Samkommunstyrelsen Protokoll

Transkript

1 Samkommunstyrelsen Protokoll 1/2011

2 Sammanträdesnummer Sammanträdestid Sammanträdesplats 1/2011 Onsdag kl Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" Beslutande - Henrik Sandberg, ordförande Nils Backlund, viceordförande Lisbeth Staffans Marlén Timonen Mårten Forsander Seppo Filppula Johanna Överfors Jaana Vainionpää-Tahvanainen Veikko Kuusela, ersättare Mikael Snellman Övriga närvarande Bjarne Häggblom, fmge:s ordförande Ulf Sourander, fmge:s I viceordf. Rainer Smedman, fmge:s II viceordf. Alf Häggblom, fmge:s III viceordf. Rabbe Ede, direktör Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Ma Gripenberg, rektor Paragrafer 1-15 Underskrifter Justering Henrik Sandberg Ordförande Tiina Sjölund Protokollförare Protokollet framlagt till påseende, ort och tid Intygar, underskrift tjänsteställning Utdragets riktighet bestyrker ort, tid och tjänsteställning Lisbeth Staffans Protokolljusterare Samkommunens kansli Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör Mikael Snellman Protokolljusterare

3 Samkommunstyrelsen 1/2011 Sammanträdestid Sammanträdesplats Onsdag kl Optima, Trädgårdsgatan, "Kallan" ÄRENDEN: Sida i protokollet 1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 1 2 Föredragningslista 1 3 Protokolljusterare 1 4 Samkommunens sammanträden Fullmäktigebeslut Optimas representant i Ammatillisen koulutuksen Areena 5 7 Antalet studerande Val av planeringskommitté för tillbyggnad av nuvarande VVS-hallen 7 9 Befattningsbeskrivning för samkommunens direktör 8 10 Upphandling av mjölkningsrobot 9 11 Upphandling av resetjänster Anmälningsärenden Tjänstemannabeslut och protokoll Betaltidskort Reseförordnande för direktörens tjänsteresor 14

4 1 1 Sammanträdets laglighet och beslutförhet Sammanträdet konstaterades vara lagligen sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande beslutfört Föredragningslista Föredragningslistan godkändes samt två etra ärenden: 14 Betaltidskort 15 Reseförordnande för direktörens tjänsteresor Protokolljusterare Till protokolljusterare valdes Lisbeth Staffans och Mikael Snellman

5 2 4 Samkommunens sammanträden 2011 Förvaltningsdirektören: Förvaltningsstadgan för Optima samkommun: 18 Tid och plats för sammanträde Organen sammanträder på tider och platser som de själva bestämmer. Ett sammanträde hålls också om ordföranden anser det nödvändigt eller om majoriteten av ledamöterna gör en framställning om detta till ordföranden. 19 Sammankallande Ordföranden sammankallar till sammanträde, eller om han är förhindrad, viceordföranden. I sammanträdeskallelsen, som skrivs på svenska om inte organet bestämmer annorlunda, skall anges tiden och platsen för sammanträdet samt de ärenden som skall behandlas. Föredragningslistan sänds om möjligt i samband med kallelsen. Kallelsen sänds minst tre dagar före sammanträdet till ledamöterna och till de övriga som har rätt eller skyldighet att närvara, på det sätt som organet bestämmer. 21 Inkallande av ersättare En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde skall kalla in sin ersättare. När en ledamot är jävig eller förhindrad att delta i behandlingen av något ärende kan han kalla in sin ersättare att delta i behandlingen av ärendet. Också ordföranden eller föredraganden kan förmedla kallelsen till ersättaren. 29 Upprättande, justering och framläggande av protokoll Protokollsspråket är svenska om inte organet bestämmer annorlunda. Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet besluter. Protokollet hålls offentligt framlagt under den tid och på den plats som organet bestämmer efter att framläggandet tillkännagetts minst en dag tidigare. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi

6 3 Beslutsförslag: Skst 4, Samkommunstyrelsen besluter att samkommunstyrelsens sammanträden hålls enligt behov, och att tidpunkten för mötena meddelas på samkommunens officiella anslagstavla, Trädgårdsgatan 30 i Jakobstad, och på samkommunens hem optimaedu.fi senast dagen innan sammanträdet hålls att sammanträdeskallelsen sänds per e-post till medlemmarna och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroskyldighet att föredragningslistan och dess bilagor sänds per e-post till medlemmarna (ordinarie samt ersättarna) och till de övriga som har närvarorätt eller närvaroskyldighet, samt till strategiska ledningsgruppen för kännedom att protokollet justeras senast två veckor efter sammanträdet att protokollet framläggs till påseende i samkommunens kansli, Trädgårdsgatan 30 i Jakobstad, på den andra dagen efter justeringen. Tidpunkten för påseendet meddelas i förväg på samkommunens officiella anslagstavla och på samkommunens hem optimaedu.fi. att föredragningslistor och protokoll publiceras på samkommunens hem Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

7 4 5 Fullmäktigebeslut Förvaltningsdirektören: Vid samkommunens fullmäktigemöte den behandlades följande ärende som vunnit laga kraft: Budget 2011 och ekonomiplan Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Beslutsförslag: Skst 5, Samkommunstyrelsen antecknar ärendet för kännedom. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

8 5 Dnr [44/2011] 6 Optimas representant i Ammatillisen koulutuksen Areena Hänv.: bilaga 1 Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 6, Kommunförbundet har bett Optima utse en representant till forumet Ammatillisen koulutuksen Areena för perioden Namn på representanten skulle meddelas till Kommunförbundet senast Direktör Rabbe Ede har deltagit i forumet under den tidigare perioden Jag har ansett att det är ändamålsenligt att han deltar, och jag har därför meddelat att han kommer att representera Optima även under den nya perioden. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen godkänner att direktör Rabbe Ede representerar Optima i Ammatillisen koulutuksen Areena under perioden Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

9 6 Dnr [45/2011] 7 Antalet studerande Hänv.: bilaga 2 Studerande vid Optima Samkommunens direktör: Vid den officiella räkningen den 20 januari 2011 var Optimas studerandeantal följande: 1. Grundläggande yrkesutbildning på 2:a stadiet: 1179 studerande varav 123 studerande inom yrkesinriktad specialundervisning Antalet studerande inom grundläggande yrkesutbildning på andra stadiet den 20 september 2010 var Vår gällande utbildningskvot är 1205, av denna kvot får högst 140 studerande finnas inom yrkesinriktad specialundervisning. 2. Läroavtal: Grundläggande yrkesutbildning Yrkesinriktad tilläggsutbildning Läroavtalsstuderande sammanlagt 134 studerande 196 studerande 330 studerande Studerande på 2:a stadiet + läroavtalsstuderande: 1509 studerande Fördelningar per block samt hemkommuner framgår ur bilagan. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Beslutsförslag: Skst 7, Samkommunstyrelsen antecknar studerandesituationen per för kännedom. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

10 7 Dnr [46/2011] 8 Val av planeringskommitté för tillbyggnad av nuvarande VVShallen Samkommunens direktör: Beslutsförslag: Skst 8, I årets budget finns ett investeringsanslag för planering och påbörjande av byggande av en tillbyggnad av den nuvarande VVS-hallen. För projektet skall utses en planeringskommitté. Jag föreslår Karl-Johan Bodbacka, Nils-Erik Mattjus, Ma Gripenberg, Tom Grön och undertecknad. Styrelsen utser två egna representanter. Kommittén har rätt att kalla in arbetarskyddschefen och övriga sakkunniga vid behov. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Styrelsen utser en planeringskommitté för tillbyggnad av den nuvarande VVS-hallen. Samkommunstyrelsen utsåg följande personer till planeringskommitté för tillbyggnaden av den nuvarande VVS-hallen: Karl-Johan Bodbacka Nils-Erik Mattjus Ma Gripenberg Tom Grön Rabbe Ede Henrik Sandberg Lisbeth Staffans Kommittén har rätt att vid behov kalla andra sakkunniga.

11 8 Dnr [48/2011] 9 Befattningsbeskrivning för samkommunens direktör Hänv.: bilaga 3 Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Enligt Optimas förvaltningsstadga godkänner samkommunstyrelsen befattningsbeskrivning för direktören. Den beskrivning som gjordes i samband med omorganiseringen har omformats för att bli i enlighet med de övriga beskrivningar som gjorts och görs inom ledningssystemet. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Skst 9, Samkommunstyrelsen godkänner den uppdaterade befattningsbeskrivningen för samkommunens direktör. Rabbe Ede var utstigen för jäv under behandlingen av ärendet. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

12 9 Dnr [47/2011] 10 Upphandling av mjölkningsrobot Icke offentligt ärende tills köpavtal undertecknats.

13 10 Dnr [49/2011] 11 Upphandling av resetjänster Icke offentligt ärende tills köpavtal undertecknats.

14 11 12 Anmälningsärenden: Samkommunens direktör: Lägesrapport gällande inre omändringarna vid Lannäslund 1 Information från Räddningsinstitutet gällande brandmannautbildningen ESF-finansiering för projekt OptiMa har beviljats Förvaltningsdirektören: Information om bokslutsarbetet Användning av betalkort; Nordea och First Card Arbetarskyddsinspektioner Rektor: LiA-samarbete inleds med lantbruksskola i Bressuire, Frankrike Skst 12, Samkommunstyrelsen antecknade ärendet för kännedom.

15 12 13 Tjänstemannabeslut och protokoll Beslutsförslag: Skst 13, Följande tjänstemannabeslut och protokoll har inlämnats till samkommunens kansli: Samkommundirektörens tjänstemannabeslut nr 92-94/2010, 1-3/2011 Förvaltningsdirektörens tjänstemannabeslut nr 66-75/2010, 1-3/2011 Rektors tjänstemannabeslut nr /2010, 1-29/2011 Rektor för yrkesinr. spec.underv. tjänstemannabeslut nr /2010 Rektor för yrkesinr. spec.underv. tjänstemannabeslut nr 1-9/2011 Chefen för vuenutbildningen tjänstemannabeslut nr 1/2011 Chefen för studietorget tjänstemannabeslut nr 42-44/2010, 1-2/2011 Projektchefens tjänstemannabeslut nr 1-8/2011 Utbildningsledare ALF:s tjänstemannabeslut nr 12-13/2010, 1-19/2011 Utbildningsledare NEM:s tjänstemannabeslut nr 29-31/2010, 1-17/2011 Utbildningsledare KJB:s tjänstemannabeslut nr 1-2/2011 Samkommunstyrelsen kan, (KomL, 51, förv.stadga 30, 31) uppta till behandling ärenden som delegerats till samkommunens direktör och enhetscheferna. Samkommunstyrelsen konstaterar, att besluten inte ger anledning att med stöd av KomL uppta ärenden till behandling i samkommunstyrelsen. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

16 13 14 Betaltidskort Förvaltningsdirektören: Dnr [60/2000] Fyra av Optimas tjänsteinnehavare har av samkommunstyrelsen tidigare beviljats rätt till innehav av tjänstekreditkort (Rabbe Ede, Tiina Sjölund, Ma Gripenberg, Siten Snellman). Eftersom allt fler resor bokas och betalas via nätet, och olika småinköp som ev. litteratur anskaffas t.e. via nätinköp från Sverige, borde ett par personer inom förvaltningen har ett eget inköpskort för ändamålet. I dagens läge har beställningarna gjorts i huvudsak via mitt kort. Efter att ha granskat olika tänkbara alternativ föreslår jag att de nuvarande fyra kreditkorten byts till Nordeas s.k. betaltidskort First Card, Corporate Card (Mastercard), och för diverse inköp via nätet beställs varsitt First Card Inköpskort åt Harriet Granbacka och Kerstin Grahn. Användningen av First Card möjliggör bl.a. personliga säkerhetsgränser och smidig online uppföljning av vars och ens transaktioner via kortinnehavarens nättjänster. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Beslutsförslag: Skst 14, Samkommunstyrelsen besluter att de nuvarande fyra kreditkorten (användare Rabbe Ede, Tiina Sjölund, Ma Gripenberg och Siten Snellman) byts till Nordeas s.k. betaltidskort First Card, Corporate Card (Mastercard), och för diverse inköp via nätet beställs varsitt First Card Inköpskort åt Harriet Granbacka och Kerstin Grahn. Samkommunstyrelsen godkände förslaget.

17 14 Dnr [59/2000] 15 Reseförordnande för direktörens tjänsteresor Samkommunens direktör: Beslutsförslag: Skst 15, Enligt förvaltningsstadgan för Optima samkommun är ett av ansvarsområdena för samkommunens direktör att representera samkommunen och föra samkommunens talan, ansvara för kontakterna utanför organisationen, sköta om intressebevakningen till myndigheterna samt representera samkommunen i regionala, nationella och internationella utvecklingsfrågor. Ansvaret innebär en hel del resor, främst inom landet. I förvaltningsstadgan anges för all övrig personal utom för direktören vem som ger reseförordnande för inrikes respektive utrikesresor. Gällande utrikesresor har jag per e-post kontaktat styrelsens ordförande med anhållan om ett reseförordnande, ett system som fungerat bra. Inrikesresor har jag gjort utan skilt förordnande. Beredning: direktör Rabbe Ede, e-post: rabbe.ede@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen ger direktören ett generellt reseförordnande att företa tjänsteresor inom landet godkänner att reseförordnande för utrikesresor ges av styrelsens ordförande Samkommunstyrelsen godkände förslaget med tillägget att direktören regelbundet ger styrelsen en skriftlig förteckning om gjorda resor för kännedom.

18 15 BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer 1-3, 5, 7, Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt mom. kommunallagen kan framställas över beslutet: Paragrafer 4, 6, 8-9,14-15 Enligt 3 1 mom. FörvBesvL/annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut. Paragrafer och grunden för besvärsförbudet. ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelseyrkande. rättelseyrkande kan framställas samt tid Myndighet hos vilken rättelse yrkas, myndighetens adress och postadress: för yrkande av rättelse Samkommunstyrelsen Trädgårdsgatan JAKOBSTAD Paragrafer 4, 6, 8-9,14-15 Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det. Fogas till protokollet

19 16 BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem. Besvärsmyndighet, adress och postadress länsrätt Kommunalbesvär, paragrafer Förvaltningsbesvär, paragrafer Annan besvärsmyndighet, adress och postadress Paragrafer Besvärstid 30 dagar Besvärstid dagar Besvärstid dagar Besvärsskrift Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet I besvärsskriften skall uppges - ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som författat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges. Inlämnande av besvärs handlingarna Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas. Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång. Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut. Besvärshandlingarna kan även lämnas till: Paragrafer namn, adress och postadress Besvärshandlingarna skall lämnas till 1) : namn, adress och postadress Paragrafer Tilläggsuppgifter Detaljerad anvisning för rättelseyrkande/besvärsanvisning fogas till protokollsutdraget. 1) Om de skall lämnas till någon annan än besvärsmyndigheten