Sammanträde i Servicenämnden

Transkript

1 DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sammanträde Sida 1 (6) Sammanträde i Servicenämnden Ordförande kallar till sammanträde. Tid: Kl Plats: Lokal "Foajén", Restaurang Gastronomen Falu lasarett Dessa handlingar finns att tillgå på Internet adress Grupprum kl Majoriteten: Gastronetten, Restaurang Gastronomen Alliansen: Konferenscentrum A, sal 3 Restaurang Gastronomen Innehållsförteckning Inledning och protokollsjustering Information 2 Anmälningsärenden Anmälan av delegeringsbeslut 3 3 Övriga anmälningsärenden 4 Beslutsärenden Internkontrollplan 2012 Landstingsservice 5 5 Internkontrollplan 2013 Landstingsservice 5 6 Bokslut 2012 Landstingsservice 6 Postadress Besöksadress Kontakt Mötessamordnare Falun Söderbaumsväg Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Org.nr:

2 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 2 (6) Inledning och protokollsjustering 1 Information Ordförandens förslag 1. Informationen antecknas till protokollet. Information lämnas om: a) Bilpoolen (Anneli Persson) kl Bilaga 1 a b) Samordning yttre transporter Landstinget Dalarna (Ronnie Ivarsson) kl Bilaga 1 b c) Utbildningsdag Bilaga 1 c

3 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 3 (6) Anmälningsärenden 2 Anmälan av delegeringsbeslut Ordförandens förslag. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och Servicenämnden 67/2011 fattade beslut. - Av förvaltningschefen fattade beslut. Beslut om externa avtal: a) Avtal mellan Landstingsservice och Säkerhetsrådgivarna i Dalarna AB avseende säkerhetsrådgivningstjänster. Avtalstid fr o m och ett år framåt. Dnr LD12/03718 b) Avtal mellan Landstingsservice och Malung-Sälens kommun avseende lokalvård vid Folktandvården i Malung. Avtalstid Dnr LD13/00112 c) Avtal mellan Landstingsservice Dalarna och Malung-Sälens kommun avseende lokalvård vid Folkandvården Sälen. Avtalstid Dnr LD13/00370 d) Avtal mellan Landstinget Dalarna och Dala Måltidsservice avseende övertagande av hyresavtalet för Caféverksamheten vid Ludvika lasarett samt köp och övertagande av inventarier. Dnr LD12/00330

4 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 4 (6) Beslut om upphandling: e) Textilier Dnr LD12/01309 f) Kemikalier till Fredriksbergstvätten Dnr LD12/ Övriga anmälningsärenden Ordförandens förslag. 1. Anmälda protokoll, skrivelser m m läggs till handlingarna. Anmäles följande: Protokollsutdrag Landstingsfullmäktige a) 151 Finansplan Budget 2013 b) 161 Kostpolicy för Landstinget Dalarna c) Miljöplan Landstinget Dalarna Bilaga 3 c Delegationsbeslut från Ludvika kommun: d) Beslut om årlig kontrollavgift och registrering av livsmedelsanläggning på fastigheten Läkaren 11 - Mottagningskök Ludvika lasarett - Café Hörnan Ludvika lasarett e) Kontrollrapport avseende avvikelser från lagstiftningen Dnr LD13/00290

5 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 5 (6) Beslutsärenden 4 Internkontrollplan 2012 Landstingsservice Diarienummer LD11/00667 Ordförandens förslag 1. Att godkänna avrapporteringen av internkontrollen för Sammanfattning av ärendet Avrapporteringen av internkontrollplanens kontrollpunkter som genomfördes under Resultatet av kontrollen för de fyra kontrollpunkterna visar att två kontroller genomförts utan anmärkning och att två av kontrollpunkterna genomförts med anmärkning. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Internkontrollplan Internkontrollplan 2013 Landstingsservice Diarienummer LD13/00456 Ordförandens förslag 1. Att Servicenämnden antar Internkontrollplanen för Sammanfattning av ärendet Inom förvaltningen skall det göras interna kontroller under 2013, kontrollpunkterna är antagna i Landstingsstyrelsen. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Internkontrollplan 2013

6 Landstinget Dalarna DAGORDNING Servicenämnden Landstingsservice Sida 6 (6) 6 Bokslut 2012 Landstingsservice Diarienummer LD12/01399 Ordförandens förslag 1. A t t godkänna redovisat bokslut för Sammanfattning av ärendet Det ekonomiska resultatet 2012 för förvaltningen blev +2,8 Mkr. Det positiva resultatet innebär att Landstingsservice samtliga ekonomiska mål och åtaganden uppfyllts under året. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Bokslut 2012

7 Underlag

8 Servicenämnden Information Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Dnr Bilaga 1 a Bilpoolen Vid servicenämndens sammanträde , 34, lyfte Mattias Westin frågan om bilpoolens utveckling och miljöpåverkan. Bestämdes att frågan skulle tas upp på sammanträdet men Anneli Persson, leasingbilsansvarig, hade då förhinder att närvara. Vid dagens sammanträde ges information. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Anneli Persson Falun Org nr Leasingbilsansvarig anneli.persson@ltdalarna.se

9 Servicenämnden Information Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Dnr Bilaga 1 b Samordning Yttre transporter Landstinget Dalarna Sammanfattning av arbetet i pågående Logistikutredning. Bakgrund, målsättning, nuläge och utmaningar. Vid dagens sammanträde ges information. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Ronnie Ivarsson Falun Org nr Projekt- och utveckning ronnie.ivarsson@ltdalarna.se

10 Servicenämnden Information Landstingsservice Datum Sida 1 (1) Förvaltningsledning Dnr Utbildning/workshop FM-uppföljning Bilaga 1 c Som tidigare beslutats, se protokoll av den , 37 d föreslås att en utbildningsdag genomförs för Nämndens ledamöter avseende genomförd benchmarking av delar av förvaltningens verksamheter. Hel dag planeras därför till fredagen den 22 november 2013, klockan Representanter från revisons- och konsultföretaget Ernst & Young AB kommer att leda utbildningsdagen. Förslag på innehåll på utbildningsdagen; Information om benchmarkingprogrammet och Best Service (Anders + EY) Information och trender kring området Facility Management (EY) Information om Dalarnas resultat i programmet och förslag på förbättringsområden (EY) Eventuell diskussion och workshop kring framtida lösningar (EY) Förvaltningens ledningsgrupp tillsammans med våra respektive kompetensansvariga inom förvaltningen kommer att delta. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Nissers väg Anders Roos Org. nr anders.roos@ltdalarna.se

11

12

13

14

15

16

17 BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum Sida 1 (1) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD11/00667 Uppdnr 468 Ärende 4 Internkontrollplan 2012 Landstingsservice Ordförandens förslag 1. Att godkänna avrapporteringen av internkontrollen för Sammanfattning Avrapporteringen av internkontrollplanens kontrollpunkter som genomfördes under Resultatet av kontrollen för de fyra kontrollpunkterna visar att två kontroller genomförts utan anmärkning och att två av kontrollpunkterna genomförts med anmärkning. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Internkontrollplan Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Internkontrollplanen beslutades av nämnden Kontrollpunkterna är fastställda centralt inom Landstinget Dalarna och gäller för samtliga förvaltningar. Samverkan med fackliga organisationer Avrapporteringen av internkontrollen görs på Centrala samverkan Uppföljning Anmärkningar som konstaterats under kontrollen följs upp under årets första kvartal. Patientperspektiv, Finansiering och ekonomiska konsekvenser, Miljö, Likabehandling, Barnkonsekvens, Juridik, Folkhälsa och Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete. Inte relevant. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaumsväg Ekberg Martin Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Ekonomichef Org.nr: martin.ekberg@ltdalarna.se

18 Intern kontrollplan 2012 FV82 Landstingsservice Gemensamt internkontrollområde 2012 för alla nämnder och förvaltningar inom landstinget * UA = utan amärkning LS-mötet xx; Stoppdatum xx MA= med anmärkning Pos Process Kontrollmoment Kontroll- Frekvens Metod Rapporteras Rapportering Kontroll utförd Resultat * Anmärkning Föreslagna/vidtagna Bilaga (rutin/system) ansvar senast till Ja Nej UA MA åtgärder 1G Delegeringsbestämmelser Att resp förvaltningschef i Ekonomichef/Ekonomiavd 1 ggn/år Stickprov Ja Ja Inskickat till central Ja enlighet med delegeringsbestämmelse rna beslutat om delgering inom sin verksamhet. chef förvaltning G Attestinstruktioner Att de gemensamma attestinstruktionerna tillämpas hos alla nämnder/förvaltningar Ekonomichef/Ekonomiavd chef Stickprov Ja Ja Intern förteckning av Förteckningen har beslutsattestanter var uppdaterats. ej uppdaterad. Ja 3G Upphandling och avtal Att via leverantörsfakturor kontrollera att tjänster och material köps in i enlighet med avtal. Ekonomichef/Ekonomiavd chef 1 ggn/år Stickprov och chef för upphandlingso avtalsavdelning Ja Ja Se bilaga. Ja 4G Anställningsprocessen Kontrollera att Personalchef/Personalavd anställningar sker i chef enlighet med delegeringsbestämmelse r Och regler om anställningsprövning. 1 ggn/år Stickprov och personaldirektör Ja Ja Beslutet att rekrytera Respektive områdeschef tas av signerar i fortsättningen alla men anställningsunderlag. anställningsunderlag et signeras av närmsta chef. Ja LsD är ej berörd av LD anställningsprövning. Prövningen sker internt inom förvaltningen. M Sjölund 1 (1) : 12:57 Gemensamt internkontrollområde KP 2012.xlsx

19 1 (11) Landstingsservice Dalarna DELEGERINGSBESTÄMMELSER OCH ARBETSORDNING Arbetsfördelning inom förvaltningen Gällande fr o m Dnr LD 11/00836 Fastställd av servicenämnden 67, Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

20 LANDSTINGSSTYRELSEN 81/11 Gäller fr o m Bestämmelser om delegering, verkställighet och fördelning av uppgifter enligt kommunallagen samt av arbets- och miljöuppgifter 2 (11) 1.7 VERKSTÄLLIGHET Finns ingen självständig beslutanderätt, utan beslut fattas efter givna riktlinjer av dem som i organisationen fått uppgiften att svara för aktuella ärenden, så talar vi om verkställighet. Det innebär att verkställighetsbeslut skall följa givna riktlinjer som återfinns i lag, fullmäktiges eller nämndernas beslut, reglementen och arbetsordningar, policys fastställda av fullmäktige eller riktlinjer fastställda av landstingsstyrelsen eller landstingsdirektör. Vidare styrs beslutsfattandet av delegationsordning, attestreglemente, rutiner, instruktioner, uppdragsbeskrivningar, arbetsinstruktioner eller närmast överordnade chefsinstruktioner. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas. Föreligger oklarheter vid verkställandet så går ansvaret tillbaka till den beslutande instans som enligt kommunallagen eller delegationsordningen har rätt att fatta beslut i frågan. Landstingsfullmäktiges beslut om budget och landstingsplaner är i sig att betrakta som verkställighetsuppdrag till landstingsstyrelsen och nämnderna. Dessa verkställighetsuppdrag vidarebefordras till och inom respektive förvaltningsorganisation som verkställighetsuppdrag genom detaljfördelning av budgetar och andra direktiv till organisationens olika delar. Parallellt vidarebefordras också information om de regler och begränsningar i verkställighetsuppdragen som följer av antagna regelsystem. Resultatet av dessa processer skall vara att varje del av organisationen får ett preciserat ansvar och befogenheter för din del av det verkställighetsuppdrag som kommit från fullmäktige. I dessa uppdrag ingår att på den nivå i organisationen man befinner sig få fatta de beslut som behövs för att fullgöra uppdraget inom ramen för landstingsstyrelsens direktiv, d v s skaffa resurser och leda verksamheten. Verkställighetsbeslut fattas genom tillämpande av regler i lag, beslut, avtal, med hänvisning till instruktion eller befattningsbeskrivning. Sådana beslut behöver inte anmälas till styrelsen. Rätten för anställda att vidta verkställande/förberedande åtgärder grundas inte på delegering. Den följer i stället av den arbetsfördelning som måste finnas för att verksamheten skall fungera. En förutsättning för att kunna betrakta en större del av beslutsfattandet som ren verkställighet är att det finns av den beslutande styrelsen/nämnden fastställda mål och riktlinjer för verksamheten. Det måste också finnas en politisk fastställd ekonomisk ram för verksamheten. Med sådana dokument som grund kan de anställda i sin befattningsbeskrivning få befogenhet att fatta verkställighetsbeslut vidta de åtgärder som är nödvändiga för att uppnå de uppställda målen. Möjligheten att överklaga beslutet försvinner helt vid verkställighetsbeslut och behöver inte heller anmälas till landstingsstyrelsen. Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

21 I föreskrifterna nedan anges verkställighetsbeslut för sådana fall där tveksamhet kan råda om beslutet är av ena eller andra arten. Detta har gjorts för att klargöra befogenhetsfördelningen för dessa beslut och för att klart skilja dem från delegeringsbeslut. Det är i sammanhanget viktigt at påpeka att det naturligtvis finns ännu många fler beslut som utgör verkställighetsbeslut och att verkställighetsbeslut, till skillnad från delegeringsbeslut, kan vidaredelegeras i flera led. 3 (11) DELEGERING FRÅN FULLMÄKTIGE TILL FÖRVALTNINGSCHEF (fullmäktige 183/10 rev 53/11 och 99/11) Servicenämndens reglemente 21 Gäller fr o m Delegeringsbeslut anmäles i servicenämnden! Ärende Delegeras till Kan vidaredelegeras Anmärkning Kontrasigneras av Externa avtal Nej ordföranden DELEGERING FRÅN SERVICENÄMNDEN TILL FÖRVALTNINGSCHEF (SN 67, ) Delegeringsbeslut anmäles i servicenämnden! Ärende Delegeras till Kan vidaredelegeras Anmärkning Ersättningsköp en Nej I samråd med ekonomichefen Beslut om upphandling en Nej Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

22 4 (11) DELEGERING FRÅN LANDSTINGSSTYRELSEN TILL FÖRVALTNINGSCHEF (LS 81/11) Gäller fr o m Samtliga förvaltningschefer Åt förvaltningschef utan rätt till vidaredelegering uppdras att på landstingsstyrelsens vägnar besluta i nedan förtecknade ärenden. Delegeringen gäller endast för beslut som ligger inom ramen för Mål, ramar och regler fastställda av landstingsfullmäktige eller landstingsstyrelsen Lagar och andra författningar, avtal och eventuella andra bestämmelser Beslut i ärenden som är av principiell karaktär eller annars av större vikt omfattas inte av delegeringen Arbetsbeslut eller verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till landstingsstyrelsen Delegering Genom delegering från landstingsstyrelsen med rätt till vidaredelegering ges samtliga förvaltningschefer att genom delegeringsbeslut besluta i följande ärenden; Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering skall anmälas till förvaltningschef! Ärende Delegeras till Kan vidaredelegeras Verkställighet Företrädarskap Beslut vad gäller utlämnande av allmän handling som skall hänskjutas till myndigheten enligt sekretesslagen. Vid vägran att utlämna handling skall sökanden underrättas om att frågan kan hänskjutas till myndigheten för beslut. Ja Att teckna landstinget /landstingsstyrelsens firma för fullgörande av uppdraget inom förvaltningens ansvarsområde såvitt gäller ingående av övriga drift- och samarbetsavtal av icke principiell natur inom förvaltningens ansvarsområde och budget. Ja Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

23 5 (11) Ärende Delegeras till Kan vidaredelegeras Att med hänsyn till gällande Ja författningar, myndigheters anvisningar, regelsystem och policydokument, uppdragsangivna mål och riktlinjer av landstingsfullmäktige fastställd budget samt landstingsstyrelsens anvisningar, besluta om, leda, förvalta och samordna all verksamhet inom den egna förvaltningen. Verkställighet Dock med undantag av; - Dels de ärenden som anges i 6 kap 34 KL - Dels vissa ärenden där särskilda föreskrifter utfärdats av fullmäktige, LS eller landstingsdirektör. Att med stöd av kommunallagen 6 kap 37 vidaredelegera beslutanderätten till annan tjänsteman. Ja Personal Beslut om förbud mot bisyssla i enlighet med LOA, AB och internt fastställda regler, får inte vidaredelegeras Nej Beslut om och teckna kollektivavtal om lokal avvikelse från ATL med stöd av AB kap 4 13 mom 7b, c, f och g Ja Arbetsmiljö och miljö ( ) Landstingsstyrelsen delegerar samordningsansvaret för arbetsmiljön i fastigheter med flera verksamhetsansvariga till den förvaltningschef som har flest anställda i fastigheten. Nej Se uppgifts- och ansvarsfördelning enligt bilaga Arbetsmiljöansvar för förvaltningschef är fastställd av landstingsstyrelsen , 167. Landstingsstyrelsen delegerar miljöansvar till förvaltningschef Nej Nej Se uppgifts- och ansvarsfördelning enligt bilaga Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

24 . 6 (11) FÖRVALTNINGSCHEFENS ARBETSFÖRDELNING INOM FÖRVALTNINGEN (LS 81/11) Gäller fr o m Verkställighet (Förklaring se sid 2 i detta dokument) Ärende Ansvarig Fördelas till Anmärkning Allmänt Beslut om ändrad organisatorisk tillhörighet för befintlig verksamhet inom en förvaltning Ekonomi Beslut om attesträtter inom egen förvaltning utom för förvaltningschef där attesträtt fastställs av landstingsdirektör. Ekonomichef Personal Anställningsfrågor respektive upphörande av anställning inklusive villkor i samband därmed och uppdragsavtal utom för förvaltningschefer. Besluta om anställning och lönesättning av underställd personal inom ramen för fastställd budget och gällande lönestruktur Områdeschef I samråd med HR-chef Besluta om tillämpning av lokalt kollektivavtal ang flextid inom egen förvaltning. HR-chef Besluta i ärenden rörande semesterledighet, avbrytande av semester, kompensationsledighet, föräldraledighet, utbildning, konferenser inom Sverige m m i enlighet med policy och landstingsdirektörens riktlinjer, för närmast underordnad personal, dock ej gruppresor. Områdeschef Studiebesök, gruppresor och utvecklingsdagar för personalgrupper. Områdeschef Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

25 7 (11) Besluta om omplacering av anställd inom egen förvaltning. Besluta om varning, avstängning, omprövning av anställning, beslut om varning och avstängning fattas enbart av förvaltningschef. Avstängning i akuta situationer får fattas av annan tjänsteman enligt förvaltningschefs bestämmande. Besluta om uppsägning eller avsked av personliga skäl, beslutet fattas enbart av förvaltningschef. Rätt att lämna besked om att visstidsanställning upphör samt att besluta om uppsägning p g a arbetsbrist. Beslut om uppsägning av tillsvidareanställd, p g a arbetsbrist fattas enbart av förvaltningschef Fullgöra nämndens förhandlingsoch informationsskyldighet enligt lag och avtal. Bevilja underställd personal sådan tjänstledighet med eller utan löneförmåner enligt lagar och avtal eller av fullmäktige fastställda normer. Bevilja underställd personal sådan tjänstledighet utan löneförmåner som inte regleras i lagar och avtal upp till högst sex månader. Godkänna förkortad uppsägningstid för underställd personal som slutar sin anställning på egen begäran. Utfärda tjänstgöringsbetyg för underställd personal Attestera tjänstgöringslistor/ motsvarande för underställd personal. HR-chef Nej Nej Nej Nej HR-chef Områdeschef HR-chef Områdeschef HR-chef Områdeschef Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

26 8 (11) Beordra mertid/övertid och förskjuten arbetstid för underställd personal. Beslutsattestera reseräkningar för underställd personal. Fastställa tjänstgöringsschema inom befintliga budgetramar för underställd personal. Besluta om visstidsanställning och teckna kollektivavtal med stöd av AB 2 kap 4 mom 4, sådant kollektivavtal tecknas enbart av förvaltningschef. Beslut om särskild ålderspension fattas enbart av förvaltningschef. Besluta om förmåner under grund-, fort- och vidareutbildning inom driftenhetens gemensamma utbildningsanslag. Samtliga chefer Områdeschef Samtliga chefer Nej Nej Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

27 LANDSTINGET DALARNA Landstingsservice en Dnr LsD 9 (11) UPPGIFTS- OCH ANSVARSFÖRDELNING till områdeschefer, ekonomichef, HR-chef, projekt- och utvecklingschef enligt bestämmelser fastställda av landstingsstyrelsen 81/11 samt 167/07, se bilaga. gäller fr o m Ärende Arbetsmiljöansvar Jag, som formellt har arbetsgivaransvaret för arbetsmiljöfrågorna inom Landstingsservice Dalarna fördelar härmed mitt arbetsgivaransvar för arbetsmiljöfrågorna enligt bilaga. Du har i din befattning som.. ansvaret för övriga beslut som i stor utsträckning påverkar arbetet och arbetsmiljön inom ditt verksamhetsområde. I den mån befogenheterna inte räcker till, ska du tydligt hänskjuta frågan/frågorna tillbaka till mig, som då återtar ansvaret för den aktuella frågan. Vi har också kommit överens om vad som i detalj ingår i ansvaret och vad som krävs för att arbetsmiljöarbetet ska fungera väl, i enlighet med punkterna i bilagan. Denna ansvarsfördelning kan inte vidaredelegeras!.. Datum.. Datum Anders Roos. xxxxxxx Bestyrkes: Exp: Original till - Diariet Kopia till - xxxxxx Lena Wikström - Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

28 Bilaga till Uppgifts- och ansvarsfördelning avseende arbetsmiljöansvar 10 (11) Landstingsstyrelsen 167, Områdeschef, ekonomichef, HR-chef och projekt- och utvecklingschef svarar, under förvaltningschef, för arbetsmiljön inom sitt ansvarsområde för att se till att arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och de föreskrifter som finns utfärdade av Arbetsmiljöverket (AFS) följs inom verksamheten för att inom givna befogenheter organisera arbetsmiljöarbetet på ett sådant sätt att det uppfyller kraven i föreskriften om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) (AFS 2001:1). I detta ingår: 1. att ha kunskaper om och tillse att arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och de föreskrifter som finns utfärdade av Arbetsmiljöverket (AFS) följs av verksamheterna inom respektive område 2. att tillse och att alla chefer och skyddsombud får Landstinget Dalarnas arbetsmiljöutbildning samt den information som krävs för att klara av arbetsmiljöansvaret 3. att tillse att gällande uppgifts- och ansvarsfördelning är känd och tillämpas 4. att tillse att Landstinget Dalarnas policydokument inom arbetsmiljöområdet är kända och tillämpas. (Arbetsmiljö, Alkohol- och drog, Krishantering, Kränkande särbehandling, Rehabiliterings- och anpassningsarbete samt Våld och Hot) 5. att tillse och följa upp att det finns fungerande rutiner för arbetsmiljöarbete inom samtliga verksamheter 6. att tillse och följa upp att Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) AFS 2001:1 genomförs av alla verksamheter inom respektive ansvarsområde 7. att tillse och följa upp att det finns rutiner som klargör vem som gör riskbedömning och beslutade förändringar i verksamheten innan dessa verkställs (SAM) AFS 2001:1. 8. att tillse och följa upp att det på varje arbetsställe med fler än en verksamhet utses en samordningsansvarig för händelser som kan komma att påverka arbetsmiljön i de på arbetsstället ingående olika verksamheterna / företagen. Områdeschef, ekonomichef, HR-chef och projekt- och utvecklingschef har en skyldighet att returnera arbetsmiljöärenden till förvaltningschefen om befogenheter eller resurser inte räcker för åtgärd. Returnering skall ske skriftligt och innehålla beskrivning av ärendet och orsaken till att det returneras (se särskild blankett nedan, som kan användas) Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

29 11 (11) Blankett RETURNERING AV ARBETSMILJÖÄRENDE Undertecknad returnerar härmed, i enlighet med uppgifts- och ansvarsfördelning avseende arbetsmiljö inom Landstingsservice, ansvaret för nedan beskrivet arbetsmiljöärende till förvaltningschefen. Beskrivning av ärendet: Risk som kan uppstå om åtgärd inte vidtas: Åtgärder som jag vidtagit: Anledning till returneringen: Underskrift Namn Verksamhet Datum Den här blanketten skall användas av chef för returnering av arbetsmiljöärende. Returnering skall ske till överordnad chef, om befogenheter eller resurser inte räcker för att åtgärda på blanketten beskriven risk i arbetsmiljön. Returneringen innebär att överordnad chef övertar ansvaret för beslut om åtgärder. Delegeringsbestämmelser och arbetsordning

30 Anteckningar LANDSTINGSSERVICE Datum Sida 1 (1) Ekonomienheten Dnr Landstingsservice FV82 Intern kontroll - Attestinstruktioner Kontroll genomfördes Kontrollanter: Johanna Niklasson, Ekonomisekreterare och Martin Ekberg, Ekonomichef. Metod: Stickprov utifrån behöriga beslutsattestanter Rimlighetsbedömning görs att rätt person leveransattesterar. Kontroll av eventuell reservperson görs också. Fakturadatum Beloppsgräns >1000 kr Kostnadsställe: Projekt och utveckling Genomfört 5 slumpvalda stickprover. Verifikationsnummer: , , , , Transport team 3, Falun Genomfört 5 slumpvalda stickprover. Verifikationsnummer: , , , , Kontroll: Ligger Hanna Becker kvar som attestant efter avslutad tjänstgöring? Nej förteckningen var uppdaterad med den nytillträdde personalchefen och Becker var bortplockad från attestantförteckningen. Resultat: Den interna förteckningen över beslutsattestanter var ej uppdaterad utan innehöll felaktigheter. Personer som varit tillfälliga attestanter när ordinarie attestant varit frånvarande (semester, tjänstledighet) har blivit permanenta. I övrigt inga anmärkningar. Slutsats/åtgärd: En rutin framarbetas för hur attestantförteckningen ska uppdateras. En rutin framarbetas för hur attestanträtten ska kunna tidsbegränsas. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaumsväg Martin Ekberg Falun Martin.Ekberg@ltdalarna.se Ekonomichef Org. nr: Martin.Ekberg@ltdalarna.se

31 Anteckningar LANDSTINGSSERVICE Datum Sida 1 (1) Ekonomienheten Dnr Landstingsservice FV82 Intern kontroll - Avtalstrohet Kontroll genomfördes Kontrollanter: Johanna Niklasson, Ekonomisekreterare och Martin Ekberg, Ekonomichef. Metod: Slumpmässigt urval gjordes av tio verifikationer inom förvaltningen. Urvalet gjordes utifrån följande avgränsningar: Fakturadatum Beloppsgräns >10000 kr per leverantör Konton; 6413 Möbler, 6419 Övriga förbrukningsinventarier, 6810 Biljetter Sverige, 6820 Biljetter utlandet, 6830 Hotellkostnad Sverige, 6840 Hotellkostnader utlandet. Kontrollerade verifikationer: , , , , , , , , , Resultat: För många inköp som gjorts saknas avtal för produkten. Där det finns tecknade avtal anlitas leverantören på ett riktigt sätt i de stickprov som genomförts, exempelvis görs rese- och övernattningsbeställningar från Resecity. Slutsats/reflektioner: Frågeställningar som kommer upp under genomförandet är exempelvis: Hur definieras avtalstrohet avtalsotrohet? När kan det vara motiverat och korrekt att göra avsteg från avtal? Kan ett verktyg framarbetas för att säkerställa mätningen validitet? För att göra en korrekt mätning och kontroll av avtalstroheten behövs en tydlig anvisning för hur detta ska genomföras. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare Falun Söderbaumsväg Martin Ekberg Falun Martin.Ekberg@ltdalarna.se Ekonomichef Org. nr: Martin.Ekberg@ltdalarna.se

32 INTERNKONTROLL - ANSTÄLLNINGSPROCESSEN Hej! Britt-Marie har skrivit nedanstående förtydliganden gällande anställningsprocessen, jag har därför fyllt i svaren nedan. Det finns ingen bilaga för detta men jag hoppas att nedanstående räcker som underlag. 1) Kontrollera att anställningar sker i enlighet med delegeringsbestämmelser HR-chef kollar slumpmässigt inom sitt ansvarsområde 20 anställningar under 2012 att inga anställningsbevis är undertecknade av någon som ej har delegation. Cecilia Lundin har vid några tillfällen kontrollerat detta genom att kolla i pärmarna där vi förvarar anställningsunderlagen. Den senaste kontrollen gjordes den 22 november. 2) Regler om anställningsprövning gäller berörda förvaltningar.hr- chef kollar inom sitt ansvarsområde 5 ärenden för att se om prövningsgruppens beslut efterlevts under LsD omfattas inte av denna punkt utan prövningen sker internt inom förvaltningen. Hälsningar Cissi Från: Ersmark Britt-Marie /Central förvaltning Personalenhet /Falun Skickat: den 19 november :17 Ämne: Internkontrollområde Anställningsprocessen senast HR- lgr 30 oktober då sa vi så här, en påminnelse. Hälsningar B-M 1) Kontrollera att anställningar sker i enlighet med delegeringsbestämmelser HR-chef kollar slumpmässigt inom sitt ansvarsområde 20 anställningar under 2012 att inga anställningsbevis är undertecknade av någon som ej har delegation. 2) Regler om anställningsprövning gäller berörda förvaltningar.hr- chef kollar inom sitt ansvarsområde 5 ärenden för att se om prövningsgruppens beslut efterlevts under Svar till B-M för sammanställning,resultat så att Lars-Olof har svar innan Margareta Sjölund ansvarar för helheten samtliga områden för internkontroll, vårt landsting För Hr-chefsgruppen att diskutera vilka 2 HR-områden ska vi föreslå som internkontrollområden Margareta Sjölund önskar förslag från gruppen senast 5 december Britt-Marie Ersmark HR-strateg Landstinget Dalarna Falun Tfn: Mobil: britt-marie.ersmark@ltdalarna.se