KREATIVITET OCH DISCIPLIN EN OSLAGBAR KOMBINATION!

Transkript

1 Strategisk omvärldsbevakning KREATIVITET OCH DISCIPLIN EN OSLAGBAR KOMBINATION! Strategisk omvärldsbevakning/analys från ax till limpa Margareta Nelke I.C. at Once 1

2 Konsult Informationsspecialist Föredragshållare Margareta Nelke I.C. at Once Mårtensgatan Råå Författare 2

3 Omvärldsanalys Business Intelligence Scouting Competitive Intelligence Några begrepp Trendanalys Omvärldsbevakning Omvärldsspaning Framtidsstudie 3

4 OMVÄRLDSBEVAKNING/ ANALYS Är en process för att systematiskt bevaka och analysera faktorer i omvärlden som påverkar en organisations nuvarande och framtida utveckling och framgång. Den bildar grund för strategiska beslut. 4

5 SYSTEMATISK OMVÄRLDSBEVAKNING Är mer än nyhetsbevakning Innefattar också slutsatser och analys Är en kontinuerlig process Levererar information och rapporter för den operativa och strategiska verksamheten 5

6 KREATIVITET & DISCIPLIN Kreativitet Spontan omvärldsbevakning Kreativ användning av källor Se oväntade samband Disciplin Systematik Kontinuitet Uthållighet ^Üxtà ä àxà > W áv ÑÄ Ç P ftçà 6

7 FRÅN AX TILL LIMPA Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation I.C. at Once 7

8 FÖRARBETET: FOKUSERING Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Hur Varför? Vem Vad När 8

9 VARFÖR? Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Vad är syftet med bevakningen? Hur stöder den vårt arbete? Finns krav på omvärldsbevakning i verksamhetsberättelser och andra formella dokument? 9

10 HUR? Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Planering av arbetet Vilken ambitionsnivå ska vi ha? Vilka resurser behöver vi till arbetet? 10

11 VAD? Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Hur ser omvärldskartan ut? Vilka områden ska bevakas? Prioritera för att fokusera bevakningen 11

12 VAD ÄR OMVÄRLDEN? Fokusering Världen Europa Nobelpris Sverige Turism Politik Livsstilar Kommunen Lagstiftning Tekniska framsteg och innovationer Ortens näringsliv Infrastruktur Biblioteket Fritidsintressen Befolkningsstruktur Insamling Valutakurser Bearbetning Analys Kommunikation 12

13 VEM? Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Vem gör vad - fördela arbetet Har vi rätt kompetens? Avsätta arbetstid till bevakning och analys 13

14 BIKUPOR Är fokuseringsfasen viktig för vårt sätt att omvärldsbevaka? 14

15 INSAMLING Metod Manuell Fokusering Insamling Bevakningstjänster, RSS, alerter Bearbetning Analys Identifiera, prioritera och välja ut källorna för bevakningsområdena Samla in information från de utvalda källorna Utvärdera källorna Kommunikation 15

16 KÄLLOR Googelbara Webbplatser Databaser Sociala media Tidningar, tidskrifter, rapporter Ogoogelbara Individer Nätverk Konferenser (delta) Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation 16

17 BEARBETNING Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Välja ut och utvärdera med hänsyn till syftet och bevakningsområdena Göra överskådligt Sammanställa 17

18 ANALYSMETODER Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Metod SWOT PEST Sannolikhet och påverkansanalys Scenarioplanering Benchmark Användningsområde Analysera möjligheter och hot i omvärlden och matcha den mot egna verksamhetens styrkor och svagheter. Rita omvärldskartan och säkerställa att den blir fullständig. Bedömning av kommande omvärldsfaktorer - hur sannolikt är det att de inträffar och hur stor påverkan har de om de inträffar - för att kunna ta ställning till hur man ska förhålla sig till dem. Hjälp för att prioritera. Skapa olika scenarier baserat på kritiska drivkrafter, trender och mottrender i omvärlden. Hjälp att bedöma mer långsiktiga förändringar i omvärlden. Jämföra med andra organisationer för att få input till sin egen verksamhet. 18

19 KOMMUNIKATION Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation Kunskapsdelning i samtid Avstämnings och diskussionspunkter Hur ska resultatet presenteras Vem ska involveras Kunskapsdelning i framtid Spara och lagra resultatet Återsökning Vem ska ha tillgång till vad 19

20 Strategisk omvärldsbevakning BIBLIOTEKET - STARK AKTÖR I OMVÄRLDSBEVAKNING Margareta Nelke I.C. at Once I.C. at Once 1

21 OMVÄRLDSBEVAKNING PÅ BIBLIOTEKET Omvärldsbevakning växer i betydelse Alla gör det, men det finns behov av systematik och organisering Det finns kompetens och verktyg på biblioteket som kan användas i processen Omvärldsbevakning är ofta redan en del av bibliotekets aktiviteter 2

22 TILLÄMPNINGAR Stöd för bibliotekets egna verksamhet Stöd för kommunens/universitets förvaltning Tjänst till bibliotekets användare / lokala näringslivet 3

23 Hur förbättrar vi vår framförhållning? Vad händer inom biblioteksutveckling? Satsar vi rätt i förhållande till vårt uppdrag?? Är våra strategiska beslut väl underbyggda? Hur ska vi hävda oss i konkurrensen om resurser? Hur gör man på andra bibliotek? 4

24 NYTTAN Framförhållning och framtidsperspektiv Beredskap att möta förändringar, hot och kriser Bättre underlag för verksamhetsplaner Löpande koll på utvecklingen Spara tid och pengar genom att ta del av andras erfarenheter Bättre motiverade och informerade medarbetare Samsyn inom organisationen 5

25 NYTTAN AV SYSTEMATISK ARBETSGÅNG Effektivare bevakning Kvalitativ analys Nya infallsvinklar Hitta blinda fläckar Bättre hantering av ökat informationsflöde Återsökning 6

26 BIKUPOR Vilken nytta kan systematisk omvärldsbevakning/analys ha för vår verksamhet? 7

27 KOMMA IGÅNG Bilda ett arbetslag Följa FIBAK-processen Workshopar Fokusering Insamling Bearbetning Analys Kommunikation 8

28 WORKSHOP 1 Vad är syftet och vilken nytta har vi av omvärldsbevakning? Varför Hur går vi till väga Arbetssättet? Hur analyserar vi? Hur kommunicerar vi? Hur? Vem Målgrupperna: vem behöver resultatet vi själva, några utomstående? Vilka konkreta resultat behöver vi och förväntar vi oss? Vad När När behöver vi resultatet? Avstämningspunkter? 9

29 WORKSHOP 2 Rita omvärldskartan Prioritera områdena Vem bevakar vilka områden? 10

30 OMVÄRLDSKARTAN Vilka faktorer i vår omvärld påverkar att vi framgångsrikt uppnår våra mål? Faktorer Verksamhetsmål Faktorer Faktorer P E T S Faktorer Faktorer P Politik E Ekonomi & marknad & tillväxt S Sociala förändringar & livsstil T Teknik & Vetenskap Faktorer 11

31 WORKSHOP 3 Identifiera källorna för varje område Prioritera källorna Bevakningsområde Bevakningsomåde 1 Bevakningsområde 2 Källor Prioritet Ansvarig Noteringar Källa 1 2 Avvakta med bevakning Källa 2 1 Lina Källa 1 1 Jonas Källa 2 1 Kajsa osv 12

32 UPPFATTNING AV OMVÄRLDEN Minnena Styr uppmärksamheten Gör oss mer benägna att uppfatta det som vi redan har erfarenhet av Gör det svårare för oss att tolka händelser som inte stämmer med våra förväntningar Närheten till handlingsmiljön Bestämmer vilka signaler vi uppfattar Bestämmer hur vi uppfattar och tolkar signaler Hamrefors: Den uppmärksamma organisationen 13

33 DEN KREATIVE SPANAREN Är nyfiken och ifrågasättande Använder okonventionella källor Ser vad som händer i andra branscher Utsätter sig för nya situationer Spanar efter sådant som bryter mot mönstret Lägger pussel 14

34 UTMANINGAR Känna att man har tid med systematisk omvärldsbevakning Hålla omvärldsbevakningen vid liv Få ihop informationsbitarna i analyser och verksamhetsplaner 15

35 FRAMGÅNGSFAKTORER Lagarbete Att arbetstid avsätts Rimlig ambitionsnivå Planering och prioritering Genomtänkta bevakningsområden Bra källor Beredskap för att ta hand om resultaten Integrering i årscykeln för verksamhetsplanering Synliggöra arbetet även utanför biblioteket Se till helheten från ax till limpa 16

36 LÄSTIPS Bohman, S. (2009) Omvärldsanalys i statliga myndigheter. Arbetsrapport 2009:12. Institutet för Framtidsstudier (tillgänglig på Internet) Choo, Chun Wei (2002). Information management for the intelligent organization : the art of scanning the environment. 3 ed. Information Today Genf, L. & Laurent, J. (2008) Omvärldsanalys i praktiken. Liber Hamrefors, S. (2002). Den uppmärksamma organisationen : från Business Intelligence till Intelligent Business. Studentlitteratur Hedin, H & Sandström, B. (2006) Företagets omvärldsradar. Studentlitteratur Lundqvist, T. (2010) Omvärldsanalys till vilken nytta? Forskningsrapport 2010/2. Institutet för Framtidsstudier (tillgänglig på Internet) Nelke, M. (2006) Bevaka din omvärld. Liber Nelke, M. (2010) Tid för framtid. Strategisk verksamhetsutveckling och planering. I.C. at Once (e-bok) Nelke, M. (2011) Strategic Business Development for Information centres and Libraries. Chandos Publishing Thoresson, A. (2011) Flöden, kvitter och statusuppdateringar en guide om omvärldsbevakning på nätet..se:s Internetguide 23 (tillgänglig på Internet) Även det vi vill bevara måste vi förändra : Omvärldsanalys för Biblioteken i Värmland Länsbiblioteket i Värmland. Bloggar: (Peter Alsbjer) (Ingela Wahlgren) 17

37 Strategisk omvärldsbevakning Hur går vi vidare på vårt bibliotek handlingsplan! Varför Vad är syftet med vår omvärldsbevakning och omvärldsanalys? Vilken nytta har vi av den? Hur Hur gör vi idag? Hur kan vi förbättra vårt arbetssätt? Vad Hur säkerställer vi att vi bevakar rätt områden? När När i årscykeln behövs resultat från omvärldsbevakning och omvärldsanalys? Vem Har vi anställda som kan jobba med omvärldsbevakning/analys? Behövs kompetensutveckling och vilken i så fall? Nästa steg Lista fem konkreta åtgärder att göra när vi kommer hem för att komma igång med eller förbättra vår omvärldsbevakning/analys! Skriv på blädderblock fem viktiga punkter från era diskussioner och dela med er av dessa i redovisningen. Max tre minuter per grupp.