Strategi för Region Skånes medverkan i evenemang

Transkript

1 Datum (9) Strategi för s medverkan i evenemang Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): Internet:

2 Datum (9) Bakgrund Evenemang är en viktig del av s varumärke. Målsättningen att vara en attraktiv och innovativ region kombineras med att är en öppen och kompetent verksamhet. För att kunna göra en professionell bedömning om, hur och varför skall initiera och/eller medverka i externa evenemang krävs en tydlig strategi. Detta dokument skall användas som ett hjälpmedel/en ledstång i beslutsprocessen genomförandet av ett evenemang. Det finns ett behov av att analysera beslut kring arrangerande av och medverkan i evenemang samt effekten och genomslaget av de evenemang som genomförs för att bättre stödja s vision Skåne Livskvalitet i världsklass. De evenemang som genomförs, i egen regi eller i samverkan med externa aktörer, ska alltid göras utifrån en långsiktig evenemangstrategi som grundar sig i s vision och varumärkespolicy. Evenemangsdefinition Ett evenemang utgör ett led i intern eller extern marknadsföring och är som regel ett moment i en kommunikationsplan. Evenemanget ska fungera som plattform för överföring av värderingar och idéer i avsikt att påverka deltagarna och öka deras förståelse för s tjänster eller organisationens värderingar och framtidsplaner. Med hjälp av en evenemangstrategi får bättre överblick över de evenemang som görs, och evenemangen kan lättare följa de riktlinjer som dragits upp för att skapa en gemensam grund för alla verksamheter inom. Event in Skåne har till huvuduppgift att värva event till regionen. Region Skåne äger tillsammans med Kommunförbundet Skåne, Business Region Skåne, som i sin tur äger dotterbolaget Event in Skåne AB. Det är i alla lägen viktigt att särskilja uppdrag som är relaterade till och sådana som hör hemma hos Event in Skåne, se under Organisation kring evenemang, sid 9. Evenemangstrategin baseras på kartläggning av behov och nuläge via bl. a. intervjuer av nyckelpersoner i organisationen syftet är att utveckla konkreta riktlinjer och förslag till prioriteringar.

3 Datum (9) Varumärkespolicy för s varumärkespolicy ska ligga till grund för allt kommunikationsarbete och är den naturliga utgångspunkten för evenemangstrategin., beskrivet med mänskliga drag, är välkomnande, professionellt, drivande och ger ett tryggt intryck. Kommunikationen är tydlig, tillgänglig, trovärdig och tilltalande. Ytterst är s löfte livskvalitet och det understöds och summeras av värdena hälsa, hållbarhet och tillväxt. Evenemangsvision Evenemang deltar i ska bidra till den övergripande visionen för : Skåne livskvalitet i världsklass. De evenemang som producerar i egen regi ska stärka de gemensamma värdena hälsa, hållbarhet och tillväxt avseende; innehåll, besökarupplevelse, säkerhet och miljöhänsyn. Besökarna ska dessutom uppleva att evenemangen lever upp till värdeorden, tydlig, tillgänglig, trovärdig och tilltalande. Detta gäller även de evenemang där går in som partner på ett eller annat sätt. Urvalskriterier Evenemang som arrangerar/deltar/finansierar/engagerar sig i ska ses som en del i en större helhet. Evenemangen ska vara en kommunikationskanal av flera, ett verktyg som tillsammans med annonsering, aktivitet i sociala media med mera bygger varumärket Region Skåne. En värdering av evenemang som marknadsföringsaktivitet ska göras utifrån en kommunikationsplan för aktiviteten där behovet utgör grunden för val av marknadsföringskanal. I valet av evenemang som kommunikationskanal ska behovet styra graden av engagemang utifrån fastställda kriterier för att skapa bästa möjligheter att uppnå de mål som sätts upp. För att underlätta beslutsfattande om vilka evenemang som kan/bör engagera sig i finns det ett antal kriterier som bör vara uppfyllda. Egna satsningar måste vara förankrade i verksamhetsplaner och kopplade till s varumärke. Samverkan med externa partners måste utvecklas mot partnerskap snarare än sponsorskap. Att enbart går in med pengar i evenemang ger inte de önskvärda kommunikativa effekterna samt möjlighet till kvalitetssäkring och kan därmed riskera att splittra s profil.

4 Datum (9) Det finns svårigheter i att särskilja från landskapet Skåne som är ett starkt varumärke i sig. Här måste bli tydligare i kommunikationen till allmänheten. Idag är sjukvård och kollektivtrafik i stort sett det som associeras till. Kännedomen om helheten måste breddas och utvecklas, där evenemang kan vara en del av varumärkesarbetet. är också en av de parter som ställt sig bakom en gemensam evenemangstrategi för Öresundsregionen val av medverkan i evenemang skall också ställas i relation till de prioriteringar som finns i denna. Se ska i varje beslutstillfälle överväga om evenemanget istället kan genomföras av kommersiella krafter (d v s inte konkurrera med den öppna evenemangsmarknaden). Handlingsplan När fattat beslut om engagemang i ett evenemang ska en handlingsplan tas fram snarast. Denna ska innehålla mål och syften, aktuella målgrupper samt utmaningar och framgångs-kriterier. Den ska också innehålla information om ansvariga för evenemanget, från såväl Region Skånes sida som evenemanget i sin helhet. En tidplan och även eventuell styrgrupp bör framgå här. Som en del av handlingsplanen ska det även finnas en övergripande kommunikationsplan och budget för evenemanget. Glöm inte att s medverkan i arrangemang som inte helt och hållet är egna alltid ska regleras i avtal. En långsiktig övergripande evenemangsplan ska finnas och uppdateras löpande där kommunikation, budget, planering och resursallokering inkluderas. Aktiviteterna värderas mot s evenemangstrategi och framgångskriterier. Eftersom omvärlden är föränderlig, inte minst med tanke på den politiska aspekten, är det viktigt att den långsiktiga evenemangsplanen också hela tiden anpassas därefter. Mål För att kunna bedöma hur relevant ett evenemang är måste det finnas tydliga mål vad vill uppnå med aktiviteten för direkt utvärdering, men även för att kunna avveckla evenemang som inte uppfyllt uppställda mål. Tydligt definierade mål som uppfylls kan motivera investeringen. De mål som utvecklas ska brytas ner per målgrupp för att kunna fungera som relevanta mätetal på effekten av aktiviteterna.

5 Datum (9) Checklista mål: Sätt upp relevanta och mätbara mål Sätt upp struktur för att kunna mäta och följa upp både internt och externt Utvärdera vilken form av samarbete som ska ingås med aktörer/evenemang Sätt mål i förhållande till grad av engagemang: helfinansiär/delfinansiär/i samarbete med/på uppdrag av utifrån tidigare nämnda behov under urvalskriterier Definiera vilken form av aktiviteter som gynnar de mål som sätts upp för evenemanget Ta fram definition och möjligheter och rättigheter av samarbetet från aktören/evenemanget och säkerställ dessa genom avtal. Möjligheter och rättigheter ska tydligt kopplas till de mål som sätts upp internt. Sätt upp mål för vad målgruppen ska känna, göra och tycka efter evenemanget. Målgrupper Det är många olika målgrupper som s verksamheter har att anpassa sina budskap och aktiviteter till. Det är allt ifrån näringsliv till beslutsfattare, medier, invånare, ungdomar, affärsrese-närer, turister med flera. För att kunna göra en bedömning av vilka evenemang som passar mot vilka målgrupper måste man inför varje beslut och förfrågan fundera över vilken/vilka målgrupper man vill nå. Ställ relevanta frågor inför ett eventuellt engagemang i ett evenemang. Exempel på frågor att ställa vid identifiering av målgrupp: Vad vill vi kommunicera? Vilken/vilka är vår primära målgrupp? Vilken/vilka är vår sekundära målgrupp? Beskriv målgruppen. Bryt ner i mindre delar; demografi, intressen o s v. Hur många kommer vi att nå ut till genom vårt engagemang? Hur stor andel av den utvalda målgruppen nås? Vid återkommande evenemang, ställ frågan om relevans vid aktuell tidpunkt Det viktiga när man ställer dessa frågor är att man kan ge svar på vem, var, när, hur och framför allt varför.

6 Datum (9) Framgångskriterier För att säkerställa att s engagemang i ett evenemang blir framgångsrikt är det viktigt att fundera över vilka framgångskriterierna är utifrån s perspektiv. Checklista framgångskriterier: Definiera behovet Kontrollera att analys av mål och syfte är gjord Kontrollera att analys av målgrupper är gjord Det måste kunna ges ett positivt svar på frågan varför ska arrangera/medverka med detta evenemang Säkerställ att resurser (såväl ekonomiska som personella) finns för att kunna tillvarata alla möjligheter som ges genom evenemanget Se över möjligheterna och säkerställ intern samverkan inom Region Skåne för att förstärka arrangemangen och skapa ett enat Region Skåne. Beakta att evenemanget stämmer överens med värdeorden tydlig, tillgänglig, trovärdig och tilltalande utifrån s medverkandeperspektiv. Kvalitet går alltid före kvantitet Principer vid medverkan i evenemang Synlighet. s logotyp och/eller förklarande text skall alltid finnas med. Om andra parter väljer att inte ha med sin logotyp, gäller detta även. I sådant fall ska dock alltid en förklarande text återges som nedan vid finansiering, t ex Officiell partner, Finansieras av Region Skåne, På uppdrag av eller I samarbete med. Hållbarhet. Alla evenemang vi investerar i måste hålla en viss hållbarhetsnivå. Hållbarhet handlar om såväl ekonomiska och ekologiska som sociala aspekter. har som mål att vara fossilfritt år 2020, det ska alla evenemang investerar i bidra till att uppfylla. Enklast är att uppmana arrangören att bli Miljödiplomerat arrangemang. Finansiering. Vid hel- och delfinansiering används Finansieras av Region Skåne. Här förutsätts att man går in med finansiering utan att aktivt arbeta i verksamheten. I de fall där ansvarar för uppdrag och finansiering men där annan part utför, används På uppdrag av Region Skåne. I verk-samhet där är en av flera aktiva parter med delat ansvar används I samarbete med.

7 Datum (9) Möjligheter och rättigheter. Begreppet "sponsor" ska aldrig användas för att beskriva s insats, då det inte på ett rättvisande sätt återspeglar s uppdrag och funktion. Förutom synlighet i form av logotyp och text bör avtalet omfatta andra möjligheter och rättigheter som kan användas för att ta med sekundära målgrupper till arrangemanget. Det kan t ex vara biljetter, tillgång till kringarrangemang eller liknande. Detta skall regleras i avtal. Exempel möjligheter och rättigheter: Banner och/eller klickbar länk på webbsida där benämns som officiell partner eller liknande Banner/kokplatta i botten på webbsidan där benämns som officiell partner eller liknande. Plats för skylt eller banderoll Plats i programblad för annons eller redaktionellt material Inbjudningar/tillgång till av arrangören ordnade kringarrangemang, möten, middagar och andra liknande aktiviteter som är av intresse för. Representationsmöjligheter Biljetter till evenemanget i fråga Ovan nämnda möjligheter och rättigheter ska användas i syfte att bidra till att uppnå de mål som sätts upp för evenemanget och inte internt. Uppföljning och mätning Ett evenemang ska alltid följas upp och utvärderas utifrån tidigare definierade mål. Saknas en plan och en struktur för hur evenemangen ska följas upp och vem som ansvarar för detta ska inte något evenemang genomföras. Utifrån de mål som preciseras ska en plan för uppföljning utvecklas för varje projekt. Tid och resurser avsätts för detta. Beroende på evenemangets storlek och karaktär definieras redan vid beslutstillfället formen för utvärdering om den ska göras helt internt och/eller med extern konsulthjälp. Det ska också göras en skriftlig uppföljning av evenemanget från projektgruppen. Denna uppföljning ligger sedan till grund för utvärdering av vilka evenemang som ska arrangera eller medverka i kommande år. Det är aldrig självklart att fortsätta att medverka i aktiviteter/evenemang eftersom omvärlden är konstant föränderlig och mål, prioriteringar och målgrupper kan förändras.

8 Datum (9) Mätning och uppföljning ska ske internt likaväl som externt. I samarbete med andra aktörer/ evenemang kan ett krav på motprestation vara uppföljning och mätning av tidigare uppsatta mål från. Uppföljning ska även innefatta generella omdömen från s medverkan för att ge en helhetssyn på evenemanget och dess värde för. Aspekter som tidplan, nerlagd tid och storlek på investering ska sättas i relation till målen och hur väl de uppfylldes. Efter utvärderingen ska det i de fall där evenemanget bedöms relevant och framgångsrikt skapas en plan för hur evenemanget ska utvecklas för att, om möjligt, nå större framgång följande år. Medverkan från ska alltid bidra till att vidareutveckla både evenemanget och s medverkan. Checklista uppföljning och mätning: Vem utvärderar evenemanget? Intern och/eller extern part? Hur väl uppnåddes målen? Gav evenemanget önskad effekt i relation till s varumärke? Var målen tydligt definierade utifrån målgrupp och gjordes utvärdering utifrån varje målgrupp? Är det relevant för att fortsätta sitt engagemang i detta evenemang? Fanns målgruppen på plats? Hur väl nådde s budskap ut till målgruppen på plats? Svara på de frågor som ställdes vid målsättning Är investeringen berättigad eller kan andra kommunikationskanaler användas för att nå målen? Handläggning av förfrågningar När en förfrågan om medverkan vid ett evenemang kommer in till någon i eller någon angränsande enhet, ska den hanteras enligt följande: Förfrågan skickas för kännedom till evenemangsansvarig på Region Skåne som lägger in den i systemet Förfrågan skickas till person som är ansvarig för det verksamhetsområde som kan kopplas till temat för aktiviteten för beslut om medverkan eller ej Ansvarig person tar beslut om medverkan baserat på mål, målgrupper och kriterier enligt evenemangstrategin Beslut om medverkan eller ej diarieförs i systemet för kännedom och framtida bruk

9 Datum (9) Förfrågan som inkommer till den politiska ledningen bedöms och överlämnas som ett upp-drag till tjänstemannaorganisationen. Organisation kring evenemang Koncernstab kansli/enheten för Möten och internationella relationer arbetar med varumärket på uppdrag av Gemensamma presidiet för internationella frågor och representation (GRIP) och regionstyrelsen samordnar och sammanställer koncernövergripande och varumärkesbyggande evenemang i dialog med andra förvaltningar fungerar som internt stöd för andra förvaltningar vid planering och genomförande av evenemang Event in Skåne AB arbetar med varumärket Skåne på uppdrag av styrelsen för Event in Skåne/Business marknadsför Skåne som eventregion identifierar, värderar och värvar större event som är intressanta för Skåne fungerar som kompetenscentrum för eventnäringen i Skåne samt bidrar till produkt- och destinationsutveckling