Revisionsrapporter 2016 första halvåret 15 KS

Transkript

1 Revisionsrapporter 2016 första halvåret 15 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Revisionsrapporter 2016 första halvåret (KS ) Beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendebeskrivning Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd av kommunfullmäktige ) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförts i revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag Revisionsrapporter 2016 första halvåret 2. Revisionsrapporter första halvåret 3. Revisionsrapport_granskning av IT-verksamheten 4. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av IT-verksamheten 5. IT-ekonomi 6. IT-strategi 7. SLA- exempel SBF 8. Samverkansmöten Verksamhet-IT 9. Roller och ansvar 10. Teknisk kravspecifikation 11. Projektplan IT Revisionsrapport_kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 13. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 14. Policy för insyn i kommunala bolag 15. Revisionsrapport_granskning av kommunens fastighetsunderhåll 16. Tjänsteskrivelse, svar på revisionsrapport, granskning av kommunens fastighetsunderhåll 17. Missiv och rapport Offentlighetsprincipen 2016 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Revisionsrapporter 2016 första halvåret (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendebeskrivning Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd av kommunfullmäktige ) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförts i revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Revisionsrapporter första halvåret 2. Revisionsrapport_granskning av IT-verksamheten 3. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av IT-verksamheten 4. IT-ekonomi 5. IT-strategi 6. SLA- exempel SBF 7. Samverkansmöten Verksamhet-IT 8. Roller och ansvar 9. Teknisk kravspecifikation 10. Projektplan IT Revisionsrapport_kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 12. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 13. Samarbetsavtal Vallentuna kommun och Roslagsvatten 14. Policy för insyn i kommunala bolag 15. Revisionsrapport_granskning av kommunens fastighetsunderhåll 16. Tjänsteskrivelse, svar på revisionsrapport, granskning av kommunens fastighetsunderhåll 17. Missiv och rapport Offentlighetsprincipen 2016 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 16

5 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 27

6 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/3 KOMMUNCONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Revisionsrapporter 2016 första halvåret Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Enligt regler för hantering av revisionens granskningsrapporter (fastställd av kommunfullmäktige ) ska nämnderna rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförts i revisionens granskningsrapporter. Syftet är att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Bakgrund Revisionen tillställer, efter genomförd granskning, rapporten till den granskade nämnden för åtgärd. Kommunens nämnder rapporterar därefter, så snart som möjligt, vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av det som framförts i granskningsrapporten. Rapporten sänds till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen rapporterar till kommunfullmäktige två gånger per år hur revisionens granskningsrapporter har behandlats i nämnderna. Nedan redovisas en sammanställning av nämnd besvarade revisionsrapporter under perioden januari till augusti 2016 och exempel på åtgärder som framgår av nämndens svar. Därefter redovisas en förteckning över inkomna revisionsrapporter som ännu inte har besvarats av nämnd. Samtliga revisionsrapporter och nämndernas svar bifogas i sin helhet. Besvarade revisionsrapporter under 2016 första halvåret Kommunstyrelsen Revisionsrapport : Granskning av IT-verksamheten. Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder och information: En IT-styrningsmodell och en ny IT-strategi har tagits fram. Arbetsuppgifterna inom IT-avdelningen har renodlats, förankrats och tydliggjorts. IT-avdelningen har anpassats till ändamålsenlig verksamhet utifrån tydliga roller, ansvar och befattningar i den löpande driften, supporten och vid utvecklingsprojekt. För samtliga förvaltningar finns nu servicenivåavtal som följs upp vid samverkansmöten mellan KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 8

7 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/3 verksamhet och IT. Renodling och förtydligande av ekonomiska ansvarsområden inom IT kontra verksamheten har genomförts. En moderniserad IT-intern supportfunktion har inrättats. Verksamhetens ansvarsområden har förtydligats. Översyn av avtal, som har anknytning till IT, har genomförts och ekonomiska och tekniska problemområden har eliminerats. Revisionsrapport : Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande. Nämndens svar innehåller bland annat följande åtgärder: Kommunledningskontorets rutiner behöver utvecklas för att säkerställa att underlag begärs från kommunens bolag och deras dotterbolag. Kommunstyrelsen kommer också att bjuda in samtliga bolag där kommunen är delägare till kommunstyrelsens sammankomst minst en gång per mandatperiod. Kommunen ska se över hur dess expertkompetens på VA-området kan stärkas. Policy för insyn i kommunala bolag ska revideras. Revisionsrapport : Granskning av kommunens fastighetsunderhåll. Nämndens svar innehåller bland annat följande information och åtgärder: En undersökning av alla fastigheter är nyligen avslutad i syfte att få en ordentlig statusrapport gällande fastigheternas skick. Arbete pågår med att ta fram en uppdaterad underhållsplan. I underhållsplanen ingår att ta fram grovt beräknade kostnader för det planerade underhållet. En tidplan för upparbetning av skulden kommer också att utarbetas som ett naturligt nästa steg, där avvägningar kommer att behöva göras för att säkerställa finansiering. Kommunen kommer att påbörja arbetet inför en övergång till komponentavskrivning under 2016, för att vara helt genomfört Arbetet kommer att samordnas med framtagandet av investeringspolicyn. Ej besvarade revisionsrapporter som är inkomna Kommunstyrelsen Revisionsrapport : Offentlighetsprincipen Handlingar 1. Missiv och rapport Offentlighetsprincipen Revisionsrapporter första halvåret 3. Revisionsrapport_granskning av IT-verksamheten 4. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionens granskning av IT-verksamheten 5. IT-ekonomi 6. IT-strategi 7. SLA- exempel SBF 8. Samverkansmöten Verksamhet-IT 9. Roller och ansvar 10. Teknisk kravspecifikation 11. Projektplan IT2015 9

8 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/3 12. Revisionsrapport_kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 13. Tjänsteskrivelse, Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 14. Policy för insyn i kommunala bolag 15. Samarbetsavtal Vallentuna kommun och Roslagsvatten 16. Revisionsrapport_granskning av kommunens fastighetsunderhåll 17. Tjänsteskrivelse, svar på revisionsrapport, granskning av kommunens fastighetsunderhåll Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten Revisorerna 10

9 I Jonas Skoglund Janne Suenson 2O pwc 11

10 ' I,nn"h&tlsforteckníng 1. Bakgrund och syfte 2. I\{etod 3. Genomförande 4. Revisionsfrågor - sammanfattning 5. Detaljerad analys - observationer och rekommendationer 6. Avslutning ochkontaktinformation Vallentuna kommun PwC November

11 7. Bs.kgrundochsgfte Inledning PwC har på uppdrag av revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en översiktlig granskning av kommunens lt-verksamhet. Granskningen omfattade lt-avdelningen såväl som IT-verksamheten inom Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF) och Socialförvaltningen (SF). Resultatet av granskningen presenteras i denna rapport. Granskningen genomfördes under juni-juli 2O13. Syfte Uppdraget innebar att översiktligt granska Kommunstyreslens lt-verksamhet för att förstå och analysera huruvida denna uppf,tller det behov av lt-stöd som finns i kommunen. Granskningen har fokuserat på; styrning och strategifrågor, teknologi och funktionalitet, projekt, personalaspekter såsom kompetens och bredd, samt ekonomi och uppföljning. Revisionsfrågor Granskningen avser attbedöma om: 1. Kommunsþ'relsens IT-verksamhet är ändamålsenlig och effelrtir,t organiserad, strukturerad och kontrolleradför att ge en optimal IT-leverans och för att fungera som ett optimalt verksamhetsstöd. 2. Kommunstyrelsens arbete med lt-säkerhet är ändamålsenlig och tillrächig. Följande kontrollmål ska följas upp:. IT-leveransenochverksamhetsstödetäranpassadetillverksamheterna.. Det finns ett strukturerat arbete för att säkerställa en god lt-säkerhet.. Det finns erforderliga styrande dokument framtagna som är kommunicerade till intressenterna (t ex verksamheten) Vallentuna kommun PwC November

12 1 ' r. Bakgrund, och sgfte forts. Kontrollmålforts.. Processen för framtagande av lt-budget och uppföljning av den är dokumenterad och strukturerad samt att mätningar och värderingar av lt-stödet genomförs kontinuerligt.. IT-arkitekturen följer IT-strategin i stort.. Tekniken är anpassningsbar för förändrade behov och förutsättningar i verksamheten. a Strategiska applikationer och verksamhetssystem är kostnadseffektiva och ändamålsenliga samt att de stödjer befattningshavare med underlag för att kunna styra verksamheten. Det finns en tydlig rollfördelning för personal som arbetar inom IT som definierar hur relationen mellan IT och öwig verksamhet ska hanteras.,1 ti rl l1 Vallentuna kommun PwC augusti

13 z. Metod Under granskningen har verktyget ITM (IT Management analysis) använts. Verktyget bygger på en databas som innehålier jämförbar (s.k. goodpractíce ochbenchmarking) och relevant information för generell lt-verksamhet inom områdena lt-strategi, IT-leverans, teknologi, personal samt system och applikationer (se tabell nedan). IT-strategí Vad krävs för att säkerställa att IT-strategin stödjer verksamheten verksamheten hantera och styra IT? på bästa sätt? Hur ska IT-leuero,ns Teknologí Personc.l Sgstetn och applíkc,tioíter" l\r användningen av resurser organiserad, strukturerad, analyserad och kontrollerad för att ge optimal lt-levèrans och ett optimaltverksamhetsstöd? Hur mäts ochvärderas lt-stödet? Hur ligger kostnadsnivån i relation tillvärdet av IT? Följs trender inom teknologi, är IT-arkitekturen effektiv och anskaffas teknologi på det mest effektiva sättet? Hur anpassningsbar är tekniken till förändrade behov och förutsättningar i verksamheten? Hur hanteras personal i relation till IT (kompetens, attityder, relationsförmåga, processer och effektivitet)? Är applikationer och IT-system ändamålsenliga och kostnadseffektiva, ger de tillräckliga beslutsunderlag och vilka ltterligare behov finns? Baserat på metoden ovan har respektive delområde bedömts utifrån en femgradig skala. Resultatet sammanfattas i ett cirkeldiagram, där fárgerna rött, gult och grönt påvisar utfall i förhållande till ett önskvärt läge. I bedömningen och vår slutsats har förutsättningar och omständigheter, specifika för Vallentuna kommun, vägts in. Vallentuna kommun PwC November

14 g. Genomfrrande Granskningen har utförts genom intervjuer med nyckelpersoner inomvallentuna kommun, samt inläsning och genomgång av dokumentation och annat relevant material. Sammanlagt har sex personer intervjuats: IT-samordnare (SBF), IT-samordnare (SF), kommundirektör, två systemtekniker och ITchef. Urvalet har bestått av strategiska IT-personer från kommunledningen, ansvarig och operativ personal för IT-frågor samt verksamhetsrepresentanterfrån Samhällsbyggnadsförvaltningen (SBF) och Socialförvaltningen (SF). Rapporten har varit föremål för faktaavstämning. Vallentuna kommun PwC November

15 oo 4.R euts o nslt&"g or - søirítrnønføttníng Vår sammanfattande bedömning av Kommunstyrelsens ITverksamhet är att den inte är ändamålsenlig och inte heller fullt effektiv. Detta baseras bland annat på följande iakttagelser; 1- avsaknad av en fungerande lt-styrningsmodell, 2- avsaknad av stlrande dokument, såsom en strategisk ITplan, som är i linje med förvaltningarnas verksamhetsplaner vilket resulterar i ett förväntningsgap mellan IT-avdelningen och verksamheten, 3. verksamheten ställer inga, eller brister i sina krav på definierade servicenivåer mot IT-avdelningen, 4. avsaknad avtydliga, fungerande gemensamma samverkansformer mellan IT och verksamheten, S. avsaknad av en lt-kontinuitetsplan samt ett flertal säkerhetsdokument inom kommunen. þ -9 Ë a Vår övergripande rekommendation är attvallentuna kommun i första hand prioriterar arbetet med att ta fram en IT-styrningsmodell samt en strategisk IT-plan. En framgångsfaktor är att tydliggöra visioner och målbilder som visar vilket lt-stöd som krävs och förväntas inom kommunen. Detta för att kunna bedriva en god ITverksamhet där IT-stöd och kostnad är i linje med uppsatta förväntningar mellan verksamheten och IT. Vidare ser vi att kommunen skulle g) nnas av ett bättre samarbete mellan verksamheten och IT. Vallentuna kommun PwC NOT: Områdena "Quality Management" och "People Management" har inte vaút del av granskningen eftersom de inte ãr kopplade till revisionsfrågorna, d'árfijr saknas en bedömningsfürg i diagrammet on. November

16 5. Detaljerqd ø;ns.lus 5.t lt-strategí - öuersíkt E o g o e EGf Vallentuna kommun PwC g Èl É =. November I 18

17 S. Detaljerød ønø,lys 5.t lt-strategí Obseruø:tíoner 1. Det finns en, avkommunfullmäktige, antagen IT-strategi som pä en övergripande nivå definierar ramverket för kommunens lt-verksamhet. Vi upplever, och har även fått det bekräftat vid intervjuer, att det saknas en tydlig vision om hur IT skall uppfylla denna strategi ochvad lt-avdelningens egentliga uppdrag är. Kommunen saknar en tydlig modell för styrning av IT. Därmed är det otydligt på vilket sätt IT ska stödja kommunens verksamhet och dess invånare. Ska ITavdelningen agera som en lt-driftsorganisation, ett kommungemensamt IT-stöd eller en strategisk IT-partner? 2. Enligt uppgift fìnns det uppdaterade verksamhetsplaner för merparten av kommunens nämnder, dessa planer tolkas av IT-avdelningen och ligger sedan som grund för lt-avdelningens genomförandeplan (GP). Verksamhetsplaner för SBF och SF innehåller inte någon konkret lt-plan. Den GP från IT vi har tagit del av saknar flera områden t.ex. måi, tidplan, budget, roller och ansvarsfördelning. Enligt uppgift är den heller inte avstämd med verksamheten. Vidare saknas även ett formaliserat nätverk mellan verksamheten och IT där man strukturerat diskuterar strategiska frågor kring IT. 3. Inom kommunen finns det styrande dokument som beskriver gränsdragningar och rollfördelningar mellan IT och verksamheten. Det har vid våra intervjuer framkommit att dessa beskrir,rringar sannolikt inte är förankrade i verksamheten, vilket innebär att det finns en stor risk för att ett förväntansgap mellan IT och verksamheten uppstår. Det saknas en väl utvecklad portfoljstyrning av samtliga utvecklingsprojelt i q'fte att säkerställa att rätt prioriteringar görs och att beroenden och risker tas i beaktande. 4. Vi har noterat att ett antal policys och instruktioner frir IT-användning och lt-säkerhet saknas, är föråldrade eller inte uppdaterade. Bland annat saknas en IT-säkerhetspolicy inom kommunen. S. Vi har fått sammanställningar kring lt-kostnader för IT-avdelningen men har trots det inte kunnat få en total bild av vad IT kostar för Vallentuna kommun. Enligt uppgift har varje enskild förvaltning en egen lt-budget som hanteras på olika sätt och det fìnns heller inte någon indelning mellan kostnader i drift, förvaltning och investering. Vidare saknas, i de verksamhetsplaner vi fått ta del av, information om budget. Vallentuna kommun PwC November 2013 I 19

18 5. Detalierad ø;ns.lys g.t lt-strategí Rekotnrnendø:tíoner Vi rekommenderar att Vallentuna kommun; Övergripande tar fram en lt-sþ'rningsmodell för kommunen, 1. arbetar med att ta fram en tydlig vision som beskriver på vilket sätt IT skall stödja kommunens verksamhet och kommunens invånare. Vi rekommenderar att kommunen ser över och dokumenterar vilka q'ften och mål man vill uppnå med sin ITverksamhet. Man bör även löpande utvärdera att IT-leveransen är i paritet med vad som efterfrågas inom kommunen, 2. tar fram lt-planer specifikt för respektive förvaltning. Ansvaret för dessa lt-planer ska ligga hos verksamheten och stämmas av med IT så att de kan planera sin verksamhet baserat på dessa planer. IT-avdelningen behöver utveckla sin GP med tidplaner, kostnader och förväntningar mellan verksamheten och IT med flera. För att möjliggöra en effektiv uppföljning av planen och IT-avdelningens verksamhet rekommenderar vi även att kommunen tar fram lämpliga mätetal (KPI:er) kopplade till planen. En framgångsfaktor för IT-avdelningens framtida verksamhet är ett formaliserat nätverk mellan verksamheten och IT där man strukturerat diskuterar strategiska frågor kring IT, g. omgående säkerställer att lt-avdelningen tillsammans med verksamheten ser över sina rollfördelningar, dess förväntning och gränsdragning samt utvecklar portfoljsþrningen för samtliga utvecklingsprojekt i syfte att säkerställa att rätt prioriteringar görs, 4. ser över befintliga, kompletterar med nya och implementerar sty'rande dokument och riktlinjer inom IT-säkerhetsområdet. Vidare rekommenderar vi att en rutin för periodisk uppföljning av efterlermad avseende riktlinjer och policys införs, S. ser över hur IT-kostnader sammanställs i respektive förvaltning och tar fram en gemensam mall som på ett enkelt sett går att sammanställa för att ge en total bild vad IT kostar för Vallentuna kommun, samt säkerställa att alla relevanta kostnader inhuderas. En bra uppdelning är att fördela kostnader på drift, förvaltning och investering uppdelat per förvaltning, centralt för IT samt totalt för hela kommunen. Dessa kostnader ska kunna kopplas till verksamhetsplanerna och innefatta en investeringsplan. En lämplig tidshorisont för en investeringsplan kan vara tre år. I det arbetet kan kommunen med fördel även utveckla ett antal KPI:er som löpande analyseras. Vallentuna kommun PwC 20 November

19 I S. I)etalierød olnø,lgs g.z IT-leuerqns - Ouersíkt c o E<!' _L c b a,ïp re PeQle ltt o og Vallentuna kommun PwC November

20 S. Detølierq.d ønø,lus g.z lt-leuersns - obseruatíoner 1. Det finns en dokumenterad rollbeskrir,rring i dokumentet " Vallentuna Kommuns Systemförvaltningsmodell ". Trots detta har vi noterat att det finns olika sy.t på rollerna mellan IT och utsedda systemförvaltare. IT-avdelningen upplever även att det finns ett problem med att det är stor skillnad på kunskapsnivån bland utsedda systemförvaltare i verksamheten. Det finns inom ITavdelningen en sammanställning över systemägare och förvaltare för merparten av kommunens system. 2. Det saknas definierade servicenivåer (SLA:er) mellan IT och verksamheten. IT uppger att de vid ett flertal tillfällen försökt att upprätta SLA:er men intresset från verksamheten för detta har inte funnits eller så har verksamheten ansett att kostnaden för önskad kvalitet överstigit nyttan. Den generella upplevelsen är dock att IT-miljön fungerar tillfredställande. 3. Enligt fastställd lt-strategi ska verksamhetens lt-samordnare, som saknar en organisatorisk koppling till IT, agera som första supportinstans för respektive förvaltning. Detta sker enligt uppgift med varierande kvalitet. Den främsta anledningen vi ser är att supportorganisationen blir decentraliserad med individuell styrning och individuella mål. IT-samordnare saknar tillgång till ärendehanteringssystemet som lt-avdelningen använder, varför det finns ett mörkertal avseende de ärenden som hanteras av ITsamordnare, vilket förklarar varför samordningen av ärenden mellan IT och IT-samordnare brister. Vi har även fått indikationer på att ett visst missnöje finns med den service verksamheten får från IT-avdelningen, främst avseende långa svarstider. 4. Vallentuna kommun har en egen projektmodell, VAMOS. Dock har vi inte sett några bevis på att modellen används i någon större utsträckning inom lt-området, varken inom IT eller i verksamheten. Således kan vi inte utvärdera om det sker någon löpande projektuppf<iljning eller några projeltutvärderingar på pågående eller avslutade projekt, vidare kan vi inte se om några analyser görs på avslutade projekt för att tydliggöra verksamhetsnyttan eller någon fìnansiell uppföljning. S. Driften av den centrala IT-mitjön sköts internt av IT påvallentuna kommun. Vid intervjuer har det framkommit att lt-avdelningen saknar ett flertal formella processer för förändrings-, problem- och incidenthantering. Det saknas krav på formellt godkännande av förändringarna innan de produktionssätts, vidare har inte alla kritiska verksamhetssystem en testmiljö. 6. Det saknas en kontinuitetsplan för kommunens lt-verksamhet vilket kan leda till längre driftstopp än nödvändigt då inga formella rutiner eller prioriteringar existerar. Vi har även noterat att det finns brister hos lt-avdelningen i patch- och antivirushantering, både i klient- och på servermiljön. Inga sårbarhetsanalyser eller penetrationstester genomförs regelbundet, vilket tyder på att kommunen inte har kontroll på sin säkerhetsnivå. Vallentuna kommun November 2013 PwC 12 22

21 S. Detø,liers.d ølnø,lys g.z lt-leuerans - rekotntnendø:tíoner Vi rekommenderar att; 1. IT-avdelningen tillsammans med verksamheten går igenom befintliga dokumenterade beskrivningar över systemförvaltarens ansvar för att säkerställa att alla parter har samma syn på systemförvaltarens roll. Detta för att tydliggöra roller, ansvar och arbetsuppgifter samt säkerställa att systemförvaltare inom kommunen har rätt kompetens. Vidare bör kommunen uppdatera och regelbundet gå igenom sammanställningen över systemägare och förvaltare för kommunens system, 2. verksamheten tillsammans med lt-avdelningen gör en prioritering bland befintliga system och applikationer for att avgöra vilka som är kritiska. Prioriteringsarbetetligger sedan som grund för att upprätta SLA:er mellan IT-avdelningen och verksamheten. Vidare bör lt-avdelningen överväga att införa standardiserade ramverkför IT-processer, exempelvis delar av ramverket ITIL, för att skapa förutsättningar så att lt-avdelningen och IT-samordnare tillsammans kan ge en bättre leverans till verksamheten, 3. kommunen utvärderar om det finns s mergieffekter av att centralisera supportmodellen. Vidare bör samtliga supportfunktioner ha åtkomst och aktir,t arbeta i kommunens ärendehanteringssystem för att möjliggöra en effektiv uppföljning av supportärenden inom kommunen, 4. en strategi för användandet av vald projektmodell utarbetas samt att projekt följs upp och utvärderas löpande, både ur ett finansiellt och ett verksamhetsperspektivför att få möjlighet till bättre st 'rning inom kommunen, S. formella rutiner för problem och incidenter utarbetas och att krav på utförande och dokumentation av tester och godkännanden för olika typer av förändringar definieras. Ansvar för tester och godkännanden bör också definieras i en sådan rutin. En modell för testmiljöer bör också definieras, 6. kommunen omgående påbörjar arbetet med att ta fram en kontinuitetsplan för IT som går i linje med kommunens verl.samhet. Vidare bör en åtgärdsplan för att effekti'ut återställa system, applikationer och processer vid en eventuell incident sammanställas. Även patchuppföljningar, antivirusstatistik,logganalyser och externa penetrationstesterbör löpande ske för att säkerställa rätt leverans och att rätt nivå av lt-säkerhet uppfi'lls. Vallentuna kommun PwC 23 November

22 5. Detalierad ønø,lgs g.g Teknologí - öuersíkt (a ô ot c '-rò f, ID PeQle Pct Vallentuna kommun PwC November

23 S. Detaljersd ø;nø,lgs g.g Teknologí - obseruatíoner 1. Det saknas idag en utsedd lt-strateg inom kommunen som har till uppgift att ta fram en långsiktig strategisk teknisk ITstratagi, därmed finns ingen uttalad strategi när det gäller IT-teknik som beskriver lt-miljön ur ett mer långsiktigt perspektiv. Den centrala del av IT-miljön som lt-avdelningen ansvarar för är modern, exempelvis Hustrad, virtualiserad, standardiserad och övervakad. Det finns viss dokumentation av den centrala lt-miljön på en övergripande nivå men det förefaller som stora delar saknas. Dokumentation av de system förvaltningarna ansvarar för är enligt uppgift bristf?illig. 2. Det pågår ett arbete inom kommunen med att uppgradera klientplattformen och dess operativsystem, från Windows XP till Windows 7, som enligt projektdokumentet skulle varit Hart den 3o maj zog. Vid intervjutillfället pågick endast och tillhandahålla support för XP från och med den 8 april zor4. pilotinstallationer. Microsoft slutar att uppdatera 3. Enligt den information som vi har fått är IT-avdelningen involverad i de flesta av verksamhetens upphandlingsprojekt för att diskutera tekniska krav, ofta på ett tidigt stadium. Vidare har IT-chefen en löpande dialog med upphandlingsenheten. 4. Det finns en enhare debiteringsmodell för lt-tjänster definierad. Vallentuna kommun PwC November

24 I S. Dets,lierød ø;nø,lgs 5. g Teknolo gí - rekotntnendø:tíoner Vi rekommenderar att; 1. kommunen tar fram en teknisk IT-strategi som beskriver hur IT-miljön ur ett mer långsiktigt perspektiv ska utvecklas och stödja kommunens verksamhet. Vidare rekommenderar vi att en åtgärdsplan tas fram där förvaltningarna dokumenterar och prioriterar sina system. Befintlig dokumentation av IT-miljön kan med fördel ses över vid framtagandet av kommunens kontinuitetsplan där en övergripande beskrivning och dokumentation bör ingå, 2. uppgraderingen av operativsystem på klientplattformen bör prioriteras för att undgå den problematik som kan uppstå när Micrcsoft slutar att uppdatera och tillhandahålla support för XP, 3. tydligare kravspecifikation för IT vid upphandlingar upprättas så att krav enklare kan stämmas av. Det bör övervägas om delar av ITIL ramverket kan gagna IT för att tydliggöra deras leveranser och processer, 4. kommunen bör se över om det går att utvecha sin debiteringsmodell gentemot verksamheten för att på så sätt få en tydligare bild av vad IT kostar för Vallentuna kommun och därigenom öka förmågan att styra mot en välawägd ITleverans. Vallentuna kommun PwC November

25 S. Detalierod ørnø,las 9.4 Persons,l - öuersíkt c o () o) o ð' a ( ) EL o( ) o. Pe@le (D ooé Vallentuna kommun PwC November

26 S. Detølierad ønø,lys 9.4 Personrr,l - obseruatíoner 1. Vi har noterat att det idag upplevs att det fìnns ett förväntningsgap mellan verksamheten och IT-avdelningen. Verksamheten upplever att lt-leveransen inte speglar verksamhetens krav. Avsaknad av SLA:er mellan IT och verksamheten uppges som den hur,'udsakliga anledningen till detta. Somvi tidigare nämnt uppger IT att de vid ett flertal tillfällen försökt att upprätta SLA:er mellan IT och verksamheten men det har inte funnits något intresse eller så har verksamheten ansett att kostnaden för önskad kvalitet överstigit nyttan. 2. Arbetssättet inom IT-avdelningen är relatir,t reakti',t. Det beskrivs som att mycket av arbetet består i brandsläckning vilket resulterar i att det strategiska arbetet blir lidande. Detta är också en förklaring till varför arbetsbelastningen inom IT upplevs vara relatir,t hög. B. Vi har noterat att det finns otydligheter i roller, styrning och arbetsuppgifter för de personer i verksamheten som är utsedda lt-samordnare och agerar förstalinjens support. Det tycks saknas strulturerade arbetsformer, dels mellan ITavdelningen och IT-samordnare men även lt-samordnare emellan. Exempelvis saknas kommungemensamma mål och regelbundna möten. IT-samordnare saknar även åtkomst till lt-enhetens ärendehanteringssystem varför ärenden inte, på ett effektivt sätt, kan delas mellan enheter. Vi har även fått uppgifter om att lt-enheten hänvisar användare tillbaka till IT-samordnare och direlt därefter stänger ärendet, vilket skapar frustration för slutanvändarna. 4. Ansvaret för att användare får nödvändig utbildning av de applikationer de använder ligger oftast hos systemförvaltarna. Enligt den information vi har fått är kunskapsnivån bland användarna ibland mycket låg, vilket skapar problem vid kontakt med IT-avdelningen då man "talar olika språk". S. Driftstörningar i den centrala lt-miljön förekommer sällan, dock upplever verksamheten att supportfunktioner ibland tar väldigt lång tid. Vallentuna kommun PwC November

27 S. Detaljerad ønø,lgs 5.4 Personsl - rekotntnendø:tíoner Vi rekonmenderar att; 1. kommunen tydliggör förväntningarna mellan IT och verksamheten för att förbättra dialogen dem emellan. Förslagsvis genom en workshop eller annan lämplig samarbetsform där syftet och förväntningarna mellan berörda parter tydliggörs och fastställs. Resultatet av Workshopen ska leda till en överenskommen, dokumenterad och kommunicerad förbättringsplan, 2. kommunen prioriterar arbetet med att ta fram en IT-plan som baseras på verksamhetens behov. I planen ska det tydligt framgå vad lt-avdelningens strategiska inriktning är, planen ska sedan kommuniceras inom kommunen. Denna plan måste finnas på plats innan lt-avdelningen kan arbeta annat än reaktivt, 3. supportmodellen inom kommunen ses över och tydliggörs samt förankras för att skapa en mer effektiv samverkan mellan verksamheten, utsedda lt-samordnare och lt-avdelningen, 4. kommunen ser över vilka utbildningsbehov som finns för olika typer av användare och löpande följer upp om användare har tått den utbildning som krävs för de arbetsuppgifter de har. Viktigt i detta arbete är även att ta hänsyn till utbildning avseende sådant som inte är applikationsspecifikt, t ex informationssäkerhet och användning av arbetsstationer, S. IT-avdelningens leverans säkerställs genom att kontinuerligt följa sin egen leverans. Företrädelsevis bör även SLA:er och mål fastställas. Det är även viktigt att dokumentera uppföljningar för att få fram statistik som kan analyseras för att kunna erbjuda bättre support och utbildning till slutanvändare i framtiden. Vallentuna kommun PwC November

28 I 5. I)etalierød ø:nø,lys S.5 Sustetn och applíkqtioner - öuersilct c o (J õ llp fe PeQle ssnd ftt o Cl i< Vallentura kommun PwC November

29 5. Detaljers"d ønø,lgs 5.5 Sustetn oeh orpplíkø:tíoner - obsensstíorter 1. Vallentuna kommun har enligt uppgift totalt ett 8o-tal applikationer och system i sin lt-miljö. Det finns ett dokument från zoro där kommunens applikationer, system, systemförvaltare och till viss del kostnader finns dokumenterade. Dokumentet är sammanställt av IT-avdelningen. 2. Vilken kundnytta system eller applikationer har kan inte mätas då undersökningar av detta aldrig genomförts. Vallentuna kommun PwC November

30 S. Detaliersd ønø,lgs 5.5 Systetn oeh ørpplíko:tío zrer - rekoín r eítdstíoner Vi rekommenderar att; 1. kommunen löpande ser över och uppdaterar dokumentationen över sina aktuella system och dess systemförvaltare, 2. kommunen genomför kundundersökningar på utvalda system och applikationer för att få mäwärden för användarfunktion och systemhälsa. Vallentuna kommun PwC November

31 h oj ektledsr e o ch Upp dr ag sledsr e 2OL3-tL-22 Js ute Susenso t Projektledare Ccirín llultgren Uppdragsledare PwC 23 33

32 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS MONIKA SMIDESTAM SID 1/10 KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svar på revisionens granskning av ITverksamheten Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar föreslaget yttrande och överlämnar det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorerna har granskat IT-verksamheten. Kommunstyrelsen lämnar sitt svar på revisionsrapporten. Bakgrund Vallentuna kommun har regler för hur revisionsrapporter ska besvaras. Syftet med dessa regler är dels att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnden på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Beskrivning av revisionsrapporten Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av IT-verksamheten som har genomförts av ett externt revisionsbolag. Vallentuna kommun fick revisionsrapporten tillhanda Revisionsrapporten finns bifogad som bilaga. 1 Ett svar skrevs fram av dåvarande IT-chef och kommundirektör som inte godkändes. I kommande kapitel redovisas revisionens synpunkter tillsammans med kommunens kommentarer. Därefter kommer det ett kapitel om revisionens rekommendationer och kommunens åtgärder. Avslutningsvis finns det ett kapitel som sammanfattande gör en framåtriktad analys om åtgärdernas effekt. 1 Se bilaga Revisionsrapport KLK TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX MONIKA.SMIDESTAM@VALLENTUNA.SE 34

33 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 2/10 Revisionens synpunkter Avsaknad av en fungerande IT-styrningsmodell. Vallentuna kommuns kommentar: Revisonens synpunkt är relevant och angelägen. En IT-styrningsmodell har tagits fram och bifogas som bilaga. 2 Avsaknad av styrande dokument, såsom en strategisk IT-plan, vilket resulterar i ett förväntningsgap mellan IT-avdelningen och verksamheten. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun instämmer. En ny IT-strategi finns framtagen och är på väg upp för beslut i kommunfullmäktige. Se bilaga. 3 Verksamheten ställer inga, eller brister i sina krav på definierade servicenivåer mot IT-avdelningen. Vallentuna kommuns kommentar: Kommunen delar revisionens synpunkt. För alla fackförvaltningar och alla avdelningar inom KLK finns Service Level Agreement (SLA), inklusive servicenivåer för drift och utveckling, framtagna och överenskomna i samverkan mellan berörda parter. Dessa följs upp vid löpande samverkansmöten (SLA och ärendestatistik) mellan verksamhet och IT. Exempel SLA för SBF bifogas i bilaga. 4 Avsaknad av tydliga samverkansformer mellan IT och verksamheten. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun instämmer. Tydliga samverkansformer (IT-styrgruppsmöten, systemförvaltarmöten, möten med IT-samordnare och IT-kontakter/IT-tekniker) är etablerade och ska ske löpande. Dokumentet som definierar samverkansmöten bifogas i bilaga. 5 Avsaknad av en IT-kontinuitetsplan samt ett flertal säkerhetsdokument inom kommunen. Vallentuna kommuns kommentar: Kommunen delar uppfattning. Säkerheten i IT-verksamheten har förbättrats och en del av kommunens kontinuitetsplan utgörs av backup-samverkan med annan kommun. Samtliga behörigheter för system, mappar och filer kommer att ses över och anpassas efter säkerhetskrav. 2 Se bilaga IT-ekonomi 3 Se bilaga IT-strategi 4 Se bilaga SLA-exempel SBF 5 Se bilaga Samverkansmöten Verksamhet - IT 35

34 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 3/10 Revisionens rekommendationer IT-strategi Arbeta med att ta fram en tydlig vision som beskriver på vilket sätt IT ska stödja kommunens verksamhet och kommunens invånare. Vallentuna kommuns kommentar: IT-verksamheten ska stödja verksamheten utifrån våra invånares krav och önskemål på en väl fungerande kommun. Stödet invånarna får beror till stor del på vilket ITstöd verksamheten använder. Utvärdering och uppföljning av IT-stöd sker löpande på därtill avsedda samverkansmöten och har fokus på att förenkla och underlätta för invånarna t.ex. genom e-tjänster. Kommunens strategiska inriktning, kommungemensamma mål och därtill kopplade utveckling av IT-aktiviteter återfinns i uppföljningssystemet Stratsys. Ta fram IT-planer för respektive förvaltning. Vallentuna kommuns kommentar: På samverkansmöten mellan verksamhet och IT (t.ex. IT-styrgruppen) utvärderas och följs planerade åtgärder, genomförande utvärderas och analyseras och kompletteringar tas upp som en del i att säkra framtida IT-planering och utveckling. IT-strategiska frågor är återkommande vid samverkansmöten. Omgående säkerställa att IT-avdelningen tillsammans med verksamheten ser över sina rollfördelningar. Vallentuna kommuns kommentar: Dokumentet Roller och ansvar har tagits fram. Här beskrivs rollfördelningar och ansvarsområden såväl i verksamheten som på IT-avdelningen. En beskrivning finns även för hur rollerna samverkar. Roller som idag inte finns men skulle behövas beskrivs också. Dokumentet bifogas som bilaga. 6 Se över befintliga, komplettera med nya och implementera nya styrande dokument och riktlinjer inom IT-säkerhetsområdet. Vallentuna kommuns kommentar: Styrande dokument (IT-strategi, Samverkansprocesser/samverkansmöten, Roller och ansvar i verksamhet och IT, IT-ekonomi, SLA: er till alla förvaltningar, översyn av ITavtal, IT-ekonomi) har tagits fram och förankrats i samverkan med IT2015-projektets ledningsgrupp och den politiska referensgruppen. 6 Se bilaga Roller och ansvar 36

35 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 4/10 Se över hur IT-kostnader sammanställs i respektive förvaltning. Vallentuna kommuns kommentar: Dokumentet IT-ekonomi beskriver kostnader och hur dessa sammanställs. Dokumentet beskriver även förbättringsområden för effektivisering och kostnadsbesparing. Genom att förändra rutiner för installationsbeställningar till kommunala verksamheter i t.ex. skolor och förskolor har vi sparat 50 procent av installationskostnader som då kan användas för utbyggnad av trådlösa när i skolor och förskolor. Revisionens rekommendationer IT-leverans IT-avdelningen ska tillsammans med verksamheten gå igenom befintliga dokumenterade beskrivningar över systemförvaltarens ansvar som beskrivs i roller och ansvar för systemförvaltaren. Vallentuna kommuns kommentar: Ett dokument har tagits fram i samarbete med verksamheten, där verksamheternas roller som t.ex. systemägare och systemförvaltare beskrivs. Roller och dess ansvarsområden har tagits fram i samverkan med verksamheten. Det innebär att verksamheten står bakom definierade ansvarsområden och uppgifter. Det har även på begäran av verksamheten tillskapats rollen som systemtekniker/inspiratör på ITavdelningen med uttalat ansvar för egen förvaltning och därmed personlig kontakt. För systemförvaltaren innebär detta att en därför utsedd tekniker ansvarar för befintligt tekniskt stöd för alla system inom verksamhetsområdet. Verksamheten gör tillsammans med IT-avdelningen en prioritering bland befintliga system och applikationer för att fastställa kritiska behov. Vallentuna kommuns kommentar: I samband med framtagning av SLA har även verksamheternas kritiska system dokumenterats. SLA-uppföljning är ett naturligt steg i kvalitetsarbetet. ITavdelningen tillämpar ITIL-ramverket vid hantering av ändringar och ärenden (Problem/Change Management). 37

36 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 5/10 Arbeta med synergieffekter i central supportmodell och användning av gemensam ärendehantering. Vallentuna kommuns kommentar: IT-supporten har anpassat öppettider (tidigare kl. 08:00 12:00 och 13:00-15: 00, idag kl. 08:00 16:00) till verksamhetens behov. IT-avdelningen har även kompletterat ärendesystemet med intelligenta mallar för enklare hantering av ärenden. IT-supporten har organiserats på ett effektivare sätt genom att ansvarsfördela supportområden och alla som behöver kan få tillgång till gemensam ärendehantering. Mätning, analys och uppföljning av ärenden och ärendetyper, som ger detaljinformation inom områden som behöver extrastöd, sker månadsvis och omfattar alla verksamheter Framtagning av strategi för användning av projektmodell. Vallentuna kommuns kommentar: Projektmodellen VAMOS ska användas i vår kommun. Ansvar för modellen finns hos kommunens Utvecklingschef. Två projektledare har utbildats i projektledarrollen på IT-avdelningen. För projekthantering ska kommunens Intranät användas. Alla projekt kan bli synliga här, vilket leder också till att medarbetarna blir mera insatta i kommunens övergripande utveckling. Rutiner för att hantera problem och incidenter samt testmetodik ska tas fram. Vallentuna kommuns kommentar: Incidenter och problem redovisas i IT-avdelningens ärendesystem. Verksamhetens systemförvaltare och IT-kontakter kan få tillgång till ärendesystemet. För att underlätta arbetet med uppföljning ska ITIL, Problem och Change Management, följas. Befintlig testmiljö används för test av uppgradering/förändring av system. ITavdelningen ansvarar för den tekniska testmiljön och löpande återställning. Påbörja arbetet med kontinuitetsplan för IT för att säkerställa rätt leverans och rätt nivå på säkerhet. Vallentuna kommuns kommentar: IT-avdelningen har tagit fram ansvarsområden gällande IT-avdelningens bassystem, vår tekniska infrastruktur. Varje ansvarig kan hantera sina system vid incident. För att garantera fullgod säkerhet och möjlighet till att återskapa IT-miljön vid incident, har backupen flyttats till annan kommun. Återläsning av backup sker regelbundet och systematiskt. Reservkraft och reservrutiner finns utifrån prioritetsordning i SLA: er. Klassning av information inom socialförvaltning har genomförts med stöd av KSLinformationsklassningsmodell. 38

37 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 6/10 Verksamhetskritiska system som påverkar invånarna System Beskrivning Leverantör Treserva Vård/Omsorg CGI Exchange E-post Microsoft Platina Ärendehantering Formpipe Webb Externwebb Vallentuna.se Qlikview Beslutsstödsystem Qlik Stratsys Verksamhetsaktiviteter Stratsys ecompanion HR-system Evry Telefonisystem Telefonisystem Telenor Revisionens rekommendationer Teknologi Kommunen tar fram en teknisk IT-strategi som beskriver hur IT-miljön ur ett mer långsiktigt perspektiv ska utvecklas och stödja kommunens verksamhet. Vallentuna kommuns kommentar: IT-strategin, dokumentet IT-ekonomi samt utvecklingsplaner i verksamheternas SLA beskriver riktningen för den teknik som ligger till grund för att ge IT-stöd till kommunens verksamheter ur ett mera långsiktigt perspektiv. Tongivande är alltid nyttan för våra kommuninvånare. Vi planerar även utbildning i en förvaltningsmodell för systemförvaltare för att underlätta deras arbete med kort och långsiktig planering gällande utveckling av befintliga och nya verksamhetssystem. Uppgraderingen av operativsystem på klientplattform bör prioriteras. Vallentuna kommuns kommentar: Reglerade ansvarsområden kommer att implementeras. Dessa beskrivs i dokumentet Roller och ansvar utifrån operativsystem, klienter och system. Uppgraderingar stäms av och planeras vid samverkansmöten mellan verksamhet och IT. Tydligare kravspecifikation för IT vid upphandlingar upprättas så att krav enklare kan stämmas av. Vallentuna kommuns kommentar: IT-avdelningen har tagit fram en teknisk kravspecifikation som beskriver våra tekniska krav vid t.ex. upphandling av nytt verksamhetssystem. Den tekniska kravspecifikationen tar upp krav för både server, klienter och även webbsystem. Kravspecifikationen ska alltid bifogas vid för system och ska av leverantörer fyllas i och undertecknas. I dokumentet finns även en överenskommelse avseende tekniska delar som måste anpassas ifall systemet inte motsvarar de ställda kraven samt vilka kostnader detta kan medföra och vem som är betalningsansvarig för anpassningarna. Dokumentet bifogas som bilaga. 7 39

38 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 7/10 Kommunen bör se över om det går att utveckla sin debiteringsmodell. Vallentuna kommuns kommentar: I IT-avdelningens dokument IT-ekonomi beskrivs kostnader och intäkter utifrån överenskomna beställningar och leveranser. Beställningar utöver drift av system dokumenteras i ärendesystemet där även kostnader som medför debitering beskrivs. I framtiden ska detta ingå i förvaltningsplaner för verksamhetssystem, där även kostnader för fortsatt utveckling (volymer och funktioner) framgår. För att ytterligare tydliggöra kostnadsbilden har numera rutinen för lokala installationer (kabeldragning och accesspunkter) setts över och leverantörsofferten ges idag till beställare ute i verksamheten för att säkerställa att inga onödiga arbeten utförs. På bara sex månader kan en större besparing påvisas. Dokumentet IT-ekonomi pekar även på framtida effektiviseringsmöjligheter och besparingar. Licensinformation och dess hantering kommer att ses över. Revisionens rekommendationer Personal Kommunen tydliggör förväntningarna mellan IT och verksamheten för att förbättra dialogen dem emellan. Vallentuna kommuns kommentar: Genomförda intervjuer i projektet IT med nyckelpersoner i kommunens verksamhet (förvaltningschefer m.fl.) visade tydligt vilka behov, krav och önskemål som fanns gällande IT-stöd. De inom projektet framtagna dokument diskuterades och beslutades och tydliga förbättringsområden pekades ut som genomfördes under projektets gång. Projektet avslutades Kommunen prioriterar arbetet med att ta fram IT-planering utifrån verksamhetens behov. Vallentuna kommuns kommentar: IT-avdelningen startade projektet IT för att bl.a. tydliggöra förväntningarna mellan berörda parter. Verksamhetens krav och önskemål arbetades fram gemensamt av verksamheten och IT-avdelningen. Supportmodellen inom kommunen ska ses över och tydliggöras samt förankras. Vallentuna kommuns kommentar: IT-avdelningens supportfunktion förändrades betydligt. Nya öppettider, mellan kl. 08:00 och 16:00 infördes utifrån verksamhetens önskemål. Det har tagits fram nya 7 Se bilaga Teknisk kravspecifikation 8 Se bilaga Projektplan IT

39 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 8/10 mallar i ärendesystemet, för att underlätta felanmälan och uppföljning, utvecklades. Supportpersonal utbildades för att verka i en modern supportfunktion. Kommunen ska se över vilka utbildningsbehov som finns för olika typer av användare och löpande följa upp den utbildning användare har fått. Vallentuna kommuns kommentar: IT-avdelningen har sett över behov av IT-basutbildning. IT-basutbildning (Outlook och Office-grunder) kommer att kunna beställas av alla kommunanställda som behöver kunskap i hantering av IT-stöd allmänt eller vid nytt arbetssätt även utanför verksamhetsspecifika system. Testutbildning pågår på Kulturskolan. IT-avdelningens leverans säkerställs genom uppföljning och företrädelsevis bör även SLA: er fastställas och följas upp. Vallentuna kommuns kommentar: I de av verksamheten framtagna förbättringsområden framgick att SLA är ett viktigt avtal för planering och uppföljning när det gäller IT-drift och utveckling. Alla förvaltningar liksom alla avdelningar inom KLK har idag ett SLA som löpande följs upp och analyseras vid planerade samverkansmöten. Revisionens rekommendationer System och applikationer Kommunen ser över och uppdaterar dokumentationen över aktuella system och dess systemförvaltare. Vallentuna kommuns kommentar: IT-avdelningen har i sin organisation numera systemtekniker/inspiratörer (beskrivna i dokumentet Roller och ansvar ), som tillsammans med systemförvaltare ansvarar för att alla system dokumenteras funktionellt och tekniskt. Systemtekniker ger stöd till systemförvaltare i kontakt med leverantör t.ex. när det gäller supportavtal eller uppgradering och utveckling. Verksamhetssystem, som är kända, beskrivs i förvaltningsspecifikt SLA med uppgifter om bl.a. systemägare och systemförvaltare. Kommunen genomför kundundersökningar på utvalda system och applikationer. Vallentuna kommuns kommentar: Att se över och diskutera kundnyttan för verksamhetssystem ingår som en naturlig del i samverkansmöten mellan verksamhet och IT. IT-avdelningen tydliggör också i dialog med systemförvaltare i vilken teknisk kondition systemen befinner sig. Tillsammans förbereds uppgradering eller avveckling av system (gamla servrar) där så behövs. I pågående dialog mellan verksamhet och IT sker en översyn av dokumentation för aktuella system. 41

40 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 9/10 Kundundersökningar för verksamhetsstöd genomförs med hjälp av elektroniska svarsmallar och är riktade per systemområde. Framåtriktad analys - Baserat på åtgärder som har genomförts eller ska genomföras och vad de förväntas att leda till. Sannolikhet/risk Projektet IT2015 har startats som en konsekvens av revisionsrapportens resultat. Projektet avslutades och haft till syfte att eliminera brister i IT-verksamheten. Risken och sannolikheten att inte fortsätta med planerade åtgärder de i bedöms som ringa. Konsekvenser PWC:s sammanfattande bedömning var att IT-verksamheten inte fungerar ändamålsenlig. Med IT-avdelningen som uppdragsgivare har också en intervjurunda genomförts och resultaten av genomförda intervjuer med förvaltningschefer, verksamhetschefer, IT-kontakter och IT-samordnare visade bland annat följande: Det råder otydlighet mellan IT-avdelningen och verksamheten. Att IT inte ses som en integrerad del av verksamheten. Det råder dålig balans mellan verksamhetens krav och förväntningar och IT-avdelningens förmåga att leverera. Dålig koordinerade förändringar i IT-miljön ger ständig återkommande störningar. Det upplevs otydlighet i roller och ansvar och bristfällig styrning av ITverksamheten som är personberoende. Ovan nämnda punkter har tillsammans med PWC-rapporten varit styrande för genomförandet av projektet IT2015 och de därtill relaterade positiva effekter. Positiva effekter av revisionsrapporten En ny IT-strategi har tagits fram, som är kopplad till verksamhetens önskemål. ITavdelningen har anpassats till ändamålsenlig verksamhet utifrån tydliga roller, ansvar och befattningar i såväl den löpande driften, supporten som vid utvecklingsprojekt. Service Level Agreement (SLA) har tagits fram för alla verksamheter. Renodling och förtydligande av ekonomiska ansvarsområden inom IT kontra verksamheten har genomförts. En moderniserad IT-intern supportfunktion har inrättats. 42

41 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS SID 10/10 Ansvarsområden i verksamheten såsom systemägare, systemförvaltare, ITsamordnare, användare och brukare har förtydligats. Översyn av avtal, som har anknytning till IT, har genomförts och ekonomiska och tekniska problemområden har eliminerats. Sammanfattningsvis kan konstateras att arbetsuppgifterna inom IT-avdelningen har renodlats, förankrats och tydliggjorts. Bedömningen är att alla planerade uppgifter inom ramen för projektet har genomförts och verifierats. Under projektets gång har ett givande samarbete med den politiska referensgruppen etablerats som även i fortsättningen kommer att påverka Vallentuna kommuns utveckling av IT-stöd positivt. Handlingar 1. Svar på revisionens granskning av IT-verksamheten 2. Revisionsrapport IT-ekonomi 4. IT-strategi 5. SLA- exempel SBF 6. Samverkansmöten Verksamhet-IT 7. Roller och ansvar 8. Teknisk kravspecifikation 9. Projektplan IT2015 Victor Kilén Kommundirektör Magnus Sjögren Marknadschef Ska expedieras till Akten 43

42 REV SID 1/12 Ekonomiska ansvarsområden Verksamhet och IT Vallentuna kommun Utfärdare: IT-chef Kostnad 2014 per kommuninvånare och år Vallentuna Salem Tyresö Boxholm Knivsta Botkyrka IT-kostnader per år och invånare är låga i Vallentuna kommun. Kommunerna ovan är jämförbara och hos alla kommuner belastar licenskostnader för verksamhetssystem fackförvaltningarna. En skillnad kan uppkomma genom att andra kommuner har tillsatt resurser som IT-strateg och IT-arkitekt. Skillnaden kan uppgå till ca kronor per invånare och år. Vallentuna kommun har inga konsultkostnader för resurskonsulter. Tyvärr finns bara värden från 2014 värden att tillgå. Fackförvaltningarnas kostnader för licenser och konsulter ingår ej. 44

43 SID 2/12 Kommunens IT-kostnader har minskat de senaste åren. IT-kostnader för 2015 är de lägsta på 3 år. Under hösten 2015 har IT-avdelningen genomfört en genomgång och översyn av IT-avtal. Detta har resulterat i ett flertal besparingar. Beställda produkter och tjänster som inte behövts har sagts upp och onödiga kostnader inom licensområdet har eliminerats. Inledning Vallentuna kommuns IT-avdelning utför med vissa undantag generellt all IT-drift i kommunen. IT-avdelningen har en årsbudget för IT-drift av alla kommunens verksamhetssystem som finns installerade i vår tekniska IT-miljö. I verksamheten finns ca 100 system. Några system är helt nya och en hel del har varit med något år. Tyvärr finns även en del system med gammal struktur som egentligen inte kan ges support i dagens IT-miljöer längre vilket innebär resurskrävande och manuell hantering som konsekvens. IT-avdelningen äger ett antal IT-tekniska bassystem såsom Microsoft Exchange, backup-systemet, m.fl. Kommunen växer ständigt och den ökade efterfrågan på ITtjänster kompenseras med effektivare teknik. Alla kända kommunens verksamhetssystem har kartlagts och beskrivits i fackförvaltningarnas SLA-dokument. För att garantera ett störningsfritt och effektivt arbetsflöde är det viktigt att följa generella regler för val av utrustning, köp av system eller beställningar av datorer eller tillbehör. IT-avdelningen ansvarar för kommunens 2 nätverk, ett administrativt för all den administrativa verksamheten med krav på hög säkerhet och tillgänglighet och ett kreativt nät som är mera fritt och som används främst i undervisning och utbildning. 45

44 SID 3/12 För användning i kreativt nät gäller följande: För användning i administrativt nät gäller följande: 46

45 SID 4/12 Ansvar för IT-basteknik finns endast hos IT-avdelningen. Användarna har ingen möjlighet att själva påverka strukturen. Egna lagringsytor och egna servrar ska inte finnas på handläggarnivå och inte heller användarbehörighet på server och plattformsnivå. IT-stöd i Vallentuna kommun är omfattande och består alltså av en gemensam del, den som är generell för alla kommunens verksamheter och en del som verksamheten kan råda över själv. Ibland kan verksamheten utifrån specifika behov tvingas köpa 47

46 SID 5/12 egna lösningar som inte motsvarar den generella tekniska IT-plattformen. Detta kan lätt leda till ökade kostnader per förvaltning men även till ökade kostnader för ITavdelningen och måste därför tydliggöras och stämmas av i varje enskilt fall. Verksamhetssystem ska vara upphandlade enl. LOU och kommunens tekniska kravspecifikation ska lämnas till leverantör för att undvika kommande anpassningskostnader. Support och underhållsavtal ska alltid finnas för verksamhetssystem. Bakgrund och syfte För att förtydliga olika kostnader såväl på IT-avdelningen som på förvaltningarna görs denna genomlysning av kostnadsinformation. Med fördel kan även Vallentuna kommuns kostnader kunna jämföras med andra kommuners. Syftet med denna genomgång är att tydliggöra vad som ingår i IT-avdelningens kostnader och vad som förvaltningarna själva står för. Det är viktigt att se till behoven i verksamheten och värdera kostnaden i relation till effekten. Gränsdragningar och ekonomiska ramar I IT-kostnaden för Vallentuna kommun (som utgörs av IT-avdelningens budget) ingår: Enheter datorer, skärmar och därtill hörande kringutrustning (faktureras vidare) Licenser knutna till enheten, såsom Microsoftlicenser Licenser för generella programvaror (till central IT- infrastruktur, servrar, backup, virusskydd, brandväggar mm.) Kommunikation mellan ca 80 enheternas (extern och intern) hyrda förbindelser Infrastruktur serverhallen, servrar, switchar, 2 aktiva nät, IT-bassystem Kommunikation och programvara för skrivarna (MFS) Personal kostnader för personal med ansvar för ITdrift/support/teknik/ledning/telefoniadministration Växeltelefoni (plattform, grundtjänster, administrationsstöd) Mobiltelefoni (administration) Tekniska programkostnader (felavhjälpning) Viss utveckling och anpassning El (reservel) Kyla Kablage till lokala switchar Egna switchar Internetlina, backup-lina IT-kostnaden som fackförvaltningar och avdelningar såsom lokala användare själva står för är bland annat baserad på: 48

47 SID 6/12 Licenser (support/underhåll) för verksamhetssystem Hyresavgifter för datorer, surfplattor, mobiltelefoner, mm. Hyresavgifter för skrivare Flytt av skrivare Lokala switchar och lokala nät Mobiltelefoner och samtalsavgifter MDM-tjänster Externa utförare/konsulter såsom uppbyggnad av fjärråtkomst Egen lagringsyta såsom egna NAS Egna molnbaserade tjänster IT-utbildning (utom IT-bas) AV-utrustning i egna lokaler Licenser för databaser t.ex. Oracle AppleTV i verksamheten Smartboard (användning och service) Video och konferenssystem Konsultkostnader för verksamhetssystem Driftkostnader för system där inte IT-avdelningen har driftsansvar Uppsättning av Accesspunkter samt installationer av olika slag Licenser och avgifter för programvaror som inte är generella Installationer utöver det som anges i SLA Specifika kostnader Extra kostnader uppkommer genom att nya verksamhetssystem löpande tillkommer vilket medför att också lagringsbehovet ökar vilket också resulterar i ökade kostnader för backup och därtill kopplade licenser. Även licensavgifter för nya databaser i samband med systemköp tillkommer. När det gäller nätdragning och installation i samband med flytt, ombyggnad eller utökning av verksamhet betalas kostnaden först av IT-avdelningen och faktureras sedan vidare till beställare. Oftast saknas kunskap för att bedöma utförda åtgärder på lokal nivå och IT-avdelningen vet inte vad lokala enheter beställt. Här ett axplock av kostnader som är viktiga att känna till: Kostnad per kommuninvånare Lagringskostnad 1TB Adminkonto Microsoftlicens admin Microsoftlicens skola Nätavgifter för alla lokala enheter för 51 anknytningspunkter Trådlös accesspunkt (AP) Switch i verksamhet 354: -kr/år : -kr/år 1 250:-kr/år : -kr/år :-kr/år :-/år 5 000: -kr/styck 5 000: -kr/styck 49

48 SID 7/12 Förvaltningar och enheter i verksamheten Förvaltningar använder flera olika typer av stödsystem, utrustning och kommunikation i dagligt arbete. Inom BUF till exempel, använder administrationen Adminnätet, lärare och elever det Kreativa nätet. Mellan dessa två nät finns av säkerhetsskäl inga fasta kopplingar eller integrationer. I det Kreativa nätet finns inga uppgifter om vilka och hur många komponenter eller datorer som använder nätet och vad som hanteras i det. Vissa förvaltningar och skolor har egna lokala IT-tekniker som har nära kontakt med IT-avdelningen. Lokalt används även IT-avdelningens ärendesystem för att underlätta fel- och ärendehantering. IT-avdelningen Intressanta fakta om IT-avdelningen: Antal anställda totalt i kommunen 1450 Antal datorer i adminnätet 430 Antal utbildningslicenser 1020 Antal externa anknytningspunkter 51/123 par Antal tekniska bassystem 44 Antal IT-anställda Leasing I Vallentuna kommun har de anställda en modern arbetsplats som huvudsakligen utgörs av bärbar PC och en eller två skärmar. Utrustningen beställs via ITavdelningen utifrån ramavtalet med företaget Ricoh och hyrs vidare ut till verksamheten. Inköpskostnaden varierar dock och det innebär att IT-avdelningen inte kan ta ut kompensation för valutapåverkan eftersom priset är fast för ett år i taget. Generellt används leasing för att få en stabil, enhetlig och problemfri drift för personalen som använder en PC som ett arbetsredskap. Kostnad och irritation uppstår vid störningar i äldre datorer. Det är IT-avdelningen som avgör utifrån arbetsstationens kapacitetsbedömning också livslängden på komponenterna. En bärbar PC bedöms vid vanlig användning ha en livslängd på 3 4 år. Livscykel för PC 50

49 SID 8/12 Alla beställningar för hårdvara som ska fungera i kommunens administrativa nät görs av IT-avdelningen för att därigenom undvika felaktiga komponenter. Leasing/hyra för skrivare, Apple-datorer, Läsplattor mm. hanteras inte av ITavdelningen. Licenser IT-avdelningens licenser hanteras utifrån befintligt licensbehov i vår miljö. Varje år görs en översyn av licenserna och justering sker för kommande år. IT-avdelningen ska alltid meddelas om personal slutat för att ta bort därtill kopplade licenser. Support Kostnaden för IT-avdelningens IT-support ingår i den totala IT-kostnaden och fördelas ut till all verksamhet. IT-supporten hjälper kommunens anställda vid problem och frågor. Den är alltid bemannad i First Line mellan kl och och innefattar både servicedesk, på-platsen-stöd, beställningar och installationer. Skolpersonal (utom administrativa tjänster) och elever kontaktar sina egna skoltekniker. Supporten genomför också statistik på inkomna ärenden för att definiera förbättringsområden och möjliga utbildningsinsatser. 51

50 SID 9/12 Trådlöst Utbyggnaden och efterfrågan på trådlöst nät har ökat markant. Alla skolor har trådlös access i alla klassrum. Övriga enheter inom kommunen kompletteras löpande med accesspunkter. IT-avdelningen står för utbyggnad av den tekniska trådlösa plattformen men själva accesspunkten och dess installation lokalt finansieras av ansvarig verksamhet. Förvaltning och support av accesspunkten hanteras och bekostas av IT-avdelningen. Vi förvaltar 1250 trådlösa accesspunkter (AP). Det trådlösa systemet kommer att utökas hela tiden med tanke på antalet mobila enheter som används ute i verksamheterna. Även förtätning av accesspunkter sker löpande utifrån behovet eftersom både privata och arbetsrelaterade enheter ökar ständigt. Vår kommun kommer under närmaste tiden också att satsa på publikt trådlöst nät på Biblioteket. Servrar och drift Vallentuna kommun har ca 100 kända verksamhetssystem som använder moderna virtuella servrar i IT-plattformen. Kostnader för servrar och system är beroende av hur avancerat systemet är och hur många databaser systemet kräver. Även utvecklings och testmiljö (om dessa finns) påverkar kostnaden för ett system. Det görs idag ingen skillnad på komplexiteten i systemet utan alla systemkostnader hanteras på samma sätt. Kopplingar och integrationer mellan systemen hanteras manuellt och kan leda till störningar. Alla servrar (virtuella) har idag egna supportavtal som IT-avdelningen ansvarar för. För backup finns en extra lina till annan kommun för att kunna garantera fullgod säkerhet vid större incident. Molntjänster Vid användning av molntjänster ska hänsyn tas till lagar och förordningar vad gäller kommunal drift och verksamhet med hänvisning till PUL. Molntjänster kan påverka supporten av datorer, surfplattor mm. pga. att det då finns ytterligare faktorer som kan störa. Personbiträdesavtal med leverantör (per förvaltning) är förutsättning för användning av molntjänst. Investeringar IT-avdelningens investeringar används huvudsakligen till förnyelse av teknisk plattform samt överenskomna förändringar och kompletteringar initierade utifrån verksamhetens krav. Löpande dialog mellan systemägarna och IT-avdelningen är 52

51 SID 10/12 lämplig om utökning av IT-stöd i verksamheten resulterar i investeringar för lagring och serverpark. I god tid inför nytt budgetår måste därför beskrivning av investeringarnas ändamål lämnas till Controller. Kommunikation IT-avdelningen ansvarar för fungerande och säker kommunikation mellan enheter och förvaltningar men även för utåt riktade kommunikation via IT-avdelningen ansvarar också för kommunikation mellan olika externa enheter samt för säkerhets och spamfilterlösningar. Kommunikationen sker antingen via administrativt eller kreativt nät. För kommunikation inom kreativt nät eller utåt ligger ansvaret lokalt. Priser/Sammanfattning En del kostnader hamnar felaktigt på IT-avdelningen, bland annat: Kostnader för inköp, drift och service av projektorer Kostnader för inköp, drift och service av lokala konferensanläggningar Kostnader för inköp av programvaror för verksamhetssystem Kostnader för lokala molnbaserade tjänster Konsultkostnader som rör verksamhetssystem Kommunens IT-kostnader bör ständigt ses över och minskas. Följande områden bör bevakas extra noga alt. att vidta åtgärder om så är möjligt. Avgift för svartfiber är en stor utgiftspost som utan ny upphandling bara löper på. Installationer i samband med ombyggnader i fastigheter, flytt av verksamheter eller andra förändringar beställs alltid av verksamheten. En underleverantör utför arbeten och IT-avdelningen faktureras och i vissa fall vidarefaktureras kostnaden till verksamheten. Inte någonstans på vägen sker kontroll och offerthantering. Idag finns avtal för hyra av multifunktionsskrivare som fanns i kommunens verksamhet Hyresavtalet är på 60 månader och kan inte sägas upp tidigare. Ny upphandling måste ske för att påverka kostnaden och ha möjlighet att köpa nya skrivare. Genomgång bör göras huruvida eleverna verkligen använder kommunens maillåda. Har eleverna egna maillådor, som de också vill ha kvar vid byte av skola eller efter skolgång, bör licensköpet för elevkonton via Microsoft sägas upp. 53

52 SID 11/12 När det gäller kostnader för inköp av nya datorer händer det oftast att ITavdelningen fakturerar ett pris som är aktuellt i beställningsögonblicket vid aktuell tidpunkt. Datorer köpta någon månad senare kan ha betydlig högre pris men IT-avdelningen debiterar i alla fall bara beloppet som kommits överens om i början av köpstart. Detta innebär att IT-avdelningen och slutligen KLK drabbas av kostnader som av tradition inte (vid kvartalsvis debitering) kan flyttas över till köparen och som uppstår i och med valutaförändringarna. Prisjustering bör ske varje år liksom omfördelning av kostnader. PC-kostnad per år (enl. Inera-konsult) Datakommunikation Supporttjänster Hårdvarukostn per PC IT-teknik (system/miljö) Programvaror Diagrammet visar att en stor del av kostnaden för en arbetsplats-pc utgörs av övriga kringkostnader. Inköpspriset (ännu mindre om kostnaden ses som en investering på 3 eller 4 år vid leasing) är i relation till andra kostnader ganska litet. Därför är det viktigt att se och analysera och effektivisera kostnader som finns kring arbetsplatsen. 54

53 SID 12/12 Ekonomisk framtidsinriktning Utvecklingsområden som ligger i närtid för Vallentuna kommuns ekonomiska och tekniska utveckling är bl.a.: Införande av ny lagring för verksamheternas ökande datamängder Modernisering av gamla verksamhetssystem eller ersättning med nya Satsning på interna e-tjänster för att digitalisera och effektivisera kommunens interna arbetsflöde Framtagning av externa e-tjänster för att flytta ut en del av handläggning i ärenden till kommuninvånarna Aktivt deltagande i upphandling av centrala avtal genom Kammarkollegiet eller SKL-upphandling för att ta del av effektiva prismodeller Satsning på trådlöst publikt nät i kommunens Bibliotek Stor satsning på digitalisering i undervisningen samt Implementering av modernt flöde inom vård och omsorg Samt inte minst tillgänglighet och service för medborgare, företagare och besökare och allsidig innovativ verksamhetsutveckling inom alla verksamhetsområden med stöd av IT. Kostnader är allas ansvar och även att minska dessa! 55

54 SID 1/5 IT-strategi För Vallentuna kommun MARKNAD- OCH NÄRINGSLIV KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENNTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 56

55 SID 2/5 IT strategi Syfte och bakgrund Digitaliseringen och IT som stöd och verktyg påverkar alla samhällsprocesser och ger kontinuerligt nya möjligheter till ett utvecklat och integrerat servicesamhälle som är hållbart. Den ger också möjligheter som utvecklar demokrati, insyn och deltagande på lika villkor. Strategisk inriktning IT ska vara en integrerad del av kommunens verksamheter och av grundläggande betydelse för att verksamheternas olika delar ska lyckas i sina uppdrag. Förvaltning och utveckling av kommunens IT ska ske i ett integrerat och tätt samarbete mellan kommunens olika förvaltningar och verksamheter. IT-strategin är ett övergripande styrdokument för kommunorganisationen med syfte att effektivt använda de möjligheter som digitalisering ger för att uppnå kommunens vision och mål. Den kompletteras av ytterligare styr- och tillämpningsdokument* som antas av nämnder eller på tjänstemannanivå för att säkerställa att strategin genomförs och efterlevs. Kommunen ska ha ett modernt, ändamålsenligt och väl utvecklat IT-stöd i såväl tjänster och service i verksamheten till brukarna, som i det interna administrativa stödet. Användning av IT-stöd ska vara lätt och säker där privatpersoner, företagare och anställda kan ta del av möjligheterna som skapas i digitala tjänster i vardagen. Lättanvända och attraktiva digitala tjänster ska passa alla intressenter i ett flertal områden i livets alla skeden. IT-stödet ska i alla verksamheter vara en självklarhet i vardagen inom till exempel skolor, förskolor, vård, omsorg, kultur, arbetsmarknad, fritid, byggsektorn samt inom administrativ verksamhet. IT-stödet ska också bidra till att uppfylla jämställdhetsåtaganden och främja personlig utveckling utifrån individuella förutsättningar. MARKNAD- OCH NÄRINGSLIV KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENNTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 57

56 SID 3/5 Det IT-strategiska arbetet och drivkraften för utvecklingen av kommunens IT är tudelad i prioritetsordning: 1. Kommunens vision och verksamheternas målsättningar och behov, beskrivna i politiskt beslutade styrdokument och vidare i genomförandeplaner på förvaltningarna. 2. Marknadens utveckling av tekniska lösningar som, rätt använt av kommunen, kontinuerligt möjliggör såväl högre kvalitet som effektivare arbetssätt i verksamheten. Kommunen driver utvecklingen av verksamheterna och använder tekniklösningar utvecklade på marknaden. Strategisk modell Verksamheterna Verksamhetens mål, syften och organisation Systemarkitektur IT-systemen som finns för att stödja verksamhetsmål. IT-systemens inbördes kopplingar och utvecklingsplaner. Infrastruktur Teknisk miljö bestående av nätverk, servrar och tjänster för att binda samman användare, system och dataflöden och säkerställa en långsiktig lagring Verksamheterna är specifika för Vallentuna kommun och definieras i styrande dokument, till exempel kommunplanen, nämndernas verksamhetsplaner, organisationsbeskrivningar och genomförandeplaner. I dessa dokument återfinns den övergripande kravbilden på kommunens IT. Systemarkitekturen är den samlade bilden av kommunens verksamhetssystem och deras kopplingar. Systemen syftar till att stödja verksamhetsfunktioner och verksamhetens utveckling. Infrastrukturen är den tekniska miljö som möjliggör användandet av IT i verksamheten. Uppbyggnaden av infrastrukturen styrs av säkerhetskrav och MARKNAD- OCH NÄRINGSLIV KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENNTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 58

57 SID 4/5 ekonomisk effektivitet. Det innebär att vi använder standardiserade lösningar utvecklade på marknaden. Infrastrukturen administreras i hög grad kommungemensamt, centralt i kommunorganisationen för att upprätthålla nödvändig kompetens och i högsta möjliga mån tillvarata synergieffekter inom kommunen. Kostnaden för den gemensamma tekniska miljön bärs i huvudsak av kommunstyrelsen. Övriga nämnder finansierar sin verksamhetsspecifika IT (Systemarkitekturens delar). Vallentuna kommun ska driva ett sammanhållet IT-strategiskt arbete i syfte att: 1. Använda digitaliseringens möjligheter för att utveckla verksamheternas nytta, kvalitet och effektivitet på ett långsiktigt hållbart sätt och för att utveckla demokratiska processer, insyn och deltagande på lika villkor. 2.Säkra kvaliteten i framtida IT-investeringar genom att aktivt söka efter bästa möjliga generella lösning till minsta möjliga kostnad. 3. Maximera nyttan i verksamheterna av redan gjorda IT-investeringar 4. Bygga och utveckla nödvändig kompetens om IT som en integrerad del i verksamheterna 5. Verka som en samlad, effektiv och professionell beställare av IT-tjänster 6. Effektivt samverka med andra kommuner och i möjligaste mån kombinera verksamhetsnytta med synergieffekter. 7. Vara kostnadseffektiva genom kontinuerlig utvärdering av ekonomi och nytta. Digitala strukturer och tjänster Vallentuna är en av Stockholms läns kommuner med snabbast tillväxt och kommer även fortsättningsvis att utvecklas i hög takt vad gäller kommunal verksamhet, byggande och företagande. Vår samhällsplanering kräver digitala förutsättningar för att kommunen ska kunna utvecklas. Ändamålsenlig teknisk infrastruktur är basen för all strategisk användning av informationsteknik inom kommunens verksamheter. Kommunens övergripande strategi är att arbeta enligt SKLs Strategi för esamhället och följa deras rekommendationer i utvecklingsarbetet mot en effektiv och ändamålsenlig e-förvaltning. MARKNAD- OCH NÄRINGSLIV KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENNTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 59

58 SID 5/5 Kommunen ska på detta sätt skapa en enklare vardag för privatpersoner, företag och andra organisationer genom digital medborgarservice, fortsatt satsning på självservice och e-tjänster inom kommunens verksamheter, utbyggnad av trådlösa nätverk i kommunens administrativa lokaler, skolor och i övriga kommunala verksamheter och mötesplatser samt tillämpa digital arkivering för ökad tillgänglighet och lagringskapacitet. MARKNAD- OCH NÄRINGSLIV KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENNTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 60

59 SID 1/6 SLA (Service Level Agreement/Leveransöverenskommelse) mellan Samhällsbyggnadsförvaltningen och ITavdelningen, Vallentuna kommun SLA är en överenskommelse mellan kund (verksamheten) och leverantören, ITenheten. Avtalet beskriver vad som ingår, vilka servicenivåer som gäller men även exempel på vad som inte inkluderas. Det som inte listats ingår normalt inte. SLA fungerar som ett avtal mellan kunden/verksamheten och IT-avdelningen, där kunden ställer krav på IT-enheten gällande verksamhetssystemens volymer, öppettider, beredskap, mm. samt bemanning och ansvar för teknisk systemförvaltning. Exempel på samverkan Verksamhet IT-enhet Support Verksamhetssystem SBF Servrar KLK PA KF Nätverk KLK, IT-ENHETEN 61

60 SID 2/6 Avtalet innefattar följande tjänster A. Drift av Hårdvara Operativsystem Övervakning databasmotor (SQL; Oracle) Nätverk Switchar IT-enhetens egna grundsystem, (Exchange, säkerhetssystem, mm.) B. Drift av programvara till verksamhetssystem enl. nedan C. Säkerhetskopiering (daglig backup på kataloger) av data (lokala backup efter överenskommelse) Media för backup Licenser för backup Support- och underhållsavtal för hårdvara D. Tekniska befintliga kopplingar till systemen (integrationsmotor) Supporttjänster E. Grundsupport (grundinstallationer/förinstallation, beställningar såsom PC-tillbehör) F. Initialutbildning vid byte av plattform G. Hantering/upplägg/borttag av användarkonton i AD samt Exchange H. Beställningar av HW via IT-support till leverantör Tjänster utöver avtalet Kan erhållas efter överenskommelse utifrån verksamhetens önskemål Tjänster som inte ingår Utvecklingsprojekt (HW, kommunikation och tjänster) som inte aviserats i förvaltningsplanen (för systemen) året innan A. Specifikation för IT-drift Serviceavtal 98 % upptid dagtid (vardagar/arbetsdagar) mellan = totalt 13 min tillåten nedtid på hårdvaran Investering av hårdvara (servrar) görs av IT-enheten. Den ska planeras året innan för att kunna ingå i budgetkommande år; kapitalkostnad inkluderas IT-enheten medges ändra hårdvaran, operativsystem eller databasmotor (Oracle/SQL) i förhållande till ursprunglig specifikation utifrån drifttekniska aspekter under pågående avtalsperiod. KLK, IT-ENHETEN 62

61 SID 3/6 Avtalet omfattar inte Kontroll av kvalitet och innehåll i dataimport och dataexport (till/från andra system) Funktionskontroll av dataimport och dataexport Kontroll av verksamhetssystemets funktioner B. Specifikation för teknisk systemförvaltning på IT-enheten Specifikation Enl. systemkatalog nedan Systemtekniskt stöd för att samverkan av kommunens system (under förutsättning att teknisk IT-kravspecifikation följs) Serviceavtal för teknisk 1 Ingen garanterad upptid på verksamhetssystem systemförvaltning hos leverantör Uppgraderingar/ Krav på leverantör Information om versionsuppgraderingar och patchar ska lämnas skriftligt (Release Notes) av systemleverantör via systemförvaltare för kommande halvår Teknisk systemdokumentation ska lämnas till IT-avdelningen Testprotokoll (verksamhetsspecifikt) ska finnas vid uppgraderingar för att verksamheten ska kunna verifiera/godkänna resultatet Felfri drift kan inte garanteras när leveransen inte motsvarar It- teknisk kravspecifikation. Avtalet omfattar inte Installation av klientprogramvara, om den inte paketerats (efter överenskommelse) Installationer av nya komponenter, program, moduler och funktioner utöver det som ingår i omfattningen av Uppgraderingar samt som inte passar den it-tekniska plattformen Projektarbete för utveckling Ansvar för verksamhetens egna lokala installationer Externa utförare/entreprenörer Support för Office365 Skrivare som inte köpta via IT-avdelningen Support avseende användning Ipad, IPhone 1 Tecknas som regel mellan systemägaren och leverantören KLK, IT-ENHETEN 63

62 SID 4/6 För PC med Admin-behörighet efter överenskommelse Ärenden till Support Uppföljning kommer att göras efter T1, 2016 för att få en uppfattning om totalt antal ärenden och ärendetyp från både SBF och IT C. Överenskommelse om uppgraderingsförfaranden Information om en kommande uppgradering kommer från SBF till IT centralt. SBF tar beslut om en uppgradering behövs och ansvarar för att informationen kommer IT tillhanda i god tid innan det är dags, och så snart informationen om uppgraderingen finns tillhanda. Bokning. Uppgraderingen planeras in i samråd mellan SBF och IT. Uppgraderingen bör ske på dag och tid då det kan ske med minimal påverkan på verksamheten. SBF informerar verksamheten om den planerade uppgraderingen, och ansvarar för att den kan genomföras på utsatt tid. Om det behöver ske ändringar i tid är det viktigt att IT informeras om detta så snart det är möjligt. I lägen när SBF skjuter upp uppgraderingen efter bokad tid står SBF för ev. kostnader fördröjningen kan innebära. Planering. IT styr därefter planeringen och bokningen efter överenskommelse vad gäller teknik och eventuell konsulthjälp. Tid bokas av personalresurser för genomförande av serveruppgradering, paketering och leverans till klienter. Genomförande. IT genomför uppgradering av server, (Med eller utan konsulthjälp), och kontrollerar i den mån det är möjligt att den är korrekt genomförd. SBF ansvar för att minst fem personer finns tillgängliga direkt efter och under utsatt tid efter uppgraderingen för att testa den nya klienten. SBF systemförvaltare godkänner klienten och därefter sker utskick av klienten till samtliga användares konton(datorer). IT ansvarar för att information lämnas till SBF om vad som krävs av användarna för att uppgraderingen ska fungera på klientdatorerna. SBF ansvarar för kunskap om detta sprids och att användarna vet vad de måste göra för att kunna ta nytta av uppgraderingen(tex. att endast en nätverksuppkoppling är påslagen, att datorn startats om etc.). I detta skede är kommunikationen mellan IT och förvaltning vital. Återkoppling. SBF ansvarar för att återkoppling om hur uppgraderingen fungerat når IT så snart som möjligt så att ev. fel snabbt ska kunna korrigeras. Feedback bör lämnas kontinuerligt och uppgraderingens genomförande utvärderas för att minimera framtida driftstörningar och maximera smidigheten i uppgraderingen. KLK, IT-ENHETEN 64

63 SID 5/6 Avtalet omfattar följande system: (SBF-Specifika): <System> För att kunna genomföra grundläggande servicenivå måste förvaltningen bistå med och hålla följande information uppdaterad: -Namn på verksamhetssystem / Program -Version -Nuvarande eller kommande version som gäller -Förvaltning -Systemansvarig (Förnamn, Efternamn, Epost) -Systemstöd (inför kommande standardplattform) - T.ex. DotNet 5.0 (Ja/ingen koppling, Nej (Ej kompatibelt), Kollar med leverantör) -Kontaktinformation till leverantör -Övrig info KLK, IT-ENHETEN 65

64 SID 6/6 Roller och kontaktinformation vid tiden för detta dokuments upprättande: IT-support: Tfn Kontaktperson och inspiratör på IT-avdelningen: Lars Sundström Systemägare: Systemförvaltare: Systemägare Systemförvaltare Justering av avvikelserna samt uppföljning sker inför varje kommande budgetår i samband med budgetplanering. Uppföljning av ärenden sker i samband med tertialrapporten. Dokument Ansvar och roller och Kravspecifikation för it-teknisk plattform kompletterar SLA. Vallentuna, Avtalet gäller fr. o. m Revision IT-chef Förvaltningschef KLK, IT-ENHETEN 66

65 SID 1/1 Samverkansprocesser mellan kommunens verksamhet och IT-avdelningen Samverkansgrupp Område Deltagande När, vem kallar IT-referensgrupp (Rådgivande) Strategiska och kommunövergripande IT-frågor Representanter från varje parti i KS Vid behov, KoM-chef bjuder in Kommunens Ledningsgrupp (Beslutar) KLK-Ledningsgrupp (Beslutar) IT-styrgrupp med förvaltningsledning och berörda (Beslutar och bereder) Systemförvaltare (Bereder) IT-samordnare, ITkontakter (Bereder), nytt samverkansmöte All personal, nytt samverkansmöte All personal (Synpunkter och diskussion), nytt samverkansmöte Speciella mailgrupper Strategiska och förvaltningsövergripande frågor, prioritering mellan förvaltningarna, Initiering av nya gemensamma projekt KLK-strategiska frågor, bereda frågor som även påverkar förvaltningarna Prioritering inom KLK Digital agenda och förvaltningarnas strategiska frågor och önskemål Verksamhetsprojekt, nya system, upphandlingar, förbättringar Aktuella ärenden, uppföljning i Easit, Information, Nyheter, säkerhet, Utbildning IT-dagen, Inspirationsdag, Nyheter, Gästföreläsare, mm. Månadsbrev med aktuell info, viss utbildning/fördjupning i speciellt område, ITföreläsningar om nyheter, tips och råd Intresseområden, diskussion Kd:s ledningsgrupp (förv.-chefer och chefer som ingår i kommunledningen) KLK-ledningsgrupp Förvaltningschefens ledningsgrupp eller de som utses av förvaltningschefen Systemförvaltare för kommunens system Samordnare och tekniker från administration, skola och övrig verksamhet All personal som har intresse Personal som vill veta mera All personal som önskar 4 ggr per år IT-frågor), Även vid behov, KoM-chef bjuder in Varje KLKledningsgruppsmöte, IT-chef redovisar löpande arbetet Förvaltningschefen bjuder in; speciellt i samband med verksamhetsplanering Systemförvaltare bjuder in, alt. IT-chef bjuder in IT-chef bjuder in IT-chef bjuder in 2 ggr/år IT-avdelningen Automatiska informationslänkar KLK, IT-ENHETEN 67

66 SID 1/13 Roller och ansvar Vallentuna kommun Utfärdare: Monika Smidestam Ver. 1.0, Rev. Ver. 1.1, Rev Ver. 1.2, Rev I Vallentuna kommun finns cirka 100 verksamhetssystem samt ett större antal tekniska system som bildar den tekniska plattformen för hela kommunen. För att effektivt kunna hantera arbetet med systemen såsom uppgradering, förändring, nyanskaffning och avveckling, är det viktigt att ha tydlighet gällande roller och ansvar såväl för verksamheten som för IT-avdelningen. Kommunens verksamhetssystem används av många olika enheter och är spridda över hela kommunen. En del system kräver samverkan med andra system samt transport av information mellan olika interna och externa system och vid olika tidpunkter. Systemorganisation För att kunna garantera en effektiv verksamhet i Vallentuna kommun är det viktigt att ha kontroll på utveckling av kommunens verksamhetssystem och därtill kopplade rutiner. De ska vara styrande och stödjande för alla processer i vår organisation och ska även vara förutsättning för ekonomisk bedömning avseende utveckling, avveckling eller nyinköp/upphandling av verksamhetssystem. För varje system bör verksamheten ta fram ett underhålls- och supportavtal med respektive systemleverantör. Detta för att kunna planera och bedöma kostnader för systemen på både kort och lång sikt samt för att säkerställa IT-driften och därtill kopplade kostnader. Verksamhetssystem, som är kända, dokumenteras i Systemkatalogen på Intranätet. Några system utgörs av lokala installationer som inte följer kommunens standard och därmed hanteras på avvikande sätt i vår tekniska plattform. Kompetens avseende verksamhetssystemets funktioner och informationskvalitén återfinns bl.a. hos systemägare, systemförvaltare, IT- samordnare och systemets användare. IT-kompetens finns inom den tekniska systemförvaltningen och inom supporten på IT-avdelningen. 68

67 SID 2/13 Roller och samverkanansvar för processer, information och resurser 69

68 SID 3/13 I verksamheten: Process och informationsägare, Förvaltningschef Beskrivning Den förvaltning inom vars verksamhetsområde system initierats och i huvudsak används är systemägare. Det finns ett flertal systemägare i en förvaltning beroende på verksamhetens storlek. Process och informationsägaren, som är Förvaltningschefen, har det övergripande ansvaret när det gäller verksamhetens IT-stöd. Ansvarsområden: Övergripande ansvar för strategisk och funktionell utveckling av verksamheten och dess information i förvaltningen Ekonomiskt ansvar för utveckling, avveckling och förändring i respektive fackförvaltning Digital- och strategisk utvecklare Ansvarsområden: Ledning och samordning för digital och IT-strategisk utveckling i verksamheten Planering av framtida utvecklingsinsatser för verksamhetens IT-stöd Samverkan med IT-avdelningen gällande framtida digitala och strategiska mål för verksamhetsutvecklingen Rollen finns inte inom förvaltningen idag. Systemägare Beskrivning Systemägaren är en fysisk person med verksamhetsansvar för alla funktioner som ITsystemet stödjer. Systemägaren är i allmänhet chef för verksamheten och ansvarar och beslutar om avveckling, förändring eller upphandling av system. Förändringsbehovet meddelas via systemförvaltaren till IT-avdelningen. Varje förändring påverkar IT-driften och ekonomin i den gemensamma IT-miljön. Flera verksamhetssystem kan ha samma systemägare. 70

69 SID 4/13 Systemägarens ansvarsområden: Inköp, utveckling, förändring och avveckling av system Ekonomiskt ansvar för systemets kostnader på kort och lång sikt Det juridiska ansvaret för systemet Systemets funktionalitet Ansvar för information och data i systemet (gäller inte plattformssystem) samt tillämpning av säkerhetsregler och säkerhetsklassning Ansvar för att systemförvaltningen bedrivs i linje med kommunens ITstrategi, gällande författning utifrån myndighetsutövning samt övriga styrsystem och interna regler Ansvar för att det finns tillräckliga resurser för att hantera användarstöd, utveckling och avveckling Ansvar för samverkan med företrädare för närliggande system liksom därtill hörande kopplingar och informationsutbyte Framtagning av utvecklingsplaner (förvaltningsplaner) för systemen Stödja IT-samordnare vid behov Ansvar för kunskapsöverföring till ny systemförvaltare Systemförvaltare Beskrivning Systemförvaltare finns i verksamheten och utses av systemägaren. Uppgiften är att ansvara för systemets funktionalitet i den dagliga verksamheten på uppdrag av systemägaren. Systemförvaltaren ska ha löpande kontakt med systemleverantören när det gäller uppgradering, förändring samt hantering av systemet. Systemförvaltaren ansvarar också för att underhålls och supportavtal med leverantör upprättas och följs upp. Systemförvaltaren tar i dialog med IT-avdelningen och leverantören fram förslag till åtgärder eller förändringar gällande systemet och rapporterar åtgärdsförslag till systemägaren. För varje system som tas i drift bör systemförvaltare utses av systemägaren. Systemförvaltarens ansvarsområden: Systemförvaltaren rapporterar till systemägare Leverans av tydliga beslutsunderlag gällande ekonomisk och funktionell planering för respektive verksamhetssystem Samlar ihop förslag och krav på förändringar i systemet tillsammans med verksamhetens användare 71

70 SID 5/13 Beställning av åtgärder till systemleverantör utifrån ansvar som myndighetsutövare, användarnas och verksamhetens representant såsom uppgradering, uppdatering och förändringar i parametrar Avstämning systemåtgärder med teknisk systemförvaltare Ansvar för uppföljning av systemet utifrån årlig planering Ansvar för kontohantering, rättigheter och behörigheter till systemets användare Ansvar för användarutbildning i systemet Lösenordshantering för verksamhetssystemet Ansvar för informationsspridning kring systemet till berörda och kontinuerlig uppdatering av Intranätet med relevant information (säkerhetsklassning, systemkrav, systemkompabilitet) Ansvar för användardokumentation i samarbete med leverantör IT-samordnare/IT-kontakt Beskrivning IT-samordnaren är den första kontakten som användaren tar vid fel eller frågor rörande verksamhetssystemet eller den tekniska miljön kring det. IT-samordnare finns i kommunens administrativa verksamhet, i skolverksamheten och inom vården. Ansvarsområden: Ansvar för användarnas lokala och specifika ändringar och anpassningar kring system, mail och liknande Samordning av verksamhetens praktiska IT-frågor utifrån användarnas behov Att vara den första kontakten avseende stöd och support till användarna Ansvara för funktionsbrevlådan som IT-kontakt Marknadsföra IT-guiden, självservice och andra hjälpverktyg till användarna Medverka i utvecklingsarbete utifrån egna erfarenheter inom ramen för utveckling och förbättring av den gemensamma IT-miljön Utföra installationer och uppdateringar till användarna om det finns överenskommelser med IT-avdelningen och nödvändig behörighet Utföra beställningar inom egen förvaltning utifrån godkända och certifierade artiklar Kontakt med leverantörer för telefoni, utskrifter, AV-utrustning och övrig utrustning Kontakt med leverantörer inom området IT-pedagogik Ansvar för leverans av gamla datorer till därför överenskommet företag för miljöåtervinning samt hantering av inventarieuppgifter Byte av generellt lösenord Nära samarbete med IT-support Ingå i IT-avdelningens nätverk för IT-samordnare och testhantering Delta i av IT-avdelningen utbildnings-och informationsmöten 72

71 SID 6/13 Medarbetare/användare Beskrivning Kommunen har många användare av olika system. Med användare menas kommunens tjänstemän som använder IT-stöd. Vid problem bör i första hand alltid IT-samordnaren i verksamheten kontaktas efter att även guider och självservicefunktioner använts. Användares ansvarsområden: Efter att ha konsulterat IT-samordnaren, kontrollerat självservice och guider, anmäls vid fel ett ärende till IT-supporten Rapportering till IT-supporten om nya och förändrade arbetsuppgifter, behörigheter samt borttagning av dessa efter samråd med IT-samordnaren Att till systemförvaltare lämna användarsynpunkter och att ha en överblick över systemets användningsområde Deltagande i gemensamma möten och deltagande i utbildningsaktiviteter både gällande verksamhetssystemet och den generella IT-miljön Känna till funktionaliteten i systemen och kunna använda generella programvaror såsom Officepaketet på arbetsplatsen Medborgare/brukare Beskrivning Slutanvändare och brukare är användare av kommunala tjänster som kommunens tjänstekatalog har att erbjuda och avser bl.a. områden inom utbildning, kultur, fritid, vård, omsorg och samhällsbyggnad. Slutanvändare (brukare, elever, externa utförare) vänder sig till kommunens tjänstemän som ansvarar för aktuellt område. Eftersom allt fler av kommunens tjänster blir digitala, kommer också flera medborgare och brukare att kontakta teknisk ansvariga. 73

72 SID 7/13 På IT-avdelningen: IT-chef/CIO Beskrivning Ansvariga tekniker för kommunens tekniska infrastruktur utses av IT-chefen med uppgift att hantera tekniska frågor kring systemen; ändringshantering samt problemåtgärd. Ansvarsområden: Ansvar för uppgradering av plattformssystem på uppdrag av systemägaren (IT-chefen) Garantera arbetet efter leveransöverenskommelse (SLA) gällande krav på avbrottstider och backup Ansvar för säkerhetsrutiner samt licenser för system som utgör den tekniska plattformen, där IT-chef är systemägare Ansvar för den tekniska infrastrukturen gällande fiber till kommunens alla verksamheter Bidra till IT-strategisk utveckling och samordning av kommunens gemensamma system som t.ex. att nyinköpta system passar i befintlig miljö och/eller att de kan samverka med andra system i kommunen Framtagning och utveckling av kommunens gemensamma IT-plattform utifrån kommungemensamma behov i nära samarbete med verksamheten Framtagning av policys för IT-användning och IT-säkerhet Bevakning av och deltagande i gemensamma KSL- och SKL-projekt Samarbete med andra kommuner som t.ex. samverkan i verksamheter, upphandlingar, leverantörskontakter samt framtagning av gemensamma rutiner över kommungränserna om så beslutats Systemägaransvar för alla system som utgör den tekniska plattformen i ITmiljön Systemtekniker/inspiratör Beskrivning Systemtekniker och inspiratör har ansvar för att systemen fungerar tekniskt i kommunens IT-plattform. En namngiven systemtekniker och inspiratör ansvarar för ett flertal system inom en eller flera förvaltningar. IT-avdelningen ansvarar för drift av alla kända system som finns i kommunens IT-miljö. För att säkerställa stabil drift 74

73 SID 8/13 och för att snabbt kunna ta del av störningar använder sig IT-avdelningen av övervakningsrutiner. Återkoppling sker snarast i den egna organisationen och till verksamheten via Systemtekniker. Arbetet som systemtekniker inriktar sig även på att inspirera, att hitta nya effektiva lösningar och att arbeta proaktivt med moderna digitala lösningar. Ansvarsområden: Ta på uppdrag av systemägare emot förslag och krav på förändringar i verksamhetssystem Verka i nära samarbete med leverantör och systemförvaltare Ligger i framkanten på IT-utveckling av verksamhetsområdet och är en god inspiratör och vägledare Ansvar för att uppgradering, uppdatering och förändringar av parametrar i systemet genomförs efter överenskommelse och gemensam planering mellan leverantör, systemförvaltare och IT-avdelningen Informera om planerade förändringar som påverkar verksamhetssystem och som beror på förändringar i den tekniska plattformen Informera om förnyelsebehov i tekniska komponenter som rör verksamhetssystemet Tillse att tekniska behörigheter hanteras rätt och att säkerhetsregler följs Bistå vid uppgradering av applikation på uppdrag av systemägaren efter överenskommelse med systemförvaltare och leverantör Se till att störningar i systemet så snart som möjligt lämnas för åtgärd till därför ansvarig Förvaltning, bevakning och förändring i databasmotorer som tillhör den tekniska plattformen Drift och övervakning av alla kommunens kända system Hantering av backup och lagring för varje system efter överenskommelse Systemtekniker/driftansvarig Beskrivning Systemtekniker/driftansvarig har ansvar för alla system som utgör kommunens tekniska plattform och som IT-chef har ansvar för som systemägare. Driftansvarig övervakar alla kommunens it-tekniska processer och signalerar avvikelser omgående till IT-chef. För att säkerställa stabil drift finns väl etablerade övervakningsrutiner för servrar, tjänster och program. 75

74 SID 9/13 Ansvarsområden: Ansvar för uppgradering, förvaltning och förändringar i alla kommunens plattformssystem Licenshantering för alla kommunens plattformssystem Support, underhåll och förvaltning av fysisk it-teknisk utrustning (servrar, nät, kommunikationslänkar) Ansvar för lagring och backup av kommunens digitala information Övervakning av serverhall och teknisk säkerhetsutrustning Övervakning av hårdvara och därtill kopplade tjänster Ansvar för kommunens administrativa och kreativa nät Tillse att tekniska behörighetsregler hanteras rätt och att gällande säkerhetsregler följs Övervakning av volymer i tekniska bassystem (t.ex. Exchange) Förvaltning av databaser som tillhör den tekniska plattformen IT-support/Servicedesk Beskrivning IT-Supporten (Servicedesk/ Helpdesk)ansvarar för att hjälpa användarna vid fel och störningar. Supporten via telefon, anknytning 5555 eller mail itsupport@vallentuna.se kan nås vardagar mellan kl och I första linjens support ges hjälp genast om problemet kan åtgärdas inom ca minuter. Komplicerade ärenden hanteras av andra linjens support. Löpande info om ärendet ges till användaren/anmälaren och när ärendet anses åtgärdat avgör anmälaren om åtgärden godkänns. Ansvarsområden: Vara en naturlig kontakt med IT-samordnare/IT-kontakter i verksamheten Mottagning av felanmälan via mail/ärende och telefon Åtgärd eller vidareförmedling av ärende till andra linjens support PC- installationer för nya arbetsplatser, ominstallationer Beställning av arbetsplatsutrustning Stöd vid verksamhetens egna beställningar gällande utrustning och programvara Kontakt mot IT-samordnare/IT-kontakter i skolor och verksamheten Åtgärd i lokala nätverk vid behov Support gällande datorer som finns i hemmet Åtgärdas i mån av tid: Support för egen device som inte finns i kommunens nät Stöd för lokala skrivare i verksamheten (som ligger utanför nätet) Support av externa nät eller webbapplikationer Lokala WiFi-nät Stöd till kommunens fiberleverantör avseende samordning och planering 76

75 SID 10/13 Hjälp med externa databaser som finns i molnet Telefoni och ekonomi Beskrivning Huvudansvar för telefonin i Vallentuna kommun samt även därtill kopplat ekonomiskt ansvar vilket innebär administration, fakturering, beställningshantering och leveransgranskning. Administration av IT-avdelningens ekonomi samt hantering och stöd till skrivarhantering i kommunen. Ansvarsområden: Kontaktperson mot Telenor Hantering av avtal, uppföljningsmöten, beställning av nya abonnemang m.m. Budgetarbete, interndebitering av datorer, leverantörsfakturor m.m. Beställningshantering Systemadministratör av Easit (ärendehantering) Kontaktperson för beställningar såsom TDO (multifunktionsskrivare), Ricoh (datorer & tillbehör) och Dustin (Appleprodukter) Upphandlings och avtalsstöd avseende telefoni Önskvärda funktioner på IT-avdelningen: Projektledare Beskrivning Projektledaren planerar, leder och driver projekt utifrån uppdraget av kommunens Projektbeställare. Projektledaren ansvarar för projektets överenskomna budget och ser till att projektet levererar rätt kvalitet till rätt kostnad och i rätt tid. Ansvar Driva projekt efter beslutade tid och budgetramar Upprätta erforderliga projektdokument och bemanna i samråd me projektet Sammanställa projektdeltagare i olika grupper och boka relevanta möten Samordning av specifika utbildningsinsatser vid implementering av nya system eller rutiner Lyfta fram viktiga aspekter inför styrgrupp som påverkar projektets mål 77

76 SID 11/13 Ta nödvändiga externa kontakter Löpande ta fram, överenskommen uppföljning av projekt Rollen finns inte idag. Finansiering genom fackförvaltningarna saknas. Visst projektstöd ges idag av IT-chef och e-strateg men även genom att anlita externa konsulter. IT-digital strateg/arkitekt Beskrivning För att möta medborgarnas förväntningar och möta framtidens digitala lösningar bör rollen som motsvarar IT strateg finnas. Även arbetet med att ansvarar för den övergripande digitala tekniska utvecklingen ingår. Ansvara för att omvandla kommunens verksamhet till innovativa, användarvänliga och säljdrivna digitala lösningar vägen till en digital transformation. Ansvarsområde: Omvandla kommunens planer och visioner till digitala strategier Känna av nya trender och finna framtidens tekniska lösningar Översätta digitala strategier till aktiviteter som förverkligas i verksamheten Förbättra integrationen mellan olika verksamheter utifrån processarbete och bidra till snabb och smidig lansering av ny funktionalitet Leda större förvaltningsövergripande digitala projekt med verksamhetsnytta i fokus Ansvara för att utvärdera digitala tjänster och verktyg utifrån regionalt och nationellt utvecklingsarbete Rollen finns inte i kommunen idag. Både IT-chef och e-strateg kan samverka för att bidra till att förväntade uppgifterna delvis kan utföras. På kommunikationsavdelningen: e-strateg Beskrivning E-strategen arbetar med kommunövergripande e-förvaltningsfrågor och är placerad på kommunledningskontoret. E-strategen arbetar tätt ihop med andra nyckelfunktioner på kommunledningskontoret och övriga förvaltningar för att stödja verksamheterna i den digitala utvecklingen. Ansvarsområden 78

77 SID 12/13 Strategisk analys, planering och uppföljning av den digitala utvecklingen i kommunen Operativ e- och webbutveckling Projektledning och projektstöd Stöd vid processkartläggningar, kravfångst och utveckling av verksamheternas processer Systemförvaltning av kommunens webb- och e-tjänstplattform samt andra IT-system och applikationer inom området Stöd vid upphandlingar av digitala verktyg Delta i samordningsgrupp(er)/nätverk för verksamhetsrelaterad ITutveckling inom kommunen Delta i externa nätverk och representera kommunen inom e- förvaltningsområdet Omvärldsbevakning och utbildning Rollen finns redan på Kommunikationsavdelningen, inte på IT-avdelningen. Kommunikationsstrateg Beskrivning Ansvarar för att kommunens digitala kommunikation ska bidra till ökad service och tillgänglighet för våra invånare och anställda. Ansvarsområden Driva fram åtgärder som utvecklar, effektiviserar och digitaliserar kommunens kommunikation Ge verksamheterna strategisk vägledning inom digital kommunikation Stötta redaktörer och informationsägare i arbetet att driva trafik till kommunens digitala kanaler för att attrahera anställda och invånare att själva utföra tjänster som kan bidra till ökad service, besparingar och effektiviseringar Omvandla verksamheternas mål och behov till kravställning inom digital kommunikation Analysera och utvärdera att önskvärda effekter inom digital kommunikation uppnås Leda förändringsarbete som leder till förbättrade rutiner och arbetssätt Systemförvaltning av kommunens intranät Vara en länk mellan stödverksamheter och förvaltningarna. Rollen finns redan på Kommunikationsavdelningen, inte på IT-avdelningen. 79

78 SID 13/13 Övriga kontakter Externa leverantörer Beskrivning Mellan verksamhetens systemägare och externa leverantörer bör det finnas support och underhållsavtal. I avtalen specificeras vad som ingår i leveransen och vad som kan kräva extra insatser och kostnader. Avtalet tecknas redan vid upphandling eller köp av system eller systemstöd. Alla system måste följa den IT-tekniska kravspecifikationen som garanterar att systemet passar in i kommunens tekniska basmiljö och kan samverka med andra av kommunens system. Om så inte är fallet ska externa leverantörer lämna uppgifter om anpassningsinsatser. IT-avdelningen kan ge stöd till verksamheten vid kontakt med externa leverantörer. 80

79 SID 1/22 Kravspecifikation för teknisk plattform vid köp/upphandling/installation och uppgradering av verksamhetssystem i Vallentuna kommun Nedan specificeras tekniska krav som IT-avdelningen i Vallentuna kommun ställer på systemleverantörer för att säkerställa att verksamhetssystem- och rutiner fungerar i kommunens IT-miljö. För att säkerställa att offererat system fungerar i vår miljö är det viktigt att kryssa för de rutor som gäller för systemet samt fylla i de prestandakrav som det ställer på kommunens hårdvara. Varje system som installeras på vår tekniska plattform skall vara dokumenterat. Med dokumentation menas en specifikation som innehåller allt som driftansvarig behöver veta för att kunna installera och drifta systemet. Med drift avsesi löpande förvaltning och underhåll, uppgradering, felsökning, avinstallation, backuptagning mm. Inför varje uppdatering krävs fungerande uppdateringsdokumentation samt Release Notes som med leverantören kommits överens om i systemets support och underhållsavtal. Ytterligare tekniska detaljer rörande miljön lämnas av IT-avdelningen om så önskas. VALLENTUNA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET IT-AVDELNINGEN VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: KOMMUN@VALLENTUNA.SE 81

80 SID 2/22 Innehåll KRAVSPECIFIKATION FÖR TEKNISK PLATTFORM VID KÖP/UPPHANDLING/INSTALLATION OCH UPPGRADERING AV VERKSAMHETSSYSTEM I VALLENTUNA KOMMUN GRUNDKRAV GENERELLA KLIENTER OCH KLIENTPROGRAM AKTUELL STANDARD TERMINAL SERVER NEDLÅSNING Undantag från nedlåsning PAKETERING LICENSHANTERING SINGLE SIGN-ON (INTEGRATED SECURITY) Webbaserad Single Sign-On (SSO) STARK AUTENTISERING NÄTVERK OCH KOMMUNIKATION DOKUMENTATION KRAV VID EGEN DRIFT I VALLENTUNA KOMMUN KRAV PÅ HÅRDVARA NÄTVERK OCH KOMMUNIKATION SERVRAR OCH SERVERSYSTEM Aktuell standard Aktuell standard Windows: BAKGRUNDSTJÄNSTER LICENSHANTERING SERVER- ELLER SYSTEMSIDA VIRTUALISERING ÖVERVAKNING KRAV VID UTLOKALISERAD DRIFT (MOLNTJÄNSTER) GENERELLA KRAV KRAV VID SAAS - SOFTWARE AS A SERVICE Autentisering Spårbarhet Åtkomst/auktorisation/behörighet Integrationer FEDERERING OM DET ÄR AKTUELLT GENERELLA KRAV TJÄNST/SERVICE PROVIDER (SP) AUTENTISERINGSTJÄNST, IDENTITY PROVIDER(IDP) TJÄNSTER (T.EX. E-TJÄNSTER VIA WEBBEN) SOM VÄNDER SIG TILL MEDBORGARE, UTFÖRARE M.FL SAMMANFATTNING

81 SID 3/22 1 Grundkrav Generella Här samlas de krav som är oberoende av driftmiljö. Systembeteckning TYP 1.1 Klienter och klientprogram 1.2 Aktuell standard KRAV a Generellt gäller att senaste Service Pack, säkerhetsuppdateringar och relevanta hotfixar för samtliga produkter listade nedan är installerade (gäller både på klient- och serversida). Leverantören skall testa och garantera att systemet fungerar tillsammans med dessa vid leveranstillfället. Kravet uppfyllt Kommentarer: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Under drift kommer löpande säkerhetsuppdateringar och relevanta hotfixar att installeras på servrar och klienter. Leverantören skall testa och garantera att systemet fungerar tillsammans med dessa och inkomma med testresultat senast 2 veckor efter testinstallation. Kravet uppfyllt Kommentarer: TYP SKALL Ja Nej KRAV c Systemet skall fungera tillsammans med följande produkter. Är detta krav uppfyllt eller påverkar systemet inte någon utav produkterna? Kravet uppfyllt Kommentarer: TYP SKALL Fyll i nedan Ja Nej Påverkar 83

82 SID 4/22 Operativsystem MS Windows 7, 8 64-bit Kontorsprogram MS Office 2013 Moln MS Office 365 ej Webbläsare MS Internet Explorer 11 Webbläsare Google Chrome Webbläsare Safari Antivirusprogram Sophos ios 7, 8 Android 4.4, 5.0 MacOS X Yosemite Dotnet 4.5 SP1 KRAV d Systemet bör fungera tillsammans med följande produkter. Är detta krav uppfyllt eller påverkar systemet inte någon utav produkterna? Kravet uppfyllt Kommentarer: TYP BÖR Fyll i nedan Webbläsare Webbläsare Google Chrome Apple Safari Ja Nej Påverkar ej 1.3 Terminal server KRAV a Systemet bör fungera i en Terminalservermiljö Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej 84

83 SID 5/ Nedlåsning KRAV a Systemet skall inte kräva att några användare har Administrator eller Power Users-behörigheter på klientdatorerna. Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej Kommentar: KRAV b Systemet skall inte kräva installation-vid-körning av t.ex. ActiveX, Silverlight, Flash eller Java-komponenter på klientdatorerna. (Om detta används måste det paketeras och installeras manuellt, och inte vid körning.) Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej Kommentar: Undantag från nedlåsning KRAV a Kräver systemet upplåsning för arbetsfiler, systemfiler eller registret? Kravet uppfyllt TYP BÖR Ja Nej Om ja, specificera vad som behöver låsas upp: KRAV b Behöver systemet kunna skapa filer i t ex Windows-biblioteket? Kravet uppfyllt TYP BÖR Ja Nej Om ja, specificera vad som behöver låsas upp: : 1.5 Paketering KRAV a Programmet skall levereras enl. MSI-paketering Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej 85

84 SID 6/22 Kommentar: KRAV b Installationsprogrammet bör inte kräva några rättigheter på nätverket under installationen. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej 1.6 Licenshantering KRAV a Programmet skall inte kräva hårdvarulås eller motsvarande. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Programmet skall inte använda host-knuten licensnyckel eller installationsaktivering.. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 1.7 Single Sign-on (Integrated Security) KRAV a Systemet bör stödja Single Sign-on (SSO) i Active Directory-miljö. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej Webbaserad Single Sign-On (SSO) KRAV a Webbaserad åtkomst skall stödja Single Sign-on (SSO). Med detta TYP SKALL 86

85 SID 7/22 menas att webbtjänsten skall kunna användas bakom en autentiseringstjänst som utför SSO-inloggning med ovan nämnda funktioner. Kravet uppfyllt Kommentar: Ja Nej KRAV b Webbaserad åtkomst skall helst stödja SAML enligt SKL-kraven. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 1.8 Stark autentisering Autentiseringskraven berör access till systemet från användare eller administratörer. Syftet med kravet är att garantera att enbart behöriga (genom autentisering och auktorisering) har tillgång till informationen uppnå god spårbarhet genom tillräcklig autentisering Kravet på autentisering kans skilja sig åt beroende på informations-innehållet i systemet. KRAV a För system innehållande känslig information: Tjänsten/systemet skall acceptera minst en (1) metod för stark autentisering av användare och administratörer, t.ex. eid. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Definierad inloggningsfunktion skall alltid användas vid åtkomst till tjänsten. Övriga åtkomstvägar skall vara avstängda. Om tjänstens/systemets inloggningsfunktion och/eller autentisering innehåller bakvägar skall leverantören ansvara för att dessa vägar är avstängda. Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej 87

86 SID 8/22 Kommentar: 1.9 Nätverk och kommunikation KRAV a Systemet skall stödja IPv4 Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Systemet skall stödja IPv6. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV c Systemet skall stödja DNSSEC (externt) Endast relevant rörande dns-relaterade produkter Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej Ej relevant KRAV d Tjänsten skall kunna tillhandahålla följande protokoll för säker informationsöverföring (i de fall det är tillämpligt): HTTPS, t.ex. Osäkra protokoll skall vara avstängda. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV e Kryptering av trafiken skall följa vedertagen standard. Osäkra algoritmer TYP SKALL 88

87 SID 9/22 skall vara avstängda. Kravet uppfyllt Kommentar: Ja Nej 1.10 Dokumentation KRAV a Dokumentation och uppdateringar av system/funktion skall skapas av leverantören och delges Vallentuna kommun i digitalt format. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 89

88 SID 10/22 2 Krav vid egen drift i Vallentuna kommun 2.1 Krav på hårdvara För att göra en bedömning av hur vår hårdvara står sig mot de krav ni ställer, vill vi gärna att Ni skriver de prestandakrav som systemet ställer på hårdvaran. Ange också eventuell specialhårdvara om så behövs, inklusive full specifikation. Krav på hårdvara som systemet ställer: 2.2 Nätverk och kommunikation KRAV a Systemet skall stödja ipv4 ipv6 Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL/BÖR Ja Nej 2.3 Servrar och serversystem Nedanstående plattformar skall stödjas Aktuell standard KRAV a Samtliga serversystem är i engelsk version. Generellt gäller att senaste Service Pack och relevanta hotfixar är installerade. Leverantören bör testa och garantera att systemet fungerar tillsammans med dessa. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej KRAV b Systemet skall fungera tillsammans med följande produkter. Är detta krav uppfyllt eller påverkar systemet inte någon utav produkterna? Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Fyll i nedan 90

89 SID 11/22 Operativsystem SUSE Linux Enterprise Server Operativsystem Linux Kernel Databashanterare SQL eller senare Databashanterare Oracle 9 E-post Exchange (O2010) Webbserver Win Srv 200xR2 Backup Legato Påverkar ej Fungerar Påverkar ej Aktuell standard Windows: KRAV a Samtliga serversystem är i engelsk version. Generellt gäller att senaste Service Pack och relevanta hotfixar är installerade. Leverantören bör testa och garantera att systemet fungerar tillsammans med dessa. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej KRAV b Systemet skall fungera tillsammans med följande produkter. Är detta krav uppfyllt eller påverkar systemet inte någon utav produkterna? Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Fyll i nedan Operativsystem MS Windows Server 2008 R2, 64-bit. Databashanterare MS SQL Server Databashanterare Oracle 9 E-post MS Exchange Server 2010 Webbserver Win Srv 200xR2 Backup Legato Ja Nej Påverkar ej 91

90 SID 12/ Bakgrundstjänster KRAV a Om serverprogramvara används skall denna köras som en service/bakgrundsprocess. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej Ej aktuellt KRAV b Servicen bör kunna köras med ett konto med låg behörighet. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej Ej aktuellt 2.5 Licenshantering server- eller systemsida KRAV a Systemet skall inte kräva hårdvarulås eller motsvarande. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Systemet bör inte använda host- knuten licensnyckel eller installationsaktivering. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej 2.6 Virtualisering KRAV a Systemet skall stödja drift på VMware-baserad virtualiserad miljö. Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej 92

91 SID 13/22 Kommentar: 2.7 Övervakning KRAV a Systemet skall stödja central loggning- och övervakningsfunktion. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b TYP Ange vilket eller vilka protokoll som stöds för övervakning.. SKALL SNMPxx Annat (specificera) Annat (specificera) Inget Kommentar: KRAV c Fjärrdiagnostik skall kunna åtkomstkontrolleras. Med detta innebär att all uppkoppling (t.ex. fjärrsupport etc) skall kunna begränsas och att det enbart sätts upp personligt spårbara konton för dessa funktioner. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 93

92 SID 14/22 3 Krav vid utlokaliserad drift (molntjänster) Kraven nedan gäller samtliga driftmodeller.iaas1. Om hela eller delar av systemet förvaltas/administreras/driftunderhållas externt med endast klienten i kommunen gäller följande krav: Observera att de generella kraven i avsnitt 1 också gäller. Är det planerat att systemet i framtiden skall kunna installeras lokalt, gäller även kraven i avsnitt Generella krav KRAV a Systemet skall kommunicera över Internet och inte använda speciell kommunikationsutrustning. Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej Kommentar: KRAV b Systemet bör kommunicera med standardprotokoll över standardportar. Kravet uppfyllt TYP BÖR Ja Nej Kommentar: KRAV c Om ovanstående krav att använda standardprotokoll inte gäller, skall kombinationen port/protokoll/serveradress samt kommunikationsriktning dokumenteras för samtliga kommunikationsvägar som används. Kravet uppfyllt 1 IaaS: Infrastructure as a Service 94 TYP SKALL Ja Nej Ej aktuellt

93 SID 15/22 Kommentar: KRAV d För webbsystem bör java-applets, flash eller loknande inte användas. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej KRAV e Brandväggsfunktionen skall vara enda kanalen för IP-baserad datakommunikation till och från organisationen. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 3.2 krav vid SaaS - Software as a Service I de fall en programvarutjänst levereras gäller följande krav Autentisering KRAV a Alla användare och alla administratörer skall använda unika användar-id. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Autentisering av administratörer skall ske med 2-faktorsautentisering. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 95

94 SID 16/ Spårbarhet KRAV a Åtkomst till systemets loggar skall vara behörighetsstyrda. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Tjänsteleverantör skall visa att regelbunden kontroll och verifiering görs av loggar samt att resultat av denna verifiering meddelas kund. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV c Alla användare och alla administratörer skall använda unika användar-id samt att all administratörsåtkomst skall loggas med unikt ID. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV d Tjänsten skall innehålla ett konfigurerbart stöd för loggning av aktiviteter (automatgenererade eller manuella) med uppgift om aktivitetstyp, användare och tidpunkt. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV e Loggar skall kunna skickas från systemet till ett centralt placerad logguppsamlingsverktyg. Vedertagen standard skall användas. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 96

95 SID 17/ Åtkomst/auktorisation/behörighet KRAV a Behörigheter skall kunna kopplas till roller. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b Åtkomst skall kunna kopplas till olika autentiseringsnivåer/ -metoder/-tider/-platser etc. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej Integrationer KRAV a Automatiserade integrationer (exempelvis webbservices) skall erbjudas med dubbelriktad autentisering med hjälp av certifikat. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 97

96 SID 18/22 4 Federering om det är aktuellt Allmänna krav som specificerar krav mot samtliga delar i ett system som hanterar federering såsom e-tjänster. 4.1 Generella krav KRAV a Tjänsten skall acceptera SAML. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV b SAML-biljetterna skall skickas signerade Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV c SAML-konfiguration skall kunna ske genom import av metadata. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV d Metadata skall/bör kunna exporteras ut från tjänsten/systemet för att publiceras hos federationssamordnaren. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL/BÖR Ja Nej 98

97 SID 19/ Tjänst/Service Provider (SP) Dessa krav ställs specifikt mot den del av systemet som tillhandahåller en tjänst, även kallad Service Provider (SP) KRAV a Typ av autentisering som användaren autentiserat sig med bör kunna läsas från biljetten varefter åtkomstnivå fastställs. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej KRAV b Tjänsten skall stödja Service Provider-initierade autentiseringsförfrågningar. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV c Övriga åtkomstvägar till tjänsten utöver autentiserade sessioner skall vara avstängda. Om tjänstens inloggningsfunktion och/eller autentisering innehåller bakvägar skall leverantören ansvara för att dessa vägar är avstängda. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 4.3 Autentiseringstjänst, Identity Provider(IdP) Dessa krav ställs gentemot den del av systemet som tillhandahåller identifieringsfunktioner och producerar identifikationsinformation, t.ex. e-tjänster. KRAV a Typ (eller nivå) av autentisering som användaren autentiserat sig med bör framgå i biljetten. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej 99

98 SID 20/22 5 Tjänster (t.ex. e-tjänster via webben) som vänder sig till medborgare, utförare m.fl. KRAV a Systemet/tjänsten skall fungera tillsammans med följande produkter. Är detta krav uppfyllt eller påverkar systemet inte någon utav produkterna? Kravet uppfyllt Kommentarer: TYP SKALL Fyll i nedan Operativsystem Operativsystem Windows7 Apple Mac OS Ja Nej Påverkar ej Webbläsare Internet Explorer 8+ Webbläsare Mozilla Firefox 3.6+ Webbläsare Google Chrome 8+ Webbläsare Apple Safari+ Webbläsare Opera PDF-läsare Adobe Reader 8+ KRAV b Systemet som vänder sig mot medborgare och utförare skall kommunicera över Internet och inte använda speciell kommunikationsutrustning. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV c Systemet som vänder sig mot medborgare och utförare skall kommunicera med standardprotokoll över standardportar. Kravet uppfyllt TYP SKALL Ja Nej 100

99 SID 21/22 Kommentar: KRAV d För webbsystem som exponeras och används gentemot medborgare och utförare bör Java-applets inte användas. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP BÖR Ja Nej KRAV e Webbtjänsten skall kunna tillhandahålla följande protokoll för säker informationsöverföring (i de fall det är tillämpligt): SSL-protokoll Osäkra protokoll skall vara avstängda. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej KRAV f För tjänster som kräver inloggning/autentisering, skall tjänsten kunna agera som Service Provider i enlighet med SAML-standarden. Kravet uppfyllt Kommentar: TYP SKALL Ja Nej 101

100 SID 22/22 6 Sammanfattning För att kunna garantera en felfri installation och funktionalitet av systemet är det viktigt att leverantören fyller i den tekniska kravspecifikationen. Frågor kan alltid ställas till kommunens IT-avdelning. När det gäller avvikelser ska dessa redovisas och det skall även stämmas av vilka kompletteringar och förändringar som behövs samt en tidsuppskattning för uppgiften och vem som står för eventuell kostnad. Dokumentet ska undertecknas av leverantören och lämnas till IT-avdelningen tillsammans med installationsbeställning. Krav på åtgärd, tidsåtgång, kostnad Finansiering av Datum: Leverantör/Företag: Kontaktpersoner: Underskrift av leverantör: 102

101 PROJEKTNR PROJEKTBESTÄLLARE PROJEKTLEDARE: START: AVSLUT: VERSION:0.2 VAMOS Projektplan för IT-strategisk utveckling i Vallentuna kommun 103

102 Projektplan Innehåll 1. Bakgrund Mål Delmål Omfattning och resultat Omfattning Avgränsningar Resultat Överlämning och godkännande av resultat Tidplan och aktivitetsplan Tidplan Start- och sluttidpunkt Kontrollpunkter Milstolpar Aktivitetsplan Resurser och kostnader Resurser Kostnader Genomförande Angreppssätt och arbetsmetod Intressenter Osäkerhets- och riskanalys Dokumentstyrning KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 104

103 6.5 Upphandling/inköp Projektorganisation Kompetens Roller Ansvar Arbetsformer Kopplingar till andra projekt Bilagor Reviderat dokument KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 105

104 Projekt IT2015 är ett viktigt projekt för Vallentuna kommun och bidrar till en modern IT-infrastruktur som stöd till kommunens verksamheter och invånare. 1. Bakgrund PWC har på uppdrag av revisorerna granskat IT-avdelningen med syfte att bedöma Kommunstyrelsens IT-verksamhet utifrån följande kriterier: Kommunstyrelsens IT-verksamhet är ändamålsenlig, effektivt organiserad och anpassad till att ge en optimal IT-leverans. IT-verksamheten ska fungera som ett optimalt verksamhetsstöd. IT-leveransen och verksamhetsstödet är anpassade till verksamheternas krav och önskemål. Det finns ett strukturerat sätt för att säkerställa god IT-säkerhet. Det finns styrande dokument som är framtagna och kommunicerade till intressenterna. PWC:s sammanfattande bedömning är den att IT-verksamheten inte fungerar ändamålsenlig och inte heller fullt effektiv. Detta baseras bland annat på följande iakttagelser: Avsaknad av styrande dokument såsom IT-strategi och rollfördelningar. Verksamhetens bristande krav på servicenivåer mot IT-avdelningen. Avsaknad av tydliga fungerande samverkansformer mellan IT och verksamheten. Med IT-avdelningen som uppdragsgivare har intervjurunda genomförts av konsult. Intervjuerna har genomförts med verksamhetens förvaltningschefer, verksamhetschefer, IT-kontakter och IT-samordnare. Resultaten av genomförda intervjuer visar bland annat följande: Det råder otydlighet mellan IT-avdelningen och verksamheten. IT inte ses som en integrerad del av verksamheten. Det råder dålig balans mellan verksamhetens krav och förväntningar och ITavdelningens förmåga att leverera. Dålig koordinerade förändringar i IT-miljön ger ständig återkommande störningar. Dessutom upplevs otydlighet i roller och ansvar, bristfällig styrning av ITverksamheten och personberoende som problemområden idag. 2. Mål Projektets mål är att IT-avdelningen ska lämna dagens otydlighet, den befintliga ad hoc- hanteringen, kämpande med tekniken och frustrationen. IT-avdelningen ska uppnå styrning av IT-verksamheten, 106

105 långsiktighet i arbetet och i planeringen samt att vara en partner som ger kompetent stöd till verksamheten. Tongivande är kommunens gemensamma mål att bedriva verksamheterna på ett kostnadseffektivt sätt, med hög kvalitet som möjliggör att vi blir en växande storstadsregion som ska vara långsiktigt hållbar. För att tillvarata nya möjligheter framtidens IT-stöd erbjuder sker en översyn av IT-verksamheten ur ett användarperspektiv. Allt större krav ställs på en dygnet runt service, 7/24/365, vilket i sin tur ställer stora krav på IT-stödet och IT-kompetens. IT-stöd behöver inriktas mera på stöd till verksamheten för att våra invånare ska kunna använda kommunens tjänster, system och funktioner utifrån eget behov. Följande områden ingår i projektuppdraget: Framtagning av ny IT-strategi som är kopplad till kommunplanen och verksamheternas önskemål och visioner. Plan för en effektiv organisatorisk uppbyggnad av IT-avdelningen utifrån tydliga roller, ansvar och befattningar i såväl den löpande driften som vid utvecklingsprojekt. Framtagning av tydliga Service Level Agreements (SLA). Renodling och förtydligande av ekonomiska ansvarsområden inom IT kontra verksamheten. Förslag till och etablering av välfungerande IT-intern supportfunktion. Förtydligandet av ansvarsområden i verksamheten såsom systemägare, systemförvaltare, IT-samordnare, användare och brukare. 2.1 Delmål Följande delmål är aktuella i projektet: Förankring av projektet Godkännande av projektplanen Beslut om fortsatt projektarbete Framtagning av styrdokument som ligger till grund för fortsatt arbete i projektet Definition, godkännande och start för IT-internt arbete Implementering av arbetssätt avseende IT-samordnare i såväl den administrativa som skolverksamheten Framtagning av kriterier för möjlig upphandling av konsultstöd o o o o Framtagning av kravspecifikation Framtagning av utvärderings och bedömningsunderlag Upphandling eller avrop från ramavtal Utvärdering 107

106 o Beslut om val av leverantör 3. Omfattning och resultat 3.1 Omfattning Projektet omfattar framtagning av beslutsunderlag för framtidens krav på en modern IT-organisation såsom: Strategisk användning av IT i en modern digital miljö. Användning av IT-stöd till våra invånare sett utifrån ett användarperspektiv (e-tjänster, online-funktioner, självservice, IT-pedagogik). Egen teknisk systemtekniker (Singel Point of Contact) för förvaltningarna för att uppnå ett nära samarbete mellan IT och verksamheten. Stöd i att utveckla och fördjupa beställarkompetensen i kommunens verksamheter Avgränsningar I projektet ingår inte att slutföra eller påbörja andra projekt inom ramen för detta projekt. Exempel kan vara aktiviteter för Nytt skalskydd, Inloggning via kort eller implementering av andra nya system. 3.2 Resultat Förväntat resultat är att alla projektmål är uppfyllda. Alla styrdokument som saknas är framtagna och beslutade såsom: Framtagning av ny IT-strategi som är kopplad till kommunplanen, nämndernas och verksamheternas önskemål och visioner. Plan för en effektiv organisatorisk uppbyggnad av IT-avdelningen utifrån fördelning med tydliga roller, ansvar och befattningar i såväl den löpande driften som vid utvecklingsprojekt. Framtagning av tydliga Service Level Agreements (SLA). Renodling och förtydligande av ekonomiska ansvarsområden inom IT kontra verksamheten. Förslag till och införande av en välfungerande IT-intern supportfunktion. Förtydligandet av ansvarsområden i verksamheten såsom systemägare, systemförvaltare, IT-samordnare, användare och brukare. 108

107 3.3 Överlämning och godkännande av resultat Löpande avstämning gällande projektets arbete och resultat sker i referensgruppen via möten och underhands dialog. Beslut tas löpande i referens och styrgruppen utifrån beslutsunderlag som projektledaren levererar. Leverans för delmål kommer att specificeras i tidplanen. 4. Tidplan och aktivitetsplan 4.1 Tidplan Start- och sluttidpunkt Projektstart: September, efter godkännande av projektplanen i referensgruppen. Projektslut: Kontrollpunkter Följande kontrollpunkter finns: Förarbete projekt Projektstart Projektarbete Redovisning mål och delmål, fortsatt projektarbete Redovisning mål och delmål, fortsatt projektarbete Godkännande uppfyllelse av projektmål Projektavslut Bevakning av delaktiviteter som inte är avslutade Milstolpar Se även kontrollpunkter. 109

108 BP 1 Information till alla intressenter om projektet BP 2 Utse styrgrupp, verifiera med referensgrupp BP 3 Löpande beslut utifrån projektarbetet BP 4 Godkännande av projektets slutrapport BP 5 Projektavslut 4.2 Aktivitetsplan Följande aktiviteter ingår i projektet: Framtagning av ny IT-strategi som är kopplad till verksamheternas visioner och mål samt till kommunplanen IT strategi o Innehållande övergripande och specifika strategiska och relevanta strukturområden o Innehållande verksamheterna mål och visioner utifrån kommunövergripande mål o Innehållande kommunens framtida digitala inriktning Effektiv uppbyggnad av IT-avdelningens verksamhet med tydliga roller, ansvar och befattningar gällande såväl den löpande driften som vid utvecklingsprojekt Beskrivning av roller och ansvar på IT-avdelningen o Befintliga roller o Roller som krävs för effektivt arbete o Roller som saknas o Kostnader och besparingar utifrån rollerna Roller och ansvar i verksamhet (kopplad till verksamhetssystem) Rekommendation för hantering av beställningar för nya system och rutiner som påverkar IT-drift Tydliga Service Level Agreements (SLA) Framtagning av SLA per förvaltning o Beskrivning av IT-tjänster idag o Beskrivning av supporttjänster o Hantering av förvaltningarnas önskemål utöver befintliga överenskommelser o IT-driftspecifikation, öppettider och tillgönglighet o Systembeskrivning inkl. prioritering av förvaltningarnas system o Kontaktinformation för verksamhet, IT och systemleverantör o Säkerhetsklassning i förekommande fall o Framtida visioner och IT-strategiska frågor 110

109 Renodling och förtydligande av ekonomiska ansvarsområden avseende IT-budget kontra verksamheten Beskrivning av vad som finansieras av IT-avdelningen respektive verksamhet/förvaltning Beskrivning av leasingförfarandet (inkl. utköp av utrustning) Investeringar och dess hantering Ändamålsenlig IT-supportfunktion som motsvarar en modern IT-organisation Bemanning av IT-support utifrån verksamheternas krav, behov och önskemål Information om befintliga stödsystem och självservice Statistikhantering och utvärdering av verksamheten utifrån ITIL (Problem Management, Change Management) Förtydligande av ansvarsområden avseende IT-samordnare i verksamheten Beskrivning av ansvar och roller Utbildning och information till verksamhetens IT-samordnare Kartläggning av befintligt och framtida stöd till skolornas IT-tekniker Framtagning av stöddokument om så behövs Bidra till utveckling av beställarkompetens 5. Resurser och kostnader 5.1 Resurser Projektarbete /PL Möten styrgrupp Möten referensgrupp Projektledning/administration för huvudprojekt Möten/arbete i projektgrupp Avstämningsmöten ingår i befintlig arbetsomfattning Möjlig konsultupphandling (kravspec och initiering) 140 h 8h 8h 0h 40 h 0h Ingår ej 5.2 Kostnader Interna kostnader Ingår i befintlig budget 0 111

110 Externa kostnader Konsultkostnader: bollplank, kvalitetssäkra Roller och ansvar, Genomförande av intervjuer med förvaltningschefer, ITsamordnare (förvaltningar, skolor, IT), redovisning av intervjuer :- Avvikelse +/- 3 % kan förekomma 6. Genomförande 6.1 Angreppssätt och arbetsmetod För projektarbete väljs VAMOS-modellen. Projektet stäms av löpande (fastställda tidpunkter) med referensgruppen. Beslut tas utifrån beslutsunderlag, som bereds av projektledaren, i projektets styrgrupp. Styrgruppsmöten dokumenteras. Kommunikationen sker via Intranät samt övergripande information ges på ledningsgruppsmöten. 6.2 Intressenter Följande intressenter finns: Kommunens ledningsgrupp Kommunledningskontorets ledningsgrupp Anställda inom kommunens förvaltningar Vallentuna kommuns folkvalda Rektorer och lärare Externa utförare Brukare 6.3 Osäkerhets- och riskanalys Följande risker kan uppstå: Rätt prioritering av tid för att arbeta med projektet 112

111 6.4 Dokumentstyrning Projektdokumenten finns på gemensam katalog och följer dagens projektstyrningsverktyg VAMOS. 6.5 Upphandling/inköp Konsultstöd har avropats från Ramavtal SKL Kommentus. 7. Projektorganisation 7.1 Kompetens I och med projektbemanning och de intressenter som aktiveras, säkerställs kompetensen. Granskningsstöd i arbetet och för dokumenten ges av konsulter. 7.2 Roller Projektbeställare: Magnus Sjögren, KOM-chef Projektledare: Monika Smidestam, t.f. IT-chef Projektmedarbetare: Styrgrupp, Referensgrupp, IT-avdelningen, förvaltningarnas representanter Ansvar Projektledaren ansvarar för genomförandet och har mandat att kalla till nödvändiga möten utifrån aktivitets och målbeskrivningen. Styrgruppen ansvarar för att nödvändig tid, som av projektmedlemmarna behövs för genomförandet av projektet, kan ställas till förfogande. 7.3 Arbetsformer Deltagare i styrgruppen: - Kommundirektör, - KOM-chef, - SBF-chef, - KFF-chef, - BUF-chef, 113

112 - SF-chef, - HR-chef, - Ekonomichef, - Stabschef. Deltagande i referensgruppen: - Annika Isaksson, (C), - Roswitha Melzer, (FP), - Bengt-Åke Grip, (M), - Lars Nordesjö, (MP), - Michel Louis, (KD), - Andreas Carlsson(S). 8. Kopplingar till andra projekt Det finns inga direkta kopplingar till andra projekt. Se även 2.1.1, Avgränsningar och 5.2, Intressenter. 9. Bilagor Aktivitetslista och tidplan Framtagna måldokument 114

113 Aktivitetsplan Aktivitet Pågår/Klart Från Till Status Etapp 1 Initiera Projekt A1 Beställning konsultavrop från avtal Ledning och styrning, SKL-upphandling genom upphandlingsenhet klart A2 Diskussioner med konsultföretag, AB1, Cybercom och Frontit klart A3 Fortsatta diskussioner, Frontit, offertförfrågan (ramavtal) klart A4 Leveransavtalsdiskussioner och planering avtalsskrivning annan aktör från ramavtal klart A5 Diskussioner och planering med konsult klart A6 Beslutspunkt fortsatt arbete klart A7 Godkänna BP1 klart Etapp 2 Projektstart (plan 23/9) A1 Godkännande av projektplan (referensgruppsmöte) klart A2 Godkännande projektbudget klart A3 Planering/genomförande av intervjuer klart A4 Godkänna BP2 klart Etapp 3 Genomförande A1 Planering åtgärder i verksamheterna (delvis redan klart genomförda på IT) A2Framtagning dok. Roller och ansvar klart A3 Framtagning SLA till verksamheten klart A4 Egna systemtekniker till alla förvaltningar fr. o m klart nov.2015 A5 Modern IT-lösning som ger stöd till Kulturskolan i administrativt och pedagogiskt arbete har tagits fram klart A6 Tekniska surdegar har lösts (t.ex. betalningsfil, debiteringsfil, SiteKiosk-bibliotekssystem) klart A7 Lunchöppet på IT-supporten klart A8 Säker placering av backup, november klart A9 Framtagning av teknisk kravspecifikation för t.ex. upphandling av system klart A10 Bättre ärendehantering (Easit), statistik och uppföljning klart A11 Förbättrad och ansvarsfull hantering av konferenslokaler klart A12 Samverkansgrupper (IT-kontakter, Skoltekniker) har bildats klart 115

114 A13 Möten med IT-styrgrupper per förvaltning genomförs klart löpande för bl.a. framtagning av framtida visioner och digitala utmaningar A14 Samverkansprocesser/samverkansmöten genomförs klart A15 Utbildningsinsats Så fungerar IT-support i en modern klart organisation A16 Översyn och analys av IT-avtal klart A 17 Framtagning av ny IT-strategi utifrån verksamhetens krav, visioner och kommungemensamma mål pågår A18 IT-support öppettider fr. o m 2016: kl klart A19 Utbildning i IT-bas erbjuds alla anställda som behöver start januari klart A20 IT-Inspirationsdag genomförs februari klart A21 Ny och effektivare lagring av data start februari A22 Bättre ärendehantering och uppföljning med ny statistikmodul klart A23 Förtydligande av ekonomiska ansvarsområden (IT-budget verksamhet) klart A24 Godkänna BP3 Etapp 4 Utvärdering A1 Slutrapport klart A6 Godkänna BP klart Etapp 5 Projektavslut och överlämnande till förvaltning A1 Godkännande av dokumentation klart A6 Godkänna BP klart 116

115 Revisionsrapport Roger Cert. Kommunalreuísor Nouember zot5 Granslcnin g au kotntnu:nstarelsens uppsíktsplíkt i sam ägda bolag uto:tt betydsnde íníiatqnde Vallentuna kommun pwc 117

116 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Innehällsforteckníng t.2. Övergripande revisionsfråga z. Iakttagelser och bedömningar z.t. Är uppsikten tydligt beskriven i reglemente och uppdrag för kommunstyrelsen? J..t. Iakttagelser och bedömnin Finns det i öwigt tydliga riktlinjer och former för hur uppsikten ska bedrivas? t. Iakttagelser och bedömnin g. Finns ändamålsenliga former för dialog och kommunikation mellan kommunen ochbolagen? L. Iakttagelserochbedömning Har ansvar och roller kring samverkan tydliggjorts på ett tillfredsställande sätt? rJ. Iakttagelser och bedömning Har det skctt ctt systcmatiskt arbctc för att identifiera inom vilka områden samverkan sker idag och inom vilka områden samverkan kan utvecklas mellan kommunen och bolaget?......,.7 2.b.1.1. Iakttagelser och bedömning Finns en kompetens i kommunen som matchar de frågeställningar som kan val aktuella för kommunen i dialogen medbolagen? 3.,., t.t. Iakttagelser och bedömnin Tas instruktioner fram till valda ombud inför bolagsstämmor etc och hur handläggs och beslutas dessa? 2.7.L.r. Iakttagelser ochbedömning 8 B. Revisionell bedömning och rekommendationer... 9 Bilaga - exempelpå instruktion till ombud o I November Vallentuna kommun PwC 118

117 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Sc:tntno;nfø:ttn tng Revisorerna i Vallentuna har beslutat granska hur kommunstyrelsen säkerställer sitt infl ande i samägda bolag utan betydande infl ande'. Granskningen avgränsas till de delägda bolagen Roslagsvatten AB (ro procent ägarandel) och Vallentunavatten AB (o,r procent ägarandel). Den övergripande revisionsfrågan har varit om kommunsty'relsen utövar sin uppsiktsplikt på ett ändamålsenligt sätt i samägda bolag utan betydande infl ande. Vi bedömer att kommunstyrelsens uppsikt över de aktuella bolagen delvis är ändamålsenlig. För att ytterligare stärka kommunstyrelsens uppsikt lämnas följ ande rekommendationer : o o a Kommunstyrelsen begär underlag från sina bolag och deras dotterbolag som visar på hur bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. Det i policyn för insyn i kommunala bolag även tydliggörs krav på instruktioner till valda ombud. Kommunstyrelsen överväger om formerna för den dialog medbolagen som idag sker är tillräcklig eller om ytterligare forum vore önskvärd liksom om återkopplingen till öwiga ledamöter bör formaliseras. a Kontaktpersoner mot Roslagsvatten utses i enlighet med samverkansavtalet. I samband med detta bör behovet av kompetensförstärkning övervägas. a De områden där oklarheter finns i samverkansavtalet tydliggörs och att ställning tas till behov av förtydligande av dessa områden i avtalet. I "Utan betydande inflytande" avser här bolag där kommunen har en minoritetsëigarandel. November Vallentuna kommun PwC 119 1av11

118 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 7 a 7.r. InIedníng Bøkgrttnd Revisorerna i Vallentuna har beslutat granska hur kommunstyrelsen säkerstälier sitt inflltande i samägda boiag uto tbetydande infl ande. Granskningen avgränsas till de delägda bolagen Roslagsvatten AB (ro procent ägarandel) och Vallentunavatten AB (o,r procent ägarandel). Enligt kommunallagen har alla nämnder och styrelser sitt uppdrag ifrån fullmäktige och ingen styrelse eller nämnd är överordnad de andra. Kommunsffrelsen har dock fått det särskilda ansvaret att samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och aü ha uppsikt över öwiga nämnders, bolags och eventuella kommunalförbunds verksamhet. (Kommunallagen kap. 6 $ t-+). Av kommunstyrelsens reglemente framgår att kommunstyrelsen ska: a a ha fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamåi, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också vad gäller öwiga förhållanden av bewdelse för kommunen, ta tillvara kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller har intresse i. r.2. Ouergrþande reuísíonsfrãga Den övergripande revisionsfrågan är om kommunstyrelsen utövar sin uppsiktsplikt på ett ändamålsenligt sätt i samägda bolag utøn betydande infl ande. r.s. Kontrollfrãgor Följande kontrollfrågor utgör grund för bedömningen av revisionsfrågan: a Är uppsikten tydligt beskriven i reglemente kommunstyrelsen? och uppdrag för a a a a Finns det i öwigt tydliga riktlinjer och former för hur uppsikten ska bedrivas? Finns ändamålsenliga former för dialog, kommunikation och återkoppling mellan kommunen och bolagen? Har ansvar och roller kring samverkan tydliggjorts på ett tillfredsställande sätt? Har det skett ett systematiskt arbete för att identifiera inom vilka områden samverkan sker idag och inom vilka områden samverkan kan utvecklas mellan kommunen och bolaget? November Vallentuna kommun PwC 120 2av11

119 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande. Finns en kompetens i kommunen som matchar de frågeställningar som kan var aktuella för kommunen i dialogen medbolagen? 7.4. Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med ansvariga förtroendevalda och tjänstemän. Genomgångar har gjorts av olika styrdokument, såsom reglemente, ägardirektiv samt rutiner och riktlinjer för bolagsstyrning. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. November 2015 Vallentuna kommun PwC 121 3av'l 1

120 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande q, t-a 2.7. I akttag els er o ch b edömníng ar. e, ttppsíkten tadlígt beskríuen í reglernente o ch upp dr ag.for kotntnunstgr els en? Iakttagelser och bedömning Av kommunstyrelsens reglemente framgår krav på fortlöpande uppsikt över verksamheten i de företag, som kommunen helt eller delvis äger eller annars har intresse i, främst vad gäller ändamåi, ekonomi och efterlevnad av uppställda direktiv men också vad gäller övriga förhållanden av betydelse för kommunen samt att ta tillvara kommunens intressen vid bolags- och föreningsstämmor och andra likartade sammanträden i de företag som kommunen helt eller delvis äger eller har intresse i. Från l januari 2013 förstärktes denna uppsiktsplikt i kommunallagen med att kommunen, årligen, ska pröva att bolagens verksamhet håller sig inom det kommunala ändamålet och utförts i enlighet med de kommunala befogenheterna, Om kommunstyrelsen finner att verksamheten i ett bolag överskrider bolagets befogenheter ska kommunstyrelsen lämna förslag på åtgärder till kommunfullmäktige. Bedömning Av protokoll framgår att kommunstyrelsen beslutat att bolagens verksamhet håller sig inom det kommunala ändamålet och utförts i enlighet med de kommunala befogenheterna. En praktisk konsekvens av detta lagkrav är att kommunstyrelsen måste begära ett underlag från sina bolag och deras dotterbolag som visar på hur bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. ÐÐ FÍnns det í öurígt tgdlígøríktlbtier och forrner fir hur rupp síkten sks" bedríu s"s? Iakttagelser och bedömning Det finns en policy för insyn i kommunala bolag reviderad av kommunfullmäktige 20L S 25. Policyn omfattar val av ombud, arvoden, tillgång till handlingar, anmälan av företagens verksamhetsberättelse och revisionsberättelse som särskilt ärende vid sammanträde då kommunens bokslut behandlas av kommunfullmäktige. Vidare framgår att ombudet förutsätts att innan beslut fattas om ändring av bolagsordning, ändring av aktiekapital, fusion av företag, förvärv eller bildande av dotterföretag inhämtar kommunstyrelsens synpunkter. Detsamma gäller om ombudet avser att beträffande ansvarsfrihet för styrelsen och fastställande av balansräkning samt vinstdisposition fatta annat beslut än vad revisorerna föreslår. November 2015 Vallentuna kommun PwC 122 4av11

121 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Bedömning Policyn omfattar val av ombud, arvoden, tillgång till handlingar, anmälan av företagens verksamhetsberättelse och revisionsberättelse som särskilt ärende vid sammanträde då kommunens bokslut behandlas av kommunfuìlmäktige. Vi rekommenderar att policyn även omfattar instruktioner till valda ombud Finns ändo:rnälsenlíg a lot"rll.er fi)r dío,lo g o ch kotntnuníkø,tíorø- rrl.ellø:n kotntnunert och boløgen? Iakttagelser och bedörnning På. polítískniuä De formella forum som, på politisk nivå, finns för dialog och kommunikation mellan kommun och bolag, är bolagens styrelsemöten. I Vallentunavattens styrelsemöten behandlas specifika frågor för Vallentuna. Vallentunavatten kan ses som ett beredande organ till Roslagsvatten. I Rosiagsvattens styrelse finns två utsedda förtroendevalda ledamöter samt två ersättare från Vallentuna kommun. Därutöver finns revisorer och ett förtroendevalt ombud till bolagsstämman. I Vallentunavatten finns tre förtroendevalda ledamöter inhusive ordförande (samt tre ersättare, revisorer och ombud). I Vallentunavatten har kommunen ordförandeposten. Därutöver förekommer tillf?iliiga möten kring speciella frågor (t ex workshop kring Roslagsvattens finansieringsstrategi). Pä tjänsternannaníuå. Chefen för samhällsbyggnad är adjungerad på RoslagsvatLens styrelsemöten. Fokus för deltagandet uppges främst vara att få information om vilka beslut som tas eller planeras och vilka arbetsmässiga konsekvenser detta kan få for Valientuna kommun. Möten och dialoger med Roslagsvattens tjänstemän uppges främst ske i samband med särskilda projekt (t exva-plan). Enligt samarbetsavtalet mellan Roslagsvatten och Vallentuna kommun framgår att både Roslagsvatten och kommunen ska utse kontaktpersoner inom specificerade områden 24. Kontaktpersoner Roslagsvatten utser bland sina medarbetare en kommunansvarig för vardera inom följande områden: - Ekonomiadministration - Kundtjänst - Utredning, projektering och exploatering - Drift och underhåll - Beredskap och krislägen November Vallentuna kommun PwC av 1'l

122 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Kommunen utser bland sina medarbetare en kontaktperson mot RV för vardera inom följande områden: - Ekonomiadministration - Miljöfrågor - Bygglov - Utredning, projektering och exploatering - Väg- och parkdrift - Beredskap och krislägen Av intervjuerna framgår att kontakter finns mellan kommunens tjänstemän och Roslagsvattens tjänstemän i olika detaljfrågor men det finns ingen tjänsteman i kommunen som har ett övergripande samlat ansvar mot Roslagsvatten. Återkoppling Protokoll från styrelsemöten skickas bl a till kommunsffrelsens ordförande, kommundirektör och till samhällsbyggnadschef. Anmälan av företagens verksamhetsberättelse och revisionsberättelse görs som särskilt ärende vid sammanträde då kommunens bokslut behandlas av kommunfullmäktige. Öwig återkoppling sker efter önskemål eller bygger på egna initiativ. Det finns ingen stående punkt på varken kommunstyrelsens eller kommunsþ'relsens arbetsutskotts dagordning om återrapportering från bolagen (det finns det exempelvis för samrådsmöten från skolan). Bedömning Den personunion som finns mellan bolagsstyrelse och kommunstyrelsen säkerställer kunskapsinformation till deltagande ledamöter. Återkopplingen till öwiga ledamöter i kommunstyrelsen sker om det önskas eiler bygger på enskilda initiativ. Vi föreslår kommunstyrelsen överväga om formerna för den dialog med bolagen som idag sker är tillräcklig eller om ytterligare forum vore önskvärd liksom om återkopplingen till öwiga ledamöter bör formaliseras. På tjänstemannanivå bör övervägas behovet av att utse någon i kommunen med ett övergripande samlat ansvar mot Roslagsvatten IIqr øn,suø;r och roller kríng soirrnterkø:n tu dlíg g.i or t s p å. e tt tíllfr e ds st ällo:nde s ätt? 2.4.r.L. Iakttagelserochbedömning Förutom reglemente och policy för insyn i bolag (policyn omfattar val av ombud, arvoden, tillgång till handlingar, anmälan av företagens verksamhetsberättelse och revisionsberättelse som särskilt ärende vid sammanträde då kommunens bokslut behandlas av kommunfullmäktige) har vi inte funnit något dokument som behandlar ansvar och roller kring samverkan med kommunala bolag som Roslagsvatten och Vallentunavatten. November Vallentuna kommun PwC 124 6av11

123 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Bedömning Kommunstyrelsen bör överväga behovet av ett tydliggörande av ansvar och roller kring samverkan med bolagen IIar det skett ett systetnrcrfíslct ørbeteftr &tt ídentífier u ínom uíika otrnlr &den s uløru erkø:n sker ídog ochínotnuílkq. otnrãden s g;tínt erkg:n kdln utu ecklss tnello;n korntrrurteít och bolaget? 2.5.L.t. Iakttagelserochbedömning Det finns ett 8-sidigt samverkansavtal mellan Roslagsvatten och Vallentuna kommun från zoo6. Sedan avlalet skrevs har förvaltningen konstaterat att det finns frågor som man inte löste vid avtalets skrivande. Detta gällde bl a reserwattentäkterna. Ansvaret för reserwattentäkterna har diskuterats med Roslagsvatten. Denna fråga uppges nu ha löst. För närvarande diskuteras dagvattenfrågan. En workshop planeras med syfte att kunna enas om var gränsdragningen går för vad kommunen ska svara för respelitive Roslagsvatten. För närvarande uppges man ha kommit fram till att man inte är eniga. Generellt uppges oklarheter finnas i "gränslandet" mellan kommunens och Roslagsvattens ansvarsområden. Enligt kommunen har kommunfullmäktige beslutat att alla va-frågor ska hanteras av RoslagsvatLen. Bedömning Även om inget systematiskt arbete giorts för att identifiera inom vilka områden samverkan sker så har en löpande dialog förts på tjänstemannasidan kring områden där parterna tolkat ansvarsfrågan i samverkansavtalet olika. Vi rekommenderar att de områden där oharheter finns i samverkansavtalet tydliggörs och att ställning tas till behov av förtydligande av dessa områden i avtalet Fínns en kotryretens í kotrrrntnterz- soín møtehør de frãg eställníng ør som ko;n u sr c,ktru.elüq.ftr kotn nurz.ere í díø,log en rned boløgen? 2.6.t.r. Iakttagelser ochbedömning När Vallentunavattnen bildades överlämnades hela kommunens va-kompetens till Roslagsvatten. Övergripande kompetens bedöms finnas i kommunen. Enligt förvaltningen saknas en expert som kan matcha Roslagsvattens tjänstemän. November Vallentuna kommun PwC 125 7av11

124 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Bedömning På tjänstemannanivå bör kontaktpersoner mot Roslagsvatten utses i enlighet med samverkansavtalet. I samband med detta bör behovet av kompetensförstärkning övervägas Tas ínstruktíonerfrø:rn tíii uø,lds otnbud ínftr boløgsstifuntnor etc ochhur høndläggs och beslutss dessa? L. Iakttagelserochbedömning Några politiskt tagna instruktioner till hur utsedda ombud ska agera på bolagsstämmor finns inte i Vallentuna kommun. Detta finns i flera kommuner Bedömning Det är rimligt att ett valt ombud för kommunen får instruktioner for sitt ställningstagande i olika frågor vid bolagsstämmor. Vi rekommenderar kommunstyrelsen överväga att ta fram instruktioner till valda ombud för bolagen. En sådan instruktion som bör kopplas till dagordningen på bolagsstämmor, bör beslutas av kommunstyrelsen som får kallelsen till bolagsstämman. I bilaga till denna rapport ges ett exempel på instruktion till ombud. November 2015 Vallentuna kommun PwC 126 8av11

125 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande S. Reuisíonellbedörnníng och rekotn n,erø.dø;tíoner Den övergripande revisionsfrågan är om kommunsryrelsen utövar sin uppsiktsplikt på ett ändamålsenligt sätt i samägda bolag utan betydande infl ande. Vi bedömer att kommunstyrelsens uppsikt över de aktuella bolagen delvis är ändamålsenlig. För att ytterligare stärka kommunstyrelsens uppsikt lämnas följ ande rekommendationer : a o Kommunstyrelsen begär underlag från sina bolag och deras dotterbolag som visar på hur bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. Det i policyn för insyn i kommunala bolag även tydliggörs krav på instruktioner till valda ombud. Kommunsþ'relsen överväger om formerna för den dialog med bolagen som idag sker är tillräcklig eller om ytterligare forum vore önskvärd liksom om återkopplingen till öwiga ledamöter bör formaliseras. a o Kontaktpersoner mot Roslagsvatten utses i enlighet med samverkansavtalet. I samband med detta bör behovet av kompetensförstärkning övervägas. De områden där oklarheter finns i samverkansavtalet tydliggörs och att ställning tas till behov av förtydligande av dessa områden i avtalet. November 2015 Vallentuna kommun PwC 127 9av11

126 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande BíIaga - exemqrelp&ínstruktíon tíll ombud Val av och instruktioner till ombud till årsstämma i Visit Karlstad AB 2012 DnrKS-2012-ZAg Dpl0l Kom m u nledningskontorets förslag 1. Som orubud till Visit Karlstad AB:s år'sstäntna 2012 utses Ourbuclet instrreras att rösta på årsstänunan enligt ftiljande i ûågor av materiell betydelse: a. Resultat- och balatsräkningen frir räkerukapsåret 2011 fastställs. b. Bolagets restrltat för ltikenskapsår'et 2011 disponeras i enlighet tred förslaget i ft irva lhringsberättelsen. c. Styrelsens ledarnöter och velkställande direktoren beriljas ansvarsû'ihet ftir ftirvaltningell av bolagets augelägenheter under räkenskapsåret 20t l. d. Arvocleu till styrelsen, revisor och letrunarurarevisor skall utgå med huvudsaklig utgåugspturkt fi'fur årsståinrmaus l eshtt 20 I t. f. Till styrelseledamöter för Karlstads konunrurs del utses Anders Knape. Peter Ktrllpgen och Anders Pettersson och som styrelsestrppleanter tttses Robert ü7arholm, Viviarure Gerdin ochulla Forsgn'en.,4.uders Knape skall tillika utses som ordftirande. Dåinrtöver utses de ledarnöter och suppleauter som örtiga ägare ftireslagit med strid i aktieëigaravtalet. Sammanfattning av ärendet Onbud ska utses av konumurstlrelsen till kor unaude årsstär una i \risit Kar{stad AE. som kouuner att hållas tråudagen den? april 2012 kl Ourbuclet ska fürses med inshuktioner infbr stäuunan. Beslufsunderlag Komrmurledningskontorets däastesklivelse den?t urars 20 I 2 November 2015 Vallentuna kommun PwC 128 '10 av 11

127 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande 2OL5-11-2O Roger Burströ n Projektledare Carínllultgren Uppdragsledare November 20'15 Vallentuna kommun PwC av 11

128 130

129 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KARIN KILERUD SID 1/5 CONTROLLER KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar föreslaget yttrande och överlämnar det till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Revisorerna har granskat hur kommunstyrelsen säkerställer sitt inflytande i samägda bolag utan betydande inflytande, det vill säga bolag där kommunen har en minoritetsägarandel. Kommunstyrelsen lämnar härmed sitt svar på revisionsrapporten. Bakgrund Vallentuna kommun har regler för hur revisionsrapporter ska besvaras. Syftet med dessa regler är dels att revisionens granskningar ska komma kommunfullmäktiges ledamöter och allmänheten till känna, och dels att nämnderna på ett strukturerat sätt ska rapportera vilka åtgärder som har vidtagits med anledning av de synpunkter och rekommendationer som förts fram. Beskrivning av revisionsrapporten Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande och den har genomförts av ett externt revisionsbolag. Granskningen avgränsas till de delägda bolagen Roslagsvatten AB och Vallentunavatten AB. Vallentuna kommun fick revisionsrapporten tillhanda Revisionsrapporten finns bifogad som bilaga. I kommande kapitel redovisas revisionens synpunkter tillsammans med kommunens kommentarer. Därefter följer ett kapitel om revisionens rekommendationer och kommunens åtgärder. Ett avslutande kapitel sammanfattar i en framåtriktad analys åtgärdernas effekt. Revisionens synpunkter Den sammanfattande bedömningen är att kommunstyrelsens uppsikt över de aktuella bolagen delvis är ändamålsenlig. Kommunen måste begära ett underlag från sina bolag och deras dotterbolag som visar på hur bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. Vallentuna kommuns kommentar: KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KLK@VALLENTUNA.SE 131

130 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/5 Vallentuna kommun delar revisionens synpunkt. Kommunledningskontorets rutiner behöver utvecklas för att säkerställa att underlag begärs från kommunens bolag och deras dotterbolag. Dialog och kommunikation mellan bolagsstyrelse och kommunstyrelsen säkerställer information till deltagande ledamöter. Återkoppling till övriga ledamöter i kommunstyrelsen sker om det önskas eller bygger på enskilda initiativ. Det finns ingen stående punkt på kommunstyrelsens eller kommunstyrelsens arbetsutskotts dagordning om återrapportering från bolagen. Vallentuna kommuns kommentar: Kommunen finner revisionens observation riktig, men bedömer att det inte finns behov av att ha en stående punkt på dagordningen med återrapportering. Däremot kan en årlig avstämning göras efter det att årsstämma hållits. Kommunen anser att kommunstyrelsens aktivitet för utövande av uppsiktsplikten av samägda bolag utan betydande inflytande ska vara rimlig i förhållande till ägarandelen. Vallentunavatten och Roslagsvatten är endast en del av de bolag där kommunen har en minoritetsägarandel. De resterande är: Elverket Vallentuna AB, Söderhalls Renhållnings AB, Käppalaförbundet, Storstockholms brandförsvar, Norrvatten, Stockholmsregionens försäkring AB, AB Vårljus och Kommuninvest ekonomisk förening. Kommunstyrelsens ledamöter är fritidspolitiker och dess sammanträden ligger förlagda till kvällstid. Ska kommunstyrelsen följa revisionens alla rekommendationer blir en av konsekvenserna att sammanträdena måste hållas under dagtid. Dialog och kommunikation sker mellan kommunens tjänstemän och Roslagsvattens tjänstemän men det saknas en tjänsteman i kommunen med övergripande samlat ansvar mot Roslagsvatten. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun instämmer. Det finns behov av att utse en tjänsteman med övergripande samlat ansvar för kommunens kontakter med Roslagsvatten. På förvaltningen saknas expertkompetens som kan matcha Roslagsvattens tjänstemän. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun delar revisionens synpunkt. Samhällsbyggnadsförvaltningen behöver se över hur kommunen kan stärka sin expertkompetens på va-området. Förutom reglemente och policy för insyn i bolag saknas dokument som behandlar ansvar och roller kring samverkan med kommunala bolag. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun delar inte revisionens synpunkt om att det saknas dokument som behandlar ansvar och roller. Reglemente och policy är tillräckliga. Däremot 132

131 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 3/5 behöver Policy för insyn i kommunala bolag revideras. Där bör tydligt framgå vad som gäller för kommunala helägda respektive delägda bolag. Generellt finns oklarheter i gränslandet mellan kommunens och Roslagsvattens ansvarsområden. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun instämmer. Gränsdragningen mellan kommunens och Roslagsvattens ansvarsområden behöver tydliggöras. Revisionens rekommendationer Att begära underlag från kommunens bolag och deras dotterbolag som visar på hur bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun delar revisionens synpunkt om att underlag ska begäras och tillhandahållas kommunstyrelsens ledamöter. I enlighet med Policy för insyn i kommunala bolag, punkt 7, ska kommunens bolag och deras dotterbolags verksamhetsberättelse och revisionsberättelse anmälas som särskilt ärende, vid sammanträde då kommunens bokslut behandlas av fullmäktige. Policydokumentet anger inte motsvarande för vad som gäller delägda bolag. Kommunen bedömer att det är tillräckligt att skriva fram ärenden för beslut i kommunstyrelsen gällande Roslagsvatten och Vallentunavatten. Ärendena ska årligen efter Roslagsvattens och Vallentunavattens årsstämmor beredas för beslut om bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. Inför behandling av ärendena ska handlingar finnas kommunstyrelsen tillhanda som verifierar att bolagen levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen. Att kommunstyrelsen överväger om formerna för den dialog med bolagen som idag sker är tillräcklig eller om ytterligare forum vore önskvärd liksom om återkopplingen till övriga ledamöter bör formaliseras. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun instämmer i att återkopplingen bör formaliseras. Återkoppling till kommunstyrelsens ledamöter kommer att ske årligen efter det att bolagen hållit årstämma. Ytterligare forum för dialog bedöms efter införandet av årliga informationstillfällen vid kommunstyrelsens sammanträde inte vara nödvändiga. Att det i policyn för insyn i kommunala bolag även tydliggörs krav på instruktioner till valda ombud. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun delar inte revisionens synpunkt. Ombuden är utsedda av fullmäktige och har fått förtroende att föra kommunstyrelsens talan. Generella instruktioner till valda ombud finns i Policy för insyn i kommunala bolag under punkt 9. Där framgår att ombudet innan beslut fattas om ändring av bolagsordning, ändring av aktiekapital, fusion av företag, förvärv eller bildande av dotterföretag inhämtar kommunstyrelsens synpunkter. Detsamma gäller om ombudet avser att beträffande 133

132 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 4/5 ansvarsfrihet för styrelsen och fastställande av balansräkning samt vinstdisposition fatta annat beslut än vad revisorerna föreslår. Kommunen bedömer att nuvarande instruktioner är tillräckliga. Att kontaktpersoner mot Roslagsvatten utses i enlighet med samverkansavtalet. I samband med detta bör behovet av kompetensförstärkning övervägas. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun delar revisionens synpunkt. Kommunen kommer att under 2016 utse, och till Roslagsvatten förmedla, kontaktpersoner för de arbetsområden som uttrycks i samarbetsavtalet. Kommunen ser över möjligheterna att anställa en tjänsteman med allmän va-kompetens för att bland annat kunna möta Roslagsvattens tjänstemän i terminologi och kunskapsnivå. Att de områden där oklarheter finns i samverkansavtalet tydliggörs och att ställning tas till behov av förtydligande av dessa områden i avtalet. Vallentuna kommuns kommentar: Vallentuna kommun delar revisionens synpunkt. Kommunen kommer att under 2016 identifiera vilka oklarheter gällande ansvarsområden i samarbetsavtalet som råder, och därefter arbeta för att tydliggöra dessa i samverkansavtalet eller i kompletterande avtal. Gällande reservvattentäktsfrågan är ett beslut fattat av kommunstyrelsen : Kommunstyrelsen beslutar att uppta förhandling med Roslagsvatten AB med syfte att förtydliga ansvarsfördelningen för reservvattentäkterna genom att i ägardirektiv för Roslagsvatten AB under 2. Syfte och mål med bolagets verksamhet i sista delpunkten infoga texten Bolagets beredskapsansvar innebär även drift och utbyggnadsansvar för reservvattentäkter. Kommunen kommer att under 2016 påbörja att från tjänstemannanivå, genom förhandlingar med Roslagsvatten, driva frågan om att tydliggöra ansvarsfördelningen av reservvattentäkterna i samverkansavtalet mellan Roslagsvatten och kommunen. Vad gäller dagvattenfrågan så har kommunen och Roslagsvatten tillsammans tagit fram ett förslag till en VA-plan som kan antas under Framåtriktad analys Baserat på de åtgärder som har genomförts eller ska genomföras och vad de förväntas att leda till. Sannolikhet/risk Genom att kommunen årligen kommer att ta fram underlag för beslut i kommunstyrelsen huruvida bolagen har levt upp till de i bolagsordningen och ägardirektivet formulerade ändamålen, förbättras kommunens utövande av uppsiktsplikten. Att kommunen under 2016 utser kontaktpersoner enligt samarbetsavtalet med Roslagsvatten kommer att stärka och förenkla samarbetet med Roslagsvatten. En tydlig ansvarsfördelning mellan kommunen och Roslagsvatten gällande - reservvattentäkterna skulle kunna innebära att kommunens reservvattentäkter skulle kunna utgöra nödvattenförsörjning i ett krisläge då Norrvattens resurser för reservvattenförsörjning är satta ur spel. 134

133 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 5/5 - dagvattenhanteringen skulle främst innebära att fullgod kontroll och skötsel av dagvattensystemet säkrar att mycket kraftiga regn inte orsakar översvämningar och medför skada på egendom. Konsekvenser Med en utsedd samordnande tjänsteman på samhällsbyggnadsförvaltningen med syfte att ha ett övergripande ansvar gentemot Roslagsvatten, effektiviseras och kvalitetssäkras kommunens samarbete med Roslagsvatten. En förstärkning av samhällsbyggnadsförvaltningen, genom anställning av tjänsteman med vakompetens, skulle medföra att kommunens intressen bättre tas tillvara då kommunen i högre grad skulle kunna bemöta Roslagsvattens argument med insikt och kunskap. Positiva effekter av revisionsrapporten Revisorerna har valt att endast granska kommunstyrelsens inflytande i de delägda bolagen Roslagsvatten och Vallentunavatten. En positiv effekt av granskningen är att kommunen också kan använda revisionens synpunkter till att reflektera över hur rutiner och regelverk fungerar för att säkerställa inflytande i samtliga delägda kommunala bolag. Revisionens synpunkter och rekommendationer tydliggör kommunens behov av kompetensförstärkning avseende va-frågor. Kommunen tackar revisionen för deras synpunkter. Victor Kilén Kommundirektör Annika Hellberg Ekonomichef Ska expedieras till Akten Samhällsbyggnadsförvaltningen 135

134 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Policy för insyn i kommunala bolag Fastställd av kommunfullmäktige Reviderad av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har i 99 beslutat följande beträffande insyn i kommunala bolag: 1. Kommunens ombud till bolagsstämma för företag vilka helt eller delvis ägs av kommunen även i fortsättningen skall utses i kommunfullmäktige. 2. Val till styrelse och revisorer i av kommunen helägda företag skall förrättas efter förslag från valberedningskommittén eller från kommunstyrelsen. 3. Arvoden till funktionärer i företag som ägs helt av kommunen skall fastställas av kommunfullmäktige. 4. Envar skall äga tillgång till helägt kommunalt bolags handlingar i samma utsträckning som om bolaget vore en kommunal myndighet. 5. Frågan om utlämnande av handlingar avgörs av bolagets verkställande direktör eller efter dennes bestämmande. 6. Vägran att utlämna handling avgörs av bolagets verkställande direktör eller efter dennes bestämmande. 7. Företagens verksamhetsberättelse och revisionsberättelse skall anmälas som särskilt ärende vid sammanträde då kommunens bokslut behandlas av kommunfullmäktige. 8. Bolagsstämma skall hållas även i fortsättningen efter kommunfullmäktigesammanträde och vara öppen för allmänheten. 9. Förutsättes att ombudet innan beslut fattas om ändring av bolagsordning, ändring av aktiekapital, fusion av företag, förvärv eller bildande av dotterföretag inhämtar kommunstyrelsens synpunkter. Detsamma gäller om ombudet avser att beträffande ansvarsfrihet för styrelsen och fastställande av 136

135 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING balansräkning samt vinstdisposition fatta annat beslut än vad revisorerna föreslår. 137

136 Revisionsrapport Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Vallentuna kommun Leif Karlsson Niklas Eriksson December

137 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Innehåll Sammanfattning Inledning Iakttagelser Styrning och samordning Underhållsplanering Budgetering Redovisning Uppföljning av underhållskostnader Uppföljning av fastighetsstandard Bedömningar Bedömningar mot kontrollmål Revisionell bedömning Rekommendationer B1 Information om fastighetsunderhåll B2 Okulärbesiktning December av 24 Vallentuna kommun PwC 139

138 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Sammanfattning Utifrån Vallentuna kommuns förtroendevalda revisorers genomförda väsentlighet ochriskanalys har PwC fått i uppdrag att genomföra en granskning av fastighetsunderhållet. Revisionsfrågan: Har kommunstyrelsen säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Vår revisionsbedömning är att: Kommunstyrelsen till viss del säkerställer ett tillräckligt fastighetsunderhåll så att fastighetsbeståndet förvaltas enligt god fastighetsekonomi. Våra rekommendationer: Rekommendation 1 Kommunstyrelsen är på väg att skapa tydligare styrning avseende eget ägda fastigheter. Vi bedömer att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Vidare så är det vår bedömning att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll. Rekommendation 2 För att veta hur stort eftersatt underhåll är i kommunens fastigheter så rekommenderar vi kommunstyrelsen att grovt beräkna teknisk underhållsskuld. Vidare råder vi kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av skulden, så att kapitalförstöring i fastighetsbeståndet kan undvikas. Rekommendation 3 Kommunstyrelsen arbetar med att ta fram en investeringspolicy i dagsläget. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att samordna framtagande av investeringspolicyn med en övergång till komponentredovisning. December av 24 Vallentuna kommun PwC 140

139 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 1. Inledning Bakgrund Som alla anläggningstillgångar kräver fastigheter underhåll för att behålla sitt värde. Om underhållsnivån är otillräcklig kan det leda till ett uppdämt behov av underhållsåtgärder som ackumuleras samt att investerings- och reinvesteringsbehovet måste tidigareläggas. Ytterligare konsekvenser av en otillräcklig underhållsnivå är att fastighetsbeståndet får en försämrad standard, vilket leder till sämre arbetsmiljö för brukarna samt kritik och sanktioner från myndigheter. Utifrån Vallentuna kommuns förtroendevalda revisorers genomförda väsentlighet ochriskanalys har PwC fått i uppdrag att genomföra en granskning av fastighetsunderhållet. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Revisionskriterier 1 Kommunallag; god ekonomisk hushållning Kommunal redovisningslag Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer Kommunfullmäktiges direktiv, budget mm Lagar och regler för god fastighetsekonomi Kontrollmål 2 1. Fastighetsunderhållet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt. 2. Det finns underhållsplaner och de uppdateras kontinuerligt. 3. Kritiska och väsentliga faktorer har beaktats i budgeteringen. 4. Det finns regler för redovisning av underhåll och komponentredovisning. 5. Det finns tillfredställande uppföljning av underhållskostnader. 6. Det finns tillfredställande uppföljning enligt fastighetsstandard. Avgränsning Granskningen avser kommunens fastigheter och avgränsas till ovanstående kontrollmål. 1 Revisionskriterier utgörs av styrande och stödjande dokument (t.ex. lagtext, föreskrifter, policy, rutiner, beslut, etc.) och normer mot vilka tillfredställande efterlevnad bedöms. 2 Kontrollmål ska förstås som målbilder (påståenden) för tillfredställande tillstånd mot vilka observerade tillstånd jämförs och bedöms (bedömning sker även i relation till revisionskriterier). December av 24 Vallentuna kommun PwC 141

140 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Metod Granskningen har genomförts via intervjuer och studier av styrdokument, underhållsplaner och verksamhetsberättelse, etc. En sammanställning har gjorts av underhållskostnader enligt plan, budgeterade kostnader samt verkliga kostnader för underhåll. Sammanställningen har jämförts med statistik och branschnyckeltal (REPAB). Intervjuer har gjorts med teknik- och fastighetsutskottets ordförande och chefstjänstemän. Ett urval (stickprov) har gjorts av 4 fastigheter. Okulärbesiktning har utförts på plats av valda fastigheter och redovisning och grov bedömning av skick och status på respektive fastighet redovisas i slutet av huvudrapporten (se kapitel B2). December av 24 Vallentuna kommun PwC 142

141 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 2. Iakttagelser 2.1. Styrning och samordning I följande avsnitt redogör vi för iakttagelser kopplade till följande kontrollmål: Kontrollmål 1: Fastighetsunderhållet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt. Det genomfördes en översyn av dåvarande förvaltningsorganisationen 2009 för att verksamheterna i större utsträckning skulle förbättra arbetet mot kärnverksamheterna skolaoch omsorg avseende drift och underhåll. Sedan 2009 har fastighetsavdelningen bytt chef fyra gånger: 2009, 2011, 2013, Ett par av dessa chefer har i efterhand även visat sig vara felrekryteringar. Kombinationen av felrekrytering och ett frekvent chefsbyte, har enligt de intervjuade, bidragit till att det är först i år, 2015, som fastighetsorganisationen har satt sig. Fastighetsavdelningen är organiserad i fem enheter/grupper: fastighetsservice, projektledning, ekonomisk förvaltning, teknisk förvaltning och städning. Från intervju uppfattar vi det som att dessa enheter/grupper, när de är redo, ska kunna fungera självständigt. Vi informeras vid intervju att fastighetschefen nyligen har kunnat överlåta två av enheterna/grupperna att sköta sig själv, men att de andra fortfarande behöver viss tillsyn. Organisationsbild för fastighetsavdelningen Varje cirkel ska kunna fungera självständigt Källa: Vallentuna kommun December 2015 Vallentuna kommun PwC 5 av

142 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Det framförs i intervju att det har varit relativt mycket problem med fukt- och mögelskador inom både skolor och förskolor. Många av de drabbade fastigheterna är från talet, vilket gjort att behovet av underhållsåtgärder har ökat. Statusen på skolor och förskolor är varierad. Som ett belysande exempel är Ormstaskolan som bedömdes vara i ett bra skick vid statusbesiktning. Något senare uppdagades fukt och upplevelse av ohälsosamt inneklimat från personal- och elever på skolan. Efter inspektion från Bygg- och miljöavdelningen inom kommunen så bedömdes skolan inte klara arbetsmiljökraven, vilket gjorde att beslut fattades om rivning av skolan. Vid granskningstillfället så uppfattar vi i intervjun med teknik- och fastighetsutskottets ordförande att det har varit en turbulent tid under ca sex år utifrån chefsbyten och uteblivna underhållsplaner. Utskottet, som har delegerats beslutanderätt i flera fastighetsfrågor, inväntar en långsiktig underhållsplan som är under färdigställande hos fastighetsavdelningen. Som vi uppfattat så har utskottet arbetat mycket lite med fastighetsfrågorna under de senaste åren, men idag finns det tillförsikt och tillit till den nya fastighetsorganisationen. De ser fram emot att kunna bereda en underhållsplan för fastighetsbeståndet som vidarebefordras till kommunstyrelsen. I intervju har vi informerats om lokalresursplaneringsgruppen (LRP-gruppen). Den består av representanter från kommunens olika förvaltningar och gruppen är ett forum för att lyfta och diskutera framtida lokalbehov och strategier. Gruppen tar fram underlag enligt Lokalresursplan med uppdrag från kommunens ledningsgrupp att arbeta fram en lokalresursplan, som sedan ska behandlas av kommunfullmäktige. Kommentar Vi uppfattar att den nya fastighetsorganisationen är på rätt väg utifrån indelningen i självständiga enheter, men med samordning och ledning av fastighetschefen. Beträffande underhållplanering så behöver kommunstyrelsen grovt beräkna teknisk underhållsskuld. Även fast planerat underhåll har legat på en acceptabel nivå enligt bifogad redovisning under åren så är löpande/akut underhåll fortfarande omfattande Underhållsplanering I följande avsnitt redogör vi för iakttagelser kopplade till följande kontrollmål: Kontrollmål 2: Det finns underhållsplaner och de uppdateras kontinuerligt. Från intervju uppfattar vi att fastighetsavdelningen arbetar med underhållsplaner på lång och kort sikt. I det arbetet så används verksamhetssystemet Landlord framförallt för att kvalitetssäkra planerat underhåll, som enligt fastighetschefen ska prioriteras bättre i December 2015 Vallentuna kommun PwC 6 av

143 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll framtiden. Under flera år har underhållsplaneringen varit bristfällig, vilket har medfört att akuta och felavhjälpande åtgärder har varit omfattande. Akuta åtgärder som har genomförts är reparationer av läckande tak och dräneringsarbeten kring källargrunder i vissa fastigheter. I praktiken har arbetet med akutunderhåll präglats av bristen av långsiktig underhållsplanering. Det framkommer också vid våra intervjuer att det skulle behövas en evakueringsskola/fastighet som skulle kunna användas för att inrymma elever när en ordinarie skola renoveras. Bedömningen är att underhållsplanen som snart är färdigställd kommer att skapa behov av högre budgetanslag, avseende planerat underhåll, än vad kommunen har varit van vid de senaste åren. Kommentar Det pågår ett förändringsarbete, från att tidigare ha arbetat i hög utsträckning med akut/felavhjälpande underhållsåtgärder till att arbeta mer med planerat underhåll. Fastighetsenheten har verksamhetssystemet Landlord för underhållsplanering. Planerat underhåll i förhållande till akuta underhållsåtgärder är mycket mer kostnadseffektivt. Samordning kring upphandling och utförande samt etablering av entreprenör vid flera fastigheter samtidigt påverkar och minskar underhållskostnaderna Budgetering I följande avsnitt redogör vi för iakttagelser kopplade till följande kontrollmål: Kontrollmål 3: Kritiska och väsentliga faktorer har beaktats i budgeteringen. I Lokalresursplan noterar vi att lokalresursplaneringen utgör underlag till investeringsplan och planerat underhåll, som syftar till att tillgodose kommunens behov av verksamhetslokaler. I budgetarbetet ska investeringsutgifter, drift- och kapitalkostnader beaktas i budget- och planeringsarbetet. Årligt planerat respektive löpande underhåll av fastighetsbeståndet per m2 År Total lokalyta i fastighetsbeståndet m December 2015 Vallentuna kommun PwC Planerat underhåll kr/m Löpande underhåll/akutfelavhjälpande kr/m av

144 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Årligt planerat underhåll respektive investeringskostnader, Mkr År Planerat underhåll Mkr 14,9 12,4 17,8 20,9 21,9 Investeringar Mkr 12,7 27,8 19,8 10,2 10,9 Kommentar Mot bakgrund av att underhållsplaneringen inte har fungerat optimalt under en längre tid har det påverkat budgetplaneringen. Det är väsentligt och en förutsättning att planerat underhåll budgeteras på en tillräcklig nivå (kr/m2) för att motverka att delar av fastighetsbeståndet utsätts för risk för kapitalförstöring. Vi uppfattar att det är ett eftersatt underhåll i fastigheterna. Det är viktigt att minska löpande underhållsåtgärder som idag är över 200 kr/m Redovisning I följande avsnitt redogör vi för iakttagelser kopplade till följande kontrollmål: Kontrollmål 4: Det finns regler för redovisning av underhåll och komponentredovisning. Vi har uppfattat att det pågår ett arbete i dagsläget med att ta fram en investeringspolicy. Kommunstyrelsen inte ännu har gått över till komponentredovisning. Arbetet har påbörjats, men det inte färdigställt. Vi uppfattar målsättningen som att kommunen gör en övergång till komponentredovisning under Kommentar Vår rekommendation är att kommunen samordnar den nya investeringspolicyn med övergången till komponentredovisning under Uppföljning av underhållskostnader I följande avsnitt redogör vi för iakttagelser kopplade till följande kontrollmål: Kontrollmål 5: Det finns tillfredställande uppföljning av underhållskostnader. December 2015 Vallentuna kommun PwC 8 av

145 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Fram till 2009 så hade kommunen erfaren och hög branschkompetens inom fastighetsområdet på chefssidan. Vi har uppfattat att fastighetsavdelningen, vid den tiden, hade god kontroll på underhållskostnader. Det bekräftas också av en granskningsrapport kring fastighetsunderhåll som redovisades för revisorerna i Vallentuna Personellt så fanns det en fastighetstekniker med specialinriktning mot byggnadstekniska frågor. Dessutom fanns ett erfaret team för att sköta löpande drift i fastigheterna. Under 2011 så drabbades förvaltningen av en personalkris, vilket under flera år har påverkat kontinuitet och begränsat förmågan att bedriva fastighetsförvaltningen professionellt. I dagsläget så har fastighetsavdelningen förbättrat kvaliteten i ekonomisk uppföljning av underhållskostnader. Ibland är det svårt att avgöra vad som ska bedömas som investering och underhåll, men i huvudsak görs en bedömning vid större ombyggnationer om vad som är förbättrande åtgärder (investering) respektive eftersatt underhåll (driftskostnad). Beträffande investeringar utvärderar fastighetsavdelningen alla större projekt i en slutredovisningsrapport som rapporteras till förvaltningen och kommunstyrelsen. Vi ser det som positivt att det genomförs slutredovisning av genomförda investeringsprojekt. Fördelen med slutredovisningar är att budgetavvikelse och kvalitetsvärdering blir en erfarenhetsbank som kan användas när nya investeringsprojekt ska genomföras Kommunen har under senare tid genomfört ett antal större investeringsprojekt som exempelvis nya Kulturhuset mitt i centrum för 180 mkr. Ett nytt ridhus håller på att färdigställas samtidigt som det pågår planering och projektering för att bygga nya Hagaskolan, preliminär förkalkyl ca 500 mnkr. Källa: SCB och SLL/MRT Kommunens befolkningstillväxt, idag ca innevånare, men som mål att vara år 2030 påverkar kommunens lånebehov. För ett antal år sedan hade kommunen en mycket låg skuldnivå, men i takt med nya investeringar så har kapitalkostnaderna ökat och utgör i dagsläget ca 60 % av lokalkostnaderna. I gällande Lokalresursplan noteras att total internhyra för verksamhetslokaler 2013 uppgick till 146 mnkr. December av 24 Vallentuna kommun PwC 147

146 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Vid våra intervjuer har vi uppfattat teknik och fastighetsutskottet inväntar en fullödig underhållsplan för kommunens fastighetsbestånd Uppföljning av fastighetsstandard. I följande avsnitt redogör vi för iakttagelser kopplade till följande kontrollmål: Kontrollmål 6: Det finns tillfredställande uppföljning enligt fastighetsstandard. Enligt uppgift från intervju framkommer att fastighetsbeståndet varierar i status. Fastighetschefen uppskattar den generella underhållsstandarden till en svag trea (se förklaring av bedömningsskala i kap. 3). Fastighetschefens skattning av den generella underhållsstatusen på hela fastighetsbeståndet Fastigheter från 60- och 70-talet börjar, enligt de intervjuade, att uppvisa byggtekniska problem. T.ex. upptäcktes mögelskador i ett kylrum på Ormstaskolan när kylskåpen skulle bytas ut. Detta har skapat en oro hos andra skolor som har uttryckt att de vill få sina lokaler besiktade. Under året har fastighetsavdelningen rustat ett flertal skolor och har i samband med insatsen upptäckt fler brister som behöver åtgärdas. Generellt menar de intervjuade att de problem som finns i fastigheter som har en sämre status är av byggnadsteknisk karaktär (fuktskador och/eller andra skador i bärande stommar, betong, m.m.). Driften av fastigheterna uppges å andra sidan fungera bra, även i de äldre fastigheterna. Vi noterar att felanmälan hanteras av fastighetsserviceenheten inom förvaltningen. Enligt intervju är detta ett aktivt val för att få en bättre kontroll över det felavhjälpande underhållsbehovet, med möjlighet att följa felanmälda fastighetsärenden i persondatorn. Det genomförs som vi uppfattat årliga NKI (nöjdkundindexmätningar) som förvaltningarna får möjlighet att svara på. Vi har vid granskningstillfället inte tagit del av den senaste mätningen. Generellt är NKI-mätningar ett bra komplement i fastighetsavdelningens arbete med att vilja vara professionell som fastighetsförvaltare av verksamhetsfastigheter. December 2015 Vallentuna kommun PwC 10 av

147 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 3. Bedömningar I detta kapitel redogör vi för granskningens bedömningar utifrån de iakttagelser som har gjorts och redovisats i föregående kapitel (kap. 2) Bedömningar mot kontrollmål Kontrollmål 1. Fastighetsunderhållet styrs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt. Kommentar Bedömning Vår bedömning är att fastighetsunderhåll delvis bedrivs och samordnas på ett effektivt och tillräckligt sätt. Vi grundar vår bedömning på att akut/löpande underhållsåtgärder är omfattande. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att i sin underhållsplan ha som mål 75 % planerat underhåll och 25 % löpande/akut felavhjälpande underhåll. 2. Det finns underhållsplaner och de uppdateras kontinuerligt. Bedömning Vi har uppfattat att det håller på att sammanställas en underhållsplan som ska presenteras för teknik och fastighetsutskottet. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att färdigställa underhållsplanen med tydlig prioritering mot planerade underhållsåtgärder. 3. Kritiska och väsentliga faktorer har beaktats i budgeteringen. Bedömning Vi gör bedömningen att kommunstyrelsen behöver tydliggöra budgetarbetet och utgå från en uppdaterad underhållsplan som teknik och fastighetsutskottet har kommunicerat med fastighetsavdelningen. Vi rekommenderar vidare att kommunstyrelsen uppskattar och grovt beräknar eftersatt underhåll i fastigheterna. För att undvika framtida kapitalförstöring så rekommenderar vi kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan när teknisk underhållsskuld kan upparbetas. December av 24 Vallentuna kommun PwC 149

148 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 4. Det finns regler för redovisning av underhåll och komponentredovisning. Bedömning Enligt vad vi erfarit så finns det inte en investeringspolicy framtagen. Det pågår ett arbete med att ta fram en policy för investeringar. Vår bedömning är att kommunstyrelsen samordnar arbetet med övergång och införande av komponentredovisning under Vi rekommenderar att kommunstyrelsen lägger fast en tidplan för införande av komponentredovisning. 5. Det finns tillfredställande uppföljning av underhållskostnader. Bedömning Vår bedömning är att uppföljning av underhållskostnader behöver förbättras. Den nya underhållsplanen som är under framtagande kan utgöra en stabil grund för att prioritera planerat underhåll. 6. Det finns tillfredställande uppföljning enligt fastighetsstandard. Bedömning Vi uppfattar att det finns en viss osäkerhet beträffande status och standardnivå i eget ägt fastighetsbestånd. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att statusbesikta och bedöma standardnivå i varje enskild fastighet i fastighetsbeståndet. Dessutom, även fast vi inte tagit del av senaste NKI, så förordar vi kommunstyrelsen att arbeta med årliga målsättningsvärden vid NKI- mätningar. Okulärbesiktning Okulärbesiktning innebär ordagrant att det genomförs en besiktning med synen (ögonen). Praktiskt genomförs översynen utvändigt och invändigt av aktuell fastighet. Därefter kan standardnivå och skick bestämmas utifrån besiktningspersonens subjektiva bedömning. Bedömningsskalan 1-5 baseras på att betyget 5 är en fastighet som behöver underhållas mycket begränsat de närmaste 8-10 åren. Betyg 1 är en fastighet som har ackumulerat ett stort eftersatt underhåll som skulle ha utförts för många år Betyg 4 är en fastighet i bra skick. Betyg 3 är godkänt skick, men med ett visst underhållsbehov. Betyg 2 är sämre skick med behov av större underhållsåtgärder. December av 24 Vallentuna kommun PwC 150

149 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Bilder från fastigheterna redovisas i bilagan B2 (även enstaka bilder i kap.2). Bedömd statusnivå efter grov okulärbesiktning av nedanstående fastigheter: Väsbygården vårdboende Hjälmstaskolan F-9 1 Vallentuna gymnasium 1 Granåsa förskola 1 December 2015 Vallentuna kommun PwC 13 av

150 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 3.2. Revisionell bedömning Kommunstyrelsen har till viss del säkerställt ett tillräckligt fastighetsunderhåll så att fastighetsbeståndet förvaltas enligt god fastighetsekonomi Rekommendationer Våra rekommendationer: Rekommendation 1 Kommunstyrelsen är på väg att skapa tydligare styrning avseende eget ägda fastigheter. Vi bedömer att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Vidare så är det vår bedömning att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll. Rekommendation 2 För att veta hur stort eftersatt underhåll är i kommunens fastigheter så rekommenderar vi kommunstyrelsen att grovt beräkna teknisk underhållsskuld. Vidare råder vi kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av skulden, så att kapitalförstöring i fastighetsbeståndet kan undvikas. Rekommendation 3 Kommunstyrelsen arbetar med att ta fram en investeringspolicy i dagsläget. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att samordna framtagande av investeringspolicyn med en övergång till komponentredovisning. December 2015 Vallentuna kommun PwC 14 av

151 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll B1 Information om fastighetsunderhåll Underhåll investering Det är viktigt att lyfta fram betydelsen av planerat underhåll. I sammanhanget ska det framhållas att vid bristande underhåll och avsaknad av långsiktigt tänk beträffande planerat underhåll så frångår kommunerna god ekonomisk hushållning. För att poängtera och belysa betydelsen av planerat underhåll för att motverka kostnadsdrivande akuta åtgärder och i förlängningen kapitalförstöring i eget ägda fastigheter, så är nedan beskrivna begrepp och arbetssätt vägledande: Underhåll kategoriseras vanligen i begreppen planerat underhåll, som omfattar underhållsåtgärder som är planerade till tid, art och omfattning. Akut/felavhjälpande underhåll, som syftar till att återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. Med oförutsett avses att det inte är möjligt att förutse vilket förvaltningsobjekt som drabbas av funktionsnedsättningen eller tidpunkten för denna. Komponentredovisning har införts i kommunala bostadsbolag som övergick till den nya redovisningen (enligt K3) från och med 2014 (jämförelseår2013). Primärkommuner och landsting bör också enligt rekommendationer och riktlinjer omgående övergå till komponentredovisning. Skillnaden från tidigare är att det blir en skarpare uppdelning (förbrukningstid) avseende olika komponenter och avskrivningstider. Underhållsplanering En underhållsplan är en handlingsplan för genomförande av planerat underhåll. Underhållsplanen behöver ha viss flexibilitet som möjliggör omprioritering av åtgärder och bör därför årligen ses över och uppdateras tillsammans med fastighetsavdelningen för att sedan ligga till grund för planering av underhållsåtgärder inför det kommande verksamhetsåret. Underhållsplanen ska också återspeglas i respektive fastighets driftbudget. Det är inte ovanligt i kommuner att besparingskrav leder till prutningar i underhållsbudgeten, vilket får till följd att planerade underhållsåtgärder skjuts på framtiden. Detta kan få som följd att kostnader för akut och felavhjälpande underhåll ökar. Underhållsplaner varierar i tidsrymd från att enbart avse det närmsta verksamhetsåret till 5-15 år framåt i tiden. December av 24 Vallentuna kommun PwC 153

152 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Riktvärden för planerat underhåll av grundskola Riktvärden Typfastighet 1 Typfastighet 2 Typfastighet 3 Årskostnad, kr/m2 BRA Källa: REPAB Fakta (2015) 108,00 kr 166,00 kr 246,00 kr Grundskola F-3 eller gymnasieskola. Markyta c:a 1 ggr fastighetens bruksarea. 3-våningshus eller högre. Tegel eller betongelement. Aluminiumklädda fönster. Låg installationstäthet. Hög standard på invändiga ytskikt. Skolmatsal med mottagningskök. Grundskola F-6. Markyta c:a 2-3 ggr fastighetens bruksarea. 1-2 våningshus med normal byggnadsform. Tegelfasad i kombination med träpanel alternativt putsad fasad och täckmålade fönster. Hissar. Skolmatsal med tillagningskök. Grundskola F-9 eller 6-9. Fastighet med stor andel markyta, c:a 4 ggr fastighetens bruksarea. Stor andel markutrustning. 1-våningshus. Fasad med stor andel träpanel och laserade fönster. Enkel standard på invändiga ytskikt. Hög installationstäthet. Hissar. Fullt utrustat centralkök. Riktvärden för planerat underhåll av förskola Riktvärden Typfastighet 1 Typfastighet 2 Typfastighet 3 Årskostnad, kr/m2 BRA Källa: REPAB Fakta (2015) 118,00 kr 181,00 kr 267,00 kr Förskolamed markyta c:a 1-2 ggr fastighetens bruksarea. 1-3-våningshus eller högre. Tegel eller betongelement. Aluminiumklädda fönster. Låg installationstäthet. Hög standard på invändiga ytskikt. Förskola med markyta c:a 3-4 ggr fastighetens bruksarea. 1-2-våningshus med normal byggnadsform. Tegelfasad i kombination med träpanel alternativt putsad fasad och täckmålade fönster. Normal installationstäthet. FT-ventilation Förskola med stor andel markyta, c:a 6-8 ggr fastighetens bruksarea. Hög standard beträffande material och utvändig utrustning. 1-2-våningshus med fasad med stor andel träpanel och laserade fönster. Enkel standard på invändiga ytskikt. Hög installationstäthet. FTX-ventilation med värmeåtervinning. December av 24 Vallentuna kommun PwC 154

153 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Riktvärden för planerat underhåll av vårdbyggnader Riktvärden Typfastighet 1 Typfastighet 2 Typfastighet 3 Årskostnad, kr/m2 BRA Källa: REPAB Fakta (2015) 89,00 kr 148,00 kr 220,00 kr 5-6-våningshus eller högre med koncentrerad byggnadsform. Fasader av tegel eller betongelement. Andel markyta, c:a 1 ggr bruksarean. I huvudsak hårdgjorda ytor. Hög standard beträffande invändiga ytskikt. Fjärrvärme. Låg andel hissar. Ingen komfortkyla våningshus med normal byggnadsform. Fasader av tegel eller betongelement. Andel markyta, c:a 2 ggr bruksarean. Blandad standard beträffande invändiga ytskikt. Fjärrvärme. Hissar. Komfortkyla. 1-2-våningshus med putsad fasad eller tegel i kombination med träpanel. Andel markyta, c:a 3 ggr bruksarean. I huvudsak hårdgjorda ytor, blandade material med plattor, marktegel o.d. Blandad standard beträffande invändiga ytskikt. Hissar. Komfortkyla. Försörjningssystem för sjukhusgaser. December av 24 Vallentuna kommun PwC 155

154 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll B2 Okulärbesiktning Väsbygården vårdboende m2 Det finns sju avdelningar- en korttidsavdelning, två avdelningar för demenssjuka och fyra omvårdnadsavdelningar. Det finns 68 lägenheter. Några avdelningar har stora terrasser med utsikt eller direktutgång till inne-trädgården. I varje lägenhet finns kylskåp, trygghetslarm, uttag för telefon, TV samt rymlig handikappvänlig toalett med dusch. En höjsänkbar säng finns i varje rum. December 2015 Vallentuna kommun PwC 18 av

155 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Fastigheten som är byggd i slutet av 60-talet bedömer vi vara i ett varierat skick. I boendet som vi grovt okulärbesiktade så var den del som renoverades för några i ett bra skick. Kök och toaletter (handikappanpassade) är också renoverat och bedöms hålla en god standard. Den del som inte är renoverad, ungefär hälften av boendeytan är i ett betydligt sämre skick. Ytskikt på väggar och golv ger ett slitet och skamfilat intryck. Enligt servicechefen och fastighetsskötaren på boendet så ska det åtgärdas och fräschas upp under Källarvåningen är också i ett undermåligt skick. Ytskikten behöver ses över likväl som övriga allmän- och förrådsutrymmen. Fasader och tak bedöms vara i relativt bra skick med frågetecken för taket som har viss torvbeklädnad som ska vara estetiskt för ögat. Vår bedömning utifrån en översiktlig okulärbesiktning är en svag 3:a. December av 24 Vallentuna kommun PwC 157

156 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Hjälmstaskolan F m2 Hjälmstaskolan har elever från förskoleklass till och med årskurs 9, totalt ca 360 elever. Den är byggd i etapper, med den äldsta delen av skolan från tidigt 50-tal. Skolan har digitala whiteboardtavlor, så kallad Activboards, till alla klassrum. På det sättet kan världen tas in i klassrummet och öppnar upp möjligheter till ett interaktivt arbetssätt. Kulturskolan, ligger i en angränsad byggnad som är uppförd i trä, tidigt 1900-tal. Alla elever i årskurserna 7-9 har möjlighet att välja kultur som elevens val. I Hjälmstaskolans byggnad ryms även specialverksamheterna Clavis, för elever som har olika slags autism. Byggnaden är uppförd i slutet av 60-talet, konstruktion och stomme är solitt tegel som är i ett för åldern gott skick. Vid vår rundvandring så hittades inga sprickbildningar eller frysskador utvändigt på tegelfasaden. Golvytskikt som är stenlagda är också i förhållandevis god kondition. Sprickbildningar och nossläpp i trapphusen förekommer. December av 24 Vallentuna kommun PwC 158

157 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Takkonstruktionen saknar takutschäften, vilket har orsakat problem med vattenavrinning kring huset. Det kommer också att rensas upp kring skolan, gamla buskar och annan sly för att motverka fuktskador i grundstommen. Det genomförs planerat och löpande underhåll kontinuerligt, vilket har påverkat att skolans status och skick har bevarats relativt väl genom åren. Vår bedömning utifrån översiktlig okulärbesiktning är en 3:a Vallentuna gymnasium m2 År 2008 hade Vallentuna gymnasium 600 elever, idag är det 360. Vallentuna har haft det svårt att locka elever till högskoleförberedande program. Strömningarna går in mot staden. Många unga Vallentunabor pendlar till andra kommuner för att få sin gymnasieutbildning men Vallentuna gymnasium har också 100 elever som pendlar till Vallentuna. Ett sätt att locka elever till Vallentuna är att erbjuda idrottsprofil. Det innebär att eleverna får rida, spela fotboll eller spela ishockey ett par timmar i veckan. December 2015 Vallentuna kommun PwC 21 av

158 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Byggnaden som är en 60- tals fastighet har innan gymnasium och sporthall etablerades varit en industribyggnad. Före detta industrilokalen levandegörs genom de traversbalkar som finns kvar i konstruktionen, i det till ytan, stora uppehållsplatsen i hjärtat av byggnaden. Allmänna ytor och korridorer bedömer vi vara i ett acceptabelt skick. Det finns dock skavanker och slitna ytskikt som är i behov av viss renovering. Ett problem som servicechefen påtalar är brist på speciella takplattor som är trasiga och behöver bytas. Idag gapar det här och var tomma hål som misspryder första intrycket i korridorerna. Vår bedömning utifrån översiktlig okulärbesiktning är 2,5 Granåsa förskola 644 m2 Granåsa förskola är belägen nära naturområden med skog och sjö. Utevistelsen är viktig på förskolan och den stora gården med lekredskap, kullar och träd främjar uteleken. På förskolan finns fyra avdelningar. Två avdelningar finns för barn 1-3 år och två avdelningar för barn 3-5 år. Byggnaden är uppförd på 70- talet i en enklare träkonstruktion med gjuten platta på mark. Status och skick utvändigt men framförallt invändigt är i ett mycket undermåligt skick. Taket påvisar viss mossbeväxning, fönster och ytterdörrar behöver bytas de närmaste åren. Dessutom ger skolgård och yttre skötsel kring förskolan ett tveksamt första intryck. December av 24 Vallentuna kommun PwC 160

159 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Golvkonstruktionen i korridoren in mot avdelningarna har förskjutits och skapat nivåskillnad i ett från början vågrätt golv. Det pågår felsökning och arbetet med att åtgärda problemet ska enligt vad vi uppfattar komma igång inom kort. Golv och väggytskikt är också i stort behov av uppfräschning, sammantaget så känns fastigheten och lokalytorna underhållsmässigt eftersatt. Vår bedömning utifrån översiktlig okulärbesiktning är 1,5 December av 24 Vallentuna kommun PwC 161

160 Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Leif Karlsson Projektledare Carin Hultgren Uppdragsledare December av 24 Vallentuna kommun PwC 162

161 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN DNR KS JONAS BERGQUIST SID 1/3 TF FASTIGHETSCHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Förslag till beslut Teknik- och fastighetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att överlämna förslag till svar på revisionsrapporten till kommunfullmäktige. Ärendet i korthet Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av kommunens fastighetsunderhåll. Revisionsrapporten överlämnades till kommunstyrelsen Samhällsbyggnadsförvaltningen har sammanställt förslag till svar. Bakgrund Kommunens förtroendevalda revisorer har beställt en granskning av kommunens fastighetsunderhåll. Revisionsrapporten överlämnades till kommunstyrelsen och finns bifogad som bilaga. Revisionsfrågan var; Har kommunstyrelsen säkerställt ett ändamålsenligt underhåll av kommunens fastigheter enligt god fastighetsekonomi? Revisionens bedömning är att; Kommunstyrelsen till viss del säkerställer ett tillräckligt fastighetsunderhåll så att fastighetsbeståndet förvaltas enligt god fastighetsekonomi. Förslag till svar på revisionsrapporten Vallentuna kommun ser det som positivt att revisionen av kommunens fastighetsunderhåll har genomförts. Det som kommit fram vid revisionen är relevant och viktigt och arbete pågår för att uppnå ett ändamålsenligt och tillräckligt fastighetsunderhåll av kommunens fastighetsbestånd så att det kan förvaltas enligt god fastighetsekonomi. En översyn av finansieringen av fastighetsunderhållet och intern hyresmodell kommer att ske i samband med att ny investeringspolicy med komponentavskrivning genomförs. Här följer utvecklade svar på revisionens rekommendationer: 1. Revisionens rekommendation: Kommunstyrelsen är på väg att skapa tydligare styrning avseende eget ägda fastigheter. Vi bedömer att det är angeläget att det presenteras en uppdaterad underhållsplan i närtid. Vidare så är det vår bedömning att kommunstyrelsen styr om nuvarande arbetssätt med för stor del akuta underhållsåtgärder till fördel för ökat planerat underhåll. SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX SBF@VALLENTUNA.SE 163

162 Vallentuna kommuns kommentar: Vi håller med om rekommendationen att det är angeläget med en uppdaterad underhållsplan. En undersökning av alla fastigheter är nyligen avslutad i syfte att få en ordentlig statusrapport gällande fastigheternas skick. Arbete pågår nu med att ta fram en uppdaterad underhållsplan. 2. Revisionens rekommendation: För att veta hur stort eftersatt underhåll är i kommunens fastigheter så rekommenderar vi kommunstyrelsen att grovt beräkna teknisk underhållsskuld. Vidare råder vi kommunstyrelsen att lägga fast en tidplan för upparbetning av skulden, så att kapitalförstöring i fastigheterna kan undvikas. Vallentuna kommuns kommentar: Vi håller med om rekommendationen att grovt räkna fram den tekniska underhållsskulden. I arbetet med att ta fram en uppdaterad underhållsplan ingår även att ta fram grovt beräknade kostnader för det planerade underhållet. En tidplan för upparbetning av skulden kommer också att utarbetas som ett naturligt nästa steg, där avvägningar kommer att behöva göras för att säkerställa finansiering. 3. Revisionens rekommendation: Kommunstyrelsen arbetar med att ta fram en investeringspolicy i dagsläget. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att samordna framtagandet av investeringspolicyn med en övergång till komponentavskrivning. Vallentuna kommuns kommentar: Vi håller med om rekommendationen att samordna framtagandet av investeringspolicyn med övergången till komponentavskrivningen. Kommunen kommer att påbörja arbetet inför en övergång till komponentavskrivning under 2016, för att vara helt genomfört Arbetet kommer att samordnas med framtagandet av investeringspolicyn. Samhällsbyggnadsförvaltningens bedömning Utifrån revisionsrapporten samt tidigare egna iakttagelser arbetar samhällsbyggnadsförvaltningen för att ta fram en uppdaterad underhållsplan för kommunens fastighetsbestånd. Det finns sedan tidigare ett bra underlag för de installationstekniska delarna, men för de byggnadstekniska delarna har tidigare saknats ett uppdaterat underlag för ett flertal fastigheter. Det är också inom det byggnadstekniska området flest problem uppkommit under senare år. Som tidigare nämnts finns idag ett nyligen framtaget sådant underlag. Det arbetas nu vidare efter en fastlagd plan för att skapa en prioritetsordning och en kostnadsuppskattning gällande det planerade underhållet för den närmaste 20-årsperioden. Med ett eftersatt underhåll kan en upparbetning av underhållsskulden komma att ta lång tid. Finansieringsformer ska därför utredas i samband med att investeringspolicy med komponentavskrivning liksom kommunens hyresmodell ses över. 164

163 Parallellt pågår en översyn av förvaltningsorganisationen liksom förstärkning med ytterligare personalresurser för att säkerställa överskådlig och samlad bild av fastigheternas ekonomi och underhållsbehov. Handlingar Revisionsrapport, Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 2. Granskning av kommunens fastighetsunderhåll Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 4. Missiv, Granskning av kommunens fastighetsunderhåll 2. Anna Holm Samhällsbyggnadschef Jonas Bergquist Tf Fastighetschef Ska expedieras till KLK 165

164 VALLENTUNA KOMMUN REVISIONEN MISSIV Offentlighetsprincipen PwC har på uppdrag av oss förtroendevalda revisorer i Vallentuna kommun genomfört en granskning av offentlighetsprincipen. Granskningen syftar till att bedöma om de granskade nämnderna lever upp till bestämmelserna i Offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) avseende följande aspekter: 1. Kommunicering av offentlighetsprincipen till anställda inom nämnden samt till medborgare. 2. Registrering av allmänna handlingar. 3. Förvaring av allmän handling. 4. Utlämnande av allmän handling. 5. Hantering av sekretessbelagda handlingar. Efter genomförd granskning bedömer vi att kommunstyrelsen och övriga nämnder delvis lever upp till bestämmelserna i offentlighetslagstiftningen, men att vissa åtgärder bör vidtas för att ge än bättre förutsättningar att efterleva lagstiftningen. Vi vill särskilt uppmärksamma noterade brister i de sekretessbelagda akter som omfattades av granskningen. I syfte att ge bättre förutsättningar till efterlevnad och säkerställa att lagstiftning m.m. efterlevs lämnas ett antal rekommendationer i rapporten. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. Revisorerna utgår ifrån att lämnade rekommendationer tas i beaktande. Redovisningen ska ske via rutinen För revisorerna Staffan Modig Ordförande Expediering Kommunfullmäktiges presidium Kommunstyrelsen Övriga nämnder REVISIONEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 166

165 Revisionsrapport Carin Hultgren Cert. kommunal revisor Sandra Feiff Sandra Volter Fredrik Carlsson Offentlighetsprincipen Vallentuna kommun Maj