BILAGA III EKONOMISKA OCH AVTALSMÄSSIGA REGLER

Transkript

1 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean BILAGA III EKONOMISKA OCH AVTALSMÄSSIGA REGLER I. INLEDNING Denna bilaga kmpletterar reglerna för bidragets användning inm de lika budgetpsterna sm tillämpas på prjektet enligt avtalet. Dessa regler förtydligas i del III. I del IV specificeras nivåerna för budgetpsterna sm består av enhetsbidrag enligt i avtalet. Del IV ger en översikt över vilka typer av kntrller förmånstagaren kan bli föremål för ch vilka de tillhörande styrkande handlingarna är. II. REGLER FÖR RAPPORTERING Enligt artiklarna I.4.2 ch I.4.3 i avtalet ska förmånstagaren använda verktyget Mbility Tl+ för rapprtering av aktiviteterna för vilka bidrag har beviljats. Alla bligatriska fält i verktyget ska fyllas i. III. KOMPLETTERANDE EKONOMISKA OCH AVTALSMÄSSIGA REGLER A. Bidragsberättigande aktiviteter ch kstnader 1. Bidragsberättigande mbilitetsaktiviteter Förmånstagaren ska säkerställa att de individuella s mbilitetsaktiviteter är enligt reglerna i Erasmus+-prgramguiden. Genmförda mbilitetsaktiviteter sm inte uppfyller reglerna i Erasmus+-prgramguiden vilka kmpletteras av reglerna i denna bilaga betraktas sm icke. Bidragsbelppen sm mtsvarar de berörda aktiviteterna ska återbetalas i sin helhet av förmånstagaren. Återbetalningen ska mfatta alla budgetpster sm hänför sig till den icke mbilitetsaktiviteten; dessa kan vara resebidrag, individuellt stöd, rganisatinsstöd ch, m tillämpligt, språkstöd, stöd för specialbehv ch särskilda kstnader. Den minimilängden för mbilitetsaktiviteter sm specificeras i prgramguiden är den krtaste längden för aktiviteten brträknat restiden. 2. Resebidrag Förmånstagaren ska i Mbility Tl+ rapprtera avreseplats ch plats för aktiviteten för varje mbilitetsaktivitet för vilken resebidrag har beviljats. 1

2 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean Om ingen resa ägde rum eller den finansierades från andra källr än Erasmus+-prgrammet (t.ex. en mbilitetsdeltagare befinner sig redan på aktivitetsplatsen i samband med en annan aktivitet än den sm finansieras genm avtalet), ska förmånstagaren rapprtera denna situatin enligt detta i Mbility Tl+ för varje berörd mbilitet. I detta fall beviljas inget bidrag för resekstnader. För att fastställa vilken avståndsgrupp sm ska förmånstagaren ange resans längd i en riktning med hjälp av avståndsräknaren sm finns på kmmissinens webbplats: Mbility Tl+ räknar ut bidragsbelppen för resr utifrån de tillämpliga enhetskstnaderna. Antagandet är att avreseplatsen är den rt där den sändande rganisatinen är etablerad ch aktivitetsplatsen den rt där den mttagande rganisatinen är etablerad. Om en annan avrese- eller aktivitetsplats rapprteras, ska förmånstagaren ange rsaken till detta i Mbility Tl+. 3. Individuellt stöd Förmånstagaren ska i Mbility Tl+ dkumentera start- ch slutdatumen för mbilitetsaktiviteten utmlands för varje mbilitetsaktivitet för vilken bidrag för individuellt stöd har beviljats. För alla mbilitetsaktiviteter får förmånstagaren vid behv lägga till en resdag genast före utlandsaktivitetens första dag ch en resdag genast efter utlandsaktivitetens sista dag; dessa extra resdagar beaktas vid beräkningen av det individuella stödet. Mbility Tl+ beräknar bidragsbelppen för individuellt stöd utifrån tillämpliga enhetskstnader. Deltagarna i mbilitetsaktiviteterna ska rapprtera m aktiviteten genm en nline-enkät där de ger sin återkppling i frm av sakuppgifter ch genm sina åsikter m sin utlandsperid ch m förberedelserna för ch uppföljningen av den. Om en deltagare avslutar sitt bidragsavtal med förmånstagaren på grund av frce majeure, det vill säga en förutsedd exceptinell situatin eller händelse sm ligger utanför deltagarens kntrll ch inte har rsakats av någt fel eller någn försummelse sm kan tillskrivas hnm eller henne, har deltagaren rätt att få bidragsbelppet sm mtsvarar den faktiska längden på mbilitetsperiden enligt artikel 2.2 i avtalet mellan förmånstagaren ch deltagaren. Eventuell övrig finansiering ska återbetalas, m inte annat avtalas med den förmånstagaren. Om en deltagare inställer sitt bidragsavtal med förmånstagaren på grund av frce majeure, det vill säga en förutsedd exceptinell situatin eller händelse sm ligger utanför deltagarens kntrll ch inte har rsakats av någt fel eller någn försummelse sm kan tillskrivas hnm eller henne, har deltagaren rätt att frtsätta verksamheten efter avbrttet, förutsatt att slutdatum för mbiliteten inte överskrider sista dagen för mbilitetsprjektet. Detta skall redvisas i Mbility Tl+ sm en enskild mbilitet med en avbrttsperid. 2

3 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean 4. Organisatinsstöd Bidragsbelppet beräknas av Mbility Tl+ utifrån det ttala antalet mbilitetsaktiviteter (dvs. avsett m samma deltagare har genmfört en eller flera aktiviteter). Antalet deltagare sm beaktas för beräkningen av rganisatinsstödets bidragsbelpp inbegriper inte följeslagare till yrkesstuderande. 5. Språkstöd Förmånstagare ska i Mbility Tl+ för varje deltagare rapprtera m språkförberedelser genmfördes eller inte med hjälp av bidraget sm beviljats för språkstöd. Mbility Tl+ räknar ut bidragsbelppen för språkstöd utifrån den tillämpliga enhetskstnaden. Online språkstöd - Online Linguistic Supprt (OLS) [Gäller enbart för mbiliteter där det huvudsakliga språket för undervisningen eller arbetet är engelska, franska, tyska, italienska, spanska eller hlländska (eller övriga språk när dessa blir tillgängliga i verktyget Online Linguistic Supprt OLS), med undantag för persner med språket sm mdersmål.] OLS-språktestning Licenser för språktestning beviljas för studerande ch/eller nyutexaminerande, sm åker på en mbilitetsperid utmlands på minst en månad (30 dagar på utbytesrten). Förmånstagaren ska fördela språktestningslicenserna till efter att de valts till en mbilitetsaktivitet utmlands. Förmånstagaren ska säkerställa att licenserna tas i bruk ch att alla fördelade licenser används av de utvalda. Förmånstagaren ska säkerställa att mbilitets utför det första OLS-språktestet före mbilitetsperiden ch det andra OLS-språktestet efter mbilitetsperiden. Testresultaten meddelas förmanstågaren av tjänsteprducenten. OLS-språkkurser Deltagarna måste ha utfört OLS-språktestet innan de kan beviljas en licens för att delta i en OLS-språkkurs. Licenser för OLS-språkkurser ska ges till alla deltagare sm vill ta en kurs ch enligt deltagarens behv av språkstudier. Licenserna för OLS-språkkurser måste användas under periden mellan OLS-språktesten sm tas före ch efter de berörda s mbilitetsaktivitet. Förmånstagaren ska följa upp användningen av licenserna utifrån infrmatinen sm ges av tjänsteprducenten. 3

4 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean Förmånstagaren ska göra sitt allt för att säkerställa att alla fördelade licenser används av de utvalda. Alla licenser Genm att underteckna språkstödavtalet förbinder sig mbilitets till att utföra OLS-språktesten (före ch efter mbilitetsperiden) ch att genmföra OLS-språkkursen m de beviljas en sådan. Förmånstagaren ska följa instruktinerna för användningen av OLS sm ges av tjänsteprducenten. Förmånstagaren ska rapprtera antalet använda licenser för språktestning ch språkkurser i förmånstagarens slutrapprt. Om det finns använda eller fördelade licenser när slutrapprten görs, kan NK besluta att beakta detta vid fördelningen av antalet licenser sm beviljas till förmånstagarna under följande ansökningsmgångar. 6. Stöd för specialbehv Förmånstagaren ska i Mbility Tl+ rapprtera m extra bidrag för specialbehv gavs till någn deltagare med specialbehv. I så fall ska förmånstagaren i Mbility Tl+ rapprtera typen av extra kstnader samt det faktiska belppet för de extra kstnaderna. 7. Särskilda kstnader Särskilda kstnader kan endast mfatta kstnaderna sm ingår i avtalets artikel II Förmånstagaren ska i Mbility Tl+ rapprtera typen av utgifter ch de faktiska särskilda kstnadernas belpp. Förmånstagaren måste tillhandahålla alla styrkande handlingar för särskilda kstnader i samband med slutrapprten. B. Nedsättning av bidraget för tillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande Otillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande av prjektet kan knstateras av NK utifrån följande: slutrapprten inlämnad av förmånstagaren; rapprter från enskilda persner sm deltar i mbilitetsaktiviteterna. 4

5 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean NK kan även ta hänsyn till infrmatin från andra relevanta källr sm bevisar att prjektet inte genmförs i enlighet med de avtalsenliga bestämmelserna. Övriga infrmatinskällr kan vara uppföljningsbesök, skrivbrdskntrller eller kntrller på plats utförda av NK. Slutrapprten utvärderas utifrån kvalitetskriterier ch pängsätts på en skala med högst 100 päng. Om slutrapprten ttalt får under 50 päng, kan NK minska det slutliga bidragsbelppet på grund av tillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande av prjektet, även m alla aktiviteter sm rapprterats var ch faktiskt ägde rum. Om NK ifråga m ackrediterade rganisatiner anser att genmförandet av prjektet inte uppfyller de kvalitetskrav sm förmånstagaren förbundit sig till, kan NK därtill eller alternativt kräva att förmånstagaren tar fram ch verkställer en åtgärdsplan inm en avtalad tidsram för att säkerställa att de tillämpliga kraven följs. Om förmånstagaren inte verkställer åtgärdsplanen på ett tillfredsställande sätt fram till det avtalade datumet, kan NK återta förmånstagarens ackreditering. Slutrapprten utvärderas tillsammans med mbilitetss rapprter med en gemensam uppsättning kvalitetskriterier sm fkuserar på: För inte ackrediterade rganisatiner: Hur väl aktivitetens genmförande överensstämde med den gdkända bidragsansökan Kvaliteten på läranderesultaten ch inverkan på Inverkan på de deltagande rganisatinerna Kvaliteten på de praktiska arrangemangen till stöd för mbiliteten, när det gäller förberedelser, uppföljning ch stöd till under deras mbilitetsperid Kvalitetsarrangemangen för erkännande/tillgdräknande av s läranderesultat Hur väl bidragsbelppen till mbilitets överfördes till dem i enlighet med villkren i avtalet mellan förmånstagaren ch deltagaren sm gjrts upp enligt mallen i avtalets bilaga IV För ackrediterade rganisatiner: Hur väl aktivitetens genmförande överensstämde med den gdkända bidragsansökan Hur väl aktiviteten genmfördes enligt kvalitetskraven ch villkren i VET accreditatin. 5

6 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean Hur väl bidragsbelppen till mbilitets överfördes till dem i enlighet med villkren i avtalet mellan förmånstagaren ch deltagaren sm gjrts upp enligt mallen i avtalets bilaga IV. En minskning av bidraget på grund av tillfredsställande, fullständigt eller försenat genmförande tillämpas på det slutliga belppet för rganisatinsstöd ch stöd för särskilda kstnader ch minskningen uppgår till: 25 % m slutrapprtens ttalpäng är 41 50; 50 % m slutrapprtens ttalpäng är 26 40; 75 % m slutrapprtens ttalpäng är C. Ändringar av bidraget C.1 Ändring av bidraget för att ytterligare medel är tillgängliga Om ytterligare medel blir tillgängliga för NK för (m)fördelning till förmånstagare, kan det högsta sammanlagda bidragsbelppet sm anges i artikel I.3.1 höjas enligt följande villkr: Förmånstagaren har inte beviljats hela det ansökta bidraget inm den huvudsakliga ansökningsmgången på grund av str efterfrågan ch begränsad budget, ch inte för att förmånstagaren tidigare skulle ha uppvisat dåliga resultat; Uppgifterna i delrapprten ch infrmatinen införd i Mbility Tl+ visar att genmförandet av den ursprungligen beviljade mbiliteten mtsvarar bidragsavtalet. Det slutliga bidragsbelppet sm beviljas får inte överstiga belppet sm sökande anhållit i den ursprungliga bidragsansökan. C.2 Ändringar i avtalet Enligt avtalets artikel II.11 ska alla ändringar av bidraget sm beskrivs i punkt C.1 van ske i frm av en ändring av avtalet. 6

7 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean IV. Belpp sm tillämpas för enhetsbidrag Key Actin 1 Learning Mbility 1. Resebidrag Resans längd Belpp Mellan 100 ch 499 km: 180 EUR per deltagare Mellan 500 ch 1999 km: 275 EUR per deltagare Mellan 2000 ch 2999 km: 360 EUR per deltagare Mellan 3000 ch 3999 km: 530 EUR per deltagare Mellan 4000 ch 7999 km: 820 EUR per deltagare 8000 km eller mer: 1100 EUR per deltagare Obs: Resans längd syftar på avståndet mellan avreseplatsen ch aktivitetsplatsen, medan belpp mfattar bidraget för resa både till ch från aktivitetsplatsen. 2. Individuellt stöd 2.a. Studentmbilitet (VET Learners) Studentmbilitet INDIVIDUELLT STÖD (Belpp per dag i EURO) Ulkmaanjaksn pituus (1-360 pv) Mttagande land 1-14 dag dag dag AT Austria BE Belgium BG Bulgaria CY Cyprus CZ Czech Republic DE Germany DK Denmark EE Estnia EL Greece ES Spain FI Finland FR France HR Cratia HU Hungary IE Ireland IS Iceland IT Italy LI Liechtenstein LT Lithuania LU Luxemburg LV Latvia MK Macednia MT Malta NL Netherlands

8 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean NO Nrway PL Pland PT Prtugal RO Rmania SE Sweden SI Slvenia SK Slvakia TR Turkey UK United Kingdm Obs: Belppet per dag beräknas enligt följande: Till ch med aktivitetens 14:e dag: belppet per dag per deltagare enligt tabellen van + från ch med aktivitetens 15:e till ch med 60:e dag: 70 % av belppet per dag per deltagare enligt tabellen van + från ch med aktivitetens 61:e dag ch upp till 12 månader: 50 % av belppet per dag per deltagare enligt tabellen van 2.b. Persnalmbilitet (VET Staff) PERSONALMOBIILITET INDIVIDUELLT STÖD (Belpp per dag i EURO) Ulkmaanjaksn pituus (1-60 pv) Mttagande land 1-14 dag dag AT Austria BE Belgium BG Bulgaria CY Cyprus CZ Czech Republic DE Germany DK Denmark EE Estnia EL Greece ES Spain FI Finland FR France HR Cratia HU Hungary IE Ireland IS Iceland IT Italy LI Liechtenstein LT Lithuania LU Luxemburg LV Latvia MK Macednia MT Malta NL Netherlands

9 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean NO Nrway PL Pland PT Prtugal RO Rmania SE Sweden SI Slvenia SK Slvakia TR Turkey UK United Kingdm Obs: Belppet per dag beräknas enligt följande: Till ch med aktivitetens 14:e dag: belppet per dag per deltagare enligt tabellen van + från ch med aktivitetens 15:e till ch med 60:e dag: 70 % av belppet per dag per deltagare enligt tabellen van 3. Organisatinsstöd Till ch med den 100:e deltagaren: 350 EUR per deltagare + efter den 100:e deltagaren: 200 EUR per ytterligare deltagare. 4. Språkstöd (gäller endast språk sm inte ingår i OLS) 150 EUR per deltagare V. Bestämmelser för styrkande handlingar Enligt artikel II.27 kan förmånstagaren blir föremål för kntrller ch revisiner med avseende på avtalet. Syftet med kntrller ch revisiner är att fastställa m förmånstagaren har administrerat bidraget i enlighet med reglerna i avtalet för att kunna definiera det slutliga bidragsbelppet sm förmånstagaren är berättigad till. För detta ändamål kan förmånstagaren bli föremål för följande typer av kntrller: Kntrll av slutrapprten: NK kntrllerar i sina lkaler slutrapprteringen för att fastställa det slutliga bidragsbelppet sm förmånstagaren är berättigad till. Denna typ av kntrll utförs för alla förmånstagare; Skrivbrdskntrll: Detaljerad kntrll av styrkande dkument i NK:s lkaler, vanligen under eller efter slutrapprteringen, m avtalet ingår i NK:s sampel för skrivbrdskntrller sm krävs av kmmissinen eller m NK har utsett avtalet för en speciell skrivbrdskntrll utifrån sin riskbedömning; 9

10 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean Kntrller på plats: Kntrll i förmånstagarens lkaler eller i någn annan lkal sm är relevant för prjektets genmförande. Förmånstagaren kan bli föremål för en kntrll på plats m avtalet ingår i NK:s sampel för kntrller på plats sm krävs av kmmissinen eller m NK har utsett avtalet för en speciell kntrll på plats utifrån sin riskbedömning. Det finns tre typer av kntrller på plats: Kntrll på plats under aktiviteten: kntrll sm utförs under prjektets genmförande Kntrll på plats efter aktiviteten: kntrll sm utförs efter prjektets slut ch vanligen efter kntrll av slutrapprten; Systemkntrll: kntrll av förmånstagaren för att säkerställa uppfyllandet av åtagandena i VET mbility charter. I tabellen nedan specificeras vad NK verifierar för varje budgetpst inm de lika typerna av kntrller. Förmånstagaren ska bservera att NK för alla typer av kntrller även kan begära handlingar eller bevis sm specificeras för en annan typ av kntrll i tabellen nedan. För kntrllerna ska förmånstagaren inlämna de styrkande dkumenten i riginal. Om förmånstagaren inte har rättslig behörighet att skicka riginalhandlingarna till NK för slutrapprten eller skrivbrdskntrller, får förmånstagaren i stället skicka en kpia. NK ska returnera riginalen av de styrkande handlingarna till förmånstagaren när analysen av handlingarna är slutförd. 10

11 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean Budgetpst Kntrll av slutrapprten Skrivbrdskntrll Kntrll på plats under aktiviteten Systemkntrll Kntrll på plats efter aktiviteten Resebidrag Slutrapprt Slutrapprt Genmförande ch Genmförande ch Uppfyllande av VET charter Slutrapprt Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Individuellt stöd Slutrapprt Slutrapprt Genmförande ch Genmförande ch Uppfyllande av VET charter Slutrapprt Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Organisatinsstöd Slutrapprt Slutrapprt Genmförande ch Genmförande ch Uppfyllande av VET charter Slutrapprt Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Språkstöd Slutrapprt Slutrapprt Genmförande ch Genmförande ch Uppfyllande av VET charter Slutrapprt Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning Stöd för specialbehv Slutrapprt Slutrapprt artikel II.16.4 Genmförande ch Genmförande ch Slutrapprt artikel II.16.4 Bkföring av prjektkstnaderna 11

12 KA102_2015_Annex III Eknmiska ch avtalsmässiga regler_sv_clean Budgetpst Kntrll av slutrapprten Skrivbrdskntrll Kntrll på plats under aktiviteten Systemkntrll Kntrll på plats efter aktiviteten i förmånstagarens redvisning Särskilda kstnader Slutrapprt handlingar enligt artikel II.16.4 Slutrapprt artikel II.16.4 Genmförande ch Genmförande ch Slutrapprt artikel II.16.4 Bkföring av prjektkstnaderna i förmånstagarens redvisning 12