FÖRBUNDSSTYRELSEMÖTE 11-4

Transkript

1 1 (8) FÖRBUNDSSTYRELSEMÖTE 11-4 Tid Plats Förbundet Unga Forskares kansli, Stockholm Närvarande vensson adhani David Ebbevi Karl Larsson Robert Piehl-Fridqvist Sanna Holm hang Leonard Voltaire (AS) (DM) (DE) (KL) (RPF) (SH) (YZ) (LV) Delges Förbundsstyrelsen Generalsekreterare Revisorer Medlemmar via ungaforskare.org 1 Mötets öppnande 1.a) Mötesfunktionärer [YZ] 1 min att 1 utse hang till mötesordförande. att 2 att 3 att 4 att 5 att 6 utse adhani till mötessekreterare. utse vensson till justerare. utse David Ebbevi till bilageansvarig. utse Robert Piehl-Fridqvist till tidshållare. adjungera Leonard Voltaire. 1.b) Dagordning [YZ] 1 min att 7 godkänna dagordningen. 1.c) Föregående möte [YZ] 1 min Protokollet från FS11-3, VU11-12, VU11-13, VU11-14 samt VU11-15 är justerade och kan läggas till handlingarna. att 8 lägga protokollen för VU11-12, VU11-13, VU11-14 samt VU11-15 till handlingarna

2 2 (8) Bilaga A1. Bilaga A2. Protokoll FS11-3 Protokoll VU11-12, VU11-13, VU11-14 och VU d) Beslutsuppföljning [YZ] 5 min BESLUT (Genomförda) - Upprätta måldokumenten i enlighet med mallen i bilaga 12 (FS 11-2) - Uppdra presidiet att se till att styrelsen genomför beslut enligt bilaga 16 (FS 11-2) - Uppdra VU att anta uppdragsbeskrivningen för kontaktpersonerna. (FS11-3) BESLUT (Ej genomförda) 2 Rapporter 2.a) Uppföljning av styrelsens måldokument [DE] 10 min Problem att nå mål nummer A5 är enat kring gemensamma värderingar och förhållningssätt innan årsskifte. Anmärkningsvärt men det accepteras. Målet kommer inte att ändras. att 9 lägga rapporten om styrelsens måluppföljning till handlingarna Bilaga A3. Rapport styrelsens måldokument 2.b) Styrelsens personliga rapporter [SLUTEN] [YZ] 10 min. På denna punkt återfinns rapporter från styrelsens ledamöter Frågeställningar Vad har hänt sen sist? Personliga reflektioner Framtiden 2.c) Rapport från näringslivschef [SLUTEN] [RPF] 10 min att 10 lägga rapport från näringslivschef till handlingarna Bilaga B1. Rapport näringslivschef 2.d) Rapport från distriktskontakt [SLUTEN] [SH] 10 min att 11 lägga rapport från distriktskontakt till handlingarna Bilaga B2. Rapport distriktskontakt 2.e) Rapport från Informationsansvarig [SLUTEN] [YZ] 10 min att 12 lägga rapport från informationsansvarig till handlingarna Bilaga B3. Rapport informationsansvarig 2.f) Rapport från projektledarkontakt [SLUTEN] [YZ] 10 min Rapporten föredrogs av hang.

3 2.g) Personalrapport [SLUTEN] [DM] 15 min Förbundet Unga Forskare har fyra anställda. Dessa är generalsekreterare (adhani), distrikts- och medlemsstödsutvecklare (Tove Ladberg), Förbundsadministratör (Sandra van Hunen) och TEND-projektledare Nils Gustafsson. Personalrapporten lämnas av generalsekreteraren och behandlar nedanstående frågeställningar. Frågeställningar Vad tycker personalen att vi ska förändra? Arbetsbörda och vad händer på kansliet? Vårt rykte som arbetsgivare, rekrytering, hur man blir behandlad, tas arbetstagarens intressen tillvara? Ger styrelsen personalen den insyn de behöver för sitt arbete? Ger personalen den input de har? Vilken input har de? Tycker personalen att det känns bra? Generalsekreterarens arbete 3 (8) att 13 lägga personalrapporterna till handlingarna Bilaga B4. Personalrapporter 2.h) Distriktsrapport [SLUTEN] [DM] 15 min Distriktsrapporten behandlar vad som händer på distriktsnivå. Rapporten skrivs av Tove Ladberg, men föredras av adhani. Den finns för att förbundsstyrelsen ska vara medveten om distriktens utveckling, samt ha möjlighet att förändra förutsättningarna då det behövs. Frågeställningar Vad finns det i distrikten som de själva inte har mandat att ta tag i men som behöver utvecklas? Vad ser kansliet eller GS för problem som förbundet kan förändra? Hur resonerar distrikten själva kring sin framtid och vilket stöd de vill ha av förbundet? att 14 Lägga distriktsrapporten till handlingarna Bilaga B5. Distriktsrapport 2.i) Verksamhetsrapport [SLUTEN] [DM] 30 min Verksamhetsmålrapporten finns för att ge styrelsen inblick i hur verksamheternas måluppfyllelse utvecklas och hur förutsättningarna ser ut för måluppfyllelse av måldokumenten. Detta är viktigt eftersom styrelsen ansvarar för måluppfyllelsen av verksamhetsplanen, även om mycket delegeras i form av måldokument. Rapporten skrivs av adhani. Frågeställningar Uppföljning av måldokument att 15 Lägga verksamhetsrapporten till handlingarna Bilaga B6. Verksamhetsrapport

4 2.j) Bevakningsdokument [SLUTEN] [DM] 15 min Bevakningsdokumentet ska följas upp till varje styrelsemöte i en rapport med aktuella siffror gällande perioden sedan senaste rapporten eller motsvarande. Alla siffror ska i så stor utsträckning som möjligt jämföras med föregående period/år. 4 (8) att 16 Lägga bevakningsdokument till handlingarna Bilaga B7. Bevakningsdokument 2.k) Lokalavdelningsrapport [YZ] 15 min Genom lokalavdelningsrapporten får styrelsen uppgifter om registrerade lokalavdelningar. Rapporten skrivs av Sandra van Hunen. att 17 Lägga Lokalavdelningsrapport FS11-4 till handlingarna Bilaga A4. Lokalavdelningsrapport 2.l) Ekonomirapport [YZ] 45 min Förbundsstyrelsen ansvarar för förbundets ekonomiska resurser, förvaltning och räkenskaper. Ekonomirapporterna finns för att förbundsstyrelsen ska få information och insikt i hur förbundets ekonomiska situation ser ut, och för att styrelsen ska kunna vidta åtgärder då det är nödvändigt. Rapporterna skrivs av Sandra van Hunen, förbundsadministratör. att 18 Lägga ekonomirapporterna till handlingarna Bilaga A5. Ekonomirapport 2.m) Rapport från ambassadörerna [YZ] 5 min Ambassadörerna för Unga forskare har inkommit med en rapport om sitt arbete. Styrelsen har läst rapporten och kommer diskutera och ta till sig slutsatserna kommande arbetshelg. att 19 Lägga rapporten från ambassadörerna till handlingarna Bilaga A6. Rapport från ambassadörerna 2.n) Rapport från besökare på Almedalen [RPF] 5 min Robert, David A och Theresia S-H besökte Almedalen detta år och kommer skriva ett mail angående deras erfarenheter. att 20 Robert och David Andersson skall inkomma med skrivelse om Almedagsveckan.

5 5 (8) 3 Utredningar 3.a) Ny policy [AS] 15 min Arbetet syftar till att ta fram en ny policy som kan vara mer användbar för alla delar av organisationen. Arbetet är inte klart, ny deadline är satt till 26 september. att 21 att 22 Förlänga utredningstiden till FS11-5. Lägga statusrapporten från Policyutredningen till handlingarna. Bilaga A7. Statusrapport Policyutredningen 3.b) PR-Utredningen [RPF] 15 min Utredningen ska svara på frågan hur Unga Forskare varumärke och profilering ser ut och hur det bör se ut och i ett senare skede även svara på frågan om hur åsiktsprofilen omsätts till argument samt hur påverkansarbete bör gå till i praktiken. En rapport om hur det går har inkommit. Utredningen löper till FS11-5 att 23 att 24 Låta PR gruppen ta över ansvaret att bereda underlaget för PR utredningens frågor. Pr gruppen ska på styrelsens arbetshelg lägga fram förslag på PR gruppens struktur. 3.c) Diskrimineringspolicy [SH] 15 min Utredningen ska ta fram en diskrimineringspolicy i enlighet med förbundets behov samt komma fram med en plan för hur denna ska förankras i organisationen. att 25 Förlänga utredningstiden till FS11-5. Bilaga A8. Statusrapport Diskrimineringspolicy 3.d) Aktiebolagsutredningen [YZ] 15 min Utredningen kom till för att undersöka uppstartande av aktiebolag som ett sätt att minska eventuella negativa effekter av förändrad momslagstiftning. Revisorerna har uttryckt starka åsikter gällande utredningens innehåll, vilket gör att arbetet inte kan fortsätta förens ett förtydligande har inkommit. Slutsatsen att det inte är aktuellt att starta ett aktiebolag får medhåll från revisorerna. att 26 att 27 Frysa utredningsarbetet tills ett förtydligande från revisorerna inkommit. Lägga statusrapporten från aktiebolagsutredningen till handlingarna. Bilaga A9. Statusrapport Aktiebolagsutredningen 3.e) Komplexa system [KL] 15 min Utredningen ämnar kartlägga inbördes relationer mellan förbundets delar och hur dessa påverkar varandra.

6 6 (8) att 28 Påbörja utredningen med Karl Larsson som sammankallande. 3.f) Omvärldsanalys [AS] 15 min Förbundet behöver se över hur en effektiv omvärldsbevakning ska ske. att 29 Påbörja utredningen med vensson som sammankallande. 4 Beslutsärenden 4.a) Firmateckningsrätt [YZ] 5 min Då förbundet har bytt generalsekreterare behövs det justeringar av firmateckningsrätter och attesträtter. att 30 att 31 att 32 att 33 Återkalla alla tidigare utfärdade rätter till firmatecknare. adhani ( ), David Ebbevi ( ), Andreas Svensson ( ) samt Sanna Holm ( ) två i förening har rätt att teckna firma för Förbundet Unga Forskare ( ). adhani ( ), David Ebbevi ( ), Andreas Svensson ( ) samt Sanna Holm ( ) två i förening har rätt att teckna firma för Stiftelsen Gundel Cornelias Stipendiefond för Unga Forskare ( ). adhani ( ), vensson ( ) och Sandra van Hunen ( ) två i förening har rätt att göra utbetalningar från, samt administrera samtliga av Förbundet Unga Forskares ( ) konton i Swedbank. att 34 vensson ( ) och adhani ( ) har rätt att göra utbetalningar från samtliga av Förbundet Unga Forskares ( ) konton i SEB. att 35 adhani ( ), vensson ( ) och Sandra van Hunen ( ) två I förening har rätt att göra utbetalningar från samt administrera samtliga av Stiftelsen Gundel Cornelias Stipendiefond för Unga Forskares ( ) konton i Swedbank. 4.b) Val av attestinnehavare [YZ] 5 min att 36 återkalla alla tidigare utdelade attesträtter. att 37 att 38 tilldela fullständiga attesträtter till adhani ( ), och Robert Piehl-Fridqvist ( ). anse att-sats 30 till 37 direkt justerade. 4.c) Ansvariga för rambudget 2012 [AS] 5 min Ansvariga personer för arbetet med nästa års rambudget behöver väljas att 39 Välja, och Karl L till ansvariga för 2012 års rambudget

7 4.d) Avsättande av distriktsstyrelse för Nedre Norrland och Övre Norrland [YZ] 15 min I distriktet för övre Norrland har personer visat intresse för att starta upp distriktet igen. Då det inte har gått att nå något ansvarig styrelse för övre Norrland kommer denna avsättas för att det ska gå att välja en ny styrelse. I distriktet för nedre Norrland finns för närvarande inga medlemmar eller styrelse. En före detta styrelsemedlem i distriktet får dock material om distriktet och vill att detta upphör. Med stöd av stadgarna så avsätter förbundsstyrelsen dom inaktiva styrelserna för att i Övre Norrland låta föreningarna tillsätta en ny och i nedre Norrland tillsätta en provisorisk styrelse för att reda ut formalia. 7 (8) att 40 att 41 att 42 att 43 Avsätta distriktsstyrelsen för Unga forskare Nedre Norrland Avsätta distriktsstyrelsen för Unga forskare Övre Norrland Distriktsstämma för Unga forskare Övre Norrland hålls den 20 september kl på Fabriksg. 8b kv, i Umeå. Distriktstämma för Unga forskare Nedre Norrland hålls 9 oktober under Unga forskares utbildningshelg i Katrineholm. 5 Övriga frågor 6 Mötets avslutande 6.a) Mötesutvärdering [YZ] 15 min Förbundsstyrelsens möten avslutas med en utvärdering av helgen och mötet. 6.b) Kommande möten [YZ] 1 min att 44 nästa möte, FS11-5, hålls den 13 november 2011 på kansliet i Stockholm med Diana Diez som ordförande. 6.c) Mötets avslutande [YZ] 1 min att 45 Mötet avslutas. Öppna bilagor Bilaga A1. Protokoll från FS 11-3 Bilaga A2. Protokoll VU11-12, VU11-13, VU11-14 och VU11-15 Bilaga A3. Rapport styrelsens måldokument Bilaga A4. Lokalavdelningsrapport Bilaga A5. Ekonomirapport Bilaga A6. Rapport från ambassadörerna Bilaga A7. Statusrapport Policyutredningen Bilaga A8. Statusrapport Diskrimineringspolicy Bilaga A9. Statusrapport Aktiebolagsutredningen Slutna bilagor Bilaga B1. Bilaga B2. Bilaga B3. Bilaga B4. Rapport näringslivschef Rapport distriktskontakt Rapport Informationsansvarig Personalrapport

8 8 (8) Bilaga B5. Bilaga B6. Bilaga B7. Distriktsrapport Verksamhetsrapport Bevakningsdokument Justering hang adhani vensson Mötesordförande