BILAGA 3 UTKAST TILL RAMAVAL MOBILA LARMENHETER

Transkript

1 1 (12) Datum Diarienummer A /2016 Upphandlande myndighet Polismyndigheten BILAGA 3 UTKAST TILL RAMAVAL MOBILA LARMENHETER Postadress Polismyndigheten Box Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 2 Innehåll 1 PARTER Kontaktpersoner AVTALSHANDLINGAR Bilagor till detta avtal AVTALSTID OMFATTNING OCH PRISER BETALNINGSVILLKOR LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN AVROP LEVERANS M.M Leveransadress LEVERANSKONTROLL, ACCEPT LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER GARANTI OCH FELANSVAR Genomgående fel IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Intrångstalan FORCE MAJEURE FÖRTIDA UPPHÖRANDE ANSVARSBEGRÄNSNING FÖRSÄKRING SÄKERHET OCH SEKRETESS UNDERLEVERANTÖR STATISTIK UPPSÄGNING ÖVERLÅTELSE AV AVTALET MEDDELANDEN ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG TILLÄMPLIG LAG TVIST... 12

3 3 1 PARTER Detta ramavtal ( Avtal ) har träffats mellan Polismyndigheten, Box 12256, Stockholm, organisationsnummer (nedan Polisen ) och XXX, säte, organisationsnummer (nedan Leverantören ). 1.1 Kontaktpersoner För Polisen Avtal Kontaktperson: Fenek Saifouri E-post: fenek.saifouri@polisen.se För Leverantören Avtal Kontaktperson: XXX E-post: XXX Förvaltning Kontaktperson: Oscar Eriksson E-post: oscar.eriksson@polisen.se Det åligger parterna att hålla varandra underrättade om aktuella adresser, telefonnummer och e-postadresser. Byte av kontaktperson ska meddelas motparten skriftligen utan dröjsmål. 2 AVTALSHANDLINGAR Parternas åtaganden regleras av nedan angivna handlingar: 1 Skriftliga ändringar i eller tillägg till Avtalet 2 Detta Avtal inklusive bilagor 3 Förfrågningsunderlag inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar, diarienummer A / Leverantörens anbud daterat 20åå-mm-dd, inklusive eventuella förtydliganden och kompletteringar. Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i handlingarna gäller de sinsemellan i ovan nämnd ordning, såvida inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 2.1 Bilagor till detta Avtal 1. Prisbilaga (Bilaga 2 Svarsmall i Anbudsförfrågan) 2. Kravspecifikation (Bilaga 1 Kravspecifikation i Anbudsförfrågan) 3 AVTALSTID Avtalet träder i kraft när det har undertecknats av båda parter och gäller i två (2) år. Polisen har därefter rätt att förlänga avtalstiden med oförändrade villkor

4 4 ett (1) år i taget upp till maximalt två (2) år. Meddelande om förlängning ska ske skriftligen till Leverantören senast tre (3) månader innan avtalstiden löper ut. När Avtalet har löpt i maximalt fyra (4) år löper det ut utan föregående uppsägning. 4 OMFATTNING OCH PRISER Avtalet omfattar leverans av mobila larmenheter och tillbehör ( Varan ) i enlighet med nedan angiven specifikation samt tillhörande material och dokumentation som är nödvändig för Polisens leveranskontroll och avsedd användning av Varan. Dokumentationen ska vara på svenska. Polisen äger rätt att kopiera och inom Polisen sprida dokumentation som följer med Varan. Beställning sker när behov uppstår. Polisen lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden. Samtliga priser är fasta under hela avtalsperioden, inklusive eventuell förlängningsperiod. Prisuppgifter ifylles vid avtalstecknande Post Beteckning/Benämning Avtalat pris/st (exkl. moms) 1 Mobil larmenhet [modell] inklusive tillbehör SEK 2 Tillbehör: 230V AC-laddare SEK 3 Tillbehör: 12-24V DC-laddare (avsedd för bil) SEK 4 Tillbehör: Bälteshållare SEK Leverantören ska kunna leverera reservdelar till Varan under hela avtalsperioden, inklusive eventuell förlängningsperiod. Produkt som utgår och ersätts av annan ska godkännas av Polisen. Ersättningsprodukt ska vara likvärdig i förhållande till den ursprungliga. Med likvärdig avses en produkt som minst uppfyller samma kvalitet som den utgående produkten, dvs. ska minst uppfylla samtliga obligatoriska krav i förfrågningsunderlaget. Priset för ersättningsprodukten får inte överstiga priset för den ursprungliga produkten. 5 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören åtar sig att leverera Varan i enlighet med villkoren i detta Avtal och kraven i förfrågningsunderlaget. Varan ska alltid uppfylla de kvalitetskrav som följer av gällande lag. Leverantören ska genomföra uppdraget fackmannamässigt och med omsorg. Leverantören ska följa tillämpliga lagar, förordningar och myndighetsbeslut

5 5 samt god sed i branschen. Leverantören är skyldig att inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden enligt Avtalet. Leverantören förbinder sig att vid utförandet av uppdraget använda personal med för ändamålet erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet. 6 BETALNINGSVILLKOR Betalning sker mot faktura. Polisen ska erlägga betalning för levererad och av Polisen godkänd Vara senast trettio (30) dagar efter fakturadatum. Inga fakturaavgifter eller övriga administrativa påslag ska debiteras. Fakturan ska innehålla följande uppgifter. 1 Leverantörens namn och organisationsnummer 2 Leverantörens bankgironummer alt. plusgironummer 3 Leverantörens ordernummer 4 fakturanummer 5 fakturadatum 6 diarienummer 7 Beställarens fakturareferens, s.k. u-nr (bokstaven u samt 7 siffror, ex. u ), som uppges vid avropet ska anges under rubriken Er referens 8 specificering av levererad Vara och dess omfattning 9 à-priser 10 totalbelopp 11 momsbelopp Faktura ska ställas till: Polismyndigheten Kiruna Villkor som tagits in i faktura ensidigt av Leverantören är inte bindande för Polisen. Om Polisen inte erlägger betalning för Varan i enlighet med villkoren i Avtalet har Leverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), dock förutsatt att Leverantören inom rimlig tid från det att förseningen uppstod skriftligen underrättat Polisen om utebliven betalning. Leverantören äger inte rätt till ersättning för eventuella dröjsmål i samband med felaktigt utställda fakturor.

6 6 7 AVROP Polisen äger rätt att avropa Varan i enlighet med Avtalet under hela avtalstiden. Varan ska avropas via telefon eller e-post och innehålla följande uppgifter: 1 Hänvisning till Avtalet. 2 Namn och kontaktuppgifter på den person hos Polisen som gör avropet ( Beställare ). 3 Beställarens fakturareferens, s.k. u-nr (bokstaven u samt 7 siffror, ex. u ); anges vid avtalstecknande 4 Specificering och omfattning av Varan som avropas. 5 Tidpunkt då Varan ska levereras. 6 Plats dit Varan ska levereras. 7 E-postadress för bekräftelse av mottaget avrop. Avrop ska ställas till Leverantören på nedan angivna kontaktuppgifter: Dagtid: Telefon: E-post: 08:00-17:00 (arbetsdagar, svensk tid) Samtliga avrop ska bekräftas skriftligen per e-post av Leverantören omedelbart efter mottaget avrop, såvida inte Polisen medger bekräftelse på annat sätt. 8 LEVERANS M.M. Leverantören ska leverera Varan samt tillhörande material och dokumentation till den plats som Polisen anvisar senast 30 dagar efter beställning. För beställning överstigande 50 stycken enheter tillåts en leveranstid om 45 dagar enligt i övrigt samma villkor. Leveranstiden börjar räknas från och med dagen efter att avropet gjorts. Leverans ska ske levererat förtullat (DDP enligt Incoterms 2010). Leverantören står för samtliga risker och kostnader fram till det att Varan tagits om hand av Polisen på angiven leveransadress. Leverantören ska ordna transport och lossa Varan från anländande transportmedel på av Polisen anvisad plats. Risken för Varan går över på Polisen när Varan har tagits om hand av Polisen. 8.1 Leveransadress Leveranser sker till Polisens godsmottagning, Bergsgatan 52, Stockholm.

7 7 9 LEVERANSKONTROLL, ACCEPT Polisen ska bereda tillträde till den anvisade platsen samt ta emot Varan och genomföra leveranskontroll. Leveranskontroll och leveransgodkännande av Varan verkställs av godsmottagaren genom dennes försorg. Inom tio (10) dagar från mottagande av Varan, har Polisen rätt att returnera felaktig Vara tillsammans med skriftlig beskrivning av de fel som Polisen vill göra gällande. I fall Polisen inte returnerar felaktig Vara inom ovanstående tid, eller under samma tid meddelar Leverantören om fel i Varan, ska leveransen anses ha blivit accepterad av Polisen och fullgjord av Leverantören. Om Polisen returnerar Varan eller meddelar om fel enligt ovan, ska Leverantören utan dröjsmål rätta till felet eller bristen tills det att Polisen kan godkänna Varan. Sådant godkännande påverkar dock inte Leverantörens ansvar för fel enligt Avtalet eller enligt gällande lag. 10 LEVERANSFÖRSENING, PÅFÖLJDER Finner Leverantören att denne inte kan hålla avtalad leveranstid eller framstår detta som sannolikt är Leverantören skyldig att omedelbart skriftligen meddela Polisen om förseningen. Orsaken till förseningen ska anges samt, såvitt möjligt, den tidpunkt då leverans beräknas kunna ske. Beror leveransförseningen på Polisen eller något förhållande på Polisens sida eller på omständighet enligt punkten 13 Force majeure ska avtalad leveranstid, efter anmälan enligt ovan, flyttas fram till en med hänsyn till omständigheterna motiverad tidpunkt. Om leverans inte fullgjorts på avtalad leveranstid och avtalad leveranstid inte har flyttats fram enligt ovan äger Polisen rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad femdagarsperiod (5-dagarsperiod) som förseningen varar med två procent (2 %) av priset för den del av Varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga sex procent (6 %) av sagda pris. Polisen får dessutom göra gällande de övriga påföljder som följer av Avtalet eller tillämplig lag. Polisen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att vid betalningen för den försenade Varan göra avdrag på priset eller genom att till Leverantören framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom trettio (30) dagar från den dag kravet framställs. 11 GARANTI OCH FELANSVAR Leverantören ansvarar under en tid om två (2) år ( Garantitid ) från godkänd leverans för fel i Vara som beror på bristfälligheter i hård- och mjukvara, konstruktion, material, tillverkning eller som består i att Varan i övrigt inte uppfyller avtalade egenskaper.

8 8 Leverantörens ansvar omfattar inte fel förorsakade av Polisens användning av Varan i strid med vad som framgår av användardokumentation eller av Leverantörens instruktioner eller genom försummelse från Polisens sida. Leverantören ansvarar dock för fel som uppstått till följd av att Leverantörens användar-dokumentation och/eller instruktioner varit bristfälliga. Polisen ska inom skälig tid från det att Polisen upptäckt eller borde ha upptäckt felet meddela Leverantören att fel i Varan föreligger. Efter det att Leverantören från Polisen erhållit meddelande om fel i Varan ska Leverantören utan dröjsmål avhjälpa felet eller företa omleverans. För de delar som bytts ut eller reparerats har Leverantören samma ansvar som för den ursprungliga Varan, räknat från Faktisk Leveransdag av de utbytta eller reparerade delarna. Detta ansvar omfattar även skador som utbytta eller reparerade delar orsakar på andra delar av Varan. Ska felet avhjälpas och är felet av sådan art att det är uppenbart olämpligt att avhjälpandet sker hos Polisen ska Polisen på Leverantörens begäran, bekostnad och risk underlätta arbetets utförande genom att för utbyte eller reparation återsända felaktig Vara eller del av Vara till Leverantören. Om Leverantören inte avhjälper felet eller företar omleverans med den skyndsamhet som omständigheterna kräver, äger Polisen rätt att skriftligen ge Leverantören en slutlig och skälig frist för detta. Är felet inte avhjälpt eller omleverans inte företagen när fristen gått ut äger Polisen rätt till prisavdrag som svarar mot felet. Är felet av väsentlig betydelse för Polisen äger Polisen istället rätt att häva Avtalet enligt punkten 14 Förtida upphörande Genomgående fel Om fel skulle visa sig inom Garantitiden för den senast levererade Varan och felet bedöms vara genomgående för alla Varor som levererats enligt detta Avtal, ska Leverantören på egen bekostnad, samt på sätt, tid och plats varom parterna enas avhjälpa felet eller företa omleverans av alla Varor inklusive sådana Varor, för vilka Garantitiden utgått. Vid avhjälpande eller omleverans av genomgående fel ska Leverantören på egen bekostnad och risk även svara för alla transporter samt för eventuell demontering och inmontering. 12 IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Leverantören garanterar att denne fram till Polisens förvärv av Varan ensam innehaft full äganderätt och samtliga rättigheter till Varan. För det fall Leverantören säljer Varan enligt licens eller Varan i övrigt omfattas av rättigheter som tillhör tredje man garanterar Leverantören att denne äger förfoga över Varan genom att överlåta denna till Polisen till de villkor som anges i Avtalet.

9 Intrångstalan Om tredje man riktar anspråk mot Polisen med anledning av att intrång i tredje mans immateriella rättigheter föreligger, eller om det är troligt att sådant intrång föreligger, ska Leverantören på egen bekostnad försvara Polisen. Leverantören åtar sig vidare att ersätta Polisen för de ersättningar och skadestånd som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller endast under förutsättning att Leverantören inom skälig tid skriftligen underrättas av Polisen om framförda anspråk eller väckt talan. Om intrång slutgiltigt befinns föreligga, eller om det enligt Leverantörens egen bedömning är troligt att sådant intrång föreligger, ska Leverantören på egen bekostnad endera tillförsäkra Polisen rätt att fortsätta använda Varan, ersätta den del som utgör intrång med annan del som Polisen godkänner och som inte innebär intrång i tredje mans rätt, eller ändra så att intrång inte längre föreligger. Fullgör Leverantören inte sin skyldighet enligt denna punkt inom skälig tid, har Polisen rätt till sådant avdrag på priset som svarar mot det nedsatta värdet på grund av intrånget. Polisen har även rätt till skadestånd. 13 FORCE MAJEURE Force majeure såsom krig, blockad, eldsvåda, miljökatastrof eller annan liknande omständighet som part inte kan råda över och som förhindrar part att fullgöra sina avtalspliktiga åtaganden befriar sådan part från fullgörelse av dessa förpliktelser. Motpart ska omedelbart underrättas om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse. Då hinder för avtalets fullföljande inte längre föreligger återgår avtalsförhållandet. 14 FÖRTIDA UPPHÖRANDE Polisen har rätt att säga upp avtalet till omedelbart upphörande, eller till den dag Polisen anger, samt rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet, om 1) det framkommer omständighet som anges i 10 kap. 1 LOU 2) Leverantören i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt Avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan, 3) Leverantören försätts i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning, underkastad näringsförbud, föremål för ackord eller annat liknande förfarande, eller 4) Leverantören har lämnat oriktiga uppgifter i samband med upphandlingen och uppgifterna inte är av ringa betydelse

10 10 Leverantören har rätt att säga upp detta avtal med omedelbar verkan, eller till den dag Leverantören anger, samt rätt till skadestånd på grund av det förtida upphörandet om Polisen i väsentlig mån brister i förpliktelse enligt avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan. Meddelande om förtida upphörande och krav på skadestånd ska lämnas skriftligen. 15 ANSVARSBEGRÄNSNING Leverantören är inte i något fall skyldig att ersätta motparten för indirekt eller följdskada, förlorad vinst, förlorade besparingar eller förlorade intäkter, dock förutsatt att skadan inte har orsakats uppsåtligen eller av grov oaktsamhet. 16 FÖRSÄKRING Leverantören och av denne anlitad underleverantör/underkonsult ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring och andra erforderliga försäkringar till täckande av skada och hålla Polisen skadeslös. Försäkringen ska gälla för skador vållade av Leverantören, dess personal och underleverantör/underkonsult. Ersättning för skada är inte begränsat till det belopp som Leverantören erhåller från försäkringen. Leverantören ska vid avtalets tecknande och när som helst under avtalstiden på begäran kunna styrka att det finns försäkring som uppfyller ovanstående krav. 17 SÄKERHET OCH SEKRETESS Leverantören är skyldig att beakta de regler om sekretess och tystnadsplikt som gäller enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och de inom Polisen gällande säkerhets- och sekretessföreskrifterna. Leverantören ska se till att anställda och anlitade konsulter och underleverantörer beaktar dessa regler och på begäran undertecknar en sekretessförbindelse. Sekretess enligt denna punkt gäller även då Avtalet i övrigt har upphört att gälla. Leverantören äger inte rätt att använda Polisens namn eller det faktum att Leverantören utför leveranser åt Polisen i reklam- och marknadsföringssammanhang eller något annat offentligt sammanhang utan att ha inhämtat skriftligt medgivande från Polisen. 18 UNDERLEVERANTÖR Leverantören svarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Leverantören äger inte rätt att anlita/byta underleverantör för utförande av i Avtalet nämnda åtaganden eller del därav utan skriftligt medgivande från Polisen.

11 11 19 STATISTIK Leverantören är skyldig att på begäran lämna statistik till Polisen avseende utförda leveranser som avropats från Avtalet. Statistik ska lämnas till Polisen inom en (1) månad. 20 UPPSÄGNING Polisen har rätt att när som helst under avtalstiden, genom skriftligt meddelande till Leverantören, säga upp Avtalet med sex (6) månaders varsel. Om detta inte innebär utövande av Polisens rätt enligt punkten 14 Förtida upphörande har Leverantören rätt till ersättning för utfört arbete, styrkta nödvändiga kostnader och direkta kostnader för avveckling. Den totala ersättningen får dock inte överskrida det belopp som Leverantören kan förvänta sig att erhålla om Avtalet fullföljdes med avdrag för vad som tidigare utbetalats. Avveckling ska ske utan dröjsmål och Leverantören ska vidta alla erforderliga åtgärder för att minimera samtliga kostnader. Polisen äger rätt att med biträde av auktoriserad revisor och/eller annan expert granska erforderligt underlag för bedömning av Leverantörens ersättningskrav. 21 ÖVERLÅTELSE AV AVTALET Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Polisens skriftliga godkännande. Om Leverantören blir uppköpt eller verksamheten på annat sätt övergår till annan äger Polisen rätt att frånträda avtalet. 22 MEDDELANDEN Parterna har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för Avtalet. Reklamation och andra meddelanden avseende avtalets tillämpning ska för att vara giltiga ske skriftligen. Kontaktpersoner och adresser, se punkt ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Eventuella ändringar och tillägg till detta avtal ska upprättas skriftligen, biläggas det ursprungliga avtalet och undertecknas av behöriga företrädare för båda parter för att vara giltiga. 24 TILLÄMPLIG LAG Parternas rättigheter och skyldigheter enligt Avtalet bestäms i sin helhet med tillämpning av svensk rätt med undantag för dess lagvalsregler.

12 12 25 TVIST Tvist angående tolkningen eller tillämpningen av Avtalet ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna. Om ingen uppgörelse nås vid dessa förhandlingar ska tvisten prövas av svensk allmän domstol, med Stockholms tingsrätt som första instans. Avtalet har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna erhållit var sitt. Stockholm Ort Datum Ort Datum Polismyndigheten Leverantören Namnunderskrift Namnunderskrift Namnförtydligande Namnförtydligande