NyhetsBrev. RegionFastigheter. Kompetens, engegemang och fokusering Vi vill mycket i RegionFastigheter. Vi INNEHÅLL: 29 september 2008

Transkript

1 RegionFastigheter NyhetsBrev 29 september 2008 Ansvarig utgivare: Kompetens, engegemang och fokusering Vi vill mycket i RegionFastigheter. Vi kan mycket i RegionFastigheter. På mindre än ett år har vi planerat för ett antal förändringar i vår organisation. I stort sett alla av dem såg dagens ljus den 1 september. Vi har öppnat en enhetlig kundtjänst, möblerat om i den egna organisationen och skapat tre nya fastighetsdistrikt, bildat ett affärsområde för vår drift & service i egen regi och, sist men definitivt inte minst, konkurrensutsatt en del av vår verksamhet. Det sistnämnda innebär att vi nu har ännu en kontaktyta att odla och ta hänsyn till; vår upphandlade driftentreprenör YIT. Jag vill påstå att vi tillsammans det senaste året visat prov på att man kan komma långt om man kombinerar kompetens med engagemang och fokusering. Utan alla medarbetares uthållighet hade vi aldrig klarat att samtidigt hålla så många bollar i luften och dessutom få det dagliga arbetet att fungera. Bra gjort! Samtidigt är det naturligtvis så att kostymen inte passar perfekt från första dagen. Den behöver passas till och vi måste vänja oss vid den innan den sitter som den ska. Det kommer att bli en spännande höst. Inte minst med tanke på att vi i slutet av oktober ska göra en första utvärdering av konkurrensutsättningen. Nu väntar nya utmaningar om hörnet. Med vår lyckade kick-off i färskt minne hyser jag stor tilltro till att vi med råge når vår vision, RegionFastigheter bidrar till Bättre liv i Skåne. Vi gör det vi är bäst på - Alltid! INNEHÅLL: Nu är vi igång - hur går det? Ett besök hos Kundtjänst Kundtjänstchef utsedd Nya medarbetare Vilken kick! På väg mot certifiering Gul el - solceller i Helsingborg UMAS Tänker Om Glöm inte - viktiga datum Höstens första nummer av Nyhetsbrev innehåller en lägesrapport från vår nya kundtjänst. I övrigt ligger mycket fokus på energi- och miljöfrågor, som av flera skäl ligger oss extra varmt om hjärtat just nu. Dels på grund av det globala miljöhotet som vi blir påminda om dagligen och dels på grund av att Region- Fastigheter i december kommer att bli energioch miljöcertifierade.

2 Nu är vi igång - hur går det? Vid det här laget vet en stor del av Region Skåne att RegionFastigheter gått in i ny organisation. Sjukvård, primärvård, tandvård och övriga delar av vår hövdade medarbetarskara, har fått en broschyr om den nya organisationen och ett informationsblad om Kundtjänst. En del har också fått ut klistermärken att sätta på telefoner och datorer, som uppmanar att kontakta Kundtjänst om man fått ett akut fel. Till detta kan läggas alla personliga kontakter mellan RegionFastigheters medarbetare och våra kunder som tagits under sommaren fram till den 1 september. En del återstår fortfarande. Informationen måste hållas vid liv. Men hur fungerar det nu några veckor in i september? Nyhetsbrevet har valt att ta pulsen på den nyinrättade funktion som vi kallar Kundtjänst! Kundtjänst - från vänster till höger, Malin Alvén kundtjänstchef, Maritha Helenius, Anabella Sant, Björn Tydén och Jeanette Fransson, alla kundmottagare. Saknas på bilden gör Gun Wahlgren. Ett besök hos Kundtjänst Högst upp i ombyggda lokaler i byggnad 26 på USiL, (där sjukhusets tapetserarverkstad tidigare fanns), kan man från och med den 1 september hitta RegionFastigheters nystartade Kundtjänst. Eftersom funktionen är en viktig del i kontakten med våra kunder, har övergången varit fylld av förväntningar och frågor men också av vissa farhågor. Hur har nu övergången varit så här i backspegeln, knappt tre veckor efter övergången till ny organisation? Hur har kunderna reagerat? Vilka problem har vi stött på? Vilka andra ärenden ringer man om? När är telefonköerna som längst? Ja, frågorna är många. Kundernas reaktioner till Kundtjänst har varit blandade säger kundmottagare Jeanette Fransson. Många kunder undrar varför vi ersatt den tidigare lokala felanmälan med gemensam kundtjänst. De undrar vart de har kommit och var vi är lokaliserade. Tidigare har kunderna ofta varit kända av de

3 ...forts Kundtjänst lokala kundmottagarna och har inte alltid behövt ha ansvarsnummer tillhands i samband med felanmälan. Nu är det svårare för oss att känna till vem som ringer, från vilken avdelning de kommer och vilket som är deras ansvarsnummer. Samtalen tar också längre tid när kunden först skall leta fram sitt ansvarsnummer. Vi på RegionFastigheter har också mycket att lära av den här övergången. Vi kan bland annat nämna svårigheten med att snabbt nå ut med information till alla våra kunder i Region Skåne och vikten av att som kundtjänst ha tillgång till kompletta interna och externa (YIT) telefonlistor när den nya organisationen startar upp, säger Jeanette. I dagsläget flyter arbetet i Kundtjänst på. Vissa barnsjukdomar finns dock fortfarande kvar att tampas med. De samtal som kommer in till Kundtjänst är av varierande slag, från felanmälningar till frågor av olika karaktär. Den vanligaste frågan gäller kostnader för olika tjänster. Jämfört med de första dagarna är nu kunderna bättre förberedda och de har oftare sina ansvarsnummer och rumsnummer till hands. Samtalstiden har successivt minskat vilket fått till följd att den genomsnittliga väntetiden för att komma fram uppskattningsvis har halverats jämfört med de första dagarna. När är då risken för långa väntetider som störst? De flesta samtalen kommer in på förmiddagarna fram till klockan Därefter blir det lite lugnare, säger Jeanette. På eftermiddagarna ser vi en topp mellan klockan , det kommer även in en del sista minuten samtal innan kundtjänst tas över av jourtelefon klockan Kundmottagare Björn Tydén tilllägger att Thomas Kapos, som varit projektledare och haft det övergripande ansvaret inför starten av Kundtjänst, har gjort ett mycket bra arbete och att han skall ha en stor eloge. Text: Dorte Bernro Bilder: Anders Sjögren Våra kundmottagare i full gång med att ta emot felanmälan, beställningar och förmedla kontakter.

4 Kundtjänstchef utsedd Alldeles färsk, så färsk att hon ännu inte börjat sitt nya jobb som kundtjänstchef. Men miljön känner hon väl till. Möt Malin Alvén, RegionFastigheters nya chef för Kundtjänst. Vem är Malin Alvén? Jag kommer från sjukvården där jag sen fem och ett halvt år tillbaka arbetat som chef på Dialysen på USiL. Min privata sfär består av man, två söner, 20 och 17 år gamla, två hundar och hus i Veberöd. På fritiden så gympar jag, promenerar, läser kriminalromaner. Jag tycker om att resa och träffar gärna vänner. Vad är Kundtjänst för dig? Världens utmaning! Vad vill du bidra med till Kundtjänst? Jag kommer att bidra med ett gott humör och ett strukturerat arbetssätt. Jag vill arbeta för att kundtjänst ska ha bra arbetsförhållanden, vi ska ha en bra gruppgemenskap internt och ge en bra service externt. Hur ser du på att komma från vården och ställa sig på andra sidan beställarbordet? Jag ser gärna likheten mellan att komma från ett arbete med fokus på patienten till ett arbete där kunden är i fokus. Malin Alvén börjar sitt nya jobb den 9 oktober. Bild: Anders Sjögren Nya medarbetare RegionFastigheter har under de senaste åren haft stor omsättning på medarbetare. För att alla medarbetare ska få så god överblick som möjligt över dem som nyligen börjat eller slutat i organisationen, har vi skapat en avdelning på den interna hemsidan som visar hur läget är just nu. Gå in under fliken Medarbetarhörnan och klicka på länken under Medarbetarnytt i det övre högra hörnet. Vilka fördelar respektive nackdelar kan du se med att komma från vården? Jag kan inte se några direkta nackdelar med att komma från vården. Däremot vet jag hur vården fungerar och kan lätt sätta mig in i deras behov. (Intervju: Dorte Bernro) Vilken kick! Egentligen kanske det inte behövs några ord alls! Bilderna som togs på RegionFastigheters kick-off den 29 augusti talar sitt tydliga språk. Vi hade roligt helt enkelt! Kanske berodde det på vädret, kanske var det maten, kanske var det något annat. Mest berodde det nog på oss själva Alla bjöd till och gjorde denna dag till något att minnas Bilderna finns på hemsidan. Gå in och titta någon dag när vädret är uselt eller fredagen känns alltför långt borta.

5 På väg mot certifiering Miljö och energi är ämnen som ofta står i fokus och som fyller vår vardag med ständiga beslut. Vi påminns dagligen om vikten av miljömedvetenhet, inte minst genom TV, radio och press, där vi varje vecka kan höra om och läsa artiklar som berör dessa ämnen både i positiv och i negativ bemärkelse. Inom RegionFastigheter stöter vi på val som direkt eller indirekt påverkar vår miljö och energiförbrukning. Vad gör vi då för att strukturera och effektivisera vårt miljöarbete samtidigt som vi visar kunder, intressenter och allmänhet att vi aktivt och systematiskt arbetar med att minska miljöbelastningen? Nu i höst har RegionFastigheter inlett arbete med SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut om tilldelning av miljö- och energicertifiering. Om allt går som planerat går RegionFastigheter in i ett nytt år 2009 som en miljöoch energicertifierad organisation. Unikt för denna certifiering är att RegionFastigheter valt att integrera miljö- och energicertifieringen i varandra. Standarderna för miljö- och energicertifiering (ISO 14001:2004 respektive SS ) är uppbyggda på likartat sätt, säger RegionFastigheters miljöstrateg Tommy Wallén. Eftersom miljöoch energifrågor ofta går hand i hand valde vi att slå samman dessa två standarder till en, något som enligt SP kan anses vara unikt. Varför ska då RegionFastigheter certifieras? Krav från Region Skåne efter beslut i Region Fullmäktige Det är viktigt att visa att vi menar allvar med miljöarbetet i RegionFastigheter, både mot omvärlden som mot kund och mot entreprenör. Genom Miljö- och energiledningssystemet (MELS) ger RegionFastigheter sina medarbetare tydliga direktiv i miljö- och energifrågor som ger våra medarbetare trygghet i det dagliga arbetet ute i linjen. Åtta miljö- och energimål i fokus: 1. Miljömål som hanterar våra transporter a. Tjänstresor mål att minska på antal körda mil i tjänsten, följa upp statistik för tjänsteresor etc. b. Mål att alla bilar som köps in eller leasas av RegionFastigheter skall vara miljöbilar. 2. Kyla Mål att byta ut/eller konvertera kylaggregat med freoner (HCFC) 3. Medarbetarkunskap Mål att våra medarbetare skall ha god information om vårt miljö- och energiledningssystem och kunna vara ambassadörer i miljö- och energifrågor inom sitt område. 4. Sanering av PCB Mål att enlig lag att sanering av PCB skall vara genomförd senast Avfall a. Mål att allt byggavfall, ska hanteras enligt kretsloppsrådets riktlinjer b. Mål att Drift & Service följer riktlinjer för avfallshantering vid olika typer av rivningar och demontering. 6. Kemiska produkter a. Mål att genomföra en övergripande inventering av förekommande kemiska ämnen samt utrensning kemikalier som inte används. b. Mål att alla säkerhetsdatablad (varuinformationsblad) skall följas upp och revideras, samt att alla kemiska produkter registreras i ett dataprogram som heter KLARA och som hjälper oss att kontrollera förbrukningen av kemikalier i hela Regionen. 7. Kundernas miljöarbete Mål att identifiera kundernas behov av hjälp i miljöarbetet. 8. Energi Mål att sänka vår energiförbrukning till högst 190 kwh/kvm år 2011.

6 FiF-nytt...forts certifiering ett nyhetsbrev från projektkontoret för FiF Utbildning av all personal inom RegionFastigheter Nära förestående och som ett led i certifieringsarbetet är den utbildning i miljö och energiledningssystemet som kommer att hållas för alla RegionFastigheters medarbetare. Kursen kommer att hållas tre tillfällen i vecka 45 på Frostavallen i Höör den 4, 5 och 6 november. Tommy Wallén avslutar intervjun med att tillägga att han hoppas att alla medarbetare kommer att få en givande dag och åka hem med nyvunna kunskaper om vårt nya miljö- och energiledningssystem. Vill du läsa mer om hur certifieringen går till, kan du gå in på Regionfastigheters hemsida. (Text: Dorte Bernro) Gul el - solceller i Helsingborg Den 25 september gjordes det första lyftet med att få upp det som ska bli solceller på taket till Helsingborgs lasarett, ett projekt som mer än något annat kommit till för att spara miljön. Solenergi är en helt ren energikälla. Det finns bara ett problem, den räknas fortfarande som en relativt sett dyr investering som inte är särskilt lagringsbar. Under vintern, när det största uppvärmningsbehovet finns, ger solen som minst. För oss som driver sjukhus har detta mindre betydelse. Vi behöver energin även på sommaren. Sjukhusen behöver el dygnet runt, året runt och kan därför använda den energi som solceller kan ge direkt. Konkret betyder detta bland annat att vi kan driva hissarna på lasarettet under dagtid med sol. RegionFastigheter satsar på alternativa energikällor och vill genom sin roll som myndighetsrepresentant bidra till att hitta miljövänliga och hållbara energilösningar. Även om solenergi kanske inte är det allra billigaste alternativet, så är den utan tvekan ytterst miljövänlig; den energi som tillverkas ger ingen negativ effekt på den omgivande miljön. Detta vill RegionFastigheter driva på. Genom att satsa på solenergi hjälper vi till att utveckla denna energiform, så att den kan bli effektivare och kanske ett mer konkurrenskraftigt val i framtiden. Solcellerna kommer att täcka ca 600 kvm av takytan och ge en besparingseffekt av koldioxid som motsvarar ca 10 villor. Allt beräknas vara i drift runt årsskiftet och man kommer som besökare att kunna följa hur mycket energi som produceras via en storskärm som finns placerad i entrén till lasarettet.

7 UMAS Tänker Om Flygbild över UMAS sjukhusområde Om Tänk Om Kampanjen har tidigare genomförts på Hässleholms och Helsingborgs Sjukhus och tillsammans med hyresgästerna har RegionFastigheter under 2007 lyckats sänka elförbrukningen på dessa sjukhus med ca 10 % på årsbasis. Efter lyckad satsning i Helsingborg och Hässleholm är det nu dags för UMAS att spara el och därmed skona miljön med hjälp av RegionFastigheters kampanj Tänk OM. Kampanjen startade måndagen den 15 september och drivs i nära samarbete med UMAS. Klinikerna som ingår i höstens Tänk OM kampanj är: Barn- och ungdomscentrum Kirurgisk och Urologisk klinik Kvinnoklinik + Reproduktionsmedicinskt Centrum Onkologisk klinik + Radiofysikavdelning Medicinsk klinik Infektionsklinik Med hjälp av kampanjen är det tänkt att RegionFastigheter tillsammans med personalen på UMAS skall spara el genom ett stimulerande samarbete. UMAS personal släcker lampor och stänger av maskiner som inte behöver vara på. Det är också tänkt att personalen skall komma in med förslag till RegionFastigheter om tänkbara förbättringar i energibesparingssyfte. Region- Fastigheter i sin tur satsar extra resurser för att installera närvarostyrning av belysning och byta ut gamla armaturer mot nya, energieffektiva. Själva kampanjen är ett klimatuppdrag som är indelat i fyra olika faser/spelomgångar. Var tredje vecka är uppdragsvecka, då ska personalen på de deltagande klinikerna registrera antalet släckta lampor och avstängda apparater för att mot slutet av veckan räkna samman och rapportera in summan. Som uppmuntran korar RegionFastigheter bästa klinik och bästa medarbetare som belönas med fina priser. Egen hemsida Kampanjen har en egen hemsida där ihopsamlade poäng registreras i slutet av varje uppdragsvecka. Här finns också möjlighet att ta del av aktuell information om kampanjen, till exempel hur mycket el som har sparats jämfört med förbrukningen i fjol. På hemsidan kan man även dela med sig av sina idéer via miljötipset eller lätta sitt sinne i miljöbikten. Gå gärna in och ta del av energitipsen - de fungerar även för dig som inte är med i tävlingen! (Text: Dorte Bernro) Glöm inte - viktiga datum!!! Förtjänstmiddag Varje år är det ett antal av RegionFastigheters medarbetare som förtjänar lite extra uppmärksamhet. Några är på väg att avsluta sin yrkeskarriär medan andra har en tid kvar till pension. Vi talar alltså om våra pensionärer och dem som jobbat hos oss i 25 år. Den 19 november är dagen då vi hyllar dessa medarbetare och vi gör det med en festlig inramning på Grand Hotel i Lund. Julfest Fredagen den 12 december blir det, som traditionen numera bjuder, julfest med hela Region- Fastigheter. Ännu vet vi inte riktigt var i Skåne tomten tänker boka in oss, men inbjudan dyker upp i god tid innan julstämningen slagit klorna i oss.