny spelare Lathund Nyregistrera spelare Registrera befintliga spelare Registrera laglicenser Vid felregistrering...7

2 Version 2.0 Sida 2 av (7) Inledning I och med IDA tar Svenska Innebandyforbundet själva över licenshanteringen av landets aktiva spelare. Det innebär att man som förening måste utföra registrering och licensiering av spelare via systemet. Spelarförsäkringen kommer att ligga kvar hos försäkringsbolaget Folksam. Först registreras de spelare som ska vara aktiva under kommande säsong, både nya personer och de som varit aktiva tidigare, sedan avregistreras de som varit med tidigare men inte längre tillhör föreningen innan föreningen själv ansvarar för att betala in rätt summa till Svenska Innebandyforbundet och ange den betalningsreferens som genererats när registreringen genomförts. Alla aktiva spelare, med historik, från Folksams databas är inläst till vårt system. Kom ihåg att under pågående säsong registrera nytillkomna spelare som inte haft licens tidigare. Spelare som gör övergångar hanteras separat. Tänk på att avregistrera spelare som inte spelat bindande match under föregående säsong så att dessa spelare kan byta förening utan att genomföra övergång. OBS! Även B-licensspelare måste registreras för att få sitt försäkringsskydd, det räcker inte att betala in en laglicens! Licensiering av spelare (A-licens från och med 17 år) Licensiering av spelare görs minst en gång per år. Licensperioden är 1/9 30/8. Genom licensieringen talar man om vilka spelare som kommer att vara aktiva som spelare för föreningen under kommande säsong och vilka som slutat och ej längre är aktiva i föreningen. Det går att licensiera en eller flera spelare vid ett eller flera tillfällen. Vi föreslår så få tillfällen som möjligt eftersom det vid varje tillfälle skapas en betalningsreferens som innehåller de aktuella licensieringarna. Funktionen för att licensiera spelare finns i rutan Info till höger på respektive förenings organisationssida. För att se och arbeta med licensieringen krävs att man har systemfunktionen [IDA_Licensadmin Förening]. Denna funktion tilldelas av representant för SDF eller den person i föreningen som har funktionen [IDA_Föreningsadministratör]. Genom att klicka på Licensiering - Spelare kommer man till en sida med de personer som var licensierade för föreningen föregående säsong eller säsongen innan och som inte avregistrerats.

3 Version 2.0 Sida 3 av (7) 1 Licensiering För att kunna registrera och licensiera spelare måste man ha funktionen IDA_Licensadminsitratör- Förening. Det är personen med funktionen IDA_Föreningsadministratör som delar ut den funktionen. Alla spelare i en förening ska registreras på samma sätt. Spelare som är 17 år eller äldre kommer med i den betalningsreferens som skapas samt genererar en avgift. Spelare som är 16 år eller yngre ska registreras på samma sätt men genererar ingen avgift eftersom laglicensen hanteras separat genom länken Säsongsregistrering Lag. Samtliga spelare måste registreras för att en försäkring ska tecknas på dem. Avgiften för A-licenser är personlig och B-licenser ingår i laglicenssumman. 1. Sök upp din förening och klicka på länken Licenisering - spelare i rutan Info. En ny sida visas där samtliga föreningens registrerade spelare listas. (Denna sida KAN visa noll (0) spelare, gör då en ny sökning. I värsta fall, stäng ner den aktuella webbläsaren, öppna en ny och logga in i systemet på nytt. Här finns en bugg som gör att spelarna tyvärr inte alltid visas. Detta är beklagligt men vi arbetar på att rätta till problemet. 2. För de spelare som ska licensieras klickar man i den lilla rutan före respektive namn så att en bock fylls i. Ska samtliga föreningens spelare väljas kan rutan [Välj alla] kryssas i eller genom kortkommando [alt+1]. 3. När spelarna på den aktuella sidan är ikryssade klicka på knappen [Licensiera], spelarna licensieras och är inte längre valbara i denna bild. (Man kan inte klicka nästa sida och fortsätta markera spelare där utan måste licensiera spelare på en sida i taget. 250 personer listas i listan.) 4. När registreringen är genomförd återstår betalningen. Se i rutan Meddelande överst på sidan vilken betalningsreferens som skapades. Inga fakturor genereras från systemet och betalning måste ske med summa och referens enligt ovan. 5. Klicka på länken Betalningsreferenser för att kontrollera licensieringen samt för att se hur betalning sker. Statusen ändras till betald när betalning och referensnummer är SIBF tillhanda och behandlad. Varje betalningsreferens är klickbar, klicka på önskad referens för att se vilken/vilka spelare/lag som referensen avser. OBS! En spelare är licensierad och spelklar så fort betalning med aktuell betalningsreferens är registrerad hos post eller bank och kvitto finns. Det tar sedan några arbetsdagar för SIBF att registrera spelaren och tilldela rätt status.

4 Version 2.0 Sida 4 av (7) För att underlätta licenshanteringen är det önskvärt att så många spelare som möjligt licensieras vid ett och samma tillfälle. Skulle en felregistrering ske kontakta SIBF på licens@innebandy.se och uppge namn och personnummer samt betalningsreferens för felregistreringen så korrigeras detta. 1.1 Avregistrering av spelare Vill man avregistrera spelare som inte längre är aktiva i föreningen, går man tillväga på samma sätt som punkt 1 och 2 under rubriken Licensiering ovan men klickar på knappen Avregistrera istället för Licensiera i punkt 3. Spelare som inte spelade match för föreningen under föregående säsong kan avregistreras. Skulle spelaren spelat match måste den kvarstå under föreningen då övergång krävs för att spelaren ska få byta föreningstillhörighet. 1.2 Kontrollera licensstatus För att se vilka spelare man har registrerat och som därmed har licens för kommande säsong klicka Sök spelarlicenser i rutan Info till höger på din förenings sida. Här visas alla spelare som är registrerade för den gällande säsongen och om spelarlicensen är betald eller inte samt vilken status det är på spelaren. När spelarna är kopplade till ett lag kan sortering över licensierade spelare även ske lagvis. Använd funktionen/knappen [Spara till fil] för att skapa en lista över de aktuella spelarna, denna lista kan skrivas ut och stämmas av av respektive lagledare.

5 Version 2.0 Sida 5 av (7) 2 Årsregistrera lag (gäller endast om ditt SDF använder IDA för tävlingsadministration) * De lag i en förening som ska delta i serie- eller cupspel kommande säsong ska registreras. Detta gäller lag med spelare som har B-licens (laglicens). En kostnad om 1 400:- skapas för varje lag som registreras, summan betalas in tillsammans med det betalningsreferensnummer som skapas. På föreningens sida finns rubriken Säsongsregistrering lag i rutan Info till höger. Registrera de B-licenslag (P/F-89 och yngre) som ska vara aktiva under kommande säsong genom att klicka i rutan före respektive lag. Skulle lagen inte finnas med under Säsongsregistrering Lag och inte heller på föreningssidan så går det bra att klicka på knappen Lägg till under rubriken LAG och där skapa ett nytt lag. Välj lagets klass och klicka spara i den nya dialog som öppnas. Återgå sedan till Säsongsregistrering Lag och registrera laget. Lägg gärna först till alla föreningens lag så att flera lag kan registreras på en och samma gång. 1. Sök upp din förening och klicka på länken Säsongsregistrering Lag i rutan Info. En ny sida visas där samtliga föreningens registrerade lag listas. 2. För de lag som ska licensieras klickar man i den lilla rutan före respektive namn så att en bock fylls i. Ska samtliga föreningens lag väljas kan rutan [Välj alla] kryssas i eller genom kortkommando [alt+1]. 3. När lagen på den aktuella sidan är ikryssade klicka på knappen [Säsongsregistrera], lagen registreras och är inte längre valbara i denna bild. 4. Efter registreringen öppnas bilden Visa betalningsreferens innehållande de lag som just registrerats. Notera betalningsreferens, postgironummer samt summa att betala till SIBF. Inga fakturor genereras från systemet och betalning måste ske med summa och referens enligt ovan. Klicka på länken Sök Laglicenser för att kontrollera vilka lag som är registrerade och vad de har för status. * = Årsregistrering av laglicenser i IDA fungerar endast om ditt SDF använder IDA för tävlingsadministration. Om ditt SDF inte använder IDA kommer din förening att faktureras för laglicenser. Dock ska alla föreningar, oavsett om SDF:et använder IDA eller inte, registrera/licensiera samtliga sina spelare (A- och B-licenser) i IDA.

6 Version 2.0 Sida 6 av (7) 3 Övergångar Övergångar sker tills vidare via blankett på samma sätt som tidigare. Övergången registreras av SIBF i IDA. Funktion för att hantera övergångar i IDA finns men tas inte i bruk förrän senare under säsongen eller till nästa säsong. Då kommer personer över 18 år att kunna genomföra övergångar via systemet. För de under 18 år kommer även i fortsättningen en blankett att krävas eftersom målsmans underskrift är ett krav för att övergången ska hanteras. 4 Registrering och licensiering av ny spelare Vid nylicensiering av en person måste man se till att personen finns registrerad i IDA. Finns inte personen klicka på Personer i huvudmenyn till vänster och lägg upp personen i fråga. Observera att tiosiffrigt personnummer är ett krav för att en person ska kunna tilldelas en licens. För att personen ska kunna licensieras krävs förutom tiosiffrigt personnummer även följande uppgifter: Efternamn, Förnamn, Gatuadress, Postnr, Ort, Distrikt, E-post, Kön. När detta är ifyllt klicka på knappen [Spara]. 1. Klicka på Spelarlicens och sedan Ny spelarlicens i menyn till vänster 2. Knappa in spelarens personnummer i rutan personnummer och tryck [sök] 3. Om personen finns i systemet kommer dennes uppgifter att synas. Om personen innehar en licens syns den nu gällande/tidigare licensen i rutan Nuvarande spelarlicens som endast visas då personen har en licens. OBS! Här krävs att en övergång görs och detta sker med en övergångsblankett som skickas in till SIBF. Det tar fem dagar efter att en blankett är inkommen och övergångssumman är erlagd innan en spelare blir spelklar vid övergång. 4. För att nylicensiera personen för den förening som du är licensadministratör för trycker du på knappen [nyregistrera]. 5. Kontrollera nyregistreringen genom att fylla i personens personnummer på nytt och tryck [sök]. I rutan Nuvarande spelarlicens kan du kontrollera att spelaren står registrerad för sin nya förening. 6. För A-licensspelare skapas en betalningsreferens som måste uppges i samband med inbetalningen. B-licensspelare blir genast spelklara.

7 Version 2.0 Sida 7 av (7) 5 Lathund Lathunden nedan beskriver i korta lag de steg man måste göra för att licensiera spelare. Se ovan i dokumentet hur man går tillväga. 5.1 Nyregistrera spelare 1. Se till att du har funktionen IDA_Licensadministratör-förening, tilldelas av föreningsadministratören 2. Kontrollera om personen finns upplagd i systemet 3. Lägg upp personen om den inte redan finns 4. Skapa en licens under Licens/Ny Spelarlicens 5. Betala in licenssumman med den betalningsreferens som skapas för A-licensspelare. B- licensspelare blir spelklara direkt efter registrering. Dock måste laglicens betalas. 6. Spelaren återfinns under Sök Spelarlicens i din förening när registreringen är klar. 7. För att använda spelaren i Händelserapporteringen måste spelaren kopplas till aktuellt lag. 5.2 Registrera befintliga spelare 1. Se till att du har funktionen IDA_Licensadministratör-förening, tilldelas av föreningsadministratören 2. Sök upp din förening 3. Klicka på Licensiering spelare 4. Markera de spelare som ska licensieras (A- såväl som B-licensspelare). Markera så många spelare som möjligt vid ett och samma tillfälle för att underlätta hanteringen 5. Klicka Licensiera 6. Betala in den summa och ange den betalningsreferens som skapas 7. Spelaren återfinns under Sök Spelarlicens i din förening när registreringen är klar. 8. För att använda spelaren i Händelserapporteringen måste spelaren kopplas till aktuellt lag. 5.3 Registrera laglicenser 1. Se till att du har funktionen IDA_Licensadministratör-förening, tilldelas av föreningsadministratören 2. Sök upp din förening 3. Säkerställ att de lag som du ska registrera finns upplagda, om inte lägg till dem. 4. Klicka på länken Säsongsregistering Lag 5. Markera de lag som ska laglicenserias 6. Klicka på knappen Registrera 7. Betala in den summa och ange den betalningsreferens som skapas. 5.4 Vid felregistrering Skulle du registrera fel kontaktar du SIBF på licens@innebandy.se eller via supporttelefonen på