Policy för projektfunktionärer Kemi- och Biotekniksektionen vid Lunds Tekniska Högskola

Transkript

1 Kemi- och biotekniksektionen Bilaga 7.1(1) Policy för projektfunktionärer Kemi- och Biotekniksektionen vid Lunds Tekniska Högskola

2 Kemi- och biotekniksektionen Bilaga 7.1(2) Innehåll 1 Inledning Syfte med att ha projekt och projektfunktionärer Att starta ett projekt :1 Krav för att starta ett projekt :2 Inval av projektfunktionärer :3 Skillnad mellan en ordinarie funktionär och en projektfunktionär Att driva ett projekt :1 Projektor :2 Kontaktperson i Styrelsen Att avsluta ett projekt :1 Testamente :2 Utvärdering :3 Tack av projektfunktionärer Ekonomi :1 Projektfonden :2 Attestering av projekt :3 Projekt med hög ekonomisk omsättning Periodiserade projekt :1 Jubileumskommitté :2 Karnevalsgrupp :3 BTD-grupp/NKK-grupp :4 Sångarstriden :5 Phaddergrupper :6 Uppdragsphaddrar Tack till... 5

3 Kemi- och biotekniksektionen Bilaga 7.1(3) 1 Inledning Syftet med Policyn för projektfunktionärer är att ge tydlighet och underlätta vid uppstart av projekt och inval av funktionärer till dessa projekt. Dokumentet behandlar såväl vilka krav som bör ställas på ett projekt och dess funktionärer, som hur kunskap från ett avslutat projekt ska förvaltas. Policyn är tänkt att användas dels som en handledning för projektgrupperna och dels som styrande dokument för verksamheten. Som komplement till policyn finns testamenten från tidigare projekt. 2 Syfte med att ha projekt och projektfunktionärer Projektgrupper på K-sektionen är till för att - Förenkla och ta tillvara på engagemang - Ge snabbare inval och möjlighet att starta upp projekt direkt - Fler idéer ska bli verklighet - Tillgodose tillfälliga behov 3 Att starta ett projekt 3:1 Krav för att starta ett projekt Följande krav ställs för att en projektgrupp ska startas: - Ett tydligt mål ska finnas för projektet. - Projektet ska gynna K-sektionen och dess medlemmar. - En ansvarig för projektet, Projektor, ska väljas. Internt i projektgruppen utses en ekonomiansvarig. - En budget för projektet ska godkännas av Styrelsen samt ska beslut om vem som attesterar för projektet tas. - En kontaktperson i Styrelsen ska väljas till projektet. 3:2 Inval av projektfunktionärer Periodiserade projektgrupper, med undantag av Phaddergrupper och Uppdragsphaddrar, och Projektor till dessa utlyses till och väljs i första hand av Sektionsmötet. Andra projektgrupper kan startas av såväl Styrelsen som Sektionsmötet. Funktionärer till dessa kan även de väljas in av antingen Styrelsen eller Sektionsmötet. 3:3 Skillnad mellan en ordinarie funktionär och en projektfunktionär - En projektfunktionär tillsätts till ett tillfälligt projekt. - En post som projektfunktionär kan väljas direkt via Styrelsen och behöver inte utlysas till ett sektionsmöte eller valberedas. - En projektfunktionär har inte rätt till funktionärsglädje, utan endast tack enligt 5:3. 4 Att driva ett projekt 4:1 Projektor Projektor kallas den som är ansvarig för projektet. För varje projekt väljs en projektor. Projektorn är den som i första hand har kontakt med Styrelsen.

4 Kemi- och biotekniksektionen Bilaga 7.1(4) 4:2 Kontaktperson i Styrelsen Alla projektgrupper ska ha en kontaktperson i Styrelsen. Kontaktpersonen är en just en kontaktperson, det vill säga en länk mellan projektgruppen och Styrelsen och finns där för att svara på frågor och hjälpa projektfunktionärerna på vägen. Kontaktpersonen är med fördel även attesterande för projektet. Kontaktperson för projektet utses i samband med att projektgruppen startas. 5 Att avsluta ett projekt 5:1 Testamente När ett projekt avslutas ska ett testamente för projektet skrivas. Syftet med detta är att bevara kunskapen och erfarenheten till nästa liknande projekt. Testamenten finns som komplement till denna policy. 5:2 Utvärdering En utvärdering kring huruvida det finns behov för vidare verksamhet inom området ska också göras. Detta redovisas som en informationspunkt av projektgruppen på ett Styrelsemötet. 5:3 Tack av projektfunktionärer - Projektfunktionärer har inte rätt till funktionärsglädje från Styrelsens budget. Projektfunktionärer bjuds inte heller in till Skiphteshelgen. - Ett tack får ordnas av projektgruppen om så önskas. Tacket per funktionär får inte överskrida summan för funktionärsglädjen och denna summa specificeras då Styrelsen godkänner budgeten. Pengar till tacket tas ur projektets egen budget. - Alkohol får inte stå i fokus för tacket. 6 Ekonomi 6:1 Projektfonden Projektgrupperna har rätt att äska pengar ur sektionens projektfond för att finansiera sina projekt. Syftet med Projektfonden är att finansiera nya initiativ och verkställandet av dessa på sektionen. Periodiserade projekt har därför en egen budget och kan inte äska pengar ur Projektfonden 6:2 Attestering av projekt Attesterande för projekt bör vara en Styrelsemedlem. Detta för att det är Styrelsen som i slutändan står som ansvariga för utgifterna sektionen har. Att ha en Styrelsemedlem som attesterar gör att Styrelsen alltid har koll på vilka inköp som görs. 6:3 Projekt med hög ekonomisk omsättning De som är ansvariga för projekt med hög ekonomisk omsättning, som till exempel Jubileumskommittén, är med fördel ständigt adjungerade till Styrelsens protokollmöten under tidsperioden för projektet. Detta för att få en tydlig kommunikation och en öppenhet mellan verksamheterna. Andra mindre omfattande projekt kan drivas mer eller mindre självständigt, beroende på projektets karaktär. 7 Periodiserade projekt Ett periodiserat projekt är ett projekt som dyker upp med jämna mellanrum men där det ändå inte är lönt att ha en fast post för verksamheten. K-sektionens periodiserade projekt finns listade här under. Tidpunkt för valet av funktionärer är också specificerad.

5 Kemi- och biotekniksektionen Bilaga 7.1(5) 7:1 Jubileumskommitté - Väljs vart femte år, på Vårterminsmötet innan Jubileet äger rum (det vill säga VT-mötet 2019 inför 55-årsjubilet, VT-mötet 2024 inför 60-årsjubilet och så vidare). 7:2 Karnevalsgrupp - Väljs vart fjärde år, på Vårterminsmötet året innan Lundakarnevalen äger rum (det vill säga VT-mötet 2017 inför Lundakarnevalen år 2018, VT-mötet 2021 inför Lundakarnevalen 2022 och så vidare). 7:3 BTD-grupp/NKK-grupp - Projektgrupp för BioteknikDagarna och Nordisk KemiKonferens väljs på Höstterminsmötet året innan det är Lunds tur att ansvara för respektive event. 7:4 Sångarstriden - Projektor för Sångarstriden är Sångarstridsöversten (väljs på Höstterminsmötet). - Resten av deltagarna i K-sektionens SåS-grupp väljs in på Styrelsemötet närmst efter SåStävlingen. Invalet baseras på vilka som faktiskt jobbat inför och under tävlingen. Endast funktionärer invalda i gruppen har rätt till tack enligt 5:3. 7:5 Phaddergrupper - Phaddergrupperna väljs på ett Styrelsemöte på vårterminen efter nominering av Phøset. - En projektgrupp per phaddergrupp - Phøset ansvarar för att lägga fram en generaliserad budget för alla Phaddergrupper - Phaddergruppernas projektorer ska generera ett testamente totalt. 7:6 Uppdragsphaddrar - Phøset nominerar projektgrupperna, en för varje uppdrag, och dessa väljs på ett Styrelsemöte - Phøset ansvarar för att lägga fram en generaliserad budget för alla Uppdragsphaddrar - Uppdragsphaddrarnas projektorer ska generera ett testamente totalt. 8 Tack till Den här policyn togs fram av K-sektionens AktivitetsOrdförande 2015 tillsammans med en arbetsgrupp efter uppdrag av Sektionsmötet VT2015. Tack till Styrelsen 2015 för all hjälp och värdefulla kommentarer!