SIMRISHAMNS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida Kommunrevisionen , kl , Lilla salen, Kommunhuset i Simrishamn

Transkript

1 (6) Plats och tid , kl , Lilla salen, Kommunhuset i Simrishamn Deltagare Birgitta Larsson, ordförande Froste Persson, vice ordförande Alf-Göran Andersson Ann-Mari Louison Birger Johansson Övriga deltagare Ida Brorsson, Ernst & Young, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Ann-Mari Louison Kommunhuset Underskrifter Sekreterare Paragrafer Ida Brorsson Ordförande Birgitta Larsson Justerande Ann-Mari Louison ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Receptionen Ida Brorsson Datum för anslags nedtagande

2 Mötets öppnande Ordförande Birgitta Larsson hälsar alla välkomna och förklarar därmed mötet för öppnat. Ingegerd Clementson är ej närvarande. 71 Val av justerare Ann-Mari Louison föreslås som justeringsperson. att: Ann-Mari Louison utses att justera protokollet. 72 Godkännande av dagordning Ordförande presenterar dagordningen. Alf-Göran Andersson anmäler inbjudan till erfarenhetsutbyte med Båstads kommuns revisorer till övriga frågor. Froste Persson anmäler kommunens deltagande i nätverket KIMO samt samhällsbyggnadsnämndens efterlevnad av kommunens fordonspolicy till övriga frågor. Ann-Mari Louison anmäler till övriga frågor samhällsbyggnadsnämndes svar på granskningen av Landsbygdens vatten samt svar på revisorernas fråga avseende hamnkiosken.

3 att: godkänna dagordningen med tillägg av ovanstående punkter. 73 Inkomna handlingar Revisionsberättelse från SÖSK avseende budgetåret att: lägga revisionsberättelsen till handlingarna. 74 Kurser och konferenser Meddelande om KEFU:s kurser i vår kring vårdval, skola och grundläggande ekonomi. Birgitta Larsson meddelar att hon önskar gå kursen kring grundläggande ekonom. Meddelande om Tylösandsveckan, erfarenhetsutbyte för revisorer. Ida Brorsson föredrar om Ernst & Youngs utbildningsdag den 23 maj att: godkänna att Birgitta Larsson anmäler sig till KEFU:s utbildning, att: det åvilar respektive revisor att själv anmäla sig till en KEFU utbildning om intresse finns.

4 Revisorernas egen budgetuppföljning Ida Brorsson presenterar ekonomisk uppföljning per 8 april. Revisorerna diskuterar underlaget och önskar få förtydligat budgeterade och redovisade kostnader avseende ansvar Traktamenten skattefria samt ansvar Reseersättning skattepliktig. Vidare framförs att Reducering av PO äldre, ansvar 56112, ej sker automatiskt. Birgitta Larsson informerar kring processen kring införande av läsplattor. För närvarande diskuteras om kommunen ska köpa in läsplattorna eller om de förtroendevalda politikerna skall få ett bidrag för att själv ombesörja inköpet av en läsplatta. För närvarande pågår diskussioner med leverantören och kring införandet av e-tjänsten politikerportalen som ska möjliggöra till informationsöverföringen. Det förs även diskussioner om att KSAU först skall testa användarvänligheten av läsplattorna. Övriga nämnder förväntas använda läsplattorna tidigast under hösten att: lägga informationen till handlingarna, att: be Birgitta Larsson att stämma av revisorernas frågor kring den ekonomiska uppföljningen med ekonomiavdelningen. 76 Möte med kulturchef Gunilla Janlert Gunilla Janlert, kulturchef, lämnar en redogörelse kring kommunens arbete med kultur- och fritidsfrågor. Av mötet framkommer att Gunilla ser positivt på det arbete som görs inom kultur- och fritidsförvaltningen. Dock anges att det finns utvecklingsarbete vad gäller att säkerställa att det finns en god samverkan mellan kultur- och skolförvaltningen. I detta avseende sätter Gunilla stort fokus på skolbibliotekens betydelse och dess vikt för att inspirera barn och elever till läslust och ge stöd till de barn och elever som har läs- och skrivsvårigheter. Vad gäller fritidsfrågorna anges att mycket av fritidsverksamheten är

5 utlagd på entreprenad, där nämnden under 2013 måste ta ett beslut om nuvarande avtal ska förlängas. I det fortsatta utvecklingsarbetet nämns att kultur- och fritidsfrågorna tydligare behöver sammanlänkas med turism- och näringslivsfrågorna, där det krävs en strategi kring hur arbetet ska utvecklas och effektiviseras i kommunen. Vidare anges av kulturchefen att det krävs en ökad samverkan mellan förvaltningarna och kranskommunerna för att utöka bibliotekssystemen och för att kunna ge medborgarna en god service och ett utvecklat kultur- och fritidsutbud. 77 Planering av bevakningsgruppernas arbete med redovisning av bevakningsgruppernas riskbedömningar samt uppskattad tidsåtgång En redogörelse och diskussion kring revisorernas planering av bevakningsgruppernas arbete 2013 föreligger. Birgitta Larsson och Froste Persson redogör för de möten samt uppskattad tidsåtgång som förväntas genomföras i bevakningsgruppen avseende SN. Froste Persson redogör för de möten samt uppskattad tidsåtgång som förväntas genomföras i bevakningsgruppen avseende KoF. Övriga bevakningsgrupper redogör för de förslag som föreligger. Bevakningsgrupperna avseende BUN och SBN och MN kommer att träffas den 18 april för att vidare diskutera och fastslå de möten som kommer att genomföras under året. att: en redogörelse för samtliga bevakningsgrupper inklusive redovisning av riskbedömningar samt uppskattad tidsåtgång ska presenteras vid nästa möte.

6 Revisionens budgetäskande En diskussion kring revisorernas budgetäskande för 2014 föreligger. Revisorerna diskuterar bland annat att öka sin närvaro i samband med djupgranskningar och nämndssammanträden, att utöka bevakningsarbetet, att följa upp tidigare års granskningar samt göra en översyn av kommunens nya målstyrningsmodell. att: fortsätta diskussionen vid nästa möte. 79 Övriga frågor Alf-Göran Andersson föredrar kring det planerade erfarenhetsutbytet mellan revisorerna och Båstads kommuns revisorer. Mötet är planerat till den 15 maj och kommer att hållas i Båstad. Diskussioner kommer att föras kring revisorernas erfarenheter kring kommunernas förändrade politiska organisation. Angående granskningen av Landsbygdens vatten meddelar Ann-Mari Louison att samhällsbyggnadsnämndens svar på granskningen ej har inkommit inom angiven tid. Ann-Mari Louison meddelar att samhällsbyggnadsnämnden har avgivit ett otillfredsställande svar på revisorernas fråga avseende hamnkiosken. Froste Persson redogör för att underlag avseende beslut att ingå i nätverket KIMO saknas. Froste Persson kommer att skriva en förfrågan till kommunstyrelsen för att få frågan förtydligad. Froste Persson redogör för ärendet kring samhällsbyggnadsnämndens/samhällsbyggnadsförvaltningens efterlevnad av kommunens fordonspolicy. Enligt skrivelse till kommunstyrelsen, önskar revisorerna få svar från Kommunstyrelsen/Personalavdelningen, vilka, som i sina anställningsavtal har inskrivet om beredskapstjänstgöring och hur tjänstefordon då får användas samt omfattningen av beredskapstjänstgöringen och inställelsetid vid beredskap. Denna skrivelse har skickats till revisorerna för kännedom.

7 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet och tackar övriga revisorer.