Handbok för Hogia PBM Time & Attendance / Hogia PBM Time & Project

Transkript

1 Handbok för Hogia PBM Time & Attendance / Hogia PBM Time & Project Innehållsförteckning handbok Innehållsförteckning handbok... 1 Vad är Hogia PBM Time & Attendance/Project?... 2 Inställningar... 3 Registrering... 8 Tidregistrering (Hogia PBM Time & Project) Kostnader (Hogia PBM Time & Project) Avvikelseregistrering (Hogia PBM Time & Attendance/Project) Förklaring av färgsättning av gjorda registreringar Att åtgärda Vyer för översikt (Hogia PBM Time & Project) Attestering Tidsregistreringar (Hogia PBM Time & Project) Attestering Kostnader (Hogia PBM Time & Project) Attestering Avvikelser (Hogia PBM Time & Attendance/ Project) Rapporter... 27

2 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Vad är Hogia PBM Time & Attendance/Project? Hogia PBM Time & Attendance är en webapplikation och ett försystem för registrering av frånvaro och andra avvikelser mot löneprogrammet HogiaLön Plus. Avvikelserna som medarbetarna registrerar in via Internet uppdaterar företagets lönesystem efter att registreringarna attesterats. Hogia PBM Time & Project hanterar både inmatning av frånvaro och andra avvikelser mot löneprogrammet HogiaLön Plus och inmatning av nedlagd tid på projekt, delprojekt och kund samt uppföljning av registrerade tider och projektkostnader mot företagets ekonomisystem. Registrerade tider utgör underlag till fakturering och projektuppföljning i ekonomisystemet och underlaget till lönesystemet består av den anställdas registrerade frånvaro och annan avvikelse jämfört med schemalagd tid. Hogia PBM Time & Project är alltså ett försystem till både ekonomi- och lönesystemet. I den här handboken beskrivs funktionerna i båda dessa applikationer. De anställda i företaget kan tilldelas olika behörighet i programmet; Administratör, Projektledare, Attestant och Användare. Behörigheten styr vilka funktioner, vilka projekt, kunder, uppdragsarter och lönehändelser etc de kan komma åt och vad de kan ta fram i rapporterna. Användaren är t ex en anställd eller en konsult som ingår i någon typ av projekt. Användaren kan, förutom registrera tider, även registrera artiklar och omkostnader som underlag för eventuell vidarefakturering i ekonomisystemet. Attestanten ska attestera användarnas transaktioner för de projekt han/hon är attestansvarig för samt lönehändelser som han/hon är attestansvarig för. Det kan vara olika personer som attesterar registrerade tider på projekt respektive registreringar som avser lön. Alla registreringar kallas för transaktioner. Dessa kan ha fem olika status: Preliminär Klar Attesterad Överförd Returnerad

3 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Att tänka på innan du startar Cookies Din dator måste vara inställd för att acceptera cookies. Inställningarna gör du så här: 1. Klicka på Start-knappen och välj Kontrollpanelen. 2. I Kontrollpanelen väljer du Internetalternativ, fliken Sekretess. 3. Flytta reglaget nedåt i listan. 4. Markera att du accepterar att cookies lagras på din dator. Det räcker inte att du markerar att du accepterar tillfälliga cookies. OBS! Använd aldrig knapparna Uppdatera, Framåt och Bakåt i webläsaren när du är inne i Hogia PBM Time & Project. Bildskärm Vi rekommenderar inställningen 1024 x 768 (eller mer) bildpunkter för att få bästa möjliga upplösning. Registren Alla medarbetare, projekt, kunder, lönearter, avvikelsearter osv måste läggas upp i ekonomi och/eller lönesystemet. Alla ändringar och tillägg som görs i registren kommer att påverka Hogia PBM Time & Project. Inställningar Alla aktiva webanvändare kommer åt Inställningar i webklienten till Hogia PBM. Personuppgifter Det är viktigt att löneadministratörerna på företaget har rätt uppgifter om adress, telefonnummer och information om nära anhörig. I Hogia PBM Time kan var och en av användarna se vilka uppgifter som används i löneprogrammet samt uppdatera desamma om det är något som inte stämmer. Ändrar en användare sin adress i Hogia PBM Time så kommer HogiaLön Plus automatiskt att uppdateras med de nya uppgifterna så snart administratören väljer att synkronisera. Administratören kan stänga funktionen i administratörsprogrammet och då kan användaren endast se sina uppgifter utan att kunna redigera dem.

4 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Mina register Här kommer varje användare åt att se och justera sina register. Registren som specifikt ingår i Hogia PBM Time & Project är: Projekt, Kunder, Uppdragsarter, Artiklar och Omkostnader. Lönehändelser ingår i både Hogia PBM Time & Attendance och Time & Project. Gå till Typrutan och välj t ex Uppdragsart som i bilden ovan. I de nedre två rutorna ser du vilka alternativ som finns. De uppdragsarter som befinner sig i den högra rutan är de som du kommer åt att använda i registreringsdelen. I den vänstra rutan ser du eventuellt ytterligare uppdragsarter som finns i registret och som du har behörighet till men som i nuläget är bortsorterade från registreringsläget. Genom att flytta de olika alternativen mellan den vänstra och högra rutan så anpassar du dina register efter hur du personligen arbetar. Inställningarna här påverkar alltså bara vad du själv ska kunna registrera på i webklientens registreringsdel. Den som administrerar behörighetsgrupper för användarna kan med hjälp av inställningar i administratörsprogrammet till webklienten styra så att Kunder, Projekt, Lönehändelser osv hamnar med automatik i den högra rutan dvs bland de valda kunderna/projekten/ lönehändelserna. Alla användare kan dock själva gå in i Inställningar/Mina register och redigera dessa utifrån vilka uppdrag och lönehändelser osv de vanligtvis arbetar med i registreringsdelen.

5 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) OBS! Saknar du någon kund eller något projekt i dina register så kan detta bero på att administratören missat att ge dig behörighet till dessa. Ändra lösenord Vill du ändra ditt inloggningslösenord till PBM Time så gör du det här under Personliga inställningar Ändra lösenord. Skriv in ditt nuvarande lösenord i rutan för Gammalt lösenord. I fältet Nytt lösenord skriver du in det lösenord du vill ha i framtiden. Det finns idag inga krav på t ex hur långt lösenordet skall vara eller vilka tecken som skall vara med men tänk på att välja ett lösenord som inte är förknippat med dig som person. OBS! Loggar du in via Hogia Personal Business Manager (Portalen) så sätts lösenordet där och du kan därför inte ändra lösenordet i Hogia PBM Time. Programinställningar Personlig startsida - du kan själv välja vilken sida som du vill ha som startsida. Är du en medarbetare som endast kommer åt att registrera din egen tid så har du inga val utöver Registrera. Om du däremot är attestant kan du välja om du vill ha Attestera eller Registrera som första sida efter du loggat in. Arbetar du inte med tidrapportering alls väljer du Rapporter som personlig startsida. Språk - har du köpt tilläggsprogrammet Langauge har du möjlighet att välja emellan Engelska eller Svenska i webgränssnittet. Vid första inloggning väljs det språk som webläsaren är inställd på - om det inte är svenska eller engelska väljs svenska som språk. Språkbyte slår igenom direkt i webgränssnittet. Arbeta med - Här markerar du vilka funktioner du vill arbeta med i PBM. Uppdragsarter, Omkostnader och Artiklar ingår i PBM Time & Project. Avmarkerar du t ex Uppdragsarter så kommer du inte åt fliken för Tidregistreringar och avmarkerar du Lönehändelser så visas inte fliken Avvikelser under Registrering.

6 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Attestering De fyra valen som visas under Attestering är endast åtkomliga för personer som har attesträttigheter i PBM. Attestgrupp lön Under Attestgrupp lön kan attestanten se hur attestträdet ser ut, vem som är attestant och vilka medarbetare som ingår i förekommande attestgrupper. Om administratören missat att koppla någon medarbetare till en attestant visas dessa under grupperingen Attestant saknas. OBS! Om medarbetaren inte finns med i någon behörighetsgrupp för lön och inte heller i någon attestgrupp för lön så visas inte personen vare sig under Attestant saknas eller i någon befintlig attestgrupp för löner. Du kan göra urval på en specifik attestgrupp eller välja Alla förekommande attestgrupper. Vill du att attesteringsinformationen istället ska utgå från medarbetarna markerar du alternativet Ändra gruppering till Medarbetare.

7 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Attestgrupp projekt användare (Hogia PBM Time & Project) Detta alternativ visar vilka personer som har attesträttigheter för tid- och kostnadstransaktioner i PBM Time & Project och vilka medarbetare de attesterar. Om någon medarbetare som har behörighet att tidrapportera på projekt inte finns kopplad till någon attestant listas personen under grupperingen Attestant saknas. Vill du att attesteringsinformationen istället ska utgå från medarbetarna markerar du alternativet Ändra gruppering till Medarbetare. OBS! Vid valet Alla attestgrupper visar listan enbart medarbetare som ingår i en behörighetsgrupp för projekt, dvs personer som kan tidrapportera. Klickar du på + tecknet så ser du vem som attesterar medarbetaren ifråga. Attestgrupp projekt - projekt (Hogia PBM Time & Project) Väljer du alternativet Attestgrupp projekt projekt kan du se vilka projekt som ingår i behörighetsgrupp och attestgrupp, vilken status projektet har och om det finns något angivet slutdatum på projektet. OBS! Finns projektet inte med i någon behörighetsgrupp så kan alltså ingen medarbetare tidrapportera på detta och ingår projektet inte i någon attestgrupp och det finns registrerade tidtransaktioner på detta, blir dessa inte attesterade.

8 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Tips! Genom att klicka på t ex kolumnrubriken Behörighetsgrupp kan du enkelt få listan sorterad på detta begrepp. Projekt som inte ingår i någon behörighetsgrupp visas då överst i listan. Välj alternativet Projekthantering för att se vilka personer som har behörighet att tidrapportera på valt projekt och vem eller vilka som attesterar dessa projekttransaktioner. Registrering Hogia PBM Time & Attendance/Project brukar oftast presenteras som ett webbaserat försystem till företagets befintliga löne- och eller ekonomisystem. Programmet används av medarbetarna för tidrapportering och av ansvariga chefer för att följa upp och attestera de anställdas tidrapporter och löneunderlag. De attesterande underlagen förs sedan över till löneprogrammet samt i de fall det är tillämpligt, till ekonomisystemets projektuppföljning och/eller faktureringsunderlag. Detta betyder att registreringen är själva kärnan i produkten. Det är i registreringsbilden som all rapportering sker oavsett vad man har tänkt använda informationen till. Tid- och kostnadsregistreringen är till för registreringar som ska överföras till ekonomisystemet. Avvikelser är däremot specifikt kopplade mot HogiaLön Plus.

9 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Registrera för Är du ombud och kan tidrapportera för andra så visas dessa personer i listan under Registrera för. Att åtgärda Om du har gjort en registrering som inte att blivit godkänd i samband med attestering så kan du enkelt öppna veckan där den ej attesterande posten ingår, under Att åtgärda listas veckorna som innehåller registreringar som måste åtgärdas innan dessa kan bli attesterade på nytt. Den icke attesterade posten visas i rött i veckovyn och med en röd symbol om du använder månadsvyn. Registrera Registreringsbilden för inrapportering av Avvikelser kan antingen visas som en veckovy eller månadsvy. Översikt Saldon Under saldon finns tre flikar som visar dina ackumulerade värden (ack lön, skatt, komptid osv) och semestersaldon samt en åldersindelning av de sparade semesterdagarna. OBS! Löneadministratören styr vilka flikar som ska visas och ser du inte alla dessa tre flikar beror det på en inställning som gjorts i adminprogrammet för tidrapporteringen. Är du ombud och har valt att registrera för en medarbetare så är det möjligt att det är den valda medarbetarens uppgifter som visas under Saldon, vad som visas styrs av inställning som sätts av löneadministratören. I annat fall så är det dina egna saldon och semesterdagar som visas här. Kalender Har du valt att tidrapportera per vecka så använder du kalendern för att välja vilken vecka som du vill tidrapportera för.

10 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Tidregistrering (Hogia PBM Time & Project) I fliken tidregistrering sker all registrering som berör utfört arbete per timme som skall rapporteras vidare till ekonomisystemet. Detta gäller oavsett om händelsen är fakturerbar eller en intern händelse som endast registreras för att kunna rapporteras på projektet för uppföljning. Du registrerar din arbetade tid för en vecka i taget. Händelserna som visas under Tidregistreringen motsvarar ekonomisystems Uppdragsarter. Vill du bläddra framåt/bakåt i tiden så markerar du veckan i kalendern till vänster i bilden. Exempel på registrerad tid för en veckas arbete Registrering av projekt Vid registreringen börjar du med att välja Projekt (ev delprojekt om så finns). Du kan mata in tider på alla pågående projekt som du har behörighet till. Samtliga inmatningsfält som visar ett register är alfanumeriska för att du ska kunna ange projektnummer eller projektbenämning, kundnummer/kundnamn osv. Anger du ett projektnummer så söker programmet efter numret i både fältet för projektbenämning och i fältet för projektnummer. Projekten listas alltid i alfabetisk ordning oavsett hur du söker. Om du i samband med tidrapporteringen saknar ett projekt eller en händelse ska du kontrollera dina Inställningar Mina register och se till att projektet har förts över till den högra rutan Valda projekt. Finns projektet inte att välja i den vänstra rutan har administratören missat att ge dig behörighet till projektet ifråga.

11 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Kontroll på projektets start och slutdatum I fliken för tidregistrering är inmatningsfälten för timmar låsta på datum som ligger utanför projektets giltighetsdatum. Det samma gäller för fälten antal och á-pris i kostnadsfliken. Registrering av Kund För att undvika felaktigheter vid tidregistrering på projekt gäller följande; vid tidrapportering på projekt som saknar koppling till kund visas alla kunder som användaren har behörighet till och som är valda under Mina register (användarval). vid rapportering på Projekt som är kopplade till kund visas kunden med automatik under förutsättning att användaren har behörighet till kunden. I det här fallet tas ingen hänsyn till användarval. Om administratören har missat att ge användaren behörighet till kunden som är kopplad till projektet lämnas fältet för Kund tomt och registreringen går inte att spara. Administratören måste justera behörigheten innan tidrapportering kan göras.

12 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) I fältet för Händelse väljer du vilken typ av uppdrag du har utfört hos kunden. Använd Tabknappen eller klicka sedan på den veckodag som händelsen ägde rum och ange antalet timmar. Timmar anges antingen i hela timmar eller med hundradelar för antal minuter. Anger du t ex 6,25 timmar under en dag, så motsvarar det 6 timmar och 15 minuter. Du kan ange timmar på mer än en dag om du arbetat med samma projekt och uppdrag under flera dagar i veckan du befinner dig på. När timmarna är ifyllda så spar du registreringen genom att klicka på knappen Spara. Fler/färre egenskaper Pris Pris anges vanligtvis inte i tidsregistreringen i Hogia PBM Time & Project utan prissättningen sker när raden importeras in i Ekonomisystemet. Men om du t ex kommit överens om ett specialpris med kunden eller om ni i företaget helt enkelt vill att priserna ska synas per transaktion redan på webben kan du i registreringen lägga in detta manuellt. Priset följer med över till faktureringen. Satt pris kan ändras i ekonomisystemet om så behövs. Arbetstid Arbetstid anges normalt inte i registreringen i Hogia PBM Time & Project utan definitionen av vilken typ av tid det är fråga om styrs istället med hjälp av vald Händelse. Vald händelse påverkar prissättningen på det utförda arbetet till skillnad från vald Arbetstid som enbart påverkar självkostnaden och beräkning av täckningsbidrag i ekonomisystemet. Varje händelse (uppdragsart) har en prislista i ekonomisystemet. Notering Ett noteringsfält finns att använda om du vill förtydliga eller specificera något. Noteringen kan användas som en intern notering men även tas med på fakturan ut till kund om så önskas. Inställningen för detta sker i Affärssystemet.

13 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Behöver du ändra en befintlig registrering? Behöver du ändra en gjord tidregistrering klickar du på den blå klossen under Registrerat denna vecka, gör dina ändringar och klicka sedan på Spara knappen för att spara registreringen på nytt. Avstämning mot schema Längst ned i registreringsbilden finns en avstämningsfunktion som visar avstämning mot schema per dag. Färgsättningen i schemaraden innebär att inmatad tid blir röd markerad om tiden avviker mot schemalagd tid och grön markerad om tiden överensstämmer med schemat. Har administratören val att inte färgsätta schemaraden visas tiden alltid i ljusblått. Högt upp till höger i bilden ser du avstämningen per vecka. OBS! Om de anställda enbart använder webklienten för att registrera Avvikelser så kan det hända att administratören har valt att inte visa schemaavstämningen i registreringsbilden. Schemaavstämningen är mest intressant när användarna registrerar både närvaro i form av tidrapportering samt avvikelser mot schemalagd tid. Spara enligt schema Om du har jobbat med samma projekt och arbetsuppgift hela veckan använder du knappen som heter Spara enligt schema istället för den vanliga Spara-knappen, då sparas registringen och gäller hela veckan. Timmarna hämtas med automatik från ditt schema.

14 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Favoriter När du har fyllt i projekt, delprojekt, kund och händelse kan du välja att spara din registrering som en favorit, klicka på symbolen för Favoriter och välj Lägg till i favoriter, namnsätt favoriten så att du vet vad registreringen avser. Favoriter används för att förenkla inmatningen av återkommande tidsregistreringar. Spara och kopiera befintlig registrering till tidsregistrering Vill du kopiera en befintlig tidregistrering klickar du på den blå klossen, klicka sedan på Spara knappens pilsymbol och välj Spara och kopiera. Registrera sedan antal timmar på dagen då arbetet är utfört och Spara sedan registreringen. Självklart har du möjlighet att ändra t ex händelse innan du sparar transaktionen. Spara och kopiera tidregistrering till kostnader Vill du kopiera med dig urvalet av projekt, delprojekt, kund och händelse till kostnadsfliken kan du göra det genom att klicka på Spara knappens pilsymbol och välj Spara och kopiera - Till kostnader. Projekt, delprojekt och kund blir då förvalt i din kostnadsregistrering och du behöver bara ange händelse, antal och ev. pris i din kopierade registrering. Spara och kopiera tidregistrering till avvikelse Vill du kopiera med dig timmar och projekt till en löneart för t ex registrering av timlön på projekt kan du göra det genom att klicka på Spara knappens pilsymbol och välja Spara och kopiera - Till avvikelse. Observera att detta endast kan göras för en tidregistrering åt gången timmar på flera dagar kan således inte kopieras till avvikelse. Ta bort befintlig rad För att ta bort en tidigare registrering klickar du på klossen under Registrerat denna vecka och klickar därefter på ta bort ikonen. Rensa formulär För att tömma registreringsbilden för en påbörjad registrering klickar du på ikonen Rensa formulär.

15 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Kostnader (Hogia PBM Time & Project) Under kostnadsregistrering rapporterar du allt annat som inte har med arbetade timmar att göra. Här hamnar t ex omkostnader som ska faktureras eller om du sålt en artikel som kunden ska betala för med andra ord är det vidarefakturering av omkostnader, artiklar eller utlägg gentemot kund. Denna funktion avser inte bokföring av kostnader. Precis som vid tidrapportering så väljer du Projekt, Kund och Händelse. Specificera vilket datum som händelsen hör till. Programmet kräver även att du anger ett antal, pris är däremot en valfri uppgift. Prissättningen sker vanligtvis när transaktionen går över till ekonomisystemet där artiklar och omkostnader är prissatta via artikelregistret. Notering är valfritt men ofta en användbar uppgift för attestanten. Klicka på Spara eller Spara och kopiera uppgifter om det ska faktureras fler omkostnader eller artiklar på projektet. I denna registreringsfunktion kan du också lägga upp och använda favoriter för att förenkla registreringen. Exempel på registrering under Kostnadsregistrering Ändra befintlig registrering Behöver du ändra en kostnadsregistrering klickar du på den bruna klossen ändra klicka sedan på Spara knappen för att spara registreringen på nytt. Spara och kopiera befintlig kostnadsregistrering Vill du kopiera en befintlig kostnadsregistrering klickar du på den bruna klossen klicka sedan på Spara knappens pilsymbol och välj Spara och kopiera uppgifter. Du kan också välja detta alternativ direkt när du registrerar, då behålls urvalet i din registrering för att förenkla registring av samma uppgifter. Behöver du ändra någon uppgift, t ex händelse, gör du enkelt detta och fyller sedan i Antal och eventuellt à-pris innan du sparar transaktionen. Spara och kopiera kostnadsregistrering till avvikelse Vill du kopiera med dig en omkostnad till en löneart för att få ersättning för t ex utlägg kan du göra det genom att klicka på Spara knappens pilsymbol och välja Spara och kopiera - Till avvikelse - antal och/eller pris samt projekt kopieras och följer med över till avvikelsen.

16 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Avvikelseregistrering (Hogia PBM Time & Attendance/Project) Under fliken Avvikelser rapporterar du lönehändelser som avviker mot din ordinarie arbetstid. Dessa registreringar skickas till löneprogrammet. Det kan vara sjukdom, semesteruttag, övertid eller ett utlägg som du gjort med privata pengar och vill ha ersättning för. Du kan registrera dina avvikelser per vecka eller per månad genom att byta mellan vyerna i menyn till vänster. OBS! Om du använder lönearter som kräver antal måste avvikelsen registreras dag för dag! Vid registrering av löneart krävs dagsregistrering i veckovyn men många användare missar detta och registrerar exempelvis löneart Timlön med Antal 8 och anger datum för en vecka. Det ser ut som om det blir 8 timmar varje dag men det blir bara 8 timmar totalt sett som förs över till löneprogrammet. Använder man i stället månadsvyn och registrerar 160 timmar i Timlön för en månad och sedan växlar till veckovyn ser det ut som om det ligger 160 timmar varje dag. För att undvika missförstånd och felakatigheter går det inte att spara en registrering med löneart som kräver antal och ange en period som överstiger en dag. Ovanstående gäller oavsett om du använder vecko- eller månadsvyn. Tips! Om någon registrerar timlön och vill lägga in hela månadens arbetade timmar så får man nu registrera dessa på en viss dag, t ex den sista dagen i löneperioden. Försöker man ange en period som avser mer än en dag går inte avvikelsen att spara. Väljer du Avvikelser per månad har du också möjlighet att titta på avvikelser bakåt i tiden och för en längre period. För att göra detta är det enklast att göra urval med hjälp av Period i menyn till vänster istället för att utgå från Kalendern. Du kan också gruppera händelserna som visas utifrån önskad kolumn, t ex utifrån händelse eller datum. Du grupperar genom att klicka på pilen till höger på önskad kolumn. I menyn som visas väljer du sedan alternativet Gruppera på detta fält. Med hjälp av grupperingsfunktionen kan du enkelt se hur ofta du har varit sjuk eller haft semester.

17 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Exempel på löneregistrering av sjukdom samt uttag komptid. De gula klossarna avser avvikelser. Avstämning mot schema Längst ned i registreringsbilden finns en avstämningsfunktion som visar avstämning mot schema per dag. Färgsättningen i schemaraden innebär att inmatad tid blir röd markerad om tiden avviker mot schemalagd tid och grön markerad om tiden överensstämmer med schemat. Har administratören val att inte färgsätta schemaraden visas tiden alltid i ljusblått. Högt upp till höger i bilden ser du avstämningen per veckan, i exemplet nedan så har den anställde tidrapporterat och fyllt sin arbetstid för en arbetsvecka (40 h).

18 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) OBS! Om de anställda enbart använder webklienten för att registrera Avvikelser så kan det hända att administratören har valt att inte visa schemaavstämningen i registreringsbilden. Schemaavstämningen är mest intressant när användarna registrerar både närvaro i form av tidrapportering samt avvikelser mot schemalagd tid. Fältbeskrivning Händelse löneart eller avvikelseart som anger vilken typ av frånvaro, närvaro eller annan ersättning du rapporterar. Fältet är alfanumeriskt och inmatning av händelse kan göras med nummer eller med benämning. Datum from här anger du from vilket datum du varit frånvarnade eller som du begär ersättning för. Datum tom här anger du tom vilket datum du varit frånvarande eller som du begär ersättning för. Tid from här anger du from vilken tid som du varit frånvarande vid deltidsfrånvaro eller from vilken tid som du arbetat t ex övertid. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart. Tid tom här anges tom vilken tid som du varit frånvarande vid deltidsfrånvaro eller tom vilken tid som du arbetat tex övertid. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart. Omfattning - här anges hur många procent du varit frånvarande vid tex deltidssjukfrånvaro. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart. Barn här anges vilket barn du är hemma med vid föräldraledighet. Barnen hämtas från lönesystemet. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per avvikelseart. Tips! Visas inga barn i listan beror det på att dessa inte finns registrerade på din anställning i löneprogrammet - kontakta administratören så de kan lägga upp dina barn i registret. Antal här anges antal timmar eller antal st som du vill ha ersättning för. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per löneart. Pris här anges pris för ersättning t ex utlägg. Fältet är bara aktivt om administratören har aktiverat fältet. Fältet aktiveras per löneart.

19 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Förklaring av färgsättning av gjorda registreringar Blå registrering = Tidregistrering Brun registrering = Kostnad Gul registrering = Avvikelser (lönehändelser) Grå registrering = Attesterade registeringar, dessa går inte att ändra eller ta bort. Röd registrering = Attestanten har inte godkänt dessa registeringar och den som har rapporterat dessa måste antingen korrigera eller ta bort dem. Att åtgärda Om du har några registreringar som inte har godkänts av attesterande chef visas dessa under Att åtgärda under fliken Registrering. De returnerade registreringarna samlas upp per vecka. Om det handlar om returnerade tidtransaktioner och/eller kostnader måste du välja veckovyn för att se dessa. Avvikelser däremot kan visas både i vecko- och månadsvyn. Returnerade registreringar måste du antingen korrigera eller ta bort. Om ni använder Portalen för att logga in i Hogia PBM kan man också se returnerade tidrapporter (registreringar) via fönstret Icke godkända tid och löneunderlag.

20 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Vyer för översikt (Hogia PBM Time & Project) Tidregisteringar I översiktsvyn för tidregistreringar kan du enkelt se en helhetsbild över vad som registrerats under vald period. Du kan också ställa om sortering och gruppering av dina registreringar med summan av timmar per gruppering. Avstämning mot schema görs uppe i högra hörnet av bilden, här visas differensen mellan dina registreringar och din schemalagda tid för den valda perioden. Markerar du en vecka görs avstämningen per vecka, markerar du alla dagar i en månad görs avstämningen på alla dagar, väljer du annan period t ex hela året görs avstämningen för hela året. Du kan enkelt gruppera om översikten genom att klicka på pilen i varje kolumn och välja gruppera på detta fält. Timmarna blir då summerade efter vald period i kalendern och vald kolumn. Med grupperingsfunktionen kan du enkelt se hur mycket du t ex har registrerat på varje projekt under en månad eller under en valfri period. Exempel på vyn Tidsregistreringar Förklaring av symboler: Kostnader = Attesterad = Klarmarkerad = Returnerad = Överförd I översiktsvyn för kostnader kan du göra samma som för tidregistreringar men summeringen blir baserad på antal och/eller kronor.

21 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Attestering Tidsregistreringar (Hogia PBM Time & Project) Om du använder Portalen och går in i attestfunktionen genom att klicka på någon medarbetare som har tidrapporterat så visas personens oattesterade registreringar för de tre* senaste månaderna utan att du behöver välja period. * Administratören kan själv ange hur många månader bakåt i tiden som sökning av registreringar ska göras. Detta görs via en inställning i administratörsprogrammet till PBM Time. Om du inte attesterar via attestlistan i Portalen utan startar Hogia PBM Time och väljer fliken Attestering så är alla medarbetare avmarkerade från början för att du först ska kunna välja status, period och sedan medarbetare utan att programmet direkt börjar söka efter registreringar. Minst en medarbetare måste alltså vara vald för att sökning ska ske och så fort du avmarkerar samtliga personer så rensas formuläret till höger och inga registreringar visas. Dessa åtgärder har vi gjort för att attesteringen ska gå smidigare och inte ta onödigt med tid. OBS! När du har gjort ett urval av anställda i medarbetarlistan så ligger detta val kvar i attestfliken tills du avslutar och loggar ur PBM, likaså vald attesteringsperiod. Hur väljer jag period? Du som attestant väljer datum per dag, vecka eller månad genom att markera i kalendern (klicka på önskad vecka eller använd Shift+markering). Vill du markera hela månaden i kalendern kan du klicka på Alla, se bilden nedan. Vill du inte använda Kalendern kan du istället välja datum under Period.

22 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Hur väljer jag medarbetare? Medarbetarna listas i bokstavsordning i attestfliken och det finns en sökfunktion på medarbetare för att underlätta för dig som attesterar många personer. Du söker genom att skriva in namnet i fältet under Medarbetare och sedan klicka Enter. Tänk på att sökningen sker i samma urvalsfält som för Kategori och har du en kategori med exakt samma namn som en anställd visas först de anställda som är kopplade till personen (kategorin) och klickar du Enter en gång till filtreras listan på nytt och visar enbart sökt medarbetare. Väljer du att visa Alla medarbetare så visas personerna som du har attesträtt för, även de som har slutat. Vill du inte se personer som har slutat ska du istället välja alternativet Alla med pågående anställning. Se bilen nedan.

23 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) När du är klar med ditt urval kan du antingen bocka i rad för rad eller attestmarkera alla rader samtidigt genom att klicka på bockmarkeringen uppe i rubrikraden. Attesteringen utgår från gruppering per medarbetare där avstämning/kontroll görs mot medarbetarens arbetsschema i HogiaLön Plus. Tips! Är det projektledare som attesterar är det enklare och bättre att attestera utifrån gruppering per projekt. Du får då en summering av timmar per projekt. Detta gör du enkelt genom att klicka på pilen i kolumnen projekt och väljer Gruppera på detta fält, då grupperas transaktionerna per projekt och du får även en summering per projekt. Exempel på bild med gruppering på projekt Returnera Vill du returnera någon transaktion till den som registrerat raden klickar du istället på Returnera. I samband med returer kan du också skicka med ett meddelande till medarbetaren där du förslagsvis ifrågasätter/motiverar varför registreringen inte har blivit attesterad. I samband med returen har du även möjliget att uppmärksamma personen på detta via ett e-postmeddelande.

24 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Statusvy Med hjälp av menyn till vänster kan du se vilka statuslägen transaktionerna befinner sig i. Du väljer själv vilka transaktioner som ska visas; Att attestera, Redan attesterat, Returnerat, Ej lämnat tidrapport samt Överfört. När en transaktion blivit attesterad listas den med automatik bland Redan attesterade registreringar. När transaktionen överförts till HogiaLön Plus eller Hogia Ekonomi flyttas den till vyn Överfört. En transaktion som returneras i attesteringsbilden flyttas till vyn returnerat. Klart för attestering Visar de transaktioner som har status Klar medarbetaren är klar med sin registrering. Redan attesterat Visar de transaktioner som har status Attesterad projektledare/chef har redan attesterat transaktionerna. En attesterad transaktion kan inte redigeras av medarbetaren. En redan attesterad transaktion kan endast återställas av attestanten. Returnerat Visar de transaktioner som har status returnerad projektledarens/chefens returer och meddelanden om varför transaktionerna inte godkänts. Ej rapporterat Visar de personer som inte tidrapporterat för den valda perioden. Du kan genom denna funktion skicka e-post till medarbetarna och meddela dem att de behöver gå in och registrera sina timmar på projekt och ev registrera avvikelser. Du skickar e-post utifrån det urval du gör av medarbetare. Markerar du flera skickar du samma meddelande till dessa. Markerar du en i taget kan du skicka olika meddelande till varje medarbetare. Överfört Visar de transaktioner som har status Överförda administratören har fört över transaktionerna till HogiaLön Plus och/eller Hogia Ekonomi.

25 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Attestering Kostnader (Hogia PBM Time & Project) För att attestera registrering av omkostnader på projekt, delprojekt, kund och händelse (omkostnadskoder/artiklar) väljer du kostnader i comboboxen. Attestering Avvikelser (Hogia PBM Time & Attendance/ Project) Om du använder Portalen och går in i attestfunktionen genom att klicka på någon medarbetare som har tidrapporterat så visas personens oattesterade avvikelser för de tre* senaste månaderna utan att du behöver välja period. * Administratören kan själv ange hur många månader bakåt i tiden som sökning av registreringar ska göras. Detta görs via en inställning i administratörsprogrammet till PBM Time. Om du inte attesterar via attestlistan i Portalen utan startar Hogia PBM Time & Attendance och väljer fliken Attestering så är alla medarbetare avmarkerade från början för att du först ska kunna välja status, period och sedan medarbetare utan att programmet direkt börjar söka efter registreringar. Minst en medarbetare måste alltså vara vald för att sökning ska ske och så fort du avmarkerar samtliga personer så rensas formuläret till höger och inga registreringar visas. Dessa åtgärder har vi gjort för att attesteringen ska gå smidigare och inte ta onödigt med tid. OBS! När du har gjort ett urval av anställda i medarbetarlistan så ligger detta val kvar i attestfliken tills du avslutar och loggar ur PBM, likaså vald attesteringsperiod. För att attestera Avvikelser väljer du Avvikelser i comboboxen. Här ser du alltså frånvaro, övertid och gjorda utlägg. Hur väljer jag period? Du som attestant väljer datum per dag, vecka eller månad genom att markera i kalendern (klicka på önskad vecka eller använd Shift+markering). Vill du markera hela månaden i kalendern kan du klicka på Alla, se bilden nedan.

26 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Vill du inte använda Kalendern kan du istället välja datum under Period. Hur väljer jag medarbetare? Medarbetarna listas i bokstavsordning i attestfliken och det finns en sökfunktion på medarbetare för att underlätta för dig som attesterar många personer. Du söker genom att skriva in namnet i fältet under Medarbetare och sedan klicka Enter. Tänk på att sökningen sker i samma urvalsfält som för Kategori och har du en kategori med exakt samma namn som en medarbetare visas först de anställda som är kopplade till personen (kategorin) och klickar du Enter en gång till filtreras listan på nytt och visar enbart sökt medarbetare. Väljer du att visa Alla medarbetare så visas personerna som du har attesträtt för, även de som har slutat. Vill du inte se personer som har slutat ska du istället välja alternativet Alla med pågående anställning. När du är klar med ditt urval kan du antingen bocka i rad för rad eller attestmarkera alla rader samtidigt genom att klicka på bockmarkeringen uppe i rubrikraden. Attesteringen utgår från gruppering per medarbetare där avstämning/kontroll görs mot medarbetarens arbetsschema i HogiaLön Plus.

27 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Rapporter Det finns i dagsläget tre rapporter i Hogia PBM Time; Transaktionslista, Sammanställningsrapport samt Lönespecifikation. Både Transaktionslistan och Sammanställningsrapporten bygger på registrerade poster i webklienten. Lönespecifikationen däremot är en statisk rapport som skapas i HogiaLön Plus och som sedan skickas in till PBM Time. Hur man skapar lönespecifikationer finns närmare beskrivet i Administratörshandboken i avsnittet om HogiaLön Plus. Transaktionslista Transaktionslistan är gemensam för både PBM Time & Attendance och Time & Project och generellt sätt så visas registren som hör till Projekt till vänster i urvalsbilden och registren för lön ligger till höger. Registret Medarbetare är ett gemensamt register och kan användas både vid urval på projekttransaktioner och lönehändelser. Transaktionslistan visar vilka lönehändelser, tider, artiklar och omkostnader du har rapporterat in för en viss period. Är du attestant och har attestbehörighet för en lönegrupp kan du även ta ut rapporter på dina medarbetares gjorda registreringar, både transaktioner som avser lön och tidrapportering på projekt. Är du attestant och har attestbehörighet för ett eller flera projekt, dvs projektledare, kan du ta ut underlag på dina medarbetares tidregistreringar avseende projekt, men du kommer inte åt deras lönehändelser. Klickar du på pilknappen vid varje fält får du fram en lista som innehåller de projekt, kunder, medarbetare osv som du har behörighet till. Du kan göra urval på datumperiod, projekt, kund men även (beroende på behörighet) lönegrupp och olika medarbetare.

28 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32)

29 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Projekturval (Hogia PBM Time & Project) Genom projekturvalet styr du vilka projekt som transaktionslistan ska baseras på. Urvalet går strikt efter Projektets status, dvs om det är pågående eller avslutat. Vill du att transaktionslistan ska innehålla transaktioner för både avslutade och pågående projekt väljer du Alla. Projekt/Kund/Medarbetare/Transaktionstyp Klickar du på pilknappen vid varje fält får du fram en lista som innehåller de projekt, kunder osv som du har behörighet till och de medarbetare som är anslutna till projekten. Välj om du vill ha med Alla eller om du vill ha ut rapporten för ett av alternativen. Har du ingen extra behörighet utöver att vara ordinarie användare så kan du alltså enbart ta ut rapporter på dina egna transaktioner. Har du däremot behörighet som Projektledare kan du även göra urval på de medarbetare som ingår i de projekt du är projektledare för. Filtrera I transaktionslistan visas vilka status registreringarna har. Du kan själv filtrera listan med hjälp av olika urval, t ex Attesterade och Överförda rader under en viss tidsperiod för att ha som underlag när du vill stämma av månadens uppgifter. Visa Här kan du välja vilka typer av transaktionsrader du vill ha med i sammanställningen. Ta bort bocken i rutan framför dem du inte vill ha med. Summera Här kan du välja vilken typ av summering du vill ha antal eller belopp eller om du inte vill ha med summering på rapporten alls. Rapporthuvud Rapporten får automatiskt rubriken Transaktionslista men du kan välja att skriva in en annan tillfällig benämning om du så önskar. Vill du att de urval du har gjort för rapporten ska synas på utskriften sätter du en bock i rutan framför Urval utskrivna på rapporten. Utskriftsalternativ Välj om du vill ha rapporten utskriven som PDF, RTF (rich text format) eller Excel. PDFformatet öppnas med gratisprogrammet Adobe Acrobat Reader. RTF-filen går bra att öppna med t ex Word. Ta med transaktionsrader Här kan du välja att inte ta med transaktionsrader. Då visas endast gruppering och summering på projekt. Ta med kolumner Här gör du urval på vilka kolumner du vill ha med på transaktionslistan.

30 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Favoriter För att underlätta rapportuttaget i webklienten kan du nu lagra dina rapportinställningar och urval genom att spara rapportmallen som en favorit. Nästa gång du vill återanvända mallen hittar du den under Favoriter. Mallen/mallarna sparas per användare och kan enkelt tas bort. Sammanställningsrapport Den stora skillnaden mellan Transaktionslistan och Sammanställningsrapporten är att du har en grupperingsfunktion på Sammanställningsrapporten. Förutom att du kan göra urval på datum, projekt, projektets status, kund, lönegrupp, medarbetare och transaktionstyp så kan du även gruppera din rapport på olika sätt. Grupperingen är användbar för att strukturera upp rapporten på ett bra sätt och det är framför allt projektledarna som har nytta av denna funktion. Tips! Börja med att göra urval på en tidsperiod, gruppera sedan rapporten på projekt som förta gruppering och gör sedan inga fler grupperingar. Rapporten som skapas visar då en total summering på registrerade timmar på alla de projekt som du som har behörighet till. Är du projektledare och har attestbehörighet för en grupp av medarbetare och projekten de arbetar med så kan du även ta ut underlag på dina medarbetares rapporterade uppgifter. Vill du hellre jobba med sammanställningsrapporten i Excel så ska du hoppa över grupperingsurvalen i beställningsbilden, använd istället filterfunktionen i Excel för att göra urval på specifika projekt, kunder osv. Likaså ska du undvika valen Urval utskrivna på rapporten och Visa rapporthuvud, dessa val påverkar nämligen filtreringsmöjligheterna i Excel.

31 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Exempel på Sammanställningsrapport. Urval med gruppering på projekt. Favoriter För att underlätta rapportuttaget i webklienten kan du nu lagra dina rapportinställningar och urval genom att spara rapportmallen som en favorit. Nästa gång du vill återanvända mallen hittar du den under Favoriter. Mallen/mallarna sparas per användare och kan enkelt tas bort. Lönespecifikation Rapporten lönespecifikation är en statisk rapport som skapats i HogiaLön Plus och sedan exporterats över till Hogia PBM Time. Alla användare, oavsett behörighet, kan bara se sina egna lönespecifikationer.

32 Hogia PBM Time & Attendance/Project (32) Exempel på lönespecifikation presenterad via Acrobat Reader