Prisjustering med index vid lastbilstransporter

Transkript

1 1 Vägledning Prisjustering med index vid lastbilstransporter Version 1510d Lars Aspholmer 2015

2 2 Innehållsförteckning Innehåll Innehållsförteckning... 2 Inledning Om denna vägledning Vem den är skriven för Upplägg... 4 A. Allmänt om index Vad menar vi med index? Hur används index för att reglera priser?... 5 Blir affären bättre med index?... 5 Index plats i upphandlingsfasen... 6 B. Arbeta med index Arbetsgången Priser och gruppering av priser Koppla ersättning till index Formulera texter för upphandling och avtal... 8 C. Välj rätt index Allmänt Nyckelbegreppen... 9 Kostnadsslag och sammanvägda serier Lista indexserier Lastbilstransporter T Lastbilstransporter T92SÅE2, allmän lastbilsentreprenad lokal/regional Avfall D. Hitta rätt index, uppslagsdel särskilda verksamheter Insamling av hushållsavfall Lastbilstransporter med dieseldrivna fordon i gruppen distribution/fjärr/parti Lastbilstransporter med annat drivmedel än diesel Slamtömning Insamling av hushållsavfall med andra fordon än sopbilar E. DMT, drivmedelstillägg Syfte med DMT DMT tekniken F. Avtalstexter, allmänt Textformulering, ett enkelt exempel Steg för steg... 16

3 3 G. Texter om DMT i avtal och försäljningsvillkor H. Räkna med index Förändring enligt index Förändring och decimaler Andelskorrigering Om SCB:s mätning inte motsvarar transportörens alla kostnader så måste förhållandet påverka beräkningen av nytt pris Prisnivå I. Faktadel beräkningsexempel Förändring, grunden en indexserie Flera indexserier används för att väga samman en förändring Endast en del av förändringen ska påverka ett överenskommet pris Drivmedelstillägg Index exklusive diesel... 28

4 4 Inledning 1. Om denna vägledning Index vid lastbilstransporter är ett verktyg för en fungerande marknad. Index ska underlätta för parter att göra affärer med lång varaktighet. Precis som för många andra komplicerade verktyg är det inte bara att börja använda verktyget och så löser sig allt. Det är som med fjärrkontrollen till TV:n. Det fungerar bättre om man läser instruktionerna så man vet hur det fungerar. Användare som gör fel medverkar till misstro mot index. Om index ska fungera för att reglera priser vid transporter måste parterna ha stort förtroende för metoden. Vägledningen ska förhoppningsvis göra att fler vet mer och gör rätt och därigenom ökar förtroendet för index i hela branschen. 2. Vem den är skriven för Vägledningen är skriven för personer med ansvar för att priser regleras korrekt vid lastbilstransporter. Det kan vara en nyckelperson inom transportförmedlande företag, speditörer, lastbilscentraler eller större åkerier. Även hos transportköpare kan det finnas behov av att någon har särskild kompetens när det gäller index. Index är jobbigt tycker många. Inte minst när det gäller att få till bra avtalstexter. Denna handledning är därför till hjälp för den late som inser fördelen med att kopiera bra lösningar istället för att försöka hitta egna lösningar. 3. Upplägg Vägledningen är indelad i kapitel med bokstavsbeteckningar för att ni enkelt ska kunna hitta när text i ett avsnitt hänvisar till ett annat avsnitt. De första avsnitten är allmän kunskap i ämnet och de sista kapitlen är mer faktainriktade avsnitt kring de tre hörnstenarna Välja rätt index Formulera avtalstext Räkna ut indexförändring

5 5 A. Allmänt om index 4. Vad menar vi med index? Index är ett ord med många betydelser. Ett register i en pärm kan kallas för ett index. När tecken skrivs i nedsänkt läge i en text kallas det för att tecknet är i indexläge. Gemensamt för alla begrepp är att ordet hänger ihop med hur saker förhåller sig till varandra. När vi talar om index i samband med priser så avser ordet Ett värdes storlek i förhållande till ett ursprungsvärde. Om priset för drivmedel är 10 kr vid en viss tidpunkt och 11 kr vid en senare tidpunkt så kan förändringen uttryckas som ett index. Först gäller det att bestämma vilket tal som priset 10 ska motsvara. Vanligtvis används då talet kr = index 100 Vår definition av ordet säger att index är ett tals förhållande till ett annat tal. Om 10 kr motsvarar talet 100 så gäller 11 kr =index 110 SCB (Statistiska Centralbyrån) mäter kostnadsutvecklingen inom en rad branscher, exempelvis lastbilstransporter och avfallsverksamhet. Mätningarna publiceras i form av indextal. Det finns indextal som visar kostnadsutvecklingen för insamling av hushållsavfall och indextal som visar kostnadsutvecklingen för olika typer av lastbilstransporter. När vi i denna vägledning talar om index menar vi indextal som fastställs av SCB. 5. Hur används index för att reglera priser? Så fort en prisöverenskommelse ska gälla för en längre tid så finns ett behov av att bestämma hur priset ska förändras över tid. Genom att SCB:s kostnadsmätningar sker under sekretess och med i förväg bestämda metoder blir det ett neutralt och opartiskt sätt att bestämma prisändringar. Köpare och säljare kommer helt enkelt överens om att priset ska ändras i förhållande till hur kostnaderna ändras enligt en bestämd indexmätning som SCB gör. Blir affären bättre med index? Index används för att reglera priser som ska gälla för en lite längre tid. Orsaken är i huvudsak att osäkerhet inte är bra för en fungerande marknad. På en fungerande marknad är det de som är mest lämpade som får jobben. Bra kunskap, bra utrustning, rätt lokalisering mm påverkar vem som är mest lämpad och om alla har samma syn på lönsamhet (pris i förhållande till kostnad) så kommer den mest lämpade att få jobbet. Så säger i alla fall skolboken och det är ett önskvärt förhållande. Vi vill inte att de som är mest lämpade slås ut och ersätts av mindre lämpade. I många verksamheter är det önskvärt att det finns en långsiktighet. Om den som ska göra jobbet ska investera i rätt utrustning och ge medarbetarna tillräcklig utbildning så underlättas detta givetvis om utföraren vet att man ska ha jobbet några år framöver. Skolboken säger därför att långsiktighet ger över tid bättre effektivitet. Inom den offentliga sektorn tillkommer aspekten att offentliga upphandlingar kan vara kostsamma i sig.

6 6 När en affärsöverenskommelse ska gälla över några år måste parterna i förväg bestämma vad priset ska vara. Om en affär ska vara över exempelvis 4 år så måste parterna bestämma hur priset ska vara över tid. Ska priset vara samma år fyra som år ett? Väljer parterna att priset ska ligga fast så betyder det att säljaren måste hantera en osäkerhetsfaktor. Hur ändras kostnaderna under avtalsperioden? Hur mycket måste vi öka priset för att hantera ändrade kostnader? Risk har ett pris. På en fungerande marknad så betyder ökad risk högre marginaler (skillnad mellan ersättning och kostnad). Rätt självklart egentligen. Transportföretaget som ska lämna pris på en affär har förhoppningsvis goda förutsättningar att göra bra beräkningar av sina kostnader i verksamheten vid den tidpunkt då priser ska lämnas till köparen. Hur de bedömer framtida kostnadsökningar kan dock variera. Marknaden och därmed köparen fungerar bäst om den som är mest lämpad vinner jobbet. Hur transportföretaget bedömer framtida kostnadsutveckling har ingen betydelse för vem som är mest lämpad. Blir affären bättre med index var vår inledande fråga. Osäkerhet leder vanligtvis till behov av ökade marginaler (högre vinstpålägg) hos transportföretaget. Osäkerhet kan göra att den mest lämpade inte får jobbet eftersom olika utförare gissar olika om kostnadsutvecklingen. Fasta priser över tid gör det svårare med långvariga affärsöverenskommelser som i sin tur påverkar investeringsvilja i utrustning och kunskap. Index plats i upphandlingsfasen Den som jobbar med offentliga upphandlingar är väl medveten om att otydligheter och felaktigheter kan leda till överklaganden som kan leda till att upphandling måste göras om. Hur de av anbudsgivaren lämnade priserna förändras under avtalsperioden måste vara exakt preciserade. Exakt vilket pris ska ändras på exakt vilket sätt. I denna vägledning hittar ni exempel på texter ni kan använda. Om osäkerheten i en affär ska minska krävs att utföraren kan räkna med att deras kostnader förändras ungefär lika mycket som intäkterna förändras. Om detta ska uppnås måste den eller de indexserier som används baseras på mätningar av kostnader vars sammansättning ungefär motsvarar de kostnadssammansättning som entreprenören har i sin verksamhet. Framförallt måste kostnader som ändras mer och annorlunda än andra kostnader vara någorlunda rätt i proportion. Typexemplet på detta är kostnaderna för drivmedel (ex diesel) och ränta. När personalkostnader och många andra kostnader uppvisar en likartad förändring så har ränta sjunkit avsevärt under några år och priset för drivmedel går både upp och ner.

7 7 B. Arbeta med index 6. Arbetsgången Inför en ny affär med en enkel och okomplicerad priskonstruktion är det framförallt tre steg som ska genomföras: Precisera vilken ersättning som ska indexregleras Koppla ersättningen till lämpligt index Bestäm textformuleringar för varje indexreglering När upphandlingen är klar och verksamheten är igång tillkommer uppgiften att räkna ut nya ersättningar. Räkna ut nya priser 7. Priser och gruppering av priser En transportverksamhet kan omfatta flera olika ersättningar. Arbetsgången är samma som i grunden men för att vara tydlig i avtalstexter bör man jobba metodiskt. Börja med att fastställa vilka ersättningar som kommer att användas. Nästa steg är att sammanföra ersättningarna i grupper. Alla ersättningar som kan sägas påverkas av samma kostnadsstruktur i transportföretaget kan föras samma i en grupp.

8 8 8. Koppla ersättning till index En bra indexreglering innebär att ersättningen till transportföretaget ökar eller minskar ungefär i samma utsträckning som transportföretagets kostnader. Exakt blir det givetvis aldrig. Avsnitt C och D i detta häfte är skrivet för att underlätta för er att välja rätt indexserier. Läs introduktionen i avsnitt C och använd sedan den exempelsamling som finns i avsnitt D. 9. Formulera texter för upphandling och avtal Avtalstexter är ofta långa och krångliga och så kanske det måste vara. Texter i avtal och upphandlingar ska vara så exakta att det inte ska vara möjliga att göra olika tolkningar. Tråkigt men viktigt. Vad är egentligen en indexreglering om den delas upp i sina beståndsdelar? Pris Förändring enligt index Nytt pris Hur ni kan formulera avtalstexter berörs i avsnitt E.

9 9 C. Välj rätt index 10. Allmänt En bra indexreglering innebär att ersättningen till transportföretaget ökar eller minskar ungefär i samma utsträckning som transportföretagets kostnader. Exakt blir det givetvis aldrig. I vår inledande översikt om index tog vi upp att det finns serier som mäter enskilda kostnadsslag och serier som är en sammanvägning av flera olika kostnadsslag. De sammanvägda kostnadsslagen är framtagna med avsikten att de ska vara lämpliga att använda för några vanligt förekommande verksamheter. Inom lastbilstransporter finns serier med namn som Långväga distribution, Regional distribution och Tank och bulktransport. Totalt finns tio sådana sammanvägda serier för lastbilstransporter. Vid punkt 12 finns en lista med alla index och en beskrivning av vad de avser. Där ser du också vilka kostnadsslag som ingår. Om en verksamhet bedrivs med förutsättningar som avviker avsevärt från vad som är normalt kan det finnas skäl att hitta en annan indexlösning än att enbart koppla till en sammanvägd serie. Om en verksamhet är dyrare eller billigare än normalt behöver inte betyda att en sammanvägd serie är fel att använda. Det är inte summan av kostnader som är viktig utan proportionerna mellan olika kostnader. Ersättningar som klumpar ihop flera olika uppgifter blir svårare att indexreglera än om ersättningarna hålls isär. Om ett transportföretag utför insamling av avfall och samtidigt sköter administration och anskaffning av kärl så underlättas indexregleringen om ersättningen delas upp för varje uppgift. 11. Nyckelbegreppen Målet En bra indexreglering innebär att transportföretagets ersättning ungefär ska öka eller minska lika mycket som transportföretagets kostnader ökar eller minskar. Exakt blir det aldrig. Kostnadsslag och sammanvägda serier Sammanvägd serie, en serie där SCB viktar samman mätningar av flera olika kostnadsslag till en sammanvägd serie. Förare, reparationskostnader och däck är exempel på kostnadsslag. Insamling av hushållsavfall är exempel på en sammanvägd serie.

10 Lista indexserier Lastbilstransporter T08 SCB Mäter tio olika serier för vad som kallas TYPTRANSPORTER. Utmärkande och vägledande vid val av lämplig indexserie är proportioner mellan framförallt sträcka och tid och de därmed sammanhängande kostnaderna rörlig sträckberoende kostnad och förarkostnad. Procenttalen i tabellen visar proportioner mellan olika kostnader i SCB:s mätning i september Andelarna avser Sept 2015 Förare Diesel Övrigt T08SÅ11 Lokaldistribution 57,6% 9,0% 33,4% T08SÅ12 Regional distribution 45,8% 15,8% 38,4% T08SÅ13 Långväga distribution 42,9% 25,0% 32,1% T08SÅ14 Partigods 35,8% 27,4% 36,8% T08SÅ15 Dragbilstransport 42,9% 31,0% 26,1% T08SÅ16 Tank o bulktransport 40,1% 25,4% 34,5% T08SÅ17 Skogsråvara 36,2% 30,2% 33,6% T08SÅ18 Anläggningstransport kort sträcka 49,1% 10,2% 40,7% T08SÅ19 Anläggningstransport bil 45,2% 12,7% 42,1% T08SÅ20 Anläggningstransport bil med släp 39,8% 20,3% 39,9% De beteckningar som används för serierna ger en vägledning om vad serierna motsvarar. För att koppla ett pris till en indexförändring är det viktigt att inte stirra sig blind på seriens namn utan att fundera på om andelen för de olika kostnadsslagen stämmer med den aktuella affären. Lastbilstransporter T92SÅE2, allmän lastbilsentreprenad lokal/regional Serien är en sammanvägning av flera typer av transporter som kan förekomma när framförallt kommuner upphandlar lokal till regional transport av flera slag. Serien kan då spegla ett snitt av fordon med och utan släp med körsträckor från kort till regionalt. För serien går det normalt sett inte att ta ut enskilda kostnadsslag, exempelvis att exkludera diesel. Avfall Serier för avfall fastställs av SCB på uppdrag av Avfall Sverige. Förare Diesel Övrigt A12:1 MD Insamling hushållsavfall, med diesel 52,0% 5,6% 42,4% A12:1 ED Insamling hushållsavfall, exklusive diesel 55,0% 45,0% A12:2 MD Insamling hushållsavfallmed specialfordon och med diesel 31,4% 18,7% 49,9% A12:2 ED Insamling hushållsavfallmed specialfordon exklusive diesel 38,6% 61,4% A12:3 MD Slamtömning med diesel 37,1% 14,8% 48,1% A12:3 ED Slamtömning exklusive diesel 38,6% 61,4%.

11 11 D. Hitta rätt index, uppslagsdel särskilda verksamheter 13. Insamling av hushållsavfall 1 Med komprimatorbil eller flerfacksbil Drivmedel diesel Drivmedel är inte diesel Den del av priset som motsvarar: Serie Andra kostnader än drivmedel Drivmedel annat än diesel A12:1 MD Insamling av hushållsavfall med diesel A12:1 ED Insamling av hushållsavfall exklusive diesel Se särskild kommentar 1/ 2 Med specialfordon som exempelvis mobila sopsugsfordon A12:2MD Insamling av hushållsavfall med specialfordon med diesel A12:2ED Insamling av hushållsavfall med specialfordon med diesel Se särskild kommentar 1/ 3 Med komprimatorbil om körsträckan är avsevärt längre än normalt A/ Den del av priset som inte motsvarar drivmedel regleras med A12:1ED Insamling hushållsavfall exklusive diesel. B/ Den del som motsvarar diesel regleras direkt mot serien K92SÅ0900 Diesel. A12:1 ED Insamling av hushållsavfall exklusive diesel Se särskild kommentar 1/ 14. Lastbilstransporter med dieseldrivna fordon i gruppen distribution/fjärr/parti T08SÅ14 T92SÅE2 T08SÅ13 T08SÅ12 Partigods Entreprenad 2 Långväga distribution Regional distribution Stor del riksväg eller bättre X X X Stor del körning i tätorter X Korta avstånd X Medel eller långa avstånd X X X Få stopp för lastning eller lossning X Flera stopp för lastning eller lossning X X X Bil och släp X X Blandat bil eller bil och släp X X Enbart bil X X

12 Lastbilstransporter med annat drivmedel än diesel Om transport görs med annat drivmedel än diesel kan samma serier användas som i tabellen vid punkt 14 på föregående sida. Förändring ska dock beräknas exklusive diesel. Detta kan göras förutsatt att man vet drivmedelsandel vid basmånaden. Hjälpmedlet SÅindex 5 som distribueras av Sveriges Åkeriföretag gör denna typ av beräkningar med automatik. Den del av ersättningen som inte är diesel regleras enligt vad vi anger i avsnittet om alternativa drivmedel. 16. Slamtömning 1 Normal slamtömningsverksamhet med slamsugsfordon Drivmedel diesel Drivmedel är inte diesel Den del av priset som motsvarar: Serie Andra kostnader än drivmedel Drivmedel annat än diesel A12:3MD Slamtömning inklusive diesel. A12:3ED Slamtömning exklusive diesel Se särskild kommentar 1/ 17. Insamling av hushållsavfall med andra fordon än sopbilar 1 2 Farligt avfall i bostadsområden med lastbil med skåppåbyggnad. Inhämtning av skrymmande fraktioner i stadsdelar med tidskrävande lastning Drivmedel diesel Drivmedel är inte diesel Den del av priset som motsvarar: Serie Andra kostnader än drivmedel Drivmedel annat än diesel T08SÅ11 Lokaldistribution T08SÅ11 Lokaldistribution, förändring Se särskild kommentar 1/ beräknas exkl diesel T08SÅ11 Lokaldistribution T08SÅ11 Lokaldistribution, förändring beräknas exkl diesel Se särskild kommentar 1/ 3 Inhämtning av skrymmande fraktioner i stadsdelar med normal lastningstid T92SÅE2 Lastbilsentreprenad E2 T08SÅ11 Lokaldistribution, förändring beräknas exkl diesel, se anm 2/ Se särskild kommentar 1/ 2/ Serien T92SÅE2 kan inte beräknas exklusiva diesel därför är det olika serier med eller utan diesel. Om insamlingen använder fordon med tre axlar och körsträckan inte är under fyra mil per lass enkel sträcka bör ni använda serien T08SÅ12 Regional distribution.

13 13 E. DMT, drivmedelstillägg Drivmedelstillägg (DMT) är vanligtvis ett pålägg som berör en majoritet av kunder hos ett transportsäljande företag. Kunderna köper transporter till prislistor eller offerter med ett allmänt försäljningsvillkor att en särskild priskorrigerande faktor tillkommer, DMT. Eftersom det är ett generellt villkor passar det bäst att ha en allmän definition av hur DMT beräknas. DMT blir en del av säljarens allmänna försäljningsvillkor. 18. Syfte med DMT Pris på diesel och andra drivmedel varierar mer än de flesta andra kostnader i samhället. Vi använder index i allmänhet för att möjliggöra affärsuppgörelser med lång varaktighet. För DMT är argumenten lika med ett undantag. Utan DMT kan prisöverenskommelser vara svåra att ingå även för relativt kort tid. Även om drivmedelskostnaden både kan stiga och sjunka så är motiven för DMT framförallt att hantera situationer med kraftiga prisstegringar på diesel. För ett åkeri med långväga trafik kan diesel vara mer än 25 % av alla kostnader vid ett pris på diesel på runt 10 kr per liter. Vi har sett perioder då dieselpriset ändras mer än 20 % på några månader och självklart innebär en sådan förändring betydande problem för åkerier. DMT är då ett bättre sätt att försäkra sig för framtida prisändringar på diesel än att använda högre marginaler som skapar buffertar. Med högre marginaler skulle man helt enkelt tappa många uppdrag. DMT innebär att kostnadsändringar förs vidare i näringskedjan som varor vandrar innan de når slutkonsumenten. DMT späds ut och blir i slutändan en liten korrigering på priset hos slutkunden. 19. DMT tekniken Inom åkeriverksamhet finns flera olika tekniker för att kompensera för ändrade drivmedelskostnader. Vanligast är att man följer prisutvecklingen för diesel i de avläsningar som SCB gör i serien K92SÅ0900 Diesel. Kostnadsändringen leder till ett påslag på fakturerade transporttjänster i form av en procentsats med, nästan alltid, en decimal. Beräkningen av DMT följer formeln Förändring * andel. Om dieselindex anger en förändring med 10 % och diesels andel vid basmånaden var 25 % så blir DMT 10 % * 25 % = 2,5 %. En komplicerande faktor är att DMT tillämpas på priser som kan vara höjda eller sänkta sedan basmånaden. Åkeriet kan exempelvis välja att ändra fraktpriser i samband med att förarlönerna ändras. Har vi ett DMT på 10 % och tar ut det på en frakt för kr så blir det 1000 kr. Höjs priset till kr så ger DMT med 10 % 1100 kr. Problematiken gör att vi måste använda det tredje ledet i grund formeln för att beräkna index prispåverkan, prisnivå för det pris som förändringen ska gälla för. Formeln är Förändringen enligt index Andelskorrigering Prisnivå Prisändring i procent

14 14 F. Avtalstexter, allmänt OBS, texter som avser drivmedelstillägg kommer i nästa avsnitt (G) Texten ska precisera exakt vilka priser som ska förändras och hur de ska förändras. Avtalstexter är en uppvisning i det nödvändiga onödiga. Onödigt för att om allt fungerar behöver man inte vara så precis. Nödvändig för att det man inte vill ska inträffa faktiskt inträffar. Avsnittet är upplagt så att vi först ger ett exempel på en text som kan ses som en grund för bra texter i upphandlingar och avtal. Vi går därefter igenom texten bit för bit. Genom att se texten som ett antal byggstenar blir det enklare för er att ändra så texterna stämmer med er upphandling. Vi tar upp exempel på indexering av olika verksamheter och även en del vanligen förekommande särskilda omständigheter, exempelvis andra drivmedel än diesel, förekomst av drivmedelstillägg (DMT) mm. Ni hittar där kommentarer till hur ni kan anpassa formulering i avtalstexter. För att ni ska förstå anpassningen ni måste göra rekommenderar vi att ni läser detta avsnitt. Om ni greppar hur texten byggs upp så kommer ni också att förstå våra kommentarer om anpassningar i andra avsnitt i denna vägledning. När avtalstexter känns som mest tråkigt så motivera er med att ni senare slipper de problem som finns om texten ni använder skulle varit motsägelsefull eller svår att tillämpa. Positionsmarkeringar och färger I textformuleringen på nästa sida kan ni se numrering i vänsterkanten. Det är positionsmarkeringar som vi använder i andra avsnitt där vi kommenterar hur avtalstext kan anpassas till olika förhållanden. När ni gör er egen text kan ni därför steg för steg välja text. Ta ett förslag ur varje avsnitt. När vi går igenom de olika delarna mer i detalj använder vi grön färg för att markera den bastext som vi förordar i de enklaste fallen. Behöver ni välja en alternativ text så finns sådana förslag i texter med gul bakgrund.

15 Textformulering, ett enkelt exempel 1 Allmänt Pris för tjänster som utförs enligt detta avtal/vår offert ändras i förhållande till kostnadsutvecklingen genom en indexreglering. Avsikten är att prisändringarna efter indexjustering ungefärligen ska motsvara transportörens ändrade kostnader. 2 Samtliga ersättningar enligt detta avtal/vår offert ska indexregleras. 3 Definition av begrepp Följande begrepp gäller vid beräkning av prisändringar med index i detta avtal/vår offert: Baspriser är det priser som anges i punkt x. Indexserie är den serie med indextal som ska användas för att beräkna förändring. Basmånad är den månad vars indextal ska användas för att motsvara baspris. Avläsningsmånad är den månad som ska användas för att bestämma förändring enligt index i förhållande till index vid basmånad. Prisrevideringsdatum är den dag från och med nytt pris ska gälla. Första prisrevideringsdatum är första tillfället efter anbudets avlämnande som ett nytt pris ska gälla. Intervall avser antalet månader som går mellan varje prisrevidering. 4 5 Beräkning av indexförändring Vid beräkning av indexförändringar ska följande förutsättningar användas: Indexserie som ska användas är kodnamn + textnamn. Basmånad ska vara månad och år. Avläsningsmånad ska vara månad och år Första prisrevideringsdatum ska vara dag, månad och år. Intervall ska vara X månader. Prisförändringen beräknas som ett procenttal med en decimal. Förändringen bestäms genom att skillnaden mellan indextal vid avläsningsmånaden och basmånaden ställs i relation till index vid basmånaden. Uppställt som en formel är beräkningen Nytt pris Indextal vid avläsningsmånaden Indextal vid basmånaden Indextal vid basmånaden Nytt pris ska beräknas för varje prisrevideringsdatum. Det nya priset ska vara baspris plus förändring enligt index. Förändringen ska beräknas till den avläsningsmånad som närmast föregår prisrevideringsdatum.

16 16 Steg för steg 1 Vi bryter ner texten i förra avsnittet och ger lite kommentarer Syftet Bra avtalstexter innehåller ofta en allmän formulering om syfte. En sådan text blir också vägledande vid tolkningar av avtal. Det som eventuellt måste anpassas är om indexreglering ska ske med annat än 100 %. Då kan parterna vara inne på att man ska ha kompensation för kostnadsutvecklingen med korrigering för viss förväntad effektivisering. Bastext: Pris för tjänster som utförs enligt detta avtal/vår offert ändras i förhållande till kostnadsutvecklingen genom en indexreglering. Avsikten är att prisändringarna efter indexjustering ungefärligen ska motsvara entreprenörens ändrade kostnader. Alternativ om det inte är 100 % av indexförändringen: Pris för tjänster som utförs enligt upphandlingen ändras i förhållande till kostnadsutvecklingen genom en indexreglering. Avsikten är att prisändringarna efter indexjustering ungefärligen ska motsvara entreprenörens ändrade kostnader med korrigering för viss förväntad effektivisering. 2 Vilka priser omfattas av index? Avsikten med texten är uppenbar. En affärsöverenskommelse kan innehålla flera olika priser och därför måste det framgå tydligt vilka priser som avses. Det finns flera varianter. Vissa priser kanske inte alls ska indexregleras eller så kan en del priser regleras med en indexserie och andra priser med en annan serie. Bastext: Samtliga ersättningar enligt avtal/vår offert ska indexregleras. Alternativ om enbart vissa ersättningar ska indexregleras men alla ska indexregleras på samma sätt: De ersättningar som ska indexregleras är följande transporter från uppsamlingsplats: Brännbart avfall till Storbergs Kraftvärmeverk. Brännbart avfall till Blåbys Värmeverk. Wellpapp till Industriföretaget i Storstad. Alternativ, en detaljerad lista Vilka priser som ska indexregleras är angivet i bilaga X, prisbilaga. För varje pris finns där särskilt angivet i en kolumn om priset ska regleras med index. Ja innebär att priset ska indexregleras och nej att priset inte ska indexregleras.

17 17 3 Definiera begrepp Det kan uppfattas som onödigt mycket text att detaljerat precisera olika begrepp i ett avsnitt och sedan i ett annat avsnitt precisera vad begreppen avser. Det är dels god praxis i avtal att definiera begrepp som inte automatiskt är tillräckligt precisa och dels blir det faktiskt mer lättbegripligt att dela på två avsnitt. Även när indexregleringen i övrigt har olika varianter (ex flera olika serier används) så är definitionerna nästan alltid oförändrade. Vi har därför i detta avsnitt inga alternativa texter utan det är så bra att bastexten nedan bör stämma i alla lägen! Bastext Följande begrepp gäller vid beräkning av prisändringar med index i avtal/vår offert: Baspriser är det priser som anges i bilaga/punkt i avtal. Indexserie är den serie med indextal som ska användas för att beräkna förändring. Basmånad är den månad vars indextal ska användas för att motsvara baspris. Avläsningsmånad är den månad som ska användas för att bestämma förändring enligt index i förhållande till index vid basmånad. Prisrevideringsdatum är den dag från och med nytt pris ska gälla. Första prisrevideringsdatum är första tillfället efter anbudets avlämnande som ett nytt pris ska gälla. Intervall avser antalet månader som går mellan varje prisrevidering.

18 18 4 Koppla begreppen till för avtalet/offerten aktuella värden Hur vi kopplar begreppen som vi definierat till vad som ska gälla i den aktuella upphandlingen beror på om alla priser regleras på samma sätt eller om olika serier och/eller tidpunkter används. Har vi flera varianter måste vi göra en lista för vad som gäller vid varje begrepp. Bastext när alla priser regleras på samma sätt: Vid beräkning av indexförändringar ska följande förutsättningar användas: Indexserie som ska användas är kodnamn + textnamn. Basmånad ska vara månad och år. Första avläsningsmånad ska vara månad och år Första prisrevideringsdatum ska vara dag, månad och år. Intervall ska vara X månader. Prisförändringen beräknas som ett procenttal med en decimal. Förändringen bestäms genom att skillnaden mellan indextal vid avläsningsmånaden och basmånaden ställs i relation till index vid basmånaden. Uppställt som en formel är beräkningen Indextal vid avläsningsmånaden Indextal vid basmånaden Indextal vid basmånaden Alternativ text: Vid beräkning av indexförändringar ska följande förutsättningar användas: Indexserier ska vara de som anges i följande tabell: Pris Insamling av hushållsavfall enligt avtalets punkt xx Insamling av hushållsavfall enligt avtalets punkt yy Indexserie A12:1MD Insamling av hushållsavfall med diesel 50 % ska följa serien A12:3 Insamling med specialfordon och 50 % ska följa serien T08SÅ18 Anläggningsbil kort sträcka Prisförändringen beräknas som ett procenttal med en decimal. Förändringen bestäms genom att skillnaden mellan indextal vid avläsningsmånaden och basmånaden ställs i relation till index vid basmånaden. Uppställt som en formel är beräkningen Indextal vid avläsningsmånaden Indextal vid basmånaden Indextal vid basmånaden

19 19 5 Nytt pris Texten om pris kan kännas överflödig men i tidigare avsnitt har vi talat om hur man beräknar förändringen och i detta avsnitt tar vi in att nytt pris är baspris plus förändring. Det vanligaste är att det nya priset är baspriset plus hela förändringen. Om det inte är hela förändringen måste det preciseras. Ofta avrundas också priser och sådan uppgift tas in i detta avsnitt. Bastext Nytt pris ska beräknas för varje prisrevideringsdatum. Det nya priset ska vara baspris plus förändring enligt index. Förändringen ska beräknas till den avläsningsmånad som närmast föregår prisrevideringsdatum. Alternativ text om inte hela förändringen ska påverka priset: Nytt pris ska beräknas för varje prisrevideringsdatum. Det nya priset ska vara baspris plus X % av förändring enligt index. Förändringen ska beräknas till den avläsningsmånad som närmast föregår prisrevideringsdatum. Avrundning kan också preciseras och då kan följande text användas: Nytt pris ska beräknas för varje prisrevideringsdatum. Det nya priset ska vara baspris plus förändring enligt index. Förändringen ska beräknas till den avläsningsmånad som närmast föregår prisrevideringsdatum. Nytt pris ska avrundas. Om nytt pris är lägre än 10 kr ska nytt pris anges som kronor och ören. Är priset mer än tio kronor men under 1000 kr ska priset avrundas till hela kronor. Är priset 1000 kr eller högre ska pris avrundas till jämna tiotal kronor.

20 20 G. Texter om DMT i avtal och försäljningsvillkor Drivmedelstillägg, DMT, är sannolikt den vanligaste förekommande prisregleringen med hjälp av index inom transportverksamheter. I avsnitt E har vi gått igenom problematiken kring DMT och eftersom det varit relativt vanligt att DMT inte regleras helt rätt så är det viktigt att du som läsare verkligen förstår var problemen finns när det gäller DMT. Det DMT vi behandlar i detta avsnitt är när ett transportföretag har ett DMT som ska gälla för flera affärsuppgörelser med flera olika kunder. I form utgår vi från att texterna finns i en handling som vi kallar försäljningsvillkor och ett avsnitt där som avser DMT. Samma text kan med fördel publiceras på företagets webbsidor. I avtalstexter i förra kapitlet använde vi ett formellt språk där det egentligen enda syftet var att vara mycket exakt i fall parterna i framtiden skulle ha olika uppfattning om vad som gäller. När det gäller DMT är situationen lite annorlunda. Avtalstexten läses skapas ofta efter att två parter redan är överens om de stora linjerna i en affärsuppgörelse. DMT är en del av ett erbjudande. Tillsammans med priser och offerter ska beskrivningen av DMT leda till affärer. En text om DMT som är svår att förstå blir mest en negativ faktor för utsikterna till en affär. En kund bör givetvis känna sig trygg med vad som gäller i fråga om priser och tillägg. Hur ett generellt DMT beräknas är i första hand dessutom en ensidig handling från det transportsäljande företaget. Säljaren erbjuder sin transporttjänst till kunden med vissa villkor och det inkluderar inte bara pris utan även DMT. Nedan har vi ett förslag till beskrivning av ett transportsäljande företags beräkning av DMT. Om vårt DMT DMT står för drivmedelstillägg och syftar till att korrigera våra fraktpriser med hänsyn till kostnadsutvecklingen för drivmedel. Vårt DMT infördes januari Det baserades på den prisnivå för diesel som gällde i december Prisnivån hämtar vi från SCB:s mätning av dieselkostnader i serien K92SÅ0900 diesel. DMT fastställs för varje månad och baseras på hur drivmedelskostnaden enligt SCB:s mätning ändrats till månaden som närmast föregår månaden då DMT ska tillämpas. Exempelvis baseras DMT som debiteras på kundernas transporter i juni på det index som SCB uppmätt i maj samma år. Diesel är bara en del av fraktkostnaden. Hur mycket fraktkostnaden ska påverkas av dieselkostnadens ändring styrs av vår bedömning av hur stor del av fraktkostnaden som motsvarar diesel. Vid basmånaden fastställde vi nivån till 28,0 %. När våra fraktpriser ändras genom generella prisändringar i vårt företag så korrigeras också vårt DMT. Ökar våra fraktpriser på grund av exempelvis personalkostnader innebär det att vi korrigerar vårt DMT neråt. Skulle våra fraktpriser sjunka så korrigeras DMT upp. Rent matematiskt hanteras detta genom att drivmedelskostnadens förändring sedan basmånaden divideras med vår nya prisnivå. Om skatter och avgifter införs så påverkar dessa vårt DMT från den månad då skatten/avgiften ändras.

21 21 H. Räkna med index Det är tre saker som kan påverka storleken på en prisförändring i procent: Förändringen enligt index Andelskorrigering Prisnivå Prisändring i procent Räkna med index innebär ofta att ett pris ska ändras i förhållande till förändringen i en indexserie utan korrigering för andel eller prisnivå. Det kan exempelvis vara följande enkla indexreglering: Pris enligt anbud 200 kr/mil Index vid basmånaden 120,0 Index vid avläsningsmånaden 121,2 Indexförändring 1 % Nytt pris 200 kr ökat med 1 % = 202 kr I följande avsnitt utvecklar vi begreppen förändring, andelskorrigering och prisnivå. 21. Förändring enligt index Med förändring menar vi skillnad i procent för två indextal. Exempel Om priset på diesel stiger från 10 kr till 11 kr och du ska svara på frågan hur mycket dieselpriset stigit så kan du faktiskt ge två olika svar som båda är rätt. Du kan säga att priset stigit 1 krona eller så kan du säga att priset stigit 10 %. En kronas ökning är 10 % mer än vad priset var vid början. När vi använder index är vi intresserade av det relativa talet, procenttalet som i vårt exempel var 10 %. När vi räknar fram en indexförändring gör vi samma sak som i exemplet. Vi tar ett nytt exempel men nu med indextal. Indextal vid basmånaden 120,0 Indextal vid avläsningsmånaden 150,0 Absolut förändring 30,0 Uträkning: =30,0 Relativ förändring 25 % Uträkning: 30,0/120,0 Förändring är skillnaden mellan två värden. I vårt fall är värdena indextal. Skillnaden kan vara absolut eller relativ. Den absoluta förändringen är 150,0 120,0 = 30,0. Den relativa förändringen är den absoluta förändringen i relation till det ursprungliga värdet. Det blir 30,0 dividerat med 120,0.

22 22 Förändring och decimaler Ibland gäller det att vara exakt. Om index ändras från 141,2 till 143,0 så är den procentuella förändringen 1,2748 %. Det är inte exakt detsamma som 1,3 %. Oftast betyder avrundning rätt lite i pengar och sett över flera avläsningstillfällen bör slumpen göra att det jämnar ut sig. För att parterna inte ska hamna i diskussion om vilken avrundning som är rätt är det lämpligt att redan i upphandlingen precisera att det är förändring uttryckt som procenttal avrundat till en decimal som gäller. Finns inte avrundning preciserad får man anta att en rättslig tolkning innebär att man ska räkna med alla decimaler. 22. Andelskorrigering Ibland stämmer allt och då är index enkelt. SCB mäter totala kostnader för transporter i serierna som heter T08. Om transportörens ersättningar som ska indexregleras motsvarar transportörens alla kostnader så har vi ett 1 till 1 förhållande. Om SCB:s mätningar visar att index ökat 5 % så ska ersättningarna också öka 5 %. Om SCB:s mätning inte motsvarar transportörens alla kostnader så måste förhållandet påverka beräkningen av nytt pris Förändring enligt index måste korrigeras om förhållandet mellan det som SCB:s mätning avser inte motsvarar vad priset som ska indexregleras avser. Det är i detta sammanhang förhållandet vid basmånaden som är intressant. Det är inte ovanligt att transportörer ingår avtal där ersättningen vid basmånaden är dels ett fraktpris och dels ett pålägg på fraktpriset i form av DMT.

23 23 Formeln för att beräkna andelskorrigering är följande: Mätningens andel av alla kostnader i T08 index serien Ersättningens andel av alla ersättningar för transporten Andel som procenttal Vi tar exemplet i figuren till höger och stoppar in värdena i vår formel. Vi börjar med SCB:s mätning. Vi ska använda index exklusive diesel och då är andelen i det här exemplet 71 %. Ersättningen som ska ändras är fraktpriset. Vi ska alltså inte ändra DMT-procenten. Fraktpriset är 80 % av alla ersättningar. Vi använder formeln och stoppar in våra siffror. 71 % 80 % 88,75 % Vad motsvarar 88,75 %? Hur ska vi tänka? Jo, eftersom det SCB mäter motsvarar lite mindre av allt än det som priset avser så måste förändringen korrigeras neråt. Exempelvis skulle en indexökning i SCB:s mätning på 10 % korrigeras ner till 8,9% (avrundat tal) när fraktprisets ändring beräknas. Om förändringen enligt index är 10 % så betyder det att fraktpriset ändras med 8,875 %. 23. Prisnivå Prisnivå är oftast, men inte alltid, 100 %. Formeln Förändring*andelskorrigering*prisnivå ger ett svar i form av en procentsats som ett pris ska ändras. Prisnivån 100 % gäller om följande villkor är uppfyllt: Det pris som vi ska ändra är samma som pris vid basmånaden. Om priset som vi ska ändra inte är samma som vid basmånaden måste vi korrigera. Det finns egentligen bara en situation där man vill använda ett annat pris än det pris som gällde vid basmånaden och det är för DMT (drivmedelstillägg). Det är vanligt att DMT tillämpas som ett procentpåslag på aktuellt pris och aktuellt pris är inte samma som pris vid basmånaden. Om det pris som ska ändras har höjts med 25 % så är prisnivån 125 %. Vi prövar med ett exempel hur det blir om prisnivån är 100 % respektive 125 %. Vi antar att förändringen enligt index är 10 %. Är prisnivån 100 % så höjer vi helt enkelt priset 10 %. Är däremot prisnivån 125 % så tar vi 10 % / 125 % = 8 %. Resultaten blir lika:

24 24 I. Faktadel beräkningsexempel Förändring, grunden en indexserie Alla beräkningsexempel bygger på begreppet index förändring i procent. Så här räknar du: 1 Räkna ut den absoluta förändringen Index vid avläsningsmånaden Index vid basmånaden Absolut förändring 134,0 132,5 1,5 2 Räkna ut den relativa förändringen Absolut förändring Index vid basmånaden Relativ förändring som decimaltal 1,5 134,0 0, Avrunda och procent Relativ förändring Till procenttal Avrunda 0, ,1321% 1,1 %

25 25 Flera indexserier används för att väga samman en förändring Exemplet nedan visar hur tre olika serier används för att räkna fram en förändring som ska påverka ett pris. Den första kolumnen heter förändring och uppgiften där räknas fram enligt vad som beskrivs på föregående sida, Grunden. Förändring Andel Vägd förändring Serie 1 0,8 % 50 % 0,4 % Serie 2 1,0 % 20 % 0,2 % Serie 3 2,0 % 30 % 0,6 % Sammanvägd förändring 1,2 %

26 26 Endast en del av förändringen ska påverka ett överenskommet pris Vi utgår från att ni räknat fram en förändring enligt en indexserie (Grunden) eller en vägd förändring baserad på flera serier enligt föregående sida. I exemplet nedan visar vi hur ni ska göra om endast 90 % av en framräknad förändring ska användas för att ändra ett baspris på 1000 kr. Korrigerad förändring Förändring enligt index korrigering för att endast del av förändringen ska påverka priset Förändring efter korrigeringng 2,0 % 90 % 1,8 % Prisändring (ökning i kronor) Baspris Förändring efter korrigering Prisändring kr 1,8 % 18 kr Nytt pris Baspris Prisändring Nytt pris kr 18 kr kr

27 27 Drivmedelstillägg Drivmedelstillägg beräknas vanligtvis av transportören och det finns många olika sätt att räkna. Det är inte helt okomplicerat så nedan visar vi det mest använda sättet. Förutsättningar: Transportören vill korrigera för ändrade drivmedelspriser genom att ange ett procenttal i förhållande till den fakturerade fraktkostnaden. När transportören inför DMT måste de bestämma dieselkostnad i förhållande till baspris Kostnad för diesel under senaste perioden Omsättning under perioden Drivmedelskostnadens andel av baspriset kr 2 milj kr 20 % Beräkning av DMT en senare period då transportören avläser index hos SCB och korrigerar för prisändringar i den egna verksamheten. I exemplet antar vi att dieselindex ökat 10 % och att priserna på transporter ökat 4 %. Indexförändring Andel vid basmånaden Prisnivå när DMT ska tillämpas Aktuellt DMT 5 % 20 % 104 % 0,8 % Det går att beskriva uträkningen på flera olika sätt. Om du är ovan vid att dividera med procenttal så kan du veta att 104 % är samma som 1,04. Nedanstående är därför samma uträkning som den ovan. 5 % 20 % 1,04 0,8 % När transportören fakturerar transporter kan det se ut så här på fakturan:

28 28 Index exklusive diesel Förändring exklusive diesel ska tillämpas på en ersättning som inkluderar diesel. A Pris som ska regleras motsvarar alla kostnader Förändring exklusive diesel Andel av totalkostnaden som inte var diesel vid basmånaden Förändring av totalkostnaden på grund av andra kostnader än diesel 2 % 80 % 1,6 % Pris som motsvarar totalkostnaden ska höjas med 1,6 % om avsikten är att priset ska motsvara kostnadsförändring exklusive diesel. B Pris som ska regleras motsvarar inte alla kostnader För att utföra transporter erhåller transportören en ersättning med 1000 kr plus ett drivmedelstillägg på 11 %. Förutsättning om kostnader som SCB mäter: De kostnader som inte är diesel har stigit 2 % Kostnader som inte är diesel utgör vid basmånaden 80 % av alla kostnader (inklusive diesel). Förutsättningar om det pris som ska höjas Alla ersättningar ska inte höjas. Totalt fick transportören vid basmånaden 1000 kr plus 110 kr i drivmedelstillägg, summa 1110 kr. Det pris som ska höjas var 1000 vid basmånaden och det utgjorde 90 % av alla ersättningar. Förändring exkl diesel Andel av totalkostnaden som inte var diesel vid basmånaden Andel för det pris som ska ändras i förhållande till summan av alla ersättningar Prisändring 2 % 80 % 90 % 1,8 % Nytt pris baserat på vårt exempel blir: 1000 kr 101,8% 1018 kr