BILAGA 6.1: INSTRUKTION TILL ANBUDSFORMULÄR SÄKO 2015

Transkript

1 KOLLEKTIVTRAFIKMYNDIGHETEN I VÄSTERNORRLANDS LÄN DNR: 13/ UPPHANDLING SÄRSKILD KOLLEKTIVTRAFIK 2015 BILAGA 6.1: INSTRUKTION TILL ANBUDSFORMULÄR SÄKO 2015

2 Instruktion till anbudsformulär, SÄKO 2015 Introduktion Upphandlingen omfattar anbudsgivning på 135 trafikuppdrag, fördelade på sju kommuner. Inom en kommun har anbudsgivaren möjlighet att lämna anbud dels på enskilda trafikuppdrag, dels på paket (kombinationer) av trafikuppdrag inom kommunen. Anbudsgivaren väljer själv, med vissa begränsningar, vilka trafikuppdrag denne önskar ta med i ett eller flera kombinationsbud. Anbudsgivaren får i ett paketbud emellertid inte kombinera trafikuppdrag från en kommun med trafikuppdrag från en annan kommun. 1 Utvärderingen av anbud på enskilda trafikuppdrag och på kombinationer av trafikuppdrag inom en kommun sker under villkoret att den totala upphandlingskostnaden (vinnande anbudssumma) för dessa uppdrag skall minimeras. Detta innebär t ex att en anbudsgivare som lämnat det lägsta priset på ett specifikt trafikuppdrag inte per automatik är garanterad att vinna detta uppdrag. Skulle det visa sig att det finns en annan uppsättning av anbud som generar en lägre total vinnande anbudssumma, än den lösning där varje trafikuppdrag tilldelas anbudsgivaren med lägst pris på det enskilda trafikuppdraget, så antas den förra lösningen. Vid anbudsgivningen på skolskjutsar inom Kramfors kommun och Örnsköldsviks kommun så har anbudsgivare möjlighet att uttrycka en s.k. kapacitetsrestriktion. En anbudsgivare, som har kompetens att i princip köra var och ett av skolskjutsuppdragen inom kommunen, men inte samtidigt på grund av otillräcklig kapacitet, kan ändå vara med och lämna konkurrerande anbud på i princip samtliga uppdrag utan att löpa risken att bli tilldelad för många trafikuppdrag. Genom att i anbudet uttrycka hur stor volym (antal km) denne maximalt är villig att skriva kontrakt, så reduceras risken betydligt för anbudsgivaren att se sig själv stå med för liten kapacitet vid tilldelningen av trafikuppdrag. Anbudsformuläret Upphandlingens anbudsformulär i Excel har åtta flikar som berör själva anbudsgivningen. 2 Den första av dessa åtta flikar innehåller ett simuleringsverktyg som stöd för anbudsgivaren att se vilken ersättning som olika lämnat pris/km får för olika typer av resor och antal körda km vid framförallt den anropsstyrda trafiken. De övriga sju flikarna utgör anbudsblanketter, d.v.s här lämnar anbudsgivaren sina anbud på olika trafikuppdrag. Generellt gäller att anbudsgivare endast kan fylla i celler som är vitmarkerade. Övriga celler är låsta. 1 Ett undantag från denna regel gäller några trafikuppdrag i Timrå, Sundsvall och Ånge som kan kombineras fritt med varandra. 2 En första flik i anbudsformuläret ( Adm uppgifter ) innehåller ett antal kontrollfrågor för anbudsgivaren.

3 Flik 2: Prismodell Flik två innehåller ett stöd för anbudsgivaren att simulera vilken total ersättning anbudsgivaren kommer att erhålla för olika typer av resor. Ersättningen för en enskild resa inom framförallt den anropsstyrda trafiken, baseras dels på lämnat pris per km, dels på en fast pris som upphandlaren bestämt i förväg. Figur 1 illustrerar den övre delen av flik två. De vita fälten i fliken fylls i av anbudsgivaren. Figur 1. Prismodellen, övre del Här anges lämnat pris per km Här anges antal körda km Den fasta ersättningen för varje resa är 60 kronor plus ett hämtatillägg vars storlek beror på vilken typ av resenär som hämtas och antalet hämtningar. Ersättningen för antalet körda kilometer baseras på det pris som anbudsgivaren lämnat i det översta vita fältet på formuläret. Ersättningen per kilometer är inte linjär, d.v.s anbudsgivaren erhåller inte samma ersättning per kilometer oberoende av resans längd utan den marginella ersättningen för varje körd kilometer avtar. Beräkningen av ersättning för olika längd på resor görs enligt följande formel: Ersättning kmzon A Faktor Zon A kmzon B Faktor Zon B kmzonc Faktor ZonC km Faktor km Faktor Zon D Zon D I exemplet ovan simuleras utfallet av priset 12,3456 kr/km och 21 körda kilometer. Ersättningen för dessa kilometer beräknas som Zon E Zon E Ersättning ( SEK ) 12, , ,9 12, ,8 238

4 I figur 2 illustreras prismodellens nedre del. Här kan anbudsgivaren simulera vilken ersättning som erhålls för resa som genomförs under kvällstid och helg och också se vilken fast ersättning som utgår för olika tilläggstjänster vid resa. Den totala ersättningen för resa ges i det nedre högra fältet på formuläret Figur2. Prismodellen, nedre del Flik 3: Anbud på anropsstyrd trafik i Kramfors Trafikuppdragen under flik tre utgörs av två uppdrag avseende anropsstyrd trafik i Kramfors. För de två trafikuppdragen lämnar anbudsgivaren ett pris per kilometer per fordon för tre olika fordonsslag. Det lämnade priset på ett fordonsslag (enkelbud) multipliceras automatiskt med antalet referenskilometer för detta fordonsslag. Summan av de tre produkterna utgör anbudsgivarens anbud på uppdraget (Enkelbud att utvärdera). Notera att det angivna antalet kilometer för trafikuppdraget Referenskilometer inte skall tolkas som en prognos för trafikflödet under kommande kontraktsperiod, utan är en volym som uteslutande bygger på historisk statistik. Figur 3. Flik tre

5 Om anbudsgivaren önskar, så kan anbudsgivaren lämna ett anbud som omfattar båda uppdragen, ett s.k kombinationsbud. Med hjälp av en rullgardin till höger om varje cell kolumnen för kombinationsbud, så kan anbudsgivaren med ett Ja markera att hon vill ta med uppdraget i kombinationsbudet (se figur 4). Anbudsgivaren väljer storlek på sin lämnade rabatt för kombinationsbudet genom att fylla i fältet Lämnad rabatt (%). Storleken på en rabatt får dock inte överstiga 15 procent. För att ett kombinationsbud skall vara giltigt måste anbudsgivaren också lämna ett enkelbud på var och ett av uppdragen som ingår i ett eller flera kombinationsbud. Figur 4. Kombinationsbud under flik tre Flik 4: Anbud på skolskjutsar i Kramfors För ett trafikuppdrag som avser skolskjut lämnar anbudsgivaren ett pris per tur. Antalet km per tur och det totala antalet turer som skall köras finns angivet för varje trafikuppdrag. Produkten av antalet kilometer per tur och totalt antal turer utgör Produktionskilometer. Anbudet som utvärderas på varje uppdrag är med andra ord det lämnade priset per tur gånger antalet turer ( Belopp att utvärdera ) Figur 5A. Anbud på skolskjutsar i Kramfors

6 Figur 5B. Anbud på skolskjutsar i Kramfors Det är även möjligt för anbudsgivare att lämna anbud på olika kombinationer av skolskjutsuppdrag. Ett kombinationsbud läggs genom att anbudsgivaren skriver in priser (kr/km) i de vita celler som finns i kolumnerna för kombinationsbuden. De priser på uppdrag som lämnas i en och samma kolumn för kombinationsbud utgör ett unikt kombinationsbud. Inget av de ingående priserna i kombinationsbud får vara 15 procent lägre än enkelbudet på motsvarande uppdrag. De skolskjutsuppdrag som kan ingå i ett eller flera kombinationsbud måste emellertid tillhöra samma grupp. Figur 6 illustrerar en anbudsgivare som lämnat sex enkla anbud på olika uppdrag tillhörande två olika grupper. Figur 6. Felaktigt kombinationsbud

7 Anbudsgivaren lämnar dessutom ett kombinationsbud som innehåller de sex uppdragen från de två grupperna. Kombinationsbudet är ogiltigt. För kombinationsbud på skolskjutsuppdrag gäller även regeln att ett uppdrag som ingår i en eller flera kombinationer, måste av anbudsgivaren också vara prissatt som ett enkelbud. Ett lämnat pris på ett trafikuppdrag inom ett kombinationsbud gäller endast under förutsättning att anbudsgivaren tilldelas samtliga trafikuppdrag som ingår i den specifika kombinationen. Upphandlaren har inte rätt att plocka ut ett eller en delmängd av trafikuppdrag ur ett kombinationsbud utan varje kombinationsbud lämnas som en helhet. Längst ned på bladet finns det möjlighet för en anbudsgivare att ange en restriktion på hur stor volym av skolskjutsarna som anbudsgivaren önskar bli tilldelad i händelse av den vunna volymen skulle komma att bli för stor. Volymen uttrycks som maximalt antal kilometer som anbudsgivaren är beredd att teckna kontrakt på. En anbudsgivare kan inte ange vilka av skolskjutsarna denne helst skulle vilja bli tilldelad i händelse av att den vunna volymen skulle bli för stor. Vilka trafikuppdrag en anbudsgivare som angivit en restriktion om maximal tilldelning - tilldelas vid utvärderingen ges av den fördelning av trafikuppdrag mellan anbudsgivarna som minimerar upphandlingskostnaden för samtliga trafikuppdrag i Kramfors. Sammanfattningsvis gäller fyra regler gäller för kombinationsbuden. a) Anbudsgivaren måste för varje trafikuppdrag som ingår i ett eller flera b) Den lämnade rabatten för ett trafikuppdrag får inte överstiga 15%. c) Trafikuppdrag avseende skolskjuts från olika grupper får inte ingå i samma kombination. Däremot är anbudsgivaren fri att kombinera skolskjutsar inom samma grupp med varandra. d) En anbudsgivare får maximalt lämna 40 kombinationsbud Ett kombinationsbud som strider mot någon regel kommer automatiskt att förkastas. Flik 5 och flik 6: Anbud på trafikuppdrag i Sollefteå och i Härnösand Antalet trafikuppdrag under dessa flikar är relativt få. För ett av trafikuppdragen under vardera flik skall anbudsgivare lämna ett s.k totalt anbud. Anbudet anger den totalsumma som anbudsgivaren skall ersättas för att fullgöra uppdraget. Anbudsgivare är fri att kombinera uppdragen inom varje flik på valfritt sätt. Regler som gäller för kombinationsbuden är a) Anbudsgivaren måste för varje trafikuppdrag som ingår i ett eller flera b) Den lämnade rabatten för ett trafikuppdrag får inte överstiga 15%. Flik 7: Anbud på anropsstyrd trafik i Örnsköldsvik Utformningen av anbudsformuläret för den anropsstyrda trafiken Örnsköldsvik följer i huvudsak utformningen av den anropsstyrda trafiken i Kramfors, Sollefteå och Härnösand.

8 Anbudsgivare behöver dock här inte lämna anbud på tre fordonsslag på samtliga trafikuppdrag som ingår i upphandlingen. a) Anbudsgivaren måste för varje trafikuppdrag som ingår i ett eller flera b) Den lämnade rabatten för ett trafikuppdrag får inte överstiga 15%. c) En anbudsgivare får maximalt lämna 20 kombinationsbud. Flik 8: Anbud på skolskjutsuppdrag i Örnsköldsvik Utformningen av anbudsformuläret och reglerna för anbudsgivning på skolskjutsuppdrag i Örnsköldsvik är närmast identisk med motsvarande formulär och anbudsgivning på skolskjutsar i Kramfors. Följande gäller vid anbudsgivningen a) Anbudsgivaren måste för varje uppdrag som ingår i ett eller flera kombinationsbud precisera ett enkelbud. b) Skolskjutsuppdrag från olika grupper får inte ingå i samma kombination. Däremot är anbudsgivaren fri att kombinera skolskjutsar inom samma grupp med varandra. c) Den lämnade rabatten för ett trafikuppdrag får inte överstiga 15%. d) En anbudsgivare får maximalt lämna 40 kombinationsbud Flik 9: Anbud på trafikuppdrag i Sundsvall, Timrå och Ånge Anbudsformuläret under flik nio kan sägas ha två delar. Utformningen av anbudsgivningen på den övre delen (sex trafikuppdrag) följer tidigare utformning av anropsstyrd trafik. För två av de sex uppdragen krävs endast priser på ett eller två fordonsslag. Reglerna för kombinationsbud innehållande två eller flera av dessa sex uppdrag är: a) Anbudsgivaren måste för varje trafikuppdrag som ingår i ett eller flera b) Den lämnade rabatten för ett trafikuppdrag får inte överstiga 15%. Anbudsgivning skolskjutsar i Ånge (trafikuppdrag 10:2-10:7) Ett enkelt anbud på något av trafikuppdrag 10:2-10:7 innehåller både uppgift om volym och pris, d.v.s anbudsgivaren anger dels hur många km trafikuppdraget innebär årligen, dels priset per km. Produkten av dessa två uppgifter bildar anbudsgivarens enkelbud på trafikuppdraget. Anbudsgivaren kan dessutom lämna ett eller flera kombinationsbud innehållande valfritt antal trafikuppdrag. Ett kombinationsbud lämnas genom att med ett Ja markera vilka trafikuppdrag som ingår i kombinationen. Därefter anger anbudsgivaren uppgift om vilken volym uttryckt i antal km/år som kombinationen avser och ett pris per km. Produkten av preciserad volym och pris per km utgör kombinationens anbud. Reglerna för kombinationsbud är

9 a) Anbudsgivaren måste för varje trafikuppdrag som ingår i ett eller flera b) Den lämnade rabatten i ett kombinationsbud får inte överstiga 50%. c) En anbudsgivare får maximalt lämna 15 kombinationsbud Figur 8. Anbudsgivning skolskjuts Ånge (flik 9)