FÖREDRAGNINGSLISTA Torsdagen den kl

Transkript

1 Sida 1 FÖREDRAGNINGSLISTA Torsdagen den kl Sammankallande och beslutsförhet Val av protokolljusterare, tidpunkt för justering och godkännande/komplettering av föredragningslistan s möten 2016 och justering av protokoll Tjänstemannabeslut, förbundsdirektören Granskning av laglighet och verkställande av förbundsfullmäktiges beslut Revision-PM till förbundsstyrelsen Förbundsdirektörens sommarsemester Kansliets bemanning i juli Övriga frågor Nästa möte Mötets avslutande Jomala den Gyrid Högman s ordförande Genom Jim Eriksson förbundsdirektör

2 Sida 2 Sammanträdestid Torsdagen den 21 april 2016 kl Sammanträdesplats Beslutande Övriga närvarande Oasen boende- och vårdcenter, konferensrummet Ledamöter: Gyrid Högman, ordförande Per Lycke, viceordförande Roger Eriksson Susanne Nordberg Hanna Segerström Ulla-Britt Dahl Tomas Blomberg Suppleanter: Harry Jansson Rolf Karlsson Hedvig Stenros Björn Rönnlöf Peggy Eriksson Emilia Karlsson Magnus Jansson Förbundsfullmäktiges ordförande Eva Dahlén Överskötare Lena Karlsson Ekonom Marywonne Mäkilä Förbundsdirektör Jim Eriksson Paragrafer Underskrifter Gyrid Högman Ordförande Jim Eriksson Föredragande/sekreterare Protokollet justerat Jomala Per Lycke, protokolljusterare Protokollet framlagt till påseende Intygar Förbundsdirektörens kansli, Jomala den Jim Eriksson

3 Sida 3 43 SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET Lagligen sammankallat, 14 förvaltningsstadgan. Beslutförhet: styrelsen är beslutför då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Förslag: Sammanträdet konstateras vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Sammanträdet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört VAL AV JUSTERARE, TIDPUNKT FÖR JUSTERING OCH GODKÄNNANDE/KOMPLETTERING AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Till protokolljusterare valdes Per Lycke. Protokolljustering äger rum måndag 25.4 kl 10. Ärendelistan godkändes utan kompletteringar

4 Sida 4 45 FÖRBUNDSSTYRELSENS MÖTEN 2016 OCH JUSTERING AV fastställer årligen vid sitt första sammanträde tid och plats för sina ordinarie sammanträden samt hur justering ska ske. (förvaltningsstadgan 61) har under de senaste åren fastställt tidpunkten för sina möten för ett möte åt gången. Protokollet har justerats av en ledamot. Enligt förvaltningsstadgan 13 kan styrelsemöte hållas också om ordföranden anser det vara nödvändigt eller om en majoritet av ledamöterna gör framställning om detta till ordföranden Förbundsdirektörens förslag: Den nya förbundsstyrelsen beslutar att mötesdatum fastställs för ett möte åt gången, och att tidpunkten för nästa möte fastställs på det föregående mötet. Utöver detta gäller vad som i förvaltningsstadgan sägs om ordförandes och ledamöters rätt att initiera möte. Till protokolljusterare utses för varje möte en av styrelsens ledamöter. -Mötesdatum fastställs för ett möte åt gången och tidpunkten för nästa möte fastställs på det föregående mötet -Mötesdag ska normalt vara torsdagar klockan Till protokolljusterare utses för varje möte en av styrelsens ledamöter. -Utöver ovanstående gäller vad som i förvaltningsstadgan sägs om ordförandes och ledamöters rätt att initiera möte

5 Sida 5 46 TJÄNSTEMANNABESLUT Bifogas lista på tjänstemannabeslut. Beslut ligger framme för påseende i styrelserummet i samband med mötet. Förbundsdirektörens förslag: tecknar informationen till sin kännedom. tecknar informationen till sin kännedom

6 Sida 6 47 GRANSKNING AV LAGLIGHET OCH VERKSTÄLLANDE AV FÖRBUNDSFULLMÄKTIGES BESLUT Enligt kommunallagen 48 ska förbundsstyrelsen övervaka att förbundsfullmäktiges beslut är lagliga och kan verkställas, med undantag för ärenden som rör förbundsfullmäktiges inre organisation samt val av styrelse och revisorer. Förbundsfullmäktige hade möte 1 april Bilaga: Sammanställning av förbundsfullmäktiges beslut Förbundsdirektörens förslag: konstaterar att förbundsfullmäktiges beslut är lagenliga och att de beslut som är av verkställandekaraktär kan verkställas. konstaterar att förbundsfullmäktiges beslut är lagenliga och att de beslut som är av verkställandekaraktär kan verkställas

7 Sida 7 48 REVISIONS-PM TILL FÖRBUNDSSTYRELSEN Revisorerna tillställer i samband med revisionen förbundsstyrelsen ett PM som innehåller de iakttagelser som de önskar att förbundsstyrelsen och förvaltningen tar i beaktande. Bland de noteringar som revisorerna gör kan speciellt noteras debiteringen och bokföringen av kommunalförbundets investeringar. Man anser att vissa justeringar och förtydliganden bör ske på detta område, och att budgeten för 2016 ska ändras i enlighet med det förfaringssätt som förbundet väljer. Kommentarer till revisions-pm: Punkt 1: ekonomen förklarar närmare vad revisorerna avser Punkt 2: investeringskostnaderna har under alla år debiterats ägarkommunerna i förhållande till deras ägoandel i DGH, och investeringarna har bokförts som egendom i förbundets balansräkning. Enligt revisorerna borde investeringskostnader som debiteras av medlemskommuner enligt ägoandel inte bokas som egendom i förbundets balansräkning, utan i ägarkommunernas. Följden av att fortsätta debitera ägarkommunerna på detta sätt vore alltså att ägarkommunerna borde uppta en del av förbundets investeringar i sina balansräkningar, medan motsvarande poster skulle försvinna från förbundets balansräkning. Även två övriga alternativ för finansiering av investeringar ges (lån alt. egna medel) Vilket alternativ som än väljs för finansiering av investeringarna måste förbundet, enligt revisorerna, göra en ändring i årets budget. Punkt 3: - Punkt 4: Avtal om säkerhetskopiering finns. Punkt 5: - Punkt 6: antog på sitt senaste möte nya direktiv för hantering av klientmedel. Bilaga: Revisorernas PM till förbundsstyrelsen

8 Sida 8 Förbundsdirektörens förslag: tecknar revisorernas PM till sin kännedom. Förvaltningen inleder beredning av ett ärende gällande finansieringen av investeringarna, med syftet att förbundsfullmäktige under året ska kunna göra en budgetändring med hänvisning till punkt 2 i revisorernas PM. tecknar revisorernas PM till sin kännedom. Förvaltningen inleder beredning av ett ärende gällande finansieringen av investeringarna, med syftet att förbundsfullmäktige under året ska kunna göra en budgetändring med hänvisning till punkt 2 i revisorernas PM

9 Sida 9 49 FÖRBUNDSDIREKTÖREN: ANSÖKAN OM SOMMARSEMESTER OCH OMVANDLING AV SEMESTERPENNING TILL SEMESTERDAGAR Jäv: Förbundsdirektören är jävig och deltar ej i behandlingen av ärendet. Förbundsdirektören ansöker om sommarsemester (20 dagar, sparar 8) Förbundsdirektören ansöker omvandling av 1/3 av semesterpenningen till semesterdagar, vilket motsvarar 4 semesterdagar. Kansliets bemanning i juli: Om förbundsdirektören beviljas semester enligt ovanstående innebär det att kansliet är stängt vecka 29 ( ). Se 50. Förslag: Förbundsdirektören beviljas semester enligt sin ansökan. Förbundsdirektören beviljas semester Förbundsdirektören beviljas omvandling av 1/3 av semesterpenningen till semesterdagar, vilket motsvarar 4 semesterdagar

10 Sida KANSLIETS BEMANNING I JULI Kansliet har tidigare något år varit obemannat 2 veckor i juli och i mellandagarna. Många av de åländska kommunkanslierna har 1-3 veckors sommarstängning. Enligt erfarenhet är förvaltningskanslier minst belastade under juli månad, vilket sannolikt hänger samman med att inga möten hålls i juli, med att andra myndigheters förvaltningar har reducerad bemanning och med att många företag också har reducerad bemanning. Kansliets bemanning är för närvarande förbundsdirektör, ekonom och löneräknare. Befattningen som kanslisekreterare är obesatt då innehavaren har tjänstledigt till den och antagandet är att innehavaren inte återkommer i jobb. Förbundsdirektören har genom tjänstemannabeslut beviljat sommarsemester åt ekonomen och löneräknaren. Om förbundsstyrelsen i föregående paragraf beviljat semester åt förbundsdirektören i enlighet med förbundsdirektörens ansökan, innebär det att kanslipersonalen är samtidigt på semester under 5 vardagar vecka 29 ( ). Löneräknarens semester är givetvis fördelad så att löneutbetalningarna sker vid rätt tidpunkter även under sommaren. Förbundsdirektörens förslag: Kansliet är obemannat vecka 29 ( ) om inte kanslisekreteraren återvänder efter sin tjänstledighet. Kansliet är obemannat vecka 29 ( ) om inte kanslisekreteraren återvänder efter sin tjänstledighet

11 51 ÖVRIGA FRÅGOR Sida 11 MISE, beslut , MISE-beslut gällande anmälan om sopdumpning vid Ålands Hemgård: Vid senaste inspektionen kunde konstateras att området hade städats upp. Området kan ännu snyggas upp men bedömningen är att det inte är någon fara för hälsa och miljö. Ärendet avslutas. Styrdokument Den nyvalda förbundsstyrelsen tillställs en mapp med de viktigaste styrdokumenten för kommunalförbundet. -Budget Förvaltningsstadga -Grundavtal -Personalpolitiskt program -Avgifter för boende på Oasen boende- och vårdcenter -Fastighetsunderhållsplan för bygg och VVS -Kommunallag för Åland Den nya förbundsstyrelsens fördjupning i verksamheten Kort genomgång av årets budget och verksamhet. Diskussion om hur den nya styrelsen ska sätta sig in kommunalförbundets verksamhet. Lämpligen kunde det ordnas samlingstillfällen där styrelsen dels besöker avdelningarna under ledning av överskötaren, dels får en presentation av kommunalförbundets målsättningar, uppgifter mm. Det torde också vara viktigt att styrelsen blir bekant med fastigheten och dess behov av underhåll och renoveringar. Kan också diskuteras tillsättandet av en byggnadskommitté. Övrigt -Beläggningen -Tillfällig lösning för förmannaskap på avdelning Mattas. -Ekonomirapport för kvartal 1/2016. Förbundsdirektörens förslag: tecknar informationen och diskussionen till sin kännedom. tecknar informationen och diskussionen till sin kännedom. Torsdag 12.5 klockan ordnas ett informationstillfälle för den nya styrelsen inkl. suppleanter

12 Sida NÄSTA MÖTE Nästa möte hålls torsdag 26.5 klockan MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutades klockan

13 Sida 13 ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING FÖRBUD ATT SÖKA ÄNDRING Vad förbudet grundar sig på Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet kan enligt 112 kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet. Paragrafer: 44-48, Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyrkande enligt 110 kommunallagen kan framställas över beslutet. Paragrafer: ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE Myndighet till vilken rättelseyrkande kan framställas samt tid för yrkande av rättelse Skriftligt rättelseyrkande får framställas av den som ett beslut avser eller den vars rätt, skyldighet eller fördel direkt påverkas av beslutet (part) samt av kommunmedlemmarna. Myndighet hos vilken rättelse yrkas är: för De Gamlas Hem Godbyvägen Jomala Paragrafer: Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet. En part anses ha fått del av beslutet sju dagar efter dagen då brevet avsändes, om inte något annat påvisas. En kommunmedlem anses ha fått del av beslutet när protokollet delgivits. I vardera fallet räknas inte framläggnings- eller delgivningsdagen med i besvärstiden. Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det.