HANDLINGAR JULSEKTIONSMÖTE KUNGLIGA MASKINSEKTIONEN, THS

Transkript

1 HANDLINGAR JULSEKTIONSMÖTE KUNGLIGA MASKINSEKTIONEN, THS

2 FÖREDGRAGNINGSLISTA Kungliga Maskinsektionen, THS Sektionsmöte kl i Sal M3 * = Bilaga finns 1 Formalia 1.1 Mötets öppnande 1.2 Eventuella adjungeranden 1.3 Mötets utlysande 1.4 Val av justerare tillika rösträknare 1.5 Kontroll av antalet närvarande 1.6 Fastställande av föredragningslista 1.7 Protokollets justerande 1.8 Mötets längd 2 Rapporter Tekniska Högskolans Studentkår 3 Revisorernas punkt Kontaktuppgifter Henrik Jonhed Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS ordf@m.kth.se Stockholm

3 4 Propositioner 4.1 Policydokument för rekrytering* 4.2 Uthyrningsregler Smörjkammaren* 4.3 Externa styrdokument i Praxis* 5 Övriga frågor 6 Kontroll av antal närvarande 7 Mötets avslutande Kontaktuppgifter Henrik Jonhed Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS ordf@m.kth.se Stockholm

4 PROPOSITION SM Policydokument för rekrytering Bakgrund Med anledning av diskussioner kring hur individer väljs ut till officiella sektionsföreningar har styrelsen formulerat ett förslag till ett policydokument för rekrytering. Enligt förslaget kategoriseras rekryteringsprocessen enligt följande Kontinuerlig rekrytering Föreningen/nämnden rekryterar fortlöpande och alla som vill bli medlemmar blir det utan några krav, undantaget engagemang. Detta är passande för intresseföreningar. För att begränsa antalet inaktiva medlemmar kan föreningen ställa krav på engagemang, men inga andra urvalskriterier får användas. Inkontinuerlig rekrytering Rekrytering sker under särskilda perioder och ett urval bland de sökande förutses. Detta ställer högre krav på att tydligt uppvisa att det pågår rekrytering samt förfarandet kring vilka individer som väljs in i föreningen. Se bilaga för policydokument Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

5 Yrkande yrkar att 1 att 2 godkänna policydokumentet i sin helhet. praxis 4 med nuvarande lydelsen: Sektionen har ett antal nämnder och verksamheter. Dessa är samtliga underställda sektionsstyrelsen. Deras ledare utses av SM. Ledaren utser själv sina medarbetare i samband med styrelsen om inget annat regleras. Maskinsektionens medlemmar har rätt att ansöka om en plats i alla nämnder och i alla verksamheter. Det ska finnas ett öppet ansökningsförfarande för all verksamhet. Ändras till: Sektionen har ett antal nämnder och verksamheter. Dessa är samtliga underställda sektionsstyrelsen Deras ledare utses av SM. Ledaren utser själv sina medarbetare i enlighet med Maskinsektionens policydokument för rekrytering. Maskinsektionens medlemmar har rätt att ansöka om en plats i alla nämnder och i alla verksamheter. Det ska finnas ett öppet ansökningsförfarande för all verksamhet. Stockholm, genom Sofia Edberg, Vice Ordförande Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

6 POLICY FÖR REKRYTERING Detta dokument gäller nämnder och föreningar, nedan kallade verksamheter, vid Kungliga Maskinsektionen, THS. Allmänt om rekrytering För att få tydlig överblick över hur olika rekryteringsprocesser på sektionen kan se ut har de delats in i två huvudkategorier. Varje verksamhet bestämmer själva vilken kategori de vill använda. Ordförande i en verksamhet har alltid yttersta bestämmanderätt över vilken rekryteringsprocess som används och vilka individer som rekryteras. Notera att detta dokument sätter upp minimikrav för föreningarna. Marknadsföring av rekrytering utöver detta förespråkas och dokumentet bör inte ses som begränsande i något avseende. Kontinuerlig rekrytering Alla individer som önskar bli medlemmar i en verksamhet som anammar kontinuerlig rekrytering måste tillåtas bli medlemmar. Den här sortens rekrytering kan vara passande för exempelvis intresseföreningar. Det finns möjlighet att ställa krav på engagemang i verksamheten, men inga andra kriterier får användas. Verksamheten måste under minst två veckor per termin informera om dess syfte och förfarandet för att bli medlem. Detta ska ske genom tydlig affischering i på sektionens anslagstavlor samt på sektionens hemsida. Icke kontinuerlig rekrytering Icke kontinuerlig rekrytering används i verksamheter där det finns ett begränsat antal platser att fylla. Sökperioden för en verksamhet som anammar icke kontinuerlig rekrytering måste vara minst 2 veckor under vilka sökmöjligheten och tillvägagångssättet för att söka tydligt annonseras på sektionens anslagstavlor samt på sektionens hemsida. Rekryteringsperiod måste utlysas minst en gång vart annat år. Det finns ingen övre gräns för hur ofta rekryteringsperioder får utlysas. Vid varje rekryteringstillfälle skall samtliga sökande erbjudas tillfälle för intervju eller audition. Om samtliga sökande ämnas väljas in är intervjuer inte ett tvång. Beslut om antagning måste fattas senast en månad efter avslutad sökperiod. Både antagna och avslagna ansökande måste meddelas om resultatet av rekryteringen senast en vecka efter att beslut har fattats. Icke kontinuerlig rekrytering kan användas för två olika ändamål: Nyrekrytering Vid nyrekrytering utlyses samtliga platser inom verksamheten utom eventuella chefsposter då de är tillsatta och gruppmedlemmar söks. Detta alternativ passar vid nystart för en verksamhet för att säkra Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

7 aktiva medlemmar och rekommenderas exempelvis vid start av nytt verksamhetsår. Tidigare medlemmar i verksamheten har rätt att söka på samma villkor som nya, men i detta fall är intervjuer inte ett tvång. Kompletteringsrekrytering Vid kompletteringsrekrytering behåller befintliga medlemmar sina platser i verksamheten och platser utöver dessa utlyses. Detta alternativ passar då en verksamhet behöver tillskott exempelvis på grund av avhopp eller nyinkomna stora projekt. Alternativet kan även vara passande då en individ med specifik kompetens söks Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

8 KOMPLETTERANDE DISKUSSIONSMATERIAL I den tidigare bilagan angående rekryteringsprocesser finns en del frågetecken kvar. Nedanstående texter kan vara till stöd vid eventuell diskussion. Citat (1): Vid varje invalstillfälle skall samtliga platser inom föreningen/nämnden utlysas om och samtliga sökande skall erbjudas tillfälle för intervju. Om samtliga sökande ämnas väljas in är intervjuer inte ett tvång. Citat (2): Om föreningen har fler hierarkiska nivåer än två, ses rekrytering till varje nivå som separata rekryteringsprocesser (exempelvis behöver inte chefposter i mottagningen utlysas när rekrytering av gruppmedlemmar genomförs). Detta gäller även i det fall val av en specifik post med ett krav på specifik kompetens eller arbete inom ett specificerat område utlyses. Citat (3): Tidigare medlemmar får rådfrågas i invalsprocessen men får ej vara med i beslut om inval. Undantaget är vice ordförande, eller motsvarande post, som får medverka under beslut. Angående citat (1) Denna formulering syftar till att öka genomströmningen av medlemmar i föreningar som traditionellt sett har sittande över flera år. Dels ger det ordföranden ett incitament att se över vilka som uppvisat tillräckligt intresse för sin verksamhet och ger även stöd åt ordförande som ämnar byta ut stora delar av nämnden, men där tradition gör detta svårt. Som påföljande mening visar behöver detta inte innebära att man måste ersätta alla tidigare medlemmar, enbart att dessa aktivt måste uppvisa intresse för fortsatt medlemskap i verksamheten. På så sätt kan rekryteringsförfarandet fortlöpa som tidigare om så är önskvärt. Detta ska heller inte tolkas som att man i förväg behöver bestämma vilket antal platser man vill fylla. Detta kan vara högst beroende av de sökandes kvalitéer och även av antalet sökande. Det anses eftersträvansvärt av vissa att öka omsättningen av medlemmar i sektionens verksamheter, delvis för att möjliggöra för ett större antal aktiva medlemmar, men även för att tillföra nya idéer och nytt engagemang till mer eller mindre stagnerade verksamheter. Den föreslagna formuleringen kan liknas vid det rekryteringsförfarande som i dagsläget anammas av Spex och Phösning. Angående citat (2) För att tydligöra föregående formulering och inte försvåra för verksamheter i rekryteringsprocessen bör (2) tilläggas policydokumentet. Detta tydliggöra enbart att t ex spex och phösning inte behöver utlysa val av chefsgrupp varje gång man vill rekrytera gruppmedlemmar. Utöver detta förtydligas även att alla platser inom en verksamhet inte behöver utlysas om man enbart söker en eller flera personer inom ett specifikt område (exempelvis ekonomiansvarig, webmaster eller liknande) Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

9 Angående citat (3) Citat (3) syftar till att tydliggöra det som redan är författat i praxis angående ordförandens egenbestämmande i rekryteringsprocessen. Detta syftar inte till att frånta ordföranden rätten att diskutera rekryteringen med tidigare medlemmar utan att säkerställa att det slutgiltiga beslutet inte uppfattas vara ett gruppbeslut. Ordföranden är den enda av Sektionsmötet demokratiskt valda funktionären i nämnden och för att säkerställa att det är dennes åsikter som ligger till grund för rekryteringen kan detta anses vara ett nödvändigt tydliggörande. Detta ger även ordföranden ett beslut förankrat i sektionen att falla tillbaka på ifall en diskussion skulle uppkomma med tidigare medlemmar. Även detta lämnar utrymme för att fortlöpa med en gruppbaserad rekrytering, och detta beslut lämnas till ordföranden. Sammanfattning I stort kommer dessa formuleringar inte nämnvärt inskränka möjligheterna för någon nuvarande verksamhet att fortlöpa sina inkörda arbetssätt, men det är upp till sektionsmötet att avgöra om detta kan vara ett bra sätt att guida verksamheten mot ett mer eftersträvansvärt rekryteringsförfarande Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

10 PROPOSITION SM Uthyrning av Smörjkammaren Bakgrund Då det i dagsläget saknas tydliga riktlinjer för vad som gäller vid uthyrning av Smörjkammaren har styrelsen tagit fram ett dokument med sådana. För att dokumentet inte ska försvinna och falla i glömska vill styrelsen få in det som ett dokument underställt praxis. Ett sådant dokument blir ledande men är inte skrivet i sten vilket gör att exempelvis priser kan justeras vid behov. Yrkande yrkar att 1 att 2 godkänna dokumentet: Uthyrning av Smörjkammaren i sin helhet. praxis Smörjkammarnämnden med nuvarande lydelsen: ansvarar för uthyrning av maskinsektionens sektionslokal, Smörjkammaren. Ändras till: ansvarar för uthyrning av Maskinsektionens sektionslokal, Smörjkammaren, i enlighet med dokumentet Uthyrning av Smörjkammaren. Stockholm, genom Sofia Edberg, Vice Ordförande Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

11 UTHYRNING AV SMÖRJKAMMAREN Smörjkammaren kan bokas av maskinsektionens medlemmar. De som får delta vid evenemang i lokalen är medlemmar i sektionen och en gäst per medlem. Prislistan för hyra av sektionslokalen är indelad i två huvudkategorier. Alkoholfria evenemang Vid bokning av Smörjkammaren för alkoholfria evenemang, exempelvis rep eller filmkväll, tas ingen hyra ut. Evenemang med alkohol Evenemang med alkohol sliter vanligtvis mer på lokalen än alkoholfria evenemang och därför behöver sektionen ta ut hyra för dessa för att täcka underhållskostnader. Vid bokning för evenemang med alkohol ska klubbmästaren alltid kontaktas och festanmälan måste alltid göras. Alla inköp och all försäljning av alkohol i lokalen går genom Maskinsektionen och ingen alkohol som inte är inköpt via sektionen får tas in i lokalen. Klassen evenemang med alkohol är indelad i 3 underkategorier. Evenemang öppna för samtliga sektionsmedlemmar Under denna kategori går evenemang som är öppna för samtliga sektionsmedlemmar och där alkoholförsäljningen går genom KBM. Till denna kategori räknas exempelvis fredagspubar och för dessa tas ingen hyra ut. Detta då samtliga sektionsmedlemmar är välkomna att delta i evenemanget och vinsten av alkoholförsäljningen går till KBMs kassa varifrån sedan en del går tillbaka till sektionen. Slutet evenemang med alkoholförsäljning genom KBM Till denna kategori räknas evenemang där någon bokat Smörjkammaren för en fest som inte är öppen för alla sektionsmedlemmar men där alkoholförsäljningen ändå går genom KBM. Hit hör exempelvis fester med inbjudan eller förköp av biljetter. Vid ett sådant evenemang tas en hyra för sektionslokalen ut. Pris: 300 kr Slutet evenemang med alkoholförsäljning via annan än KBM Hit hör evenemang där någon bokat Smörjkammaren för ett evenemang som inte är öppet för alla sektionsmedlemmar och där man valt att ha egen alkoholförsäljning. Observera att alkoholförsäljningen fortfarande måste gå genom sektionen och att detta alltså inte betyder att enskilda medlemmar kan köpa in egen alkohol utan att enbart officiella organ inom sektionen kan välja detta alternativ. Vid ett slutet evenemang med egen alkoholförsäljning debiteras hyra av lokalen Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

12 Här tas även hyra ut för KBMs utrustning (ljud, ljus och kassa m.m.) då de inte får ta del av vinsten för alkoholförsäljningen. Pris: 300 kr lokalhyra kr utrustning = 1000 kr Hyra av bord och bänkar Vid hyra av sektionslokalen ingår dess bänkar och bord. Vid bruk av dessa utanför sektionslokalen debiteras hyra dygnsvis. Bord Pris för sektionensmedlemmar: 20 kr/st Pris övriga: 40 kr/st Bänk Pris för sektionsmedlemmar: 15 kr/st Pris övriga: 30 kr/st Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS Stockholm

13 PROPOSTION SM Dokumentförteckning i Praxis Bakgrund För att inte fristående styrdokument ska försvinna och hamna i glömska vill föra in en beteckning över gällande dokument i Praxis. En liknande lista finns redan i stadgarna, men då Stadgarna kräver två ordinarie sektionsmöten att ändra vill att det finns en lista som kan ändras på endast ett sektionsmöte. Yrkande yrkar att 1 Lägga till 2 i Praxis med följande formulering: 2. Dokument underställda Praxis. Nedanstående dokument är underställda Praxis och kan revideras av Sektionsstyrelsen. Dokumenten ska finnas tydligt tillgängliga på sektionens hemsida. 2.1 Policydokument för valberedningen 2.2 Policydokument för rekrytering 2.3 Uthyrning för Smörjkammaren Stockholm, genom Henrik Jonhed, Ordförande Kontaktuppgifter Henrik Jonhed Utskriftsdatum Webbplats Maskinsektionen, THS ordf@m.kth.se Stockholm